ORGANISATIE BEHEER HANDLEIDING VOOR TRACK VERZUIM VAN TREDIN BV

Transcriptie

1 ORGANISATIE BEHEER HANDLEIDING VOOR TRACK VERZUIM VAN TREDIN BV

2 Copyright Tredin B.V. te Lelystad Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (voor willekeurig welke doeleinden) door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tredin B.V. Dit document is enkel en alleen bedoeld voor intern gebruik voor de daartoe benoemd(e) bedrijf/bedrijven. Versie Organisatie Beheer Handleiding II

3 INHOUDSOPGAVE 1.1 Inloggen Beveiliging Gevoelige informatie Algemene veiligheid Beperkte verbindingstijd Juiste versie van Microsoft Internet Explorer Anti-virusprogramma en/of firewall Wees voorzichtig met software downloaden Computer niet onbewaakt achter laten Wachtwoorden beschermen Taal in schermen Helpdesk Verwijderen van documenten Problemen melden Pop-up blokkering EERSTE KENNISMAKING Inloggegevens/wachtwoord wijzigen Schermindeling ORGANISATIE BEHEER Aanmaken Contactpersoon Functierollen en mogelijkheden Aanmaken afdeling Leidinggevende aanpassen Uitzonderingen Verwerkingstijd aanpassingen VEEL VOORKOMENDE VRAGEN Versie Organisatie Beheer Handleiding I

4 1.1 Inloggen Open Internet Explorer en ga naar de website De startpagina wordt geladen. Klik op Aanloggen en vul de juiste gegevens in. Deze zijn per opgestuurd. De hoofdpagina wordt geladen. Het wachtwoord dient u precies in te voeren zoals het in de brief of staat. Dus rekening houden met hoofdletters, tekens en de cijfers. Let vooral op de tekens, omdat toetsenborden soms niet goed ingesteld staan. Als u het wachtwoord per ontvangen heeft, kunt u het beste de tekst selecteren en in het wachtwoord veld plakken. Zorg er dan wel voor dat u geen extra spaties aan het einde selecteert. In paragraaf wordt uitgelegd hoe u uw wachtwoord kunt wijzigen Beveiliging Omdat het systeem vertrouwelijke informatie bevat, maken wij gebruik van een veilige verbinding (SSL) over het internet. De gegevens die via het internet getoond worden, zijn via een certificaat versleuteld waardoor zij door een ander niet te lezen zijn. Zo zorgen wij voor een maximale bescherming voor de gegevens. Dit certificaat kunt u bekijken door rechtsonder in Internet Explorer op het hangslot te dubbelklikken Gevoelige informatie Dit systeem bevat zeer vertrouwelijke informatie, wij gaan er vanuit dat een ieder hier op een gedegen manier mee om gaat. De verbinding over het Internet is beveiligd, maar als er zaken geprint worden, kan het zijn dat deze door iemand anders gelezen worden. Wees dus voorzichtig. Laat ook het systeem niet onbeheerd achter, log uit wanneer u uw werkstation verlaat. Versie Organisatie Beheer Handleiding 2

