Aanbiedingsformulier BESLUITEN. Korte overwegingen. (Her)huisvesting gemeentelijk apparaat: Stadhuis en dienst C&E.

Transcriptie

1 Aanbiedingsformulier Onderwerp (Her)huisvesting gemeentelijk apparaat: Stadhuis en dienst C&E. BESLUITEN Behoudens advies van de commissie FAWV bijgaand raadsvoorstel vast testellen Korte overwegingen

2 2000. Nr. : Dnst. : BD (Her)huisvesting gemeentelijk apparaat: Stadhuis en dienst C&E. Leiden, 27 juni Inleiding Laatstelijk op 16 mei jongstleden heeft uw Raad enkele besluiten genomen inzake de (her)huisvesting van het gemeentelijk apparaat (raadsbesluiten en ). In de voortgangsrapportage (RV ) alsook tijdens de behandeling in uw Raad is toegezegd dat voor het zomerreces 2000 een nieuw raadsvoorstel aan uw Raad zal worden voorgelegd betreffende de meest recente ontwikkelingen in de voortgang van de (her)huisvesting van het gemeentelijk apparaat. Met dit raadsvoorstel geven wij invulling aan deze toezegging. Met nadruk wijzen wij u erop dat met dit voorstel de (her)huisvestingsoperatie nog niet is afgerond. Enkele onderdelen (bijvoorbeeld Stadstoezicht; Grand Café) zullen nog moeten worden afgerond. Zoals met uw Raad besproken is het de bedoeling deze onderdelen van de (her)huisvestingsoperatie in afzonderlijke (nieuwe) projectgroepen onder te brengen. Informatie betreffende de nieuwe projectopzet vindt u in een separate brief van het college. Dit raadsvoorstel beperkt zich tot de afwikkeling van de verbouwing van het stadhuis (met uitzondering van het Grand Café), de huisvesting van de dienst C&E en de daarmee samenhangende afspraken met de ondernemingsraad, zoals neergelegd in het convenant van 13 juli 1999 en de aanvullende overeenkomst herhuisvesting tussen de bestuurder en de onderdeelscommissies van de dienst C&E en de bestuursdienst van 31 december Dit betekent dat in dit voorstel geen beslissingen worden gevraagd omtrent de fietsenkelder en de inrichting van het stadhuisplein. De doelen van dit raadsvoorstel zijn: 1. zorg te dragen voor een adequate huisvesting van de dienst Cultuur en Educatie; 2. zorg te dragen voor een adequate huisvesting van de bestuursdienst, voor het overgrote deel in het Stadhuis; 3. voorwaarden te scheppen om gemaakte afspraken met de ondernemingsraad en de OC s van de diensten C&E en de bestuursdienst na te komen en zo een mogelijke rechtsgang van de ondernemingsraad te voorkomen.; 4. een overzicht te geven van de nog te maken, nog niet gedekte kosten voor de oplevering van het stadhuis (met uitzondering van het Grand Café); en

3 5. het project van de stadhuisverbouwing waar mogelijk af te sluiten (met uitzondering van het Grand Café) In dit voorstel zullen achtereenvolgens aan de orde komen de verhuizing van de dienst Cultuur en Educatie, de afwikkeling van de fysieke verbouwing van het stadhuis en een overzicht van de financiële gevolgen. Bij dit raadsvoorstel zijn bijlagen gevoegd waar in de tekst naar zal worden verwezen. Bij schrijven van 18 mei 2000 heeft de ondernemingsraad van de gemeente Leiden de bestuurder in de zin van de WOR, de gemeentesecretaris laten weten voor 17 juli 2000 duidelijk te wensen met betrekking tot de herhuisvesting. De OR verzocht in bovengenoemd schrijven het herhuisvestingsplan te completeren met een voorstel tot herhuisvesting van de Dienst Cultuur en Educatie en een voorstel tot herhuisvesting van de sector Stadstoezicht in het voormalig LDM-gebouw dan wel een ander voor de sector geschikt pand. Op dit laatste aspect herhuisvesting van de sector Stadstoezicht in het voormalig LDM gebouw zullen wij in dit raadsvoorstel nog niet ingaan. De huisvesting van deze sector heeft ook geen deel uitgemaakt van het convenant van juni/december 1999 met de OR.

