Gymnastiek Vereniging Best, Postbus 21, 5680AA Best. Website: Notulen Jaarvergadering 2009 gehouden op

Transcriptie

1 Gymnastiek Vereniging Best, Postbus 21, 5680AA Best Website: Notulen Jaarvergadering 2009 gehouden op Plaats: zaal Gaspeldoorn van Buurthuis Kadans, St. Jozefstraat 1, 5684TS Best Aanvang: uur Aanwezig: bestuursleden: Inge van Laarhoven (voorzitter), Frans de Beer (penningmeester), Jolien Wiertz (secretaris), Wenda Leijtens (2 e penningmeester), Bianca Pouwels (bestuurslid), Leden: Ingrid van Zeijl, Pierre Groos, Martien Brugge, Maarten Bogers, Gijs Huijbregts, Rohan de Bresser, Mark v.d. Berg, Annie Dukker, Maria van Dijk, Thea Rijnders, Stientje Rutjens, Gonnie Schel, Bob de Beer, Rens de Beer, Ben Klaassen, Hans van Laarhoven, Susanne van Leuken, Tonny van Roy, Lisette Leijtens, Yvonne van Beek van Os, Harrien de Lau, Alida van Alfen, Andrea Prinsen, Hetty Strijbos, Marieke Lustenhouwer, Mevr. de Heus, Iris van de Berg, Lieke van Iersel, Nikie de Koning, Bas van Dongen, Sjaak van Zeijl, Piet Hein Louwers. Afmelding: Fam. K Sollie (ouders van Chris Sollie), Arian van Heeswijk (moeder van Neeltje), Lian van Erp, Elke Jansen, Eline Roest, Hanny Hendrix. * * * * * * * * De genodigden worden ontvangen met koffie/thee en een plak cake. Inge van Laarhoven, voorzitter, opent de vergadering: Beste aanwezigen, Welkom op deze jaarvergadering. U bent met grote getale aanwezig. Daar zijn we blij om! Bij binnenkomst hebben jullie de presentielijst kunnen tekenen. Als je nog niet getekend hebt, dan vragen wij je dit alsnog doen. Het is voorgeschreven dat de stemming voor het benoemen en herbenoemen van bestuursleden schriftelijk moet gebeuren. Je kunt vanavond je stem uitbrengen op 3 personen. Per abuis hebben we Bianca Pouwels ook als aftredend opgevoerd maar zij is volgend jaar pas aan de beurt. Voor haar wordt er dus dit jaar niet gestemd. In deze vergadering is 1 persoon aftredend volgens rooster en herkiesbaar. 1 persoon treedt af en is niet herkiesbaar. En we willen graag 2 bestuursleden toevoegen: 1 ter vervanging en 1 ter versterking. Voordat we met de vergadering beginnen vraagt de voorzitter: Zijn er nog agendapunten die toegevoegd moeten worden aan de agenda? Thea Rijnders meldt zich met het punt Verplaatsing van lessen van groep 55+ jazzdansen naar de avond. Dit punt zal als agendapunt worden opgevoerd tussen punt 6 en 7 van de voorlopige agenda. Hiermee is de agenda vastgesteld. 1. Vaststelling notulen van de vorige jaarvergadering Voorzitter: Ik neem aan dat ieder zijn notulen heeft meegenomen. Zo niet, dan zijn er 20 exemplaren op de tafels gelegd. Is iedereen akkoord met de inhoud van de notulen. Zijn er nog opmerking? Iedereen is zonder opmerkingen akkoord met de notulen. 2. Vaststelling van het jaarverslag Voorzitter geeft secretaris het woord. Secretaris leest het jaarverslag voor. Voorzitter vraagt de vergadering goedkeuring van het verslag. Yvonne van Beek merkt op dat ook Anouk Weijers is gestart met een nieuwe groep. Verder heeft Yvonne een optreden verzorgd tijdens carnaval. Op het ziekentridium in juli zijn de masters (dames 55+) opgetreden onder leiding 1

2 van Yvonne van Beek. Bij Best Kleurrijk was de vereniging vertegenwoordigd door een dansgroep o.l.v. Sandra v.d. Heuvel. De Samenloop voor Hoop in augustus, werd door Yvonne van Beek, Lieke v.d. Loo, Inge van Loosdregt en Susanne van Leuken ondersteund. Frans de Beer merkt op dat de commissie Materialen in het najaar een tumblingbaan heeft aangeschaft. Voor een nette opslag van spullen in de bergruimte boven de turnhal zijn kasten aangeschaft en stoelen en tafels voor juryleden die bij wedstrijden moeten jureren. Verder wordt het jaarverslag goedgekeurd. Daarmee wordt het bestuur gedechargeerd voor het gevoerde beleid in Verslag van de kascommissie (Piet Hein Louwers, Andrea Prinsen, Hanny Hendrix) Voorzitter geeft de woordvoerder van de kascommissie het woord. Piet Hein Louwers meldt het volgende: Alle