Snelgids Verzuimsignaal 2

Transcriptie

1 Snelgids Verzuimsignaal 2

2 Inhoudsopgave Inloggen.Pag.3 Contactpersonen aanvullen en wachtwoorden veranderen.pag.3 Valideren en wachtwoord vergeten..pag.4 Instellen signalen.pag.5 Werknemer toevoegen...pag.7 Werknemer zoeken.pag.7 Hoe maak ik nieuwe werknemers zichtbaar Pag. 7 Taken.Pag.9 Preventief dossier sluiten of overzetten naar een ziekmelding...pag.10 Ziekmelden..Pag.10 Deel herstelmelding of terugval in herstelproces?...pag.11 Veranderen van ziekmelding of verwijderen van een ziekmelding.pag.12 Openstaande dossiers...pag.13 Hersteld melden.pag.14 Zwanger melden Pag.14 Zwangerschapsdossier afsluiten Pag.14 Uitdienst melden Pag.15 Niet actieve werknemers zoeken.pag.16 Hoe kan ik oude ziekmeldingen weer opvragen met de bijbehorende documenten...pag.16 Rapportages Pag.17 Statistieken..Pag.19 Hoe kan ik zien wat voor gebruiker ik ben...pag.20 Aanmaken extra gebruikers..pag. 21 FAQ Pag.23 Bijlage rollenmatrix.pag.24 2

3 Inloggen U kunt inloggen via het volgende webadres (URL) : Klikt u op de knop: Voert u hier uw inlog gegevens in: Contactpersoon gegevens aanvullen en wachtwoorden veranderen Wanneer u uw klantgegevens krijgt van de klantenservice van mkbasics, wordt er altijd aangegeven dat het raadzaam is dat u uw wachtwoord veranderd. Rechts bovenin ziet u, uw inlognaam. Als u hier op klikt ziet u onderstaand staan. U klikt op mijn account. U vult alle gele (verplichte) velden in.. U klikt op opslaan en sluiten. 3

4 Voor het veranderen van het wachtwoord moet er altijd een hoofdletter en cijfers in het wachtwoord zitten. Advies: Verzuimsignaal is hoofdletter gevoelig. Gebruik maar 1 hoofdletter! Tot slot dient u uw account nog te valideren om bij eventueel vergeten van het wachtwoord u altijd een nieuw wachtwoord kunt aanvragen. Valideren/wachtwoord vergeten Wat is valideren precies? Als een account is gevalideerd en u vergeet uw inlognaam of wachtwoord. Dan krijgt u, na klikken op het wachtwoord vergeten icoon, een mailtje in uw mailbox met uw inlognaam of wachtwoord. Het is dus slim uw account te activeren! Meestal doet u dit wanneer u het systeem voor het eerst inricht meteen. Mocht dit nog niet gebeurd zijn, doet u dan het volgende;. Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u contact opnemen met de mkb helpdesk via info@mkbasics.nl of De mkb helpdesk zal dan het wachtwoord resetten en u uw nieuwe inlogcodes toe mailen. Tevens zullen wij u er dan op attenderen dat het belangrijk is uw account dan als nog te valideren.. Ga naar mijn account Klik hier op. (zorg er altijd voor dat het mailadres bij mijn account is ingevuld. Want hier gaat het mailtje naar toe) 4

