Verslag Algemene Vergadering United Bikers vzw

Transcriptie

1 Verslag Algemene Vergadering United Bikers vzw Datum: Aanwezig met stemrecht: JohanC, Martin, Geert, Anja, Annik, Gerrit, Jef, Daniel, Sven, MarcV, BertB, Karen, Karel, KoenG, MarcT, PascalD, Stephane, PatrickVD, Dré, Luc, Jo, Beny, Nico (23) Volmachten: Beny voor EricV (1) 2/3 van ledenaantal (vereist voor statutenwijziging): 28 Meerderheid: 12+1 Verontschuldigd: DannyC, Wim, Yves, Thérèse, DirkC, Serge, PatrickO, Hilde. 1. Verwelkoming Beny verwelkomt de leden met een korte toespraak en overloopt de agenda voor de algemene vergadering. Er worden door het bestuur twee lijsten rondgedeeld: één voor aanduiding van de marathons die iedereen dit jaar gaat rijden, een andere om de persoonlijke gegevens te controleren. Beny overloopt het aantal deelnames aan clubtt s het afgelopen jaar. Daaruit kan een les worden geleerd. De flyerverdeling blijkt niet verzoenbaar met het samen rijden. Het systeem van flyerverdeling moet dus worden herbekeken. Mogelijkheden: enkel de laatste twee weken, of maar één rit per WE waar dan flyers worden gestoken. Na de clubmarathon is het aantal deelnames sterk verminderd. Een teken van verzadiging? Beny vermeldt ook dat de buitenlandse clubmarathons een succes waren (staan in top tien van TT s met meest aantal deelnemers). 2. Goedkeuring verslagen vorige vergaderingen Er zijn geen opmerkingen op de verslagen. Nico meldt dat verschillende van deze onderwerpen later op de avond nog terug worden aangehaald Jaar United Bikers Karel, Daniel, Jef en Serge hebben op vraag van het bestuur de koppen bijeengestoken om een concept uit te werken rond 10 jaar UB. Uit de voorstellen die uit de brainstorming naar voren zijn gekomen, werd een receptie gekozen waar zowel leden als ex-leden op worden uitgenodigd, met een presentatie van foto s, een synthese van verslagen en anekdotes uit de geschiedenis van de club, United Bikers vzw Verslag algemene vergadering dd Pag. 1 van 5

2 Vanuit het bestuur wordt een budget van EUR gereserveerd voor deze viering. Bedoeling is dat er gratis wordt ingeschreven. De werkgroep werkt dit concept verder uit in samenwerking met het bestuur. Actie Werkgroep 4. Langetermijnplanning en return naar de leden Volgens de timing wordt het kledijfonds verder aangevuld, zodat er tegen 2011 voldoende fondsen zijn om de clubbijdrage aan de nieuwe kledij te financieren. Beny meldt dat dit het scenario is dat op de vorige AV werd goedgekeurd en ook zal worden gevolgd bij het opmaken van begroting en budgetten, tenzij de leden een andere timing verkiezen. Beny toont een aantal financieringsopties voor de clubkleding op basis van de huidige prijzen. Dit zal terug worden besproken wanneer de aankoop zal gebeuren. Het bestuur zal ook de fondsen die we niet op korte termijn nodig hebben, op een termijnrekening plaatsen om een hoger rendement te krijgen. Beny toont een overzicht van het aantal gereden ritten per lid en het aantal punten verdiend. 18 leden hebben minder dan 10 ritten. Daarvan zijn er 3 die wegens kwetsuren/ziekte niet het hele jaar hebben kunnen fietsen. De return naar de leden (bonuspunten) wordt voor 2008 op 30 bonuspunten gebracht. Dit is minder dan vorig jaar omdat er een extra kostenpost is (10 jaar UB). Het bestuur meldt ook dat er nog een aantal leden zijn die hun bonus van 2007 nog niet helemaal hebben opgebruikt. Deze bonuspunten worden overgedragen naar het volgende jaar. 5. Goedkeuring rekeningen en begroting 2008 Geert geeft toelichting bij de financiën. Grote uitgavenpost voor 2007 was de betaling van de clubkledij (besteld in 2006, betaald in 2007) en de bestelling clubkledij van 2007, waar nog een betaling door de leden moet gebeuren. Bij de staat van het vermogen worden de middelen van de club gewaardeerd (materiaal, kleding, ) en deze wordt ook op een bepaalde periode afgeschreven. Zo wordt de bikekledij tegen 2011 afgeschreven tot 10% van haar oorspronkelijke verkoopwaarde. De vzw moet elk jaar een eindafrekening doen en een begroting opmaken die door de AV moet worden goedgekeurd. De vergadering heeft geen opmerkingen op de begroting, dus wordt deze goedgekeurd. De statuten van de vzw moeten worden herbekeken i.f.v. de nieuwe vzw-wetgeving. Ook moet de club nu elk jaar een jaarrekening en de begroting opsturen naar de Rechtbank van Koophandel (samen met de ledenlijst). Actie Geert/Nico 6. Ontheffing van bestuur over werkingsjaar 2007 Er zijn geen opmerkingen over het bestuur en zijn werking het afgelopen jaar. Het bestuur wordt dus ontheven van zijn verantwoordelijkheden voor werkingsjaar United Bikers vzw Verslag algemene vergadering dd Pag. 2 van 5

