Commissie Bestuur en Middelen

Transcriptie

1 Griffie Commissie Bestuur en Middelen Datum commissievergadering : 14 januari 2010 DIS-stuknummer : Behandelend ambtenaar : C. Meijs Directie/bureau : MID Nummer commissiestuk : BM-0927 Datum : 2 november 2010 Bijlagen : 3 Onderwerp: Huisvesting voor de veranderende organisatie Voorstel van GS aan PS: X Ter bespreking in het kader van uw vertegenwoordigende rol X kaderstellende rol controlerende rol Europa paragraaf Nee Opmerkingen van het Presidium/Griffie: Griffier van Provinciale Staten, namens deze, W. de Graaff Bijlagen: 1. Investeringen provinciehuis 2. Rapport Veldhoen + Company (ter inzage op de fractiekamers). 3. Plattegronden op A3 formaat van het hoofdgebouw (ter inzage op de fractiekamers).

2 Notitie ten behoeve van: Commissie Bestuur en Middelen Inleiding In dit voorstel worden de veranderingen geschetst in de huisvesting die nodig zijn om het gebouw aan de eisen van deze tijd te laten voldoen. Ergonomische, technisch, in uitstraling en in de wijze van werken. Dit voorstel is ondersteunend aan de beoogde organisatievisie die binnenkort met u besproken wordt. De PS/GS-kerntakendiscussie, het recent in IPO-verband afgesproken gezamenlijke Profiel provincies en de Agenda van Brabant hebben nadrukkelijk voor een hernieuwd elan gezorgd binnen de provincieorganisatie. De maatschappelijke opgaven van vandaag zijn complex. Onze (wettelijke) verantwoordelijkheden en de Agenda van Brabant kunnen we alleen realiseren, als sprake is van een samenhangende, goed georganiseerde integrale inhoudelijke aanpak en een effectieve inzet van de instrumenten die de provincie beschikbaar heeft om haar doelen te bereiken. Daarnaast gaat het vaak om een aanpak die nadrukkelijk in alliantieverband met relevante stakeholders tot stand wordt gebracht. Dit alles stelt belangrijke eisen aan de organisatie en de huisvesting. Het toekomstige werk vraagt maatwerk in de uitvoering Nog meer dan nu het geval is zal gewerkt moeten worden met flexibele integraal samengestelde teams vanuit meerdere directies en vanuit verschillende partnerorganisaties. Het ontwikkelde verbouwingsconcept is gebaseerd op de nieuwe manier van werken en heeft voldoende flexibiliteit om de nog te concretiseren organisatievisie te kunnen ondersteunen. Wij stellen u voor dit te realiseren door het provinciehuis (het hoofdgebouw zonder de vleugel) opnieuw in te richten en daarbij te kiezen voor een huisvestingsconcept met een flexibele kantooromgeving en een daarbij passend werkconcept. Hierna wordt daar in dit dossier verder uitleg over gegeven. Met de kleiner wordende organisatie (1000 fte s in het jaar 2015) en de herinrichting kan de organisatie gehuisvest worden in alleen het hoofdgebouw en kan de vleugel/nieuwbouw worden verhuurd. Dit levert aanzienlijke besparingen op. Uit deze besparingen wordt de herinrichting van het provinciehuis gedekt. Bovendien wordt met het afstoten van de vleugel fysiek getoond dat de Provincie met een kleinere organisatie de toekomst ingaat. Het afstoten van de vleugel kan naar de toekomst ook een positief sturend effect hebben op het beperken van de omvang van de organisatie. In het vervolg van deze notitie schetst zal kort geschetst worden hoe de heringerichte ontmoetingsomgeving en werkomgeving eruit komt te zien. Een aantal afbeeldingen maakt het beeld compleet. Verdere informatie ligt voor u ter inzage op de fractiekamers. Tevens licht deze notitie het noodzakelijk onderhoud toe. Bijlage 1 somt de benodigde investeringen op. Voorgeschiedenis Het provinciehuis is in 1971 in gebruik genomen. In 1994 is het provinciehuis uitgebreid met de vleugel. In 1999 is een renovatie uitgevoerd waarbij de nadruk op onderhoud lag. In de afgelopen jaren bent u nauw betrokken geweest bij dit dossier. In januari 2009 is door de commissie Bestuur en Middelen een bezoek gebracht aan het stadskantoor te s-hertogenbosch, het stadskantoor Oss, en het provinciehuis in Zwolle. Op 8 december 2009 bent u geïnformeerd (BM-0786) over ons besluit tot een onderzoek naar de mogelijkheden en kostenconsequenties om het provinciehuis aan te passen aan de eisen van de tijd. Op 26 februari 2010 is een presentatie gegeven voor de leden van de commissie BM. Zes leden uit uw Staten hebben zitting in de begeleidingscommissie voor de invulling van de ontmoetingsomgeving (begane grond en eerste verdieping).