5 U klikt op de link en het account is gevalideerd Instellen signalen Mkbasics stuurt de terugkoppelingen van uw professionals (Bedrijfsarts en casemanager) direct naar verzuimsignaal. Wilt u seintje wanneer er een bericht klaar staat? Stelt u dan uw signalen eenmalig even in. Een kleine handeling nu borgt voor u rust vertrouwen en overzicht zo dadelijk. Er zijn heel veel signalen die gebruikt kunnen worden. Het is aan u om te bepalen welke u als werkgever wilt instellen. De meeste signalen spreken voor zich. De belangrijkste signalen zijn: Aangemaakte eigen documenten: Als Mkbasics een document (bv terugkoppeling spreekuur) in verzuimsignaal heeft geplaatst dan kunt u een mailtje krijgen in uw mailbox dat er een document in het dossiers is geplaatst. Einde dienstverband werknemer: Sommige werknemers hebben een dienstverband bepaalde tijd. Door dit signaal in te stellen vergeet u niet,dat mocht de werknemer in dienst blijven dat u het dienstverband moet aanpassen. Aantal openstaand dossier: U kunt hier aangeven waarneer u een signaal wilt hebben als u bv 5 dossiers of meer open heeft staan. Aantal taken openstaand: U kunt hier aangeven wanneer u een signaal wilt hebben als u bv 5 dossiers of meer open heeft staan. Nieuwe ziekmelding: Stel dat iemand anders in uw organisatie de ziek en herstelmeldingen verwerkt maar u wilt wel op de hoogte blijven van alle ziek en herstelmeldingen, dan kunt u hier aangeven dat u bij iedere ziekmelding een mailtjes wilt krijgen. Alleen hoofdgebruikers kunnen signalen aanmaken. (onderstaande is alleen zichtbaar voor u) 5

6 Gaat u naar Applicatie instellingen Kies signalen Kies het groene rondje met het plusje erin Kies bij het gekozen signaal voor: Aangemaakte eigen documenten U klikt aan: het signaal is actief U klikt op de diskette voor opslaan U klikt bij gebruiker op toevoegen 6

7 U klikt op het vakje voor de naam en achter aan de naam. U klikt op de diskette opslaan en sluiten. Het signaal is ingesteld Werknemer toevoegen Ga naar het tabblad Werknemer en klik op de snelkoppeling Werknemer Toevoegen. Er verschijnt een leeg werknemerformulier. Vul de werknemergegevens in (gele velden zijn verplicht) en klik op de diskette. (in de gehele applicatie staat de diskette voor opslaan) Wanneer u een verplicht veld bent vergeten komt in dit veld een rode lijn te staan. Werknemer zoeken Ga naar het tabblad Werknemer en klik op de snelkoppeling Werknemer Zoeken. De werknemers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (bovenin) kunt u een werknemer zoeken; bijvoorbeeld op achternaam, BSN nummer, adres en woonplaats. Klik in het zoekresultaat op de werknemer om naar zijn of haar dossier te gaan. Hoe maak ik nieuwe werknemers zichtbaar Als u nieuwe werknemers heeft aangemaakt in verzuimsignaal moet u deze nog wel zichtbaar maken voor uzelf en voor de mede gebruikers. U gaat naar uw eigen naam rechts bovenin en klik op applicatie instelling. 7

8 Klik dan gebruikersbeheer En dan op de naam van het bedrijf. U klikt nu op uw eigen naam U gaat naar autorisatie 8

9 En u klikt hier wel op het witte bolletje en klik daarna op de diskette rechtsboven in. (als u twijfelt of het goed is gegaan, dan kunt u ook op alle groene pijltjes klikken) Taken De taken in verzuimsignaal hebben een signalerende functie en ondersteunen u, als een hulpmiddel, in de uitvoering van de Wet verbetering Poortwachter. (WvP). (Zie ook weergave onderstaand). 9

10 Ga naar het tabblad Taken en klik op de snelkoppeling Openstaande taken. Door op een taak te klikken word het verzuimdossier van de werknemer geopend en kunt u de taak afhandelen. U klikt op het plusteken om de taak open te klappen en de subtaken te bekijken. U klikt op het gele kladblokje om een notitie te maken bij deze taak. Vink het boxje aan de linkerzijde aan om de taak (in zijn geheel) de status afgehandeld te geven. Preventief dossier sluiten of overzetten naar een ziekmelding Het kan wel eens voorkomen dat een werknemer op het spreekuur is geweest en er een terugkoppeling in verzuimsignaal gezet wordt, terwijl u (nog) geen ziekmelding in verzuimsignaal hebt gedaan. Verzuimsignaal maakt dan automatisch een preventief dossier aan. U kan een preventief dossier sluiten maar er ook voor kiezen, deze over te zetten naar een ziekmelding. Het voordeel is in dat geval dat het preventief dossier automatisch doorloopt in het ziekte dossier. Alle documenten worden dan overgezet naar de ziekmelding en zijn dus in 1 dossier terug te vinden. Als u klikt op het slotje krijgt u de keuze om het dossier te sluiten of u kiest voor: nieuw protocol starten. Wanneer u op ja klikt, dient u het protocol op ziek te zetten. 10

