Handleiding bij de OK!PI-webapplicatie

Transcriptie

1 Handleiding bij de OK!PI-webapplicatie (versie december 2013) OK!PI WEBAPPLICATIE OK!PI CONTACTADRES

2 GEBRUIKERS De webapplicatie onderscheidt 3 niveaus gebruikers: Niveau 3 = associatie (hoogste niveau) Niveau 2 = instelling (allen behorend tot dezelfde Associatie) Niveau 1 = bibliotheek/-dienst (allen behorend tot dezelfde instelling) Niveau 1 : Deelbibliotheek Een gebruiker niveau 1 kan invoeren voor 1 of meerdere deelbibliotheken (of bibliotheekdiensten) van zijn/haar instelling. Niveau 2 : Instelling Een gebruiker niveau 2 kan voor slechts 1 instelling invoeren - niet voor meerdere instellingen. Een gebruiker van dit niveau kan tevens voor alle onder zijn instelling ressorterende deelbibliotheken/bibliotheekdiensten invoeren en wijzigen. Niveau 3 : Associatie Een gebruiker met niveau 3 permissies kan voor alle deelbibliotheken/bibliotheekdiensten (niveau 1) en instellingen (niveau 2) gegevens invoeren en wijzigen. Algemeen: Deze gebruikersrechten beperken zich enkel tot de invoer van gegevens. Alle gedefinieerde gebruikers (beperkt tot Associatie KU Leuven) mogen alle gegevens voor alle bibliotheekdiensten en instellingen raadplegen (enkel lezen, niet bewerken). REEDS INGEVULDE GEGEVENS (niveau 3) Vele gegevens worden centraal door LIBIS en UBD verzameld en in de applicatie ingegeven. De gegevens in de respectievelijke invulvelden worden grijs uitgevlakt. Het OK!PI-model streeft er immers naar om het opzoeken en verzamelen van gegevens door bibliotheekmedewerkers tot een minimum te beperken. Waar mogelijk wordt beroep gedaan op gegevensverzamelingen verstrekt door LIBIS of door derden (VOWB, VLHORA, Technische Diensten KU Leuven, Associatie KU Leuven, Vlaamse overheid, COUNTER-rapporten) Gelieve contact op te nemen met UBD via het okapi-contactadres indien u vragen of opmerkingen heeft over de getoonde of nog aan te vullen gegevens niveau 3 in de applicatie. Deze kunnen enkel op het hoogste autorisatieniveau (ASSOCIATIE) worden aangepast. Deze velden kunnen dus NIET door respondenten van de niveaus BIBLIOTHEEK of INSTELLING overschreven worden. 1

3 DE VRAGENLIJST ONLINE INVULLEN (niveau 1 of niveau 2) Om naar een volgend invulveld te gaan: gebruik de tabtoets. Elk veld moet ingevuld worden OF antwoord onbekend moet aangevinkt worden (ook het opmerkingsveld dus, dit leeglaten zal een foutboodschap opleveren). 0 mag enkel ingevuld worden indien het gevraagde gegeven effectief nul bedraagt (bvb omdat u geen uitleningen doet, omdat u niet geabonneerd bent op een bepaalde databank, enz.). Cijfers na de komma (bvb VTE): gebruik een komma, geen punt! Vanaf elke pagina kan terug naar de hoofdpagina gegaan worden via de tab OK!PI vragenlijst. Het vraagteken voor elk invulveld verwijst naar de achterliggende definitie uit de handleiding. Vergeet niet onderaan op bewaren te klikken als de cijfers ingevuld zijn. Indien u dit vergeet worden de ingevulde gegevens gewist wanneer u de pagina verlaat. Na het klikken op de button bewaren zal de applicatie uw invoer bovenaan de pagina bevestigen. - Elk subdomein (dit zowel op bibliotheek- als instellingsniveau) is voorzien van een veld opmerkingen waar u enige uitleg kunt geven bij de ingevulde gegevens. Hou het wel beknopt. Startscherm vanuit alle onderliggende velden bereikbaar Niveau waarop men de gegevens invult In te vullen onderdelen Als de gegevens ingevuld zijn wordt door op de pijl te klikken de status van dit onderdeel op done gezet. Er verschijnt een nieuwe status: Deze kan door de instellingsverantwoordelijke als alle resultaten van de verschillende bibliotheken ingevuld zijn op closed worden gezet 2

