LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden"

Transcriptie

1 L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Waarom deze leidraad? Wat is vervanging? Conversie en migratie Actualisatie Leidraad i.v.m. gewijzigde Archiefwetgeving 4 2 Voorwaarden voor de kwaliteit 6 3. Formele procedure voor vervanging 7 4. Stappenplan tot vervanging Voorbereiding Formele besluitvorming Uitvoering Wanneer moet het handboek worden aangepast? 9 5. Literatuur 10 2

3 1. Inleiding 1.1 Waarom deze leidraad? Het Regionaal Archief Nijmegen heeft ten behoeve van Gemeente Nijmegen, de aangesloten regiogemeenten en de gemeenschappelijke regelingen die Nijmegen als centrumgemeente hebben, een leidraad opgesteld voor de vervanging van archiefbescheiden. De voorschriften voor vervanging zijn te vinden in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. De voorschriften zijn dus enigszins verspreid in diverse regelingen opgenomen, en niet altijd gemakkelijk te interpreteren c.q. toe te passen. Deze leidraad bevat een toelichting op het begrip vervanging, de voorwaarden waaraan voldaan moet worden, de formele procedure en een stappenplan. In verband met wijzigingen in de Archiefwet- en regelgeving en andere ontwikkelingen wordt deze Leidraad periodiek geactualiseerd. 1.2 Wat is vervanging? Vervanging van informatie volgens de Archiefwet 1995 betekent dat archiefbescheiden van de ene gegevensdrager worden omgezet naar een andere gegevensdrager. Het houdt meestal in dat van documenten digitale reproducties worden gemaakt, die vervolgens de plaats innemen van het origineel. De originele (doorgaans papieren) documenten worden vernietigd. De omgezette gegevens op de nieuwe informatiedragers zijn dan de archiefbescheiden in de zin van de wet. 1.3 Conversie en migratie Ook bij conversie 1 of migratie 2 betreft moet de organisatie zich houden aan de artikelen genoemd in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling. Als bij conversie of migratie niet kan worden voldaan aan de regels, dan moet de procedure voor vervanging worden gevolgd. Snelle ontwikkelingen in de informatietechnologie bedreigen de toegankelijke staat en de authenticiteit van digitale archiefbescheiden. De ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden moeten in geordende en toegankelijke staat blijven, ook na vervanging van apparatuur en programmatuur. De wetgever schrijft in dit geval migratie dan wel conversie voor. Migratie betekent dat de archiefbescheiden in een nieuwe omgeving terechtkomen, die de functionaliteit (vorm en structuur) kan beïnvloeden. Migratie vindt ook plaats als een bestaande applicatie wordt vervangen door een nieuw ontworpen applicatie. Meestal gaat dit gepaard met een nieuw platform. Migratie is dus niet alleen een verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur, maar kan ook de vervanging van een applicatie of computersysteem betreffen. Anders dan migratie, vindt conversie plaats binnen dezelfde toepassingsprogrammatuur. Een voorbeeld van conversie is het omzetten van een MS Word 95 document naar MS Word Conversie is toegestaan, mits aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Een verversing van de drager, zoals bijvoorbeeld bij CD-roms het geval kan zijn, is in strikte zin van de wet ook een vervanging. In deze leidraad gaan wij niet uit van dergelijke situaties en wordt dit buiten beschouwing gehouden. Als zich dit wel voordoet, is het voorstel om hier vooral op een praktische manier invulling in te geven. 1 Het omzetten in of het overzetten van gegevens in een ander opslagformaat 2 Het overzetten van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform 3

