ORIfinside information

Transcriptie

1 ORIfinside information Nummer 20 - november 2012 IN DIT NUMMER: REDACTIONEEL Over de inhoud van nieuwsbrief BOEKINGEN PER GROOTBOEK: VERDICHTEN De oude situatie (tot en met versie 9.1) De nieuwe situatie (vanaf versie 9.2) De toekomstige situatie? (vanaf versie 9.3) NIEUWE ONTWIKKELINGEN: VAN CLIEOP NAAR XML-SEPA De grote verandering Werkzaamheden i.v.m. de verandering Onze vragen aan ING-Bank NIEUWE ONTWIKKELINGEN: ORIFIN KRIJGT CONTROLE-WAAKHOND De noodzaak van back-up s en controles Na automatische back-up s nu ook automatische controles NIEUWE ONTWIKKELINGEN: HISTORIE Verkleinen database: functies opschonen in systeemfuncties.. 6 Nieuw: historie Kwetsbaarder, of juist niet? Wanneer wordt dit opgeleverd? Dus tot die tijd gebruik maken van opschonen? BTW-VERHOGING HEEFT OOK GEVOLGEN VOOR 2012! Factuur met alleen verschil in BTW-tarief laatste kwartaal ORIfin Holland Dorcamp AW Castricum HOLLAND tel Vestiging Zweden: ORIfin Sweden Bårebo, Lidås Gnosjö SVERIGE tel.: Helpdesk: helpdesk@orifin.eu Algemene info@orifin.eu Internet: ORIfin financiële administratie ORIfin is een gedeponeerd handelsmerk in de Benelux en Zweden. Nummer 20 blad 1 - november 2012

2 Prijslijst ORIfin voor onderwijsinstellingen in het voortgezet onderwijs alsmede voor onderwijsinstellingen in het basisonderwijs met meer dan leerlingen alle prijzen zijn exclusief 21% B.T.W. - v. 6.0 / geldig vanaf 1 januari 2013 Onderdeel Kosten per jaar (licentie / onderhoud) Basisbedrag + per leerling ) BASIS (zie toelichting onderaan) 360,00 0,36 Opties: - kostenplaatsen / kostendragers (projecten) 60,00 0,06 - budgetten 60,00 0,06 - verplichtingen 120,00 0,12 - verwerken bankafschrift-bestanden 120,00 0,12 - boekingen inlezen via CSV-file / permanence 30,00 0,03 Sub-administraties en bijbehorende onderdelen: - debiteuren / crediteuren (inclusief uitgebreide relatie-administratie) 240,00 0,24 - optie: lijstgenerator t.b.v. relatie-administratie 90,00 0,09 - optie: betalingen / incasso s (bestanden voor de banken) 60,00 0,06 - optie: facturering met aansluiting op onderwijs-pakketten 210,00 0,21 - investeringen / afschrijvingen ) 90,00 0,09 - automatische kosten- / opbrengsten-verdeling ) 60,00 0,06 - mechanisme voorlopige afschrijvingen en verdeelde kosten ) (benodigd voor zowel investeringen/afschrijvingen als kosten- /opbrengsten-verdeling) 120,00 0,12 TOTAAL 1.620,00 1,62 ) Het laatste aantal leerlingen dat als basis dient voor de bekostiging door het rijk is bepalend voor de berekening. ) Zowel het onderdeel investeringen / afschrijvingen als het onderdeel automatische kosten- / opbrengsten-verdeling maken gebruik van het Mechanisme voorlopige afschrijvingen en verdeelde kosten. De basis Onder de basis wordt verstaan: volledig grootboek (met balanscodes en balansgroepscodes), dagboeken, vreemde valuta, standaard netwerkversie (met onbeperkt aantal gebruikers), ook geschikt voor stand-alone-gebruik. Meerdere onafhankelijk van elkaar werkende administraties en ORIfin-installaties zijn mogelijk en toegestaan, mits deze gerelateerd zijn aan de installatie(s) en administratie(s) waarvoor de oorspronkelijke licentie is verkregen. Thuis-gebruik van ORIfin is in principe toegestaan, mits dit voor privé-doeleinden is. De prijzen zijn inclusief het gebruik van onze eigen database-software. Betalingen / incasso s Het huidige onderdeel gaat nog uit van de aanmaak van CLIEOP-bestanden. De tariefstelling voor de aanmaak van XML-SEPAbestanden is nog niet bekend, maar zal naar verwachting niet veel afwijken van het huidige