Oudervereniging Hyperion Lyceum

Transcriptie

1 Oudervereniging Hyperion Lyceum Financieel verslag Leerjaar

2 Inleiding Voor u ligt het financieel verslag van de oudervereniging over het schooljaar Dit is het verslag over het tweede, complete schooljaar van de oudervereniging. De oudervereniging legt met dit verslag verantwoording af over de door haar beheerde en aan het Hyperion Lyceum beschikbaar gestelde fondsen. De vereniging is opgericht met als doel het vergroten van de betrokkenheid van de leden bij het Hyperion Lyceum en wil dit onder meer bereiken door het beheren van de VOB-gelden en het Hyperionfonds en door een actieve rol te spelen in de besteding van deze middelen. Hiervoor is de volgende structuur opgezet die ook de basis voor het financieel verslag vormt. VOB basisbedrag Dit is het bedrag dat door de oudervereniging aan de school ter beschikking wordt gesteld voor het realiseren van extra activiteiten en leermiddelen, die niet door de overheid worden gefinancierd. De school dient hiervoor jaarlijks een begroting in bij de oudervereniging. VOB Hyperionfonds Dit is een financiële buffer die door de oudervereniging kan worden aangewend voor onvoorziene en bijzondere uitgaven. Het fonds kan in voorkomende gevallen ook ondersteuning bieden aan individuele leerlingen. Meerdaagse kampen/reizen De meerdaagse reizen worden apart door de school in rekening gebracht en vallen buiten de vrijwillige ouder bijdrage. De oudervereniging faciliteert in deze de school. Na een eerste jaar van eigen beheer van de ouderbijdrage, stond afgelopen jaar in het teken van verbetering van de samenwerking tussen oudervereniging en school. Hoe zorgen we er samen voor dat ouders aan de juiste materialen of activiteiten meebetalen? Hoe zorgen we dat uitgaven bij de juiste leerlingen belanden en hoe zorgen we ervoor dat de kosten beperkt blijven? Door intensieve samenwerking gaat dit steeds beter, hoewel het boven water krijgen van de werkelijkheid soms nog wel aan beide kanten het nodige uitzoekwerk kost. Ook omdat bepaalde gebruiken uit de VOvA-tijd niet altijd meer aansluiten bij de nieuwe situatie. Mede gedwongen door de uitfasering van het oude schoolkostensysteem is het Hyperion Lyceum afgelopen jaar overgestapt op het systeem Schoolloket van Datapas. Dit belooft op termijn meer efficiëntie toe te voegen, zeker in combinatie met een boekhoudpakket. Met het nieuwe systeem zullen onder andere reisbedragen beter en op tijd geïnd kunnen worden, iets wat grote fluctuaties, risico s en inspanning (nabellen) voorkomt. Hoewel er voor bepaalde leerjaren wat afwijkingen zijn geconstateerd tussen begroting en besteding zijn deze over de linie in evenwicht. Waar mogelijk zijn kleine, te verantwoorden onderlinge verrekeningen toegepast. Indien bestedingen voor een specifieke groep of jaar lager uitvallen dan begroot, zijn reserveringen opgenomen om deze groep in nabije toekomst te compenseren. Het streven is dat iedere leerling een vergelijkbaar profijt heeft van de totale bijdrage over een periode van 6 jaar. Naast de loyaliteitsbijdragen (voor minder draagkrachtige leerlingen) voor reizen is vanuit het Hyperionfonds afgelopen jaar geëxperimenteerd met de ondersteuning van de kosten van huiswerkbegeleiding. Een eventuele voortzetting wordt onderzocht. De nieuwe Titanenstrijd van afgelopen jaar is ook mede mogelijk gemaakt vanuit het fonds. Het streven is het beleid voor fondsbijdragen en -bestemmingen komende periode verder uit te werken en transparant te maken. 1

