ELKE DAG. OVERAL. Kernwaarden. met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering

Transcriptie

1 ELKE DAG. OVERAL. Kernwaarden Gedragsregels met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering

2 Bericht van William Meaney, CEO Bij Iron Mountain hechten we evenveel waarde aan onze reputatie voor eerlijkheid en integriteit als aan onze reputatie voor een goede dienstverlening. Wij geloven dat het naleven van de hoogste ethische standaarden niet zomaar een goede zaak is. Het schept ook vertrouwen bij onze klanten en draagt bij aan ons succes op de lange termijn. Het naleven van de wetten en regels die voor ons bedrijf gelden, is verplicht. Maar daar houdt onze verantwoordelijkheid niet op. Wij zeggen toe dat we onze kernwaarden zullen naleven en ze elke dag en overal waar we werken in de praktijk zullen brengen. Wij willen goede dingen doen die ons in staat stellen om onze beloften na te komen. De Gedragsregels met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering helpt u begrijpen wat wij als goed en verkeerd beschouwen bij het doen van ons werk bij Iron Mountain. Het geeft u de middelen in handen om beslissingen te nemen die zowel legaal als ethisch zijn, en het wijst u in de juiste richting als u een verdere leidraad nodig hebt. Namens de directie en ons managementteam wil ik u bedanken voor uw voortdurende toewijding aan onze kernwaarden en uw toezegging om de gedragsregels met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering na te leven.

3 Inhoud Inhoud Bericht van William Meaney, CEO 1 Inhoud 2 Overzicht 4 > > Verder advies inwinnen > > Schendingen melden > > Geen vergelding > > Wie moet de gedragsregels volgen? > > Helplijn voor naleving Onze kernwaarden 7 1 BEVEILIGING 9 > > Gezondheid en veiligheid > > Privacy en beveiliging van gegevens > > Geweld op de werkplek > > Vertrouwelijke informatie en bedrijfsinformatie 2 TOTALE KLANTTEVREDENHEID 13 > > Uitzonderlijke klantenservice > > Eerlijke en ethische verkooppraktijken > > Bescherming van ons merk en onze reputatie > > Milieu en duurzaamheid > > Bedrijfsmatig burgerschap 3 TRANSPARANTIE 17 > > Handelen met voorkennis > > Hoger geplaatste familieleden en vrienden > > Politieke en andere persoonlijke opvattingen 4 INTEGRITEIT 21 > > Eerlijke concurrentie > > Corruptie en fraude > > Geschenken en amusement > > Belangenconflicten 5 VERANTWOORDELIJKHEID 25 > > Becherming van bedrijfsbezittingen > > Import- en exportbeperkingen > > Externe dienstverbanden > > Accurate financiële verslagen/openbare rapportage > > Mensenrechten 6 ACTIEGERICHT 29 > > Antidiscriminatie, respect voor diversiteit, en gelijke kansen op de arbeidsmarkt > > Uitbesteding door overheid > > Beheer van bedrijfsadministratie 7 TEAMWERK 33 > > Intimidatie > > Privacy van werknemers > > Gepast computergebruik Meer informatie inwinnen 36 > > Beleid en procedures Certificaat van naleving 3 3

4 Overzicht Overzicht De gedragsregels met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering, in combinatie met de kernwaarden, geven richtlijnen voor aanvaardbaar gedrag bij Iron Mountain. Een document kan niet op alle mogelijke situaties ingaan, maar de gedragsregels bieden middelen en hulpbronnen die u helpen de juiste keuzes te maken in situaties waarin het juiste antwoord niet altijd duidelijk is. VERDER ADVIES INWINNEN Als u na het lezen van de gedragsregels nog niet weet hoe u een bepaalde situatie moet aanpakken, spreek dan met uw supervisor of uw plaatselijke Human Resourcesvertegenwoordiger. U kunt ook vragen stellen of begeleiding zoeken via het opendeurbeleid of door contact op te nemen met de helplijn voor naleving. Organisaties over de hele wereld vertrouwen erop dat wij hun belangrijke informatie beheren. SCHENDINGEN MELDEN Iron Mountain-medewerkers zijn verplicht melding te maken van alle bekende of vermeende schendingen van de gedragsregels met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering. U kunt een schending melden door contact op te nemen met: > > Uw manager of supervisor > > Hoger management (via het opendeurbeleid) > > Uw plaatselijke Human Resources-vertegenwoordiger > > De algemene raad van het bedrijf > > De Juridische Afdeling Wereldwijde Privacy & Nalevingsgroep > > Wereldwijde beveiligingsdiensten > > De helplijn voor naleving Wanneer u een kwestie meldt via de helplijn voor naleving, kunt u desgewenst (voor zover wettelijk toegestaan) volledig anoniem blijven. GEEN VERGELDING Iron Mountain tolereert geen vergelding tegen werknemers die ethische schendingen te goeder trouw melden. Tegen elke werknemer of manager die poging doet tot vergelding, of die anderen daartoe aanmoedigt, tegen iemand die een schending heeft gemeld, worden strenge disciplinaire maatregelen genomen, waartoe mogelijk beëindiging van het dienstverband behoort. WIE MOET DE GEDRAGSREGELS VOLGEN? De gedragsregels met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering gelden voor alle bedrijfseenheden, juridische entiteiten, geregelde joint ventures, gelieerden en partnerships van Iron Mountain. Alle werknemers, agenten, vertegenwoordigers en directieleden van Iron Mountain zijn verplicht de gedragsregels te volgen. Via ons strenge selectieproces voor externe leveranciers, werken we alleen met leveranciers, onderaannemers en consultants die er ethische standaarden op na houden die corresponderen met die in de gedragsregels met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering. HELPLIJN VOOR NALEVING U kunt 24 uur per dag en 365 dagen per jaar ethische kwesties en schendingen melden of vragen stellen door de helplijn voor naleving te bellen. De helplijn wordt beheerd door een onafhankelijk bedrijf en u kunt ervoor kiezen anoniem te blijven voor zover dat wettelijk is toegestaan. Wereldwijd gratis bellen. Raadpleeg de binnenkant van de achterkaft voor een lijst met telefoonnummers. Of maak een melding via internet door te gaan naar: 3 5

5 KERNWAARDEN Bij Iron Mountain zijn we verenigd via onze kernwaarden. Of het nu gaat om het behalen van totale klanttevredenheid of de voortdurende waakzaamheid die nodig is voor beveiliging, onze toegewijde werknemers nemen de kernwaarden elke dag en overal mee in hun werk. Onze kernwaarden De manier van Iron Mountain. Beveiliging Totale klanttevredenheid Transparantie Integriteit Verantwoordelijk Actiegericht Teamwerk We beschermen de informatie van onze klanten alsof het onze eigen informatie is. Wij leveren wat de klanten verwachten, wanneer zij dat verwachten. Wij communiceren op een open en eerlijke manier die constructief en respectvol is. Wij zijn altijd eerlijk en doen geen concessies aan de kernwaarden. Wij houden onszelf persoonlijk verantwoordelijk voor onze acties, verplichtingen en resultaten. Wij zijn alert voor mogelijkheden en problemen en handelen met urgentie. Wij werken in teams die samen veel meer kunnen bereiken dan ieder voor zich. 3 7

6 Wist u dat? Iron Mountain werd opgericht in 1951 toen Herman Knaust zijn ondergrondse champignonkwekerij omvormde tot het eerste beveiligde, ondergrondse informatieopslagcentrum van Amerika. Iron Mountain Atomic Storage, zoals het bedrijf aanvankelijk heette, bood een veilige plaats voor het beschermen van belangrijke informatie tegen het risico van een atoomoorlog. Beveiliging We beschermen de informatie van onze klanten alsof het onze eigen informatie is. Beveiliging, gegevensbescherming en informatieprivacy staan centraal in onze bedrijfscultuur en ons werk. Onze reputatie is afhankelijk van deze kernwaarde. Het afsluiten van onze voertuigen, het gebruiken van alarmsystemen in onze faciliteiten en het versleutelen van gevoelige informatie zijn slechts enkele van de manieren waarop we de beveiliging handhaven. Beveiliging gaat verder dan het fysiek beschermen van informatie. Het gaat ook om het beschermen van onze persoonlijke gezondheid en veiligheid op het werk. Als Mountaineers doen we het volgende voor beveiliging: > > Een veilige en gezonde werkomgeving bieden voor onszelf en onze collega s > > De fysieke veiligheid van onze faciliteiten en hun inhoud beschermen > > De beveiliging handhaven van de informatie die wij namens onze klanten beheren > > Ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie en bedrijfsinformatie niet in verkeerde handen vallen > > Alle relevante wetten en beleidsregels volgen aangaande de bescherming van persoonlijke informatie > > Snel melding maken van omstandigheden die invloed kunnen hebben op de beveiliging van Iron Mountain of op uw eigen gezondheid en veiligheid 3 9

