BASELINE DOCUMENT SMT SPOORZONE

Transcriptie

1 BASELINE DOCUMENT SMT SPOORZONE Taak/rol SMT (bron: Uitwerking Overlegstructuur op hoofdlijnen, november 2012). Het Spoorzone Management Team richt zich op de afstemming strategische dan wel bestuurlijk gevoelige onderwerpen tussen de verschillende ambtelijke opdrachtgevers in het Spoorzoneproject. Bewaken van de voortgang en het in control zijn van het project. Besproken worden met name die onderwerpen, die Buiten de scope van een projectonderdeel vallen; van belang zijn voor te stellen prioriteiten, strategieën en beheersmaatregelen ; raken aan een ander projectonderdeel; die het gehele project betreffen. Het SMT houdt regie op de besprekingen aan de bestuurlijke tafel(s). Het SMT bepaalt wat doorgeleid moet worden naar: a. een afzonderlijk wethoudersoverleg; b. het Periodiek Integraal Bestuurlijk Overleg, met als vaste deelnemers L. Vokurka, M. Junius, P. Guldemond en ad hoc mogelijk andere wethouders. Strategische notities, voortgangsrapportages etc. worden eerst in het SMT besproken voor zij aan de betrokken portefeuillehouders voorgelegd worden. Bij de start van het SMT is het zgn. baselinedocument opgesteld. Eén van de daarin genoemde onderwerpen is de opstelling van een (bestuurlijke) besluitvormingsagenda. Deze is nu in concept opgesteld en aan het baselinedocument toegevoegd. Baselinedocument bij de start Het baselinedocument bij de start van het SMT omvat een opsomming van de documenten die van belang zijn voor de vervulling van de rol van het SMT. De inhoudsopgaaf van documenten, die relevant zijn voor het SMT luidt als volgt: Overzicht documenten SMT Besturing en beheersing a. Organisatie samenwerking gemeente en Collegebesluit OBS b. Uitwerking Overlegstructuur op hoofdlijnen Nov SMT c. 1. Notitie Governance Spoorzone Delft 2. Second-opinion Governance, brief aan College ism commissie SVR (15/11) Collegebesluit de raad d. Uitwerking Planning- en control Spoorzone Concept: SMT Delft e. Het globale financieringskader voor de Spoorzone Delft Def.: SMT SMT Gemeente Delft SMT, 25 maart

2 Overzicht documenten SMT f. Voortgangsrapportages Spoorzone Delft 1. Q SMT g. Planning besluitvorming komende jaren Maart/april 2013 SMT en PIBO Kaders deelprojecten h. Factsheet HNK SMT i. Factsheet publiekrechtelijke taken SMT j. Factsheet publieke voorzieningen SMT k. Factsheet gebiedsontwikkeling Spoorzone SMT l. Bedrijfsplan gebiedsontwikkeling Capita selecta m. Follow-up collegeconferentie SMT n. Plan van aanpak personele mix GMT o. Issues met Prorail Vervolgrapportage SMT, tkn College SMT De onderwerpen (vervolg) governance en planning besluitvorming in de komende jaren (= Bestuurlijke agenda 2013/2014) worden in dit memo beknopt verder toegelicht. Bestuurlijke agenda 2013/2014 Het project Spoorzone Delft komt weer in een nieuwe fase; om enkele elementen te noemen: In het interactieve proces met de raad over de stedenbouwkundige plannen is een belangrijke mijlpaal bereikt. Het college heeft gekozen voor het stedenbouwkundige plan (schetsontwerp) ' Zicht op Delft' van bureau Palmbout. Het Integraal ontwikkelplan wordt naar planning in de zomer ter vaststelling aan de raad voorgelegd; het uitvoeringsontwerp IOR zit nu in de acceptatieprocedure; Ten vervolge op de eerder genomen maatregelen in het sturingsmodel van het project wordt de governance verder aangepast, elementen hiervan zijn de instelling van een Raad van Advies (werktitel), het beleggen van het ambtelijk opdrachtgeverschap gebiedsontwikkeling bij de directeur Ruimte, een nieuwe taakverdeling gemeente/obs, en een nog op te maken bestuurlijke opdracht voor de gebiedsontwikkeling. Bijgaand wordt een voorstel gedaan voor de bestuurlijke (besluitvormings )agenda 2013/2014. Uiteraard is dit een dynamische agenda. Deze 1 e opzet wordt besproken in het SMT van 25/3/2013. Verzoek aan de SMT ers is om 25/3 (of zo mogelijk eerder al via de mail) waar nodig de input te geven om de agenda verder aan te kunnen vullen en bij te kunnen stellen. De bestuurlijke besluitvormingsagenda staat vervolgens geagendeerd voor het PIBO van 28 maart. De kolom raadscommissie en raad: De raad wordt op verschillende manieren bij het project betrokken, langs reguliere weg via de voortgangsrapportages die besproken worden in de commissies, als onderdeel van het interactieve proces met de gemeenteraad mbt de gebiedsontwikkeling (via workshops, presentaties etc.) en via formele besluitvorming bijv. voor de vaststelling van het IOP alsook voor de accordering van de instelling van de raad van Advies. Daarnaast voor zover nodig op basis van afspraken met de commissie specifieke toezeggingen voor nadere notities of presentaties. Gemeente Delft SMT, 25 maart

