CONCEPT voor ALV JAARVERSLAG 2018 VAN VOEKS REGIO LEIDEN

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2018 VAN VOEKS REGIO LEIDEN Algemeen (van de voorzitter) Dit jaarverslag wil ik beginnen met het kort samenvatten waar we voor staan in VOEKS. Gezamenlijk stimuleren we activiteiten, welzijnswerk en belangenbehartiging voor Shell gepensioneerden. Twee VOEKS leden hebben namens de gepensioneerden zitting in het bestuur van de Stichting Shell Pensioenfonds (SSPF). Daarnaast nomineert VOEKS de vertegenwoordigers van de gepensioneerden en ex-werknemers die nog niet gepensioneerd zijn in het Verantwoordingsorgaan (VO) van SSPF. Dit orgaan is een belangrijke speler op het gebied van de belangenbehartiging van Shell gepensioneerden. Het adviseert SSPF, gevraagd en ongevraagd. VOEKS Regio Leiden is één van de elf regio s die hun eigen activiteiten en welzijnswerk organiseren. We maken ons sterk voor het welzijn van (oudere) Voeksleden. Onder aanvoering van Leny de Graaf-Wijsman bezochten 16 contactpersonen oudere leden of hun partners. Verderop in dit verslag wordt over dit belangrijke werk in detail verslag gedaan. De lezingen, excursies en diners werden goed bezocht. Dank aan Robert Le Grand, Fred Beun, Fred Geiger, Wiecher Steenge en Jan Janssen om dit steeds weer tot een succes te brengen. Voor de buitenwacht minder zichtbaar, maar niet minder belangrijk, werd veel werk verzet door regiosecretaris Laurens Bijl en penningmeester Fred Beun. Laatstgenoemde heeft zo n 550 transacties verwerkt dit jaar. Eén van de belangrijke onderwerpen, direct al in het begin van het jaar, was de overgang van de pensioenadministratie van het pensioenfonds naar Achmea. Dit verliep, mede door de goede voorbereiding, soepel. Iedereen kreeg op tijd zijn pensioen. Voor onze regionale ledenadministratie waren enkele aanpassingen noodzakelijk, waarbij het minder vanzelfsprekend bleek dan vroeger om regionaal ledeninformatie te ontvangen. Een ander onderwerp dat de nodige aandacht vergde was de invoering van de nieuwe privacywetgeving in mei. Hierdoor werd het met name ingewikkelder om partnergegevens te krijgen en bij te houden. Op dit punt loopt onze ledenadministratie risico te vervuilen. Ook welke informatie we wel en niet openbaar beschikbaar kunnen stellen is ingewikkeld. In november overleed ons Lid van Verdienste, Cees van der Meer. Hij stond aan de wieg van de dinerclub en heeft een groot aantal jaren zeer actief bijgedragen aan het wel en wee van Voeks Leiden. De regionale nieuwsbrief blijkt een succes. Het aantal lezers van onze eigen regionale nieuwsbrief blijft groeien, onder meer dankzij de continue grote inzet van onze webmaster Fred Geiger. Opgeven voor de nieuwsbrief gebeurt nu via Mijn Voeks op de centrale Voeks website. In het najaar hielden we een promotieactie om ook bij leden waarvan het adres nog niet bekend was de Nieuwsbrief onder de aandacht te brengen. Landelijk wordt veel energie gestoken in een andere vormgeving van het welzijnswerk. In een pilot, waaraan ook onze regio meedeed zijn nieuwe initiatieven besproken. Besloten is om in onze regio contactpersonen de vrije hand te geven hoe zij het welzijnswerk invullen.. Welzijnswerk De 16 Contactpersonen voor het Welzijnswerk hebben, met veel enthousiasme en volle inzet, de bezoeken aan de 75-jarige - en 80-plus leden en partners afgelegd. Naast de reguliere bezoeken is ook aandacht besteed aan de leden in moeilijke tijden en bij ziekte, indien dit bekend was. Zij kregen een bezoek, telefoontje of een kaartje. Bij overlijden van een lid of partner is een condoleance kaart gestuurd