financiën zijn doorgespit en het is dik in orde bevonden. Hij wil wel een kanttekening plaatsen. De uitgaven en inkomsten zijn groot. Hij raadt aan extra zorg te besteden aan de uitgaven. Met name de gemaakte trainingskosten. Kijk goed wie waar in de zaal staat. Kijk of de bezetting adequaat is. Dit is een suggestie voor een aandachtspunt. Een enkele grote uitgave is summier onderbouwd: het betreft hier de uitgave voor het kamp. Er is geen namenlijst aangetroffen die inzichtelijkheid geeft. Als je het echt helemaal goed wilt doen moet je ook alle namen vermelden die bijv mee op kamp gaan. De penningmeester antwoordt dat er het komend jaar op deze punten zal worden gelet, en dat gepoogd zal worden ze te verbeteren. Hiermee is het bestuur gedechargeerd voor het financiële beleid over Vaststelling van de jaarrekening van de vereniging Voorzitter geeft de penningmeester het woord. De financiële stukken worden uitgedeeld, en worden aan het einde van de vergadering weer ingenomen. Het bestuur wil niet dat financiële gegevens per ongeluk buiten deze vergadering terecht zouden komen, vandaar. De penningmeester geeft een overzicht van de balans en de staat van baten en lasten. Hij licht alle gegevens toe met behulp van de toelichting op de balans en de exploitatierekening van Bob: de kosten en opbrengsten van de activiteiten zijn 1/3 hoger. Antwoord: dat komt door het groter aantal deelnemers. Maarten: het kamp is duurder geworden, nee, goedkoper. Antwoord: afgelopen jaar is er geen voorschot betaald in oktober voor het kamp van komend jaar. Het voorschot voor 2009 is pas in jan 2009 betaald. Dat betekent dat we dit jaar in oktober waarschijnlijk het voorschot voor 2010 moeten betalen. In 2009 wordt het kamp dus duurder. Yvonne: waarom heb je dat niet als voorziening opgenomen. Antwoord: dat zullen we voortaan doen. Bob: wat zijn de bankkosten? Antwoord: dit zijn kosten voor de incasso s. Een bank doet niets voor niets. Piet Hein: de contributie stijgt, zaalhuur en trainingen stijgen. Maar de contributie stijgt niet in verhouding met de zaalhuur en trainingen. Dat is een kwalijke ontwikkeling. Opletten. Let op invulling van de groepen met leiding en aantal. Yvonne: van welk jaartal is de stereoapparatuur? Antwoord: van 2005 Yvonne: de andere stereo installatie is niet meer in gebruik. Antwoord: deze is helemaal afgeschreven. Yvonne: is de portable muziekapparatuur niet opgenomen in het boekwaarde overzicht. Antwoord: nee, het gaat hier om kleine bedragen die in een keer zijn afgeschreven. 5. Vaststelling van de begroting voor het komende boekjaar Voorzitter geeft de penningmeester het woord. De penningmeester geeft een toelichting op de begroting voor volgend jaar: de contributieverhoging is 5%, zaalhuur is rekening gehouden met een verhoging van 5%, er is veel meer capaciteit aan trainers, daarvoor hebben we 5% meer begroot, ook de training voor de wedstrijdgroep vraagt meer capaciteit, daarvoor hebben we 10% meer begroot. Vergaderingen en bestuursvergoeding is gelijk gehouden met vorig jaar. Verzekering en contributie bond is met 20% verhoogd. Per lid wordt er 13,- pp per jaar betaald aan de KNGU. Vrijwilligersattenties is gelijk gehouden. Voor opleidingen worden nog veel kosten verwacht. Clubblad, drukwerk e.d. is gelijk gehouden aan vorig jaar. In het begrote saldo houden we rekening met de gebruikelijke subsidie van de gemeente. Voor de commissie is per commissie een bedrag opgenomen in de begroting, waarmee zij hun activiteiten voor het jaar 2009 moeten uitvoeren. 2