4 1.4 Actualisatie Leidraad in verband met gewijzigde Archiefwetgeving? Op 1 januari 2013 wijzigden de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. De wijzigingen hebben invloed op het vaststellen van de gemeentelijke selectielijsten en op de regels omtrent de vervanging. Dit is weer van invloed op de digitaliseringstrajecten van de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijk regelingen in het werkgebied van het RAN. Archiefwet 1995 Artikel 7 van de Archiefwet 1995 gaat in op de vervanging van documenten: De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de uitvoering van het proces van de vervanging staat in artikel 7 dat het origineel vernietigd wordt en dat de reproductie het nieuwe origineel wordt. Dit is van belang zodat er geen discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust. In de wijzing van de Archiefwet per 1 januari 2013 is artikel 7 veranderd. Voorheen moest voor vervanging door gemeenten toestemming gevraagd worden aan de provinciale archiefinspectie. (Hogere overheden moesten toestemming aan de minister van Cultuur vragen). Deze regel is verwijderd uit de wet. Verder wordt in de Archiefwet niet verder ingegaan op de uitwerking van de vervanging. Dit wordt gedaan in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling Archiefbesluit 1995 Artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 gaan in op het proces van de vervanging en de gevolgen waar men rekening mee moet houden. Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat als men besluit om archiefbescheiden te gaan vervangen door reproducties men met een aantal factoren rekening dient te houden: de taak van het overheidsorgaan; de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen; de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen. Artikel 6 geeft aan dat vervanging uitgevoerd moet worden met juiste en volledige weergave van de, in de te vervangen documenten voorkomende gegevens. Als gevolg van de wijziging van de Archiefwet diende ook het Archiefbesluit 1995 te worden aangepast, want daarin werd ook melding gemaakt van het vragen van toestemming. Ook werd hierin vastgelegd dat de provincie nadere regels kon stellen aan de vervanging voor gemeenten; in onze provincie is in dit kader de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Gelderland vastgesteld. Omdat de wettelijke basis voor deze regels is komen te vervallen, zijn de Beleidsregels vervallen. In plaats van de provinciale beleidsregel is nu vastgelegd, in het Archiefbesluit 1995 artikel 6 lid 3, dat nadere regels voor de vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling. Deze regeling geldt dan voor alle overheidsorganisaties. Het Archiefbesluit artikel 8 schrijft voor dat er een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. In de verklaring moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn en aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt gearchiveerd door de organisatie waar de documenten geproduceerd zijn. Hoe de vervanging heeft plaatsgevonden wordt doorgaans vastgelegd in het handboek vervanging. Dit artikel is niet gewijzigd en hier dient nog steeds uitvoering aan te worden gegeven. 4

5 Archiefregeling 2009, met actualisatie 2012 De Archiefregeling gaat niet zozeer in op het proces van de vervanging zelf, zoals het inscannen en de voorwaarden daarvoor, maar geeft meer wettelijke kaders aan voor het beheer van de digitale reproducties na vervanging. Dit is van belang om de vervangen documenten gedurende de bewaartermijn duurzaam toegankelijk te houden. Tijdens het opstellen van de procedure voor vervanging is dit een onderdeel waar goed rekening mee moet worden gehouden. Ook de Archiefregeling is aangepast per 1 januari Aan de regeling is een extra hoofdstuk 3A toegevoegd met regels voor vervanging. Dit is dus de ministeriële regeling die in het nieuwe artikel 6 van het archiefbesluit bedoeld is. Artikel 26b geeft de daadwerkelijke eisen die nu gesteld worden aan de vervanging. Deze zaken waren eerder ook vastgelegd in de provinciale beleidsregels en werden al opgenomen in de handboeken vervanging. Aan de gestelde eisen verandert er inhoudelijk dus niet zo veel. Artikel 26 b: De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces: a. reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangings-proces geldt; b. inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit; e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; h. de kwaliteitsprocedures. Er is tenslotte een kleine aanpassing in artikel 25 met betrekking op conversie, migratie en emulatie. Als niet voldaan werd aan de eisen die in hetzelfde artikel 25 benoemd worden, dan was er sprake van vervanging. Dit laatste is komen te vervallen. Er worden nog steeds eisen aan de conversie, migratie en emulatie gesteld. Samenvatting van de wettelijke kaders m.b.t. inrichting van het proces van de vervanging Maak een handboek van het proces van de vervanging (artikel 8 Archiefbesluit). Leg de oorspronkelijke vorm, inhoud en structuur van het oorspronkelijke document ook vast in de metadata van de reproductie (na vervanging van het origineel) Kies een kwaliteitssysteem, richt je (archief)applicatie daarmee in en laat dat certificeren. Zorg dat het document na digitalisering beschikbaar is in een open standaard bestandsformaat, bij voorkeur een van de PDF/A formaten. Leg ook van de gedigitaliseerde documenten technische metadata vast over de hard- en softwareomgeving waarin deze raadpleegbaar zijn. Let erop dat de dragers, de hardware en de software na de digitalisering niet verouderd of buiten gebruik raken, waardoor de documenten niet meer toegankelijk zijn (duurzame toegankelijkheid). Richt een jaarlijks controleproces in, waarin het handboek wordt gecontroleerd en geactualiseerd. Indien noodzakelijk kan opnieuw advies van de gemeentearchivaris worden aangevraagd. 5

