Verslag BV United Bikers 28/11/2012

Transcriptie

1 Verslag BV United Bikers 28/11/2012 Aanwezig: PatrickVDB, Jan, Beny Afwezig: Willem, Johan (ontslagnemend bestuurslid) Ontslag Johan Johan heeft via mail te kennen gegeven dat hij ontslag neemt als bestuurslid UB Er moet aan hem gevraagd worden of hij dit officieel wil bekrachtigd zien In dat geval moet dit aan het Staatblad gemeld worden met de nodige kosten en acties In het geval dat dit niet officieel moet, wordt van hem wel verwacht dat hij de nodige handtekeningen zet in zijn hoedanigheid als secretaris voor afhandeling werkingsjaar en boekjaar Willem (contactname met Johan) Planning vergaderingen 2013 Voorstel AV: 16/01/2013 LV: elke x ste xdag van de maand: maart, juni, augustus, oktober en december BV: Elke x ste xdag van de maand (kan voorafgaand gebeuren op een LV) Kan extra ingelegd worden bij dringende noodzaak Bestuur (bepalen exacte datums op volgende BV) Planning LV Voorstel 19/12/2012 Met op agenda: Verslag week van de sportclub Verslag S2MTB Verdeling lidkaarten Toertocht: o Feedback bestuur positieve en te verbeteren punten o Feedback leden positieve en te verbeteren punten o Financieel overzicht o Datum 2013: 01/09/2013 Fietskledij: bestelperiode Oude fietskledij en afterbike: stockverkoop tijdens LV Draftvoorstel aanpassing puntensysteem/bonus/kledij Datum AV op 16/01/2013 Oproep kandidaat bestuursleden en/of organisatie team toertocht Opmaak kalender tot eind januari Evaluatie Valkenburg ter vervanging van clubfeest UBMS bepaling Voorstel gezamenlijk weekend in 2013 niet gerelateerd aan een marathon Vast parcours Diest Beslissing aankoop container Beny (uitnodiging leden voor LV) Vast parcours Diest Stad Diest heeft gevraagd aan alle betrokken clubs voor controle vast parcours??? (voor controle) Beny (doorspelen resultaten aan Stad Diest)

2 Afhandeling toertocht Cadeautjes: Er zijn 3 pakketten met streekproducten gekocht en afgeleverd aan BikeShop, Stijn en Up Lijstje recht op cadeaus (aangevuld door Beny via mail): o Aankoop extra flessen wijn o Aankoop cinema ticket voor de jongeren o Aankoop mand met streekproducten (voor oom van Jan voor stockage materieel) o Verdeling van deze cadeautjes Betaling aan VWB van niet VWB leden die deelgenomen hebben aan onze toertocht Daar wij nog geen factuur ontvangen hebben gaan we er zelf om vragen Jan voor herlancering lijstje Jan (voor aankoop flessen wijn) Beny (voor aankoop cinema tickets) Johan (voor aankoop mand met streekproducten) Bestuur (opstellen van de verdeling door wie) Willem (Bijhouden lijstje en adressenbestand in draaiboek) Patrick (opvragen factuur VWB) Lidgeld 2013 Herlancering mail met aanzet tot vraag tot betaling met supplementair de vraag om te kennen te geven indien je geen lid blijft Beny (versturen mail) Aansluitingen VWB 2013 Patrick heeft alle leden die tot heden betaald hebben bijgewerkt op de VWB website De eerste bunch lidkaarten worden eerstdaags verwacht Intussen ook de goedkeuring gegeven dat JanVDB via UB aangesloten is bij de VWB Patrick (blijven verder aanmelden van betalende leden) Patrick (navraag afleverdatum eerste reeks lidkaarten 2013) Uitbetaling euro per punt 2012 De uitbetaling zal geschieden op zondagnamiddag 30 december aan alle leden 2012 met minstens 10 punten Dit om de uitgaven te registreren in het boekjaar 2012 Er wordt een mail naar de leden gestuurd met de vraag om hun rekeningnummer door te geven Jan (uitbetaling) Beny (mail) Uitbetalingssysteem één euro per punt Om conform te zijn met de regelgeving betreffende onze statuten en wetgeving vzw kan er niet meer overgegaan worden tot de uitbetaling van 1 euro per punt Dit systeem komt integraal te vervallen De vrijgekomen gelden worden toegevoegd aan het bonussysteem (waarbij deze laatste enkel kan bekomen worden mits heraansluiting lidmaatschap) AV (goedkeuring) Trofee Biker of the Year Aan Ludwig vragen om de wisselbeker binnen te brengen bij het bestuur Dan kan de naam van de biker of the year toegevoegd worden aan deze beker Beny (opvragen trofee en aanmaak plaatje 2012)