tarief. Voor de ontwikkelingskosten van dit onderdeel zal wel éénmalig een apart bedrag verschuldigd zijn. Voorwaarden De licentievoorwaarden en onderhoudsvoorwaarden zijn van toepassing alsmede de algemene leverings- en betalingsvoorwaarden. Al deze voorwaarden zijn beschikbaar op onze internetsites en M.b.t. het onderhoud geldt onder andere: De licentie- / onderhoudsprijzen dienen jaarlijks te worden betaald. Gebruik van ORIfin is alleen toegestaan als hiervoor de licentie- / onderhoudskosten worden betaald. Bij de ingebruikname van ORIfin legt de klant zich vast voor twee jaar onderhoud. Daarna wordt het onderhoud telkens stilzwijgend verlengd voor één jaar, tenzij één der partijen uiterlijk één maand voor het nieuwe onderhoudsjaar het onderhoud opzegt. Nummer 20 blad 2 - november 2012

3 REDACTIONEEL Over de inhoud van nieuwsbrief 20 Kort geleden hebben wij bij enkele klanten weer de bijeenkomst ORIfin Breed (oftewel: Even bijpraten ) verzorgd. Daarin kwamen de grote en wat minder grote wijzigingen aan bod sinds herfst Ook zijn er wat belangrijke zaken aan de orde gekomen die wij binnenkort gaan aanpakken. Over deze zaken en over de nieuwe mogelijkheden van verdichten op de lijst Boekingen per grootboek vindt u meer in deze nieuwsbrief. Eén van de zaken die we binnenkort gaan aanpakken zal noodzakelijkerwijs zijn de omzetting van CLIEOP naar XML-SEPA. Naast de ontwikkeling op zich hieromtrent houden wij u ook op de hoogte van ander nieuws op dit gebied. Zo hebben wij enkele vragen gesteld aan de ING-Bank, met toch wel een opmerkelijke reactie. Zie verderop in deze nieuwsbrief. Op de bijeenkomsten konden de klanten ook hun wensen uiten ten aanzien van ORIfin. Wij gaan er altijd van uit dat elke klant naar volle tevredenheid met het pakket moet kunnen werken. Als daar af en toe extra inspanningen van ons worden gevraagd, zal dat in vrijwel alle gevallen als onderdeel van het onderhoud worden gezien. Naast de wensen kwamen er ook hier en daar wat kleine puntjes aan de orde die niet geheel naar wens liepen. Aan die puntjes wordt op dit moment hard gewerkt en we denken dan ook dat vrijwel al deze zaken verwerkt zullen zijn in update 9.2 die u binnenkort van ons zult ontvangen. De BTW is verhoogd per 1 oktober. Dit heeft gevolgen voor de licentie- c.q. onderhoudstarieven van ORIfin. Daarnaast voeren we enkele kleine aanpassingen door op de tariefstelling. Op blad 2 van deze nieuwsbrief vindt u de prijslijst die geldt vanaf 1 januari Dat de BTW-verhoging ook nog gevolgen heeft voor 2012, ziet u aan het eind van deze nieuwsbrief. BOEKINGEN PER GROOTBOEK: VERDICHTEN De oude situatie (tot en met versie 9.1) Tot op dit moment zijn de mogelijkheden beperkt voor wat betreft het verdichten. U heeft de keuze tussen alle grootboeken verdichten, geen enkel grootboek verdichten of alleen de grootboeken verdichten die u als zodanig heeft aangeduid in het rekeningschema. De nieuwe situatie (vanaf versie 9.2) Allereerst zijn de grootboeken opgedeeld in drie denkbeeldige groepen: de balansrekeningen afschrijvingen, de verlies-en-winst-rekeningen afschrijvingen en de overige grootboeken. Van al die drie groepen kunt u nu, gelijk aan de oude situatie, aangeven of er verdicht moet worden. Daarnaast kunt u voor al die drie groepen aangeven HOE er verdicht moet worden: per grootboek (= de oude situatie), per grootboek-boekjaar, per grootboek-periode of per investeringstuk. (Die laatste optie geldt alleen voor de afschrijf-grootboeken.) De toekomstige situatie? (vanaf versie 9.3) Bovenstaand is te lezen dat de afschrijf-grootboeken als aparte groepen worden gezien. We zijn op dit moment aan het bekijken of we ook aparte groepen kunnen maken van de kosten-verdeel-grootboeken. De aanpak van deze grootboeken is lastiger dan die van de afschrijvingen, omdat de grootboeken die gebruikt worden voor het verdelen van de kosten niet enkel voor dat doel zijn opgevoerd. We hebben binnen die grootboeken dus te maken met twee verschillende soorten boekingen. Nummer 20 blad 3 - november 2012