11 U klikt op opslaan en sluiten. Als U gekozen hebt voor nieuw protocol. Dan kunt u meteen de ziekmelding invoeren. Ziekmelden Ga naar het tabblad Werknemer en klik op de snelkoppeling Ziek melden. De werknemers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (bovenin) kunt u een werknemer zoeken; bijvoorbeeld op achternaam, BSN nummer, adres en woonplaats. Klik op de werknemer die u wilt ziekmelden. Bovenin het formulier Ziekmelding ziet u de gegevens van desbetreffende werknemer. In het gedeelte ten behoeve van de ziekmelding vult u in: o Datum 1 e ziektedag. Dit kan handmatig of via de kalender. Standaard vult het systeem de huidige datum in. o Eventueel gewerkte uren 1 e ziektedag o Bij een vrouwelijke werknemer kunt u kiezen tussen ziek en ziek t.g.v. zwangerschap. o Kies een verzuimreden. o De overige velden zijn optioneel en kunt u in detail terugvinden in de uitgebreide handleiding. o Klik op de diskette om de melding op te slaan. Na het opslaan komt u in het dossier van de werknemer. Deel-herstelmelding of terugval in herstelproces? U klikt op de snelkoppeling Werknemer hersteld melden De werknemers worden geladen die op dat moment ziek zijn. U kunt er ook voor kiezen om op naam of BSN nummer te zoeken. 11

12 Vul de datum in per wanneer de deel herstelmelding moet plaats vinden. U klikt op het diskette-icoon om op te slaan. Veranderen van ziekmelding of verwijderen van ziekmelding Ga naar het dossier van de werknemer en kies; protocollen. U klikt op de melding die u wilt veranderen. 12

13 Openstaande dossiers Verander de datum of kies voor verwijderen. Klik op de snelkoppeling dossiers en dan Openstaande dossiers. Alle openstaande dossiers worden gepresenteerd. U krijgt informatie over de duur, hersteld percentage, de loonwaarde (in procenten) en de verzuimreden van het dossier. Via het zoekveld kunt u een dossier zoeken op bijvoorbeeld; achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz. Klikt u op een dossier om deze in te zien. De icoontjes voor de achternaam staan voor: : ziekte (a.g.v. zwangerschap) dossier : hersteld dossier (dossier is nog open) : zwangerschap dossier : preventief dossier : overig systeem protocol dossier : overig eigen protocol dossier 13

14 Hersteld melden Ga naar het tabblad Werknemer en klik op de snelkoppeling Hersteld melden. De (zieke) werknemers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (bovenin) kunt u een werknemer zoeken Klik op de werknemer die u hersteld wilt melden. Bovenin het formulier Herstelmelding ziet u de gegevens van de betrokken werknemer. In het gedeelte ten behoeve van de hersteldmelding vult u in: o Datum waarop de werknemer (gedeeltelijk) aan het werk is gegaan. o Selecteer een reden (bijvoorbeeld volledig hersteld of gedeeltelijk hersteld). o Voer (indien nodig) het percentage hersteld in. o Voer (optioneel) het percentage AT in (arbeidstherapeutische basis). o Klik op de diskette om de melding op te slaan. Na het opslaan komt u in het dossier van de werknemer. Zwanger melden Ga naar het tabblad Werknemer en klik op de snelkoppeling Zwanger melden. Alle vrouwelijke werknemers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (bovenin) kunt u een medewerkster zoeken Klik op de werkneemster die u zwanger wilt melden. Bovenin het formulier Herstelmelding ziet u de gegevens van de betrokken werknemer. In het gedeelte ten behoeve van de zwangermelding vult u in: o Datum van vermoedelijke bevallingsdatum. o Datum van gewenste ingangsdatum verlof. o Klik op de diskette om de melding op te slaan. Na het opslaan komt u in het dossier van de werknemer. Zwangerschap dossier afsluiten Bij een einde zwangerschapsmelding moet altijd het dossier nog worden afgesloten, anders blijven taken naar boven komen. Ga naar het dossier van de werknemer. Door op het pijltje te klikken kunt u zien of er nog een dossier open staat. U klikt op het slotje om het dossier af te sluiten 14

