Stappenplan Vervanging Een stappenplan voor het vervangen van papieren originelen voor digitale reproducties

Transcriptie

1 Stappenplan Vervanging Een stappenplan voor het vervangen van papieren originelen voor digitale reproducties Datum Versie 2.0 Bestuurs- en concernondersteuning Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek Informatiebeheer & Processen Expertisecentrum Informatiebeheer In samenwerking met de archiefinspectie van Stadsarchief Rotterdam Vastgesteld in het MT afdeling Informatiebeheer & Processen 15 augustus 2017

2 Inhoudsopgave 1 Stappenplan Voorbereidingsfase Toetsingsfase Vaststellingsfase Uitvoering- en vervolgfase Fasering 9 2 Veel gestelde vragen 12 3 Stroomschema van 15

3 1 Stappenplan Dit document is bedoeld als handreiking voor organisatieonderdelen die willen overgaan op vervanging van hun papieren documenten door digitale reproducties en die daarbij aansluiten bij het generieke handboek Digitale Vervanging Gemeente Rotterdam (hierna: handboek vervanging). Deze handreiking is een praktische uitwerking met een korte checklist, een globale planning, beschrijving van verantwoordelijkheden en aandachtspunten. De handreiking is te vinden op Rio of is op te vragen bij het Expertisecentrum Informatiebeheer. De termijnen in de planning zijn slechts een indicatie, onverwachte issues of vertragingen in de besluitvorming kunnen de duur van het traject verlengen. Bij vervanging worden originele documenten vervangen door digitale reproducties en na het scannen vernietigd. Omdat er achteraf niet meer kan worden teruggevallen op papier is het vervangingstraject een proces waarbij allerlei checks en procedures worden doorlopen. Daarom is het belangrijk dat het organisatieonderdeel een goede voorbereiding treft en in beeld heeft wat de scope van de vervanging precies is. Denk hierbij aan de volgende vragen: Welke stappen moeten er ondernomen worden om te mogen vervangen? Voor welke taken/processen/zaaktypes wordt er vervanging aangevraagd? Welke informatie wordt er geproduceerd in deze taken/processen/zaaktypes? Welke informatie hoort er in een dossier thuis en wanneer is het dossier compleet? Wat is de bewaartermijn van deze informatie? In welk systeem wordt de informatie beheerd? Op welke manier gaan wij de medewerkers voorbereiden (draagvlak creëren) op deze verandering? Zijn er bijzonderheden of uitzonderingen met betrekking tot de vervanging? Wie is bevoegd om te beslissen over vervanging? Is hier goedkeuring voor nodig? De records manager van IIFO biedt ondersteuning en begeleiding bij het beantwoorden van bovenstaande vragen en bij indiening en publicatie van het besluit omtrent vervanging. Het is dus niet de bedoeling dat een cluster/een proceseigenaar vervanging zonder begeleiding van een records manager invoert: vervanging is een technisch onderwerp, en er dienen allerlei stappen worden doorlopen. De proceseigenaar is eindverantwoordelijk voor het vervangingstraject en het aanleveren van de benodigde documentatie. Hieronder volgt een opsomming van fases die doorlopen moeten worden door het cluster met daarbij een aantal aandachtspunten van 15