7 KERNWAARDE BEVEILIGING BEVEILIGING Wat doet u? GEZONDHEID EN VEILIGHEID Veiligheid op de werkplek begint met een veilige en respectvolle werkomgeving. We houden voortdurend onze operationele procedures in de gaten en brengen daar verbeteringen in aan om het aantal gezondheidsen veiligheidsincidenten zoveel mogelijk te beperken. Of u nu op kantoor, onderweg of ter plaatse bij een klant bent, u moet zich altijd houden aan de beleidsregels en normen van het bedrijf en alle van toepassing zijnde wetten voor gezondheid, veiligheid en milieu naleven. GEWELD OP DE WERKPLEK We onderhouden een veilige, respectvolle en vriendelijke omgeving door geen dreigend, vijandig, beledigend of gewelddadig gedrag te tolereren. Scenario: Een box is beschadigd en er zijn enkele archieven van de klant uit gevallen. Wat moet ik doen? A. De uitgevallen documenten onderzoeken om te kijken of er een schending van gegevensbeveiliging heeft plaatsgevonden. B. Het materiaal in een nieuwe box doen, vervangen op het opslagrek en doorgaan met het gewone werk. C. De supervisor vertellen wat er is gebeurd, aangezien het nodig kan zijn een incidentrapport op te stellen. D. De documenten versnipperen om schending van gegevensbeveiliging te voorkomen. C is het juiste antwoord. Het is belangrijk om uitgevallen documenten op te ruimen, maar u moet ook uw supervisor op de hoogte stellen. In sommige gevallen is in het contract met de klanten bepaald dat we hen op de hoogte stellen van mogelijke schendingen van de beveiliging. Daarom is het nodig een incidentrapport op te stellen. Als er incidenten plaatsvinden, is het uw verantwoordelijkheid die zo snel mogelijk te melden. Na het doen van een melding kunt u snelle en doeltreffende maatregelen van het management verwachten om de situatie op te lossen. Als u echter vindt dat er geen afdoende maatregelen worden genomen, stuur de zaak dan door naar het hogere management of aan de helplijn voor naleving. PRIVACY EN BEVEILIGING VAN GEGEVENS Het is ons doel de beste informatiebeheerservices ter wereld te bieden. Dit vereist voortdurende aandacht voor de privacy en beveiliging van de gegevens van zowel klanten als werknemers. Enkele dingen die u kunt doen om de privacy en beveiliging van de gegevens van Iron Mountain te waarborgen: Vraag alleen informatie van klanten op als dat nodig is voor uw werk. Beperk het inzamelen, bewaren en doorgeven van persoonlijke informatie tot een minimum. Plaats geen gevoelige informatie op verwijderbare gegevensdragers zoals cd s of thumbdrives. Als u dergelijk gedrag ziet, meld dit dan meteen aan uw supervisor. Als u van mening bent dat er voor uzelf of uw collega een mogelijk gevaar is, bel dan de politie en meld de zaak daarna aan uw supervisor. VERTROUWELIJKE INFORMATIE EN BEDRIJFSINFORMATIE Alle informatie over ons bedrijf kan waardevol zijn voor een concurrent. Het is daarom belangrijk onze vertrouwelijke informatie en bedrijfsinformatie te beschermen. Daartoe behoren contracten, prijslijsten en klantenlijsten, strategiedocumenten, handelsgeheimen, intellectuele eigendom en andere informatie waaruit een concurrent kan opmaken hoe Iron Mountain succesvol is op de markt. Wees altijd voorzichtig met het bespreken van zaken buiten het kantoor. Dit is vooral belangrijk in openbare gelegenheden zoals vliegvelden, treinen, cafés, restaurants en hotels. Zorg er in onze faciliteiten altijd voor dat bezoekers worden begeleid en niet worden toegelaten in beperkte ruimtes. Als u externe leveranciers gebruikt, zorg er dan altijd voor dat ze kunnen worden vertrouwd met toegang tot onze faciliteiten en onze gevoelige informatie. WAT TE DOEN IN DE VOLGENDE GEVALLEN? VRAAG: Soms wordt er binnen gereden met propaan-vorkheftrucs en de uitlaatgassen zijn te ruiken. Mogelijk komt dat doordat de deuren en vensters gesloten zijn. Ik vraag me af of dat wel veilig is. Moet ik er iets van zeggen? ANTWOORD: Ja. Het is mogelijk dat er niets aan de hand is, maar het kan ook zijn dat het gebruik van vorkheftrucs in een afgesloten ruimte een probleem met de luchtkwaliteit veroorzaakt. U moet dit melden zodat het bedrijf kan onderzoeken en besluiten of er maatregelen nodig zijn. Verzend geen gevoelige informatie via internet, tenzij de informatie is versleuteld. Als u thuis werkt, zorg er dan voor dat de beveiliging van de computer actueel is. Raadpleeg uw plaatselijke beleidsregels voor privacy en beveiliging voor meer informatie. VRAAG: Ik heb documenten gevonden in de kopieerruimte die niet van mij zijn. Wat moet ik doen? ANTWOORD: Probeer ze zoveel mogelijk niet te lezen. Als u weet of kunt raden wie de eigenaar is, breng de documenten dan naar hem of haar, of laat hem of haar weten waar ze zijn. Als niet duidelijk is wie de eigenaar is of als de eigenaar niet is te vinden, meld het dan bij uw supervisor. Als laatste redmiddel kunt u de documenten in de versnipperaar gooien om de privacy en veiligheid van de informatie te beschermen VRAAG: Ik werd gevraagd de deur open te houden voor iemand die ik niet herken. Hij droeg geen Iron Mountain id-badge. Is dit een probleem? ANTWOORD: Ja. Onbevoegde personen die binnen de faciliteiten vaniron Mountain zijn of proberen binnen te komen, dienen te worden ondervraagd omdat zij een risico voor de veiligheid of beveiliging kunnen vormen. Vraag hen beleefd hun Iron Mountain-werknemer-id of bezoekerspas te tonen. Als die niet beschikbaar is, begeleid hen dan naar de receptie, waar een pas kan worden afgegeven

8 Totale klanttevredenheid Wij leveren wat de klanten verwachten, wanneer zij dat verwachten. Bij Iron Mountain streven we ernaar de verwachtingen van onze klanten te overtreffen door een eersteklas dienst te verlenen die respectvol, snel en betrouwbaar is. Dat gaat verder dan onze dossiercentra, datacentra en kantoorgebouwen. Ook de plaatselijke gemeenschappen waarin we wonen en werken horen daarbij. Als Mountaineers streven we totale klanttevredenheid als volgt na: > > Open en eerlijk communiceren met onze klanten > > Voldoen aan de verwachtingen van onze klanten door te doen wat we beloven > > Klanten voorzien van accurate en tijdige informatie > > Klanten, potentiële klanten en leveranciers respecteren door verkooptransacties op een eerlijke en ethische manier uit te voeren > > Onze klanten bewust maken van de waarde (en niet alleen de prijs) van onze diensten > > Het merk Iron Mountain en de reputatie daarvan promoten door ons bedrijf in het Iron Mountain Film and Sound Archiving helpt de openbaar altijd op een positieve manier te bespreken Wist u dat? entertainmentmarkt hun onvervangbare meesterwerken te bewaren en te beschermen. Wij bewaren duizenden culturele schatten, waaronder originele filmnegatieven van alle grote filmstudio s en masteropnames van sommige van de beroemdste artiesten uit de > > Goed bedrijfsmatig burgerschap betrachten door ethische werkwijzen te hanteren en bij te dragen en plaatselijke gemeenschappen > > Het milieu respecteren en manieren zoeken om de duurzaamheid van onze werkzaamheden te verbeteren muziekgeschiedenis. 3 13

