Ongewenst gedrag binnen XXXXXXXXXXX

Transcriptie

1 1 Moduleopdracht: Organisatiegedrag Ongewenst gedrag binnen XXXXXXXXXXX Naam: XXXXXXX Studentnummer: XXXXXXX Datum: Opleidingsinstituut: NCOI Opleiding: Bedrijfskunde (management & organisatie) Docent: Dhr. Soesbeek

2 2 Moduleopdracht: Organisatiegedrag Inhoudsopgave Inleiding... 3 Omschrijving opdracht... 3 Opbouw... 3 Beschrijving van het gedrag en het team... 4 Individueel... 4 Groep... 5 Organisatie... 5 Verklaring van het ongewenst gedrag... 5 Persoonlijkheids- en groepskenmerken... 6 Persoonlijkheidskenmerken... 6 Groepskenmerken... 6 Advies... 7 Organisatie... 7 Groep... 7 Individu... 7 Bijlage XXXXXXXX... 8 Organogram... 9 Bijlage

3 3 Moduleopdracht: Organisatiegedrag Inleiding Omschrijving opdracht Deze moduleopdracht is onderdeel van de opleiding bedrijfskunde, module organisatiegedrag en wordt uitgevoerd in opdracht van het NCOI. De opdracht omvat het analyseren van ongewenst gedrag op de werkvloer en het uitbrengen van een advies om dit ongewenst gedrag te reduceren. Ik heb besloten om voor deze opdracht uit te gaan van situaties binnen mijn eigen organisatie, ik ben van mening dat ik deze en de mensen hier werkzaam beter kan analyseren dan één van de voorbeeldorganisaties zoals beschikbaar gesteld door het NCOI. In de opdracht gaat het om de subafdeling zorgadministratie (7 personen), onderdeel van de afdeling Z&Z. Deze ondersteunende dienst bestaat uit 25 werkzame personen die door 1 manager aangestuurd worden. In bijlage 1 is extra informatie over deze afdeling en XXXXXXXX in het algemeen opgenomen. Opbouw Allereerst wordt er een beschrijving gegeven van het ongewenst gedrag. Hierover zal een analyse plaatsvinden op individueel-, groep- en organisatieniveau, ook worden hier de persoonlijkheidskenmerken van de individuele leden benoemd. Vanuit deze analyse wordt er een conclusie gevormd waarom dit ongewenst gedrag ontstaat. Vanuit deze analyse zal er op individueel-, groep en organisatieniveau een advies uitgebracht worden. Ongewenst gedrag op het werk, is opzettelijk gedrag dat belangrijke organisatorische normen schendt en daardoor het welzijn van de organisatie en diens leden bedreigt. (Gedrag in organisaties, Robins en Judge, 2011, blz. 203)

4 4 Moduleopdracht: Organisatiegedrag Beschrijving van het gedrag en het team Er doen zich een groot aantal vormen van ongewenst gedrag voor binnen deze subafdeling. Er is een hoog ziekteverzuim, mensen komen regelmatig te laat, er wordt veel oneigenlijk gebruik van internet gemaakt. Hiernaast zijn er nog een tweetal vormen van ongewenst gedrag die veelal schadelijker voor de organisatie kunnen zijn. Het gaat hier om het niet nakomen van afspraken en onjuiste naleving van procedures en werkinstructies. Dit team bestond 7 jaar geleden nog uit 2 personen. Door veranderende wetgeving worden er steeds strengere eisen gesteld aan de registratie en verantwoording van zorg, hierdoor is het team inmiddels gegroeid naar 7 personen met een aardig verloop in de personele bezetting. Deze personen die erbij gekomen zijn, zijn allemaal mensen uit de zorg die door omstandigheden het werk aan het bed niet meer uit kunnen voeren. Het gaat hier dus stuk voor stuk om mensen die via een intern re-integratie traject hier terecht zijn gekomen. Om te kunnen achterhalen waar het probleem ontstaat, zal ik de 2 werkzame personen die het meest ongewenst gedrag vertonen analyseren. Hierna zal ik gaan kijken hoe het groepsproces is en hoe deze weerslag heeft op de rest van de organisatie. Individueel De verschillende individuen vertonen allemaal een bepaalde mate van ongewenst gedrag, er zijn echter een 2-tal personen die door onjuiste naleving van de procedures en werkinstructies al een aantal malen de organisatie schade toe hadden kunnen brengen, echter zijn de fouten in de registratie door controllers op tijd ondervangen en hebben zij de schade kunnen beperken. De manager treed niet adequaat op tegen kleine norm overschrijdende gedragingen en heeft aan de procedurele fouten tot op heden geen consequenties verbonden. Gedrag is niet willekeurig. Er liggen bepaalde fundamentele wetmatigheden ten grondslag aan het gedrag van individuen. (Gedrag in organisaties, Robins en Judge, 2011, blz. 203) Om het gedrag van het individu te kunnen beoordelen kan de attributietheorie gebruikt worden (GiO, Robins en Judge, blz. 90). De attributietheorie stelt dat wanneer we iemands gedrag observeren, we proberen te bepalen of aan dat gedrag interne of externe oorzaken ten grondslag lagen. Kenmerkendheid: Deze factor geeft aan of iemand in verschillende situaties ook verschillend gedrag vertoont. Het is lastig om te beoordelen of er in andere situaties ander gedrag vertoont wordt. Deze mensen komen veelal uit de zorg en ik heb geen zicht op de mate van ongewenst gedrag dat toen vertoond werd. Ik heb met 1 collega uit dit team hierover gesproken en uit dit gesprek kon ik wel opmaken dat er binnen de zorg geen ruimte is om dit gedrag te vertonen. Ik merk daarnaast op dat er op piekmomenten, wanneer de werkdruk hoger is er met meer inzet wordt gewerkt. De kenmerkendheid van het gedrag is redelijk situatie afhankelijk en dus waarschijnlijk meer extern van aard dan intern.

