Nieuwsbrief. intelligente software BLIJ bestuur. En ook... november 2015

Transcriptie

1 Nieuwsbrief november 2015 intelligente software BLIJ bestuur Module Leegstand beschikbaar 80 klanten voor ROL.net Begraafplaatsen.net al bij 30 gemeenten En ook... Stroom van berichten over Mid-Office Gemeente Haacht start als eerste met Burgerloket Financiën.net staat in de startblokken Kort nieuws uit financiën Digitaal vergaderen breekt helemaal door De Lijn vergadert met Meeting.net en Meeting.mobile Gemeenten en OCMW s in zelfde schuitje De missie en waarden van Remmicom

2 Module Leegstand beschikbaar BM PM RL Remmicom verovert Vlaanderen ROL.net Elke gemeente kampt met leegstand van woningen op het eigen grondgebied. In de ene plaats is het fenomeen te verwaarlozen, maar ergens anders kan het maatschappelijk evenwicht erdoor verstoord worden. Hoe maakt u een overzicht van leegstand in uw gemeente? is verleend (de eerste twee jaar na een bouwvergunning kan men geen leegstanddossier opstarten). U maakt als gemeente eenvoudig een nieuw leegstanddossier aan. Waar men gaat langs Vlaamse wegen De tijden veranderen, de technieken evolueren en besturen switchen van leverancier. Daardoor kom je nu in steeds meer gemeenten Remmicom tegen. Bekijk het kaartje! Tot nu toe stellen gemeenten een lijst met vermoedelijke leegstandadressen vaak nog op in een Excel-bestand. Dankzij de nieuwe module Leegstand wordt het nu mogelijk leegstanddossiers op te stellen met de toepassing Omgeving.net, die Remmicom aan het ontwikkelen is. Omgeving.net is een volledig nieuwe suite waarmee Remmicom een optimale oplossing wil bieden voor alles wat met de toekomstige omgevingsvergunning te maken heeft. vanuit een Excel-bestand de gegevens naar de overheid te uploaden. De module Leegstand wordt een nuttige aanvulling van de modules die nu al deel uitmaken van ROL.net. We doen al het nodige om onze ROL.net-software op de nieuwe module af te stemmen. De stad Lier start als piloot om de ontwikkeling van de module Leegstand te verfijnen. Wat biedt de module Leegstand u nog méér? Via de module Leegstand is het mogelijk elk dossier in te tekenen in een GIS-toepassing. Ook de heffingen die een gevolg zijn van een leegstandsdossier kunnen erin behandeld worden. En natuurlijk is het uiterst gemakkelijk om het leegstandregister bij te houden en door te geven aan Ruimte Vlaanderen. Het spreekt voor zich dat deze manier van werken veel efficiënter is dan 80 klanten voor ROL.net Ook het aantal operationele gebruikers van ROL.net groeit aan in sneltreinvaart. Er zijn nu al 80 klanten die werken met ROL.net, waaronder heel wat besturen die overgeschakeld zijn van een andere software leverancier. Deze conversies verlopen dankzij de ervaring van onze medewerkers almaar vlotter. Enkele namen van ROL.net-gebruikers: de steden U hebt een perfect overzicht van uw leegstandsdossiers en optimaliseert de bron van inkomsten die leegstand voor een gemeente is. U ziet wat de historiek is van het perceel en welke andere dossiers op dat perceel geregistreerd zijn. Er kan op een eenvoudige manier nagegaan worden dat er een stedenbouwkundige vergunning Antwerpen en Gent, maar ook gemeenten zoals Essen, Grobbendonk en Lanaken. Digitale Bouwaanvraag in 25 gemeenten De invoering van de digitale werkwijze om bouwvergunningen aan te vragen en te behandelen is aan een gestage opmars bezig. De overgang van papier naar digitaal ligt nog niet bij iedereen voor de hand. Toch stelt Remmicom vast dat al 25 besturen onze module Digitale Bouwaanvraag gebruiken of kortelings zullen opstarten. De Voorkom