9 KERNWAARDE TOTALE KLANTTEVREDENHEID Wat doet u? UITZONDERLIJKE KLANTENSERVICE Het uitvoeren van onze dienstverplichtingen en het tevreden stellen van onze klanten en collega s is iets waar werknemers van Iron Mountain trots op zijn. We maken dit mogelijk door: Problemen te blijven behandelen tot ze zijn opgelost Voldoen aan verwachtingen door regelmatige en accurate updates te geven Telefoontjes en s snel beantwoorden Op tijd en voorbereid op afspraken en vergaderingen komen situaties te vermijden waarin zijn of haar mening kan worden opgevat als die van het bedrijf. Dit geldt voor meningen die in persoon, telefonisch, op papier of via internet (waaronder sociale netwerksites, blogs, forums en prikborden) worden geuit. Als u wordt benaderd door de pers, geef dan geen commentaar en wijs de persoon door naar de afdeling bedrijfscommunicatie. Scenario: Terwijl u bezig bent met een bezorgingsronde ontdekt u dat u de zaken hebt verwisseld. U hebt de boxen van Dr. Miller bezorgd aan Dr. Katz en andersom. Als u teruggaat om de situatie te corrigeren, raakt uw schema in de war. Wat doet u? A. Geen zorgen maken. Dr. Miller en Dr. Katz zullen de fout bemerken en oplossen. B. Teruggaan naar beide kantoren om de fout zelf op te lossen. Hopelijk kunt u het oplossen zonder uw supervisor op de hoogte te stellen. C. Onmiddellijk contact opnemen met uw supervisor. Uitleggen wat er is gebeurd en vragen wat u nu moet doen. D. Nu niets doen. Doorgaan met de ronde en de supervisor aan het einde van de dienst op de hoogte stellen. C is het juiste antwoord. Bij verkeerde levering van documenten kunnen er problemen optreden die verder gaan dan ongemak of het in de war raken van uw schema. De documenten kunnen bijvoorbeeld gevoelige persoonlijke informatie bevatten die alleen mag worden gezien door de beoogde ontvanger. Het management is getraind om u te helpen bij dit soort situaties en de gevolgen ervan te beperken. Onmiddellijk contact opnemen met uw supervisor. EERLIJKE EN ETHISCHE VERKOOPPRAKTIJKEN Totale tevredenheid bieden aan potentiële klanten tijdens het verkoopproces is de beste manier om klanten te winnen. We handelen altijd eerlijk in activiteiten in verband met verkoop. Vermijd het volgende: Een verkeerde voorstelling van zaken geven over producten of services, of meer producten of services verkopen dan beschikbaar zijn Concurrenten afkraken Onjuiste juridische en technische beweringen doen Juridisch advies geven Inbreuk doen op auteursrechten, logo s of ander intellectueel eigendom Proberen vertrouwelijke informatie in te winnen over klanten of concurrenten Klanten dwingen meer te kopen dan ze nodig hebben Klanten vragen geen zaken te doen concurrenten in ruil voor lagere prijzen of andere regelingen Te veel beloven over deadlines voor implementatie Zorg ervoor dat de logo s, kleuren en lettertypen van alle documenten die in het openbaar worden gepresenteerd overeenkomen met de stijlrichtlijnen voor merk en marketing. Neem voor meer informatie contact op met bedrijfscommunicatie, marketing, juridisch intellectueel eigendom of de helplijn voor naleving. MILIEU EN DUURZAAMHEID Wij willen op een milieutechnisch verantwoordelijke manier zaken doen. U kunt de volgende dingen doen om Iron Mountain te helpen de milieudoelen te verwezenlijken: ONDERWEG: Gooi schadelijke stoffen veilig weg, volg de van toepassing zijnde wetgeving en reguleringen en de beleidsregels van het bedrijf. Recycle waar mogelijk en vergeet niet het licht en de apparatuur uit te zetten wanneer deze niet worden gebruikt. OP KANTOOR: Druk alleen af wanneer nodig en versnipper altijd uw papierafval. Iron Mountain veilige vernietiging recyclet het grootste gedeelte van het papier dat de afdeling verwerkt, dus wanneer u het papier in een papierversnipperaar gooit, beschermt u niet alleen de privacy en beveiliging, maar helpt u ook het milieu. Gooi dingen als printercartridges, toner en andere computertoebehoren weg op een milieuvriendelijke manier. Volg alle van toepassing zijnde wetten en reguleringen en de beleidsregels van het bedrijf. WAT TE DOEN IN DE VOLGENDE GEVALLEN? VRAAG: Ik heb een artikel op het web gelezen waarin de CEO van een concurrent zegt een betere dienst te verlenen dan Iron Mountain. Lezers kunnen commentaar geven. Ik weet dat onze service beter is. Mag ik commentaar geven? ANTWOORD: Ja. Maar als u een mening geeft over Iron Mountain op een online forum, een sociale netwerksite, een blog, enzovoort, moet u er duidelijk bij zeggen dat uw opvattingen niet die van het bedrijf zijn. Neem contact op met bedrijfscommunicatie of de helplijn voor naleving voor meer informatie. Een overeenkomst tekenen wanneer u daar niet toe bevoegd bent BESCHERMING VAN ONS MERK EN ONZE REPUTATIE Het merk Iron Mountain is meer dan alleen een logo op onze voertuigen en boxen. Het is een indruk die mensen krijgen bij het horen van onze naam, het zien van onze wagens of het spreken met onze werknemers. Bescherming van ons merk en onze reputatie is belangrijk bij het bieden van een uitstekende dienst en als Mountaineers beschouwen we ons als ambassadeurs en bewakers van de naam Iron Mountain. We dienen het bedrijf altijd in een positief licht te zetten in het openbaar. Het is echter belangrijk te onthouden dat slechts enkele aangewezen werknemers officieel zijn bevoegd om namens Iron Mountain te spreken. Ieder ander dient BEDRIJFSMATIG BURGERSCHAP We ondersteunen en stimuleren goed bedrijfsmatig burgerschap. Dat betekent dat we letten op welke invloed onze acties en beslissingen hebben op onze werknemers, hun gezinnen, onze gemeenschap, de maatschappij en het milieu. We willen prestatieniveaus bieden die verder gaan dan wat wettelijk is vereist. Dit blijkt uit onze toewijding aan de kernwaarden, het belang dat we hechten aan ethische praktijken en de hoge standaarden die we onszelf opleggen voor wereldwijde bedrijfsoperaties. Buiten de werkruimte werken we positief samen in de gemeenschappen waar we wonen en werken door middel van vrijwilligerswerk, sponsoring en andere initiatieven zoals de Iron Mountain Foundation. VRAAG: Een vriend heeft een band met een concurrent en heeft me aangeboden hun prijslijst met mij te delen. Ik weet dat we hiermee klanten kunnen winnen. Moet ik dit accepteren? ANTWOORD: Nee. Het zou onethisch en tegen de principes van onze kernwaarden zijn om de prijslijst van een concurrent te accepteren. Het kan ook illegaal zijn. U dient het aanbod van uw vriend te weigeren en de zaak te melden bij uw supervisor

10 WIST U DAT? Iron Mountain werd een publieke onderneming in 1996 toen het bedrijf begon te handelen op de NASDAQ. In 1999 ging het bedrijf naar de New York Stock Exchange met de notering IRM. Sinds Iron Mountain een publieke onderneming werd, is de omzet toegenomen van 139 miljoen tot meer dan 3 miljard dollar. Het bedrijf werd in 2009 toegevoegd aan de prestigieuze S&P 500 Index. Transparantie Wij communiceren op een open en eerlijke manier die constructief en respectvol is. Met open communicatie kunnen we problemen aanpakken op een productieve en tijdige manier. We kunnen zo ook zakelijke beslissingen nemen op basis van een volledig begrip van de omstandigheden. We hechten waarde aan open communicatie met niet alleen onze collega s, maar ook met onze zakenpartners, onder wie klanten, leveranciers en investeerders. Als Mountaineers doen we het volgende voor openheid: > > Kwesties snel en zonder vertraging melden > > Eerlijke en constructieve feedback aan onze collega s geven > > Geen conclusies trekken in werkconflicten voordat alle feiten bekend zijn > > Zakelijk advies geven op basis van volledige kennis van zaken > > Persoonlijke relaties bekendmaken indien deze de schijn kunnen wekken van een voorkeursbehandeling > > Interne financiële informatie privé houden en niet gebruiken voor investeringen > > Collega s respecteren door geen persoonlijke belangen te behartigen op de werkplek 17

