Gebruikersbeheer gericht op het Digitaal Sociaal Huis (v2.2)

Transcriptie

1 Gebruikersbeheer gericht op het Digitaal Sociaal Huis (v2.2) Inhoud Algemene instellingen... 2 Inloggen tot het systeem... 2 Uw gedelegeerde beheerders beheren... 2 Uw organisatie gegevens beheren... 4 Functionaliteiten, begrippen Organisaties... 4 Definities van Teams en Groepen... 5 Groepen en Teams in relatie tot applicaties... 5 Hoe kunnen teams en groepen aangemaakt worden?... 5 Teams... 6 Groepen met externe gebruikers... 8 Externe gebruikers... 9 Het Digitaal Sociaal Huis en het gebruikersbeheer Eén sociaal huis, meerdere organisaties Standaard groepen voor het DSH Toevoegen van gebruikers aan DSH groepen = geven van toegangsrechten tot het DSH Het aanmaken van meerdere groepen met DSH toegangsrechten Contactgegevens beheren Pagina 1

2 Algemene instellingen Inloggen tot het systeem Het systeem is toegankelijk via de URL U moet inloggen met uw adres en het bijhorende paswoord. Na inloggen zal het systeem automatisch uw rol herkennen en de bijhorende links activeren. Elke gebruiker heeft een eigen profiel en kan deze gegevens zelf aanpassen. Deze acties initieert men door rechts bovenaan bij Mijn gegevens te klikken op de knoppen Mijn Profiel en Bericht instellen. Uw gedelegeerde beheerders beheren Elke organisatie (O.CM.W., gemeentebestuur,...) heeft een lokale beheerder. Hij/zij heeft de meeste rechten in het systeem en is verantwoordelijk voor de verdere delegatie van de gebruikersrollen. Standaard duidt VERA de secretaris aan als lokale beheerder. Deze kan op zijn beurt deze taak delegeren aan de gedelegeerde beheerder. In deze meeste gevallen is deze persoon de systeembeheerder of ICT verantwoordelijke binnen uw organisatie. Specifiek voor de toepassing Digitaal Sociaal Huis is er eveneens een rol DSH beheerder. Deze kan al de groepen en teams beheren die aangevinkt zijn als Digitaal Sociaal Huis Onder beheren verstaan we in deze context gebruikers toevoegen en verwijderen en contactgegevens aanpassen. Pagina 2

3 Rollen zijn verbonden met volgende rechten : VERA Lokale Gedelegeerde DSH beheerder Gebruiker beheerder beheerder Organisatie aanmaken X Organisatie beheerder aanmaken X Gedelegeerde Beheerder aanmaken (X) X Gebruikers aanmaken, editeren en verwijderen (X) (X) X Teams en groepen aanmaken (X) (X) X Teams en groepen aanpassen (x) (x) x x Profiel Aanpassen (X) X X x X Externe gebruiker aanmaken (X) (X) X Externe gebruiker Verwijderen X Pagina 3

4 Uw organisatie gegevens beheren De lokale beheerder is verantwoordelijk voor het onderhoud van de gegevens van de organisatie. Dit kan door te klikken op de knop Organisatiegegevens in het rechterpaneel. Het is aangewezen om deze gegevens na te kijken en eventueel te actualiseren. Functionaliteiten, begrippen. Organisaties Organisaties kunnen enkel aangemaakt worden door uw DSH leverancier. Ze worden beschreven door een unieke naam en een type. Organisaties beheren hun eigen contactgegevens (adres, telefoon, fax). Pagina 4