stadskankers en verloedering van wijken. Zorg voor een strikte follow-up dankzij de nieuwe module Leegstand. gemeenten Oud-Heverlee en Lille zijn er nu ook bij. Het concrete gebruik van de toepassing verloopt trouwens erg vlot: na een halve dag opleiding kunnen mensen er mee aan de slag. Remmicom verwelkomt de gemeenten Grobbendonk, Laakdal en Lanaken voor ROL.net en de gemeenten Drogenbos, Schelle en Kontich voor de module Milieu als nieuwe klanten! Begraafplaatsen.net al bij 30 gemeenten De applicatie Begraafplaatsen.net loopt een vlekkeloos traject. Begraafplaatsen.net is een toepassing om de structuur van een begraafplaats te beheren in blokken of velden, rijen en nummers op maat van de specifieke begraafplaats. Onze medewerkers zijn volop actief met de opstart van Begraafplaatsen.net. Ze geven opleidingen over de toepassing en het gekoppelde documentbeheer. En ze waken over de feilloze conversie van de bestaande gegevens. Op dit ogenblik zijn er voor Begraafplaatsen.net al 30 operationele klanten, onder meer in Turnhout, Heusden-Zolder en Deerlijk. In die laatste gemeente zal er een koppeling met de applicatie ZerkZoeker van Leiedal worden voorzien. Bij heel wat klanten heeft Remmicom ondertussen ook een koppeling met het GIS-systeem gerealiseerd. Begraafplaatsen.net FI BM MT BG BV SR BS PM RL

3 Stroom van berichten over Mid-Office De stroom nieuwe berichten over enthousiaste gebruikers is niet te stuiten. Een overzicht. In de nieuwe versie van het postregistratiesysteem M-Post is er een nieuwe module voor het beheer van contacten. Ondertussen is de gemeente Riemst opgestart met zowel M-Post en M-Fact, het elektronische factuurbeheersysteem. Remmicom slaagde erin de gegevens uit de eerder door de gemeente gebruikte Corsasoftware zonder info van een externe leverancier feilloos te converteren. De nieuwe versie M-Post wordt ook door de gemeenten Hoogstraten en Malle in gebruik genomen. Malle zal met een MF lichtjes aangepaste versie werken, afgestemd op de manier van werken in de eigen organisatie. Remmicom is nu in staat om de software van het Mid-Officeplatform automatisch uit te rollen naar de klanten op dezelfde wijze als andere Remmicom-applicaties die ze al hebben. In ons vorige nummer introduceerden we het CAASplatform (Capture As A Service) voor het herkennen van facturen met de mogelijkheid tot validatie. De gemeente Kasterlee zal voortaan dit CAAS-platform gebruiken. MP MB Het OCMW van Lier is gestart met M-Fact en Boekhouding. Remmicom converteert de oude gegevens en koppelt ze met M-Fact. De politiezone Turnhout start ook met M-Fact voor de digitale verwerking en goedkeuring van facturen. Kort nieuws uit... financiën Hemiksem In Hemiksem is een Autonoom Gemeentebedrijf gecreëerd. Het AGB maakte een uitgebreide keuze uit de software van Remmicom, onder meer Boekhouding, Meeting.net en M-Post. Kapellen De gemeente Kapellen maakt al langer gebruik van de financiële software van Remmicom. Nu zal ook het OCMW dat doen. Remmicom voorziet ook hier de conversie vanuit de software van de huidige softwareleverancier. Kortenberg Het OCMW van Kortenberg heeft recent ook de beslissing genomen om over te stappen naar de financiële software van Remmicom. Extra dagen voor open opleidingsprogramma Remmicom wil dat gebruikers zijn software snel en efficiënt onder de knie krijgen. Daarom organiseren we regelmatig opleidingen: we peilen eerst naar de behoeften bij onze klanten en stellen dan de kalender op. Dit najaar was er zo veel interesse in het opleidingsprogramma dat we in de opleiding over facturatie nog extra dagen hebben