5 1.2 Algemene veiligheid De volgende punten kunnen helpen om het werken via het internet veilig te houden. Het zijn algemene adviezen die altijd gelden, niet alleen voor dit systeem Beperkte verbindingstijd Aan de verbinding is een tijdslimiet verbonden. Als u langer dan dertig minuten geen gegevens hebt verstuurd binnen de sessie, zal de verbinding automatisch worden verbroken. U moet de aanmeldprocedure opnieuw doorlopen Juiste versie van Microsoft Internet Explorer Controleer regelmatig of u de nieuwste versie van uw browser gebruikt. Browsers worden vaak aangepast met meer en betere beveiligingstechnieken. Er worden ook regelmatig reparatieprogramma s voor browsers uitgebracht. Raadpleeg de Helpfunctie van uw browser hoe u dit het gemakkelijkste kunt doen. Heeft u geen toegang om u huidige internetbrowser bij te werken, neem dan contact op met uw eigen systeembeheerder. Op dit moment wordt alleen Internet Explorer 6.x ondersteund. Internet Explorer 7.x wordt vanaf een volgende versie ondersteund Anti-virusprogramma en/of firewall Helaas kunnen virussen op PC's nog steeds grote schade aanrichten. Maak daarom gebruik van een actueel anti-virusprogramma en/of een firewall. Een firewall is een programma dat uw computer beschermt tegen misbruik van buitenaf en waarschuwt als er binnengedrongen wordt op uw PC. Let er wel op dat u steeds recente updates installeert. Zorg ervoor dat het anti-virusprogramma steeds actief is, ook als u niet met internet bent verbonden. Laat het anti-virusprogramma op gezette tijden een volledige scan op uw computer uitvoeren. Heeft u geen rechten om een firewall of virusscanner te installeren of bij te werken, neem dan contact op met uw eigen systeembeheerder Wees voorzichtig met software downloaden Wanneer u met uw computer regelmatig gebruik maakt van internet of , bestaat de kans dat u een virus of ongewenst programma download. Dit kan uw programma's wijzigen en dat kan vervelende gevolgen hebben. Een goede bescherming tegen virussen is dus noodzakelijk. Installeer nooit zomaar een programma dat u van een aanbieder krijgt via , een chatbox, uit een nieuwsgroep of op gebrande cd-rom of diskette. Het kan een virus bevatten of erger: uw computer openzetten voor andere internetgebruikers. Controleer daarom deze programma's altijd eerst met een actuele virusscanner en zorg dat u zeker weet dat u de software van de originele afzender heeft ontvangen. Het beleid van Tredin is om nooit programma's via of nieuwsgroepen te verspreiden Computer niet onbewaakt achter laten Zorg dat u uitlogt of het systeem van Tredin afsluit als u uw gegevens heeft verwerkt of uw werkplek (tijdelijk) verlaat. Als u aangelogd bent zijn al uw gegevens vrij toegankelijk voor iedereen die zomaar voorbijkomt Wachtwoorden beschermen Zo vanzelfsprekend als het klinkt, zo belangrijk is het ook: bescherm al uw wachtwoorden die op één of andere manier toegang bieden tot uw computer of tot internet. Wees extra bedachtzaam als iemand om een wachtwoord vraagt, zelfs als men zich voordoet als het Versie Organisatie Beheer Handleiding 2

6 bedrijf dat u het wachtwoord heeft verschaft. Het beleid van Tredin is om nooit te vragen naar persoonlijke wachtwoorden, dus ook niet via of internetformulier Taal in schermen De afbeeldingen in deze handleiding zijn gemaakt met de Nederlandse versie van Windows. Indien u een Engelse versie van Windows gebruikt, worden sommige teksten in werkelijkheid in het Engels getoond. Toch is de structuur van de twee versies van Windows redelijk gelijk waardoor het duidelijk zal zijn wat u in dat geval moet doen. Versie Organisatie Beheer Handleiding 3

7 1.3 Helpdesk Verwijderen van documenten In Track Verzuim heeft u niet de mogelijkheid om documenten te verwijderen. U kunt een verzoek indienen bij helpdesk@tredin.nl. Een reden kan zijn dat er onterecht een document is aangemaakt. De volgende gegevens zijn nodig om het verwijdern te verwerken: Naam van organisatie; Naam van de werknemer; Sofi-nummer van de werknemer; Datum van de te verwijderen document; Reden van verwijdering. Er wordt via mail teruggekoppeld wanneer het verzoek is verwerkt. De uitzondering hiervan is het verwijderen van een foute ziekmelding, dat kunt u zelf doen Problemen melden Mocht u toch nog vastlopen in Track Verzuim, dun kunt u onze helpdesk raadplegen. Dit kan via de of telefonisch. Voor onze helpdesk is het van belang om zoveel mogelijk informatie te krijgen van u om uw probleem zo snel mogelijk voor u te kunnen oplossen. Denk hier bij aan: Wie bent u? Wat is u gebruikersnaam? Bij welke organisatie en/of locatie werkt u? Waar bevindt u zich in Track Verzuim? Welke menuopties? Bij welke werknemer heeft u een probleem? Welke stappen heeft u gedaan totdat u niet meer verder kunt of een foutmelding kreeg? Heeft u ook een foutmelding gekregen? Zo ja, deze foutmelding meesturen. Onze helpdesk werkt met referentienummers. Bij het opvragen van de status of het toevoegen van een opmerking over uw vraag/probleem graag het referentienummer vermelden. Bij graag in het onderwerp. Versie Organisatie Beheer Handleiding 2

