Agrifirm Group Regeling Ethisch zaken doen

Transcriptie

1 Agrifirm Group Regeling Ethisch zaken doen Documenttitel : Agrifirm Group Regeling Ethisch zaken doen Datum : 1 januari 2011 : Documentnummer : 1.22 HR-Concernregelingen Agrifirm Group Versie :

2 GEDRAGSCODE VOOR ZAKENDOEN EN ETHISCH HANDELEN Ondernemen met verantwoordelijkheidsbesef Coöperatie Agrifirm creëert waarde voor haar leden. Haar dochterondernemingen bieden duurzame, rendabele producten en diensten aan en ondersteunen daarmee de klanten bij het bereiken van een optimaal resultaat op hun bedrijven. Om hierin succesvol te kunnen zijn, moeten wij samenwerken om resultaten op de juiste manier te behalen. Als internationaal opererend aanbieder van landbouwproducten is het van groot belang dat wij verantwoord handelen jegens iedereen met wie wij samenwerken: onze collega s, onze klanten, onze leveranciers en de omgeving waarin wij leven en werken. Op deze manier kunnen we invulling geven aan onze kernwaarden: samen; eerlijk zaken doen; en kwaliteit. Deze Gedragscode is een leidraad voor eerlijk zaken doen en stelt gedragsnormen vast die wij in ons dagelijkse omgang met elkaar zowel intern als extern dienen na te leven. Iedere medewerker van de Agrifirm Group dient zijn/haar verantwoordelijkheid te nemen en deze gedragscode na te leven, te verspreiden en erop toe te zien dat de Code door alle medewerkers wordt nageleefd. Deze regels vervangen geenszins de wet- en regelgeving die in de verschillende landen van kracht is, noch de normen en regels die deel uitmaken van andere voorschriften en interne procedures die binnen de Agrifirm Group gelden. Als plaatselijke wetten minder streng zijn dan dient u de Code na te leven; als de plaatselijke wetten strenger zijn dan de Code dan dient u uiteraard de wet na te leven. Overtreding van deze Code kan leiden tot disciplinaire maatregelen. De Code is vastgesteld door de Hoofddirectie van Agrifirm Group B.V. en treedt in werking op 1 januari C.H.L. Sijssens CEO Agrifirm Group 2

3 Een aantal uitgangspunten: 1. Tegenstrijdige belangen Vermijd activiteiten of financiële belangen die uw werkprestaties, uw loyaliteit jegens de Agrifirm Group of de beoordeling die u maakt, hinderen of zelfs de schijn wekken. 2. Belangen in andere bedrijven Eigendomsbelangen van een aanmerkelijke omvang in concurrenten of leveranciers zijn niet toegelaten. 3. Begunstiging van vrienden of familieleden (nepotisme) Het is niet geoorloofd om beslissingen te nemen of te beïnvloeden die betrekking hebben op een dienstverband waarbij vrienden of familieleden betrokken zijn. 4. Bedrijfsgegevens en administratieve integriteit Bedrijfsgegevens moeten nauwkeurig, volledig en tijdig worden vastgelegd en gerapporteerd. Daarnaast dienen de gegevens te worden beheerd en bewaard volgens de geldende interne richtlijnen. De administratie dient op correcte wijze alle transacties weer te geven. Daarnaast dienen alle niet-financiële gegevens, zoals onkostenstaten, verkoopstaten en contracten, nauwkeurig en volledig te zijn. Sideletters dienen vermeden te worden. 5. Fraude en valse verklaringen De geloofwaardigheid en reputatie van ons bedrijf hangt af van de nauwkeurigheid van onze administratie, bescheiden en uitingen. Het geven van een onjuiste voorstelling van zaken is dan ook strikt verboden; hetgeen ook geldt voor reclame en promotionele activiteiten. 6. Diefstal of misbruik van eigendom Naast het stelen van bedrijfseigendom of persoonlijke eigendommen van andere werknemers is overmatig of onbevoegd gebruik van bedrijfseigendom een vorm van gedrag dat niet is toegestaan. 7. Elektronische communicatie Gebruik de systemen van de Agrifirm Group voor zakelijke doelen en wees u ervan bewust dat niet-zakelijk gebruik beperkt dient te zijn, uw werk niet hindert en uitlegbaar dient te zijn. Het is verboden om bedrijfssystemen of apparatuur te gebruiken om het volgende te verzenden, bewust te ontvangen, te downloaden of op te slaan: seksueel expliciet of discriminerend materiaal; bestanden die het risico op het verspreiden van een virus verhogen; auteursrechtelijk beschermd materiaal waarbij rechten van derden worden geschonden. 8. Intellectueel eigendom, eigendomsrechtelijke beschermde en vertrouwelijke informatie Zoals alle bedrijfseigendom moeten vertrouwelijke informatie, handelsgeheimen en intellectueel eigendom worden beschermd. Hetzelfde geldt voor dergelijke informatie die aan een derde toebehoort. Alle overeenkomsten die terzake gesloten zijn, dienen strikt te worden nageleefd. Deze verplichting geldt onverkort na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. 3