en zijn de partners na een bepaalde tijd bezocht indien zij dat wensten. De achtergebleven partners zijn ingelicht dat ze niet automatisch lid zijn maar zich moeten aanmelden bij het Voeksbureau. In onze regio wordt ook aandacht besteedt aan huwelijksjubilea, indien de huwelijksdatum bij ons bekend is. De jubilarissen zijn bezocht met een bloemetje of is er een felicitatie kaart gestuurd. De leden en hun partners met een leeftijd tussen 75 en 80 jaar hebben een verjaardagskaart ontvangen. De bezoeken zijn als zeer prettig ervaren zowel door de leden als de contactpersonen. Waar nodig helpt de contactpersoon een lid op weg met zijn computer of wijst de weg naar een instantie die het lid verder kan helpen. Naast de bezoeken is er soms speurwerk nodig om leden te vinden die in een verzorgingshuis zijn jaarverslag 2018 Voeks regio Leiden v6 p1-7 1

2 gaan wonen of in het ziekenhuis zijn beland. Wij danken alle contactpersonen die het welzijnswerk van Voeks mogelijk maken. Ook dit jaar waren er de gebruikelijke landelijke bijeenkomsten voor de regionale coördinatoren, in het voorjaar en najaar in Amersfoort. De regiocoördinator was bij deze bijeenkomsten aanwezig Wisseling van contactpersonen. Dit jaar zijn de volgende contactpersonen gestopt: Aad van de Krogt, Jolanda Klaver, Loes van Opstal van Haaren, Barend Pek, Toos Kuijlaars. Zij gaven aan dat ze het werk met plezier hebben gedaan maar nu vanwege leeftijd, andere bezigheden gestopt zijn. Bij een bezoek van de regiocoördinator is op een gepaste manier afscheid genomen. Na wat speurwerk hebben we gelukkig nieuwe contactpersonen gevonden, José Gräper-van Westgeest, Jan Wiegerinck, Jan van Schijndel, Gerco Pronk, Ruud Winkel en Koos Visser. Deze laatste helpt ons bij het bezoeken van de buitenleden die voorheen Els van Zweers in haar Rayon had. De contactpersonen kwamen bij elkaar in maart en november. Bijeenkomst 29 maart De bijeenkomst op 29 maart ging vooraf aan het jaarlijkse uitje van alle medewerkers van de regio. Deze bijeenkomst vond plaats in de Willemshoeve te Voorhout. De nieuwe contactpersonen Jan van Schijndel, Jan Wiegerinck en Koos Visser werden voorgesteld. Er was een excursie naar het narcis veredelingsbedrijf Van Leenen. Daar hebben we gezien dat, door gebruik van schelpen als kweekgrond, de kwekers minder last hebben van ziektes in de bollen en zo minder bestrijdingsmiddelen nodig hebben. Er zijn veel ontwikkelingen gaande om milieu vriendelijk te kweken. Er werden vele variëteiten narcissen getoond. Vele soorten zien we hier niet zo vaak in de winkels; ze zijn voor de export. Voordat er een bol van de nieuwe soort voor de verkoop geschikt is gaat er wel 10 jaar overheen. Na de gezellige lunch in de Willemshoeve en de mogelijkheid om met een ieder een praatje te maken, hebben de contactpersonen nog vergaderd en zijn de andere vrijwilligers huiswaarts gegaan. In de vergadering werd nogmaals de Pilot Welzijn geëvalueerd. De contactpersonen hadden geen nieuwe aanvullingen of een ander standpunt betreft de formulering. De term bezoek moet in de ruimste zin van het woord gezien worden. De contactpersoon is vrij om hier invulling aan te geven, binnen het doel van het welzijnswerk van Voeks. Als een contactpersoon iets niet weet of kan, wordt er door de regionale coördinator Welzijn binnen de groep van contactpersonen gekeken of iemand anders het kan oppakken. Bijvoorbeeld: korte ondersteuning computerzaken e.d. Verder werd er aandacht besteed aan de wet op de privacy. Aandachtspunten waren: een wachtwoord om de computer te starten; gegevens die niet meer nodig zijn