3 Vervolg governance A. Raad van Advies (werktitel) De RvA speelt de adviesrol voor gebiedsontwikkeling en een rol in de issues/vraagstukken van de infrastructurele deelprojecten. Het is een rol langs de lijn van de inhoud van projecten en zich voordoende vraagstukken. Na de commissie SVR van 14/3 gaat de werkgroep Spoor van de raad in gesprek met wethouder financiën in samenspraak met de wethouder Spoorzone over de op /inrichting van de Raad van advies. Net zoals de notitie Governance Spoorzone Delft in samenspraak met deze werkgroep is ontstaan. Commissie SVR: Nadere afspraken met de werkgroep spoor met de wethouder moeten nog gemaakt worden. In dit soort processen is gebruikelijk dat de wethouder voorstellen in concept uitwerkt en aan de werkgroep voorlegt, op basis van 2 of 3 besprekingen zal de definitieve notitie waar de werkgroep Spoor zich in kan vinden voorgelegd worden aan de commissie SVR. Ambtelijk wordt dit proces begeleid door B. den Uijl. Indicatieve planning: de nadere uitwerking zal in het 2 e kwartaal plaatsvinden. Gemikt wordt op een op 14/6 of 27/6 in de commissie SVR te behandelen voorstel. In de routing van het definitieve voorstel wordt rekening gehouden met behandeling in GMT en college. Klankbordgroep: Vanuit SMT kan een klankbordgroep samengesteld worden voor de op te werken voorstellen oprichting RvA. In het SMT van 15 april kan bespreking van het 1 e conceptvoorstel plaatsvinden. B. Vervolg herpositionering gebiedsontwikkeling In de lijn met het advies van Berenschot wordt de gebiedsontwikkeling apart gepositioneerd en geïntegreerd in gebiedsontwikkeling gemeentebreed. Opdracht directeur Ruimte: De directeur Ruimte heeft opdracht gegeven voor een uit te brengen rapportage/advies voor verschillende uitwerkingsvarianten. Dit advies wordt naar planning per 1 april a.s. uitgebracht. Na besluitvorming in april kunnen voorbereidingen getroffen worden in mei/juni en kan de herpositionering per 1 juli 2013 ingaan. Bijlagen: De in het overzicht documenten SMT genoemde documenten worden alle gekoppeld aan deze nieuwe versie van het baseline document, zodat er één integraal document ontstaat. Voor deze versie wordt nog volstaan met: Bijlage bestuurlijke agenda Gemeente Delft SMT, 25 maart