4 Dat neemt niet weg dat wij ook de herhuisvesting van de sector Stadstoezicht spoedig willen realiseren en daarover natuurlijk ook met de OR over zullen overleggen. Wij zullen u zo spoedig mogelijk van de mogelijkheden en wensen t.a.v. deze verhuizing op de hoogte stellen. 1. Verhuizing van de dienst Cultuur en Educatie Het herhuisvestingplan dat in september 1999 aan de onderdeelscommissies van Bestuursdienst en Cultuur en Educatie werd voorgelegd bleek onvoldoende met de ruimtebehoeften van de diensten rekening te houden; dit als logisch gevolg van het gestegen aantal ambtenaren. De conclusie was dan ook dat er extra ruimte moest worden gezocht buiten het Stadhuis. In het hiervoor genoemde convenant van 31 december 1999 is afgesproken is dat de dienst Cultuur en Educatie als geheel zou verhuizen naar een externe locatie. De dienst C&E heeft recentelijk (mei 2000) een aantal (rand)voorwaarden geformuleerd waaronder de dienst bereid is aan een verhuizing naar een locatie buiten het stadhuis mede te werken. Wij hebben zo veel mogelijk met de geformuleerde voorwaarden rekening gehouden, ondanks het feit dat de aanvullende eisen formeel geen onderdeel uitmaken van het met de OR en de OC s verleden jaar afgesloten convenant. Zoals eerder met uw Raad besproken denken wij de dienst C&E te zullen huisvesten in een nog te huren pand. Voorzichtigheidhalve zijn wij uitgegaan van een totaal bruto vloeroppervlak (BVO) van m2. Daarbij gaan wij uit van een te sluiten huurovereenkomst voor minimaal 5 jaar. Daarna dient de situatie opnieuw te worden bezien. De kosten voor de verhuizing en huisvesting van de dienst Cultuur en Educatie bestaan uit eenmalige kosten (optiekosten, makelaarskosten, verhuiskosten), investeringen (bewegwijzering, inrichtingskosten, netwerkaansluitingen) en jaarlijkse lasten (huur, exploitatie, kantine). Een uitwerking van de te verwachten kosten treft u hieronder aan: incidentele kosten (excl. BTW) (makelaar; huuroptie; verhuizing) investeringen (excl. BTW) (aanleg netwerk; bewegwijzering; evt. bouwkundige aanpassingen) jaarlijkse kosten (excl. BTW) (huur (300/m2 BVO); exploitatie/servicekosten; kantine) In de vergadering van de commissie FAWV op 5 juni 2000 is een schets gegeven van de actuele ontwikkelingen en zijn de mogelijkheden toegelicht en besproken om te voorzien in adequate oplossingen. In de vervolgvergadering van de commissie FAWV op 19 juni 2000 is over de inhoud van dit raadsvoorstel verder gesproken en zijn een aantal relevante ontwikkelingen voorzien van een nadere toelichting. 2. Stadhuisverbouwing In dit raadsvoorstel beperken wij ons tot de fysieke verbouwing van het kantoorpand en de publieksruimte van het Atrium. Achtereenvolgens zullen aan de orde komen: het atrium;

5 de luchtbehandeling; de archiefvoorzieningen; en de kantinevoorziening voor het personeel. 2.1 Zon-instraling Atrium De medewerkers aan de baliewerkplekken in het Atrium hebben van april tot september veel last van de zon. De instraling zorgt er namelijk voor dat zij de beeldschermen maar moeilijk kunnen lezen. Lokale zonwerende maatregelen moeten worden genomen om dit probleem te verhelpen. De kosten van deze oplossing worden geschat op fl ,= excl. BTW. De jaarlijkse onderhoudslast bedraagt ca. fl ,= per jaar.