3 Met commissienotitie BM (BM-0881) bent u geïnformeerd over de werkzaamheden van de begeleidingscommissie. Uitgangpunten bij de herinrichting van het provinciehuis zijn doelmatigheid, duurzaamheid en soberheid. Deze drie uitgangspunten zijn toegepast zowel in de werkomgeving als in de ontmoetingsomgeving 1 door hergebruik van huidig meubilair, het gebruik van milieuvriendelijke materialen en efficiënter gebruik van ruimte, meubilair en ICT-voorzieningen. Nieuw aan te schaffen meubilair zal sober en doelmatig van aard zijn. Ontmoetingsomgeving De vergaderlocaties op de eerste verdieping en de begane grond zullen omgevormd worden tot toegesneden voorzieningen die aansluiten op de vraag naar veel meer variatie en keuze in omvang en inrichting van de kamers. De vergaderplekken zullen voorzien worden van adequate audiovisuele hulpmiddelen en geschikte cateringvoorzieningen in de onmiddellijke nabijheid. Het bedrijfsrestaurant zal gedurende de gehele dag meer mogelijkheden bieden voor kortdurend overleg, tijdelijke werkplekken, leesfaciliteiten, ontvangsten en andere bijeenkomsten. Binnen de huidige maat en vorm van de hal (karakteristiek voor het ontwerp van Maaskant) zal met toevoegingen en aanpassingen een gastvrij karakter ontstaan; de huiskamer van de provincie Noord-Brabant. De begane grond en eerste verdieping zullen, met de nodige zorg voor veiligheid van mensen een meer openbaar karakter krijgen. De beveiligingsschil zal op een andere plek komen te liggen en anders worden georganiseerd. De hal zal informatie geven in diverse beelden en uitgingen over de (politieke) organisatie en activiteiten van de provincie. Ook de herkenbaarheid van de Provinciale Staten, de diverse fracties en Gedeputeerde Staten zullen hierdoor aanzienlijk toenemen. Afbeelding 1 Plattegrond begane grond 1 Met de ontmoetingsomgeving worden de openbare ruimten en vergaderlocaties aangeduid op de begane grond en eerste verdieping van het hoofdgebouw. De werkomgeving omvat de hoogbouw, bedrijfsrestaurant en werkkamers op de begane grond en eerste verdieping van het hoofdgebouw.

4 Afbeelding 2 Plattegrond verdieping 1 Werkomgeving In de toren worden steeds drie verdiepingen middels extra trappen samengevoegd tot één domein. De middelste verdieping is het centrale deel met collectieve voorzieningen. Op deze verdieping bevinden zich ook de kamers voor projectwerk. De daarboven en daaronder gelegen verdiepingen bevatten individuele werkplekken. Afbeelding 3 Doorsnede hoogbouw Afbeelding 4 plattegrond werkvloer samenwerken

5 Afbeelding 5 plattegrond werkvloer individueel werken De werkomgeving bestaat uit een verscheidenheid van flexibele werkplekken en een variatie aan samenwerkplekken en overlegfaciliteiten. De medewerker kiest zijn werkplek op basis van zijn activiteit en heeft geen eigen werkplek meer. De omgeving draagt bij aan het multidisciplinair, integraal en programmatisch werken. Muren worden letterlijk en figuurlijk afgebroken. Ontkokering en integraal denken worden hierdoor gestimuleerd. De flexibele werkplekken zorgen voor wisseling van werkplekken en daarmee tot ontmoeten met meerdere collega s. De huisvesting in één gebouw draagt hier ook aan bij.