4 9. Concurrentie en mededingingswetten Wij zijn eerlijke concurrenten en leven de wetten na die de concurrentie en integriteit van de markt beschermen. We werken niet mee aan handels- c.q. concurrentiebeperkingen, zoals afspraken tussen concurrenten mbt prijzen, marges, volumes, gebieden, klanten of marktaandelen, of oneerlijke handelspraktijken of concurrentiemethoden, zoals concurrenten valselijk in diskrediet brengen. 10 Aanvaarden van geschenken of entertainment Beperk de waarde en frequentie van alle geschenken of entertainment die u accepteert en vermijd zelfs de schijn dat uw acceptatie van gratificaties uw beslissingen namens de Agrifirm Group kunnen beïnvloeden. Het voorgaande staat het accepteren van normaal zakelijk entertainment, zoals een zakendiner, het bijwonen van een sportevenement, een theatervoorstelling, etc. als onderdeel van het opbouwen en onderhouden van normale zakelijke relatie contacten niet in de weg. Raadpleeg u leidinggevende bij de geringste twijfel. 11. Aanbieden van geschenken of entertainment Geschenken of entertainment met redelijke waarde aan commerciële partijen kunnen toegelaten zijn maar er zijn strikte wettelijke limieten voor het aanbieden of geven van deze gratificaties aan overheidswerknemers of functionarissen. 12. zaken doen met overheden Er gelden strikte regels voor onderhandelingen, contractvoorwaarden en zakenrelaties met overheidsinstanties en hun functionarissen en werknemers. Als u zaken doet met deze instanties moet u zich vooraf op de hoogte stellen van deze regels. 13. omkoperij Het is onwettig om een overheidsfunctionaris iets van waarde aan te bieden of te geven in ruil voor gunstige behandeling. 14. politieke betrokkenheid van het bedrijf Agrifirm mengt zich niet in politieke of partijpolitieke aangelegenheden; politieke giften of donaties zijn verboden. Binnen de grenzen van haar bedrijfsvoering, behoudt de Hoofddirectie zich het recht voor, om zich uit te spreken over zaken die van belang kunnen zijn voor haar leden/klanten, werknemers of de agrarische sector als geheel. 15. duurzaamheid: de 3 P s in balans Wij streven ernaar om initiatieven die betrekking hebben op milieuverbetering te ondersteunen en onze negatieve impact op het milieu te verminderen waarbij `People, Planet en Profit zo veel mogelijk in balans zijn. 16. Contacten met de media Alleen bevoegde werknemers mogen communiceren met de media. Alle media(-vragen) dient u door te verwijzen naar een medewerker van de afdeling communicatie. 17. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer Wij zetten ons in om alle wetten met betrekking tot de bescherming, het gebruik en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens die betrekking hebben op onze klanten, werknemers en anderen strikt na te leven. 4

5 Leidraad Deze uitgangspunten kunnen onmogelijk in elke situatie voorzien. Het is dan ook onvermijdelijk dat zich situaties zullen voordoen waarin niet met zoveel woorden is voorzien en waarin iedereen naar eigen oordeel de beste manier van handelen zal moeten vinden. In dergelijke situaties kunnen de volgende vragen helderheid verschaffen: Durf ik het op een verjaardagsfeestje te vertellen? Vertel ik het mijn kinderen met een gerust geweten? Hoe zal ik me hier achteraf over voelen? Brengt het bekend-worden mij in verlegenheid? Hoe zal het staan op de voorpagina van de krant? Deze vragen zouden moeten opkomen wanneer de volgende overwegingen meespelen ( The Red Flags ): Niemand zal er ooit achter komen. Iedereen doet het. We hebben dit gesprek niet gevoerd. `We zetten niets op papier.' Het doet er niet toe hoe we dit voor elkaar krijgen, als het maar lukt. Toepassen De Agrifirm Group streeft een onberispelijke reputatie na op het gebied van eerlijk zaken doen. Een gedragscode op zich garandeert dat niet. Alleen als alle medewerkers van de Agrifirm Group besluiten om de inhoud van de Gedragscode serieus te nemen en samen te werken om de inhoud tot leven te brengen, bewijst de Gedragscode haar werkelijke waarde. Alle medewerkers zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de naleving van deze Gedragscode binnen het gehele bedrijf. Elke medewerker geeft zelf het goede voorbeeld en spreekt in voorkomende gevallen collega's op hun gedrag aan. Op dat moment wordt de Gedragscode een onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Het toepassen van deze Gedragscode wordt ondersteund door de volgende maatregelen: Kennismakings- en trainingsprogramma s voor de nieuwe medewerkers bevatten ook informatie over deze Gedragscode; De Hoofddirectie rapporteert in een jaarlijks verslag aan de Raad van Commissarissen over de praktische uitvoering van deze Gedragscode; Disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag, kunnen worden genomen tegen hen die verantwoordelijk zijn voor schendingen van deze Gedragscode; Vakinhoudelijke en functionerings- en beoordelingsgesprekken en andere gelegenheden kunnen worden gebruikt om de naleving van de Gedragscode te evalueren en onderwerpen te bespreken die hiermee verband houden. 5

6 Vragen en schendingen melden Als u specifieke vragen heeft over de Gedragscode of advies wilt over de toepassing daarvan binnen uw eigen functie bij de Agrifirm Group, neem dan contact op met uw direct leidinggevende. Wanneer u vertrouwelijk advies nodig hebt of als u zich zorgen maakt over zaken die u niet met uw direct leidinggevende kunt of wilt bespreken, neemt u dan contact op met de directeur HR en/of de bedrijfsjurist. Hetzelfde geldt overigens indien u een overtreding van deze Gedragscode constateert; hiervoor is ook de zogenoemde Klokkenluidersregeling in het leven geroepen. Voortdurende alertheid van iedereen is de beste manier om de naleving van de Gedragscode `eerlijk zaken doen te garanderen en ervoor te zorgen dat de Agrifirm Group haar streven terzake kan waarmaken. Deze Code wordt regelmatig geëvalueerd en geupdate. 6