3 Hans: zit het budget voor de website in de PR? Dan houdt de commissie niet veel over. Antwoord: inderdaad, we zullen een aparte post toe moeten voegen. Dat zal ten laste gaan van de post onvoorzien. Piet Hein: op het clubblad kan 1000,- worden bezuinigd als we dat elektronisch gaan doen. We zijn bezig met een nieuwe website. Dit jaar zullen er nog clubbladen verschijnen maar we gaan mensen vragen naar de mailadressen om bijv met nieuwsbrieven te gaan werken naar de leden. Vorig jaar hebben we voor het eerst gewerkt met inschrijven via mail. Dit is goed bevallen en voor 22 maart, de doedag, wordt er ook via mail ingeschreven. We gaan dit steeds verder uitbreiden. Op het nieuwe inschrijfformulier vragen we ook naar het mailadres. (Bonds) contributie. Voorzitter: bij veel verenigingen laten ze in de contributie het bedrag aan lidmaatschap voor de bond zien. Bondscontributie kost de vereniging veel geld. Hans: als het zo duur wordt, waarom gaan we er dan niet onder uit. We zijn toch niet verplicht lid te zijn van de bond? Je kan voor een lager bedrag een verzekering afsluiten. Voorzitter: wanneer je mee wil doen aan wedstrijden, moet je lid zijn. Daarnaast zitten er in de bond specialisten op allerlei gebied en trainers voor het opleiden van ons kader. Je kunt op vele gebieden een beroep op ze doen, en ze hebben een informatieve taak die zij goed uitvoeren. Ben en Piet Hein: als je niet bij de bond bent, krijg je niemand meer opgeleid. Het is onontbeerlijk om toch bij de bond te blijven. Contributievoorstel. De voorzitter geeft het woord aan de 2 e penningmeester, Wenda Leijtens. Wenda licht het contributievoorstel toe. Bob: is er gekeken hoe we in verhouding staan met de andere sporten? Ingrid: de wedstrijdgroep betaalt 1,92 per uur. Waar sport je heden ten dage nog voor dit bedrag? Bob: een 2 e sport moet wel aantrekkelijk blijven. Yvonne: als moeder van Ruben: Ruben krijgt 4 uur wedstrijdtraining en 1 uur recreatie. Hoe is daar precies de contributie voor berekend? Wenda: de wedstrijdgroep krijgt 1 uur recreatie gratis. Voorzitter: heel veel verenigingen berekenen hun contributie al op deze manier: een basistarief en daarop de extra uren. Ben: wanneer gaat de nieuwe contributie in? Antwoord: 1 april. 6. Benoeming bestuursleden Er wordt schriftelijk gestemd, aangezien het hier om personen gaat. Om tot stemming over te gaan, zullen stembriefjes worden uitgedeeld door Bianca. Wenda en Bianca zullen de stemmen tellen en de uitslag zal tijdens de vergadering worden bekend gemaakt. Leden vanaf 16 jaar zijn stemgerechtigd. Ook vrijwilligers mogen stemmen. U krijgt de mogelijkheid om voor of tegen te stemmen. Als u daar geen keuze in kan maken, dan stemt u niet en laat u het blanco. U kunt uw stem uitbrengen voor de Penningmeester: Frans de Beer doet dit nu 3 jaar. Wij zijn heel tevreden over zijn inzet en betrokkenheid. Frans werkt de betalingen altijd stipt af. Heeft heel veel werk aan de maandelijkse incasso s. Vooral als er weer incasso s niet te innen terugkomen, is dat veel extra werk. Binnen een jaar gaat er een groot bedrag in geldverkeer op en neer. En tot nu toe kan Frans elk bonnetje en elke betaling terugvinden. Alles is goed geadministreerd. Het is een grote verantwoording. De samenwerking met Wenda als 2 e penningmeester verloopt uitstekend en daardoor is het ook een goed financieel team. Frans houdt het dagelijks bestuur uitstekend op de hoogte van het reilen en zeilen. Kortom, alles is op orde en dat geeft het bestuur veel rust. We hebben aan Frans een betrouwbare penningmeester. Het bestuur vraagt om een positieve stemming. U kunt uw stem uitbrengen op Marieke Lustenhouwer. Marieke willen we aanstellen als nieuwe secretaris. Marieke is al langer bekend binnen de vereniging. Met haar persoonlijke achtergrond denken wij een goede kracht aan haar te hebben. Ze is zeer geïnteresseerd en wil door zitting te nemen in het bestuur weer nauwer betrokken zijn bij de vereniging. De laatste 2 bestuursvergadering heeft ze al actief meegedraaid en hebben wij gemerkt dat we aan haar een grote aanwinst krijgen. Graag voor haar een positieve stemming. 3