6 2 Voorwaarden voor de kwaliteit Wanneer een overheidsorganisatie wil overgaan tot vervanging moet zij met een vervangingsbesluit laten zien dat het archiefbeheer nog steeds aan alle kwaliteitseisen zoals betrouwbaarheid, volledigheid en authenticiteit voldoet. Met name die authenticiteit is belangrijk. Het is een kwaliteitskenmerk waardoor aangetoond kan worden dat de gegevens zijn wat ze beweren te zijn, dat ze zijn gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert ze te hebben gemaakt of verzonden en dat ze zijn gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven in de gegevens. Genoemde kwaliteitseisen zijn van belang wanneer op grond van de vervangen archiefstukken weer besluiten worden genomen die rechtsgevolgen kunnen hebben. Met name in het geval van bijvoorbeeld gegevens van de Belastingdienst, omgevingsvergunningen of cliëntsystemen van een afdeling Werk of Inkomen, kan onzekerheid over het al dan niet bestaan van een vervangingsbesluit met de benodigde bijlagen vervelende consequenties hebben voor alle betrokkenen. Alle gebruikers (intern en extern) gaan er immers van uit dat de verkregen gegevens te allen tijde betrouwbaar en dus ook authentiek zijn. Wanneer een organisatie de vorm van bewaring van (een deel van) de administratie wil veranderen moet zij aan ten minste de volgende voorwaarden voldoen, gebaseerd op de eisen die gesteld worden vanuit de archiefwet- en regelgeving: Grondig documenteren van het proces van vervanging Zorgvuldig omgaan met zowel de inhoud van informatie als met de structuur, context en techniek, zodat kan worden aangetoond dat: de in de nieuwe vorm opgeslagen informatie identiek en gelijkwaardig is aan de, in de oude vorm opgeslagen informatie; beveiligingsmaatregelen zorgen voor de integriteit en de betrouwbaarheid van de informatie; de informatie opgeslagen in de nieuwe vorm ongeschonden bewaard blijft zolang de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn geldt; de relatie met de andere documenten die betrekking hebben op de vervangen informatie in stand is gehouden. Meer gedetailleerde technische richtlijnen voor digitalisering en kwaliteitscontrole zijn te vinden in de Richtlijnen preservation imaging Metamofoze. Beeldkwaliteit, versie 1.0 januari Algemene eisen aan opslagformaten voor digitale archiefbescheiden zijn opgenomen de Archiefregeling. Voor de keuze van bestandsformaten, die voldoen aan de huidige en in ontwikkeling zijn voorschriften en normen heeft biedt de Richtlijn Bestandsformaten van het Stadsarchief Amsterdam voldoende aanknopingspunten. In de literatuurlijst is een verwijzing naar de vindplaats van bovengenoemde publicaties opgenomen. 6