6 De ventilatie en verwarming zijn een van de grootste kostenposten in het herinrichtingsplan waarin verschillende keuzes mogelijk zijn. Met de uitgangspunten duurzaamheid, soberheid en doelmatigheid in ons achterhoofd is gekozen voor een zogenoemde optie met VAV-boxen 2 (variabele volume-boxen). Deze optie is het minst kostbaar en is duurzaam (efficiënt en energiezuinig). Een aanvulling in de vorm van plaatselijke koelplafonds is opgenomen waar de bestaande koelvoorziening te weinig capaciteit heeft. Noordzakelijk onderhoud Een aantal onderdelen van het gebouw en de inrichting zijn technisch en economisch afgeschreven en aan vervanging toe. Om het gebouw ergonomisch en technisch voldoende te laten functioneren, zijn de onderstaande werkzaamheden noodzakelijk: Het hoofdgebouw moet voorzien worden van een sprinklerinstallatie om de brandveiligheid te waarborgen Een deel van het meubilair (bureaus (deels), bureaustoelen en bezoekersstoelen) is aan vervanging toe. De huidige vloerbedekking is evenals de raambekledingen aan de binnenzijde aan vernieuwing toe. Hierbij zal het Cradle to Cradle principe als leidraad gehanteerd worden. De huidige ventilatie-installatie is niet afgestemd op het aantal medewerkers dat op dit moment is gehuisvest. Ook niet bij de voorziene krimp van de provinciale organisatie. De diverse apparaten in het bedrijfsrestaurant zijn aan het einde van de beoogde gebruikstermijn. Het huidige restaurant wordt (buiten lunchuren) veelvuldig gebruikt voor overleg met kleine groepen en voor kortdurend werk (laptop, lezen) terwijl de faciliteiten hierop niet zijn afgestemd en de akoestiek onvoldoende is. Bepaalde technische onderdelen zoals circulatiepompen, ventilatieroosters, en volumeregelaars moeten vervangen worden om de betrouwbaarheid te kunnen blijven garanderen. De begeleidingscommissie van Statenleden heeft de volgende aandachtspunten meegegeven: De hal geeft geen inzicht in de (politieke) organisatie en activiteiten van de provincie. De ruimten en entourage zijn niet altijd geschikt voor de contacten die Provinciale Staten zoeken vanuit hun volksvertegenwoordigende rol met burgers en partners (gasten bij de statenvergadering en commissievergaderingen, sprekersplein in het kader van de Agenda van Brabant). De Statenleden missen spreekkamers voor kleinere groepen en beperkt open ontvangstplekken en zitjes voor informeel en kortdurend overleg. Deze punten zijn meegenomen in het concept. Werk- en huisvestingsconcept Een werk- en huisvestingsconcept legt een integrale verbinding tussen gebouw en werkomgeving, ICT en informatievoorziening, en mens en organisatie met elkaar. Het concept bestaat uit de fysieke omgeving, de virtuele omgeving en de mentale omgeving. Het gezamenlijk en onlosmakelijk met elkaar ontwikkelen van deze drie omgevingen leidt tot een nieuwe manier van werken en werkstijl. Daaraan zal in de verdere ontwikkeling van de organisatie aandacht worden besteed. Het digitaliseren van informatie binnen de provincie, inclusief het digitaliseren van fysieke archieven, is geborgd in het project idocs. Dit project leidt er toe dat digitale archieven het primaire opslagmedium worden en dat papier binnen de provincie enkel nog een hulpmiddel is. Informatie wordt hiermee tijd- en plaatsonafhankelijk. Het achtergrondrapport van Veldhoen + Company waarin het gehele concept in meer detail beschreven is vindt u op de fractiekamers ter inzage evenals de plattegronden. Het rapport van Veldhoen + Company beschrijft drie kwaliteitsniveaus: goed, beter en best. 2 De VAV-boxen meten het CO 2-gehalte in de lucht (wat afhankelijk is van het aantal aanwezige personen) en stemmen de hoeveelheid ventilatielucht daar op af.