4 NIEUWE ONTWIKKELINGEN: VAN CLIEOP NAAR XML-SEPA De grote verandering Vrijwel niemand zit te wachten op deze wijziging die door de banken wordt doorgevoerd, maar we zullen er uiteraard wel aan moeten werken. Begin 2014 stopt immers de mogelijkheid van het aanleveren van CLIEOP-bestanden, althans voor zover het er nu naar uit ziet. Een oplossing zou zijn dat de banken (eventueel gezamenlijk) komen met een vrij eenvoudige toepassing waarbij een CLIEOP-bestand wordt omgezet naar een XML-SEPA bestand. Zij kunnen immers een oud banknummer omzetten naar een BIC- en IBAN-nummer. We geven hieronder puntsgewijs aan welke zaken wij gaan werken de komende maanden. Zoals u ziet, worden de stappen al veel concreter benoemd dan in de vorige nieuwsbrief. Werkzaamheden i.v.m. de verandering Onze acties: - Database relaties: toevoegen 3(?) x rubrieken BIC-/Swift-nummer en IBAN-nummer. De oude rubrieken Banknummer en Postbanknummer blijven voorlopig nog bestaan. - Zodra is achterhaald welke extra info per relatie nodig is voor de automatische incasso s: - Database relaties: toevoegen rubriek(en) voor deze extra info per relatie. - Als speciale incasso-gegevens nodig zijn per factuur: - Database financieel: toevoegen rubriek(en) voor deze extra info per factuur. - Ontwikkelen nieuwe functie om een bestand aan te maken met banknummers t.b.v. aanlevering web-site - Ontwikkelen nieuwe functie om bestanden te verwerken met banknummers, BIC-nummers en IBANnummers die worden aangeleverd via de web-site zodat deze nieuwe informatie wordt opgenomen bij de betreffende relaties. - Programmatuur ontwikkelen om XML-SEPA bestanden aan te maken met betalingen en incasso s. De leidraad voor deze programma s zal de bestaande programmatuur zijn voor de aanmaak van CLIEOPbestanden. - Mocht u dus wensen hebben voor veranderingen binnen dat onderdeel, laat het ons weten! - Prijs bepalen waarvoor de klant dit onderdeel aan kan schaffen. - N.B.! Al onze klanten maken op dit moment gebruik van het onderdeel om bestanden met betalingen of incasso s aan te leveren in CLIEOP-formaat. Voor de prijsbepaling van het nieuwe onderdeel gaan we er daarom van uit dat alle klanten straks ook met dit nieuwe onderdeel gaan werken. Laat het ons weten als u nu al weet dat u dit NIET zult gaan doen. Uw (eventuele) acties: - Informeer bij uw bank naar de kosten van XML-SEPA en met name naar het verschil in kosten met het aanleveren van bestanden in CLIEOP-formaat. - Informeer bij de bank wat de veranderingen zijn op het gebied van automatisch incasseren. Er wordt gesproken over meer veiligheid, maar voor de incassant zal dat vrijwel zeker meer werk opleveren. - Vraag toch eens bij uw bank naar de voordelen van XML-SEPA als er bij u geen (of nauwelijks) sprake is van betalingen aan of incasso s van het buitenland. Onze vragen aan ING-Bank Kort geleden hebben wij enkele vragen gesteld aan de ING-Bank. De volgende vragen en antwoorden zijn ook voor u van belang. Vraag ORIfin Holland: Onze klanten hebben GEEN betalingen naar het buitenland. Volgens hun (en ons) kost deze omzetting alleen maar tijd en geld. Bent u het daarmee eens en zo nee, waarom niet? Nummer 20 blad 4 - november 2012