7 3. Formele procedure voor vervanging FASE WIE WAT Voorbereiding beheerder in overleg met gemeentarchivaris bepalen of het gaat om substitutie, conversie, migratie. beheerder initiatief procedure substitutie beheerder opstellen handboek gemeentarchivaris toetsen proces aan de hand van het handboek gemeentearchivaris afgeven postitief advies Besluitvorming zorgdrager besluit tot vervanging zorgdrager bekendmaking besluit beheerder feitelijke vervanging beheerder opstellen evaluatieverslag zorgdrager verklaring van vervanging en vernietiging Bij de procedure wordt nog het volgende opgemerkt: 1. De zorgdrager is, conform de Archiefwet 1995: a. het College van Burgemeester en Wethouders b. het dagelijks bestuur van gemeenschappelijke regelingen c. het dagelijks bestuur van een (samenwerkings)orgaan dat volgens de Archiefwet 1995 als overheidsorgaan moet worden aangemerkt. 2. Met de beheerder wordt bedoeld de functionaris die in het Besluit Informatiebeheer van de organisatie als beheerder is aangewezen. In de praktijk is dit vaak de gemeentesecretaris of directeur. 3. De procedure voor blijvend te bewaren en op termijn vernietigbare stukken is hetzelfde. 4. De zorgdrager moet zorgen dat de vervanging op zo n manier gebeurt dat de gegevens juist en volledig worden weergegeven. Dit moet worden vastgelegd in een handboek (Archiefbesluit artikel 8). De zorgdrager moet tevens een verklaring opmaken waarin wordt vastgelegd dat de documenten, waarvoor toestemming is verkregen, zijn vervangen en de wijze waarop dit is gebeurd. Deze verklaring wordt bewaard in het archief. 5. Bij het voorbereiden en beoordelen van vervangingsvoorstel moet bij de beoordeling op de waarde van documenten rekening worden gehouden met de cultureel-historische waarde die de documenten kunnen hebben. Tevens wordt rekening gehouden met het belang van de desbetreffende informatie voor overheidsorganisaties, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. 4. Stappenplan tot vervanging De eisen die de archiefwetgeving stelt zijn uitgewerkt in een stappenplan, met als doel het blijvend kunnen garanderen van de authenticiteit, betrouwbaarheid en volledigheid van de betrokken informatie. Aan de hand van de gevolgde procedure kan de gemeentearchivaris beoordelen of de voorbereiding en de uitvoering zorgvuldig gebeuren, zodat schriftelijke toestemming kan worden gegeven. Het stappenplan geldt zowel voor eenmalige, als voor doorlopende vervanging van informatie en moet opnieuw gevolgd worden indien sprake is van ingrijpende wijzigingen in de technische of procedurele omstandigheden. Het stappenplan is noodzakelijk om te volgen zowel bij te bewaren, maar ook bij te vernietigen documenten, aangezien vervanging een onomkeerbaar proces is! 7

8 4.1 Voorbereiding Voorbereiding: vaststellen of het gaat om vervanging Handelingen die betrekking hebben op vervanging van archiefbescheiden zoals conversie, migratie en substitutie worden aan de beheerder 3 gemeld. Hierbij moet, in overleg met de gemeentearchivaris, vastgesteld worden of het gaat om archiefbescheiden en vervanging in de zin van de Archiefwet Wanneer bijvoorbeeld papieren documenten gedigitaliseerd worden om een digitaal werkdossier te hebben en de originelen worden niet vernietigd, is er geen sprake van vervanging. Wanneer het geen archiefbescheiden zijn of wanneer het geen vervanging in de zin van de wet betreft, wordt hiervan een verklaring opgemaakt. Voorbereiding: opstellen handboek Als het gaat om vervanging in de zin van de Archiefwet, stelt de organisatie een handboek op. Dit kan bijvoorbeeld gemaakt worden door een projectgroep, bestaande uit: de proceseigenaar of personen die hem vervangen; vertegenwoordigers uit de vakgebieden: - Documentaire Informatievoorziening; - ICT (Informatie- en Communicatietechnologie); - Juridische Zaken; - Interne controle of kwaliteitsmedewerker; eventuele andere belanghebbenden uit de organisatie, zoals de gebruikers. Voorbereiding: uitvoering en testen Het handboek is opgesteld conform het Model handboek digitale vervanging zoals dit is opgenomen in de nieuwe Nadere Regels rondom (digitale) archivering gemeente Nijmegen. Voorbereiding: advies archivaris Conform het Besluit informatiebeheer van de eigen archivaris brengt de gemeentearchivaris advies uit over de voorgenomen vervanging. Voorbereiding: juridische beoordeling In sommige gevallen is een juridische toets vereist. Er moet worden aangetoond dat de digitale documenten door bij het werkproces betrokken instanties als juridisch bewijs geaccepteerd worden. N.B. Vervangen is een vorm van verwerking van gegevens. In het geval van persoonsgegevens bestaat de kans dat op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens betrokkenen nadrukkelijk om toestemming gevraagd moet worden. Het is aan te raden om hierover overleg te plegen met de eigen juristen. 4.2 Formele besluitvorming Vervanging Formele besluitvorming: verzoek machtiging tot vervanging Indien het handboek is goedgekeurd kunnen voorbereidingen van de uitvoering van de vervanging beginnen. 3 De functionaris die als beheerder is aangewezen in het Besluit Informatiebeheer 8

