Datum: januari versie 1.0

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Datum: januari 2015. versie 1.0"

Transcriptie

1 Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komen Datum: januari 2015 versie 1.0

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Reikwijdte van het vervangingsproces Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Gebruikte apparatuur en software Wijze waarop de reproductie tot stand komt Selectieproces Voorbereiding documenten / dossiers of digitalisering Documentatie met betrekking tot het te gebruiken bestandsformaat en eventueel toe te passen datacompressie Scanresolutie Reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit Digitaliseringsproces Vastlegging van metadata Opname in het beheersysteem Kwaliteitsprocedures Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden Procedure wijziging vervangingsbesluit

3 1. Inleiding Dit document vormt een bijlage bij het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Boxtel overeenkomstig het Archiefbesluit 1995, artikel 6, eerste lid tot routine matige vervanging van voor blijvende bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komende door de gemeente Boxtel beheerde archiefbescheiden. Beschreven wordt de technische inrichting en de procedure van het vervangingsproces, waarbij invulling wordt gegeven aan de in het voornoemde artikel geformuleerde eis dat vervanging alleen mag plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Tevens geeft deze bijlage invulling aan de verplichting 1 in het vervangingsbesluit en bij de bekendmaking daarvan melding te maken van de wijze waarop rekening is gehouden met de waarde van de te vervangen archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek 2 Omdat het hier de vervanging betreft van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden wordt in de hoofdstukken 3 tot en met 6 invulling gegeven aan de daartoe in artikel 26b van de Archiefregeling nader gestelde eisen: a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit; e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; h. de kwaliteitsprocedures. De digitalisering van de archiefbescheiden zal in eigen beheer plaatsvinden. 1 Zie Archiefbesluit 1995 artikel 6, tweede lid 2 Zie Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d 3

4 2. Reikwijdte van het vervangingsproces 2.1 Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden Vervangen worden alle voor blijvende bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden die opgeslagen worden in het Document Management Systeem of in procesapplicaties van de gemeente Boxtel en die deel uitmaken van alle door of namens de gemeente ontvangen, opgemaakte en verzonden documenten. De te vervangen archiefbescheiden bestaan uit: Archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor vernietiging in aanmerking komen. Er is sprake van routinematige vervanging vanaf het moment dat het vervangingsbesluit is genomen. De vervanging heeft betrekking op analoge archiefbescheiden die door de gemeente Boxtel zijn ontvangen, intern zijn opgemaakt en verzonden zoals: - handgeschreven documenten, - met de hand ingevulde aanvraagformulieren, - langs mechanische of met behulp van elektronische hulpmiddelen vervaardigde tekstdocumenten en tekeningen, - foto s. Al deze documenten kunnen met de hand geschreven aantekeningen bevatten. De documenten kunnen kleur bevatten die essentieel is voor een correcte interpretatie van de inhoud. 2.2 Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed Tot de te vervangen archiefbescheiden behoren geen documenten waarvan op grond van de onderstaande argumenten besloten moet worden het origineel na digitalisering blijvend te bewaren. Toetsing heeft hierbij plaatsgevonden op grond van de onderstaande criteria: 1. De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok). 2. Het document heeft esthetische of artistieke waarde. 3. Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke). 4. Het document is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent. 4

5 5. Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject. 6. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven. 7. Het document is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. 8. Het document is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie. 9. Het document is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren. 2.3 Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Als bron voor historisch onderzoek kunnen in een aantal gevallen de archiefbescheiden worden aangeduid als een belangrijke bron aan de hand waarvan in de toekomst reconstructie kan plaatsvinden voor historisch onderzoek. Vervanging van de in dit handboek beschreven archiefbescheiden voldoet aan de daaraan te stellen eisen, waardoor de belangen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek niet worden geschaad. 5

6 3. Gebruikte apparatuur en software Bij de vervanging van de archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van de hieronder vermelde hard- en software. De daarbij te gebruiken parameters, te kiezen instellingen zoals de keuze voor scannen in zwart/wit, grijstinten of kleur worden uitgewerkt in de paragrafen 4.3 t/m 4.5. Groot formaat scanner Merk / type: Canon C 9280 PRO Gebruikte scansoftware: standaard software Canon, Adobe PSL 1.2e for Canon Toegepaste compressie: Standaard PDF Scanresolutie dpi: 300 Bitdiepte: 24 Kalibreren: maandelijks (Fiery controller) Klein formaat scanner Merk / type: Canon 4045i Gebruikte scansoftware: standaard software Canon, Adobe PSL 1.2e for Canon Toegepaste compressie: standaard PDF Scanresolutie dpi: 300 Bitdiepte: 24 Kalibreren: real time (automatisch) Tekeningenscanner Merk / type: HP Designjet T 1200 HD MFP Gebruikte scansoftware: meegeleverde scan to file/copy software Toegepaste compressie: TIFF / PDF Scanresolutie dpi: 300 Bitdiepte: 24 Kalibreren: maandelijks 6