7 Gezien de uitgangspunten doelmatigheid en soberheid stellen wij u voor uit te gaan van het niveau goed. Duurzaamheid Binnen het project is duurzaamheid een aandachtspunt. Bij de bouwkundige uitwerking van de plannen zullen zoveel mogelijk milieuvriendelijke materialen worden voorgeschreven, onder meer cradle to cradle vloerbedekking. Ook zal een deel van het meubilair gehandhaafd blijven. Het belangrijkste milieu effect zit echter in het beperken van de ruimte (afstoten vleugel) en het intensiveren van het gebruik van de voorzieningen (7 werkplekken voor 10 personen). Binnen de projectorganisatie zal het duurzaamsaspect alle aandacht krijgen. Financiële consequenties De verbouwing van het Provinciehuis is begroot op 33,5 mln. Een gedeelte van de investering heeft betrekking op noodzakelijke aanpassingen aan het gebouw. Voorbeelden hiervan zijn de vernieuwing van de sprinklerinstallatie en de vernieuwing van het meubilair en de zonwering. Hierbij gaat het om een bedrag van 12 mln. Het resterende bedrag à 21,5 mln is bestemd voor de herinrichting van de ontmoetingsplaatsen op de begane grond ( 4,25 mln) en de werkomgeving ( 17,2 mln). Een uitsplitsing van de investeringen is in de bijlage opgenomen. Met de kleiner wordende organisatie (1.000 fte s in het jaar 2015) en de herinrichting kan de organisatie gehuisvest worden in alleen het hoofdgebouw en kan de vleugel/nieuwbouw worden verhuurd. Dit levert aanzienlijke besparingen op binnen de provinciale begrotingen. Met deze besparingen kan de gehele investering in de herinrichting van het provinciehuis worden terugverdiend. De huidig aanwezige en beschikbare ICT-voorzieningen, archivering en facilitaire voorzieningen ondersteunen reeds de voorgestelde herinrichting. De invoering van het nieuwe concept brengt geen extra kosten met zich mee voor ICT, digitalisering, archivering en facilitaire ondersteuning. Wel kan de herinrichting aanleiding zijn verbeteringen versneld uit te voeren. Toelichting op besparingen Voor de bepaling van het totale financiële voordeel als gevolg van een innovatief kantoorconcept is voor alle jaarlijkse besparingen de netto contante waarde 3 berekend over een termijn van 20 jaar. Deze berekening is in lijn met het uitgangspunt om investeringen in het provinciehuis af te schrijven over een termijn van 20 jaar. De provincie heeft de ambitie uitgesproken in 2015 te werken met een organisatie van fte, wat gelijk staat aan medewerkers 4. In een flexibele werkomgeving kan voor de huisvesting van medewerkers worden volstaan met 956 werkplekken. Deze aanname is gebaseerd op een landelijk gehanteerd kengetal van 0,7 (de zogenaamde flexibiliteitsfactor). Ten opzichte van de situatie dat voor iedere medewerker één werkplek dient te worden aangehouden, leidt dit tot een besparing van 409 werkplekken. Om in de toekomst nog enige flexibiliteit te behouden wordt een buffer van zo n 100 werkplekken aangehouden, waardoor de besparing uiteindelijk op 312 werkplekken is begroot. Uitgaande van een gemiddelde kostenpost van per jaar per werkplek levert dit jaarlijks op. 3 Geld dat in de toekomst wordt ontvangen is minder waard dan geld dat direct wordt ontvangen. De provincie mist immers rente inkomsten over het geld. De besparingen zijn daarom contant gemaakt, te weten afgewaardeerd tegen de provinciale rekenrente à 3,5%. 4 De omvang van het personeelsbestand in 2015 is berekend door fte te vermeerderen met 10% inhuur, 15% deeltijdwerkers en 100 stagiaires/trainees.