4 Bijlage: Bestuurlijke agenda Onderwerp Status SMT PIBO Raad van Advies College Cie SVR Raad Bestuurlijke agenda Sturing en beheersing 1. Stuurgroep rijk/gemeente Laatste stuurgroep 13/3; volgende omstreeks oktober ivm definitieve aanvraag IDS (in dienst stelling) a. Mediation grondafvoer Wacht nog op nadere afspraken tussen rijk en prorail; naar verwachting wordt het een mediation tussen OBS en Prorail b. Planning, in dienststelling spoortunnel Focus op mijlpaal 8 IDS, streefdatum Lobby betaalritme OBS/Prorail Opzet is in college geweest. 3. Vervolg governance: a. Raad van Advies: * voorbereiding/instelling: 1 e concept * definitief voorstel b. Advies herpositionering gebiedsontwikkeling c. Bestuurlijke opdracht Gebiedsontwikkeling 4. Planning&control a. Notitie planning & control Reeds in presentatievorm over gesproken b. Thema SMT s Eens per kwartaal over doelen, middelen en risico s per deelproject en integraal Werkafspraken met commissie SVR moeten nog gemaakt worden April mei 14 06/27 06 Adviesrapportage wordt voorbereid april Volgt op b mei apr Voorafgaand aan 6 5. Personeelsbeleid a. Monitor Personele mix Per kwartaal in SMT en PIBO 25 03, juni, september, december 6. Voortgangsrapportages a. Q juni 14 06/28 06 b. Q2 aug aug sep 03 10/29 10 c. Q3 okt nov nov d. Q4 feb 2014 feb 2014 mrt mrt 2014 e. Gemeentelijke beleidscyclus f. (Herijking) Businesscase Voorpresentatie in SMT en PIBO, presentatie in de raad; laatste keer Sep/okt Sep/okt Sep/okt Gemeente Delft SMT, 25 maart

5 Onderwerp Status SMT PIBO Raad van Advies College Cie SVR Raad in de raad 7. Issues Grondafvoer Technopolis, Bedieningsgebouwen, RWA, Tramkosten, Grondsaneringen, acties HNK tbv planning Via reguliere rapportages (zie 6) a. Vorap 2013 I april Special 7/5 b. Vorap 2013 II nov okt nov c. Mediation grondafvoer Gebiedsontwikkeling 8. PvA tijdelijk invulling mei PvA/planning opstellen IOP Opzet uitgangspunten/richtingen ontwikkelingsstrategie(ën) IOP 11. Document IOP met o.m.: juni a. Kaders (stedenbouwkundig ref. plan, ruimtelijke, beleids, planologische strategie); b. Ontwikkelstrategie c. Tijdelijke gebiedsontwikkeling 12. Overeenkomsten naar gelang tempo gebiedsontwikkeling (anterieur, intentie, samenwerking etc.) 13. Verdere (onomkeerbare) besluiten in deze collegeperiode: a. Structurerende elementen plan Is onderdeel van het IOP (zie 11) Palmbouts b. HNK/stationshal 14. Verdere (onomkeerbare) besluiten in deze collegeperiode: a. Bouwopdracht BAM Start bouw melding b. Slimmer werken inrichting Kick off 15/ Second opinion meerbelasting Notitie komt vrijdag 22/3 beschikbaar voor AOG/AON HNK April (facultatief) Publieke voorzieningen 16. IOR: IOR is aanbesteed. Bezuinigingen worden doorgenomen. Raad nog committeren. a. presentatie voor de raad Voorpresentatie in SMT en college Mei/juni juni juni b. acceptatie uitvoeringsontwerp Monitoren Eind 2013, Gemeente Delft SMT, 25 maart

6 Onderwerp Status SMT PIBO Raad van Advies College Cie SVR Raad in 2013 tkn c. audit OV knoop a. bufferplaatsen bussen Juni b. 18. Fietsen a. presentatie voor de raad vernieuwend Voorpresentatie SMT en college april april fietsparkeren b. aanpak vervolg project Vervolgproject mogelijk via Ntb, tkn gemeentelijke organisatie c. definitieve scope inc. financiering Ntb Ntb 19. Scope afbakening gemeente/obs Memo is in voorbereiding Publieke taken 20. Onomkeerbare besluiten in deze collegeperiode: Via project, melding aan SMT en college Ntb, melding Ntb, melding a. Bouwvergunning tweede tunnelbuis b. Bouwvergunning PSS c. Gemeente Delft SMT, 25 maart