3 7. Verkiezing nieuwe beheerraad Het voltallige bestuur is ontslagnemend. Pascal Vanderijt heeft eerder al laten weten dat hij zich niet meer kandidaat stelt voor een bestuursfunctie. Momenteel zijn de nieuwe kandidaten Beny Sooghen, Geert Devogelaere, Patrick Opdebeeck, Jo Vertessen en Nico Vanaken. Navraag op de vergadering levert geen nieuwe kandidaturen op. De A.V. aanvaardt de kandidaturen voor het jaar Beny doet nogmaals een oproep voor versterking van het bestuur. Hij geeft toelichting bij de vergaderfrequentie en ziet in een uitbreiding van het bestuur vooral een meerwaarde voor het aanbrengen van nieuwe ideeën. Kandidaten mogen zich steeds melden. 8. Vaststelling lidgelden 2009 nieuw systeem Momenteel is het lidgeld (verlenging lidmaatschap) vastgesteld op 75 EUR, met een aantal kortingen voor samenwonenden en minderjarigen. De VWB geeft echter zelf een aantal kortingen, die de club niet kan in mindering brengen zodat een aantal leden eigenlijk wat teveel betalen. Daarom stelt het bestuur de volgende regel voor: het lidgeld wordt samengesteld uit een vast bedrag dat door de algemene vergadering wordt vastgesteld (50 EUR) en een variabel bedrag dat bestaat uit de verzekeringspremie die geldt voor het desbetreffende lid op dat moment. De clubkortingen blijven ook bestaan (10 EUR voor samenwonenden onder één dak vanaf het tweede lid, 20 EUR voor jongeren -16 jaar). De voltallige vergadering gaat akkoord met deze nieuwe regel. Deze zal dus ingaan voor het jaar Kledij Het bestuur geeft een overzicht van de kledij in stock en de daaraan gekoppelde prijzen. Bij de laatste bestelling van de bikekledij zijn de verkoopsvoorwaarden van Vermarc gewijzigd, zodat de prijzen hoger uitvallen dan geschat. De club heeft indertijd echter de min. en max. prijzen doorgegeven aan de leden en houdt zich daar ook aan: - bij prijs incl. clubkorting 10% < max geschatte prijs: prijs incl. clubkorting wordt betaald - bij prijs incl. clubkorting 10% > max geschatte prijs: max geschatte prijs wordt betaald Dit systeem zal worden gehanteerd bij de afrekeningen van de bikekledijbestelling van Geert heeft alle leden die nog moeten betalen hierover ingelicht. 10. United Bikers Marathon Serie Het bestuur heeft ism Yves een concept uitgewerkt om de marathons en vooral het clubgevoel wat te stimuleren. Op de website staat alle info over bedoeling, doelgroep, concept, Karel steunt het initiatief, maar heeft vragen bij het maken van een apart shirt hiervoor én het openstellen ervan naar niet-leden. Hij vreest dat hier vooral mensen op zullen afkomen die enkel marathons rijden en zich voor de rest afzijdig zullen houden. Daniel vindt dat de club geen reisbureau is: als iemand wil mee profiteren van de club, moet hij/zij ook maar lid worden. United Bikers vzw Verslag algemene vergadering dd Pag. 3 van 5

