Koppeling SDB Ayton - Track Portal

Transcriptie

1 Koppeling SDB Ayton - Track Portal Track Software ontwikkelt software voor verzuimbegeleiding voor kleine en grote werkgevers, arbo-dienstverleners en interventiebedrijven. De jarenlange exclusieve focus op arbo en re-integratie, in combinatie met onze ervaring in software-ontwikkeling vormen de pijlers onder ons succes. Track Software kiest bewust voor kwaliteit en innovatie door te investeren in kennis rond de software-platformen van Adobe, IBM, Microsoft en Exact. TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 1 van 12

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Algemeen Vragen m.b.t. de uitwisseling gegevens Welke gegevens worden overzet? Hoe vaak worden de gegevens overgezet? Hoe worden de gegevens overgezet? Vragen m.b.t. autorisaties Worden de autorisaties voor Track in SDB geregeld? Hoe kan ik een nieuwe M&O er autoriseren of de autorisaties van een bestaande M&O er wijzigen? Hoe kan ik de autorisaties van een leidinggevende wijzigen? Hoe kan ik een nieuwe gebruiker/nieuw account aanmaken? Hoe kan ik een nieuwe afdeling aanmaken? Ik kan een M&O er of leidinggevende niet in de afdeling zetten; wat nu? Wie kunnen accounts en afdelingen aanmaken? Hoe kan ik een nieuwe bedrijfsarts of arbeidsdeskundige toevoegen? Wat zijn overrules? Hoe kan ik een overrule invoeren, wijzigen of verwijderen? TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 2 van 12

3 1. Inleiding 1.1 Algemeen Vanaf 31 mei 2017 is er een koppeling tussen Track Portal ( Track ) en SDB Ayton ( SDB ). De koppeling houdt in dat er werknemergegevens vanuit SDB naar Track worden overgezet, SDB is dus het leidende systeem en Track ontvangt. In deze handleiding worden de belangrijkste vragen met betrekking tot deze koppeling en het autoriseren van M&O ers en leidinggevenden beantwoord versie 1.0 TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 3 van 12

4 2. Vragen m.b.t. de uitwisseling gegevens 2.1 Welke gegevens worden overzet? Alleen gegevens van werknemers worden vanuit SDB overgezet naar Track. 2.2 Hoe vaak worden de gegevens overgezet? Wijzigingen die in SDB zijn doorgevoerd, worden dagelijks naar Track overgezet. Track heeft doorgaans één nacht nodig om de wijzigingen te verwerken. Het is een incrementele koppeling: alleen de gegevens van werknemers waarvan iets in SDB is gewijzigd, worden naar Track overgezet. 2.3 Hoe worden de gegevens overgezet? De gegevens worden via SFTP overgezet: Secure File Transfer Protocol. Dit houdt in dat de gegevensuitwisseling tussen SDB en Track via een beveiligde verbinding verloopt. TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 4 van 12

5 3. Vragen m.b.t. autorisaties 3.1 Worden de autorisaties voor Track in SDB geregeld? Nee, SDB exporteert alleen werknemergegevens naar Track. De autorisaties ( wie heeft toegang tot welke dossiers ) worden in Track geregeld. 3.2 Hoe kan ik een nieuwe M&O er autoriseren of de autorisaties van een bestaande M&O er wijzigen? M&O ers mogen alleen in hoofdafdelingen worden opgenomen; hiervan zijn er drie: Artemis, Breidablick en Ygdrasil. Werkwijze Ga naar Beheer > Afdelingen. Selecteer de hoofdafdeling waarvoor de wijziging moet gelden. Let op de term Hoofd in de eerste kolom. Klik op de knop <Bewerken>. Afbeelding 1 Nu verschijnt het volgende scherm: TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 5 van 12

6 Afbeelding 2 Klik op het knopje (zie Afbeelding 2) en selecteer de gewenste M&O er(s). Staat de M&O er er niet tussen? Kijk dan onder Contactpersonen of de M&O er al is aangemaakt. Indien ja: controleer of hij de juiste functierol heeft en corrigeer dit zo nodig. Indien nee: maak een nieuw account/een nieuwe contactpersoon aan. Zie ook 3.6 Ik kan een M&O er of leidinggevende niet in de afdeling zetten; wat nu? Klik op de knop <Opslaan en sluiten> om de wijzigingen te bewaren. De wijziging wordt s nachts verwerkt en is dus de volgende dag van kracht. 3.3 Hoe kan ik de autorisaties van een leidinggevende wijzigen? Werkwijze Ga naar Beheer > Afdelingen. Selecteer de afdeling waarvoor de wijziging moet gelden Let op: leidinggevenden staan altijd in een afdeling van het type Sub. Klik op de knop <Bewerken>. TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 6 van 12