11 KERNWAARDE TRANSPARANTIE TRANSPARANTIE Wat doet u? Scenario: U hoort per ongeluk een gesprek op de gang waarin wordt gezegd dat de verwachte omzet aanzienlijk zal wijzigen wanneer de volgende financiële verslagen worden gepubliceerd. Wat doet u? A. Aandelen kopen op basis van de informatie. Omdat u de informatie per ongeluk hebt gehoord en het u niet ter ore is gekomen tijdens het uitvoeren van uw werk, gelden de regels voor handel met voorkennis niet. B. Zelfs niets doen, maar uw broer op de hoogte stellen. Hij handelt graag in aandelen en zal de informatie nuttig vinden. C. Uw collega s vertellen. U kunt niet handelen omdat u de informatie direct hebt gehoord, maar zij kunnen dat wel. D. Niets doen. Geen investeringen doen totdat de informatie openbaar is en het u krachtens het beleid van het bedrijf is toegestaan. Niet doorvertellen wat u hebt gehoord. D is het juiste antwoord. U beschikt over voorkennis over het bedrijf en u mag daarom niet handelen op basis daarvan, of iemand anders tips geven. Dit is tegen de wet en het beleid van het bedrijf. Het maakt niet uit of u de informatie te horen krijgt bij het uitvoeren van uw werk. Het gaat erom dat het informatie betreft die niet publiek bekend is. HANDEL MET VOORKENNIS Sommige Mountaineers hebben in het kader van hun werk toegang tot gevoelige interne financiële informatie over Iron Mountain of over bedrijven waarmee we zaken doen. Veel van deze informatie kan worden verstrekt conform reguleringen van de overheid, maar sommige informatie mag nooit worden vrijgegeven. Het is illegaal en tegen het beleid van het bedrijf om investeringen te doen op basis van interne informatie die u bij Iron Mountain te horen kreeg. Dit geldt ook voor het geven van tips of adviezen aan uw familie of vrienden, die investeringen kunnen doen op basis van deze kennis. Van werknemers met toegang tot zulke informatie wordt verwacht dat ze deze vertrouwelijk en veilig zullen houden. De Securities and Exchange Commission houdt alle aandelentransacties actief bij en vervolgt personen die handelen op basis van voorkennis. Bij twijfel of u mag investeren neemt u contact op met de juridische afdeling of de helplijn voor naleving. Als u op de hoogte bent van een situatie waarin iemand profiteert van voorkennis, meld dit dan aan de helplijn voor naleving. HOGER GEPLAATSTE FAMILIELEDEN EN VRIENDEN We stimuleren goede banden tussen collega s, maar onze loyaliteit dient altijd in de eerste plaats bij het bedrijf te liggen. Plaats uzelf niet in situaties waar een persoonlijke relatie of familierelatie een zakelijke beslissing of uw productiviteit kan beïnvloeden. Niemand mag autoriteit hebben voor het nemen van beslissingen of inzake carrièreontwikkeling over een familielid, goede vriend(in) of romantische partner. Zelfs wanneer u denkt dat een relatie volledig gepast is, dient u te onthouden dat alleen al de schijn van een voorkeursbehandeling het moreel van uw collega s kan beïnvloeden en er voor het bedrijf als geheel slecht uitziet. Als u vermoedt dat er een ongepaste relatie bestaat tussen werknemers, stel dan het management of HR op de hoogte, of meld het aan de helplijn voor naleving. POLITIEKE EN ANDERE PERSOONLIJKE OPVATTINGEN Open en transparante communicatie over ons bedrijf wordt aangemoedigd. De bezittingen en bronnen van het bedrijf (waaronder onze tijd) dient echter niet te worden gebruikt voor het bevorderen van persoonlijke politieke, religieuze of sociale opvattingen. We moeten actief deelnemen in onze gemeenschap en in het politieke proces. Maar in de werkruimte is het ongepast om campagne te voeren, geld in te zamelen, aanvragen te doen, lectuur te verspreiden of u uit te spreken voor politieke, religieuze of sociale kwesties. Zorg er buiten het werk voor dat uw persoonlijke opvattingen niet worden gezien als die van het bedrijf. Als u bijvoorbeeld geld geeft voor religieuze, sociale of politieke doelen, doe dit dan persoonlijk en niet als Iron Mountainwerknemer, anders kan de schijn ontstaan dat Iron Mountain deze doelen steunt of invloed probeert te kopen. Dat kan ons merk en onze reputatie grote schade opleveren. Als u vermoedt dat iemand bij Iron Mountain bronnen van het bedrijf gebruikt om persoonlijke opvattingen te promoten of buiten werk de indruk geeft dat Iron Mountain een persoonlijk doel steunt, meld dit dat aan HR of de helplijn voor naleving. VRAAG: Er is net een positie geopend in uw afdeling en u wilt graag dat een goede persoonlijke vriendin van u die baan krijgt. Ze heeft niet echt de ervaring die in de baanomschrijving wordt gevraagd, maar met uw connecties in het bedrijf denkt u dat u haar kunt helpen. Is daar iets mis mee? ANTWOORD: Mogelijk. Iron Mountain neemt beslissingen over dienstverbanden op basis van persoonlijke kwaliteiten. Het aanbevelen van in aanmerking komende kandidaten is toegestaan (en wordt aangemoedigd) maar proberen een beslissing te beïnvloeden kan een belangenconflict veroorzaken door uw persoonlijke relatie. WAT TE DOEN IN DE VOLGENDE GEVALLEN? VRAAG: Mijn zus heeft zich kandidaat gesteld voor de medezeggenschapsraad van de school en ik help haar met haar campagne. Mag ik de kopieermachines van Iron Mountain gebruiken om folders voor een evenement te kopiëren? ANTWOORD: Nee. Dat zou ongepast gebruik van de bedrijfsbronnen zijn. Printers, kopieermachines, telefoons of mogen niet worden gebruikt voor het ondersteunen van een persoonlijk doel. Dit kan een misleidende indruk geven dat Iron Mountain de kandidaat steunt of een mening heeft over de campagne. VRAAG: Mijn bedrijf is gekocht door Iron Mountain. Voor de overname gebruikten we het vervoersbedrijf van mijn zwager voor bepaalde diensten. Hij doet prima werk voor een goede prijs. Kunnen we hem blijven gebruiken? ANTWOORD: U moet dit bespreken met uw manager. In dit soort situaties kan een persoonlijke relatie het nemen van een objectieve zakelijke beslissing in de weg staan. In dit geval geeft u mogelijk de voorkeur aan uw zwager, ook al biedt een ander bedrijf dezelfde service voor minder geld. Om ervoor te zorgen dat er eerlijk wordt gehandeld, kunt u worden gepasseerd in het beslissingsproces

12 Integriteit Wij zijn altijd eerlijk en doen geen concessies aan de kernwaarden. Wij passen actief de principes van de kernwaarden toe in elke zakelijke beslissing die we nemen. Onze collega s, klanten en andere zakelijke partners kunnen erop vertrouwen dat we doen wat we zeggen en dat we onze beloften waarmaken. Door vertrouwen, respect en eerlijkheid versterken we niet alleen onze eigen reputatie, maar ook die van Iron Mountain. Als Mountaineers doen we het volgende voor integriteit: > > Ernaar streven het goede te doen, ook als deze keuzes niet altijd even duidelijk zijn > > Eerlijk zijn naar onze klanten en collega s > > Altijd eerlijk concurreren > > Nooit steekpenningen of smeergeld aannemen > > Belangenconflicten tussen Iron Mountain en persoonlijke relaties of externe activiteiten vermijden > > Geschenken en amusement alleen accepteren conform het bedrijfsbeleid De grootste ondergrondse faciliteit van Iron Mountain ligt 67 meter onder de heuvels van het platteland van > > Accurate financiële informatie en administratie onderhouden > > Alle situaties melden die mogelijk een inbreuk vormen op de gedragsregels met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering Wist u dat? Pennsylvania. De faciliteit is 4,8 kilometer lang en 3,2 kilometer breed. Er is 32 kilometer aan wegen en 158 vierkante meter aan ontwikkelde ruimte. Er werken ongeveer 2700 mensen binnen, beschermd door verschillende lagen beveiliging en de eigen brandweer van Iron Mountain, met OSHA-certificatie en twee wagens. 21