toegevoegd. Gemeente Haacht start als eerste met Burgerloket Als eerste gemeente is Haacht van start gegaan met de applicatie Burgerloket, het eloket van Remmicom. Hiervoor werd een koppeling gelegd met de FAS (Federal Authentication Service) van FediCT. Het wordt nu mogelijk met de elektronische identiteitskaart in te loggen, zoals voor de online belastingaangifte Dat is voor burgers een voordeel, want ze ervaren bij Burgerloket op het computerscherm dezelfde look and feel. In Burgerloket is er ook een integratie met het digitale tekenplatform Intellistamp, zo wordt het afgeleverde document ook ineens digitaal ondertekend. Financiën.net staat in de startblokken In onze vorige nieuwsbrief las u hoe de piloot Financiën.net bij het AGB in Tremelo verliep. Op dit ogenblik loopt een tweede piloot in de gemeente Meerhout, waar meer mensen met Financiën.net werken. Remmicom is bijna klaar voor de uitrol! Meerhout test volop de nieuwe Coda -functionaliteit uit voor de automatische verwerking van Codabestanden voor o.a. de inkomsten uit facturatie en belastingen. Deze functionaliteit wordt een absolute meerwaarde in Financiën.net, dat nog dit jaar bij de gemeente Meerhout live zal gaan. Vanaf begin 2016 is Remmicom klaar om Financiën.net (dagelijkse verrichtingen) bij andere besturen te implementeren. Wat gebeurt er met uw oude gegevens? Remmicom heeft zijn conversietools geoptimaliseerd, zodat alle gegevens uit de BBCboekhouding perfect behouden blijven. Stapt u over van een andere softwareleverancier? Ook dan mag u zeker zijn: we doen er alles aan om alle gegevens uiterst nauwkeurig te converteren. U kunt vanuit Financiën.net altijd de BBC-historiek consulteren. Interesse in Financiën.net? Neem contact op. We tonen u graag de werking en de voordelen voor uw bestuur. Digitaal vergaderen breekt helemaal door Op korte tijd is digitaal vergaderen bij Vlaamse gemeenten doorgebroken. Dankzij Meeting.net en Meeting.mobile verdwijnen de papierbergen en verlopen vergaderingen op een meer uniforme wijze. In Bertem is de gemeentelijke website vernieuwd en alle vergaderingen verlopen nu vanuit Meeting.net. Remmicom heeft tegelijkertijd de oplossing Meeting.burger aangereikt om een tiental vergaderingen openbaar te maken: seniorenraad, jeugdraad, bibliotheekraad, gemeenteraad, cultuurraad, milieuraad Voor de vergaderingen van elke raad is een archief vanaf oktober 2012 beschikbaar. Elke burger kan in fulltext de documenten en verslagen doorzoeken op de gemeentelijke website. Kozen recent ook voor Meeting.net: de gemeenten Mol, Meise, Schoten, Roosdaal, Houthalen-Helchteren, Boechout, Ranst en Bekkevoort. Heel wat besturen maken bij de opstart van Meeting.net dankbaar gebruik om ook over te stappen naar een andere manier van notuleren. Ook voor deze omschakeling naar het modern notuleren voorziet Remmicom de nodige opleidingen en begeleiding. Ondertussen begint Meeting.mobile behoorlijk te pieken. Kasterlee, Mol en Wommelgem (voor gemeentelijke vergaderingen) en Hove en Malle (voor zowel gemeentelijke als OCMWvergaderingen) schakelen over naar mobiele apparaten. En de helpdesk van Remmicom? Die werkt vlot en kan de piek van Meeting-opstarten vlot aan. Meeting.net FI MT BG BV SR BS