7 4. Wijze waarop de reproductie tot stand komt 4.1 Selectieproces De te vervangen archiefbescheiden zijn door de gemeente Boxtel ontvangen, intern opgemaakt of verzonden documenten die zowel voor bewaring als voor vernietiging in aanmerking komen. Het vervangingsproces omvat de selectie, scanning, registratie, opslag en beheer van de te vervangen archiefbescheiden en de vernietiging van deze documenten. 4.2 Voorbereiding documenten / dossiers op digitalisering Bij de voorbereiding op scanning van de te vervangen documenten worden onderstaande werkzaamheden verricht: De te scannen documenten worden ontdaan van eventueel nog aanwezig zijnde hechtmiddelen zoals nietjes, paperclips, plastic en gelijmde kaften, ringbanden en andere voorwerpen die het scanproces kunnen beïnvloeden. Controle vindt plaats op leesbaarheid en volledigheid. De staat van de documenten wordt gecontroleerd: eventueel worden de documenten plat gemaakt. Eventueel aanwezig zijnde te kleine of vreemd gevormde documenten worden zo mogelijk op een vel papier van A4-formaat geplakt, anders wordt een kopie op A-4 formaat gemaakt. Die kopie moet daarbij visueel identiek zijn aan het origineel. Selectie vindt plaats op kleine formaten ( t/m A3 ) en grote formaten ( groter dan A3 ). Beide formaten worden met behulp van verschillende scanners verwerkt. 4.3 Documentatie met betrekking tot het te gebruiken bestandsformaat en eventueel toe te passen datacompressie Bestandsformaat Het bestandsformaat waarin de gescande documenten worden opgeslagen is PDF/A-1b. Het bestandsformaat TIFF wordt gebruikt voor het digitaliseren van facturen. Hiermee wordt voldaan aan de eis in Archiefregeling art 26 eerste lid dat digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. 7

8 Datacompressie Naast de toegepaste bestandsformaten in het scanningsproces, vindt tijdens de verdere verwerking geen datacompressie plaats. Bij vervanging wordt ongewenste dubbele compressie hiermee voorkomen. Bij tekstbestanden en facturen wordt Optical Character Recognition (OCR) toegepast om de reproducties full-tekst doorzoekbaar te maken. OCR wordt niet toegepast voor documenten die bestemd zijn voor het Geïntegreerde Welzijnssysteem van Centric dat wordt gebruikt door de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning. 4.4 Scanresolutie a. Gedrukte teksten Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van gedrukte teksten wordt hier uitgegaan van de onderstaande formule zoals deze werd gehanteerd in de bijlage 4 bij de sinds 1 januari 2013 vervallen Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant. De kwaliteit (leesbaarheid) van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (= Quality Index) QI =dpi x 0,039h 2 Hierin is h de hoogte van de kleinste letter e van de onderkast van het originele document in mm en dpi is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant) dient voor de QI minimaal de waarde 5,0 gekozen te worden. Uitgaande van een gemeten minimale waarde van 1,0 mm voor h en van de waarde 5,0 voor de kwaliteitsindex (dat wil zeggen alles is goed leesbaar = gemiddelde kwaliteit) levert dit als gewenste scanresolutie op 259 DPI, wat in de praktijk neerkomt op minimaal 300 DPI. b. Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc. Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van de tekeningen in kleur of grijswaarden wordt hier eveneens uitgegaan van de formule zoals deze werd gehanteerd in de bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant. QI = dpi x 0,039w Hierin is w de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn en DPI is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de 8