4 1.1 Voorbereidingsfase Een aantal zaken dienen vooraf door het cluster voorbereid te worden. De volgende partijen worden bij het traject betrokken: - het Expertisecentrum Informatiebeheer (in ieder geval de cluster records manager en de expert vervanging); - Centraal Informatiebeheer (CIB, de centrale scanstraat); - De archiefinspecteur (namens de gemeentearchivaris). - Archiefinspecteur informeren over voornemen van vervanging Stel de archiefinspecteur alvast op de hoogte van het voornemen om over te gaan op vervanging. Dit is een moment om al wat vragen en issues te bespreken. Ook kan er een audit worden aangevraagd, zodat die tijdig is ingepland. Let wel op: een audit heeft alleen zin als de randvoorwaarden voor vervanging (nagenoeg) zijn gerealiseerd, denk aan (koppelingen tussen) ICT-systemen, het inzichtelijk hebben van de documentstroom en de wijze waarop dit binnen het cluster is ingericht. Dit laatste kan door middel van procedures of procesbeschrijvingen. Kijk voor alle benodigde informatie voor de audit bij paragraaf 1.5. Het informeren van de archiefinspectie wordt aangeraden op het ogenblik dat er een concreet beeld is van de vervangingsplannen. - Opstellen conceptteksten Ter voorbereiding kunnen alvast drie conceptteksten worden opgesteld. Voorbeelden van de teksten zijn te vinden in bijlage 1 van het Handboek Vervanging. Concept verzoek om machtiging vervanging aan de gemeentearchivaris. Concept besluit tot vervanging door het hoofd van de beheerseenheid (clusterdirecteur). Concept publicatietekst. Het vervangingsbesluit dient door het cluster gepubliceerd te worden in het kader van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). Burgers krijgen daarmee zes weken de tijd om bezwaar te maken tegen het besluit. - Interne communicatie Achter de schermen moet er heel wat gebeuren om digitaal te kunnen werken. Doorgaans loopt er een implementatietraject waarbij (nieuwe) systemen worden ingevoerd. Het is belangrijk om alle medewerkers vanaf het begin van het traject mee te nemen in de veranderingen die digitaal werken met zich brengt. Dit zorgt ervoor dat zij goed op de hoogte zijn van de nieuwe werkwijze en eventueel het werken met een nieuw systeem. Zorg ervoor dat het werken met papieren kopieën en digitale schaduwarchieven wordt ten zeerste ontmoedigd. Er is na vervanging sprake van één volledig digitaal dossier van 15

5 - Afspraken met CIB, centrale scanvoorziening van het concern Om papieren documenten te mogen vervangen worden er (strenge) eisen gesteld aan de scanapparatuur en het scanproces. Dit is van belang om de kwaliteit van de digitale reproducties te waarborgen. De centrale scanvoorziening op de Nikkelstraat is ingericht om volledig te voldoen aan deze eisen. Het generieke sorteer- en scanproces is op basis van een audit reeds positief beoordeeld en wordt met monitoring gecontroleerd door de archiefinspectie. Om aan te sluiten bij het handboek vervanging is het daarom een voorwaarde de te registreren post te laten scannen bij de centrale scanvoorziening. Er dient een afstemmingsoverleg georganiseerd te worden met een medewerker van team CIB voor het afstemmen van de werkwijze, herkenbaarheid en juiste registratie van documenten, eventuele omgang met vertrouwelijke stukken, etc. - Beschrijving van de door het Expertisecentrum goedgekeurde informatiebeheeromgeving Als de papieren documenten volgens alle kwaliteitseisen zijn gescand, is het van belang dat de scans in een goed ingerichte digitale beheeromgeving worden opgeslagen en beheerd. Wat dit precies inhoudt, wordt uitgelegd in hoofdstuk 3 van het handboek vervanging. Het Expertisecentrum Informatiebeheer voert een audit uit om te controleren of de beheeromgeving voldoet aan alle eisen. Het eindresultaat is een beschrijving van de door het Expertisecentrum Informatiebeheer goedgekeurde beheeromgeving. Als er al eerder op hetzelfde systeem een audit heeft plaatsgevonden geldt die ook voor nieuwe aanvragen en is een tweede audit dus niet nodig van 15