8 Met behulp van een flexibel kantoorconcept kunnen, na afronding van de Agenda van Brabant in 2015, alle medewerkers worden gehuisvest in de toren. Zonder flexibel werken zou dit niet kunnen worden gerealiseerd omdat te allen tijde maximaal medewerkers kunnen worden gehuisvest in de toren. De vrijgekomen vleugel (nieuwbouw) kan vervolgens worden verhuurd aan een derde partij. Uitgaande van een marktconforme huur waarbij onderhoud- en schoonmaakkosten kunnen worden doorbelast aan de huurder levert dit een jaarlijks bedrag op van Naast deze besparing kan met een flexibel kantoorconcept ook worden bezuinigd op uitgaven aan interne verhuizingen. Besparingen Jaarlijks Gehele periode Reductie werkplekken Afstoten vleugel w.v. huuropbrengst w.v. doorberekening onderhoudskosten w.v. doorberekening schoonmaakkosten Minder verhuiskosten Saldo Naast bovengenoemde besparingen is bij voorjaarsnota 2010, ter financiering van de herinrichting van de ontmoetingsomgeving, 4,1 mln toegevoegd aan de reserve kantoorinnovatie. Daarmee is het beschikbare bedrag in de reserve voor de verbouwing van het Provinciehuis gestegen naar 7 mln. Daarnaast is binnen de provinciale begroting al rekening gehouden met de verbouwing van het restaurant à 0,9 mln en de vervanging van de sprinklerinstallatie à 2,5 mln. Dat levert ten aanzien van de financiële dekking het volgende totaalbeeld op: Bedrag Kosten Noodzakelijke aanpassingen Herinrichten ontmoetingsomgeving Flexibel kantoorconcept Totale kosten 33,460 mln Beschikbare middelen Besparingen met flexibel werken Reserve kantoorinnovatie Verbouwing bedrijfsrestaurant Vervanging sprinklerinstallatie Totaal beschikbare middelen 30,411 mln Restant noodzakelijke aanpassingen 3,049 mln Bij Voorjaarsnota 2011 zal uw Staten worden gevraagd een investeringskrediet te voteren voor de verbouwing van het Provinciehuis van 33,5 mln. Het restantbedrag à 3 mln voor de noodzakelijke aanpassingen wordt afgedekt binnen de bedrijfsvoeringbudgetten van de provincie. De verbouwing kan dus kostendekkend worden uitgevoerd waarbij de gehele investering in het flexibele kantoorconcept kan worden terugverdiend uit besparingen als gevolg van flexibel werken.

9 Financiële risico s Wij zien twee soorten financiële risico s: 1. De uitgaven aan de verbouwing van het provinciehuis kunnen hoger uitvallen; 2. De besparingen als gevolg van de invoering van het flexibele kantoorconcept kunnen tegen vallen. Ad 1. De begroting voor de verbouwing van het Provincie is opgesteld door een extern bureau, te weten Veldhoen & company. Binnen het begrote bedrag van 33,5 mln is een veiligheidsmarge van 15% aangehouden. De begroting van Veldhoen & company is voor een second opinion voorgelegd aan een tweede extern bureau, te weten Klunder Architecten De berekening van Klunder valt 0,4 mln hoger uit. Dit wordt veroorzaakt doordat Klunder een hogere veiligheidsmarge aanhoudt dan Veldhoen & company. Op dit moment wordt een veiligheidsmarge van 15% voldoende geacht. Daarboven is binnen de projectbegroting een post voor onvoorziene werkzaamheden aangehouden van 3 mln. Wij verwachten ons hiermee voldoende te hebben ingedekt tegen tegenvallers. Ad 2 In een flexibele werkomgeving kan voor de huisvesting van medewerkers worden volstaan met 956 werkplekken. Binnen het uitvoeringsplan wordt echter een buffer van zo n 100 werkplekken aangehouden. Als in de praktijk meer werkplekken noodzakelijk blijken te zijn voor het huisvesten van alle medewerkers, kan deze buffer worden aangesproken. Vanwege de nabij gelegen A2 en A59 en de betrekkelijk eenvoudige mogelijkheid de vleugel af te sluiten van het hoofdgebouw, wordt een jaarlijkse huuropbrengst van 0,8 mln realistisch geacht. De veronderstelling dat na invoering van het flexibele kantoorconcept minder verhuiskosten worden gemaakt is gebaseerd op ervaringen bij de gemeente s- Hertogenbosch De conclusies en aanbevelingen uit het rapport van de rekeningcommissie over de renovatie eind jaren negentig zijn in deze plannen meegenomen en in de verdere projectuitvoering. Zo zal in de organisatie van het project gezorgd worden voor korte communicatielijnen zodat snel bijgestuurd kan worden op eventuele (financiële) problemen. Tevens worden de eventuele leermomenten uit het verbouwingsdossier Noordbrabants Museum meegenomen in dit traject. Beoogd effect: De huisvesting in het provinciehuis aanpassen op de organisatieontwikkeling tot een compacte, hoogwaardige, effectieve en efficiënte organisatie, die flexibel kan inspelen op de opgaven vanuit de Agenda van Brabant. Deze aanpassing financieren uit reeds begrote middelen en besparingen door huisvesting van de totale organisatie in het hoofdgebouw. s-hertogenbosch, 2 november 2010, Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant