Oudervereniging Hyperion Lyceum. Jaarverslag

Transcriptie

1 Oudervereniging Hyperion Lyceum Jaarverslag 2016

2 Inhoudsopgave Bestuursverslag Functionarissen 4 Balans per 31 december Toelichting balans 6 Staat van baten en lasten over het boekjaar Toelichting op de staat van baten en lasten 8 1

3 Bestuursverslag Inleiding Dit verslagjaar was voor deze jonge oudervereniging een jaar van opbouwen. Het oprichtingsbestuur is opgevolgd door een nieuw bestuur dat tal van zaken in beweging moest gaan zetten. Om enkele zaken te noemen: de samenwerking met de school, de voorbereiding van een nieuw schoolkostensysteem, procedurele aspecten en richtlijnen voor het Hyperionfonds, de relatie met andere organen binnen de school en de eerste ledenvergadering. Ook vroeg de financiële verantwoording de aandacht: controle en beheer van de financiën en de rapportage per schooljaar. In dit verslag een impressie van de eerste stappen. Bestuur De samenstelling van het bestuur was op 1 januari 2016 als volgt: Han van der Maas, voorzitter; Martine Brands, secretaris; Hans Steketee, penningmeester. Onder leiding van dit oprichtingsbestuur is de werkgroep Vrijwillige Ouderbijdrage (VOB) bijeengekomen op de volgende data: 25 januari, 31 maart, 28 juni en 6 september. Uit deze werkgroep is op 27 oktober het nieuwe bestuur geformeerd. Han van der Maas en Martine Brands traden af. Lennaert Kiemeneij, Jan Richard Kikkert, Carola van Herwijnen en Nanda Weulen Kranenberg traden toe tot het bestuur. Dit bestuur vergaderde op de volgende data: 1 november, 29 november en 21 december (ledenvergadering). De samenstelling van het bestuur was op 31 december 2016: Lennaert Kiemeneij, voorzitter; Carola van Herwijnen, secretaris; Hans Steketee, penningmeester; Nanda Weulen Kranenberg, bestuurslid; Jan Richard Kikkert, bestuurslid. Eerste ledenvergadering Op 21 december is de eerste ledenvergadering gehouden. Naast de presentatie van de financiële rapportage over het schooljaar is een kascommissie ingesteld en de VOB-begroting van het lopende schooljaar besproken. Op de volgende ledenvergadering in mei 2017 wordt het Jaarverslag 2016 gepresenteerd. Uitgangspunten VOB-structuur De vereniging is opgericht met als doel het vergroten van de betrokkenheid van de leden bij het Hyperion Lyceum en wil dit onder meer bereiken door het beheren van de VOB-gelden en het Hyperionfonds en door een actieve rol te spelen in de besteding van deze middelen. Hiervoor is de volgende structuur opgezet die ook de basis voor het financieel verslag vormt. VOB basisbedrag Dit is het bedrag dat door de oudervereniging aan de school ter beschikking wordt gesteld voor het realiseren van extra activiteiten en leermiddelen, die niet door de overheid worden gefinancierd. De school dient hiervoor jaarlijks een begroting in bij de oudervereniging. VOB Hyperionfonds Dit is een financiële buffer die door de oudervereniging kan worden aangewend voor onvoorziene en bijzondere uitgaven. Het fonds kan in voorkomende gevallen ook ondersteuning bieden aan individuele leerlingen. Meerdaagse kampen/reizen De meerdaagse reizen worden apart door de school in rekening gebracht en vallen buiten de vrijwillige ouder bijdrage. De oudervereniging faciliteert in deze de school. 2

