Handleiding Verzuimsignaal 2. Februari handleiding Verzuimsignaal mkbasics.nl

Transcriptie

1 Handleiding Verzuimsignaal 2 Februari

2 Inhoudsopgaaf Inloggen Pagina 3 Uw Account Uw gegevens controleren, aanvullen en het inlognaam en het wachtwoord veranderen Pagina 4 Account valideren Pagina 5 Uw wachtwoord vergeten Pagina 6 Hoe kan ik zien wat voor gebruiker ik ben en wat kan ik allemaal in Verzuimsignaal Pagina 7 Hoe maak ik nieuwe werknemers zichtbaar Pagina 9 Nieuwe gebruikers aanmaken Pagina 10 Taal wijzigen Pagina 13 Instellen Signalen Pagina 14 Accounts koppelen in Verzuimsignaal aan 1 inlognaam Pagina 17 Werknemers Werknemer toevoegen Pagina 19 Werknemer invoeren/verplaatsen bij holdingstructuren Pagina 20 Werknemer zoeken Pagina 21 Werknemer uit dienst melden Pagina 21 Niet actieve werknemers Pagina 22 Muteren werknemers (Subdienstverbanden) Pagina 22 Ziekmelden Pagina 23 Deel/herstel melden Pagina 23 Veranderen van ziekmelding of verwijderen van ziekmelding Pagina 24 Openstaande dossiers Pagina 25 Preventief dossier sluiten of overzetten naar een ziekmelding Pagina 25 Zwanger melden Pagina 26 Zwangerschapsdossier sluiten Pagina 26 Hoe kan ik oude ziekmeldingen weer opvragen met de bijbehorende documenten Pagina 27 Taken Pagina 27 Dossier Pagina 28 Rapporten Rapporten Pagina 29 Statistieken Pagina 32 Overige onderwerpen Begin pagina Pagina 37 Nieuwsberichten Pagina 37 Downloadcentrum Pagina 37 Werkgeversstructuur Pagina 37 Werknemers exporteren Pagina 38 Rollenmatrix Pagina 39 2

3 Inloggen U kunt inloggen via het volgende webadres (URL) : Klikt u op de knop: U wordt automatisch doorgestuurd naar de site van verzuimsignaal. 3

4 Uw Account Uw gegevens controleren, aanvullen en het inlognaam en het wachtwoord veranderen Wanneer u uw klantgegevens krijgt van de mkb helpdesk van mkbasics, wordt er altijd aangegeven dat het raadzaam is dat u uw wachtwoord veranderd. Rechts bovenin ziet u uw inlognaam. Als u hier op klikt, ziet u onderstaand staan. U klikt op mijn account. U vult alle gele (verplichte) velden in. Scrol naar beneden om bij beveiliging uw inlognaam en wachtwoord te veranderen. Voor het veranderen van het wachtwoord moet er altijd een hoofdletter en cijfers in het wachtwoord zitten. Advies: Verzuimsignaal is hoofdletter gevoelig. Gebruik maar 1 hoofdletter en geen spaties! Als u bovenstaande gegevens heeft aangepast kunt u op de diskette rechts bovenin klikken Account valideren 4

5 Wat is valideren precies? Als een account is gevalideerd en u vergeet uw wachtwoord. Dan krijgt u, na klikken op het wachtwoord vergeten icoon, een mailtje in uw mailbox met uw nieuwe wachtwoord. Het is dus slim uw account te valideren! Wanneer u uw inlognaam en/of wachtwoord bent vergeten, kunt u contact opnemen met de mkb helpdesk via info@mkbasics.nl. De mkb helpdesk zal dan het wachtwoord resetten en u uw nieuwe inlogcodes mailen. Tevens zullen wij u er dan op attenderen dat het belangrijk is uw account alsnog te valideren Ga naar mijn account. Als uw account nog niet gevalideerd is ziet u bovenin een rode waarschuwingsmelding. Als u op de link klikt wordt een verstuurd naar het adres dat bij uw account is geregistreerd Open de in uw eigen postvak en klik op de meegestuurd link. De link is 24 uur geldig. Indien u het account niet binnen 24 uur hebt gevalideerd dient u bovenstaande stappen opnieuw uit te voeren. 5

6 U wordt doorgestuurd naar een validatiepagina van Verzuimsignaal. Hier dient u eenmalig uw gebruikersnaam en wachtwoord van uw Verzuimsignaal account in te vullen. Hiermee bevestigd u dat uw Verzuimsignaalaccount gekoppeld is aan uw adres. Als uw gebruikersnaam en wachtwoord correct zijn ingevuld dan kunt u daarna gelijk inloggen door nogmaals uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Wachtwoord vergeten Als u in de toekomst uw wachtwoord vergeet en u heeft uw account gevalideerd, dan kunt u gebruik maken van de Wachtwoord Vergeten optie in het inlogscherm van Verzuimsignaal. Als u op deze optie klikt, dient u uw gebruikersnaam en adres in te voeren. Als u op Verstuur klikt ontvangt u een 6