8 1.4 Pop-up blokkering Binnen Track Verzuim wordt gebruik gemaakt van Pop-ups. Dit zijn in feite extra vensters die door het systeem geopend worden. Het is mogelijk dat uw instellingen deze pop-ups, bijvoorbeeld voor het invoeren van werknemergegevens of ziek- en herstelmeldingen, niet toestaat. Dit wordt aangegeven door een geluidssignaal en een gele balk (zie onderstaand figuur) Er wordt een pop-up geblokkeerd. Klik hier als u deze pop-up of extra opties wilt weergeven., heeft u de mogelijkheid om deze pop-up blokkade voor deze website uit te schakelen. Om zonder problemen gebruik te kunnen maken van deze applicatie kunt u de pop-up blokkering uitschakelen. Met de menuoptie van Internet Explorer: Extra, Pop-up blokkering, Pop-ups van deze website altijd toestaan kunt u de pop-ups uitschakelen. De pop-ups worden nu alleen voor deze website toegestaan. Voor andere websites geldt dit niet. U kunt ook met een linker muisklik op de gele balk aangeven dat u pop-ups van deze website altijd wilt toestaan. Wanneer u deze optie kiest, krijgt u de volgende melding te zien: Klik op Ja om de pop-up blokkering voor deze website op te heffen. Versie Organisatie Beheer Handleiding 3

9 Let op! Het kan zijn dat er niets gebeurt of dat u geen melding hoort of ziet. Dat u het geluid niet hoort, kan gebeuren doordat de speaker uit staat. Soms kunt u de balk niet zien omdat er een ander venster open is en de balk afdekt. Als dit zo is moet u het bovenliggende venster sluiten door rechtsboven op het minimaliseer knopje te klikken. Dit ziet er zo uit: Als u deze instellingen niet kunt wijzigen, of de instellingen helemaal niet ziet, kan het zijn dat u geen rechten hebt om op de PC deze instellingen aan te passen. In dat geval kunt u het beste contact opnemen met uw eigen helpdesk of ICT afdeling om deze instellingen voor u aan te passen. Versie Organisatie Beheer Handleiding 4

10 2 EERSTE KENNISMAKING Als u inlogt op Track Verzuim van Tredin BV komt u in het welkomstscherm In deze welkomstpagina vindt u: 1. De menubalk. Hier kunt u kiezen met welk deel van de applicatie u wilt werken. 2. Organisatie. Hier kunt u uw wachtwoord aanpassen of, indien u de juiste rechten heeft, een contactpersoon aanmaken of een afdeling wijzigen. 3. Werknemers en verzuim. Dit is de kern van Track Verzuim. Hier kunt u de status van de werknemers en het verzuim bekijken. 4. Welkomstpagina. Deze knop kunt u gebruiken om terug te gaan naar de welkomstpagina. Dit is vooral handig als u het vinkje, (5) om de welkomstpagina niet meer te tonen, aan heeft staan. 5. Vinkje om de welkomstpagina niet meer te tonen. 6. Uitloggen. Klik hier altijd op als u klaar bent met Track Verzuim. 7. Documentatie. Hier vindt u meer informatie in verschillende documenten (pdf) 8. De interactieve cursus van Track Verzuim. 9. Mijn gegevens: Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen. Versie Organisatie Beheer Handleiding 5

11 2.1 Inloggegevens/wachtwoord wijzigen In Track Verzuim heeft u de mogelijkheid om uw inloggegevens te wijzigen. In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe u bijvoorbeeld uw wachtwoord kunt wijzigen. Ga naar de menuoptie Mijn gegevens. Het volgende scherm wordt getoond: Vul bij het veld Nieuw wachtwoord uw nieuwe wachtwoord in. Vul nogmaals het wachtwoord in. Klik op de knop Verstuur om het nieuwe wachtwoord te activeren. Het wachtwoord is, als u de volgende keer aanmeldt, actief. Versie Organisatie Beheer Handleiding 6

12 2.2 Schermindeling Dit is het hoofdscherm van de applicatie. Het is in drie gebieden ingedeeld. Het hoofdmenu, de actiebalk en de inhoud. Als u niet meteen in dit scherm terechtkomt, klik dan in de grijze balk op de knop Werknemers en verzuim. De Menubalk Excel knop De Actiebalk Een categorie, in dit geval een werknemer Het Hoofdmenu De Focusbalk De Inhoud Als u de Excel knop niet kan zien, komt dit waarschijnlijk doordat de ActiveX component niet geïnstalleerd is. Neem contact op met uw eigen IT helpdesk om dit alsnog te realiseren. Versie Organisatie Beheer Handleiding 7

13 3 ORGANISATIE BEHEER In het portaal kunt u via de knop Organisatie verschillende zaken regelen rond contactpersonen, afdelingen en import. Dit geldt alleen voor gebruikers die toegang hebben tot dit deel van de applicatie. Contactpersonen zijn die mensen binnen uw organisatie welke een gebruikersnaam en wachtwoord hebben om met Track Verzuim te werken. Er zijn drie soorten contactpersonen. Contacpersoon Afdeling Inlognaam Wachtwoord wijzigen Rol Primair+ Aanmaken, Lezen en bewerken Lezen en Aanmaken, Lezen en bewerken Lezen en Primair Ja Ja bewerken bewerken Secundair Lezen Lezen Nee Ja, alleen eigen Ja Daarnaast kunnen de contactpersonen verschillende functies binnen Track Verzuim vervullen. Die functies kunnen bijvoorbeeld een Leidinggevende zijn, of een Webadministratie. Hierbij is de functierol Leidinggevende en de functionaris is het persoon die het daadwerkelijk betreft, bijvoorbeeld de heer P. van Holten. Welke mogelijkheden een functierol heeft binnen het systeem, bijvoorbeeld het aanmaken van en werknemer, wordt bij aanvang éénmalig vastgelegd in het systeem. Dit kan per organisatie anders zijn. Ja Versie Organisatie Beheer Handleiding 8

14 3.1 Aanmaken Contactpersoon Bij het aanmaken van een nieuw contactpersoon, is de volgende informatie belangrijk. Kies altijd Secundair, tenzij er afspraken gemaakt zijn met Tredin over een nieuw contactpersoon. Kies één of meerdere functierollen voor deze persoon. Denk erom, de functierol bepaalt welke rechten deze persoon gaat krijgen in Track Verzuim. Welke documenten hij kan zien en/of aanmaken. Zorg ervoor dat u weet welke rol past bij deze persoon en wat die functierol kan en mag zijn in Track Verzuim. Indien hier vragen over zijn, gaarne contact opnemen met onze helpdesk. Versie Organisatie Beheer Handleiding 9

15 3.2 Functierollen en mogelijkheden Binnen Track Verzuim kennen wij verschillende functierollen. Dit zijn: Leidinggevende Backup Leidinggevende Personeelsadviseur Backup personeelsadviseur Overige functionarissen Webadministratie Verzuimcoördinator Reïntegratieconsulent De functierol die een gebruiker heeft binnen Track Verzuim bepaalt welke documenten hij kan zien, maken of bewerken. In het overzicht op de volgende pagina kunt u zien welke bevoegdheden de verschillende functierollen hebben. Het overzicht geeft de standaard bevoegdheden aan. Hier kan, door middel van contractuele afspraken, van afgeweken worden. Versie Organisatie Beheer Handleiding 10

