GEDRAGSCODE DIGITALE MEDIA WOONSTAD ROTTERDAM

Transcriptie

1 GEDRAGSCODE DIGITALE MEDIA WOONSTAD ROTTERDAM

2 INHOUD Inleiding 3 1 Gedragsregels 4 2 Naleving van de code 6 2

3 INLEIDING Wat zijn digitale media? Onder digitale media verstaat Woonstad Rotterdam computers, laptops, internet, mobiele telefonie, tablets, digitale fotografie en film, virtual reality en andere digitale apparaten en technieken. Waarom een Gedragscode Digitale Media? Internet stelt ons in staat om op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen, via en WhatsApp kunnen we met anderen communiceren en social media is een van de nieuwe manieren om informatie met elkaar te delen. Deze gedragscode geeft regels voor het omgaan met digitale media. Voor de apparatuur die Woonstad Rotterdam ter beschikking stelt voor de uitoefening van de dienstbetrekking, zoals mobiele telefonie en tablets, zijn nadere afspraken vastgelegd in de bruikleenovereenkomst. Voor wie geldt deze gedragscode? De gedragscode geldt voor de Raad van Commissarissen, de Raad van Bestuur, het management, medewerkers, interim-personeel/tijdelijke krachten en stagiaires. 3

4 1 GEDRAGSREGELS Beveiliging Digitale media moeten worden beveiligd met een wachtwoord of daarmee gelijk te stellen toegangscode. Uitwisseling van vertrouwelijke informatie met media (zoals een externe harde schijf) die niet beveiligd zijn, is niet toegestaan. Een inlogcode, wachtwoord of daarmee gelijk te stellen beveiliging voor het gebruik van digitale media zijn geheim en mogen niet met anderen (waaronder ook worden verstaan: collega s inclusief leidinggevenden, partner of huisgenoten) worden gedeeld. Indien een medewerker het vermoeden heeft dat een ander zijn of haar code mogelijkerwijs kent, dan dient hij/zij deze code direct te wijzigen. Eventuele vermoedens van misbruik van beveiliging door anderen wordt door de medewerker direct aan de afdeling ICT gemeld. Bij een (mogelijke) datalek moet de procedure Melding Datalek worden gevolgd. Een medewerker is niet bevoegd een ander (waaronder familieleden) gebruik te laten maken van zijn/haar toegang tot digitale media van Woonstad Rotterdam, dan wel zelf gebruik te maken van toegang van een ander tot digitale media. Het is niet toegestaan de toegang naar digitale media onbeheerd 'open' te laten staan. Zo dient het scherm altijd gelockt te worden bij het verlaten van de werkplek. Bij het gebruik van digitale media handelt een medewerker in overeenstemming met het privacybeleid van Woonstad Rotterdam. Spam Het is niet toegestaan om het zakelijk adres zomaar af te geven (op internet sites), omdat dit vaak spam oplevert. Het wordt ontraden om (bijlagen van) verdachte berichten te openen van onbekende afzenders zonder voorafgaand contact met de afdeling ICT. Voorkom het in gevaar brengen van het functioneren van de ICT infrastructuur. De betrouwbaarheid en snelheid van het netwerk mag niet in gevaar worden gebracht door ondoordacht of privégebruik van , internet e.d. Fatsoensnormen Bij het gebruik van digitale media gelden de zelfde huisregels, gedragsnormen en beleefdheidsnormen als welke van toepassing zijn bij andere vormen van communicatie. Zo is het lezen, versturen en/of binnenhalen van berichten of uitingen met een dreigende, seksueel getinte, intimiderende, pornografische, discriminerende, racistische of daarmee gelijk te stellen uitingen niet toegestaan. Onderscheid communicatie werk of privé Als medewerker van Woonstad Rotterdam ben je een ambassadeur van de organisatie, ook online. Bewaak het onderscheid tussen werk en privé. Wees bewust dat privécommunicatie op bijvoorbeeld social media invloed kan hebben op jouw functioneren en dat van Woonstad Rotterdam. Bij geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met Woonstad Rotterdam is het verstandig contact te zoeken met de afdeling Marketing & Communicatie. Eigendom gegevens Gegevens die met behulp van digitale media door de medewerker zijn gemaakt vanuit zijn dienstverband, zijn en blijven eigendom van Woonstad Rotterdam. 4