7 Als u op de link klikt wordt u doorgestuurd naar de Verzuimsignaal validatie pagina Hier dient u uw gebruikersnaam in te voeren en vervolgens tweemaal uw nieuwe wachtwoord. Klikt op Wijzig wachtwoord om uw nieuwe wachtwoord op te slaan. Ga Vervolgens terug naar en log in met uw nieuwe wachtwoord. Hoe kan ik zien wat voor gebruiker ik ben en wat kan ik allemaal in Verzuimsignaal Om te zien wat voor gebruiker u bent klikt u rechts bovenin op uw naam en klik op applicatie instellingen Klik dan op gebruikersbeheer 7

8 U klikt dan op de naam van uw bedrijf U krijgt dan een overzicht te zien van alle gebruikers die zijn aangemaakt voor het bedrijf. Mkbasics maakt voor iedere werkgever een hoofdaccount aan met de rol MKB Supergebruiker. Deze rol heeft de meeste rechten in verzuimsignaal. Op de laatste pagina van deze snelgids ziet u een rollenmatrix, hierin kunt u zien wat er mogelijk is met welke rol. U ziet bij de naam welke rol u heeft en welke rol eventuele andere gebruikers hebben. Om deze rol aan te passen kunt u klikken op de naam van de gebruiker. U krijgt dan het scherm waar u de gegevens van de gebruiker(s) eventueel kunt aanpassen. Als u naar beneden scrolt dan ziet u bij beveiliging rol staan. Als u klikt op het pijltje bij rol, dan klapt het systeem onderstaand uit. Door middel van de diskette rechts bovenin aan te klikken kunt u tussendoor alles opslaan. Op de laatste pagina van deze snelgids ziet u wat u kunt met welke rol. 8

9 Hoe maak ik nieuwe werknemers zichtbaar Het komt soms voor dat u een nieuwe werknemer heeft ingevoerd, maar deze is na uitloggen en opnieuw inloggen niet meer zichtbaar voor u. Dit kan helaas voorkomen. De hoofdgebruiker (dit is meestal onze contactpersoon verzuim) van het bedrijf heeft altijd toegang tot het totale bedrijf en kan de medewerker zichtbaar maken. Onderstaand kan alleen gedaan worden door gebruikers met de rol: MKB Supergebruiker of MKB Hoofdgebruiker klant. Om te zien of alle autorisaties goed staan, klikt u rechts bovenin op uw naam en klik op applicatie instellingen Klik dan op gebruikersbeheer U klikt dan op de naam van het bedrijf U krijgt dan een overzicht te zien van alle gebruikers die zijn aangemaakt voor het bedrijf. 9

10 U klikt dan op de naam van de gebruiker en scrolt naar beneden tot dat u autorisatie ziet staan Het vinkje voor de naam van het bedrijf moet aanstaan. Dit vinkje betekend dat u toegang heeft tot het bedrijf. Als het rondje achter de naam van het bedrijf aanstaat, betekend het dat u toegang heeft tot alle werknemers en/of afdelingen heeft van het bedrijf. Indien het rondje niet aanstaat, maar u moet wel toegang hebben tot alle werknemers van het bedrijf dan kunt u het rondje aanklikken. Als u dit gewijzigd heeft drukt u op de diskette rechts bovenin. Nieuwe gebruikers aanmaken Het is mogelijk om meerdere gebruikers aan te maken in Verzuimsignaal. Dit kan alleen gedaan worden door gebruikers met de rol: MKB Supergebruiker of MKB gebruiker klant U klikt rechts bovenin op uw naam en klik op applicatie instellingen Klik dan op gebruikersbeheer U klikt dan op de naam van het bedrijf 10

11 U ziet dan een overzicht van de gebruikers van het bedrijf. Rechts bovenin klikt u op het groene plusje U vult hier de gele velden in, de gele velden zijn verplichte velden. Bij beveiliging kunt u voor de gebruiker een inlognaam en wachtwoord aanmaken. Om de juiste rol te kiezen kunt u naar de laatste pagina van de snelgids gaan om te kijken welke gebruiker aansluit bij uw wensen. Als alle gele velden zijn ingevuld kunt u op de diskette klikken om het op te slaan. Verzuimsignaal geeft aan of dat de inlognaam al bekend is. Verzuimsignaal geeft aan of dat het wachtwoord sterk genoeg is. Ook hier geld dat er een hoofdletter en cijfer in moet zitten. 11

12 Schrijf het gekozen wachtwoord op, want deze is niet zichtbaar op het moment dat u het intypt, maar ook als u het opgeslagen heeft. De gebruiker kan zelf zijn wachtwoord aanpassen, zie pagina 4 Als u de gebruiker heeft opgeslagen dan ziet u hetzelfde scherm voor u alleen zonder de gele velden. U scrolt naar beneden totdat u autorisaties ziet U zet voor de naam van de werkgever het vinkje aan. Indien de nieuwe gebruiker toegang mag hebben tot alle werknemers en/of afdelingen dan kunt u het rondje achter de naam van het bedrijf aanvinken. Indien de gebruiker alleen toegang mag hebben tot een bepaalde afdeling, dan vinkt u het witte vakje aan voor de naam van de afdeling. Als de gebruiker toegang mag hebben tot alle werknemers van deze afdeling dan kunt u het rondje aanklikken achter de naam van de afdeling. Indien de werknemer alleen toegang mag hebben tot bepaalde werknemers dan klikt u op het groene pijltje achter de naam van de afdeling. U kunt hier de werknemers aanklikken waar de gebruiker toegang tot mag hebben. Als u ervoor kiest om de gebruiker toegang te geven tot bepaalde werknemers en u maakt nieuwe werknemers aan waar deze gebruiker toegang tot moet hebben, dan zult u de werknemer altijd handmatig toe moeten voegen aan de autorisatie van de gebruikers. Zie pagina 9, zichtbaar maken van nieuwe werknemers 12

13 Taal wijzigen Het is mogelijk om de Taal naar het Engels of Duits te wijzigen. U klikt rechts bovenin op uw naam en klik op Taal wijzigen (NL) U krijgt onderstaand scherm te zien Als u klikt op het pijltje dan ziet u onderstaand. Op het moment dat u bijvoorbeeld op ENGLISCH of DUITS klikt, gaat het systeem automatisch alles wat kan overzetten naar Engels of DUITS. Let wel: Notities en documenten die aangemaakt zijn door mkbasics zijn niet in het Engels of Duits 13

14 Instellen Signalen Mkbasics werkt in Verzuimsignaal, dit betekend dat alle notities en terugkoppelingen gemaakt door uw professionals (Casemanager en Bedrijfsarts) direct naar of in Verzuimsignaal geplaatst worden. Wilt u een seintje wanneer wij iets in verzuimsignaal geplaatst hebben? U kunt zelf eenmalig uw signalen instellen. Er zijn heel veel signalen die gebruikt kunnen worden. De meeste signalen spreken voor zich. Het is aan u om te bepalen welke u als werkgever het belangrijkst vind. Veel signalen instellen betekend ook veel mailtjes. Verzuimsignaal kent heel veel signalen. Wij adviseren u om te kiezen voor Verzuim: aangemaakte eigen documenten, Verzuim: aangemaakte notities. Zo weet u zeker dat u altijd een signaal/mailtje in uw maibox krijgt op het moment dat Mkbasics.nl iets in verzuimsignaal geplaatst heeft. Wij adviseren u ook om het signaal Algemeen: Einde dienstverband medewerker te kiezen. Sommige werknemers hebben een dienstverband met bepaalde tijd. Door dit signaal in te stellen vergeet u niet, dat mocht de werknemer in dienst blijven, dat u het dienstverband moet aanpassen. Alleen gebruikers met de rol MKB Supergebruiker of hoofdgebruiker Mkbasics.nl kunnen signalen instellen in Verzuimsignaal. (onderstaande is alleen zichtbaar voor deze gebruikers) U gaat naar Applicatie instellingen en kiest voor signalen U klikt rechts bovenin op het groene rondje met het plusje erin 14

15 Kies bij het gekozen signaal bijvoorbeeld: Verzuim: Aangemaakte eigen documenten Klik op de blauwe diskette rechts bovenin U klikt bij gebruiker op toevoegen U ziet hier de gebruikers staan die bij uw bedrijf horen en ook een account hebben in Verzuimsignaal. U klikt op het vakje voor de naam en achter aan de naam. Deze moeten aan staan anders ontvangen de gebruikers geen signalen. U klikt op de diskette opslaan en sluiten. 15

16 U ziet nu dat de gebruikers zijn toegevoegd. Als u alle gebruikers heeft toegevoegd die een signaal moeten krijgen dan klikt u rechts bovenin op de blauwe diskette. Het signaal is nu definitief aangemaakt. Om uit dit scherm te gaan klikt op U ziet nu dat er een signaal is ingesteld U kunt op deze manier meerdere signalen instellen. Als u naar beneden scrolt dan ziet u het kopje Rollen staan. Het dringende verzoek vanuit mkbasics is om hier geen rollen aan te vinken. Op het moment dat u dat doet en onze professional voegt een document of notitie toe, dan krijgen alle gebruikers (o.a. casemanagers, verzuimdesk medewerkers, afdeling Financiën) die werkzaam zijn bij mkbasics dit signaal in hun mailbox. 16

17 Accounts koppelen in Verzuimsignaal aan 1 inlognaam U logt in met het account wat u wilt behouden. U gaat rechts bovenin naar Mijn Account. Als u naar beneden scrolt dan ziet u gekoppelde accounts staan U klikt aan de rechterkant op toevoegen U krijgt onderstaand scherm te zien. U voert bij de loginnaam uw inlognaam van het andere account in en bij het wachtwoord voert u uw wachtwoord in. Bij weergave naam subaccount: voert u in de naam van de organisatie in van het andere account Bij weergave naam Hoofdaccount: voert u de naam van de organisatie waarmee u bent ingelogd. Als u dit gedaan heeft dan klikt u op Opslaan en Sluiten. Het andere account is nu gekoppeld. U moet eerst uitgelogd zijn geweest om het resultaat te kunnen zien. U logt in met het account wat u wou behouden en u klikt rechts bovenin op mijn account. U ziet nu dat onderaan staat: Naar de omgeving: en de naam van het andere bedrijf. 17

18 Door hierop te klikken kunt u switchen tussen de bedrijven, maar u hoeft maar 1 keer in te loggen. 18

19 Werknemer Werknemer toevoegen U gaat naar het tabblad Werknemer en klik op de snelkoppeling Werknemer Toevoegen. Er verschijnt een leeg werknemersformulier. U begint bij het tabblad algemeen. Vul de werknemer gegevens in (gele velden zijn verplicht, de witte velden mag u invullen maar dat hoeft niet). U gaat dan naar het tabblad Dienstverbanden. Als u bij soort dienstverband aanklikt dat de werknemer een dienstverband voor bepaalde tijd heeft, dan moet u een datum uit dienst invoeren. Als u dit invoert moet u er rekening mee houden dat als de werknemer bv uitdienst gaat per 1 januari, dat de werknemer vanaf 2 januari niet meer zichtbaar is bij de actieve werknemers. Advies: U kunt beter met terugwerkende kracht een werknemer uit dienst melden dan dat u de werknemer weer moet activeren. Dit voorkomt ook dat onze Casemanagers werknemers gaan bellen die volgens Verzuimsignaal uit dienst zijn, maar bij u zijn ze nog in dienst. Als uw organisatie bij ons is aangesloten met meerdere bedrijven en u heeft 1 inlogaccount voor alle bedrijven dan gaat het invoeren van nieuwe werknemers op een andere manier. Voor uitleg over de inrichting van uw organisatiestructuur zie pagina: 37 Als u alle verplichte velden heeft ingevuld dan klikt u op de diskette rechts bovenin Wanneer u een verplicht veld bent vergeten komt in dit veld een rode lijn te staan. 19

20 Werknemer invoeren/verplaatsen bij holdingstructuren. (Voor uitleg over de inrichting van uw organisatiestructuur zie pagina: 37) U gaat naar het tabblad Werknemer en klik op de snelkoppeling Werknemer Toevoegen. Er verschijnt een leeg werknemersformulier. U begint bij het tabblad algemeen. Vul de werknemer gegevens in (gele velden zijn verplicht, de witte velden mag u invullen maar dat hoeft niet). U gaat dan naar het tabblad Dienstverbanden. Als u bij soort dienstverband aanklikt dat de werknemer een dienstverband voor bepaalde tijd heeft, dan moet u een datum uit dienst invoeren. Als u dit invoert moet u er rekening mee houden dat als de werknemer bv uitdienst gaat per 1 januari, dat de werknemer vanaf 2 januari niet meer zichtbaar is bij de actieve werknemers. Bij de bedrijfsnaam vult u de naam in van het onderdeel of BV. Zie pagina 37 voor een uitleg over de inrichting van uw organisatie. Als u dan de afdeling aanklikt, komen de afdelingen tevoorschijn. U kunt hier de afdeling aanklikken waar de werknemer onder valt. Als u alle verplichte velden heeft ingevuld dan klikt u op de diskette rechts bovenin Wanneer u een verplicht veld bent vergeten komt in dit veld een rode veld te staan. Indien u een werknemer wilt verplaatsen dan ziet u bij het tabblad dienstverbanden niet het vergrootglas maar onderstaand teken staan. Als u hierop klikt dan kunt u zoals hierboven het onderdeel/bv zoeken. 20

21 Werknemer zoeken Ga naar het tabblad Werknemer en klik op de snelkoppeling Werknemer Zoeken. De werknemers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (bovenin) kunt u een werknemer zoeken; bijvoorbeeld op achternaam, BSN nummer, adres en woonplaats. Klik in het zoekresultaat op de werknemer om naar zijn of haar dossier te gaan. (Verzuimsignaal onthoudt welke werknemer u als laatste heeft opgezocht, indien u geen werknemers ziet moet u deze selectie verwijderen) Werknemer uitdienst melden U gaat naar het tabblad Werknemer en klik op Werknemer Muteren. U klikt op de werknemer die u uit dienst wilt melden. U klikt dan op het tabblad dienstverbanden. Aan de rechterkant klikt u het woordje wijzigen. U vult in het volgende scherm de datum uit dienst in en drukt op de blauwe diskette om het op te slaan. 21

22 Zolang u ingelogd bent staat de werknemer bij de actieve werknemers. Als u uitgelogd bent en opnieuw inlogt dan staat de werknemer niet meer bij de actieve werknemers. Indien een werknemer meerdere dienstverbanden heeft gehad is het altijd belangrijk dat u de hoofdienstverbanden afsluit. (dienstverband 1.0 of 2.0) Niet Actieve werknemers Alle werknemers die in verzuimsignaal stonden maar inmiddels uitdienst gemeld zijn kunt u terug vinden in verzuimsignaal. U gaat naar het tabblad werknemers en klikt dan op werknemers uit dienst De werknemers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (bovenin) kunt u een werknemer zoeken; bijvoorbeeld op achternaam, BSN nummer, adres en woonplaats. Klik in het zoekresultaat op de werknemer om naar zijn of haar dossier te gaan. Indien een werknemer weer indienst komt dan kunt u bij het tabblad dienstverbanden toevoegen, de werknemer weer indienst melden. Muteren werknemers (Subdienstverbanden) Een subdienstverband is een update of uitbreiding op een bestaand dienstverband. Een subdienstverband maakt u aan bijvoorbeeld als uw werknemer per 1 januari een salarisverhoging krijgt, of meer of minder uren per week gaat werken, Bij het aanmaken van een subdienstverband blijft de historie van voor de wijziging ook bewaard. U kunt zoveel subdienstverbanden aanmaken als u nodig heeft. Zo kunt u elkaar jaar de salarisverhoging verwerken in de applicatie. De ingangsdatum is erg belangrijk als u werknemer meer of minder uren is gaan werken. Bij de berekening van de verzuimcijfers zal dit dan ook pas per de ingangsdatum doorberekend worden. Als u een nieuw subdienstverband wilt aanmaken gaat u naar het tabblad werknemers en u klikt op werknemer muteren U klikt op het tabblad dienstverbanden U klikt dan rechts naast het dienstverband 1.0 op Nieuw subdienstverband U vult in het volgende scherm de wijziging door in het dienstverband en kiest u de datum waarop de wijziging moet ingaan. U klikt dan op de diskette om het subdienstverband op te slaan. U ziet dat er nu een extra regel onder het hoofddienstverband is geplaatst. Subdienstverbanden beginnen altijd met 1.1 of

23 Ziek melden U gaat naar het tabblad werknemer en klik op de snelkoppeling ziek melden Alle werknemers worden gepresenteerd. Via het zoekveld kunt u een werknemer zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN nummer. U klikt dan op de werknemer die u wilt ziekmelden. Bovenin het formulier Ziekmelding ziet u de gegevens van desbetreffende werknemer. U kunt hier de gegevens eventueel nog in wijzigen. In het gedeelte van de ziekmelding vult u in: De eerste ziektedag. (dit kan handmatig of via de kalender) Verzuimsignaal zet deze standaard op de huidige datum Het percentage ziekte indien van toepassing. Verzuimreden Verpleegadres Als u alles ingevuld heeft kunt op de blauwe diskette klikken om de ziekmelding op te slaan. Het is vanaf 2013 niet meer mogelijk om een verzuimreden in te voeren behalve ziekte. Indien een werknemer al ziek is en gedeeltelijk hersteld is, maar zich toch voor 100% ziekgemeld heeft dan voert u de ziekmelding anders uit. (Zie pagina 21) 23

24 (Deel) Hersteld melden Om een werknemer hersteld of gedeeltelijk hersteld te melden gaat u naar het tabblad werknemer en klikt u op werknemer hersteld melden Alle zieke werknemer worden gepresenteerd. U klikt op de werknemer die u wilt hersteld of gedeeltelijk hersteld wilt melden. Onder het kopje hersteld melden kunt u de werknemer hersteld melden of gedeeltelijk hersteld melden. Datum herstel of gedeeltelijk herstel Reden herstel: u klikt hier de reden aan Percentage hersteld: indien van toepassing, u vult hier in hoeveel uur of procent de werknemer hersteld is. Percentage AT-basis: indien van toepassing, u vult hier in hoeveel uur of procent de werknemer op AT basis hersteld is: Als u alles ingevuld heeft klikt u op de blauwe diskette om de herstelmelding of deelherstel melding op te slaan. Als een werknemer al gedeeltelijk hersteld is, maar zich heeft ziekgemeld dan gebruikt u Wederom 100% ziek. Veranderen van ziekmelding of verwijderen van ziekmelding. U gaat naar het dossier van de werknemer en kiest voor het tabblad protocollen. U klikt op de melding die u wilt veranderen of verwijderen. 24

25 U past hier de datum aan en klikt op opslaan en sluiten. Let op: Indien u de ziekmelding verwijdert en in het dossier zitten diverse documentatie dan bent u deze ook kwijt. Indien dit terug gezet moet worden dan berekenen wij 500,- excl. BTW voor het terug plaatsen Openstaande dossiers Als u een werknemer heeft ziekgemeld en mkbasics heeft documenten en/of notities in verzuimsignaal geplaatst wordt er een dossier aangemaakt. U gaat naar het tabblad Dossiers en klikt op openstaande dossier Alle werknemers die een lopend dossier hebben worden gepresenteerd. In het overzicht krijgt u informatie over de duur, herstel percentage, de loonwaarde (in procenten) en de verzuimreden van het dossier. Preventief Dossier sluiten of overzetten naar een ziekmelding Het kan wel een voorkomen dat een werknemer op het spreekuur is geweest en er een terugkoppeling in verzuimsignaal gezet wordt, terwijl u (nog) geen ziekmelding in verzuimsignaal heeft gedaan. Verzuimsignaal maakt dan automatisch een preventief dossier aan om de terugkoppeling toch in het dossier te plaatsen. U kunt het preventief dossier sluiten maar er ook voor kiezen deze over te zetten naar een ziekmelding. Het voordeel is in dat geval dat het preventief dossier automatisch doorloopt in het ziekte dossier. Alle documenten worden dan overgezet naar de ziekmelding en zijn in 1 dossier terug te vinden. U gaat naar het dossier van de werknemer en klikt op het tabblad dossier. 25

26 U ziet aan de rechterkant een slotje. Als u klikt op het slotje krijgt u de keuze om het dossier te sluiten of u kiest voor: nieuw protocol starten. Wanneer u op ja klikt, dient u het protocol op ziek te zetten. U klikt op de blauwe diskette om op te slaan. Als u gekozen heeft voor nieuwe protocol dan kunt u meteen de ziekmelding invoeren. (zie pagina 20) Zwanger melden U gaat naar het tabblad werknemer en klik op de snelkoppeling zwanger melden Alle vrouwelijke werknemers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (bovenin) kunt u een medewerkster zoeken. U klikt op de werkneemster die u zwanger wilt melden. Bovenin het formulier zwanger melden ziet u de gegevens van de betrokken werknemer. In het gedeelte ten behoeve van de zwangerschapsmelding vult u in: Datum van vermoedelijke bevallingsdatum Datum van gewenste ingangsdatum verlof. Klik op de diskette voor het opslaan van de melding Zwangerschap dossier sluiten Bij einde zwangerschap moet altijd het dossier nog gesloten worden anders blijven taken naar boven komen. U gaat naar het dossier van de werknemer Door op het pijltje te klikken kunt u zien of er nog een dossier open staat. U klikt op het slotje om het dossier te sluiten. Klik op de blauwe diskette om op te slaan. 26

27 Hoe kan ik oude ziekmeldingen weer opvragen met de bijbehorende documenten Het kan voorkomen dat u documenten nodig heeft die bij een andere ziekmelding staan. U gaat naar het tabblad werknemer en klik op werknemer zoeken. Klik dan op de werknemer waar het over gaat en ga naar het dossier van de werknemer. Klik op het pijltje naar beneden en u krijgt alle ziek en herstelmeldingen te zien. Klik op de ziekmelding waar het over gaat. Klik dan weer op het dossier. Onder documenten ziet u dan de documenten die door ons geplaatst zijn. Taken De taken in Verzuimsignaal hebben een signalerende functie en ondersteunt u, als een hulpmiddel, in de uitvoering van de Wet Verbetering Poortwachter. U gaat naar het tabblad taken en klik op de snelkoppeling Openstaande Taken U krijgt nu een overzicht van alle openstaande taken. De taken met een klokje ervoor zijn wettelijk taken die uitgevoerd moeten worden. Door op de naam van de werknemer te klikken word het verzuimdossier van de werknemer geopend en kunt u de taak afhandelen. 27

28 U klikt op het plusteken om de taak open te klappen en de subtaken te bekijken. U kunt indien van toepassing op het gele kladblokje klikken om een notitie aan te maken bij deze taak. Als u het witte vakje aanklikt aan de linkerzijde dan krijgt de taak (in zijn geheel) de status afgehandeld. Dossier Iedere werknemer heeft een dossier. In het dossier van de werknemer plaatst mkbasics onder andere terugkoppelingen van spreekuren en notities. U kunt hier zelf ook notities en documenten in plaatsen. Onder het kopje notities komen alle notities te staan. Onder het kopje documenten systeem komen de documenten te staan die handmatige geüpload zijn Onder het kopje documenten gebruiker komen de terugkoppelingen te staan van de bedrijfsarts of de uitnodiging van spreekuur. Om documenten zelf te uploaden klikt u op, deze staat rechts bovenin. Om notities aan te maken klikt u op Om documenten te uploaden moet u eerst het document op uw eigen harde schijf opslaan voordat u het kunt uploaden 28

29 Rapportage Rapporten Wanneer u een overzicht wilt van alle zieke werknemers met het verzuimpercentage erbij, maar u wilt geen diagram erbij, dan gebruikt u rapporten. U gaat naar het tabblad rapportage en klik op de snelkoppeling rapporten. Alle rapporten in Verzuimsignaal zijn gebaseerd op berekeningsmethodieken zoals deze ook gebruikt worden door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Indien er bij het CBS een wijziging wordt doorgevoerd, wordt verzuimsignaal hier automatisch ook op aangepast. De rapportage staat standaard op Verzuimanalyse op basis van Kalenderdagen U kunt doormiddel van het pijtje ook kiezen voor onderstaande keuzes. Benchmark: De rapportage Benchmark geeft de verzuimcijfers van afzonderlijke bedrijven en afdelingen om deze met elkaar te vergelijken. Bedrijven zijn met dit rapport te vergelijken op de kerngetallen/ Frequent Verzuimers: Met het rapport frequent verzuimers kunt u criteria opgeven om de frequent verzuimers binnen uw organisatie te identificeren. De uitkomsten zijn te sorteren op werknemersnaam, aantal meldingen, bedrijfsnaam en afdelingsnaam. Verzuimanalyse op basis van kalenderdagen: Dit is een rapport waarbij alle in de gekozen verslagperiode geregistreerde verzuimmeldingen worden getoond en waarvan de verzuimcijfers berekend worden op basis van kalenderdagen. Bij het berekenen van de verzuimcijfers op basis van kalenderdagen wordt altijd uitgegaan van 365 kalenderdagen per jaar. Verzuimanalyse op basis van werkdagen: Dit is een rapport waarbij alle gekozen verslagperiode geregistreerde verzuimmeldingen worden getoond en waarvan de verzuimcijfers berekend worden op basis van werkdagen. Bij het berekenen van de verzuimcijfers op basis van werkdagen wordt altijd uitgegaan het aantal FTE en naar het ingevulde werkrooster bij de betreffende werknemers Verzuimanalyse t.b.v. inkomensverzekeraar: Dit is een rapportage waarbij over een gekozen verslagperiode belangrijke gegevens voor de verzekeraar of volmacht worden gegenereerd op basis van alle geregistreerde ziekmeldingen 29

30 Periode: U kiest hier de periode waarover u het rapport wil genereren. Let op! De onderste datum geeft de periode tot weer. Als u bijvoorbeeld de cijfers over geheel 2015 wenst uit te draaien, vult u hier tot in. Selectiecriteria: Het vinkje voor de naam van het bedrijf moet altijd aangevinkt zijn. Als dit vinkje niet aanstaat, zullen er ook geen gegevens gegenereerd kunnen worden. Voor een specifiekere selectie kunt u een vinkje plaatsen bij het gewenste onderdeel. Als u een vinkje plaatst voor de bedrijfsnaam, worden meteen alle afdelingen meegenomen. Mocht u bijvoorbeeld alleen een aantal willekeurige afdelingen tegelijk willen uitdraaien, hoeft u alleen vinkjes voor de desbetreffende afdelingen te plaatsen. Dan geldt wederom dat alle werknemers van deze afdelingen meegenomen worden in de verzuimcijfers. Rapportage opties: Het vinkje staat standaard op ziek. In dit bovenstaand geval komen alleen werknemers voor op de output die ziek zijn gemeld in de verslagperiode, dus vrouwelijke werknemers die toen (ziek a.g.v.) zwanger(schap) waren, mogen niet getoond worden op de output. 30

31 Afdelingen zonder verzuim: Bij het selecteren van deze optie worden de afdelingen waar geen verzuim in heeft plaatsgevonden tijdens de verslagperiode toch getoond. Het aantal werknemers en de beschikbare dagen worden wel weergegeven. Echter wordt er bij het aantal verzuimdagen, het aantal verzuimmeldingen, de ziekmeldfrequentie en verzuimpercentage nihil weergegeven (aantal 0.00 of 0.00%). Bedrijven zonder verzuim: Bij het selecteren van deze optie worden de bedrijven waar geen verzuim in heeft plaatsgevonden tijdens de verslagperiode toch getoond. Het aantal werknemers (ook uitgedrukt in FTE) en de beschikbare dagen binnen dat bedrijf worden wel getoond. Echter wordt er bij het aantal verzuimdagen, het aantal verzuimmeldingen, de verzuimmeldfrequentie en verzuimpercentage nihil weergegeven. Omschrijvingen: Bij het selecteren van deze optie wordt de kolom Verzuimreden meegenomen in de output Structureel Functioneel Beperkt: Bij het selecteren van deze optie worden de werknemers met een SFB-status meegerekend in de verzuimcijfers U kunt hier kiezen of u inactieve afdelingen wilt uitsluiten van de output. Afdelingen die inactief zijn gemaakt kunnen uitgesloten worden door een vinkje te plaatsten voor de optie. Op het moment dat u alles heeft geselecteerd dat u wilt selecteren kunt u het rapport genereren door middel van het klikken op het tandwieltjes met de pijl rechts bovenin. Hieronder een verkorte uitleg over het rapport wat gegenereerd is. Voor een uitgebreide uitleg over de berekeningen kunt u rechts bovenin gaan naar bezoek de help. 31

32 Deze rapportage kunt u exporteren naar Excel/ Word of naar een PDF bestand. U klikt aan de rechterkant op het aardbolletje met het pijltje In het volgende scherm kunt u kiezen voor onderstaand opties. Statistieken Wanneer u een uitgebreid overzicht wilt van alle zieke werknemers met het verzuimpercentage erbij in een diagram dan gaat u naar statistieken. U gaat naar het tabblad rapportage en klik op de snelkoppeling statistieken De statistieken worden ook standaard gegenereerd op basis van kalenderdagen. Indien u de statistieken wilt genereren op basis van werkdagen/werkrooster dan moet bij de werknemers het werkrooster ingevoerd zijn. Anders kloppen de gegevens niet. Periode: U kiest hier de periode waarover u het rapport wil genereren. Let op! De onderste datum geeft de periode tot weer. Als u bijvoorbeeld de cijfers over geheel 2015 wenst uit te draaien, vult u hier tot in. 32

33 Selectiecriteria: Het vinkje voor de naam van het bedrijf moet altijd aangevinkt zijn. Als dit vinkje niet aan staat, zullen er ook geen gegevens gegenereerd kunnen worden. Voor een specifiekere selectie kunt u een vinkje plaatsen bij het gewenste onderdeel. Als u een vinkje plaatst voor de bedrijfsnaam, worden meteen alle afdelingen meegenomen. Mocht u bijvoorbeeld alleen een aantal willekeurige afdelingen tegelijk willen uitdraaien, hoeft u alleen vinkjes voor de desbetreffende afdelingen te plaatsen. Dan geldt wederom dat alle werknemers van deze afdelingen meegenomen worden in de verzuimcijfers. Rapportage opties: Het vinkje staat standaard op ziek. In dit bovenstaand geval komen alleen werknemers voor op de output die ziek zijn gemeld in de verslagperiode, dus vrouwelijke werknemers die toen (ziek a.g.v.) zwanger(schap) waren, mogen niet getoond worden op de output. Werknemercriteria: Bij het kopje werknemercriteria kunt u kiezen van welke geslachten en leeftijdscategorie u de statistieken wenste. De leeftijdscategorie staat standaard op 15 tot 67 jaar, maar dit kunt u handmatig aanpassen door andere getallen in te vullen. 33