9 De zorgdrager toets het vervangingproces aan de hand van: Een conceptbesluit tot vervanging; Een door de zorgdrager goedgekeurd handboek voor het vervangingsproject; Een advies van de gemeentearchivaris De concepttekst van de te publiceren bekendmaking in het officiële publicatiekanaal van de organisatie. Er is geen onderscheid (meer) in de procedure voor vevanging van te bewaren archiefbescheiden en op termijn vernietigbare archiefbescheiden. Formele besluitvorming: het besluit Na de toets en het postieve advies van de gemeentearchivaris besluit de zorgdrager tot vervanging. Formele besluitvorming: de bekendmaking Het besluit wordt in de zin van de Algemene wet bestuursrecht bekendgemaakt, waarbij vermeld wordt hoe rekening is gehouden met: a. de waarde van de documenten als onderdeel van het cultureel erfgoed; b. het belang van de in de documenten voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Als het gaat om informatie die rechtstreeks aan personen te relateren is, wordt de mogelijkheid van beroep en bezwaar opengesteld (op grond van de Algemene wet bestuursrecht). 4.3 Uitvoering Vervanging Als de officiële bezwaartermijn verstreken is en er tegen het besluit een bezwaren binnengekomen zijn, zorgt de organisatie dat de feitelijke vervanging (en dus ook vernietiging) wordt uitgevoerd. Het resultaat van de uitvoering wordt in de vorm van een evaluatieverslag gemeld aan de zorgdrager en de gemeentearchivaris. Dit evaluatieverslag wordt voorzien van een verklaring waarin de bijlagen worden opgesomd met toevoeging van een specificatie van de vervangen bescheiden (Dit evaluatieverslag kan samen met het besluit van de zorgdrager met bijlagen gelden als de verklaring van vervanging zoals wordt bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit.) Conversie of migratie De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op die: a. een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde digitale archiefbescheiden bevat; b. aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na conversie of migratie aan hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is voldaan. 4.4 Wanneer moet het handboek worden aangepast? Jaarlijks moet het handboek vervanging door de afdeling DIV 4 doorlopen worden om te controleren of er nog op dezelfde wijze als vastgelegd gewerkt wordt. Als er kleine procedurele wijzigingen zijn, dan moeten deze ter kennisgeving worden bijgehouden. Zijn er (gedurende het jaar) grote wijzigingen die invloed hebben op het proces van vervanging, dan moet dit direct gemeld worden aan de gemeentearchivaris. Daarnaast moet het handboek dan op verschillende plaatsen aangepast worden. Het kan er toe leiden dan het (positieve) advies van de gemeentearchivaris voor de vervanging dan wordt ingetrokken en opnieuw moet worden aangevraagd. 4 DIV, of ongeacht de naam, de afdeling die belast is met het informatiebeheer, 9

10 Bij de volgende ontwikkelingen is dit het geval: Als een ander DMS/RMA/Zaaksysteem/e-Depot in gebruik wordt genomen dan in het handboek vermeld staat. Dit heeft mogelijk ook gevolgen voor de bewaarstrategie en de duurzaamheid van de bestanden; Als nieuwe scanners c.q. scansoftware in gebruik wordt genomen (dit heeft mogelijke gevolgen voor de kwaliteiten van de scans); Als de werkwijze of de volgorde van de handelingen daarbinnen aanzienlijk wijzigt; Als het wettelijk kader verandert. 5. Literatuur Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling Te vinden op Nieuwe nadere regels digitale archivering gemeente Nijmegen, november 2010 Te vinden op (laatst geraadpleegd op 1 maart 2013) Richtlijn Bestandsformaten voor digitaal geboren en gedigitaliseerde tekstdocumenten ten behoeve van het concern Amsterdam, versie 0.9, november Stadsarchief Amsterdam Te vinden op (laatst geraadpleegd 1 maart 2013) Richtlijnen en procedures voor de uitvoering van projecten in het kader van Het Geheugen van Nederland, versie 4.1, maart 2006, met name de bijlagen 9 en 11. Projectbureau Het Geheugen van Nederland. Te vinden op (laatst geraadpleegd 1 maart 2013) Richtlijnen preservation imaging Metamofoze. Beeldkwaliteit, versie 1.0 januari 2012 Te vinden op (laatst geraadpleegd 1 maart 2013) Website Westfries Archief. Leidraad vervanging. A. Adema. Versie augustus 2012 Hoorn Website Gemeentearchief Rotterdam. Leidraad voor vervanging. Januari odellen/leidraad_vervanging.pdf 10