3 Verdeling trofee biker of the year Bedoeling is om de uitreiking van de trofee Biker of the Year niet meer te doen tijdens de AV maar wel op een feestelijker moment Dit kan bvb tijdens het eten na een gezamenlijke tocht in Leuven (naar analogie tocht Valkenburg) LV (goedkeuring) Stockage UB materiaal Een item dat al meerdere jaren aansleept Op dit moment ligt bijna alles bij een oom van JanS in Assent Dit kan ook alleen maar aanzien worden als tijdelijke oplossing Mogelijkheden: Huur garage Aankoop container en deze laten plaatsen op terrein Karteria Bij Karteria is er ruimte en is er een mondelinge goedkeuring door Geert Bijkomend ligt dan al het materiaal op de huidige organisatie plaats Deze laatste oplossing geniet de voorkeur onder volgende voorwaarden: Contractuele overeenkomst tussen Karteria en UB (voor bescherming van ons materieel indien faillissement Kareria) We organiseren de volgende jaren onze toertocht vanuit standplaats Karteria Bij dit laatste zijn er bedenkingen: De verplichting hier te organiseren geeft ons weinig flexibiliteit Geen oplossing mochten we in het vervolg terug instaan voor eigen drank verkoop zodat we niet meer de 3000 a 4000 euro inkomsten missen Het merendeel van het bestuur heeft de voorkeur voor aankoop container en plaatsing bij Karteria Mocht het qua timing lukken zou het leuk zijn mocht dit voor Kerstmis afgehandeld kunnen worden Tijdens de Kerstvakantie zijn er meerdere mensen vrij voor verhuis van het materieel van Assent naar Diest Jan (concrete prijsofferte aankoop + levering) Beny en xxx (voor draft contract opstelling) LV (beslissing) Puntensysteem Het toekenningsprincipe van het huidige puntensysteem blijft behouden Extra wordt er toegevoegd dat er ook punten te verdienen zijn bij hulp aan de toertocht Zowel voor zaterdag als voor zondag telkens 5 punten Het bijhouden van de deelnames dient voor: Toekennen trofee biker of the year Bepalen verdeelsleutel bonussyteem Statistieken Willem (opstellen regel toekenning punten) AV (bevestiging nieuw principe)

4 Bonussyteem Het principe van het huidige bonussysteem blijft behouden en dit om volgende redenen: Aanzet tot meer rijden van tochten Opmaak puntenstand Bijdrage tot clubgeest Het huidige systeem met enigste regel het behalen van minimum 10 punten wordt vervangen door: Recht op bonus vanaf minimum 10 punten Elk bijkomend punt telt Geen plafond Berekening ter verdeling bonus: Op het einde van het werkingsjaar worden alle punten van alle leden die meer dan 10 punten opgeteld Het voorziene totale bonusbedrag voor het volgende jaar wordt gedeeld door het totaal aantal punten Elk lid krijgt een bonus door voorgaande terug te vermenigvuldigen met zijn eigen puntentotaal Bijhouden bonussyteem: Het totaal bedrag voorzien voor bonussyteem wordt geplaatst op een aparte spaarrekening Dit voor beter overzicht van zowel bonus als kledijfonds als werkingskosten Per lid wordt er een Excel page bijgehouden in een overzichtsfile waarop debit en credit worden geregistreerd Bonus kan onbeperkt overgedragen worden naar de daarop volgende jaren Hierdoor kan bijvoorbeeld gespaard worden voor een nieuw kledijpakket Bonus vervalt bij niet heraansluiten lidmaatschap De vervallen bonus wordt teruggestort op de werkingsrekening Bonus kan ingezet worden voor: Betaling clubgerelateerde activiteiten Aankoop fietskledij Aankoop afterbikekledij Bonus kan niet ingezet worden voor betaling lidmaatschap Bij verlaten van de club kan op geen enkele wijze een bonus opgevraagd worden of uitbetaald worden in gelden, dit conform de regelgeving onze statuten en wetgeving vzw Voorbeeld (cijfers lukraak gekozen): Lid x heeft 39 punten verdiend Voorzien bedrag bonus 201x = 1200 euro Totaal aantal punten van leden die minstens 10 punten hebben: 405 Berekening: 1200 euro / 405 x 39 = 115 euro Opmerking: de bonuswaarde zal relatief beschouwd hogere waarden aannemen dan in het verleden daar vanaf nu de gelden die voorzien zijn voor uitbetaling 1 euro per punt vanaf 2013 toegevoegd worden bij totaal bedrag bonus LV (peilen naar opmerkingen) BV (fine tuning) BV (activiteiten voorzien in 2013) AV (goedkeuring wat actie verwacht van nieuwe bestuur)