34 Overige Criteria: Bij overige criteria kunt u kiezen of u inactieve afdelingen mee wilt nemen in het berekenen van de cijfers. Daarnaast kunt u de keuze maken of u werknemers met een SFB-status mee wil nemen in de selectie. Dienstverbanden: Bij het kopje dienstverbanden krijgt u een ruime keuze welke dienstverbanden u wilt betrekken in uw selectie. Standaard staan alle opties aangevinkt. U kunt handmatig vinkjes uitzetten, maar u kunt ook kiezen voor de button deselecteren om alle vinkjes in een keer weg te halen. Onderdelen: Onder het kopje Onderdelen kunt u kiezen welke statistieken u precies wilt uitdraaien. U kunt vinkjes plaatsen bij meerdere onderdelen. 34

35 Selectie opslaan: Het is mogelijk om het filter dat u heeft ingesteld op te slaan, dit staat rechts onderin. Daarvoor klikt u op de button filter opslaan en geeft u een naam aan het filter. Zo hoeft u niet de selectie herhaaldelijk opnieuw te maken. Op het moment dat u alles heeft geselecteerd wat u wilt selecteren kunt u het rapport genereren door middel van het klikken op het tandwieltjes met de pijl rechts bovenin. Hieronder een verkorte uitleg over het rapport wat gegenereerd is. Voor een uitgebreide uitleg over de berekeningen kunt u rechts bovenin gaan naar bezoek de help. Als u met u muis schuift over bijvoorbeeld het aantal fte bij de mannen dan ziet u waar de berekening op gebaseerd is. Onder ieder kopje staat omschreven waar de berekening op gebaseerd is. 35

36 Voor een uitgebreide uitleg over de berekeningen kunt u rechts bovenin gaan naar bezoek de help. 36

37 Overige onderwerpen Begin pagina Als u inlogt, krijgt u altijd onderstaand scherm te zien. U ziet in 1 oogopslag hoeveel openstaande taken u heeft. Nieuwsberichten Eventuele belangrijke berichten met betrekking tot verzuimsignaal worden hier geplaatst. Downloadcentrum Alle belangrijke documentatie zoals deze handleiding worden hier geplaatst. Werkgeversstructuur U kunt op 2 manieren zien hoe wij u uw organisatie hebben ingericht. Aan de linkerkant van uw scherm ziet u organisatie staan en daaronder de naam van het bedrijf. Als u klikt op het paarse of zwarte bolletje kunt de onderafdelingen of bedrijven zien. Als u een zwart bolletje ziet dan staat uw organisatie als holdingstructuur ingericht in verzuimsignaal. 37

38 U kunt ook uw organisatiestructuur zien via het tabblad werkgevers en dan klikken op de snelkoppeling organisatiestructuur U ziet nu de naam van het bedrijf en daarachter een groen pijltje. Door op het groene pijltje te klikken ziet u de eventuele bedrijven/afdelingen die hier onder vallen. Werknemers exporteren Het is mogelijk om uw werknemersbestand te exporteren naar Excel. U gaat naar het tabblad werknemers en klikt op de snelkoppeling werknemers exporteren. Bedrijf: verzuimsignaal selecteert automatisch het hoofdbedrijf. Excel versie: deze staat standaard op 2007 of hoger Werknemer selectie: Deze staat op alle werknemers (dit zijn ook de werknemers die al uit dienst zijn). U kunt ervoor kiezen om deze selectie te zetten op actieve werknemers. Op die manier krijgt u alleen de werknemers die op dat moment in dienst zijn Dienstverband selectie: deze staat standaard op laatst actieve dienstverband. U kunt ervoor kiezen om deze te zetten op alle dienstverbanden. Op die manier krijgt u alle dienstverbanden te zien. Op het moment dat u alles geselecteerd heeft wat u wilt selecteren dan kunt op de blauwe diskette klikken om de gegevens te exporteren naar Excel. 38

39 Rollenmatrix Hieronder ziet u de rollenmatrix. Zo kunt u zien wat u kunt met welke rol. U zult ook nog andere rollen zien, maar deze zullen verwijdert worden uit Verzuimsignaal. Gebruiker klant MKBasics MKB Hoofdgebruiker klant MKB Leidinggevende zonder meldingen MKB Leidinggevende + Meldingen MKB Supergebruiker MKB Verzuimmelder Subgebruiker Klant MKBasics Subgebruiker Meldingen MKBasics Beheer Gebruikers aanmaken / beheren Briefsjablonen aanmaken / beheren Signalen beheren WVP aanvullen met extra taken/acties Afwezigheid assistent Gegevensbeheer Afdelingsgegevens muteren Werknemersgegevens toevoegen Werknemersgegevens wijzigen Werknemersgegevens loongegevens Werknemers importeren Werknemers exporteren Verzuimregistratie Verzuim zien (Ziek / herstel) Verzuim reden zien Verzuim toevoegen (Ziek / herstel) Verzuim muteren (Ziek / herstel) Verzuim verwijderen (Ziek / herstel) Zwangerschap zien Zwangerschap toevoegen Zwangerschap wijzigen Zwangerschap verwijderen Verzuimdossiers raadplegen Verzuimdossiers beheren (WVP-)taken uitvoeren (WVP-)taken lezen Financiële UWV taken Regie taken toevoegen Regie taken uitvoeren Rapportages Statistieken Rapporten Basis Rapporten Extra Rapport Benchmark 39