4 U kunt uw stem uitbrengen op Ingrid van Zeijl Snellen. Ingrid is al jaren binnen de vereniging bekend. Heeft ook al ooit in het bestuur zitting gehad. Draait vanaf september 2008 weer mee in het bestuur. Wij hebben heel veel steun aan haar op het gebied van jazzdansen, meedenken bij de kampen, ook inschrijfadres voor de kampen. Ze is zeer betrokken en wil zich graag weer helemaal inzetten voor de vereniging. Wij zijn heel blij met haar inbreng en vragen ook voor haar een positieve stemming. Jolien heeft te kennen gegeven dit jaar te willen aftreden. Jolien is sinds maart 2006 secretaris van de vereniging. Het bestuur en de vereniging heeft heel veel van Jolien geleerd. Jolien kende de vereniging alleen als lid, maar met haar enthousiasme, haar achtergrond en tijd hebben we veel dingen in het bestuur besproken en in kaart gebracht. Bijv. de sterkte en zwakte analyse. Het mee opzetten van werkgroepen. De individuele gesprekken. De samenwerking met Jolien was heel prettig. Jolien heel erg dank je wel voor alle energie die je in de vereniging hebt gestoken, we hopen dat je nog heel lang lid blijft van onze vereniging. Jolien maakt van de gelegenheid gebruik om iedereen te bedanken: Bij deze wil ik iedereen hartelijk bedanken voor de prettige samenwerking. Jullie allemaal hebben ervoor gezorgd dat ik me echt thuis heb gevoeld. Ik heb de afgelopen 3 jaar heel intens kennis gemaakt met de Gymnastiek Vereniging, met het turnen, de wedstrijden, het jazzdansen, het lesgeven, en de vele vele activiteiten die de gymvereniging daarnaast nog allemaal organiseert. De gymvereniging Maar deze is niets zonder de enthousiaste en gedreven mensen die er allemaal voor zorgen dat dit zo n geweldige eenheid is. En de mens als individu. is niets zonder zo n geweldig verband als dat door de gymvereniging wordt verenigd. Toen ik drie jaar geleden als secretaris begon, wist ik helemaal van niets over gym en turnen. Er is een wereld voor me open gegaan. Ik wil vooral ook het bestuur bedanken voor de intensieve samenwerking die we hebben gehad. Er is in de afgelopen drie jaar heel veel werk verzet. In gesprekken met de gemeente wordt er weleens uitgeroepen: 750 leden: Lieve help jullie zijn een groot bedrijf! En dan gemanaged door een aantal vrijwilligers. Jullie zullen je handen wel vol hebben. Inderdaad, het is een flinke klus, maar heel erg leuk om te doen, vooral omdat je zoveel enthousiasme van de leiding en de leden terugkrijgt. Voor mij wordt het teveel. Ik zit in het bestuur van nog zo n bedrijf met 750 leden. Jullie krijgen nieuwe mensen in het bestuur, maar ik weet nu al dat het een ijzersterk team zal zijn. Ik wens jullie allemaal heel veel succes en hoop dat de vereniging, waar iedereen zo n plezier aan beleeft, nog heel lang zal bestaan. Tussengevoegd punt: Verplaatsing 55+ dansen naar de avond. De voorzitter geeft Thea Rijnders het woord. Geacht Bestuur Gymnastiek Vereniging Best, Namens de deelnemers jazzdans voor 55+ wilde ik U vragen of U niet een danslerares kunt vinden die onze groep op een ochtend les kan geven. Naast het feit dat het naar de avond is verplaatst is ook de locatie buiten de kern van het dorp. Een ander punt is dat wij samengevoegd zijn met de jongere dansgroep, daarvan ligt het peil veel hoger. Ik heb begrepen dat er binnen de gymnastiek vereniging niemand is, maar misschien kunt U wel iemand van buiten aantrekken. Het is zo jammer, dat onze groep van heel enthousiaste dames uit elkaar valt omdat er veel dames zijn die niet 's avonds kunnen komen. Wij zijn hier aanwezig met 8 dames van onze groep en wij zouden graag, na de ledenvergadering met U hierover willen praten. Voorzitter: We hebben gezocht naar een danslerares voor overdag. Dat is ons nog niet gelukt, en we wilden u niet in een gat laten vallen. Daarom hebben we de enig mogelijke keus die we nu hadden, aan u aangeboden. De secretaris (zelf lid van de dansgroep) vraagt of de dames zelf nog namen kenden van mogelijke dansleraressen. Tonny van Roy weet dat de danslerares line dance het veel te druk heeft. Die zal het niet doen. Thea kent een andere persoon met een eigen dansschool. Zou die geen les willen geven voor GVBest? Is dat te proberen voor het bestuur? Thea vraagt iedereen om ideeën te 4