6 1.2 Toetsingsfase - Intake door archiefinspecteur Het doel van het intakegesprek is om de audit voor te bereiden op basis van de aangeleverde informatie. Het dient daarnaast om: Inzicht te krijgen in de processen en de afdeling Afstemming te bereiken over de scope (welke processen/zaaktypen) Eventuele kruisrelaties met andere afdelingen in beeld te krijgen Risico s in beeld te brengen i.v.m. voorbereiding audit Afstemmen over wederzijdse verwachtingen omtrent de audit. - Audit door archiefinspecteur De archiefinspectie toetst aan de hand van een checklist ( stoplichtmodel ) en een vragenlijst, die samen het auditrapport vormen. De archiefinspecteur kijkt onder andere of alle procedures voldoen aan de eisen en of medewerkers voldoende op de hoogte zijn van de nieuwe werkwijze. Bij het advies kunnen ook aanbevelingen of vervolgstappen (toetsing op werking) worden aangegeven. Het auditrapport vormt de basis van het advies van de gemeentearchivaris en wordt toegestuurd aan de afdeling/proceseigenaar. Nadat dit advies ontvangen is, kan de formele adviesaanvraag aan de gemeentearchivaris verstuurd worden. Bij de intake en audit zijn bij voorkeur de volgende functies vertegenwoordigd: implementatiemanager (projectleider), proceseigenaar, key-user en/of kwaliteitsmedewerker, records manager (BCO/IIFO) van 15

7 1.3 Vaststellingsfase - Indienen voorstel voor vervanging bij gemeentearchivaris De proceseigenaar dient een verzoek tot vervanging in bij de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris kan door middel van dit voorstel goedkeuring geven om over te gaan op vervanging. Een aanvraag bestaat uit: De formele adviesaanvraag. Het concept vervangingsbesluit, inclusief scope en eventuele uitzonderingscategorieën. De concept publicatietekst Het auditrapport. Eventuele bijlagen als een ZTC, testrapporten en/of op schrift gestelde afspraken met leveranciers. - Advies gemeentearchivaris Een advies wordt door de gemeentearchivaris geschreven op basis van het auditrapport eventueel aangevuld met testrapporten en afspraken met leveranciers. In het advies worden eventueel ook aanbevelingen of te nemen vervolgstappen (toetsing op werking) aangegeven. - Vervangingsbesluit door de clusterdirecteur (indien positief advies) Na een positief advies kan het formele besluit tot vervanging genomen worden door de clusterdirecteur. - Publiceren publicatietekst Nadat het besluit is ondertekend zal de publicatietekst door het cluster verspreid moeten worden op de website overheid.nl in het kader van artikel 1:3 van de AWB. Het besluit moet gepubliceerd worden, omdat belanghebbenden de kans moeten hebben bezwaar tegen het besluit in te dienen. Na de bezwaartermijn van zes weken kan worden overgegaan tot vervanging. Het Expertisecentrum Informatiebeheer heeft een standaard werkwijze uitgewerkt om de publicatie vlot te laten verlopen van 15

8 1.4 Uitvoering- en vervolgfase - Overgaan tot vervanging Als er goedkeuring is van de gemeentearchivaris, het besluit tot vervanging is genomen en de bezwaartermijn voorbij is, kan er daadwerkelijk worden overgegaan tot vervanging van de betreffende papieren documenten! - Kwaliteitsmanagement Het is aan te raden om in de startfase een verbetertraject in te voeren om onvoorziene knelpunten en kinderziektes uit het proces te halen en dit in te richten conform de eisen uit het handboek vervanging. Zeker in de startfase zouden de betrokkenen 4-wekelijks om de tafel kunnen gaan om verbeterpunten te bespreken. Afhankelijk van de situatie kunnen hierbij betrokken zijn: vertegenwoordigers van de scanstraat, de cluster records manager en vertegenwoordigers van het clusteronderdeel. - Toezicht op werking De archiefinspectie houdt na het besluit tot vervanging namens de gemeentearchivaris toezicht op het informatiebeheer met specifieke aandacht voor de werking van de tijdens de audit getoetste systemen en procedures van 15