5 Definities van Teams en Groepen We gebruiken de naam team als een verzameling van interne gebruikers, noem het medewerkers of leden van uw organisatie. Organisaties kunnen deze leden zelf aanmaken, hun gegevens wijzigen en verwijderen. De Teamstructuur van een organisatie steunt in het beste geval op een doordacht organigram. Organisaties die gebruik maken van het DSH zullen deze structuur terugvinden in de betreffende applicatie, en op basis van deze Teams contactgegevens kunnen toevoegen. - De naam van een Team (en een groep) wordt automatisch aangevuld met de naam van het domein. Dit maakt het mogelijk om in de applicatie Digitaal Sociaal Huis een onderscheid te maken tussen groepen van verschillende besturen met dezelfde naam. Bij het weergeven van contactgegevens worden de domeinnamen weliswaar niet getoond. o Bevolking_bertem.be o Bevolking_haacht.be - Teams hebben een eigen adres dat kan afwijken van het adres van de organisatie. - Teams kunnen openingsuren hebben. Een groep onderscheidt zich van een dienst door het simpele feit dat ook leden uit andere organisaties (of externe gebruikers) hier deel van kunnen uitmaken. Een organisatie kan deze externe leden toevoegen aan een groep, of uit een groep verwijderen. Men kan hun gegevens echter niet aanpassen of hen als gebruiker geheel verwijderen. Verder heeft een groep dezelfde functionaliteiten als een team. Groepen en Teams in relatie tot applicaties Groepen en Teams zijn onder andere relevant voor het geven van toegang tot het Digitaal Sociaal. Deze groepen worden op geregelde tijdstippen gesynchroniseerd met Alfresco (het onderliggende systeem waarop het Digitaal Sociaal Huis gebouwd is). In Alfresco worden dan aan deze groepen bepaalde rollen toegekend. Hoe kunnen teams en groepen aangemaakt worden? Teams en groepen zijn vrij simpel aan te maken. Volgende stappen dienen gevolgd te worden : Klik in het rechterpaneel op de knop Beheer teams/groepen Pagina 5

6 Klik op de knop Groep aanmaken in het centrale scherm : In het volgende scherm dient u de naam van de nieuwe groep in te geven en te kiezen welk type groep u wenst aan te maken: OPGELET : de naam van de groep is nadien NIET meer aanpasbaar. Zorg er dus voor dat dit onmiddellijk is zoals gewenst (hoofdletters incl.). We overlopen nu de verschillende aanmaakschermen van de groepen : Teams In dit voorbeeld hebben we het team Cultuurdienst aangemaakt : Pagina 6

7 U kan nu verschillende acties doen om het aanmaken van het team te vervolledigen : De leden van een dienst lid maken van deze groep Subgroepen toevoegen aan deze groep Indien het team ook effectief integraal rechten zal krijgen op de toepassingen DSH en/of e-raden moet de respectievelijke checkboxen aangevinkt worden. Een interessant element is dat ook de adresgegevens en openingsuren van dit team kunnen ingevuld worden. In de applicatie DSH kan dit dan opgehaald worden bij de beschrijving van productfiches. Men legt dan een automatische link tussen het gebruikersbeheer en het Digitaal Sociaal Huis. Indien er dan bvb een adreswijziging zou zijn, hoeft dit maar één maal aangepast te worden, nl. in het gebruikersbeheer. Standaard worden voor teams de contactgegevens van de organisatie opgenomen. Als deze in één of ander opzicht verschillen van de contactgegevens van een team of een groep kan u deze wijzigen door het veld Verschillende locatie aan te vinken. De mogelijke contactinfovelden worden dan weergegeven : Pagina 7

8 Groepen met externe gebruikers In het voorbeeld hebben we een groep Gemeenteraad aangemaakt : Pagina 8

9 De acties die u bij de aanmaak van een groep met externe gebruikers kan uitvoeren komen overeen met het aanmaken van een team met één groot verschil : tot deze groep kunnen eveneens externe gebruikers toegevoegd worden die niet tot uw organisatie behoren. Externe gebruikers Het gebruikersbeheer introduceert het begrip externe gebruikers. Dit zijn personen die geen lid zijn van een organisatie, maar toch toegang moeten hebben tot het Digitaal Sociaal Huis. Externe gebruikers worden één maal geregistreerd en vervolgens hergebruikt in verschillende groepen, eventueel over verschillende organisaties. Externe gebruikers kunnen slechts één maal geregistreerd worden (met hetzelfde adres). Alvorens een dergelijke gebruiker aan te maken moet je dus eerst zoeken of die gebruiker al dan niet bestaat. U doet dit door het adres of de naam van deze gebruiker in te voeren. Pagina 9

