INTEGRITEITSCODE 2019

Transcriptie

1 INTEGRITEITSCODE 2019

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Kaders van beleid Uitgangspunten van gedrag De 13 basisprincipes De integriteitscode in de praktijk

3 1. INLEIDING In dit integriteitsbeleid staat beschreven welke spelregels Woningstichting Domus hanteert waar het gaat om integer handelen. Missie Woningstichting Domus is een betrokken maatschappelijk onderneming met een sterke lokale verankering. Gezien de ontwikkelingen om ons heen is het van groot belang om keuzes te maken die duidelijk laten zien waar wij goed in willen zijn. In onze missie is verankerd dat Woningstichting Domus passende woonruimte biedt voor mensen met een zorgvraag of een beperkt inkomen. Wij doen dit vanuit een maatschappelijke verantwoordelijkheid om goede en betaalbare woonruimte te realiseren, zodat mensen in hun kracht gezet worden om zelfstandig te kunnen wonen Kernwaarden De kernwaarden maken onze organisatie herkenbaar en zijn een leidraad voor ons gedrag en de keuzes die wij maken. In onze vier kernwaarden ligt verankerd dat wij een betrokken woningcorporatie zijn die dicht bij haar huurders staat, met een sociaal hart ín en vóór Roermond. De brug in ons logo symboliseert verbinding. Een brug naar onze omgeving en als lokaal verankerde maatschappelijke organisatie met een sterke verbinding met onze huurders en samenwerkingspartners Wij staan dicht bij onze huurders en daar zijn wij trots op! Wij weten wat er speelt in onze omgeving en zijn toegankelijk. Onze medewerkers zijn proactief, betrokken en vangen signalen op. Onze interne lijnen zijn kort, daardoor handelen wij slagvaardig en zijn wij een goede samenwerkingspartner. Wij weten waar wij voor staan en verantwoorden onze keuzes transparant. Wij richten ons naar buiten en betrekken bewoners en samenwerkingspartners bij het maken van keuzes. Afspraken worden nagekomen en wij communiceren duidelijk en voor iedereen te begrijpen. Manier van werken Keuzevrijheid, kwaliteit, betrouwbaarheid en een duurzame bedrijfsvoering staan bij Woningstichting Domus centraal. Onze bedrijfsvoering kenmerkt zich door een maatschappelijke oriëntatie en is sterk lokaal verankerd. Economisch verantwoord exploiteren, de dialoog met de omgeving aangaan en samenwerken met maatschappelijke instellingen en de gemeente(n) vormen voor Woningstichting Domus de voorwaarden voor optimaal maatschappelijk presteren. 2

4 2. KADERS VAN BELEID Gezien onze bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid is het van groot belang dat onze klanten en samenwerkingspartijen vertrouwen in onze organisatie en ons (kunnen) hebben. Wij hebben te maken met de belangen van onze klanten, onze medewerkers, onze organisatie en onze samenleving. De integriteitscode geeft ons handvaten om een goede afweging te maken tussen deze verschillende belangen. Onze integriteitscode is geen dichtgetimmerd en uitputtend reglement. Het is geen opsomming van regels wat wel en niet mag. Dat kan en moet ook niet. Voor wie? De integriteitscode geldt voor iedereen van Woningstichting Domus: Raad van Commissarissen, directeur-bestuurder en medewerkers. De integriteitscode van Woningstichting Domus is het kader voor integer gedrag naar buiten en binnen de organisatie. Hoe verder? Het is niet alleen nodig om een integriteitsbeleid te hebben, maar vooral om dit levend te maken en te houden. Integriteit is daarom een vast gespreksonderwerp bij onze werkoverleggen. Ook bij de werving en introductie van nieuwe medewerkers is er aandacht voor het onderwerp integriteit. Open en transparant Deze integriteitscode is een openbaar document. Alle belanghebbenden kunnen de code inzien op onze website. Ook zorgen wij voor bekendmaking van ons integriteitsbeleid bij onze relaties en leveranciers en bespreken dit, waar nodig, met hen. Bij overtreding Wij verwachten dat iedereen zich aan deze integriteitscode houdt. Bij overtreding kunnen (arbeidsrechtelijke) maatregelen genomen worden. Dit geldt ook voor situaties die niet letterlijk worden beschreven in deze code, maar waarvan je op basis van gezond verstand had moeten weten dat die in strijd zijn met de geest van ons integriteitsbeleid. Besluiten hierover worden door onze directeur-bestuurder genomen. Klokkenluidersregeling Heb je het vermoeden dat onze integriteitscode ernstig wordt geschonden, dan moet je dat ergens veilig kunnen melden. Je wil er dan zeker van zijn dat er zorgvuldig wordt omgegaan met jouw melding, dat deze serieus wordt onderzocht en eventueel passende maatregelen worden genomen. Hiervoor heeft Woningstichting Domus een klokkenluidersregeling. 3