9 1.5 Fasering Dit is een globale fasering behorend bij de hierboven beschreven fases. De termijnen zijn slechts een indicatie. Onverwachte issues of vertragingen in de besluitvorming kunnen de duur van het traject verlengen. Fases Weken Vervolg Voorbereidingsfase Toetsingsfase Vaststellingsfase Uitvoerings- en vervolgfase Voorbereidingsfase Week 1 Aankondiging en contact Archiefinspectie De proceseigenaar kondigt aan dat de clusterdirectie voornemens is een besluit tot vervanging te nemen. De proceseigenaar neemt contact op met Archiefinspectie omtrent de planning en de aanpak. De proceseigenaar plant de benodigde afspraken in (intakegesprek en auditgesprek) met onderstaande planning als richtlijn. De proceseigenaar stelt conceptteksten (verzoek, besluit, publicatietekst) op. De proceseigenaar zorgt voor interne communicatie met medewerkers. Week 2 Aanleveren benodigde informatie Voor het voorbereiden van de audit door archiefinspectie dient de proceseigenaar de volgende informatie aan te leveren: Procesbeschrijving, afspraken en/of werkinstructies over generieke verwerking van documenten. Beschrijving van de door het Expertisecentrum goedgekeurde informatiebeheeromgeving of DMS. Scopebeschrijving per afdeling m.b.t. documenten die wel/niet voor vervanging in aanmerking komen. Hiertoe behoren ook eventuele uitzonderingscategorieën. Proces-/dossier- of zaakoverzicht met geldende bewaartermijnen (bijv. een zaaktypecatalogus). Eventueel advies van BCO/Juridische Diensten inzake de uitzonderingscategorieën. Afspraken met CIB (centrale scanstraat). Systeem voor interne kwaliteitszorg (bijv. meetpuntensets). Concept adviesaanvraag (format aangeleverd door Expertisecentrum Informatiebeheer in Handboek Vervanging). Concept vervangingsbesluit (format aangeleverd door Expertisecentrum Informatiebeheer in Handboek Vervanging) van 15

10 Concept publicatietekst (format aangeleverd door Expertisecentrum Informatiebeheer in Handboek Vervanging). Neem bij vragen contact op met Archiefinspectie of de records manager van je cluster Toetsingsfase Week 3 Intakegesprek en voorbereiding audit Het doel van het intakegesprek is het voorbereiden van de audit op basis van de aangeleverde informatie. En dient daarnaast om: Inzicht te krijgen in processen. Afstemming te bereiken over de scope (welke processen/zaaktypen). Eventuele kruisrelaties met andere afdelingen / zaaktypen in beeld te krijgen. Eventuele risico s in beeld te krijgen i.v.m. voorbereiding audit. Afstemmen over wederzijdse verwachtingen omtrent de audit. Bij voorkeur zijn de volgende functies vertegenwoordigd bij een intakegesprek: Implementatiemanager/projectleider Proceseigenaar Key-user en/of kwaliteitsmedewerker Records manager (BCO/IIFO) Week 4 Auditgesprek Het auditgesprek verloopt aan de hand van een van tevoren toegestuurde vragenlijst. Bij voorkeur zijn de volgende functies vertegenwoordigd bij een auditgesprek: Afdelingshoofd Implementatiemanager/projectleider Proceseigenaar Key-user Kwaliteitsmedewerker Records manager (BCO/IIFO) Week 5 Gereedmaken en verzenden Auditrapport door Archiefinspectie De formele afwikkeling van het vervangingsbesluit kan variëren Vaststellingsfase Week 6 Adviesaanvraag naar gemeentearchivaris (per ) Een aanvraag kan per verstuurd worden door de proceseigenaar naar de Gemeentearchivaris. Een aanvraag bestaat uit: De formele adviesaanvraag. Het concept vervangingsbesluit, inclusief scope en eventuele uitzonderingscategorieën. Het auditrapport. Concept publicatietekst Eventuele bijlagen als een ZTC, testrapporten en/of op schrift gestelde afspraken met leveranciers. Week 7 Advies gemeentearchivaris Een advies wordt gegeven op basis van het auditrapport eventueel aangevuld met testrapporten en op schrift gestelde afspraken met leveranciers. Na een positief advies kan het formele besluit tot vervanging genomen worden door de Clusterdirectie. Week 8 Vervangingsbesluit door clusterdirectie (indien positief advies) Week 9 Publicatie besluit via website/stadskrant Week 10 Definitief na bezwaarperiode van 6 weken van 15