16 Leidinggevende Backup leidinggevende Personeelsadviseur Backup personeelsadviseur FUNCTIEROLLEN Documenten Werknemer (incl. dienstverband) L L L L L ALB L L Ziekmeldingsdossier (Zieken hersteldmeldingen) L*1 L L L L ALB L L Probleemanalyse L L L L L X L L Plan van Aanpak LB LB L L L X L L Bijstelling Probleemanalyse L L L L L X L L Bijstelling Plan van Aanpak ALB ALB L L L X L L Functie Mogelijkheden Lijst X X X X X X X X Actueel Oordeel X X X X X X X X UWV Medisch informatie X X X X X X X X Medisch dossier X X X X X X X X UWV Ziekteaangifte L L L L L X L L UWV Hersteldmelding L L L L L X L L UWV Evaluatie L L L L L X L L Projecten X X X X X X X X Verzuimprotocol X X X X X X X X ALB ALB ALB ALB ALB* ALB* Acties *2 *2 *2 *2 L X 2 2 ALB ALB ALB* ALB* Algemeen document L L *3 *3 L X 3 3 Overige functionarissen Webadministratie Verzuimcoördinator Reïntegratieconsulent A L B X Aanmaken van het document Lezen van het document Bewerken van het document Geen toegang tot het document *1 Bij een aantal klanten heeft de leidinggevende ook de mogelijkheid om Ziekmeldingsdossiers (Ziek- en hersteldmeldingen) aan te maken, Lezen en Bewerken *2 Alleen eigen acties mogen worden bewerkt. Acties die door andere functierollen zijn aangemaakt, kunnen niet worden bewerkt alleen worden gelezen *3 Alleen een eigen aangemaakt algemeen document mag worden bewerkt. Een algemeen document dat door een andere functierol is aangemaakt, mag niet worden bewerkt. Deze mag alleen worden gelezen. Tenslotte, notificaties van openstaande acties worden naar de Leidinggevende en de Personeelsadviseur gestuurd, maar niet naar de backup van deze functierollen. Versie Organisatie Beheer Handleiding 11

17 3.3 Aanmaken afdeling Binnen Track Verzuim worden afdelingsdocumenten gebruikt om uw organisatie in kaart te brengen, vooral op het gebied van functionarissen en welke rollen zij vervullen. Er zijn hoofdafdelingen en onderafdelingen. Binnen Track Verzuim definiëren we altijd één hoofdafdeling. Alle volgende afdelingen zijn altijd onderafdelingen. Binnen het afdelingsdocument legt u bijvoorbeeld vast welk persoon de leidinggevende is voor die afdeling. Als u dan een werknemer koppelt aan die afdeling, krijgt hij automatisch de leidinggevende van deze afdeling aan deze werknemer gekoppeld. Als binnen een onderafdeling een functierol niet gevuld is, wordt automatisch de functierol van het bovenliggende afdelingsdocument overgenomen. Dit is het document voor een nieuwe onderafdeling. Bepaal wat voor afdeling het is Als het een subafdeling is, kies hiermee de hoofdafdeling Kies hiermee de functierol En dan hiermee de functionaris Door de gegevens in te vullen kunt u aangeven wie per afdeling welke functierol heeft. Nadat u een nieuwe afdeling heeft aangemaakt moet u de werknemers aan die nieuwe afdeling toekennen. Als het een bestaande werknemer is, kunt u het werknemer document bewerken en in het tabje Leiding & Organisatie de andere afdeling kiezen. Betreft het een nieuwe werknemer kunt u bij het aanmaken van het werknemer document de gegevens op dezelfde tab invullen Leidinggevende aanpassen Het afdelingsboekje is ook een uitstekend middel om aanpassingen in uw organisatie bij te houden. Als de leidinggevende of andere functionarissen van een afdeling verandert, kunt u dit als volgt verwerken. Als de persoon nog niet als contactpersoon in het systeem is opgenomen, dient u eerst een nieuw contactpersoon aan te maken. Nadat de leidinggevende ingevoerd is, kunt u de afdeling bewerken en de juiste leidinggevende selecteren. Alle werknemers van die afdeling, openstaande acties en dergelijke worden door het systeem automatisch overgedragen aan de nieuwe leidinggevende. Versie Organisatie Beheer Handleiding 12

18 3.3.2 Uitzonderingen Door middel van de informatie in het tabje Overrules kunt u van deze vaste structuur afwijken. Zo kan het zijn dat een werknemer in een afdeling een andere leidinggevende heeft dan de rest van de afdeling. Dit kunt u in deze tab opgeven. De functierol De werknemer die aangepast moet worden De nieuwe functionaris Als u op de knop Bewerken klikt ziet u hoe u functierollen aan kan geven. Kies hier een werknemer U krijgt nu een schermpje te zien met de lijst van alleen de werknemers in deze afdeling. Hier kunt u de relevante werknemer kiezen. Het kiezen van de functierol en functionaris werkt op een vergelijkbare manier. Kies een werknemer Klik dan op OK om deze keuze op te slaan Versie Organisatie Beheer Handleiding 13