4 Vervoersmaatschappij De Lijn vergadert met Meeting.net en Meeting.mobile Interview met Bernard Vancraeynest (algemeen secretaris De Lijn) Bij De Lijn behoort vergaderen met stapels papier tot het verleden. Op naar het digitale tijdperk. Na een rit langs verschillende leveranciers stopte De Lijn bij Remmicom. Algemeen secretaris Bernard Vancraeynest beschrijft het traject. Hoe kwam De Lijn in contact met Remmicom? We waren al lange tijd op zoek naar een software om de vergaderprocessen administratief te vereenvoudigen. In 2014 deden we andermaal een marktverkenning. Remmicom was een van de vijf bedrijven die we gecontacteerd hebben. Wat waren uw eisen voor de software en waarom verkoos u Remmicom boven de andere partijen? Als overheidsorganisatie is De Lijn verplicht de wet op overheidsopdrachten toe te passen. Eerst verkenden we de markt om te zien wat er allemaal bestond en welke technische mogelijkheden er zijn. De Lijn verschilt in organisatie en werking tenslotte van gemeenten. En we stelden ons ook op de hoogte van het te voorziene budget. De vijf kandidaten hebben we in concurrentie gesteld en een oordeel geveld op basis van prijs, kwaliteit en referenties. Daarnaast zijn we bij diverse besturen gaan kijken hoe zij met de software werken en wat hun ervaring met vergadersoftware is. We vroegen naar hun ervaring met de leverancier en de service die ze krijgen van de helpdesk. Aan de hand van verschillende criteria hebben we dan zo objectief mogelijk voor Remmicom gekozen. Voor welk soort vergaderingen gebruikt u de software van Remmicom bij De Lijn? We zijn gestart met drie toepassingen: de vergadering van de raad van bestuur, de vergadering van de raad van directeuren en de vergadering van de staf directie van de Centrale Diensten. Je zou dat kunnen vergelijken met een gemeente, waar bepaalde dossiers van het schepencollege naar de gemeenteraad gaan. Bij De Lijn volgen dossiers soms de weg van de staf naar de raad van directeuren en dan naar de raad van bestuur. Zodra we voldoende ervaring hebben en de software aangepast hebben aan De Lijn, zullen we uitbreiden naar andere vergaderingen: raden van bestuur in dochterondernemingen en functionele overlegorganen op een lager niveau. U werkt met zowel Meeting.net als Meeting.mobile? Klopt. Meeting.net voor de aanmaak en het beheer van de dossiers en Meeting.mobile om de deelnemers de vergadering gemakkelijk te laten volgen. Zij merken niets van de beheermodule, want ze krijgen alles kant-en-klaar voorbereid in Meeting. mobile. Alleen de beheerders komen in contact met de twee modules. Was het een grote aanpassing in de manier van werken? Ja, een behoorlijk veranderingsproces voor zowel de mensen die vergaderen als zij die de vergaderingen voorbereiden. Vroeger leverden ze gewoon een Word-document aan en bijlagen in Excel, PowerPoint, pdf Die werden gemaakt volgens een bepaalde huisstijl, maar daar bestonden op den duur verschillende versies van. In Meeting.net werkt iedereen aan dossiers die op dezelfde manier in rubrieken ingedeeld zijn. Voorbeelden van die rubrieken zijn samenvatting, beslissingsbevoegdheid, voorafgaandelijk traject, budget en financiering, beslissing Het zijn elementen die je standaard moet vermelden om een dossier op te bouwen. Ook de vergaderingen zien er anders uit? Vroeger kwam iedereen naar de vergadertafel met een stapel papier onder de arm. Na een aantal vergaderingen zien we nu dat de overschakeling manifest is. Iedereen werkt grotendeels papierloos. Een mobiel toestel laptop of tablet van gelijk welk merk of systeem volstaat. Aandachtpunt voor de vergadering of vergaderzaal: je moet voldoende stopcontacten voorzien en bij lange vergaderingen allerlei soorten oplaadkabels bij de hand hebben. Hoe gebruikt u Meeting.net voor de follow-up van vergaderingen? We voegen presentaties, beslissingen en verslagen aan elk overeenkomstig punt toe. De dossierbeheerder heeft een volledige kijk op zijn dossier en