Leidraad voor vervanging van informatie

Leidraad voor vervanging van informatie Leidraad voor vervanging van informatie Inleiding Vervanging van informatie 1 volgens de Archiefwet 1995 betekent dat informatie gereproduceerd wordt, waarna de oorspronkelijke informatie wordt vernietigd

Nadere informatie

UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN

UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN Versie 9 februari 2017 1 Inhoudsopgave 1.Inleiding... 3 2.Reikwijdte van het vervangingsproces... 3 2.1 Omschrijving van de te vervangen

Nadere informatie

Studiedag Digitaal Archiveren

Studiedag Digitaal Archiveren Studiedag Digitaal Archiveren Woensdag 18 april 2007 Provinciehuis s-hertogenbosch Beleidsregel digitale vervanging Bijna is het zover! Ingmar Koch & Yvonne Welings 18 april 2007 Wie ben ik? Ingmar Koch

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer)

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) Overwegende: De Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken,

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende

Nadere informatie

Archiefverordening Avri 2016

Archiefverordening Avri 2016 NOTITIE Archiefverordening Avri 2016 Auteur Avri Versie 1 Datum 25 januari 2016 Archiefverordening Avri 2016 Het algemeen bestuur van Avri gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 1 februari

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Wetstechnische informatie

Nadere informatie

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Gedeputeerde staten van Noord-Holland gelet op artikel 6 van de Archiefverordening

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk 1061208 2014 Handboek vervanging Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie Hoogheemraadschap van Delfland Geschreven door: Bob Weynschenk Behorende bij de machtiging van

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

Datum: januari 2015. versie 1.0

Datum: januari 2015. versie 1.0 Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring

Nadere informatie

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, t.a.v. het hoofd van de Rijksarchiefdienst, Postbus 90520, 2509 LM Den Haag.

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, t.a.v. het hoofd van de Rijksarchiefdienst, Postbus 90520, 2509 LM Den Haag. Modellen Model 1 Aanvraag machtiging vervanging archiefbescheiden Aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, t.a.v. het hoofd van de Rijksarchiefdienst, Postbus 90520, 2509 LM Den Haag. Kalvermarkt

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12 AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER Raadsvergadering: 27 mei 2015 Registratienummer: TB15.5023243 Agendapunt: 12 Onderwerp: Vaststelling archiefverordening gemeente Ten Boer 2015 Voorstel: 1. De Archiefverordening

Nadere informatie

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de

Nadere informatie

Handboek Vervanging bouwarchief gemeente Lochem

Handboek Vervanging bouwarchief gemeente Lochem Handboek Vervanging bouwarchief 1900-2010 gemeente Lochem Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Verantwoording... 3 2.1 Aanleiding... 3 2.2 Archiefwettelijk kader... 3 2.3 Doel Handboek Vervanging... 4 2.4 Reikwijdte

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg).

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg). HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg BESLUIT: Vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot de voormalige verleende milieuvergunningen Datum: mei

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluit Informatiebeheer Valkenswaard 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften

Nadere informatie

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Beleidsregel van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 januari 2008, nr. WJZ/2008/452 (8218), inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de

Nadere informatie

D ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND

D ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND Overeenkomst tussen gemeente Edam-Volendam en Omgevingsdienst IJmond over het beheer van archiefbescheiden uit hoofde van de voor

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk Besluit Informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017 Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Havenschap Moerdijk In de vergadering van 7 december 2016 Mij bekend, De secretaris

Nadere informatie

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Hoorn. Nr. 46410 14 april 2016 Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 Zaaknummer: 1280834 - Gelezen het voorstel van de Afdeling Informatievoorziening,

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Datum: oktober versie 1.0. Naam opsteller: P.B.M. Leechburch Auwers

Datum: oktober versie 1.0. Naam opsteller: P.B.M. Leechburch Auwers Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot verleende bouw- en de omgevingsvergunningen Datum: oktober

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer 2015

Besluit Informatiebeheer 2015 15.0002092 Besluit Informatiebeheer 2015 Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek, gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015, Overwegende dat: - de voortschrijdende

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met een benoemde archivaris

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met een benoemde archivaris Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met een benoemde archivaris Besluit Informatiebeheer gemeente Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, Gelet op artikel van de Archiefverordening