9 Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant) dient voor de QI minimaal de waarde 1,5 gekozen te worden. Uitgaande van een gemeten minimale waarde van ongeveer 0,15 mm voor w en van de waarde 1,5 voor de Kwaliteitsindex (dat wil zeggen alles is goed leesbaar = gemiddelde kwaliteit) levert dit als gewenste scanresolutie op afgerond 296 DPI, wat in de praktijk neerkomt op minimaal 300 DPI. 4.5 Reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit Zoals in paragraaf 2.1 al is aangegeven kunnen de te vervangen archiefbescheiden kleuren bevatten die essentieel zijn om deze documenten correct te kunnen interpreteren. Voor deze documenten is digitalisering met behoud van de originele kleuren noodzakelijk. Besloten is om alle documenten in kleur te scannen met een bitdiepte mat 24. Hierdoor worden enerzijds de kosten van de voorbereiding op digitalisering verlaagd, dit omdat geen tijd besteed hoeft te worden aan het maken van een selectie of documenten al of niet kleuren bevatten die essentieel zijn voor een correcte interpretatie van die documenten. Tevens wordt hiermee het risico vermeden dat documenten waarvan kleur essentieel is om deze correct te kunnen interpreteren abusievelijk niet in kleur gescand worden. Een uitzondering wordt gemaakt voor het documenttype facturen. Hier is gekozen om niet in kleur te scannen maar in zwart/wit. 4.6 Digitaliseringsproces Het digitaliseren van de documenten vindt plaats overeenkomstig de onderstaande werkwijze: Het scannen (instelling minimale resolutie, eventuele toepassing van datacompressie, de keuze voor scannen in zwart-wit/ grijswaarden / kleur) vindt plaats conform het gestelde in de paragrafen 4.3 t/m 4.5. Bij de verwerking van A4 documenten wordt gebruik gemaakt van dubbelzijdig scannen, dit om te voorkomen dat abusievelijk informatie op een achterkant van een vel niet wordt gescand. Alleen volledig blanco gescande pagina s worden weggelaten, dit na controle of een pagina ook daadwerkelijk volledig blanco is. Tijdens de verwerking wordt gebruik gemaakt van deskewing 3, waardoor schuine, zwarte randen worden verwijderd. Documenten die met ezelsoren zijn gescand, worden opnieuw gescand. De images van de gescande documenten moeten zodanig worden verwerkt dat deze leesbaar met de bovenzijde naar boven gepresenteerd worden. De documenten moeten worden gescand in de volgorde waarin zij zijn aangeboden, zodat de oorspronkelijk toegepaste ordening per document gehandhaafd blijft. 3 Deskewing betreft een techniek waarbij images van schuin gescande documenten automatisch worden rechtgezet en bijgesneden (cropping). 9

10 Tekstdocumenten worden verwerkt als multipage bestand. Iedere tekening wordt verwerkt als singlepage bestand. Gekozen is de originele gescande documenten voor een periode van maximaal drie maanden na scanning te bewaren waarna de originele papieren documenten worden vernietigd. Hiervoor is gekozen zodat eventueel door behandelende medewerkers opgemerkte fouten gemaakt tijdens de vervanging alsnog hersteld kunnen worden. Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt jaarlijks de verklaring van vervanging opgemaakt. 4.7 Vastlegging van metadata Gescande documenten worden in verschillende systemen opgenomen. Naast het Document Management Systeem (DMS) Corsa zijn dit het Geïntegreerd Welzijnssysteem (GWS) van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, GISVG dat gebruikt wordt voor de omgevingsvergunningen door de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling en Key2Financien waarin gescande facturen worden verwerkt. Voor de terugvindbaarheid in het DMS en de andere procesapplicaties worden tijdens en na het scanproces metagegevens gekoppeld aan de gescande documenten. Zowel op document- als op zaakniveau. Voor een deel worden deze gegevens automatisch toegekend in de gebruikte systemen. Bijvoorbeeld: uniek registratienummer, datum, tijd, de bestandsgrootte, PDF-versie, de locatie, software, merk, model en typenummer van de scanner en het aantal pagina s. In een daaropvolgend traject, tijdens het registreren van het document wordt nog andere metadata toegekend, zoals: soort stuk, registratiedatum, klantgegevens, kenmerk, procesnummer en naam, datum poststuk, behandelaar, streefdatum, casenummer en inhoudsomschrijving. 4.8 Opname in de beheersystemen Na het scannen wordt bij de import van documenten in het DMS Corsa gebruik gemaakt van het programma Corsa Capture. Hierin vindt tijdens het inlezen van de bestanden controle plaats op kwaliteit en volledigheid van de documenten, het verwijderen van blanco pagina s en het roteren van pagina s. De import van documenten in GWS vindt rechtstreeks plaats zonder tussenkomst van aparte software. De gescande bestanden worden geïmporteerd vanaf de afdelingsschijf naar Suite4WIZ (Werk Inkomen Zorg). De documenten zijn later te raadplegen in GWS (Geïntegreerde Welzijn Systeem) nadat eerder controle werkzaamheden zijn uitgevoerd. Op dit moment is het nog niet bekend op welke wijze omgevingsvergunningen gescand en opgenomen gaan worden in GISVG. Het hoofdbestanddeel van vergunningaanvragen komt nu al digitaal binnen bij de 10

11 gemeente en wordt rechtstreeks opgenomen in deze procesapplicatie. Uiteindelijk zullen de aanvragen voor omgevingsvergunningen in DMS Corsa worden opgeslagen. De wijze waarop dit gaat gebeuren is nog niet bekend. De import van gescande facturen verloopt via de applicatie DIS4FIS. De uiteindelijke opslag vindt plaats in Key2Financien. 5. Kwaliteitsprocedures Voor alle te vervangen documenten geldt dat deze: volledig vervangen moeten worden, na vervanging goed leesbaar of waarneembaar moeten zijn, en dat de juiste metagegevens worden vastgelegd waarbij de juiste ordening van de documenten niet verstoord mag raken. De procedures die moeten worden opgesteld en uitgevoerd om deze kwaliteitseisen te kunnen garanderen, worden hieronder beschreven. Controle op volledigheid van de te vervangen documenten vindt plaats na het scannen (zie ook paragraaf 4.2). De kwaliteit (volledige reproductie en leesbaarheid) van iedere scan wordt één op één direct na het scannen beoordeeld door de scanoperator. Alle geconstateerde onvolkomenheden dienen direct hersteld te worden. 11

12 6. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden Alle papieren originelen van de onder de werking van dit vervangingsbesluit vallende archiefbescheiden worden na digitalisering en na het verstrijken van de in paragraaf 4.6 aangegeven bewaartermijn vernietigd. Feitelijk vindt pas op dat moment vervanging plaats. Van iedere vervanging wordt overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 door Informatievoorziening van de gemeente Boxtel jaarlijks een verklaring opgemaakt die een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat en tevens aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is uitgevoerd. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de gemeente Boxtel. De gemeente Boxtel maakt voor de vernietiging van de analoge originelen gebruik van een extern in archiefvernietiging gespecialiseerd bedrijf. 12

13 7. Procedure wijziging vervangingsbesluit Dit vervangingsbesluit moet worden vervangen door een nieuw besluit als wijziging van op vervanging betrekking hebbende Wet- en regelgeving, voorgenomen organisatorische veranderingen binnen de gemeente Boxtel, of voorgenomen veranderingen van t.b.v. de vervanging gebruikte hard-, software of bestandsformaten leiden tot het niet meer kunnen naleven van de in dit document beschreven minimumvereisten waaraan bij vervanging voldaan moet worden. In overige gevallen moeten de wijzigingen toegevoegd worden aan het op dat moment geldende vervangingsbesluit. Zodat ook daarna gereconstrueerd kan worden op welke wijze de gemeente Boxtel invulling geeft aan de gestelde kwaliteitseisen met betrekking tot vervanging. 13

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot de voormalige verleende milieuvergunningen Datum: mei

Nadere informatie

Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413

Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413 Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413 1 Inleiding en overwegingen vervanging... 3 Wettelijk kader... 3 Archiefwet 1995... 3 Archiefbesluit 1995... 4 Archiefregeling...

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond J.W. Lodder Versie: 3 oktober 2013 Geaccordeerd door RHCe: 03-10-2013 Inhoudsopgave 1. Verantwoording 2 1.1 Inleiding 2 1.2 Doel van de vervanging 2 1.3 De

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer.

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. Nr. 34724 23 juni 2014 Inleiding 2.1.1 Inkomende post Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Ten Boer komt binnen op het adres en postbus

Nadere informatie

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk 1061208 2014 Handboek vervanging Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie Hoogheemraadschap van Delfland Geschreven door: Bob Weynschenk Behorende bij de machtiging van

Nadere informatie

Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007

Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007 Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007 Documentgeschiedenis Versie Datum Opmerkingen 0.1 Juni 2006 Initiële versie 0.2 22-06-2006 Opmerkingen PAI Noord-Brabant

Nadere informatie

BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009

BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009 BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009 Artikel 1, Begripsbepalingen In deze beleidsregel wordt verstaan onder: a. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

provinciaal blad Gedeputeerde Staten s der provincie Groningen; Gedeputeerde Staten der provincie Groningen nr. 1 28 januari 2009

provinciaal blad Gedeputeerde Staten s der provincie Groningen; Gedeputeerde Staten der provincie Groningen nr. 1 28 januari 2009 provinciaal blad nr. 1 ISSN: 0920-1092 V A N D E P R O V I N C I E G R O N I N G E N 28 januari 2009 Besluit van Gedeputeerde Staten der provincie Groningen van 20 januari 2009, nr. 2009-149719, afd. ABJ,

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray

Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray Handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring dan wel vernietiging

Nadere informatie

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Beleidsregel van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 januari 2008, nr. WJZ/2008/452 (8218), inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de

Nadere informatie

Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie

Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie DEZE BIJLAGE BEHOORT BIJ DE TOELICHTING OP DE REGELING VAN DE MINISTER VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID VAN., BV/DCA/2010/15373 TOT VERVANGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN ROND HET TOEZICHT OP DE ARBEIDSOMSTANDIGHEDENWET

Nadere informatie

Handboek Vervanging. Gemeente Lansingerland

Handboek Vervanging. Gemeente Lansingerland Handboek Vervanging Gemeente Lansingerland Versie Omschrijving Datum 0.3 29-5-2012 0.4 Versie gebruikt bij audit; opmerkingen A. Gomes en P. 14-6-2012 Diebels verwerkt en diverse bijlages toegevoegd. 0.5

Nadere informatie

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

Besluit Beleidsregels routinematige vervanging archiefbescheiden gemeente Nissewaard

Besluit Beleidsregels routinematige vervanging archiefbescheiden gemeente Nissewaard GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Nissewaard. Nr. 8331 26 januari 2016 Besluit Beleidsregels routinematige vervanging archiefbescheiden gemeente Nissewaard Het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, t.a.v. het hoofd van de Rijksarchiefdienst, Postbus 90520, 2509 LM Den Haag.

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, t.a.v. het hoofd van de Rijksarchiefdienst, Postbus 90520, 2509 LM Den Haag. Modellen Model 1 Aanvraag machtiging vervanging archiefbescheiden Aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, t.a.v. het hoofd van de Rijksarchiefdienst, Postbus 90520, 2509 LM Den Haag. Kalvermarkt

Nadere informatie

VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN

VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN 3.920.BSD/MID/CIM VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN Vastgesteld bij collegebesluit van 11 mei 2010, nr. 6d. Datum bekendmaking: 27 mei 2010. Datum inwerkingtreding: 28 mei 2010. Gemeenteblad 2010-41. REGLEMENT

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Cranendonck / / Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. definitieve versie 10-11-2015

Cranendonck / / Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. definitieve versie 10-11-2015 Cranendonck Handboek digitale vervanging archiefbescheiden definitieve versie 10-11-2015 Geaccorc^rd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. /L. /.,2^0 /i"* ^(hccs- 'dacasvixte / / Inhoudsopgave

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer)

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) Overwegende: De Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken,

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO)

Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO) Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO) 14 maart 2013 Inleiding Hieronder vind u een plan van aanpak, alsmede een prijsofferte voor het digitaliseren van milieudossiers

Nadere informatie

Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING

Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING Snelle toegang tot uw dossiers optimaliseert uw productiviteit Informatie vormt de levenslijn binnen uw onderneming de basis van effectieve

Nadere informatie

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Portefeuillehouder dr. Tom Hom Collegevergadering 7 Oktober 2014 inlichtingen Kim Jeurissen (023 5674116)

Nadere informatie

Goed, Geordend, Gevuld

Goed, Geordend, Gevuld Goed, Geordend, Gevuld Een stappenplan naar vervanging Als je volledig digitaal wilt werken, wil je ook volledig digitaal archiveren. Dat betekent dat je vervanging (ook wel substitutie genoemd) moet regelen:

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Handboek vervanging van archieven. Versie definitief Collegebesluit 16-09-2014 Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen

Handboek vervanging van archieven. Versie definitief Collegebesluit 16-09-2014 Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen Handboek vervanging van archieven Versie definitief Collegebesluit 16-09-2014 Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen 1 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemeen... 3 1.1 Aanleiding en doel... 3 1.2 Reikwijdte

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

Voorbeeld: digitalisering van foto s

Voorbeeld: digitalisering van foto s Voorbeeld: digitalisering van foto s Matthias Vandermaesen A. Achtergrond Dit voorbeeld is gebaseerd op een reële situatie. In oktober 2004 wenste het Stadsarchief Antwerpen een digitaliseringsopdracht

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. STAATSCOURANT Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. Nr. 9361 21 juni 2010 Regeling van de Minister van Justitie van 19 april 2010, nr. DDS-nummer 5646604 inzake de vervanging

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

A. Wat zijn digitale afbeeldingen? B. Bitonaal, grijswaarden of kleur en de bitdiepte C. Resolutie, bestandsgrootte, compressie en bestandsformaten

A. Wat zijn digitale afbeeldingen? B. Bitonaal, grijswaarden of kleur en de bitdiepte C. Resolutie, bestandsgrootte, compressie en bestandsformaten CURSUS DIGITAAL ATELIER AFBEELDINGEN A. Wat zijn digitale afbeeldingen? B. Bitonaal, grijswaarden of kleur en de bitdiepte C. Resolutie, bestandsgrootte, compressie en bestandsformaten A. Wat zijn digitale