kan het helemaal opvolgen. Van begin tot eind, maar ook als het gearchiveerd is. Hij kan in een dossier ook al agendapunten voor de toekomst aanmaken. Hebt u zelf veel werk gehad met de overschakeling naar Meeting. net en Meeting.mobile? Voor Remmicom was het de eerste keer dat ze werkten voor een overheidsbedrijf. Het is een andere organisatie met andere terminologieën. Ondertussen bleven de vergaderingen natuurlijk doorlopen. Dat betekende dubbel Gemeenten en OCMW s in zelfde schuitje Hoe kunnen gemeenten en OCMW s hun software efficiënt integreren? Remmicom reikt daarvoor een aantal oplossingen aan. Om dat integratieaanbod te leren kennen kwamen beleidsmakers en IT-specialisten van gemeenten en OCMW s naar Temse en Hasselt. Daar stapten ze niet zonder enige zin voor symboliek samen de boot in. Op deze bootmeetings lichtte Remmicom zijn integratieoplossingen toe op drie domeinen: financiën, vergaderbeheer en infrastructuur. Dat ze in de praktijk écht werken bewezen draaien: op de oude manier vergaderen, de nieuwe voorbereiden en op een bepaald ogenblik de klik maken. We hebben de gebruikers geleidelijk aan opgeleid om met Meeting.net en Meeting.mobile te werken. Op termijn willen we met alle gebruikers de koppen bij elkaar steken en feedback geven aan Remmicom. Zoiets kan nuttig zijn als andere overheidsbedrijven met de vergadersoftware gaan werken. de getuigenissen uit verschillende gemeenten en OCMW s: Financiën Martine Coonen en Stijn Verlinden, respectievelijk financieel beheerder en boekhouder bij de gemeente en OCMW Houthalen-Helchteren, spraken over de BBC integratietraject bij het OCMW. Vergaderbeheer Sven Brabants, secretaris van de gemeente en OCMW Malle, lichtte de manier van werken toe in Meeting.net en Meeting.mobile vooral om efficiënt en papierloos te notuleren. Infrastructuur Koenraad Debecker, ict-hoofd van Oud-Heverlee, bracht een overzicht van het gezamenlijke infrastructuurproject in de gemeente en het OCMW. Na de presentaties nodigde Remmicom de aanwezigen uit voor een buffet en een rondvaart. Zo zat iedereen ook letterlijk in hetzelfde schuitje.

5 Waar staat Remmicom voor? We timmeren bij Remmicom hard aan de weg. Hoe doen we dat en waar leidt die weg naartoe? Dat hebben we na een interne organisatieaudit bepaald in onze missie en waarden. Het is voor zowel onze klanten als onze medewerkers een leidraad in alle activiteiten van Remmicom. Missie Remmicom wil bij openbare besturen de eerste keuze zijn voor software en infrastructuur. Zodat de burger in zijn stad, gemeente en OCMW kan rekenen op een optimale dienstverlening. Waarden Remmicom is teamspirit We helpen elkaar doelen te behalen en we delen zowel de vreugde over successen als de verantwoordelijkheid over fouten. Onze betrokkenheid is onze kracht. Remmicom is passie Passie om betere producten te brengen. Passie om de beste klantenondersteuning te bieden. Passie om een efficiënte werkomgeving te creëren. Remmicom is innovatie Uw vragen, de evolutie van de IT-wereld én onze ideeën: dat zijn de ingrediënten om nieuwe producten te ontwikkelen. Remmicom is vertrouwen Wat we beloven, dat doen we. Voor zowel uw software, uw infrastructuur en de ondersteuning ervan. Omdat we geloven in u en de burger. Remmicom is samenwerken Door samen te werken bereiken we meer. Niet alleen binnen onze organisatie om de beste software en service te leveren, maar ook met u om onze producten perfect te laten passen binnen uw bestuur. Remmicom NV Stationsstraat Westmeerbeek Tel Fax info@remmicom.be Peter Dewever Klantverantwoordelijke Tel Gsm peter.dewever@remmicom.be