11 Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht en staat dan ook open voor bezwaar en beroep. Dit betekent dat het besluit gepubliceerd moet worden, omdat belanghebbenden de kans moeten hebben bezwaar tegen het besluit in te dienen. Daadwerkelijk kan tot vervanging worden overgaan nadat de bezwaartermijn van zes weken is verstreken en de eventueel daaruit volgende bezwaren zijn afgerond. Uitvoering- en vervolgfase Week x Toezicht op werking De Archiefinspectie houdt na het besluit tot vervanging namens de Gemeentearchivaris toezicht op het informatiebeheer met specifieke aandacht voor de werking van de tijdens de audit getoetste systemen en procedures. Het is aan te raden om in de startfase een verbetertraject in te voeren om onvoorziene knelpunten en kinderziektes uit het proces te halen. Afhankelijk van de situatie kunnen hierbij betrokken zijn: vertegenwoordigers van de scanstraat, de cluster records manager, vertegenwoordigers van het cluster van 15

12 2 Veel gestelde vragen 1. Mag ik nog digitale reproducties afdrukken na vervanging? Ja; Als je graag een document afdrukt omdat dit even makkelijk werkt, is dat niet verboden. De digitale reproductie is door de procedure van vervanging evenwel het origineel. De papieren afdruk hoeft dan ook niet te worden bewaard, het is immers een werkkopie. 2. Hoe moet ik omgaan met vervanging van een proces waarbij een deel al digitaal ontstaat? Documenten die digitaal ontstaan (digital born) vallen buiten de regels met betrekking tot vervanging, omdat het origineel al digitaal is en er niets vervangen hoeft te worden. De digital born documenten dienen wel aan de relevante dossiers toegevoegd te worden, zie ook vraag Hoe moet ik omgaan met originele papieren bewijsstukken die worden opgestuurd door de klant? Een vervangingsbesluit wordt alleen afgegeven voor documenten die in eigendom zijn van de gemeente Rotterdam. Originele, papieren bewijsstukken die in eigendom blijven van de klant vallen daarom buiten het vervangingsbesluit. Deze stukken worden na het digitaliseren niet vernietigd, maar teruggestuurd naar de klant. Het cluster zal hierover afspraken moeten maken in overleg met de scanstraat. Ook kan de records manager hierbij ondersteunen. 4. Wanneer is een dossier compleet? De vorming van een volledig dossier is een eis bij de audit conform het Concern Informatiebeheerbeleid. Een dossier is compleet als het alle documenten bevat die tot stand zijn gekomen tijdens de behandeling van het proces en waarmee de gemeente zichzelf kan verantwoorden. De proceseigenaar bepaalt welke documenten nodig zijn voor een compleet dossier ook met het oog op wet- en regelgeving. Het informatiebeheerbeleid in Rotterdam is erop gericht dat alle binnen een (zaak)dossier behorende documenten zijn terug te vinden in één digitale map. Een manier om dit te bepalen is bijvoorbeeld een procesbeschrijving te maken (inclusief informatie-objecten) en het opstellen van een zaaktypecatalogus (ZTC). De records manager kan helpen met dit vraagstuk. Van belang bij het vormen van een volledig dossier is dat ook alle informatie (documentaire neerslag) uit procesapplicaties aan het dossier worden toegevoegd. Dit betreft zowel individueel opgemaakte documenten, documenten die batchgewijs worden opgemaakt, als database registraties die een transactie vastleggen. 5. In het handboek vervanging staat dat alle binnen een (zaak)dossier behorende digitale archiefbescheiden zijn terug te vinden in één digitale map, hoe zit dat met uitzonderingen op papier? Als er uitzonderingen zijn die op papier bewaard moeten worden, zal ergens in het dossier een verwijzing gemaakt moeten worden naar waar dat papieren document zich bevindt van 15