10 En vervolgens op gebruiker toevoegen te klikken. Indien de gebruiker reeds bestaat krijg je volgende melding en kan je hem/haar meteen toevoegen aan de groep Pagina 10

11 Indien de gebruiker niet bestaat kan je hem/haar meteen aanmaken Hoe kan dit werken? Een voorbeeld uit de praktijk kan dit best verduidelijken. Een organisatie wil een nieuwe groep aanmaken voor het verspreiden van de verslagen van de Jeugdraad naar de leden van de ze Jeugdraad. Deze Jeugdraad bestaat uit medewerkers van het bestuur maar ook uit personen van verschillende jeugdinstellingen. Pagina 11

12 De lokale beheerder zal bij de nieuwe groep eerst de interne medewerkers selecteren en vervolgens de knop externe gebruiker toevoegen aanklikken. Hier krijgt men de mogelijkheid het adres van deze gebruiker in te geven. Het systeem zal op basis van dit adres nagaan of de gebruiker reeds bestaat. Indien ja, dan kan men hem toevoegen, indien niet, kan de locale beheerder deze externe gebruiker aanmaken en vervolgens toevoegen aan de groep. Aangezien externe gebruikers deel kunnen uitmaken van verschillende groepen, verspreidt over verschillende organisaties, is het voor de besturen niet mogelijk deze gebruikers te verwijderen. Deze mogelijkheid is enkel voorbehouden voor uw DSH leverancier. Het Digitaal Sociaal Huis en het gebruikersbeheer Eén sociaal huis, meerdere organisaties Het Digitaal Sociaal Huis is samengesteld uit één of meerdere organisaties. In de meeste gevallen maken zowel het gemeentebestuur als het OCMW deel uit van één (digitaal) Sociaal Huis. Ook andere organisaties kunnen toegevoegd worden aan uw Sociaal Huis. Zo kan bijvoorbeeld een OCMW rusthuis of verzorgingscentrum in uw gemeente als een aparte entiteit beschouwd worden. Deze organisaties kunnen dan ook deel uitmaken van dat éne Sociale Huis. Het toevoegen van een organisatie tot een sociaal huis kan enkel gedaan worden door uw DSH leverancier. U kan hiervoor de helpdesk van uw DSH leverancier contacteren. Standaard hebben we zowel het gemeentebestuur als het OCMW-bestuur toegang gegeven. Standaard groepen voor het DSH Elke organisatie die geactiveerd is voor het DSH kent automatisch volgende groepen. Pagina 12

13 LDSH = groep van Lokale Digitaal Sociaal Huis verantwoordelijken PV = groep van Productverantwoordelijken DV = groep van Dossierverantwoordelijken DSH = een overkoepelende groep. Hier maken de groepen PV en DV deel van uit. Aan deze groep mogen IN GEEN GEVAL gebruikers toegevoegd worden. Enkel groepen met de prefix PV_ en DV_ mogen (en moeten) van deze groep deel uitmaken. Om te weten wat de rollen LDSH, PV en DV juist inhouden, verwijzen we naar de handleiding over de toepassing Digitaal Sociaal Huis. Het zijn de personen die werken met het DSH die u als gedelegeerd/lokale beheerder/dsh beheerer moeten aangeven welke personen welke rol krijgen en dus in welke gelijknamige groep(en) ze moeten geplaatst worden. Toevoegen van gebruikers aan DSH groepen = geven van toegangsrechten tot het DSH Indien een gebruiker toegang moet krijgen tot de toepassing Digitaal Sociaal Huis, dient u deze persoon toe te voegen aan één of meerdere DSH groepen (deze actie kan gedaan worden door de lokale beheerder, de gedelegeerde beheerder en de DSH beheerder). Een voorbeeld : een persoon binnen een organisatie moet LDSH rechten krijgen op het sociaal huis van uw gemeente. Volgende stappen dienen genomen te worden : Pagina 13