5 Fietskledij 2016 Onze huidige fietskledij dateert van 2011 Bij behouden principe wisseling elke 5 jaar zal de volgende vervanging gebeuren in 2016 In het verleden werd hiervoor een kledijfonds ingericht Daar er in 2011 geen inkomsten toertocht was is er geen geld gestort voor aankoop in 2016 Vanaf nu is het de bedoeling om in begin 2013, 2014, 2015 en 2016 geld op te sparen voor het kledijfonds Hiervoor zal een aparte spaarrekening geopend worden dit voor beter overzicht van zowel bonus als kledijfonds als werkingskosten Nieuw principe voor verwerven (deels) gratis kledijpakket in 2016: Over de 4 jaren 2012 tem 2015 kunnen er punten verdiend worden per keer dat er geholpen wordt op onze toertocht Elke zaterdag hulp levert 10 punten op, elke zondag hulp levert 15 punten op In totaal kan er dus 100 punten verworven worden Daar deze nieuwe regel pas in voege kan treden in 2013 krijgt elk lid (aangesloten in 2012) 25 punten en dit ongeacht of ze wel of niet hebben geholpen aan onze toertocht Dit met als doel volgens volgend gecombineerd principe: Leden die minstens 5 jaar lid (vanaf 2012) zijn hebben maximaal mogelijk gratis kledij Leden die op alle toertochten komen helpen hebben maximaal mogelijk gratis kledij Bepaling voorzien bedrag per lid in 2016: In 2016 wordt het beschikbaar bedrag in het kledijfonds gedeeld door het totaal aantal verworven punten van alle actieve leden samen Dit wordt nadien vermenigvuldigd met het verworven aantal punten van het lid wat een totaal bedrag betekent wat representatief is voor betaling kledij door de club aan desbetreffend lid Dit bedrag is mogelijk niet genoeg voor betaling van het totaalpakket waardoor de leden de opleg moeten bijbetalen tot waarde totaalpakket Dit kan door cash betaling alsook inzet bonus Bij verlaten van de club kan op geen enkele wijze een punten kledijfonds opgevraagd worden of uitbetaald worden in gelden, dit conform de regelgeving onze statuten en wetgeving vzw Voorbeeld (cijfers lukraak gekozen): Kledijfonds 1/01/2013 1/01/2014 1/01/2015 1/01/2016 Sparen per jaar Totaal gespaard Totaal opgespaard aantal punten lid x met minimum lidmaatschap sinds Za Zo Za Zo Za Zo Za Zo 10% 15% 10% 15% 10% 15% 10% 15% Totaal = Alle leden krijgen 25 punten punten Totaal aantal punten alle leden samen: 2200 Berekening: 6000 euro / 2200 x 65 punten = 177 euro Stel dat het totaalpakket 220 euro zou kosten moet desbetreffend lid nog 43 euro zelf bijbetalen (kan cash of via bonus) Leden aangesloten na 2012 kunnen nog maar maximaal respectievelijk 75, 50 of 25 punten verdienen Fine tuning noodzakelijk voor regeling nieuwe leden die aansluiten vanaf +/ medio 2015 LV (peilen naar opmerkingen) BV (fine tuning) AV (goedkeuring wat actie verwacht van nieuwe bestuur)

6 Bestelronde fietskledij Er is nood aan een nieuwe bestelling fietskledij om volgende redenen: Aanvulling stock voor nieuwe leden Bestel mogelijkheid bestaande leden Bestelling voor recent nieuwe leden die nog geen (of maar deels) ontvangen hebben Na ontvangst prijsofferte en bepaling te vragen bedrag aan de leden krijgt iedereen de mogelijkheid kledij bij te bestellen Betaling cash of via opname bonussysteem Patrick (prijsofferte, organisatie bestelronde) BV (bepaling prijs leden) Bepalen verdeling werkingskosten/bonus/kledijfonds Ter voorbereiding van de AV moet het huidige bestuur volgende zaken opmaken: Begroting bepaling met alle uitgaven en inkomsten (zowel lidgelden als toertocht) Begroting bepaling werkingskosten 2013 maar dan zonder inkomsten toertocht Bepalen kledijfonds Bepalen bonuswaarde Waar vroeger activiteiten vielen onder de noemer werkingskosten gaan die in toekomst begroot worden in het bonussyteem, dit omdat er ongetwijfeld data zijn waarop sommigen niet kunnen waardoor ze een deel van de geldelijke return missen BV (uitwerking) AV (goedkeuring)