3 Toekomstbeleid Het komend jaar hebben het Hyperion Lyceum en de oudervereniging zich tot doel gesteld om de laatste onduidelijkheden te elimineren in de onderlinge, administratieve routing. Dit betekent onder andere dat - formeel - alle processen van begroting, besteding en verantwoording niet alleen werkbaar en helder zijn voor alle betrokkenen, maar ook bijvoorbeeld een eigenaar hebben. Door blijvend aanwezige spoken uit het verleden, routines en gewenning is het een illusie te denken dat alle processen volgend jaar opeens op rolletjes lopen. De implementatie van de processen blijft dus waarschijnlijk nog wel een tijd aandacht vergen. Duidelijk is wel dat de administratieve belasting niet te hoge eisen mag stellen aan de aanwezige capaciteit bij zowel school als oudervereniging zelf. Ook moet die administratie kerntaken van school niet in de weg gaan staan. Verdere automatisering (Schoolloket en boekhoudpakket), praktische coulance ten behoeve van verantwoording (wat is goed genoeg?) en goede afspraken over onderlinge verrekeningen kunnen hier voor meer ruimte zorgen. Een passende, structurele oplossing wordt wellicht duidelijker aan het eind van komend jaar. Amsterdam, 19 oktober 2017 Het bestuur Lennaert Kiemeneij, voorzitter Carola van Herwijnen, secretaris Hans Steketee, penningmeester Nanda Weulen Kranenberg, bestuurslid Jan Richard Kikkert, bestuurslid Algemene informatie Dockslandweg KN Amsterdam oudervereniging@hyperionlyceum.nl Website hyperionlyceum.nl/ouders/klankbordgroep-ouders Kamer van Koophandel Amsterdam Triodosbank NL 08 TRIO

4 Balans 31 augustus 2017 Activa Boekjaar Vorig boekjaar Vooruitbetalingen VOB vooruitbetaalde kosten Reizen vooruitbetaalde kosten Debiteuren VOB debiteuren Reizen debiteuren Liquide middelen Rekening Courant Spaarrekening Kas Totaal Passiva Boekjaar Vorig boekjaar Eigen vermogen VOB Hyperionfonds Vreemd vermogen Reizen Kortlopende schulden Crediteuren VOB Crediteuren Reizen Crediteuren Fonds Totaal

5 Toelichting Balans 31 augustus 2017 Activa Vooruitbetalingen VOB - Reizen Debiteuren VOB - Reizen Leerjaren 1 t/m Passiva Eigen vermogen VOB Reserve uit overgangsjaar Hyperionfonds Opgebouwd uit bijdrage naar draagkracht en extra giften Vreemd vermogen Reizen Overschot inkomsten reizen is een buffer voor af te schrijven debiteuren Kortlopende schulden VOB Reservering voor leerjaar 17/18 door niet bestede VOB-gelden Retour 15/16 30 Uitje leerjaar Vooruitbetaalde VOB 17/ Leermiddelen Toneel Titanenstrijd 16/ Trier Gym extra besteding Reizen Diverse crediteuren Hyperionfonds Titanenstrijd Huiswerkbegeleiding

6 Staat van baten en lasten 31 augustus 2017 Vrijwillige Ouder Bijdrage Boekjaar Vorig boekjaar Hyperionfonds Reizen

7 Toelichting staat van baten en lasten 31 augustus 2017 Vrijwillige Ouder Bijdrage leerjaar leerjaar leerjaar leerjaar leerjaar leerjaar Overschot VOB 15/ Bestedingen leerjaar leerjaar leerjaar leerjaar leerjaar leerjaar Reserveringen Hyperionfonds Bijdragen naar draagkracht Extra giften 247 Rente 16 Diverse inkomsten 15/ Bijdrage Reizen loyaliteit Debat-avond 792 IndeMix Docententraining Reserveringen Reizen Leerjaren 1 t/m Leerjaren 1 t/m

8 Begroting schooljaar september t/m 31 augustus Klas 1 Klas 2 Klas 3 Toneel/Dans bezoek +workshop 19 Eindejaars uitje 5 Sportdagen 10 Aanvullende leermiddelen (bevo) 15 T-shirts 15 Kunst workshops 19 Eindejaars uitje 5 Sportdagen 10 Aanvullende leermiddelen (talen) 30 IdeMiks 19 Eindejaars uitje 5 Sportdagen 10 Aanvullende leermiddelen (sport + gamma) 30 Totaal 125 Totaal 125 Totaal 125 Klas 4 Klas 5 Klas 6 CKV dagen 24 Sport 10 Aanvullende leermiddelen (science) 30 CKV dagen 24 Sport 10 Aanvullende leermiddelen (examen bv naslagwerken PWS) 30 Excursies 10 Examen (leuk) 5 Dans 19 Sport 10 Aanvullende leermiddelen (exam. +PWS) 30 Totaal 125 Totaal 125 Totaal 125 7