14 U klikt in het rechterpaneel op Beheer teams/groepen In het centrale scherm klikt u op hier om alle groepen te tonen U selecteert de groep LDSH van uw gemeente In het nieuwe scherm krijgt u een overzicht van de gebruikers +resources en de subgroepen. In dit geval willen we een gebruiker toevoegen. In het linkerpaneel van gebruikers + resources selecteert u de naam van de gebruiker en klikt vervolgens op het pijltje naar rechts. NB : Een gelijkaardige actie dient ondernomen te worden om iemand toegang te ontzeggen op het DSH. U verplaatst dan wel de gebruiker van rechts naar links. Pagina 14

15 Van zodra de aanpassing gebeurt is, klikt u op de knop Groep bewaren onderaan de pagina. Het aanmaken van meerdere groepen met DSH toegangsrechten Het is best mogelijk dat uw organisatie het wenselijk acht om de rollen van productverantwoordelijken (zij die de producten beschrijven) en dossierverantwoordelijken (zij die de dossiers afhandelen) op te splitsen. In feite wenst men dus verschillende groepen te hebben met de rechten van een productverantwoordelijke (PV) en een dossierverantwoordelijke (DV) die ook selecteerbaar moeten worden in de toepassing DSH. Er zijn twee manieren om dit te bekomen : 1. Groepen maken met een prefix : Pagina 15

16 a. U maakt een nieuwe groep aan met prefix PV_ of DV_. Bijvoorbeeld PV_bevolking. i. Klik op Beheer teams/groepen ii. Klik op de knop Groep aanmaken b. Bij de aanmaak van de groep dient u de checkbox voor Digitaal Sociaal Huis aan te vinken c. U kan eventueel al in dezelfde actie een aantal personen aan deze groep toevoegen d. U klikt op de knop Groep bewaren e. Deze nieuwe groep met prefix PV_ of DV_ moet nu nog deel uit maken van de overkoepelende DSH groep. U kan (en moet) dit doen door de nieuw gecreëerde groep toe te voegen als subgroep van de groep DSH. U volgt hiervoor dezelfde stappen als beschreven voor het toevoegen van gebruikers aan groepen. De gebruiker is hier een subgroep. 2. Groepen maken zonder prefix Opmerkingen : a. U maakt een groep aan met de naam die u prefereert. Een prefix is niet nodig b. Bij de aanmaak van de groep dient u de checkbox voor Digitaal Sociaal Huis aan te vinken c. U kan eventueel al in dezelfde actie een aantal personen aan deze groep toevoegen d. U klikt op de knop Groep bewaren e. De laatste actie verschilt met de voorgaande methode. Deze groep moet nu namelijk gekoppeld worden aan een rol. Dit kan (en moet) gebeuren door ze toe te voegen als subgroep van een bestaande groep met prefix PV_ of DV_. Standaard is er steeds een PV en DV groep gecreëerd Het is niet de bedoeling dat u deze acties onderneemt met LDSH groepen. Deze rol heeft in het DSH namelijk veel rechten (te vergelijken met de gedelegeerd beheerder in het gebruikersbeheer). Het aantal personen met deze rol moet dus beperkt blijven. Zowel de gemeente als het OCMW hebben een dergelijke groep dus dit zou moeten volstaan. Extra LDSH groepen creëren is dus niet nodig. Pagina 16

17 Groepen en gebruikers worden om de 60 minuten gesynchroniseerd met de toepassing van het DSH! Uw aanpassingen zullen dus niet onmiddellijk verschijnen in het DSH. groepen mogen geen deel uitmaken van de groepen LDSH, DSH en PV en dit om beveiligingsredenen. Indien u toegang zou geven via een groep, kan iedereen die het paswoord hiervan kent, inloggen op het intranet van DSH en aanpassingen doen. Ook als de persoon die dat paswoord kent uw organisatie verlaten heeft groepen in de groep DV plaatsen, houdt minder risico s in, gezien personen met de rol DV geen editeer rechten hebben. Contactgegevens beheren Ook de contactgegevens worden beheerd binnen het gebruikersbeheer. Voor zowel organisaties, teams als groepen kunnen contactgegevens ingegeven worden. We verwijzen hiervoor naar het hoofdstukje Hoe kunnen teams en groepen aangemaakt worden? (pp. 7-8) Pagina 17