13 KERNWAARDE INTEGRITEIT VRAAG: Onze afdeling heeft een krap budget, maar we willen toch graag iets leuks doen voor de feestdagen. Een van onze leveranciers heeft aangeboden bij te dragen aan een feest. Is dat goed? ANTWOORD: Nee. Het verzoeken of accepteren van iets van waarde van een leverancier is ongepast omdat zoiets een toekomstige zakelijke beslissing kan beïnvloeden (of de schijn daarvan kan wekken). INTEGRITEIT WAT TE DOEN IN DE VOLGENDE GEVALLEN? VRAAG: Op een trade show vorige week sprak ik met enkele verkoopvertegenwoordigers van concurrerende bedrijven over hoe de winstmarges in onze markt kleiner werden. Vanmorgen las ik in de krant dat deze bedrijven hun prijzen verhogen. Heb ik iets verkeerd gedaan? ANTWOORD: Mogelijk. Wees voorzichtig bij het bespreken van zakelijke kwesties met concurrenten. Dit soort activiteiten kan worden gezien als het maken van prijsafspraken, ook als er geen formele afspraken zijn gemaakt. Wanneer u in gesprek bent met een concurrent over prijzen of andere gevoelige zakelijke kwesties, beëindig dan het gesprek onmiddellijk of vertrek, ook als dat onbeleefd lijkt. Neem daarna contact op met uw supervisor of de helplijn voor naleving voor verdere aanwijzingen. VRAAG: Een medewerkster van de plaatselijke overheid heeft me verteld dat haar instelling graag zaken wil doen met Iron Mountain. Ze heeft echter gezegd dat er bepaalde obstakels zijn die kunnen worden weggewerkt als het bedrijf ermee instemt een park te financieren of andere investeringen in de gemeenschap te doen. Wat ze vraagt is niet duur. Moet ik instemmen? EERLIJKE CONCURRENTIE We hechten aan onze kernwaarden in onze contacten met zakelijke partners, onder wie onze concurrenten. We vermijden situaties die de schijn kunnen wekken van oneerlijkheid of misleiding. Het delen van de volgende informatie met concurrenten kan de indruk wekken dat Iron Mountain de concurrentie of de klantenbasis probeert te manipuleren: Prijs- en kortingslijsten Klantenlijsten Bedrijfsstrategieëns Marketingplannen Het is onwettig om afspraken te maken met concurrenten over welke prijzen er moeten worden berekend of welke kansen wel of niet moeten worden aangegrepen. CORRUPTIE EN FRAUDE Iron Mountain verbiedt steekpenningen, smeergeld en betalingen van welke soort dan ook streng. Zelfs als het aanbieden van geld of waardevolle artikelen een aanvaarde en gewone manier van zakendoen is in een plaatselijke cultuur, zien wij ze als corrupte praktijken die nooit toegestaan zijn. We verliezen liever een klant dan dat we steekpenningen moeten betalen om hem binnen te halen. Ons verbod op corruptie geldt niet alleen voor Iron Mountain en diens werknemers. We verwachten ook van onze agenten, leveranciers en joint venture-partners dat zij zich aan dezelfde hoge standaarden houden. Wij doen ons best ervoor te zorgen dat zij geen steekpenningen of smeergeld aanbieden namens ons. Help Iron Mountain beschuldigingen van fraude en corruptie te vermijden door gedetailleerde uitgaverapporten in te dienen en gegevens bij te houden die volledig en accuraat alle reis-, amusements- en financiële transacties beschrijven. GESCHENKEN EN AMUSEMENT Het uitwisselen van geschenken is een veel voorkomende manier voor het uitdrukken van waardering. Geschenken en amusement mogen echter nooit worden aangeboden in een poging om zakelijke beslissingen te beïnvloeden, ook niet waar dit een standaard zakelijke werkwijze of plaatselijke gewoonte is. Raadpleeg altijd uw plaatselijke beleid voor geschenken en amusement voordat u iets van waarde aanbiedt of accepteert, waaronder geschenken, gunsten, kaartjes voor amusement, reisuitnodigingen, enzovoort. Hier zijn enkele vragen die u zichzelf kunt stellen voordat u een geschenk aanbiedt of accepteert: IIs het geschenk groter dan toegestaan door het beleid voor geschenken en amusement? Is het geschenk aangeboden aan, of ontvangen door, een overheidsvertegenwoordiger? Kan het geschenk worden gezien als steekpenning? Zou openbaarmaking van het geschenk Iron Mountain in verlegenheid brengen? Als het antwoord op een of meer van deze vragen ja is, dan is het geschenk ongepast. Soms is het moeilijk te bepalen wanneer een geschenk aanvaardbaar is. Als u twijfels hebt bij een bepaalde situatie, spreek dan met uw supervisor of neem contact op met de helplijn voor naleving. BELANGENCONFLICTEN Indien een familierelatie, vriendschap of andere persoonlijke connectie uw vermogen om een eerlijke zakelijke beslissing te nemen namens Iron Mountain in de weg staat, dan bestaat er mogelijk een belangenconflict. Omdat de reputatie van het bedrijf afhankelijk is van de acties en integriteit van alle Mountaineers, is het belangrijk om zelfs de schijn van zulke conflicten te vermijden. Soms kan een schijnbaar belangenconflict niet worden vermeden, bijvoorbeeld als er maar één keuze is voor een bepaalde leverancier, en u daarmee toevallig een relatie hebt. In dit soort gevallen is het belangrijk de omstandigheden te melden, omdat de goedkeuring van een hogere manager of de algemene raad van het bedrijf vereist kan zijn. Wat doet u? Scenario: Na drie maanden ontdekt u dat een medewerker die u hebt ingehuurd (en tot nu toe prima werk doet) tijdens zijn sollicitatie had gezegd dat hij een HBO-opleiding had terwijl dat niet het geval is. Wat moet u doen als manager? A. Zijn prestaties, lengte van het dienstverband en mogelijke voordelen op de lange termijn voor het bedrijf afwegen voordat u met iemand spreekt. B. Aanbevelen dat hij wordt ontslagen wegens liegen. C. De zaak bespreken met HR om de juiste maatregel vast te stellen. D. De ontdekking voor uzelf houden omdat u tevreden bent met de werknemer. Dit is een moeilijke situatie, maar het juiste antwoord is C. Wanneer zich een moeilijke ethische situatie in verband met het inhuren van een werknemer voordoet, dient u contact op te nemen met HR. ANTWOORD: Nee. Geschenken en gunsten aan of namens overheidsmedewerkers met als doel een zakelijke beslissing te beïnvloeden worden gezien als steekpenningen en leiden tot ernstige juridische en zakelijke problemen. Neem contact op met de helplijn voor naleving of de juridische afdeling voor advies over hoe u moet omgaan met de situatie. Als u niet zeker weet of een bepaalde zakelijke relatie gepast is vanwege een mogelijk belangenconflict, neem dan contact op met de helplijn voor naleving of de algemene raad van het bedrijf

14 WIST U DAT? In 2000 begon Iron Mountain met zijn eigen informatievernietigingstak: Iron Mountain Veilige vernietiging. Veilige vernietiging stelt klanten in staat hun werk te doen zonder concessies te doen aan milieutechnische waarden. Het verwerkte materiaal wordt gerecycled, waardoor zeven miljoen bomen en twaalf miljoen liter water per jaar worden bespaard. Verantwoordelijk Wij houden onszelf persoonlijk verantwoordelijk voor onze acties, verplichtingen en resultaten. We stellen ons ambitieuze doelen en werken hard om ze te realiseren. Als verantwoordelijke werknemers weten we dat we worden afgerekend op wat we doen én op wat we nalaten. We gaan verder dan het naleven van de minimale wettelijke voorschriften en regels. Als Mountaineers doen we het volgende voor verantwoordelijkheid: > > Altijd ethisch handelen en anderen helpen ethisch te handelen > > Beslissingen nemen die in het belang van het bedrijf en niet alleen in ons eigen belang zijn > > Kwesties melden wanneer anderen niet juist handelen en misdragingen melden waar nodig > > Ervoor zorgen dat we werkverplichtingen nakomen door Iron Mountain voorrang te geven boven andere werkzaamheden > > Een persoonlijke rol spelen bij het beschermen van de fysieke en intellectuele bezittingen van Iron Mountain > > Met onze leveranciers samenwerken om ervoor te zorgen dat ze aan dezelfde standaarden worden gehouden als waar we onszelf aan houden > > Volledige, tijdige en accurate financiële administratie bijhouden > > Stappen nemen om ervoor te zorgen dat onze zakelijke partners overal ter wereld de mensenrechten respecteren 3 25