5 5 Moduleopdracht: Organisatiegedrag Consensus: Wanneer iedereen in eenzelfde situatie dezelfde reactie vertoont, is sprake van consensus. Omdat er in bepaalde mate door alle personen een bepaalde mate van het ongewenst gedrag vertoont wordt is ook deze factor voor een groot deel toe te schrijven aan externe oorzaken. Consistentie: Reageert iemand altijd op dezelfde manier? Het gedrag wordt vrij consistent vertoont, daaruit zou geconcludeerd kunnen worden dat het om interne factoren gaat. Groep Er is in dit geval sprake van een formele groep, de groep is ingebed in de organisatiestructuur en krijgt opdrachten of taken toegewezen. Meer Een groep definieren we als twee of meer individuen die met elkaar in contact staan en wederzijds afjankelijk zijn, die samenkomen om bepaalde doelstellingen te verwezenlijken. GiO, Robins en Judge, blz. 194 Judge, blz 201). gespecificeerd gaat het hier om een bevelgroep, de afdeling is terug te vinden op het organogram en iedereen valt onder dezelfde manager. Door het nauwelijks optreden van de manager lijken bepaalde vormen van ongewenst gedrag wel norm geworden (te laat komen, privé bellen/internetten). Nieuwe leden van deze groep die mogelijk dit gedrag niet eerder vertoont hebben zullen zich aan deze groepsnormen aanpassen. (Conformisme, GiO, Robins en Organisatie De organisatie probeert altijd intern oplossingen te vinden voor medewerkers die om uiteenlopende redenen het werk in de zorg niet meer uit kunnen oefenen. Het gevaar wat hierin schuilt is dat de functies met de minst ingewikkelde taken een dumpplek worden voor dit soort werknemers, terwijl een outsourcing traject misschien passender is. Het is ook al regelmatig voorgekomen dat eenmalige klussen (inhaalslag bij aanpassingen wetgeving) door re-integranten uitgevoerd worden om deze maar aan het werk te houden in plaats van intern binnen de afdeling te kijken hoe dit ingevuld kan gaan worden. Verklaring van het ongewenst gedrag Een deel van de verklaring ligt in het feit dat mensen met hun hart hebben gekozen voor een loopbaan in de zorg en door omstandigheden op de administratie terecht zijn gekomen niet de juiste papieren hebben om zich binnen dit werkveld verder te kunnen ontwikkelen. Ook het feit dat de werkzaamheden een piekbelasting hebben aan het begin van de maand, wanneer alle zorgverantwoording weer geboekt moet worden en de rest van de maand het eigenlijk een beetje bijspringen waar nodig is, draagt er aan bij dat er ruimte is om dit gedrag te vertonen. Hierbij opgeteld dat er inmiddels een 3 e manager in 4 jaar is aangesteld die de prioriteiten elders heeft liggen maakt dat er tot op heden geen stappen zijn ondernomen om mensen te stimuleren en maatregelen zijn genomen om dit gedrag te reduceren.

6 6 Moduleopdracht: Organisatiegedrag Persoonlijkheids- en groepskenmerken Nu het ongewenst gedrag deels verklaard is het belangrijk om te kijken naar de persoonlijkheidskenmerken van deze personen. Ik probeer hierin te kijken naar kenmerken die beide (uitgelichte) personen hebben. Persoonlijkheidskenmerken Aan de hand van het Big Five Model (GiO, Robbins en Judge, blz. 64) probeer ik te beoordelen waar het gedrag vandaan komt. Het big five model gaat uit van vijf factoren die model staan voor de persoonlijkheid. Aan de hand van de uitkomst van deze kenmerken kan er bepaald worden of deze kenmerken een positieve of negatieve invloed op het werk uitoefenen. Aan de hand van de test (bijlage 2) blijkt dat beide personen laag scoren op: Conscientiousness (plichtsgetrouwheid) en Emotional Stability (emotionele stabiliteit). Vanuit de plichtsgetrouwheid ontstaat een groot deel van het ongewenst gedrag, de lage score op de emotionele stabiliteit versterkt dit alleen maar. Groepskenmerken In de groep is mede door de wijze waarop deze tot stand is gekomen een gebrek aan groepscohesie. Het gebrek aan een manager en leider speelt hierin een nadrukkelijke rol. Er zijn een aantal groepseigenschappen (GiO, Robbins en Judge, blz ) die het gedrag van de groepsleden beïnvloed. Leiderschap: Het vermogen om een groep zo te beïnvloeden dat die zich inzet voor een visie of serie doelstellingen. (Gedrag in organisaties, Robins en Judge, 2011, blz. 270) Er is een bepaalde rolidentiteit ontstaan, deze is dat een groot deel van de organisatie met een schuin oog kijkt naar het afvoerputje van de organisatie. Een groep voelt dat en meet zich deze identiteit ook aan. Ik refereerde eerder ook al aan conformisme, het als groepslid geaccepteerd willen worden en jezelf groepsnormen aan willen meten, ook al zijn deze in strijd met je eigen normen. Ook de omvang van de groep zorgt voor lijntrekken (social loafing), dit is de neiging van mensen om zich minder in te spannen bij collectieve inspanningen dan wanneer ze alleen werken. De cohesie in de groep is minimaal en dit in samenhang met de lage prestatienormen leidt tot een matige tot lage productiviteit.