5 opperen. Piet Hein zegt te hebben gehoord dat er een breuk is ontstaan tussen de huidige lesgever en het bestuur. Is daar iets aan te doen door een bemiddelaar? Want hij vindt het heel jammer voor de jazzdansgroep 55+. De voorzitter zegt dat Yvonne uitbreiding heeft van haar werkuren, en dat dit onder andere de oorzaak is van haar stoppen met lesgeven. Yvonne geeft aan dat het een combi van factoren is. Privé is het niet meer te trekken door uitbreiding van werkuren, en er zijn andere factoren waar ze niet achter kan staan. Piet Hein vraag of de breuk definitief is. Yvonne: Ja, van haar kant is dat zo. Voorzitter vraagt woordvoerder jazzdansgroep of zij na de vergadering nog met het bestuur willen praten? Antwoord: ja graag. Lisette: is het geen idee om Susanne erbij te halen in dat gesprek. Antwoord: Susanne wordt bij het gesprek uitgenodigd. 7. Benoeming leden van de kascommissie De kascommissie bestaat uit drie leden die door de algemene vergadering worden benoemd. Volgens statuten kunnen leden van de kascommissie 2 jaar aanblijven en worden nieuwe leden van de kascommissie benoemd in de algemene vergadering. Piet Hein en Andrea zitten er nu 2 jaar in, dus zij moeten worden vervangen. Hanny mag nog 1 jaar aanblijven. Wie wil de komende 2 jaar in de kascommissie plaatsnemen? Yvonne meldt Urbain van Beek aan als wettelijk vertegenwoordiger (vader) van Ruben van Beek, lid van de wedstrijdgroep jongens. De voorzitter betwijfelt of wettelijke vertegenwoordigers lid mogen zijn van de kascommissie en zal het nakijken in de statuten. *) *) Intussen is dit nagekeken: in de statuten staat dat alleen leden lid mogen worden van de kascommissie. Maarten Bogers meldt zich aan. Andrea meldt Frank van Laarhoven aan als lid. De leden zijn dus Hanny Hendrix, Maarten Bogers en Frank van Laarhoven. Daarmee is de nieuwe kascommissie benoemd. 8. Benoeming leden overige commissies Wij zoeken bemanning/bevrouwing voor de commissie PR. Wie wil die kar trekken? Wat zijn de taken: Zorgen voor alles wat in de publiciteit moet komen zodat de Bestse gemeenschap niet vergeet dat GVBest actief is voor alle Bestenaren, en dat GVBest een leuke vereniging is die erg zijn best doet voor de jeugd en voor andere leeftijdsgroepen. Waar zorgt de commissie voor: dat kan zijn: teksten en foto s in Groeiend Best, op de website. Ook zorgen dat GVBest zich op de sociale markt vertoont, zo mogelijk zorgen voor sponsoring. Ook coördinatie van teksten die anderen schrijven en zorgen dat het bij de media komt. Het is heel leuk werk. Als je het goed organiseert hoeft het niet veel werk te zijn, en laat je anderen het werk doen. Misschien hulp van iemand van de ouders? Het bestuur wil voor de kampen ook een Commissie Kamp installeren. Definitieve invulling hebben we nog niet, maar we zijn in gesprek met mensen die deze kar willen trekken. 9. Vaststelling datum volgende jaarvergadering (IvL) De volgende jaarvergadering zal worden gehouden op woensdag 10 maart Uitslag stemming bestuursleden (IvL) Het aantal stemmen is als volgt: Frans de Beer: 28 stemmen voor - 1 stem tegen Marieke Lustenhouwer: 27 stemmen voor - 1 stem tegen Ingrid van Zeijl: 29 stemmen voor - 0 stemmen tegen 11. Jubilarissen (IvL) De voorzitter gaat over tot huldiging van de jubilarissen. Aanwezig zijn Harrien de Lau, 25 jaar lid, en Hetty Strijbos, 40 jaar lid. 5

6 De voorzitter feliciteert beide dames van harte en overhandigt ze een bos bloemen. De secretaris speldt beide dames een jubileumspeld op van de KNGU en overhandigt ze beiden een VVV bon. Ook Femke Vermeer is 25 jaar lid. De voorzitter zal zorgen dat zij bloemen, speld en cadeaubon thuisbezorgd krijgt. 6

7 12. Rondvraag Andrea: waar is de koffieautomaat? Voorzitter: weet ik niet. Iedereen weet dat je geen koffie mag zetten in de turnhal. Lisette: ik heb hem niet. Sluiting van de vergadering om uur. De aanwezigen worden uitgenodigd om samen nog een drankje te drinken en na te praten. Notulist: J. Wiertz