15 KERNWAARDE VERANTWOORDELIJK VERANTWOORDELIJK Wat doet u? Scenario: U bent manager en evalueert de tekst van een marketingbrochure die is geschreven door uw werknemer. Er staan enkele geweldige, goed doordachte ideeën in, waarvan de werknemer zegt dat ze die helemaal zelf heeft bedacht. Maar de tekst doet u denken aan een tijdschriftartikel dat u enkele maanden geleden hebt gelezen. Wanneer u het artikel vindt, ziet u dat de werknemer de tekst woord voor woord heeft overgenomen. Wat doet u? A. Niets doen. Niemand zal het waarschijnlijk merken. B. De kwestie aankaarten bij de werknemer en haar vragen de tekst opnieuw te schrijven. Ervoor zorgen dat de huidige tekst niet wordt gebruikt in de brochure. C. De zaak melden aan uw supervisor en om advies vragen. D. De werknemer melden bij HR of de helplijn voor naleving en verdere actie afwachten. Dit is een moeilijke situatie en het beste antwoord is een combinatie van B en D. Als manager hebt u bepaalde rechten en verantwoordelijkheden aangaande de integriteit van uw werknemers. U moet duidelijk maken aan de werknemer dat het volledig onaanvaardbaar is om een tekst zo over te nemen, maar de overtreding is zo ernstig dat verdere disciplinaire actie mogelijk op zijn plaats is. Inbreuk op auteursrecht is niet alleen tegen het beleid van het bedrijf, het is ook illegaal en kan leiden tot een aanzienlijke schadepost voor het bedrijf. BESCHERMING VAN BEDRIJFSBEZITTINGEN Wanneer de informatie van onze klanten aan ons wordt toevertrouwd, zijn wij ervoor verantwoordelijk dat die wordt beschermd en veilig wordt geretourneerd. Met een goede bescherming van bedrijfsbezittingen kunnen we aan deze verantwoordelijkheden voldoen. FYSIEKE BEZITTINGEN: Bedrijfsbezittingen (computers, voertuigen en andere apparatuur) dienen veilig te worden bewaard en mogen niet worden gebruikt voor niet-werkgerelateerde zaken. Doe snel melding van zaken die de veiligheid van onze fysieke bezittingen kan beïnvloeden, ook van kleine incidenten zoals het verlies van een handscanner of het niet werken van een deuralarm. Als u dit niet doet, kan de veiligheid risico lopen waardoor we mogelijk onze verplichtingen aan de klant niet kunnen nakomen. INTELLECTUELE BEZITTINGEN: Iron Mountain maakt en bezit een grote hoeveelheid vertrouwelijke informatie en intellectuele eigendommen. Daartoe behoren patenten, handelsmerken, financiële gegevens en bedrijfsprocessen en de producten en uitvindingen van onze werknemers tijdens hun dienstverband. Als verantwoordelijk Mountaineer kunt u als volgt helpen deze bezittingen te beschermen: Ervoor zorgen dat er geheimhoudingsovereenkomsten zijn voordat de gevoelige gegevens buiten het bedrijf worden verzonden Nooit bedrijfsgeheimen prijsgeven zonder de juiste autorisatie Misbruik van intellectueel eigendom melden aan dejuridische afdeling IMPORT EN EXPORTBEPERKINGEN Ten behoeve van de nationale veiligheid controleert de regering van de Verenigde Staten (evenals vele andere regeringen) de import en export van versleutelingssoftware en andere gevoelige technologische informatie. Het is tegen het beleid van Iron Mountain om marketing-, verkoop- of serviceactiviteiten uit te voeren in landen of voor personen die op de embargo- of sanctielijsten van deverenigde Staten staan. Voordat u technische informatie of producten verzendt of overdraagt naar een bestemming buiten uw land, dient u ervoor te zorgen dat de exportscreening is voltooid en dient u alle benodigde documentatie te verstrekken. Omdat het bepalen van de legaliteit of gepastheid van een import of export ingewikkeld is, kunt u contact opnemen met de juridische afdeling Wereldwijde Privacy & Nalevingsgroep voor advies. EXTERNE DIENSTVERBANDEN Wij zijn trots op het leveren van goed werk en het nemen van verantwoordelijkheid voor onze verplichtingen. Het hebben van meer dan één werkgever kan ons vermogen voor het nemen van objectieve zakelijke beslissingen en onze productiviteit beïnvloeden. Dat is vooral het geval als iemand een tweede baan heeft bij een leverancier of concurrent van Iron Mountain. Externe dienstverbanden slaan niet alleen op tweede banen in de traditionele zin van het woord, maar ook op professionele of consultingdiensten die kunnen worden uitgevoerd tijdens de Iron Mountain-werkdag. Hiertoe behoort bijvoorbeeld het schrijven van code voor een persoonlijk softwareproject of het opstellen van belasting- of juridische documenten voor een vriend terwijl u op het werk bent. Vergeet niet dat het tegen het beleid van het bedrijf is om bedrijfsmiddelen (waaronder onze tijd tijdens werkuren) te gebruiken voor niet-iron Mountain-werkzaamheden. Als u een tweede baan zoekt buiten Iron Mountain, bespreek dit dan met uw supervisor zodat u zeker weet dat dit niet leidt tot belangenconflicten of uw vermogen om aan uw verplichtingen bij Iron Mountain te voldoen. ACCURATE FINANCIËLE VERSLAGEN/OPENBARE RAPPORTAGE Als beursgenoteerd bedrijf zijn we verplicht bepaalde informatie over onze financiën naar buiten te brengen. Het bijhouden van een accurate administratie en het verzorgen van een transparante financiële rapportage zijn de beste manieren om financiële verantwoordelijkheid te tonen tegenover onze aandeelhouders en onze geloofwaardigheid op de markt te vergroten. Iron Mountain wil aandeelhouders en toezichthouders volledige, eerlijke, accurate, tijdige en begrijpelijke rapporten geven. We maken dit mogelijk door: Een boekhouding en administratie bijhouden met een accuraat en compleet overzicht van onze transacties Alle relevante wetten en regels naleven in verband met accounting en administratie Vermeende fraude of andere financiële wanpraktijken melden aan de interne controleafdeling, de controlecommissie, de directie of de helplijn voor naleving MENSENRECHTEN We dragen de waarden van mensenrechten overal uit door met respect en waardigheid om te gaan met onze werknemers en zakenpartners. We bieden goede werkomstandigheden, vergoedingen en werkuren aan al het personeel en maken geen gebruik van kinder- of dwangarbeid. Wij zijn sterk van mening dat onze zakenpartners (leveranciers, onderaannemers, consultants, agenten, partners, joint ventures, enzovoort) deze principes overal waar zij werkzaam zijn dienen te ondersteunen en te bevorderen. WAT TE DOEN IN DE VOLGENDE GEVALLEN? VRAAG: Ik heb gehoord dat een chauffeur zijn Iron Mountain-tankpas gebruikt om zijn eigen auto vol te tanken. Ik wil niet dat iemand in de problemen raakt als ik niet 100 procent zeker ben, maar is er een manier om mijn zorgen anoniem te melden? ANTWOORD: Ja, u kunt contact opnemen met de helplijn voor naleving en een anoniem rapport indienen. De helplijn voor naleving telefonisch of via beschikbaar in uw eigen taal en wordt beheerd door een extern bedrijf om de anonimiteit te waarborgen. (Anoniem rapporteren is in sommige landen verboden, maar Iron Mountain zal uw identiteit vertrouwelijk houden en tolereert geen vergeldingen voor het in goeder trouw melden van zaken.) VRAAG: Een medewerker in een faciliteit waar gevoelige overheidsdocumenten worden bewaard, kwam vandaag niet op het werk. Kan ik hem vervangen door een tijdelijke werknemer? ANTWOORD: Mogelijk. In sommige faciliteiten moeten we vanwege overheidsregels of contractbepalingen de toegang beperken tot werknemers op wie grondige achtergrond- en veiligheidscontrole is uitgevoerd. Het is mogelijk om iemand te laten invallen, maar u dient te controleren of de persoon voldoet aan alle contractuele en wettelijke bepalingen