15 Klik op het diskette-icoon om op te slaan. uitdienst melden Klik op werknemer en dan op werknemer muteren Klik dan op de werknemer die uit dienst gemeld moet worden. Klik dan op het tabblad dienstverbanden Klik dan op wijzigen U vult in het volgende scherm de datum uit dienst en drukt op de diskette voor opslaan. 15

16 Niet actieve werknemers zoeken U klikt op werknemers en dan op werknemers uit dienst. Hier krijgt hier een overzicht van alle werknemers die uit dienst gemeld zijn. Hier staan ook werknemers in die pas in de toekomst in dienst komen. Hoe kan ik oude ziekmeldingen weer opvragen met de bijbehorende documenten Het kan voorkomen dat u documenten nodig heeft die bij een andere ziekmelding staan. U klikt op werknemer en dan op werknemer zoeken. Klik dan op de werknemer waar het over gaat en ga dan naar het dossier van de werknemer. Klik op het pijltje naar beneden en u krijgt hier alle ziek en herstelmelding te zien. Klik op de ziekmelding waar het over gaat. Klik dan weer op dossier Onder documenten ziet u dan de documenten die door ons geplaatst zijn. 16

17 Rapportages Wanneer u een overzicht wilt van alle zieken, gebruikt u de rapportage tool. Dit geeft u een overzicht,op naam, van alle lopende ziekte gevallen. Deze kunt u eventueel ook op afdeling nader specificeren. U gaat naar Rapportage en dan klik U op rapportage U kiest dan of dat U het rapport wilt draaien op 1 van onderstaande keuze. U kiest de periode waarover U het rapport wilt hebben. U klikt op de naam van het bedrijf en de eventuele afdelingen Als u onderstaand niet aanklikt wordt alles meegenomen in de rapportage. Wanneer u bijvoorbeeld klikt op zwanger, dan worden de zwangerschapsmeldingen meegenomen in de rapportage alleen ziet het systeem dit als een normale melding. 17

18 U klikt op het tandwieltje U krijgt dan altijd een voorbeeld te zien hoe de rapportage eruit komt te zien. Als dit goed is dan druk U op U kunt nu kiezen het document meteen af te drukken of het over te zetten naar bijvoorbeeld pdf formaat. 18

19 Statistieken Wanneer u meer wilt weten met betrekking tot u verzuimpercentages en meldingsfrequentie, maakt u gebruik van de statistiek generator. U klikt bij rapportage op statistieken U kan kiezen op kalenderdagen of werkdagen. Dit is maar net wat u wilt hebben. U kiest weer de periode U klikt weer op de naam van het bedrijf en op de eventuele onderafdelingen Scroll naar beneden en klik aan waar u de verzuimstatistiek op uitgedraaid wilt hebben. De verzuimstatistieken staan standaard op basis statistieken. Dit kunt u aanvullen door andere vinkjes aan te zetten. U klikt weer op het tandwieltje U krijgt dan altijd een voorbeeld te zien hoe de rapportage eruit komt te zien. Als dit goed is, drukt u op U kunt nu kiezen het document meteen af te drukken of het over te zetten naar bijvoorbeeld pdf formaat. 19

20 Wij adviseren u een beetje spelen met de statistieken, opdat u meer inzicht krijgt in de vele mogelijkheden van de rapportgenerator. Hoe kan ik zien wat voor gebruiker ik ben Om te zien wat voor gebruiker u bent klikt u rechts bovenin op uw naam en klik op applicatie instellingen Klik dan gebruikersbeheer En dan op de naam van het bedrijf. U krijgt dan te zien welke gebruikers er zijn aangemaakt voor het bedrijf. 20