4 Samenwerking met de school De school heeft de zorg voor de praktische uitvoering van de Vrijwillige Ouderbijdrage. Dit betekent het innen van de gelden voor de VOB en het Hyperionfonds en het voeren van de boekhouding. Daarnaast is de school verantwoordelijk voor de financiën van de meerdaagse reizen waarvoor de bankrekening van de oudervereniging wordt gebruikt. Voor de oudervereniging als voor de school is dit een nieuwe situatie. Nauwe samenwerking tussen de schoolleiding, administratie en oudervereniging is daarom van groot belang. Regelmatig vindt overleg plaats en de presentatie van een eerste financiële rapportage van het schooljaar is daar een positief resultaat van. Het Hyperionfonds De bijdragen van de ouders aan het Hyperionfonds zijn boven verwachting. In eerste instantie opgezet als loyaliteitsfonds voor diegenen die voor bijzondere activiteiten extra steun kunnen gebruiken, opent dit ook andere mogelijkheden van bestemming. Deze ontwikkeling vraagt om richtlijnen, procedures en visie, een taak die het bestuur serieus en met voorrang gaat oppakken. Met behulp van pilots, door de school aangedragen zijn de eerste stappen gezet. Een voorbeeld is het huiswerkbegeleidingsproject voor een selectie leerlingen. Ook heeft het fonds een bijdrage geleverd aan een succesvolle debatbijeenkomst voor de hele school. Het Schoolkostensysteem In het verslagjaar is gebruik gemaakt van het schoolkostensysteem van Yorama (IJmuiden). Deze veelbelovende software waarmee de beoogde VOB-structuur vormgegeven kon worden, heeft ook bijgedragen aan een versnelde oprichting van de oudervereniging. Helaas is dit bedrijf failliet gegaan en is het systeem overgenomen door WIS Services (Gouda; wis.nl). WIS zorgt ervoor dat het systeem blijft functioneren tot eind De school heeft hiervoor een contract met WIS getekend. Met WIS is verder gesproken over de overstap naar hun systeem. Omdat WIS niet alle gewenste functionaliteiten kon leveren, is in overleg met de school besloten een andere partij te kiezen. Deze partij is Datapas (Haarlem). De eerste contacten hebben plaatsgevonden en inmiddels is een overeenkomst in de maak. Relaties met andere groepen binnen de school Naast de Medezeggenschapsraad van de VOvA was de Klankbordgroep de eerste bestaansjaren van het Hyperion Lyceum het enige eigen ouderoverlegorgaan van de school. In het verslagjaar zijn hier twee organen bijgekomen: de oudervereniging en de eigen deelraad van het Hyperion Lyceum. De verantwoordelijkheden van de nu drie organen zijn verschillend maar er zijn ook overlappingen. Voor de deelraad en de oudervereniging geldt dit voor de VOB en voor de klankbordgroep de werken denkgroepen. Inmiddels zijn stappen gezet deze gezamenlijke verantwoordelijkheden te stroomlijnen en de samenwerking effectief te organiseren. 3

5 Functionarissen Het bestuur Lennaert Kiemeneij, voorzitter Carola van Herwijnen, secretaris Hans Steketee, penningmeester Nanda Weulen Kranenberg, bestuurslid Jan Richard Kikkert, bestuurslid Algemene informatie Dockslandweg KN Amsterdam oudervereniging@hyperionlyceum.nl Website hyperionlyceum.nl/ouders/klankbordgroep-ouders Kamer van Koophandel Amsterdam Triodosbank NL 08 TRIO

6 Balans 31 december 2016 Activa Vooruitbetalingen VOB vooruitbetaalde kosten Reizen vooruitbetaalde kosten Debiteuren VOB debiteuren Reizen debiteuren Liquide middelen Rekening Courant Spaarrekening Kas Totaal Passiva Eigen vermogen VOB Hyperionfonds Vreemd vermogen Reizen Voorziening VOB Vooruit ontvangen Reizen Kortlopende schulden Crediteuren VOB Crediteuren Reizen Crediteuren Fonds Totaal

7 Toelichting Balans 31 december 2016 Activa Vooruitbetalingen Reizen Cultuurreizen Debiteuren VOB Diversen 78 Reizen Leerjaren 1 t/m Passiva Eigen vermogen VOB Stand reserve uit verslag 2015/ Hyperionfonds Beginstand (uit 2015) Bijdragen naar draagkracht en giften Totaal Vreemd vermogen Reizen Beginstand (uit 2015) Tekort Voorziening VOB Voorziening schooljaar 2016/2017 tweede helft Vooruit ontvangen Reizen Leerjaar Leerjaar Leerjaar Kortlopende schulden VOB Reservering voor leerjaar 16/17 door niet bestede VOB-gelden Diverse crediteuren 248 Reizen Orvelte leerjaar Retour teveel betaalde kosten leerjaar 1 en

8 Staat van baten en lasten 31 december 2016 Vrijwillige Ouder Bijdrage Hyperionfonds Reizen Totaal Verschil Naar voorziening Verschil Naar eigen vermogen Verschil Naar vreemd vermogen Verschil

9 Toelichting staat van baten en lasten 31 december 2016 Vrijwillige Ouderbijdrage leerjaren 1 t/m Bijdrage Hyperonfonds Algemene kosten 50 Bestedingen leerjaren 1 t/m Reserveringen en correcties Hyperionfonds Bijdragen naar draagkracht Extra giften Bijdrage VOB 125 Activiteiten en bijeenkomsten Reizen Reizen Nabetalingen Diversen Reizen Teveel ontvangen Reizen