7 Afbeelding 3 Het volgende scherm verschijnt: Afbeelding 4 Klik op het knopje (zie afbeelding) en selecteer de gewenste leidinggevende(n). Staat de leidinggevende er niet tussen? Kijk dan onder Contactpersonen of de leidinggevende al is aangemaakt. Indien ja: controleer of hij de juiste functierol heeft en corrigeer dit zo nodig. Indien nee: maak een nieuw account/een nieuwe contactpersoon aan. Zie ook 3.6 Ik kan een M&O er of leidinggevende niet in de afdeling zetten; wat nu? Klik op de knop <Opslaan en sluiten> om de wijzigingen te bewaren. De wijziging wordt s nachts verwerkt en is dus de volgende dag van kracht. 3.4 Hoe kan ik een nieuwe gebruiker/nieuw account aanmaken? Werkwijze Ga naar Beheer > Organisaties. Selecteer de organisatie waar de gebruiker bij hoort. TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 7 van 12

8 Klik op de knop <Contactpersoon>. Afbeelding 5 Het volgende scherm verschijnt: Afbeelding 6 Vul de velden zo veel mogelijk in. Een toelichting bij enkele velden: Type M&O ers: Primair+ Alle andere rollen: Secundair TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 8 van 12

9 Actief Bij nieuwe gebruikers hoort dit uiteraard op Actief te staan. Bij personen die niet meer bij de organisatie werkzaam zijn, hoort dit veld op niet-actief te worden gezet, hierdoor kunnen ze niet langer inloggen in Track. Functierol Kies de gewenste rol of rollen. Inlognaam Hanteer als regel dat de inlognaam hetzelfde is als het adres. Klik op de knop <Opslaan en sluiten> om de gegevens te bewaren. Ga naar Beheer > Contactpersonen. Zoek de zo net aangemaakte contactpersoon op en controleer de gegevens. Iets corrigeren kan door op de knop <Bewerken> te klikken. 3.5 Hoe kan ik een nieuwe afdeling aanmaken? Ga naar Beheer > Organisaties. Selecteer de organisatie waar de afdeling bij hoort. Afbeelding 7 Klik op de knop <Afdeling>. Het volgende scherm verschijnt: TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 9 van 12

10 Afbeelding 8 Vul de velden als volgt in: Status: Actief Type: sub Afdelingsnaam: de naam voor de afdeling. Gebruik dezelfde naam als in SDB. Afdelingscode: de code voor de afdeling. Gebruik dezelfde code als in SDB. Werkgroep: leeg laten. Onderafdeling van: selecteer één van de volgende afdelingen: Artemis, Breidablick of Ygdrasil (afhankelijk van de vraag bij welke organisatie de afdeling hoort). Versie en Toelichting mogen leeg blijven. Selecteer onder Functierol de keuze Leidinggevende. Zet geen M&O ers in een subafdeling! Selecteer onder Functionaris de gewenste namen van leidinggevenden. Is alles OK, klik dan op de knop <Opslaan en sluiten>. 3.6 Ik kan een M&O er of leidinggevende niet in de afdeling zetten; wat nu? Ga naar Beheer > Contactpersonen en kijk of de persoon in kwestie in de lijst staat. Indien ja: controleer of hij de juiste functierol heeft (M&O of Leidinggevende). Corrigeer dit eventueel. TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 10 van 12

11 Indien nee: maak de M&O er of Leidinggevende aan als contactpersoon, zie 3.4 Hoe kan ik een nieuwe gebruiker/nieuw account aanmaken? 3.7 Wie kunnen accounts en afdelingen aanmaken? Gebruikers van het type Primair+ kunnen nieuwe contactpersonen (accounts) en afdelingen aanmaken en wijzigen. Doorgaans zijn dit de M&O ers. Zie onder Beheer > Contactpersonen. 3.8 Hoe kan ik een nieuwe bedrijfsarts of arbeidsdeskundige toevoegen? Alleen Track kan een bedrijfsarts of arbeidsdeskundige toevoegen of vervangen. Geef de gegevens van de betreffende persoon door aan de helpdesk van Track. Vermeld naam, adres en rol (bedrijfsarts, arbeidsdeskundige, medewerker Syntra). 3.9 Wat zijn overrules? Overrules zijn uitzonderingen, ze staan in afdelingen. Voorbeeld Afbeelding 9 De leidinggevende van deze afdeling is mevr. A.C. Pool. Omdat zij zelf ook op deze afdeling werkt, zou zij haar eigen leidinggevende zijn. Als deze situatie ongewenst is, wordt op de algemene regel dat zij de leidinggevende van deze afdeling is, op het tabblad Overrules een uitzondering gemaakt, zie: TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 11 van 12

12 Afbeelding 10 Hier staat dat de J. Wilemse de leidinggevende van mevr. Pool is. Zouden we op het tabblad Leiding en organisatie van de werknemerkaart van mevr. Pool kijken, dan staat daar J. Willemse als leidinggevende genoemd. Afbeelding Hoe kan ik een overrule invoeren, wijzigen of verwijderen? Ga naar Beheer > Afdelingen. Open de afdeling en klik op de knop <Bewerken>. Ga naar het tabblad Overrules. Afbeelding 12 Klik op de knopjes om een andere werknemer, functierol of functionaris te kiezen. Klik op het kruisje rechts om een regel in zijn geheel te verwijderen. Klik op <Opslaan en sluiten> om de wijzigingen te bewaren. TRACK SOFTWARE Koppeling SDB - Track pag. 12 van 12