21 Aanmaken extra gebruikers. U klikt rechtsbovenin op de naam van de gebruiker en dan op applicatie instellingen. Dan klikt u op Gebruikersbeheer Dan klikt u op de naam van het bedrijf. U ziet dan het aantal gebruikers. Om een nieuwe gebruiker aan te maken klikt u op het groene rondje met het plusje. Als u op het groene plusje heeft geklikt dan kunt u een nieuwe gebruiker aanmaken. De gele velden zijn verplichte velden, de witte velden mag u invullen maar dit hoeft niet. U kunt kiezen uit onderstaande rollen: Subgebruiker meldingen mkbasics: Subgebruiker klant mkbasics: Leidinggevende + meldingen Gebruiker klant mkbasics Zie bijlage voor de inhoud van deze rollen. 21

22 Op het moment dat alle gele velden zijn ingevuld dan drukt u op opslaan. Dan klikt u op de gebruiker die u heeft aangemaakt en scrolled u naar beneden totdat u de autorisatie ziet. Als u het rondje aanklikt achter de naam van het bedrijf en/of afdeling, dan krijg de gebruiker toegang tot alle werknemers die onder het bedrijf en/of afdeling vallen. Als u op het laagste niveau de vinkje voor de namen zet dan ziet de gebruiker alleen de werknemers waar u de vinkjes bij aan heeft gezet. 22

23 FAQ Verzuimsignaal Kan persoon niet ziek melden. Krijgt de melding dat de datum niet in de toekomst mag liggen Gegevens moeten chronologisch ingevuld worden. Dus alle openstaande meldingen tot aan die datum moeten eerst weer verwijderd en opnieuw ingevoerd worden. - Inloggen lukt niet, het beeld schiet terug naar het begin-/inlogscherm Inloggegevens zijn fout of het account is geblokkeerd. Graag dubbel controleren (0 wordt gezien als een O bijvoorbeeld) - Hoe verander je een status, bijvoorbeeld van 60% ziek naar 100% ziek Via de Optie Hersteld melden. De status kan vervolgens veranderd worden naar bijv. 100% ziek (of andere statussen, zoals overlijden). - Signaal instellen. Meest gebruikte: Eigen aangemaakte signalen. Maar kan vervolgens geen adres invoeren. Eerst signaal selecteren en Saven. Vervolgens kan adres ingevoerd worden. - Personen staan nog ziek in Verzuimsignaal, terwijl ze beter zijn gemeld in Meldpunt Er is geen synchronisatie tussen Verzuimsignaal en Meldpunt. Zal (opnieuw) gedumpt moeten worden in Verzuimsignaal. - Geen optie om Signalen in te stellen Controleer welk account deze persoon gebruikt en welke rol hieraan hangt. Veel rollen hebben slechts beperkte rechten. (Een hoofdgebruiker kan deze rechten aanpassen.) - Persoon ziet niet alles op de pagina, bijv. onderste personen in de werknemerslijst Met CTRL + Muisscrollknop kan het beeld vergroot/verkleind worden - Er staan een hoop taken open van medewekers die al uit dienst zijn o Dossiers van de desbetreffende medewerkers staan nog open (alhoewel 100% hersteld). Moeten gesloten worden met hangslot. Taken zullen dan ook verdwijnen. 23

24 BIJLAGE Gebruiker klant MKBasics Leidinggevende MKBasics Leidinggevende MKBasics +meldingen Subgebruiker Klant MKBasics Subgebruiker Meldingen MKBasics Beheer Gebruikers aanmaken / beheren Briefsjablonen aanmaken / beheren Signalen beheren Regietaken beheren WVP aanvullen met extra taken/acties Gegevensbeheer Afdelingsgegevens beheren Afdelingen toevoegen Werknemersgegevens toevoegen Werknemersgegevens wijzigen Werknemersgegevens verwijderen Werknemersgegevens loongegevens Werknemers importeren Verzuimregistratie Verzuim zien (Ziek / herstel) Verzuim toevoegen (Ziek / herstel) Verzuim muteren (Ziek / herstel) Zwangerschap zien Zwangerschap toevoegen Zwangerschap wijzigen Verzuimdossiers raadplegen Verzuimdossiers beheren (WVP-)taken uitvoeren (WVP-)taken lezen Financiële UWV taken Regie taken toevoegen Regie taken uitvoeren Rapportages Statistieken Rapporten Basis Rapporten Extra Rapport Benchmark