4 AUTOMATISCHE SOMMATIE Om redenen van controle en betrouwbaarheid berekent de applicatie waar mogelijk automatisch (sub)totalen, dit zowel binnen eenzelfde niveau (bibliotheek of instelling) als vanuit niveau bibliotheek naar niveau instelling. Indien u de totaalvelden zelf zou invullen, zal de applicatie deze bij elke statuswijziging ( to do naar done, done naar closed ) alsnog overschrijven met haar eigen berekening. Een totaalgegeven op instellingsniveau wordt in principe gevormd door het totaal van de betrokken gegevens op deelniveau. Enkel waar de gebruiker zelf een aangepast totaal dient te berekenen, wordt die automatische sommatie opgeheven en die je het betrokken veld zelf in te vullen. Dat is op instellingsniveau het geval voor veld (aantal medewerkers) aangezien iemand die op 2 verschillende locaties werkt niet tweemaal geteld mag worden bij de aantallen. Enkel zijn/haar VTE ( en ) dient te worden opgeteld. Sommatie binnen eenzelfde niveau (binnen 1 bibliotheek of de instelling): o Subtotalen worden door de applicatie berekend zodra u voor het betrokken domein op bewaren klikt. o Indien alle deelvragen ingevuld zijn (geen van de deelvragen is blanco of onbekend) wordt een totaal berekend. Het aldus berekende totaal overschrijft altijd het door de gebruiker eventueel ingevulde totaal. o Als een van de deelvragen niet ingevuld of onbekend is stopt de applicatie met totaliseren. Gelieve het totaalveld in dat geval open te laten en het niet te overschrijven door een onvolledig en dus onjuist totaalcijfer. Wanneer een bepaald domein afgesloten wordt (statuswijziging naar done of closed ) zal het totaalveld automatisch worden omgezet in een correct antwoord onbekend. Sommatie vanuit niveau 1 (bibliotheken) naar niveau 2 (instellingstotaal): o Instellingstotalen (som van alle betrokken accounts op bibliotheekniveau) worden door de applicatie automatisch berekend zodra het betrokken domein op bibliotheekniveau (àlle deelaccounts!) van status done naar status closed wordt gezet. o Indien een bepaald deelcijfer (niveau bibliotheek) niet bekend is zal ook het instellingstotaal voor die vraag als nb aangeduid moeten worden aangezien het bekomen getal aldaar onvolledig is. Gelieve het totaalveld in dat geval open te laten en het niet te overschrijven door een onvolledig en dus onjuist totaalcijfer. Wanneer een bepaald domein afgesloten wordt (statuswijziging naar done of closed ) zal het dan lege totaalveld automatisch worden omgezet in een correct antwoord onbekend. Indien u totalen Uitgaven fysieke/elektronische collectie kent voor uw bibliotheek of instelling, maar er geen correcte en/of volledige opsplitsing mogelijk is over alle betrokken deelvelden (11.1 t.e.m voor de fysieke collectie, t.e.m voor de elektronische collectie) vult u enkel de velden 11.5 en in. De deelvelden kruist u als niet bekend aan. De applicatie zal in dat geval uw totalen niet met antwoord onbekend overschrijven. Het totaal in wordt berekend met de subtotalen uit 11.5 en Idem werkwijze voor het deeldomein Inkomsten. Wanneer op niveau 1 de status van een deeldomein op closed staat, en er naderhand toch nog aanpassingen dienen te gebeuren, kan dit enkel gebeuren door invoerders met authorisatie op niveau 3. Tevens dient de sommatie op niveau 2 (instelling) van die betrokken invulvelden manueel te gebeuren aangezien de webapplicatie de nieuwe totalen niet zelf herberekent eens de status op closed staat. 3

5 Voorbeeld: Domein Uitgaven Collectie Niveau 1: bibliotheken Vul de deelvelden in voor uitgaven fysieke collectie = 11.1, 11.2, 11.3, 11.4 Laat het totaalveld uitgaven fysieke collectie open = 11.5 Vul de deelvelden in voor uitgaven elektronische collectie = , , , Laat het totaalveld uitgaven elektronische collectie open = Laat het totaalveld uitgaven collectie ( ) open = Opmerkingsveld invullen, of daar antwoord onbekend aanvinken indien geen opmerkingen Klik onderaan op bewaren De applicatie berekent automatisch de (sub)totaalvelden en duidt die berekeningen aan Klik opnieuw op bewaren om te bevestigen. Indien cijfergegevens OK en volledig: status wijzigen van to do naar done. De Ok!pi-verantwoordelijke (instellingsniveau) verifieert de deelgegevens op niveau 1 en koppelt desnoods terug met de vraag tot aanpassing/correctie. 4

6 Niveau 2: instellingstotaal som van de uitgaven op bibliotheekniveau Bij akkoord over de gegevens op niveau 1 wijzigt de instellingsverantwoordelijke de status van dit domein op elke betrokken deelaccount (bibliotheekniveau) telkens van done naar closed. Door die statuswijzigingen naar closed berekent de webapplicatie automatisch alle gekende totalen voor dit domein op instellingsniveau (= som van alle deelbibliotheken). Switch naar de instellingsmodus (niveau 2) De berekende (voorlopige) instellingstotalen staan reeds ingevuld. Aangezien er geen uitgaven fysieke collectie op instellingsniveau gebeuren, zijn er geen extra invulvelden op instellingsniveau voor dat subdomein. Het instellingstotaal voor uitgaven fysieke collectie (11.5) is bij deze gekend. 5