5 Antwoord ING_Bank: Binnen Europa is er afgesproken om in de toekomst dezelfde manier van betalen te gaan gebruiken, om op die manier het internationale betalingsverkeer te versoepelen. Door deze afspraken ontstaat de Single Euro Payments Area, SEPA. Wij begrijpen dat deze manier van betalen niet voor alle klanten een voordeel oplevert en in sommige gevallen zelfs lastig is. Vraag ORIfin Holland: Waarom biedt ING niet de mogelijkheid om een CLIEOP-bestand om te zetten naar een SEPA-bestand? Antwoord ING-Bank: Op dit moment biedt de ING niet de mogelijkheid om Clieop-bestanden om te zetten naar SEPA. Uw opmerkingen hierover hebben wij als suggestie doorgestuurd naar de verantwoordelijke afdeling. Wellicht wordt het mogelijk om Clieop-bestanden om te zetten naar SEPA. Wat ons bij de antwoorden vooral opviel was de toonzetting: niet meer die verkooptaal, zoals in de folders en informatie-brochures. In plaats daarvan geeft de ING-Bank toe dat het voor sommige klanten zelfs lastig is. Daarnaast denkt men na over een mogelijkheid om een CLIEOP-bestand om te zetten naar SEPA-bestand. Je zou kunnen zeggen: jammer dat men daar niet op voorhand al mee komt, maar positief dat men het toch op lijkt te pakken. Wij zijn benieuwd naar ervaringen van u met andere banken. NIEUWE ONTWIKKELINGEN: ORIFIN KRIJGT CONTROLE-WAAKHOND De noodzaak van back-up s en controles Binnen ORIfin worden zeer regelmatig back-up s gemaakt. Wat er ook gebeurt in de databases (financieel en relaties) van ORIfin, het is altijd mogelijk om terug te gaan naar een redelijk recente situatie. De back-up s worden niet alleen gemaakt om snel terug te kunnen naar een vorige situatie (bijvoorbeeld omdat u te laat ziet dat u een fout heeft gemaakt ij het inlezen van facturen), de back-up s zijn er ook als u onverhoopt terug moet naar een oudere situatie vanwege een technisch probleem in de database. Die fout kan diverse oorzaken hebben: technisch falen van netwerkapparatuur of de werk-pc, slippertje van Windows, de netwerk-software, de driver-software of een fout in ORIfin. We maken niet voor niets vaak back-up s in ORIfin. De ervaring heeft geleerd dat JUIST het feit dat een programma foutloos draait kan zorgen voor onachtzaamheid. Het draaien van controles en zelfs het maken van back-up s lijkt dan vaak overbodig werk. Maar ook al heeft u veel back-up s, als de controle achterwege blijft, zou het wel eens kunnen zijn dat u veel back-up s heeft waar inmiddels een fout in zit. Na automatische back-up s nu ook automatische controles Het maken van voldoende back-up s maar ook het regelmatig draaien van controles is de verantwoordelijkheid van de klant. Toch willen wij al het mogelijke er aan gaan doen om teleurstellingen te voorkomen als u met ORIfin werkt. Vandaar dat we binnenkort gaan werken aan een controle-waakhond. Deze waakhond zal (net als de back-up s) regelmatig automatisch worden uitgevoerd, zodat u er vrij zeker van kunt zijn dat op dat moment de technische staat van de database correct is. Deze controle zal erg snel zijn, maar anders dan de reeds bestaande controles zal dit stuk programmatuur simpel zijn in het weergeven van het resultaat: de database is goed of fout. Als de melding komt dat de database fout is, dan kunnen de (reeds bestaande) oude controles worden gedraaid om te bepalen WAT er precies mis is. In de volgende versie van ORIfin (versie 9.3) zult u een eerste aanzet kunnen vinden van deze nieuwe opties. Nummer 20 blad 5 - november 2012