5 Downloaden en gebruiken software Het downloaden van software is niet toegestaan, tenzij hiervoor voorafgaand uitdrukkelijke toestemming is verkregen van de afdeling ICT. Alleen door de afdeling ICT beschikbaar gestelde software, inclusief SAAS (Software As A Service = afgenomen cloud) oplossingen, mogen worden gebruikt. Streaming media Gebruik van 'streaming' media (bijvoorbeeld radio, tv en film) eist relatief veel capaciteit van het netwerk en kan een slechte performance tot gevolg hebben. Derhalve is niet-zakelijk gebruik verboden. Opslag De opslag van gegevens in de mailbox en schijven is gelimiteerd, schoon deze dus regelmatig op. Auteursrechten Bij het gebruik van gegevens, verkregen via digitale media, moet de medewerker er zorg voor dragen dat eventuele auteursrechten van derden niet worden geschonden. Privégebruik De digitale media die Woonstad Rotterdam aan een medewerker ter beschikking stelt voor de uitoefening van zijn of haar werkzaamheden, worden primair voor zakelijke doeleinden gebruikt. Diefstal, verlies of onzorgvuldig gebruik De gebruiker maakt bij de afdeling ICT tijdig melding van diefstal, verlies of schade van een digitaal medium, zodat de afdeling ICT maatregelen kan nemen om verspreiding van data tegen te gaan. De gebruiker kan aansprakelijk worden gesteld voor schade aan apparatuur, ontstaan door verwijtbare nalatigheid of onachtzaamheid. 5

6 2 NALEVING VAN DE CODE Meldingsplicht Als medewerkers van Woonstad Rotterdam constateren dat iemand zich niet houdt aan de gedragsregels, dan dienen zij die collega daarop direct aan te spreken. Als de overtreder zijn of haar gedrag niet aanpast of als er sprake is van (een vermoeden van) een ernstige integriteitsovertreding, moet de direct leidinggevende van de overtreder worden geïnformeerd. Deze leidinggevende neemt de melding serieus en onderneemt zorgvuldig gepaste actie en meldt indien nodig de kwestie bij zijn directeur of de Raad van Bestuur. De leidinggevenden gaan vertrouwelijk om met de melding en koppelen de genomen actie terug aan de melder. Onderzoek Bij (een vermoeden van) overtreding van deze gedragscode kan Woonstad Rotterdam (nader) onderzoek doen naar gedragingen van de betrokken persoon/personen. Onderzoek zal op zorgvuldige wijze worden uitgevoerd, met deugdelijke vaststelling van feiten en rekening houdend met relevante omstandigheden. Daarbij moet er sprake zijn van hoor en wederhoor en voor zover van toepassing evenredige inzet van onderzoeksmiddelen. Zo kunnen bijvoorbeeld verkeersgegevens met betrekking tot internet en gebruik door een medewerker van de afdeling ICT worden gemonitord. Hiervoor is vooraf toestemming van een bestuurslid vereist en dient de betreffende medewerker vooraf op de hoogte te worden gesteld. De in het kader van het onderzoek verkregen informatie kan door Woonstad Rotterdam worden gebruikt bij het opleggen van sancties wegens overtreding van de gedragscode. Sancties De bepalingen in deze gedragscode zijn niet vrijblijvend, het niet naleven ervan heeft gevolgen. Afhankelijk van de ernst van de overtreding kunnen de volgende maatregelen worden genomen: een mondelinge of schriftelijke waarschuwing verhaal van eventuele schade overplaatsing of schorsing beëindiging van de arbeidsovereenkomst 6