Nadere informatie

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Besluit Informatiebeheer gemeente Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, Gelet op artikel van de Archiefverordening

Nadere informatie

de Archiefwet 1995; 2015;

de Archiefwet 1995; 2015; Archiefverordening 2016 De gemeenteraad van de gemeente Cranendonck gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d 3 november 2015 f '-fj - ^ ^3^' gelet op artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet

Nadere informatie

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten:

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: Hoofdstuk I Algemene bepalingen VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET BEHEER

Nadere informatie

Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016

Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 BLANCO gemeente Eindhoven 16R6835 Raadsnummer Inboeknummer 16bst00752 Beslisdatum B&W 7 juni 2016 Dossiernummer 16.23.351 Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 Inleiding

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

B&W besluit Publicatie

B&W besluit Publicatie B&W besluit Publicatie Onderwerp Actualisering Besluit Informatiebeheer Bestuurlijk behandelvoorstel (2013/396079) MS/DIV Collegebesluit 1. Het college stelt het vast. 2. Dit besluit heeft geen financiële

Nadere informatie

Besluiten het navolgende Besluit Informatiebeheer provincie Utrecht 2014 vast te stellen.

Besluiten het navolgende Besluit Informatiebeheer provincie Utrecht 2014 vast te stellen. BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE UTRECHT 2014 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

B&W besluit Publicatie

B&W besluit Publicatie B&W besluit Publicatie Onderwerp Mandaatbesluit ten behoeve van het archiefbeheer door Milieudienst IJmond Collegebesluit 1. Het college besluit het Mandaatbesluit Milieudienst IJmond vast te stellen.

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer gemeente Boxmeer 2009

Besluit Informatiebeheer gemeente Boxmeer 2009 Besluit Informatiebeheer gemeente Boxmeer 2009 Burgemeester en wethouders van de gemeente Boxmeer gelet op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Boxmeer 2009; Besluiten vast te stellen de navolgende:

Nadere informatie

Het besluit Informatiebeheer is gebaseerd op het model van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI).

Het besluit Informatiebeheer is gebaseerd op het model van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). BESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 10 februari 2015 Besluit nummer: 2015_BW_00101 Onderwerp Vaststelling Besluit Informatiebeheer 2015 - Besluitvormend Beknopte samenvatting Omdat het toezicht op het beheer

Nadere informatie

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van de burgemeester van 12 april 2011, kenmerk ;

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van de burgemeester van 12 april 2011, kenmerk ; Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van de burgemeester van 12 april 2011, kenmerk 578475; gelet op artikel

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL 16R.00535

RAADSVOORSTEL 16R.00535 RAADSVOORSTEL 16R.00535 gemeente WOERDEN Indiener: college van burgemeester en wethouders Datum: 20 september 2016 Portefeuillehouder(s): burgemeester Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond J.W. Lodder Versie: 3 oktober 2013 Geaccordeerd door RHCe: 03-10-2013 Inhoudsopgave 1. Verantwoording 2 1.1 Inleiding 2 1.2 Doel van de vervanging 2 1.3 De

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer RUD Utrecht 2017

Besluit Informatiebeheer RUD Utrecht 2017 Besluit Informatiebeheer RUD Utrecht 2017 Het Dagelijks Bestuur van de RUD Utrecht Gelet op: Artikel 9 van de Archiefverordening RUD Utrecht 2017 Besluit: Vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013

Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013 2 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. wet: de Archiefwet 1995; b. archiefverordening: de Archiefverordening Hoogheemraadschap

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2016

Besluit Informatiebeheer Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2016 Besluit Informatiebeheer Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2016 Het dagelijks bestuur van Streekarchief Langstraat Heusden Altena, gelet op artikel 7 van de Archiefverordening besluit vast te stellen

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. STAATSCOURANT Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. Nr. 6913 13 maart 2015 Besluit van de Minister van Veiligheid en Justitie, de Voorzitter van de Raad voor de rechtspraak en

Nadere informatie

Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek

Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek Dit werkboek is van.. augustus 2014 Hoofdstuk 2. Afwegen van het vervangingsbesluit 2.2.1 Waarom wordt vervanging overwogen? 2.2.2 Gaat het om een volledig

Nadere informatie

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Avalex gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 2 maart 2017 gelet op artikel 40,