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

Handreiking vervanging archiefbescheiden ELV EO B.V. W W W.ELV EO.N L OOST ER OM @ELV EO.N L

Handreiking vervanging archiefbescheiden ELV EO B.V. W W W.ELV EO.N L OOST ER OM @ELV EO.N L Handreiking vervanging archiefbescheiden D OOR : L EON VA N OOST ER OM ELV EO B.V. W W W.ELV EO.N L OOST ER OM @ELV EO.N L De handreiking vervanging archiefbescheiden Door Archief 2020 Versie 1.0 van 25

Nadere informatie

Handboek vervanging archiefbescheiden

Handboek vervanging archiefbescheiden Handboek vervanging archiefbescheiden Titel : Handboek vervanging archiefbescheiden Documentnummer : 13.0008150 Datum : 1 augustus 2014 Versie : 2.0 Status Opdrachtgever Opsteller(s) : Definitief : : Jack

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING ALGEMEEN. Bestuursondersteuning. T. Geurts, (073) 658 01 19 HANDBOEK BEHORENDE BIJ HET BESLUIT TOT

HANDBOEK VERVANGING ALGEMEEN. Bestuursondersteuning. T. Geurts, (073) 658 01 19 HANDBOEK BEHORENDE BIJ HET BESLUIT TOT HANDBOEK VERVANGING HANDBOEK BEHORENDE BIJ HET BESLUIT TOT SUBSTITUTIE VAN DOCUMENTEN DIE DEEL UIT MAKEN VAN ZAKEN VOOR BLIJVENDE BEWARING IN AANMERKING KOMEND ALGEMEEN Afdeling Bestuursondersteuning Behandeld

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

GEBRUIKERSHANDLEIDING WASE SCANNER

GEBRUIKERSHANDLEIDING WASE SCANNER GEBRUIKERSHANDLEIDING WASE SCANNER Stap 1: documenten selecteren en sorteren DOE STAP 1 OP VOORHAND IN DE VERENIGING!! DOCUMENTEN UITSORTEREN PER SOORT EN OP GROOTTE (bij voorkeur op voorhand te doen in

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Auteur(s) S. van Lin (Beleid en advies team DIV) V.G.J. Wielaart (Teamleider DIV) C.G. Alleblas

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Auteur(s) S. van Lin (Beleid en advies team DIV) V.G.J. Wielaart (Teamleider DIV) C.G. Alleblas

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

ONTWORPEN VOOR EEN OPTIMALE WORKFLOW

ONTWORPEN VOOR EEN OPTIMALE WORKFLOW ONTWORPEN VOOR EEN OPTIMALE WORKFLOW ZAKELIJKE DOCUMENTSCANNERS PDS-5000 / PDS-6000 Snelle, nauwkeurige en betrouwbare digitale conversie van papieren documenten. Ideaal geschikt voor het verwerken en

Nadere informatie

De Minister van Veiligheid en Justitie mr. I.W. Opstelten Postbus 20301 2500 EH Den Haag bezoekadres Kneuterdijk 1 2514 EM Den Haag

De Minister van Veiligheid en Justitie mr. I.W. Opstelten Postbus 20301 2500 EH Den Haag bezoekadres Kneuterdijk 1 2514 EM Den Haag De Minister van Veiligheid en Justitie mr. I.W. Opstelten Postbus 20301 2500 EH Den Haag bezoekadres Kneuterdijk 1 2514 EM Den Haag correspondentieadres Postbus 90613 2509 LP Den Haag contactpersoon datum

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE MAASSLUIS. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE MAASSLUIS. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND G E M E E N T E HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND Auteur(s) R.J.A. Bekkers (Team DIV) A. Van Ispelen (Teamleider DIV) H. Geuze (Stadsarchief

Nadere informatie

Handboek Vervanging. Handboek Vervanging 1

Handboek Vervanging. Handboek Vervanging 1 Handboek Vervanging Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties bij de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, gemeente Ommen en gemeente Hardenberg Auteurs: Johan Seekles: Gemeentelijk

Nadere informatie

Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland

Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland Provincie Noord-Brabant Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland Auteur I.J.H.Koch Datum mei 26 Managementsamenvatting en conclusies

Nadere informatie

Gemeente Oldebroek. Beleidsnotitie digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden (substitutie)

Gemeente Oldebroek. Beleidsnotitie digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden (substitutie) Gemeente Oldebroek Beleidsnotitie digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden (substitutie) ID/DIV Versie 1.0 23-10-2012 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1. Beschrijving van de werkwijze

Nadere informatie

Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden Jaargang 2014 325 Besluit van 4 september 2014 tot wijziging van het Besluit elektronisch proces-verbaal in verband met wijziging van de eisen aan omzetten