6 NIEUWE ONTWIKKELINGEN: HISTORIE Verkleinen database: functies opschonen in systeemfuncties In ORIfin wordt alle informatie bewaard. Een verwijderde post blijft in de database, net zoals de oude situatie van een gewijzigde post. Van afgesloten boekjaren kunnen wij ons voorstellen dat u deze informatie wel kunt missen. In Systeemfuncties financiële administratie kunt u daarvoor de nodige acties vinden. U kunt wellicht ook ruimte besparen door vaker gebruik te maken van het programma Onderhoud boekingen (niet financieel). Wijzigingen die u via dit programma kunt uitvoeren zorgen er voor dat de oude situatie van de gewijzigde post NIET blijft bestaan. De noodzaak hiervoor bestaat simpelweg niet, omdat het geen financiële wijzigingen betreffen. Als u de mogelijkheden van dat programma bekijkt, dan ziet u nog meer mogelijkheden om de database op te schonen. Bij al die mogelijkheden raakt u echter informatie kwijt. Hoewel die informatie van afgesloten boekjaren is, zijn wij er in feite niet voor om die informatie te laten verdwijnen. Deze opties hebben bij in ORIfin gebouwd omdat daar vraag naar was en wij niet graag zeggen dat we iets niet willen doen. Nieuw: historie We hebben daarom het plan opgevat om de huidige grote database financieel te splitsen in een actuele database en een historie database. De historie database is dan een gesloten database, die slechts sporadisch wordt aangevuld met informatie uit de actuele database. Die informatie verdwijnt dan uit de actuele database. De actuele database wordt dan kleiner, waardoor de diverse bewerkingen (inclusief het maken van back-up s) iets sneller worden en de back-up s kleiner. Kwetsbaarder, of juist niet? Is een gesplitste database nu veiliger of niet? Eigenlijk is dat lastig te bepalen. De historie-database op zichzelf is natuurlijk erg veilig. Er gebeurt niets mee, de informatie wordt alleen via lees-commando s benaderd. Dus je kunt zeggen: DAT deel van de database wordt minder kwetsbaar. Een nadeel is echter weer dat we te maken hebben met twee databases in plaats van één. Wij, als ontwikkelaars, zullen er dus voor moeten zorgen dat naar buiten toe deze twee databases altijd als één geheel worden gezien. Zet u een back-up terug van de actuele database van vóór een bewerking, waarbij de historie is aangevuld met actuele informatie, dan zal ORIfin u moeten waarschuwen dat u ook een oudere versie van de historie terug moet zetten. Wanneer wordt dit opgeleverd? Dit onderdeel wordt momenteel op papier uitgewerkt en het zal dan ook nog wel de nodige tijd kosten voordat er een werkende versie is. We houden u op de hoogte van de ontwikkelingen. Dus tot die tijd gebruik maken van opschonen? De reden dat wij dit nu aal aankondigen is juist om u er van te weerhouden om de database rigoureus op te schonen. Wij raden u dus aan om te wachten met het opschonen van de database. Binnen afzienbare tijd kunt u immers voor een optie kiezen met dezelfde voordelen als opschonen, maar waar alle informatie behouden blijft. Mocht u op een bepaald moment toch willen opschonen, neem dan nog even met ons contact op om te kijken hoever wij zijn met onze plannen. BTW-VERHOGING HEEFT OOK GEVOLGEN VOOR 2012! Factuur met alleen verschil in BTW-tarief laatste kwartaal Helaas voor u en ons heeft de BTW-verhoging vanaf afgelopen 1 oktober ook nog gevolgen voor het lopende jaar. Binnenkort zult u van ons een factuur ontvangen die alleen bestaat uit het verschil tussen het oude en het nieuwe BTW-tarief, berekend over de licentie- en onderhoudskosten van het laatste kwartaal. Nummer 20 blad 6 - november 2012