Beleidsnota vrijwilligerswerk

Transcriptie

1 WTC ZWIJNDRECHT Blijven trappen, maar op het gemak Beleidsnota vrijwilligerswerk WTC Zwijndrecht Werkingsjaar

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Werving en onthaal... 4 Informatie overdracht, taken en leiderschap... 5 Verantwoordelijkheden... 6 Begeleiding... 6 Vergoeding... 7 Een aangenaam werkklimaat Wij vrijwilligen mee!

3 Inleiding Zwijndrecht, januari Een vereniging kan maar groeien door zich te tonen aan het publiek. Zijn sterktes tonen, engagement laten blijken, er zijn voor gelijkgestemden maar ook door zelfreflectie om te kunnen gaan met zijn zwakkere kanten. Zichzelf tonen kan niet alleen met de reguliere werking van de club maar ook door extra s te doen. Helpen met een lokale braderij, een gemeentelijke organisatie of zelf een evenement organiseren zijn hier voorbeelden van. Zulke evenementen vragen veel tijd, voorbereiding, werk tijdens en na maar vooral mensen om dit alles te kunnen verwezenlijken. Hierin kunnen vrijwilligers een sleutelrol spelen. Zij kunnen de factor zijn die een organisatie maakt of kraakt. Het bestuur van WTC Zwijndrecht wenst zich met de club te profileren als ideale sportontspanning na een lange werkweek. In een ongedwongen sfeer samen in groep met de fiets kilometers verzamelen in het Wase landschap. Als extra activiteit hebben wij bijvoorbeeld onze Toertocht door het Waasland. Met deze beleidsnota wil het bestuur van WTC Zwijndrecht zich engageren om iedere vrijwilliger op een respectvolle en correcte manier te behandelen. 3 Het bestuur van WTC Zwijndrecht Bron bij het tot stand komen van deze nota:

4 Werving en onthaal De club heeft niet alleen een, weliswaar beperkte, ledenlijst maar ook een lijst met supporters en sympathisanten. Zowel van leden als supporters en sympathisanten zijn mensen die zich voor de club wensen in te zetten. Het is binnen deze poel dat het bestuur van de club de nodige mensen haalt om zich in te zetten voor allerhande activiteiten. Deze inzet kan zich uiten in een financiële bijdrage maar ook door fysieke hulp daar waar nodig. Bij een nakend evenement zal het bestuur een selecte groep uitnodigen om samen te werken aan het welslagen van een activiteit. Deze uitnodiging kan via of telefonisch gebeuren. Indien er een tekort dreigt aan vrijwillige medewerkers zal het bestuur van de club de clubleden aansporen om mogelijk geschikte kandidaten binnen eigen vrienden- of kennissenkring te zoeken. Nieuwe vrijwilligers worden door het bestuur uitgenodigd om, geheel vrijblijvend, een voorstelling van de club en zijn werking, het bestuur, en het komende evenement te volgen. Naderhand heeft de persoon in kwestie de keuze om mee te werken of niet. Na instemming van de vrijwilligers zal het bestuur op geregelde tijdstippen infovergaderingen houden om zowel leden als vrijwilligers op de hoogte te houden van de vorderingen van de voorbereidingen voor het evenement. 4

5 Informatie overdracht, taken en leiderschap Bij de voorbereiding van een evenement hoort een planning. Het bestuur van WTC Zwijndrecht houdt de leiding over het evenement maar verdeelt de taken. De taken kunnen individueel als in groep verdeeld worden. Als er werkgroepen samengesteld worden zal er binnen een werkgroep tevens een woordvoerder aangeduid worden om de communicatie naar de leden van de werkgroep als naar het bestuur te onderhouden. Deze woordvoerder leidt en stuurt als het ware zijn werkgroep. Iedere vrijwillige medewerker dient zich ten volle te engageren om zijn taken tot een goed einde te brengen. Taken kunnen verdeeld worden navenant mogelijke (fysieke) beperkingen van de vrijwilliger (bijvoorbeeld het heffen van zware lasten niet toevertrouwen aan een rugpatient). Het bestuur van de club zal een agenda samenstellen met werkvergaderingen. De vrijwillige medewerkers worden geacht hierop aanwezig te zijn. Tijdens de vergaderingen zullen de vorderingen van de voorbereiding besproken worden en kan, daar waar nodig, worden bijgestuurd. Vrijwilligers worden geacht notities te nemen over hun taken, zij zien zich daarvoor te voorzien van pen en papier. De uitnodigingen voor deze vergaderingen kunnen zowel telefonisch, per mail als op de vergadering zelf medegedeeld worden. 5

6 Verantwoordelijkheden Het bestuur van WTC Zwijndrecht is eindverantwoordelijke voor het al dan niet welslagen van het evenement. Iedere vrijwillige medewerker is verantwoordelijk voor zijn eigen daden en de daaraan gekoppelde gevolgen zowel financieel als lichamelijk of op enige andere manier. De vrijwilligers zullen met naam, voornaam en geboortedatum doorgegeven worden naar de overkoepelende federatie (VWB) om in orde te zijn met verzekering. Het bestuur raadt echter aan om een familiale verzekering te hebben. 6 Begeleiding Nieuwe, jonge, of mensen met een beperking worden daar waar nodig begeleid door het bestuur van de club of door de woordvoerder van werkgroep. Hierdoor verloopt het inburgeringsproces aangenaam en vlotter.

7 Vergoeding Indien voorhanden zal de vrijwillige medewerker vergoed worden voor zijn of haar getoonde inzet. Dit kan zijn met een aandenken, het voorzien van gratis of goedkoper eten tijdens een evenement of een kleine financiële vergoeding. De grote hiervan zal bepaald worden door mogelijke opbrengst van de activiteit. Een aangenaam werkklimaat 7 De club wil garant staan voor een aangenaam werkklimaat. Duidelijke onderlinge communicatie is hiervoor cruciaal. Wij houden aan minimale normen en waarden. Heb respect voor elkaar en elkaars visie Pestgedrag wordt niet getolereerd Kom beloftes na, hou je aan afspraken Zie werk Wees hulpvaardig Detecteer kansen Wees ook kritisch voor jezelf