Verslag Ledenvergadering. United Bikers vzw

Transcriptie

1 Verslag Ledenvergadering United Bikers vzw Datum: Aanwezig: Willem, Jan, Patrick, Johan, Carla, Johny, Yannick, Mark, Sven, Nico, Geert, Tony, Ludwig Verontschuldigd : Beny, Stijn VDB, Karel, Ewald, Tuur, Bart 1. Welkom van de voorzitter Willem verwelkomt Carla als nieuw lid. 2. Verdeling lidkaarten (Jan+Johan) De eerste bunch lidkaarten (van de vroege betalers) zijn verdeeld. De andere kaarten worden eerstdaags verwacht. Voor de rest heeft iedereen zijn lidgeld betaald en zal het jaar 2013 met 29 leden gestart worden. Karel en Noella verlengen hun lidmaatschap niet. Spijtig. We wensen beiden nog veel bikeplezier en danken hen voor al hun bijdrages aan de club. (Karel was één van de oprichters). Procedure om verzekeringsattesten af te drukken (om deel van lidgeld via het ziekenfonds terug te trekken): - Inloggen op de vwb-site. - Duidt rubriek Mijn beheer aan. - Duidt vervolgens Lidmaatschappen aan. - Kies de personen en jaar en druk op Verzekeringsattest om deze af te drukken. United Bikers vzw Verslag Ledenvergadering dd Pag. 1 van 6

2 3. Verslag week van de sportclub (Patrick) Op uitnodiging van de stad Diest werd ingegaan om mee te werken aan de week van de sportclub. De club had niets te verliezen; gratis publicatie, enerzijds voor de aankomende toertocht, anderzijds om extra leden aan te trekken. Op drie sessies 1 deelnemer van 15 jaar. Niet echt een succes, waarschijnlijk wegens te weinig promotie door de stad Diest. 4. Verslag S2MTB (Patrick) In navolging van de week van de sportclub werden er zes zaterdagen S2MTB voorzien. 10 inschrijvingen waarvan er 5 komen opdagen zijn en uiteindelijk 2 zijn er lid geworden Intern bleken deze zes weken een hele opgave, maar Carla verwoordt dat ze dit initiatief schitterend vond. 5. Evaluatie TT 2012 a. Feedback bestuur (Willem) Punten van bestuursverslag 03/10/2012 werden overlopen. b. Feedback leden Op de meeste punten die het bestuur aanhaalde waren de aanwezige leden het eens. Volgende opmerkingen werden toch geopperd: Op het voorstel om op de TT slechts één man per afpijlploeg te laten verkennen en de andere man aanvankelijk op de parking in te zetten merkt men op dat de eerste lussen wegens tijdsgebrek wel nood hebben aan twee man. Op de afstanden 84/105 km wordt de grootste winst gemaakt. Samenvoegen tot één afstand moet afgewogen worden qua kosten en mogelijkheden. Afpijllussen eenvoudiger om verwarring te voorkomen. MTB you fotograaf 50 Euro (foto s gratis), maar er is ook nog een zelfstandige fotografe Conny. Actie: Bestuur zal deze persoon contacteren. Enkel voor de twee lange afstanden bij aankomst een gratis snack, andere afstanden betalend. Spaghetti - broodjes: Volgens berekening en regeling Jan komen broodjes goedkoper uit. Naar de toekomst toe, gaan we voor een kleiner broodje/worst. (geen boerenpiccolo s meer) United Bikers vzw Verslag Ledenvergadering dd Pag. 2 van 6

3 Andere organisaties waar aan gedacht moet worden kwestie veiligheid: Loopwedstrijd Lummen (stond al een extra waarschuwingsbord van ons voor de fietsers) / Paardenkoets tocht Schellekensberg. Bevoorradingen: Schalen eventueel vervangen door beter afwasbare bakken bv 60x40x10cm VWB verzekering: duurder dan de vroegere verzekering, maar wel goed, alle mensen verzekerd: Eigen leden - Helpers Rijders - Ook autoparking, er was een fietser tegen een spiegel van een auto gereden, deze werd vergoed door de verzekering van de VWB (Arena). c. Financieel overzicht (Jan) 3200 euro netto winst, kosten clubbarbecue er af. De kosten van de cadeaus zijn hierin niet verrekend. d. Datum Toertocht 2013: 01/09/ Verslag Valkenburg Willem legt uit dat er geopperd werd om naast de BBQ 02 MTB s met etentje te organiseren i.p.v. een klassiek clubfeest. Deze activiteit kende een behoorlijke opkomst (10 leden + 3 partners) en ging door op een prachtlocatie. Het parcours was echter niet betoverend, maar fysiek wel uitdagend. Leuk dat we bewezen om SAMEN te kunnen rijden. Algemeen was de activiteit geslaagd 7. Clubfeest of 2TT + BBQ De leden keuren dit nieuwe concept goed. Er wordt wel geopperd er niet een hele dag voor uit te trekken en te rijden in twee groepen 8. Aankoop container (Willem) Stockage materiaal is al langer een probleem. Een goede oplossing werd gezocht. Na overleg tussen de leden over de mogelijkheden, de beperkingen, de voor- en nadelen leek een container de beste oplossing en werd hieromtrent een stemming georganiseerd: - Geen container kopen: 0 stemmen - Container en zelf isoleren: 0 stemmen - Container met isolatie: 11 stemmen voor ( 2 onthoudingen) Totale kostprijs, container + isolatie + transport, bedraagt 1850 Euro + BTW. United Bikers vzw Verslag Ledenvergadering dd Pag. 3 van 6