19 Via deze knoppen kunt u een functierol selecteren Kies hiermee de functionaris Met dit knopje kunt u deze regel weer verwijderen om de overrule weer ongedaan te maken. Versie Organisatie Beheer Handleiding 14

20 3.4 Verwerkingstijd aanpassingen Indien u binnen Track Verzuim een wijziging doet op het gebied van afdelingen of bij een werknemer een afdeling veranderd, zullen deze aanpassingen gedurende de nacht verwerkt worden. De aanpassingen hebben een grote invloed op de rollen en rechten van de verschillende personen. Maar ook heeft het gevolgen voor de nog openstaande acties. Stel, u heeft bij een werknemer de afdeling veranderd. Hierdoor heeft deze werknemer een andere leidinggevende gekregen. Indien er nog openstaande acties zijn voor de oude leidinggevende, worden deze acties tijdens de nachtelijke verwerking overgezet naar de nieuwe leidinggevende. Reeds afgehandelde acties worden natuurlijk niet aangepast. Nieuw aan te maken acties worden vervolgens aangemaakt en toegewezen aan de nieuwe leidinggevende. Versie Organisatie Beheer Handleiding 15

21 4 VEEL VOORKOMENDE VRAGEN Ik kan niet inloggen Controleer of u de juiste gebruikersnaam/wachtwoord gebruikt. Deze kunt u terugvinden in de met inlogcodes welke u van ons heeft ontvangen. Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen? Klik op de knop Mijn gegevens en wijzig onderaan in het geopende scherm uw wachtwoord Het programma werkt niet, als ik een document wil openen zie ik niets gebeuren U heeft waarschijnlijk de pop-up blokkering nog aanstaan voor deze site. Lees in de handleiding de paragraaf rond pop-up blokkering. Als ik aanlog zie ik niet de juiste werknemers Het kan zijn dat het afdelingenboek configuratiefouten bevat. Neem contact op met uw lokale beheerder Ik zie de juiste ziekmeldingen niet Ook hier kan het zijn dat er een configuratie fout is. Neem contact op met uw lokale beheerder Het scherm reageert helemaal niet als ik klik Het kan zijn dat de browser vastgelopen is. Druk F5 of herstart de browser Ik zie maar een half scherm Ook hier kan het aan de browser liggen. Druk F5 om te verversen Ik zie heel lang (> 60 seconden) een draaiend wieltje bij het openen van een view Ook hier kan het aan de browser liggen. Druk F5 of herstart de browser Het programma werk traag Dit kan vele oorzaken hebben. Het hangt af van de internet toegang, netwerk en dergelijke. Neem contact op met uw beheerder, zodat hij met Tredin tot een oplossing kunnen komen. De snelheid van het programma werkt wisselend Ook dit kan vele oorzaken hebben, collega's en internet toegang; belasting van de PC. Raadpleeg uw netwerk beheerder. Ik zie een aangemaakt document niet terug in het ziekmeldingsdossier. Dit komt waarschijnlijk omdat het document niet gekoppeld is aan het ziekmeldingsdossier. Open het nieuwe document (te vinden in het algemene overzicht in de werknemerskaart) en koppel het alsnog aan het juiste ziekmeldingsdossier. Ik zie geen Excel of Grafiek knop. Waarschijnlijk is de ActiveX component niet geïnstalleerd. Neem contact op met uw eigen IT helpdesk om dit alsnog te realiseren. Versie Organisatie Beheer Handleiding 16

22 Ik kan geen bijlagen toevoegen. Waarschijnlijk is de ActiveX component niet geïnstalleerd. Neem contact op met uw eigen IT helpdesk om dit alsnog te realiseren. Waarom zie ik een wijziging niet? Veel van de wijzigingen hebben een verwerkingstijd nodig voordat alles doorgerekend is. Alle aanpassingen zijn de volgende dag doorgevoerd. Versie Organisatie Beheer Handleiding 17