16 Actiegericht Wij zijn alert voor mogelijkheden en problemen en handelen met urgentie. We proberen problemen voor te blijven en ze aan te pakken op een doeltreffende, proactieve manier. We nemen onze verantwoordelijkheid en blijven aan de problemen werken totdat ze zijn opgelost. Ook als de processen goed werken, anticiperen we op toekomstige problemen en nemen we maatregelen om verbeteringen aan te brengen. Als Mountaineers laten we onze actiegerichtheid als volgt zien: > > Collega s in staat stellen succes te boeken door hen te voorzien van de middelen en ondersteuning die zij nodig hebben > > Initiatief nemen voor taken waarbij niet duidelijk is wie de verantwoordelijkheid heeft > > Duidelijk vervolgacties en voltooiingsdatums bepalen bij het aanpakken van problemen > > Tijdig beslissingen nemen, vooral wanneer anderen afhankelijk zijn van uw beslissing om verder te kunnen werken > > Klanten helpen hun problemen op te lossen door diensten aan te bieden die passen bij Iron Mountain heeft een wagenpark van meer hun behoeften en te anticiperen op hun toekomstige behoeften > > Informatie beheren op een manier die het beste bij elke individuele klant past dan 3500 speciaal ontworpen en aangepaste > > De interne administratie beheren volgens behoudschema s en -richtlijnen Wist u dat? vracht- en bestelwagens. Deze voertuigen zijn uitgerust met eersteklas veiligheidsfuncties zoals alarmen met radiofrequentie, automatisch sluitende deuren en startonderbreking, en zijn > > Personeel inhuren op basis van bevoegdheid, zonder discriminatie > > Omgaan met overheidsklanten volgens onze hoge standaarden voor werk voor de overheid ontworpen als kluizen op wielen. 3 29

17 KERNWAARDE ACTIEGERICHT ACTIEGERICHT Wat doet u? ANTIDISCRIMINATIE, RESPECT VOOR DIVERSITEIT EN GELIJKE KANSEN OP DE ARBEIDSMARKT BEDRIJFSADMINISTRATIE BEHEREN De bedrijfsadministratie dient te worden bewaard op een consistente en betrouwbare manier zodat ze snel kunnen worden opgevraagd wanneer dat nodig is. Hierdoor kunnen we niet alleen voldoen aan onze interne verantwoordelijkheden maar kunnen we ook juridische actie, ingrepen door overheidsinstanties en schade aan ons merk en onze reputatie voorkomen. VRAAG: Een vrouw solliciteerde onlangs naar een baan bij ons. Ze heeft uitstekende kwalificaties maar ze zou s avonds laat in een onveilig deel van de stad moeten werken. Kan ik de baan beter aan een man geven? ANTWOORD: Nee. U dient een kandidaat alleen te beoordelen op zijn of haar kwaliteiten en niet op facturen als geslacht, ras, religie of enige ander persoonlijk kenmerk dat wettelijk is beschermd. We bekommeren ons om de veiligheid van onze werknemers in gelijke mate en het anders behandelen van een werknemer op basis van geslacht is discriminatie. VRAAG: Tijdens onderhandelingen met een plaatselijke leverancier vertelde de verkoopvertegenwoordiger me dat zijn broer een belangrijke functie bij de overheid heeft. Ik denk dat hij suggereert dat als we zijn bedrijf kiezen, dat hij zijn broer dan kan beïnvloeden om overheidscontracten aan Iron Mountain te geven. Wat moet ik doen? ANTWOORD: Er gelden strenge regels voor interactie met de overheid. Zaken doen met een familielid van een overheidsfunctionaris kan worden gezien als een poging om de overheid te beïnvloeden of klanten te winnen op een onethische manier. Voorat u een beslissing neemt, dient u advies in te winnen van de helplijn voor naleving of de juridische afdeling. Het doorgaande succes van Iron Mountain is niet mogelijk zonder de toewijding van onze vele werknemers. De diversiteit van ons personeel weerspiegelt de diversiteit van de markten waarin we actief zijn. Daar zijn we trots op en wij geloven dat het een directe bijdrage leert aan ons vermogen om tegemoet te komen aan de uiteenlopende behoeften van onze internationale klanten. We werken actief aan het voorkomen en tegengaan van discriminerend gedrag. Beslissingen over werving, selectie, ontwikkeling of ontslag mogen alleen worden genomen op basis van kwaliteiten en nooit op basis van ras, geslacht, religie, seksuele voorkeur, seksuele oriëntatie of enig ander beschermd kenmerk. Discriminerend gedrag: Schept gevoelens van wantrouwen en respectloosheid Belet ons de meest geschikte werknemers aan te trekken en te behouden Schaadt ons merk en onze reputatie Ontmoedigt bestaande en potentiële klanten Kan leiden tot juridische processen Als u op de hoogte bent van discriminerende activiteit bij Iron Mountain, moet u dit melden aan uw Human Resources-vertegenwoordiger of de helplijn voor naleving. UITBESTEDING DOOR OVERHEID Overheden over de hele wereld vertrouwen erop dat Iron Mountain hun belangrijke gegevens goed zal bewaren. Hoewel we werken met de hoogste standaarden van eerlijkheid en integriteit, komen er vaak extra wettelijke of contractuele verantwoordelijkheden kijken bij het verlenen van diensten aan de overheid. Om ervoor te zorgen dat ons bedrijf alle van toepassing zijnde wetten, reguleringen en beleidsregels van het bedrijf naleeft in verband met dienstverlening aan de overheid, dient u zich bekend te maken met alle plaatselijke beleidsregels voor werken met de overheid of contact op te nemen met de juridische afdeling. Onderneem de volgende stappen om ervoor te zorgen dat de bedrijfsadministratie goed wordt beheerd: Behoud gegevens zo lang als nodig is conform de plaatselijke archiefbewaarplan. Bewaar de administratie in een veilige omgeving. Vernietig archieven op een veilige manier wanneer het bewaarplan dit aangeeft. Neem voor meer informatie contact op met uw plaatselijke records coördinator, de juridische afdeling Global Privacy and Compliance Group, of de helplijn voor naleving. VRAAG: Ik ben account manager en bewaar gegevens van al mijn klanten in een archiefkast. Ik heb er zojuist in gekeken en heb gezien dat veel van de klanten niet meer bij ons zijn. Mag ik deze gegevens vernietigen? ANTWOORD: Nee. Ook als een klant niet meer bij Iron Mountain is, moeten de dossiers gedurende een bepaalde tijd worden bewaard, conform het plaatselijke archiefbewaarplan. Raadpleeg voor meer informatie over het bepalen van de juiste bewaarplan de interne website voor archiefbeheer of neem contact op met uw plaatselijke records coördinator. U kunt ook contact opnemen met de juridische afdeling Wereldwijde Privacy & Nalevingsgroep. WAT TE DOEN IN DE VOLGENDE GEVALLEN? VRAAG: Ik denk dat een collega onder de invloed van drugs of alcohol is tijdens het werk. Wat moet ik doen? ANTWOORD: Om een gezonde, veilige en productieve werkomgeving te behouden heeft Iron Mountain een streng beleid tegen illegaal gebruik van drugs en alcohol. Als u vermoedt dan een collega onder de invloed is tijdens het werk, meld de situatie dan meteen aan uw supervisor of een ander lid van het management. Deze situatie is niet alleen gevaarlijk voor de werknemer, maar ook voor collega s en zelfs klanten. Als u zich niet prettig voelt bij het melden hiervan aan uw supervisor, kunt u de helplijn voor naleving gebruiken en anoniem blijven (indien dat wettelijk is toegestaan). Iron Mountain bekommert zich over de gezondheid en het welzijn van zijn werknemers. Voor problemen met verdovende middelen is er een aantal hulpmiddelen beschikbaar. Zie voor meer informatie het gedeelte over misbruik van verdovende middelen in het handboek voor werknemers

18 Teamwerk Wij werken in teams die samen veel meer kunnen bereiken dan ieder voor zich. Van het begin van het verkoopproces tot het afwikkelen van onze serviceverantwoordelijkheden werken Mountaineers samen om waarde, consistentie en een gerust gevoel te geve aan onze klanten. Als Mountaineers doen we het volgende voor teamwerk: > > Samenwerken om doelstellingen voor het hele bedrijf te realiseren > > Coördineren voorbij de limieten van functies en afdelingen om te voorkomen dat er dubbel werk wordt gedaan > > Onze supervisors om advies vragen wanneer zich moeilijke kwesties voordoen > > Nieuwe werknemers helpen bij het leren van de vaardigheden die ze nodig hebben om hun werk goed te doen > > Werknemers zo trainen dat ze ondersteuning kunnen bieden aan collega s wanneer dat nodig is > > Collega s ondersteunen door een werkplaats zonder intimidatie te bieden The Underground van Iron Mountain biedt onderdak > > Vertrouwen scheppen onder werknemers door hun privacy te respecteren Wist u dat? aan een enorme collectie historisch belangrijke foto s en negatieven. De meest waardevolle objecten worden bewaard in een omgeving met een temperatuur van -20 C en een relatieve luchtvochtigheid van 35%. Daarmee wordt de levensduur met ruim 2000 jaar > > Computers van het bedrijf gebruiken voor het nastreven van zakelijke doelen en niet voor amusement verlengd. 3 33