4 De mogelijkheid om zelf de container te isoleren (Ludwig en Nico) werd wel lang bestudeerd, maar uiteindelijk werd hiervan af gezien BTW. Een groot bedrag, doch een container behoudt zijn waarde en kan aan ongeveer dezelfde prijs terug verkocht worden. Sommige leden hadden het moeilijk met het contract dat gemaakt werd met Karteria omwille van de gratis standplaats. Het bestuur antwoordt echter dat als we een andere locatie vinden voor de container, niets ons verbiedt de container te verplaatsen. Aankoop stapelrekken zal later bekeken worden. Optie wordt gelicht door Jan. Levering voor de Kerst wordt weinig waarschijnlijk. 9. Evaluatie 2012 (Willem) Willem overloopt de evaluatie van 2012 ahv het verslag van de BV van De leden hebben hier niet echt opmerkingen over. 10. Kalender 2013 (Willem) a. Algemene Vergadering: 16 januari 2013 om 20u00 b. Bestuursvergaderingen: In principe elke 1 ste woensdag van de maand en NLT de 15 de van de maand. Bij voorzien belet kan eventueel via doodle een andere dag gezocht worden. Indien er geen consensus is, wordt de 1 ste woensdag behouden en wordt er niet voltallig vergaderd. Voor januari echter wordt de BV vastgelegd op 9 januari c. Ledenvergaderingen: In principe de derde woensdag van de maanden maart, juni, augustus, oktober en december. Aanvang: 20u Opmaak kalender tot eind januari 2013 (Johan) Keuzes werden voorgesteld en gestemd. Staan ondertussen al online. 12. Clubkledij (Patrick) a. Toestand Patrick overloopt de toestand van de kledij zoals geschreven in de BV van Hij besluit met de stelling dat er te weinig stock is en we dringend moeten bijkopen. Hierbij geven staffels van 11 stuks per soort, ongeacht de maat, extra korting. b. Stockverkoop Na de vergadering kunnen de aanwezigen tegen gunstprijzen oude kledij opkopen. United Bikers vzw Verslag Ledenvergadering dd Pag. 4 van 6

5 c. Info betreffende bestellingen Patrick zal via mail ons informeren. 13. Vast parcours Diest (Willem) Willem overloopt het verslag van de BV van En besluit dat de gevraagde controle door de stad Diest en eventueel een tocht (op een zaterdag/zondag zonder TT) zal gebeuren als de grond wat droger is. 14. Situatie bestuursleden en kandidaten (Willem) Willem, Jan en Patrick doen zeker verder. Voor ondersteuning van de sportraad en van de Stad Diest moeten er echter twee bestuursleden op het grondgebied Diest wonen. 15. UBMS: kalender opmaken op 16 januari 2013 om 19u00 Geert wil dit terug voorbereiden. Voor 31 december voorstellen doormailen naar Geert. Hierna wordt een forum aangemaakt met een overzicht. 16. Aanpassing statuten (statuten, bonus, kledij) (Willem) Na discussie onder de leden en de raad van vroegere bestuursleden, kan er gesteld worden dat het nieuwe voorstel te ingewikkeld is, maar dat er toch een verbetering moet komen aan het huidige systeem. Er werden enkele suggesties gedaan die zullen bekeken worden door het bestuur. Het komt er vooral op neer dat het elke keer moeilijker en ingewikkelder wordt. Wat een overgave/overname bemoeilijkt, maar ook de werklast bestuur verhoogt. De meeste aandacht moet gaan naar een EENVOUDIG systeem. Leden mogen steeds hun voorstel doormailen. ( bestuur@unitedbikers.be ) Dit punt wordt een actiepunt voor Kan al op AV 16 Januari 2013 opgestart worden. 17. Varia Er waren vragen en antwoorden over het ontslag van Beny. Doch discussiëren had geen zin: Beny was niet aanwezig. De leden beschikken niet over objectieve informatie. (De mail Woordje Beny is geen correcte weergave van de realiteit.) Er kan wel gesteld worden dat Jan, Patrick, Willem en Johan dezelfde ervaring en mening delen en als één blok achter hun beslissingen staan. Dat Beny een grote bijdrage heeft geleverd aan de club daarover is iedereen het eens. Doch iedereen levert een bijdrage en iedereen is belangrijk. Dit jaar waren er zelfs enkelen die een grotere bijdrage geleverd hebben. United Bikers vzw Verslag Ledenvergadering dd Pag. 5 van 6

6 Uiteindelijk was de belangrijkste conclusie dat het hoofdzakelijke doel van de club fietsen is, liefst op een zo aangenaam mogelijke wijze en de rest is bijzaak. De voorzitter De secretaris Willem Van Severen Johan van Haarlem United Bikers vzw Verslag Ledenvergadering dd Pag. 6 van 6