7 7 Moduleopdracht: Organisatiegedrag Advies Het advies wat ik uit wil brengen zal op het niveau van de organisatie, de groep en het individu zijn. Dit allemaal om dat de huidige situatie de organisatie meer schade dan succes zal brengen. Organisatie De organisatie is verantwoordelijk om medewerkers op een positieve manier te stimuleren en ze te verbinden met de organisatiedoelstellingen. Er moeten hiervoor een aantal aanpassingen doorgevoerd worden. Een begeleidingsprogramma wanneer werknemers vanuit de zorg een administratieve functie gaan vervullen. Laat medewerkers zich nog steeds betrokken voelen bij de organisatie, het laten voelen dat er een belangrijke rol uitgevoerd wordt. Zonder deze registratie is er geen geld voor de zorg waarvan zoveel mensen afhankelijk zijn. Het belang van deze administratieve afdeling binnen de hele organisatie uitdragen. Er is in het tweemaandelijks magazine een onderdeel ontmoet XXXXXXX, plaats deze afdeling ook eens in het voetlicht in plaats van de verschillende zorgafdelingen. Opleidingen, ook hier is het belangrijk om mensen de mogelijkheid te bieden om zich te blijven ontwikkelen. Groep Het is belangrijk om de groep te verbinden met de organisatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is het verhogen van de groepscohesie, dit kan op een aantal manieren gedaan worden. Stel groepsdoelen waaraan alle leden zich willen verbinden en beloon de groep als geheel wanneer deze groepsdoelen behaald worden. Dit zorgt er ook voor dat leden onderling elkaar waarschijnlijk gaan aanspreken op ongewenst gedrag wanneer hierdoor de groepsdoelstellingen mogelijk niet behaald gaan worden. Teambuilding, er zijn tal van trainingen en cursussen die kunnen bijdragen aan een verhoging van het groepsgevoel. Zorg voor een vaste overlegvorm waarin leden van de groep verbeteringen kunnen aandragen, negatieve ervaringen kunnen uitspreken. Individu Taakroulatie is een mogelijkheid om de individuele leden meer plezier in het werk te laten krijgen. Het opstellen van een loopbaan plan, het geven van mogelijkheden tot verder leren en zelfontwikkeling en hiermee mogelijke doorstroom naar een andere/hogere functie Ga ook met de medewerkers individueel om de tafel, meer dan alleen het jaarlijks functioneringsgesprek, hiermee zorg je ervoor dat mensen zich gehoord voelen.

8 8 Moduleopdracht: Organisatiegedrag Bijlage 1 XXXXXXXX XXXXXXXXX verleent diensten aan ruim 2400 mensen met een verstandelijke beperking. Ongeveer even zoveel deskundige en betrokken medewerkers begeleiden de cliënten in hun dagelijks leven. Op hun beurt worden zij ondersteund door zo'n 600 vrijwilligers die zich elke dag weer belangeloos inzetten. XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX is aangesloten bij XXXXXXXXX. De XXXXXXXXX is een samenwerkingsverband van diverse instellingen in Nederland,met clienten en medewerkers vnl. actief op het gebied van gehandicaptenzorg en verpleeghuiszorg. Samengewerkt wordt op het gebied van ICT, F&I, HRM, huisvesting en zorgontwikkeling. Divisie-structuur XXXXXXXXXX is opgedeeld in een viertal divisies: A, B, C en D. Hierdoor is XXXXXX in staat om haar kennis en expertise over bepaalde doelgroepen verder te ontwikkelen. Daarnaast is er een aantal ondersteunende diensten. (Organogram op volgende pagina)

9 9 Moduleopdracht: Organisatiegedrag Organogram VERWIJDERD

10 10 Moduleopdracht: Organisatiegedrag Bijlage 2 Uitkomsten Big Five Model: Persoon A Extraversie: 12 Inschikkelijkheid 11 Plichtsgetrouwheid 5 Emotionele stabiliteit 7 Openheid 7 Persoon B Extraversie: 9 Inschikkelijkheid 10 Plichtsgetrouwheid 5 Emotionele stabiliteit 6 Openheid 7