13 6. Wat wordt er in het handboek vervanging bedoeld met de controle door de proceseigenaar? Dit is een aanvullende controle die tijdens de normale werkzaamheden wordt gedaan door de behandelaar die het stuk zal doorlezen. Als blijkt dat het stuk onleesbaar of onvolledig is, moet dit gemeld worden bij de scanstraat. 7. Dagdozen worden nu 2 maanden bewaard, kunnen wij dit aanpassen? In dagdozen worden de gescande papieren stukken tijdelijk bewaard zodat (procedure)fouten eventueel hersteld kunnen worden. De termijn van 2 maanden is landelijk gezien een zeer gebruikelijke termijn. Het is voor de scanstraat niet mogelijk dat voor elk onderdeel van de gemeente een andere bewaartermijn gehanteerd moet worden. 8. Kan ik na goedkeuring voor vervanging door de gemeentearchivaris nog iets wijzigen in de hardware of software? Er wordt onderscheid gemaakt tussen majeure en kleine wijzigingen. Veranderingen in de hardware of software of grote procesmatige wijzigingen vallen bijvoorbeeld onder majeure wijzigingen. Per geval zal bekeken moeten worden of de wijzigingen aan de archiefinspecteur voorgelegd moeten worden. Zie ook hoofdstuk 5 van het handboek vervanging. 9. Volgens de AWB moet het besluit tot vervanging gepubliceerd worden, waar kan dit? Dit moet vanaf gepubliceerd worden op overheid.nl. Het Expertisecentrum Informatiebeheer kan helpen bij publicatie, want hiervoor is een standaard werkwijze voorbereid. 10. Wat moet ik doen met uitgaande documenten die nog met de hand worden ondertekend? In het Besluit Informatiebeheer 2013 van Rotterdam staat het volgende: van informatie, die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt bij verzending een kopie gemaakt, die wordt geauthentiseerd en door de beheerseenheid wordt bewaard. Het Expertisecentrum Informatiebeheer raadt in het geval van vervanging de volgende werkwijze aan: de uitgaande brief uitprinten en ondertekenen, een kopie maken en die naar de Nikkelstraat sturen waar het document alsnog gescand en toegevoegd wordt aan het digitale dossier. 11. Waarom is het van belang dat de beheeromgeving wordt geaudit? Nadat archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties, dienen deze te worden opgeslagen en beheerd binnen een degelijk ingerichte beheeromgeving. Dit is van belang omdat de organisatie niet meer kan teruggrijpen naar de papieren stukken. Omdat het een onomkeerbaar proces is, wordt gecontroleerd of de beheeromgeving voldoet aan alle daaraan gestelde eisen, zie ook hoofdstuk 3 van het handboek vervanging van 15

14 12. Wij archiveren ook voor derden, mogen wij hun archiefbescheiden ook vervangen? Wanneer het voornemen tot vervanging een onderdeel betreft dat ook taken uitvoert voor één of meerdere contractgemeenten, dan zullen de contracten/overeenkomsten van die gemeenten voorzien moeten zijn van een archiefparagraaf. Daarin wordt geregeld dat de vervanging van archiefbescheiden zich ook uitstrekt tot regiogemeenten, waarvoor Rotterdam een deel van hun werkproces uitvoert. Dit moet worden gecommuniceerd en de betreffende gemeenten moeten hiermee expliciet akkoord gaan van 15

15 3 Stroomschema van van 15