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

Agendapunt 05 Besluit informatiebeheer 2016 Omgevingsdienst IJmond

Agendapunt 05 Besluit informatiebeheer 2016 Omgevingsdienst IJmond Agendapunt 05 Besluit informatiebeheer 2016 Omgevingsdienst IJmond 24 februari 2016 Het dagelijks bestuur van Omgevingsdienst IJmond, gelet op artikel 8 van de Archiefverordening 2016 Omgevingsdienst IJmond,

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD JAARGANG: 2014

PROVINCIAAL BLAD JAARGANG: 2014 PROVINCIAAL BLAD JAARGANG: 2014 NR: 42 Officiële naam regeling: Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen Citeertitel: Archiefverordening Provincie Limburg 2014

Nadere informatie

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. STAATSCOURANT Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. Nr. 9361 21 juni 2010 Regeling van de Minister van Justitie van 19 april 2010, nr. DDS-nummer 5646604 inzake de vervanging

Nadere informatie

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS,

Nadere informatie

B&W 8 mei 2007 Gemeenteblad

B&W 8 mei 2007 Gemeenteblad Jaar: 2007 Nummer: 35 Besluit: B&W 8 mei 2007 Gemeenteblad NADERE REGELS INFORMATIEBEHEER HELMOND 2007 Burgemeester en wethouders van Helmond; Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Helmond 2007

Nadere informatie

Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017

Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Nijkerk Nr. 44345 20 maart 2017 Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017 COLLEGEBESLUIT Registratienummer:

Nadere informatie

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8).

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG 2004 BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant-Noord; AGP 15 Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 19 oktober 2011; Gelet op artikel 30, eerste lid en 32 van de Archiefwet, alsmede artikel

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen 30,

Nadere informatie

Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.

Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. WATERSCHAPSBLAD 29 Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. Nr. 7834 september 2016 Bekendmaking Besluit Informatiebeheer Hoogheemraadschap

Nadere informatie

COLLEGEBESLUIT. Artikel 1 Begripsbepalingen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal;

COLLEGEBESLUIT. Artikel 1 Begripsbepalingen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal; COLLEGEBESLUIT Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal; Overwegende dat er op grond van de Archiefverordening regels kunnen worden gesteld over de aanwijzing van de archiefbewaarplaats,

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE HENGELO 2009 HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN HOOFDSTUK II DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE HENGELO 2009 HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN HOOFDSTUK II DE ARCHIEFBEWAARPLAATS BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE HENGELO 2009 Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de documenten van de gemeentelijke

Nadere informatie

Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413

Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413 Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413 1 Inleiding en overwegingen vervanging... 3 Wettelijk kader... 3 Archiefwet 1995... 3 Archiefbesluit 1995... 4 Archiefregeling...

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 f AB 20150112-5.4-1 Hart voor Brabant Gezondheid telt! Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 Het algemeen bestuur van de GGD Hart voor Brabant, gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer.

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. Nr. 34724 23 juni 2014 Inleiding 2.1.1 Inkomende post Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Ten Boer komt binnen op het adres en postbus

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Artikel 3 De secretaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 3 De secretaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Overijssel 2013

Besluit Informatiebeheer Overijssel 2013 Provinciaal blad nr. 2013/0354202 Besluit Informatiebeheer Overijssel 2013 besluit van: Gedeputeerde Staten d.d. 15 oktober 2013 kenmerk: 2013/0354202 gepubliceerd op: 7 november 2013 inwerkingtreding

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

gemeente Steenbergen De Heen Dinteloord Kruisland Nieuw-Vossemeer Steenbergen Welberg

gemeente Steenbergen De Heen Dinteloord Kruisland Nieuw-Vossemeer Steenbergen Welberg gemeente Steenbergen De Heen Dinteloord Kruisland Nieuw-Vossemeer Steenbergen Welberg miniin iiiiii iiii ii BM1500346 Burgemeester en wethouders van Steenbergen: Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Werk en Inkomen Lekstroom

Besluit informatiebeheer Werk en Inkomen Lekstroom Besluit informatiebeheer Werk en Inkomen Lekstroom 1 Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom; gelezen het voorstel van de directeur d.d 18 april 2013; gelet op

Nadere informatie

BIJLAGE 3. Besluit informatiebeheer

BIJLAGE 3. Besluit informatiebeheer BIJLAGE 3 Besluit informatiebeheer Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten gelet op artikel 7 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk , VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste

Nadere informatie