19 KERNWAARDE TEAMWERK TEAMWERK Wat doet u? INTIMIDATIE Alle werknemers hebben het recht om te werken in een omgeving die ondersteuning biedt, professioneel is en vrij is van intimidatie. Teamwerk betekent zowel het respecteren van de individualiteit en uniekheid van onze collega s als het nalaten van vijandige, intimiderende of aanstootgevende handelingen. Denk altijd na bij uw acties en denk eraan dat iemand zich altijd geïntimideerd kan voelen, ook als u het alleen als grap bedoelde. GEPAST COMPUTERGEBRUIK Computers en informatiesystemen kunnen de productiviteit verhogen en de communicatie tussen teamleden bevorderen, maar ongepast gebruik kan leiden tot verspilling van bronnen, een verminderde beveiliging en schade aan ons merk en onze reputatie. VRAAG: Ik vraag mijn vrouwelijke collega altijd of ze hulp nodig heeft bij het tillen van zware dozen. Ik ben bang dat ze niet sterk genoeg is en ik wil niet dat ze zich bezeert. Ze weigert de hulp altijd. Doe ik iets verkeerd? ANTWOORD: Hulp aanbieden aan een collega die dat nodig heeft, is altijd goed, maar niet als u de collega anders behandelt omdat ze vrouw is. As ze voor het werk is aangenomen, moet ze de fysieke en andere vereisten van het werk aankunnen. Als u hulp blijft aanbieden, kan dat worden gezien als intimidatie, wat tegen het beleid van het bedrijf of de wet is. VRAAG: Een groep werknemers pest vaak een van mijn collega s en maakt ongepaste opmerkingen over hem achter zijn rug. Ik wil het gedrag graag melden, maar ik ben bang dat ik dan het slachtoffer word. Wat moet ik doen? ANTWOORD: Meld het intimiderende gedrag onmiddellijk. Als een team niet effectief kan opereren, wordt er geen professionele en ondersteunende werkomgeving geboden. U dient daarbij een actieve rol te spelen. Als u een melding maakt, zal het bedrijf onderzoek doen, en (indien nodig) disciplinaire maatregelen treffen tegen de betrokkenen. Ook zullen we vergelding tegen u niet tolereren. Als u het liever anoniem meldt, kunt u dat doen (indien wettelijk toegestaan) door contact op te nemen met de helplijn voor naleving. Volgens onze beleidsregels is intimiderend gedrag streng verboden. Hiertoe behoort: VERBAAl: Minachtende opmerkingen over het ras, de etnische afkomst, de nationaliteit, de religie, het geslacht, de seksuele oriëntatie of voorkeur, enzovoort; dreigementen; schreeuwen en vloeken; onfatsoenlijke opmerkingen; met ongepast, aanstootgevend of seksueel expliciet materiaal FYSIEK: Ongewenst aanraken of seksuele avances; iemand fysiek beletten een ruimte te verlaten; geweld op de werkplek of intimidatie; roekeloos rijden of machinegebruik VISUEEL: Aanstootgevende bumperstickers op bedrijfsvoertuigen en foto s, posters of strips ophangen met ongepast of seksuele inhoud Als u het slachtoffer of getuige bent van intimidatie, hebt u de plicht dit te melden. Neem contact op met uw supervisor of manager, uw Human Resources-vertegenwoordiger, of de helplijn voor naleving. PRIVACY VAN WERKNEMERS Het respect dat wij hebben voor de privacy van de informatie van onze klanten, geldt ook voor de informatie die we inzamelen over onze collega s. Als Mountaineers verdienen we dat respect als volgt: Collega s laten weten waarom we persoonlijke informatie vragen en hoe die wordt gebruikt Alleen persoonlijke informatie inzamelen wanneer dat nodig is De persoonlijke informatie van collega s niet bespreken Persoonlijke informatie alleen gebruiken waarvoor deze is bedoeld De juiste maatregelen nemen om de informatie die aan ons is toevertrouwd te beschermen Doe de volgende dingen niet wanneer u de computersystemen van het bedrijf gebruikt: Ongepaste websites opvragen Verdachte bijlages openen Gebruikersnamen en wachtwoorden delen Spam, junkmail, kettingbrieven of berichten met intimiderende of aanstootgevende inhoud verzenden Informatie over Iron Mountainof over klanten plaatsen op externe websites, berichtenforums, blogs of sociale netwerksites Overmatig gebruikmaken van internet voor niet-werkgerelateerde zaken Software downloaden of installeren die inbreuk maakt op het beveiligingsbeleid van Iron Mountain of op de juridische rechten van anderen Raadpleeg uw plaatselijke beleidsregels voor privacy en beveiliging voor meer informatie. VRAAG: Mijn supervisor heeft me gevraagd vandaag uit te klokken om de normale tijd, ook al doe ik overwerk. Hij zei dat hij de overuren volgende week handmatig aan mijn timesheet zou toevoegen. Is dat goed? ANTWOORD: Nee. Uren mogen niet van de ene betaalperiode naar de andere worden verplaatst. Dit kan leiden tot onnauwkeurige betaling van loon of overuren. De gewerkte uren moeten correct op timesheets worden vermeld en mogen niet worden verplaatst naar andere dagen of periodes. Neem contact op met Human Resources of de helplijn voor naleving indien een dergelijke situatie zich voordoet. WAT TE DOEN IN DE VOLGENDE GEVALLEN? VRAAG: Een collega komt sinds enige tijd laat binnen en vertrekt vroeg. Mensen beginnen vragen te stellen. Ik heb een formulier gezien op het bureau van de manager waarin wordt gemeld dat de werknemer vertrekt vanwege ernstige ziekte. Mag ik de andere medewerkers dit vertellen zodat ze weten wat er aan de hand is? ANTWOORD: Nee. Privé-informatie over werknemers, waaronder informatie over gezondheid, is strikt vertrouwelijk. Uw manager had het formulier niet mogen laten liggen op een plek waar u het kon zien, en u had het niet mogen lezen. Vertel niet door wat u hebt gelezen

20 MEER INFORMATIE inwinnen Beleid en procedures De gedragsregels met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering bieden richtlijnen over ethische kwesties die op uw pad kunnen komen als werknemer van Iron Mountain. Naast het lezen van de gedragsregels dient u het bedrijfsbeleid en de procedures te raadplegen. Daarin kunt u meer informatie vinden. Voor de meest actuele plaatselijke versie van een bepaald beleid, kunt u contact opnemen met uw supervisor of manager, uw vertegenwoordiger van Human Resources representative, dejuridische afdeling Wereldwijde Privacy & Nalevingsgroep of de helplijn voor naleving. In zeldzame gevallen kunnen uitzonderingen worden gemaakt op de gedragsregels met betrekking tot ethiek en bedrijfsvoering. Als u zo n uitzondering wilt, neem dan contact op met de algemene raad van het bedrijf. De overheid van de Verenigde Staten schrijft voor dat uitzonderingen voor de directie en bepaalde anderen binnen het leiderschap van Iron Mountain worden gemeld aan de Securities and Exchange Commission. Helplijn voor naleving U kunt 24 uur per dag en 365 dagen per jaar ethische kwesties en schendingen melden of vragen stellen door de helplijn voor naleving te bellen.de helplijn wordt beheerd door een onafhankelijk bedrijf en u kunt ervoor kiezen anoniem te blijven voor zover dat wettelijk is toegestaan. Wereldwijd gratis bellen. Zie de lijst met telefoonnummers rechts op deze pagina. U kunt ook collect call bellen naar: Of maak een melding via internet door te gaan naar: Helplijn voor naleving Argentinië Argentinië Australië Oostenrijk België Brazilië Canada Chili China China Tsjechië Denemarken Frankrijk Duitsland Griekenland Hongkong Hongarije India Ierland Italië Mexico Mexico Nederland Noorwegen Peru Polen Roemenië* Rusland Servië* Singapore Slowakije Spanje Zwitserland Turkije* Oekraïne* Verenigd Koninkrijk Verenigde Staten Verenigde Staten *collect call 36