6 2.2 De luchtbehandeling Na installatie van de luchtbehandeling die tijdens de verbouwing in het stadhuis zijn er nog fysieke klachten geweest, met name in de winterperiode (droge ogen, ademhalingsproblemen). Het college gaat er vooralsnog vanuit dat de klachten met de huidige luchtbehandelinginstallatie kunnen worden opgelost. Indien aanpassing van het huidige systeem toch noodzakelijk zal blijken (toevoegen van luchtbevochtiging) dan vraagt dat een investering van fl ,=. 2.3 De archiefvoorzieningen De nu gerealiseerde ruimtes voor archiefvoorziening voldoen volgens de provinciaal archiefinspecteur niet en moeten daarom worden aangepast. Dit betekent een kostenpost van fl ,= incl. BTW. Daarbij komen nog de kosten voor het archief van de afdeling Fiscaal Juridische Zaken. Deze afdeling zal conform de oorspronkelijke plannen in het kader van de een-loket gedachte op het Stadhuis worden gehuisvest. De hoogte van deze kosten is ons nog niet bekend. 2.4 De kantinevoorziening Er is al geruime tijd geen kantinevoorziening in het stadhuis. De OC van de bestuursdienst heeft het college gemaand binnen twee maanden na oplevering van de ruimte een kantinevoorziening te realiseren. Ten aanzien van (de exploitatie van) het Grand Café moet echter nog een definitief besluit worden genomen, waardoor de kantinefaciliteit in het Grand Café wellicht niet op genoemde termijn valt te realiseren. Op basis van de ARBO-wet zal in ieder geval moeten worden voorzien in een ruimte waarin medewerkers hun lunch kunnen gebruiken. Wij stellen ons echter op het standpunt dat in het stadhuis de kantinevoorziening niet onder het niveau van gelijksoortige voorzieningen bij andere gemeentelijke diensten mag zijn. De verwachting is dat de kosten voor deze (tijdelijke) voorziening binnen het exploitatiebudget blijven. 3. Financiering Onderstaand een overzicht van de genoemde kosten, alsmede een voorstel tot dekking van deze kosten. Alle genoemde bedragen zijn inclusief BTW. 3.1 Cultuur en Educatie: - incidentele kosten investeringen jaarlijkse kosten Stadhuis - incidenteel (verhuizing) investering (zon-instraling; archief) De (her)huisvestingskosten worden gekarakteriseerd als onvermijdbaar en onuitstelbaar.

7 Voorgesteld wordt om zowel de incidentele kosten als de investeringen (fl ,=) ten laste van een tweetal voorzieningen te brengen, te weten voorziening (upgrading publieke panden) en voorziening (onderhoud gebouwen; bedoeld voor panden in beheer bij de bestuursdienst). Na aftrek van inmiddels besloten uitgaven/kapitaalslasten resteert in voorziening (upgrading publieke panden) een saldo van fl ,=. Voorgesteld wordt de gehele voorziening als dekking te gebruiken. Het restant bedrag (fl ,=) kan gedekt worden uit voorziening (onderhoud gebouwen). De verwachting is dat de verhuizing van C&E nog dit jaar zal plaatsvinden zodat ook voor dit jaar al met extra huisvestingslasten rekening moet worden gehouden. (2 a 3 maanden huur, exploitatiekosten en kantinevoorziening: ca. fl ,=). Voorgesteld wordt deze kosten voor 2000 ten laste te brengen van de Algemene Reserve. De jaarlijkse lasten (fl ,=) zullen worden betrokken bij de besluitvorming over de begroting Gemeentebreed heeft een inventarisatie plaatsgevonden van het aan te schaffen nieuwe meubilair voor het ambtelijk apparaat. Ook de dienst C&E is in deze inventarisatie meegenomen. Een kredietaanvraag is in voorbereiding en zal spoedig aan het college voor besluitvorming worden aangeboden. Om die reden wordt hierbij in deze kredietaanvraag het meubilair verder niet meegenomen. Met verwijzing naar het advies van de Commissie voor Financiën, Automatisering, Waterbeheer en Veiligheidsbeleid en de overige in de leeskamer ter inzage gelegde stukken, geven wij u in overweging het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. Leiden, Burgemeester, POSTMA. Aan de gemeenteraad. Burgemeester en Wethouders van de loco-secretaris, de E.H.T. v.d. VLIST. J.K.T. De Raad der gemeente Leiden; Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nr van 2000); B E S L U I T: 1. een krediet beschikbaar te stellen van fl ,= ten behoeve van de externe verhuizing van de dienst Cultuur en Educatie en de huisvesting van een groot deel van de Bestuurdienst in het Stadhuis;

8 2. dit krediet voor een bedrag van fl ,= ten laste te brengen van voorziening (upgrading publieke panden) en fl ,= ten laste van voorziening (onderhoud gebouwen); 3. de jaarlijkse lasten voor de huisvesting van de dienst Cultuur en Educatie ad fl ,= vanaf 2001 op te nemen in de begroting; 4. in afwachting van de verhuizing van de dienst Cultuur en Educatie (zomogelijk nog dit jaar) de mogelijke extra verhuislasten (2 à 3 maanden huur, exploitatiekosten en kantinevoorziening) ad circa fl ,= ten laste te brengen van de Algemene Reserve. Gedaan ter openbare vergadering van De Secretaris, De Voorzitter,