7 Niveau 2: instellingstotaal extra uitgaven e-collectie op instellingsniveau Aangezien er ook uitgaven elektronische collectie op instellingsniveau gebeuren, zijn er op instellingsniveau extra velden voorzien om die uitgaven te registreren. Voeg de uitgaven e-collectie die op instellingsniveau gebeurden toe aan de betrokken invulvelden , , , en Laat volgende totaalvelden open: o (som uitgaven e-collectie op instellingsniveau = ) o (totaal uitgaven e-collectie = ) o (totaal alle uitgaven collectie = ) OF vul enkel in indien er geen detailgegevens beschikbaar zijn voor de e-uitgaven op instellingsniveau. Laat dan , , en leeg, evenals de totaalvelden en Klik op bewaren om de deelgegevens op te slaan. De applicatie berekent automatisch de overige (sub)totaalvelden en duidt die berekeningen aan. Klik opnieuw op bewaren om te bevestigen. Wijzig de status voor dit domein van to do naar done 6

8 STANDAARDANTWOORDEN (domein Organisatiegegevens ) Gegevens die quasi onveranderlijk blijven kunnen in dit domein als standaardantwoord worden ingesteld. Vul het gegeven in (bvb naam verantwoordelijke bibliothecaris) en klik op bewaren als standaardantwoord. Na het klikken op die button zal de applicatie uw invoer bovenaan de pagina bevestigen. Bij volgende bevragingen kan u die als standaardantwoord ingestelde gegevens hergebruiken. U laat de betrokken invulvelden , , en leeg en klikt onderaan de pagina op bewaren. De applicatie zal via een pop-up om bevestiging van het voorgestelde standaardantwoord vragen, en dit veld per veld. Zodra u voor de betrokken vraag via OK bevestigt zal het standaardantwoord voor dat veld in de lopende bevraging worden overgenomen. U herhaalt vervolgens deze werkwijze voor alle andere betrokken velden van dit domein. Uiteraard kan u een standaardantwoord steeds wijzigen/aanpassen indien nodig. U vult dan het betrokken veld manueel in en bewaart dit nieuwe gegeven als standaardantwoord naar volgende jaren toe. 7

9 STATUSSEN Het wijzigen van de status TODO naar DONE naar CLOSED situeert zich op het niveau van de deeldomeinen in OK!PI, niet op vraagniveau. De deeldomeinen hebben initieel de status TODO en houden die status totdat de gebruiker (van niveau 1 of hoger) de status wijzigt. Het is dus niet zo dat de applicatie automatisch oordeelt of elke vraag uit het betrokken domein beantwoord werd en daardoor de status van het domein aanpast. AUTHORISATIE De gebruiker van niveau 1 (= bibliotheek/dienst) vult de vragen in. Zodra een deeldomein volledig is ingevuld, zet hij de status ervan op DONE. Vanaf dan kan de gebruiker (van niveau 1) zelf niets meer wijzigen aan de in dat deeldomein gegeven antwoorden dat is dan enkel nog toegelaten aan gebruikers met hogere authorisatie. De gebruiker van niveau 2 (= instelling) kan de vragenlijsten van niveau 1 opvragen en de vragen waar nodig aanvullen, verbeteren, of de gebruiker van niveau 1 gelasten dit te doen. Op het moment dat hij akkoord is met de invulling van een deeldomein van de vragenlijst, kan hij de status DONE daarvan op CLOSED zetten. De gebruiker van niveau 2 moet tevens de vragenlijst voor de instelling (die initieel op TODO staat) invullen. De antwoorden op instellingsniveau worden waar mogelijk automatisch afgeleid uit de antwoorden op niveau 1. De applicatie sommeert op niveau 2 waar het kan en overschrijft wanneer berekening mogelijk is eventueel door de gebruiker ingevulde instellingstotalen (werkt als controlemechanisme). De gebruiker van niveau 2 zet de vragenlijst voor de instelling op DONE wanneer hij de invulling volledig acht. Hij checkt of alle vragenlijsten van de onderliggende deelbibliotheken op CLOSED staan. De gebruiker van niveau 3 (= associatie) kijkt de ingevulde vragenlijsten van niveau 2 na. Hij vult de vragenlijst voor de instellingen verder aan (bijvoorbeeld: Elektrongegevens). Hij kan de vragenlijsten van niveau 2 waar nodig aanvullen, verbeteren, of de gebruiker van niveau 2 gelasten dit te doen. Als hij oordeelt dat de vragenlijst van een instelling in orde is, zet hij de status ervan op CLOSED. INDICATOREN De kernindicatoren worden door de applicatie automatisch berekend op basis van de ingevulde velden op instellingsniveau. De applicatie berekent geen indicatoren op niveau 1 (bibliotheek). Indicatoren worden pas berekend voor een instelling wanneer de status van alle deeldomeinen van de vragenlijst voor die instelling op CLOSED staat. Dit gebeurt middels een batch job die de instellingen controleert op status CLOSED en daarop de indicatorberekening initieert. Die job controleert ook of een antwoord recenter werd ingevoerd dan de datum van de indicatorberekening; als dat zo is, worden de indicatoren (de volgende nacht) herberekend. Met andere woorden: indien er gegevens worden gewijzigd, zal de herberekende indicator s anderendaags in de applicatie getoond worden! Indien niet alle voor een indicator noodzakelijke gegevens voorhanden zijn (antwoord niet bekend) wordt deze specifieke indicator niet meeberekend. 8

10 Catch me if you can 9