5 3. UITGANGSPUNTEN VAN GEDRAG Voor hoe wij omgaan met integriteit en de integriteitscode hebben wij twee onderstaande uitgangspunten. die de basis vormen voor onze integriteitscode. Ze zijn van toepassing op alle mogelijke situaties waarin je tegen integriteitsvraagstukken aanloopt. Ik neem mijn eigen verantwoordelijkheid voor integer handelen en gebruik daarbij mijn gezond verstand Richtlijnen hierbij zijn: Je weet dat de integriteitscode geen wetboek is, maar dat het een document is dat je handvaten geeft om integer te kunnen handelen. Je hebt een eigen verantwoordelijkheid om met gezond verstand invulling te geven aan integer handelen. Je bent door belanghebbenden en collega s / leidinggevenden aanspreekbaar op je gedrag en de keuzes die je maakt m.b.t. integriteit. Je houdt je bij je werkzaamheden aan het geldende beleid van de organisatie en aan relevante wet- en regelgeving. Ik ben open, transparant en aanspreekbaar op mijn gedrag en de keuzes die ik maak Richtlijnen hierbij zijn: Je maakt integriteitsvraagstukken zoveel mogelijk bespreekbaar. Dit doe je in overleg met collega s, in gesprek met leidinggevende(n), in werkoverleggen, met samenwerkingspartners etc. Je bespreekt (zeker bij twijfel) integriteitsvraagstukken met je leidinggevende en vraagt zijn / haar oordeel. Je maakt het bespreekbaar als een collega niet integer handelt en spreekt hem / haar hierop aan. Je stelt je open en transparant op als je wordt aangesproken in een integriteitskwestie. 4

6 4. DE 13 BASISPRINCIPES Bij ons werk wegen wij altijd de verschillende belangen tegen elkaar af. We schatten de risico s en kwetsbaarheden in en vermijden situaties die in strijd zijn met ons integriteitsbeleid. Wij gebruiken de integriteitscode als richtlijn bij ons handelen. Ik behandel alle klanten en medewerkers met respect Alle klanten en medewerkers worden door ons altijd met respect behandeld. Wij maken geen discriminerende en / of seksueel getinte opmerkingen tegen of over hen. Dit doen wij binnen én buiten werktijd. Ik behandel alle klanten en medewerkers gelijk Alle klanten en medewerkers worden door ons gelijk behandeld ondanks verschillen in geslacht, leeftijd, afkomst, cultuur, religie, seksuele geaardheid etc. Ik respecteer de privacy van klanten en medewerkers We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met informatie over klanten en medewerkers. De informatie wordt alleen gebruikt wanneer dit voor werk noodzakelijk is. Er wordt alleen (privacygevoelige) informatie over klanten en medewerkers aan derden (bijvoorbeeld arbodienstverlener, politie of hulpverlenende instanties) gegeven als dat strikt functioneel is. Hierbij wordt altijd de wet- en regelgeving en ons privacy beleid nageleefd. Opdrachtverlening aan derden doe ik transparant, zorgvuldig en objectief Er wordt bij opdrachtverlening goed gelet op marktconformiteit, kwaliteit en prijs. Nietzakelijke banden zijn niet leidend om een opdracht uit te geven. Opdrachtverlening is overeenkomstig ons aanbestedingsbeleid. Uitnodigingen van derden voor bijeenkomsten, feesten, Evenementen, excursies of reisjes accepteer ik alleen na toestemming van mijn leidinggevende. Alle uitnodigingen melden en bespreken we met onze leidinggevende. Samen maken we een inhoudelijke afweging. We besteden hierbij aandacht aan de kansen en risico s die het aannemen van de uitnodiging met zich meebrengt. Daarnaast wegen we af of het aanbod redelijk is. Wanneer we een duidelijke meerwaarde zien voor de organisatie (netwerk, verdieping etc.) kan de leidinggevende besluiten dat een uitnodiging wordt aanvaard. Als we ook maar enige twijfel hebben over de gepastheid, wordt het aanbod afgeslagen. Aangeboden (persoonlijke) relatiegeschenken meld ik bij mijn leidinggevende Wij moedigen op geen enkele wijze het geven van relatiegeschenken aan. Wanneer er toch (persoonlijke) relatiegeschenken worden aangeboden melden we deze bij onze leidinggevende en beoordelen we deze samen op redelijkheid. Geschenken die buitenproportioneel zijn weigeren we (richtlijn is een maximale waarde van 50,-). Zijn de aangeboden relatiegeschenken redelijk, dan zien we deze als een geschenk aan de corporatie. De geschenken worden centraal verzameld en verdeeld / verloot onder alle medewerkers. Geschenken in de vorm van geld en / of thuis aangeboden geschenken nemen wij niet aan. 5

7 Ik doe alleen tegen marktconforme prijzen en tegen normale voorwaarden zaken met bedrijven waarmee Woningstichting Domus samenwerkt. Onze organisatie doet vaak zaken met plaatselijke partijen. Veel van onze medewerkers wonen ook in ons werkgebied. Hierdoor kan niet altijd worden voorkomen dat wij met zakelijke partners ook privé zaken doen. Daarom melden wij een intentie om privé goederen of diensten af te nemen bij een bedrijf waarmee de corporatie zaken doet, altijd bij de leidinggevende. Wij stellen ons open en transparant op om de leidinggevende inzicht te geven in het aanbod. Ik vervul geen nevenfunctie die in strijd is of zou kunnen zijn met de belangen van Woningstichting Domus Nevenactiviteiten (betaald of onbetaald) die (kunnen) leiden tot concurrentie, belangenverstrengeling of het werken bij onze organisatie kunnen beïnvloeden melden wij bij onze leidinggevende. Wij doen geen betaalde werkzaamheden voor een klant of relatie van onze organisatie. Wij zorgen ervoor het belang van onze organisatie niet te schaden. Ik voer geen privé werkzaamheden uit voor mijn leidinggevende(n) Een leidinggevende mag ons alleen werkopdrachten met een zakelijk karakter geven. Krijgen wij een verzoek om privé werkzaamheden uit te voeren binnen of buiten werktijd, dan weigeren wij dit en melden dit bij onze vertrouwenspersoon of directeur-bestuurder. Zonder toestemming gebruik ik privé geen eigendommen van de corporatie Wij vragen vooraf toestemming aan de leidinggevende als we materialen, middelen en eigendommen van de corporatie privé willen gebruiken. Na toestemming gaan we zorgvuldig om met de eigendommen die we voor eigen gebruik lenen. Bij schade is het risico voor onszelf. Ik regel voor mijzelf of anderen geen voordeel of voorrang waar het onze woonruimteverdeling en / of andere dienstverlening betreft Op verzoeken om van regels / beleid af te wijken gaan wij niet in. Wij melden deze verzoeken altijd bij onze leidinggevende. Persoonlijke betrokkenheid bij een situatie melden wij ook bij onze leidinggevende. Twijfel over de integriteit van een bedrijf waarmee wordt samengewerkt, meld ik bij mijn leidinggevende De leidinggevende zorgt dat de melding wordt onderzocht. Wanneer er situaties worden geconstateerd die in strijd zijn met onze integriteitscode, wordt dit besproken met de betreffende partij. 6

8 De onkosten die ik voor Woningstichting Domus maak zijn doelmatig en functioneel Als maatschappelijke organisatie gaan wij verantwoord om met geld. Wij maken geen onnodige onkosten maar doen dit wanneer dit doelmatig en functioneel is. Risico s vermijden vinden we belangrijk. 5. DE INTEGRITEITSCODE IN DE PRAKTIJK Deze integriteitscode geeft richting aan het gedrag en de cultuur die we samen nastreven. Wij zijn er zelf verantwoordelijk voor om integer te handelen en om deze integriteitscode daarvoor te gebruiken. Elkaar aanspreken en ervoor open staan om aangesproken te worden, zijn belangrijke voorwaarden om de integriteitscode in de praktijk te brengen. Deze integriteitscode wijst je bij twijfel in de goede richting. Voor de buitenwereld maakt hij helder waar we voor staan. Vragen? Als je vragen hebt over integriteitskwesties waarin deze integriteitscode niet voorziet, maak het dan bespreekbaar met je collega s of leidinggevende. Als je het niet wilt of kunt bespreken met hen dan kun je terecht bij onze externe vertrouwenspersoon. De externe vertrouwenspersoon wordt nog nader bepaald en gecommuniceerd met de medewerkers. Totstandkoming en invoering Deze integriteitscode is goedgekeurd en vastgesteld in het besluitenoverleg op 21 januari Na bespreking in het kantooroverleg op 25 februari 2019 treedt deze integriteitscode in werking. De integriteitscode geldt voor iedereen van de Woningstichting: Raad van Commissarissen, directeur-bestuurder en medewerkers. Deze integriteitscode wordt ter kennis gebracht aan: alle huidige en toekomstige werknemers van Woningstichting Domus; alle huidige en toekomstige leden van de Raad van Commissarissen; de huidige en toekomstige directeur-bestuurder van Woningstichting Domus. Deze integriteitscode wordt aangehaald als Integriteitscode Woningstichting Domus Deze integriteitscode is op de website van Woningstichting Domus geplaatst. Deze integriteitscode vervangt onze momenteel van toepassing zijnde integriteitscode, van mei