Nadere informatie

Elektronische verwerking van inkomende facturen in de BBCboekhouding

Elektronische verwerking van inkomende facturen in de BBCboekhouding Elektronische verwerking van inkomende facturen in de BBCboekhouding Dirk Van den Bossche (Cevi NV) PDF-invoice E-invoice VRS CAAS Kofax Preregistratie SAAS Isabel Certipost Basware DOMA Arco Timestamp

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Hof van Twente

Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Hof van Twente Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Hof van Twente Versie/registratienr. Omschrijving Opsteller Datum B&W besluit Datum inwerkingtreding Versie 1.0 TESZ 43439 Definitief E. Wolthuis-Krooshoop

Nadere informatie

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus Elektronische

Nadere informatie

raad voor cultuur onderwerp: ontwerp-selectielijst archiefbescheiden van provinciale organen voor de periode vanaf 2005

raad voor cultuur onderwerp: ontwerp-selectielijst archiefbescheiden van provinciale organen voor de periode vanaf 2005 --... 903''"361243 2506 AE Den Haag teleroca.317cs.osess fax +31(0)70 36147 27 e-mail cultuur@cultuur.nl www.cultuur.nl De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap p/a de Algemene Rijksarchivaris

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

Best practice Waboscanafspraken in Overijssel

Best practice Waboscanafspraken in Overijssel Best practice Waboscanafspraken in Overijssel 1 juli 2010 Best practice Wabo-scanafspraken in Overijssel Een handreiking bij scanning 1 juli 2010 Colofon Datum 1 juli 2010 Auteur Eindredactie: J.J. Duivenvoorden,

Nadere informatie

Bijlage 1. Generiek scanprotocol

Bijlage 1. Generiek scanprotocol Bijlage 1 Generiek scanprotocol Inhoudsopgave 1 Technische voorzieningen m.b.t. de scanvoorziening 4 1.1 Technische specificaties scanapparatuur 4 1.2 Minimum hardware eisen Server 4 1.3 Ondersteuning

Nadere informatie

Digitaliseren D E STA R T VA N HET NIEUWE WERKEN L E O N VA N O O S T E R O M

Digitaliseren D E STA R T VA N HET NIEUWE WERKEN L E O N VA N O O S T E R O M Digitaliseren D E STA R T VA N HET NIEUWE WERKEN D O O R : L E O N VA N O O S T E R O M E LVEO B.V. Politici en beleidsmakers moeten 04 feb 2014 Binnenlands Bestuur Politici en beleidsmakers moeten,,digitaler''

Nadere informatie

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre; E-mailprotocol Gemeente Oost Gelre Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre; overwegende dat het gewenst is regels te stellen met betrekking tot; -het gebruik van e-mail

Nadere informatie

Schoning, digitalisering en overbrenging van de bouwdossiers

Schoning, digitalisering en overbrenging van de bouwdossiers Schoning, digitalisering en overbrenging van de bouwdossiers Schoning Algemeen Schoning vindt plaats voorafgaand aan de digitalisering en de overbrenging naar het Noord- Hollands Archief (NHA). Reden voor

Nadere informatie

Dick Grooters Raadhuisstraat 296 5683 GM Best tel: 0499-392579 e-mail: d.grooters@home.nl. Printen en Scannen

Dick Grooters Raadhuisstraat 296 5683 GM Best tel: 0499-392579 e-mail: d.grooters@home.nl. Printen en Scannen Dick Grooters Raadhuisstraat 296 5683 GM Best tel: 0499-392579 e-mail: d.grooters@home.nl Printen en Scannen Als een nieuwe printer wordt gekocht en onder Windows XP aangesloten zal Windows deze nieuwe

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

Optimale Workflow Zakelijke Documentscanners

Optimale Workflow Zakelijke Documentscanners Professionele Documentscanners Ontworpen voor een Optimale Workflow Zakelijke Documentscanners PDS-5000, PDS-6000 Maak snelle, nauwkeurige en betrouwbare digitale conversies van uw papieren documenten.