4 Er wordt besloten dat het concept verder kan worden uitgewerkt, maar dan zonder het maken van het aparte shirt en het beperken van deelname tot de clubleden. 11. Website De gegevens van de site werden door de domeinnaambeheerder aangepast. Marc en Karen lichten de nieuwe functionaliteiten van de website toe. De blog kan worden bereikt door username unitedbikers en wachtwoord diest. Na inloggen kan je je wachtwoord zelf wijzigen. Een nieuw wachtwoord kan je steeds aanvragen via de blogsite. Beny vraagt om de topics op de blog te kunnen plannen in een bepaalde maand, zodat ze in die maand worden gepubliceerd. Karen vraagt dat foto s aan haar worden doorg d (mits beperkte bestandsgrootte) of worden doorgegeven op disk of USB-stick. De gereden ritten zullen nu regelmatig worden bijgewerkt door het bestuur. Ook zal er een template voor de verzekering op de website worden gezet. Tevens zal er een overzichtslijst worden gepubliceerd waar je kan zien wie aan welke marathons zal deelnemen. De leden vragen een lijst waar je de telefoonnummers en mailadressen van de andere leden kan raadplegen. Dit zal worden in orde gebracht. 12. Clubfeest De planning is dat dit zal doorgaan op 15 maart a.s. Het bestuur vraagt of de formule van de twee vorige jaren kan herhaald worden. De leden willen wel eens wat anders. Het bestuur kijkt wat er mogelijk is. Actie Bestuur Tevens vraagt het bestuur hoe we de inschrijving gaan organiseren: 1) leden en partners elk 50% van de kostprijs of 2) leden gratis en partners 100% De vergadering gaat akkoord met het toepassen van regel 2). 13. Biker of the Year Er was dit jaar niks te doen aan de heerschappij van Beny (55 ritten gereden!). Hij mag de trofee dit jaar op zijn schouw zetten. De top tien van de leden met het meeste aantal gereden ritten krijgt een cadeaubon van Safety Jogger (schoenen of bikekledij). Beny wil de bestelling wel coördineren en deze in Bierbeek laten leveren zodat we niet tot in Oudenaarde moeten rijden. Het bonnetje moet dan ingevuld aan Beny worden bezorgd. 14. Kalender toertochten De leden willen meer inspraak in de opstelling van de toertochten. Martin wil meer richting Vlaams-Brabant gaan. Beny antwoordt dat de winterkalender vooral wordt opgesteld ifv de berijdbaarheid van het parkoers en de aantrekkelijkheid ervan. United Bikers vzw Verslag algemene vergadering dd Pag. 4 van 5

5 Het bestuur stelt voor dat een lijst met de TT s (+alternatieven in de buurt) wordt rondgestuurd, waarop de leden opmerkingen kunnen maken binnen een bepaalde termijn. Daarna wordt de definitieve lijst gepubliceerd op de website. Actie PatrickO Beny vraagt aan Bert om een nightbike te organiseren in Mol. Bert stelt voor dat het bestuur een datum prikt en hij dan een tocht uitwerkt. Actie Bestuur Op 17 februari (TT Schaffen) zal het bestuur voor taart zorgen. De taart zal vanaf u geserveerd worden. 15. Ieder zijn zeg Het bestuur vraagt aan de leden om éénmaal per jaar bij wijze van onkostenvergoeding, het bestuur eens te laten gaan eten. Budget zou EUR/bestuurslid zijn. De vergadering keurt dit goed. Beny heeft info over een fietsverzekering en stuurt dit door naar de leden. Actie Beny Bert stelt voor om voor de BMX-initiatie door het bestuur een datum te laten vastleggen samen met de organisator. Actie bestuur Beny wil een info-avond over Garmin en Naqi-producten organiseren, waarbij clubs uit de omgeving ook worden uitgenodigd. Actie Beny Het vaste MTB-parkoers van Diest zou een BLOSO-parkoers worden, waardoor BLOSO zou instaan voor de materialen voor het parkoers, en er ook verbindingen worden gemaakt met andere vaste MTB-routes. Nadeel is dat BLOSO schriftelijke toestemmingen eist van de landeigenaars, wat in Diest wel een probleem kan zijn. Op gaat het bestuur naar een vergadering op de provinciale sportdienst in Hasselt ivm de toegang tot de Willekesberg. Later feedback hierover. Voor de UB-marathon werken we ook dit jaar samen met K x Creations, waarbij we terug over het gouden pakket kunnen beschikken. Beny werkt een coördinatenspel uit dat in maart/april zal doorgaan. Actie Beny De voorzitter De secretaris Beny Sooghen Nico Vanaken United Bikers vzw Verslag algemene vergadering dd Pag. 5 van 5