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Gebruikershandleiding personeelsdossier

Gebruikershandleiding personeelsdossier Gebruikershandleiding personeelsdossier Inhoud Handleiding personeelsdossier... 1 1. Inleiding personeelsdossier... 3 2. Inloggen Personeelsdossier... 3 3. Het digitale personeelsdossier... 4 4. De taakbalk

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Dossier fotobeheer. Inleiding. Samenvatting. 1. Bewaren van originelen. 2. Registreren en digitaliseren

Dossier fotobeheer. Inleiding. Samenvatting. 1. Bewaren van originelen. 2. Registreren en digitaliseren Dossier fotobeheer Inleiding In het kader van de ondersteuning van de collectieregistratie organiseerde MovE op 21 november 2006 een workshop fotobeheer. Drie gastsprekers uit drie verschillende musea

Nadere informatie

Digitaliseren in de heemkundige kring

Digitaliseren in de heemkundige kring Digitaliseren in de heemkundige kring Lesgever: Francis Vlieghe Organisator: Heemkunde Vlaanderen Digitaliseren in heemkundige kring Bedoeling van deze les Algemeen inzicht verwerven in de termen digitaliseren

Nadere informatie

DR-6080 DR-9080C Hoge snelheid productiescanners. De snelheid en kwaliteit die u nodig heeft voor hoog volume document scanning

DR-6080 DR-9080C Hoge snelheid productiescanners. De snelheid en kwaliteit die u nodig heeft voor hoog volume document scanning DR-6080 DR-9080C Hoge snelheid productiescanners De snelheid en kwaliteit die u nodig heeft voor hoog volume document scanning Ultra-efficiënte, productieve scanners Dankzij deze nieuwe Canon scanner worden

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Helemaal Digitaal. Tips voor een beter beheer van je digitaal archief

Helemaal Digitaal. Tips voor een beter beheer van je digitaal archief Helemaal Digitaal Tips voor een beter beheer van je digitaal archief Digitaal archief? - digital born archief: - alle documenten/stukken die digitaal werden aangemaakt - bv. verslagen van bestuursvergaderingen

Nadere informatie

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid»

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid» Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid» SCSZ/11/135 ADVIES NR 11/16 VAN 8 NOVEMBER 2011 BETREFFENDE DE AANVRAAG VAN HET NATIONAAL ZIEKENFONDS PARTENA

Nadere informatie

Privacyreglement Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)

Privacyreglement Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) Privacyreglement Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) 1. Begripsbepaling 1.1. Persoonsgegevens Alle gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon. 1.2. Zorggegevens

Nadere informatie

Omgevingsvergunning. F. Fijen regisseur Platform Omgevingsrecht Stadswerk en BMS bv f.fijen@bmsonline.nl. 28 oktober 2010

Omgevingsvergunning. F. Fijen regisseur Platform Omgevingsrecht Stadswerk en BMS bv f.fijen@bmsonline.nl. 28 oktober 2010 Omgevingsvergunning 1 WABO EN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING Even voorstellen Frans Fijen 2 Functies: Directeur / senior adviseur BMS b.v. Haarlem Regisseur platform omgevingsrecht Stadswerk Betrokkenheid

Nadere informatie

Is kwaliteitsverlies van kleurenscans door JPEG-compressie acceptabel in vergelijking tot het alternatief: verliesvrij comprimeren van grijswaarden?

Is kwaliteitsverlies van kleurenscans door JPEG-compressie acceptabel in vergelijking tot het alternatief: verliesvrij comprimeren van grijswaarden? Kleurrijk versus Grijswaarden : Op zoek naar een compromis voor comprimeren 1/5 Is kwaliteitsverlies van kleurenscans door JPEG-compressie acceptabel in vergelijking tot het alternatief: verliesvrij comprimeren

Nadere informatie

Bijlage III. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen - backlog

Bijlage III. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen - backlog Bijlage III Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen - backlog april 2013 Inhoudsopgave 0 Algemeen 3 1 Technische voorzieningen m.b.t. de scanvoorziening 4 1.1 Technische specificaties scanapparatuur 4

Nadere informatie

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen Paul Drossens - Rijksarchief Inhoud Wettelijk kader en rol Rijksarchief Voorbeeld: substitutie van personeelsdossiers

Nadere informatie

1.1 persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon.

1.1 persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Vastgesteld door de Raad van Bestuur, november 2010 Artikel 1 Begripsbepalingen 1.1 persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. 1.2 verwerking van persoonsgegevens:

Nadere informatie

Professionele Flatbedscanners

Professionele Flatbedscanners Professionele Flatbedscanners voor grote en diverse scanopdrachten PDS-5000F PDS-6000F Verwerk snel en makkelijk grote scanopdrachten op kantoor dankzij de professionele flatbedscanners met automatische

Nadere informatie

digitaliseren Archiveren kan je leren, les 4 Sint-Niklaas, 29 november 2008 Willem Vanneste

digitaliseren Archiveren kan je leren, les 4 Sint-Niklaas, 29 november 2008 Willem Vanneste digitaliseren Archiveren kan je leren, les 4 Sint-Niklaas, 29 november 2008 Willem Vanneste digitaliseren is 2 waarom digitaliseren? conservering toegankelijkheid automatisering substitutie backup 3 conservering

Nadere informatie