vernietigen; alleen die gegevens bewaren die nodig zijn voor het werk als contactpersoon. Er werd geïnventariseerd welke gegevens de contactpersonen wel krijgen, maar eigenlijk niet nodig hebben. Ieder is zeer tevreden over het werk en de informatielijsten. Themadag, bijeenkomst 6 november Ondanks enige druk vanuit het Voeks hoofdbestuur om nogmaals aandacht te besteden aan de Pilot, werd besloten om voor de eerder afgesproken themadag te kiezen, met het onderwerp Dementie. De bijeenkomst vond plaats in de Willemshoeve te Voorhout. De bijeenkomst begon met een algemeen gedeelte. Er bleken onduidelijkheden te zijn ontstaan betreffende de informatie stroom, vanwege de overgang van de pensioenfondsadministratie naar Achmea. Velen denken dat nu alle gegevens van Achmea komen. Dat is echter niet zo. (zie de paragraaf Ledenadministratie, hieronder). Contactpersonen is verzocht het doorgeven van mutaties onder de aandacht te brengen, bij bezoeken. Er werd besproken welke stappen er worden genomen bij een overlijden. En hoe de achtergebleven partner wordt geïnformeerd dat hij/zij zich kan inschrijven als lid. Er was behoefte aan uitleg over Mijn Voeks, met name over het onderdeel waar contact gezocht kan worden met oud-collega s. Verder was er uitleg over de dingen die gingen gebeuren voor de Kerst en het invullen van declaraties, etc. De Voeksglazen en verjaardagskaarten voor het jaar 2019 stonden klaar om mee te nemen. jaarverslag 2018 Voeks regio Leiden v6 p1-7 2

3 Na de lunch hebben twee dames een inleiding gegeven over Dementie. Het eerste deel werd door een Psychologe gedaan en het tweede deel door een Maatschappelijk werker. Beiden werken bij Topaz en zijn ook vaak bij een Alzheimer café aanwezig. Zij werken met mensen met Dementie. In de lezing werd aandacht besteed aan de soorten van dementie, met de verschillende lichamelijke en geestelijke verschijnselen. Ook de maatschappelijke kant kwam aan de orde, zoals: waar kan je hulp krijgen en welk pad zou je moeten bewandelen als er signalen zijn van mogelijke dementie. Tevens werden er voorbeelden gegeven van situaties en werd uitgelegd hoe het beste is te reageren. Een ieder vond de lezing zeer verrijkend. Afgelegde bezoeken In 2018 werden, zoals men in onze regio gewend is, zowel de leden als de partners bezocht. De contactpersonen hebben rond de verjaardagen totaal 241 bezoeken afgelegd, waarvan 178 aan leden en 63 aan partners. Er zijn voor de verjaardagen en condoleance 197 kaarten verzonden of rondgebracht. Tevens werden 11 echtparen bezocht vanwege een jubileumjaar van hun huwelijk. Er waren zelfs huwelijksjubilea bij van 60 jaar. Rond Kerst legden de contactpersonen nogmaals 178 bezoeken af en werden er 438 kerstkaarten verzonden of rondgebracht, met een uitnodiging voor de nieuwjaarsbijeenkomst. Door de vele enthousiaste reacties zowel op bezoeken als kaarten van de leden en hun partners blijkt dat er grote waardering is voor- en behoefte is aan het Welzijnswerk. Dank aan alle vrijwilligers die dit mogelijk maken. Afgelegde bezoeken: Leden 80jr en 80 jr plus 178 Leden 75 jaar, die een Voeksglas kregen 13 Kerstbezoeken leden 178 Bezoeken t.g.v. huwelijk 11 Subtotaal 380 Subtotaal 378 Partners (2e bezoek leden) 63 Totaal bezoeken 443 Ledenadministratie Begin 2018 had de regio Leiden 609 leden met totaal 382 partners en 1 donateur. Op 31 december bedroeg het aantal leden 610 met 390 partners en 2 donateurs. In 2018 is de volgorde van een paar velden in de landelijke exportbestanden gewijzigd. Daardoor moesten er wat aanpassingen gemaakt worden om de lijsten voor de contactpersonen te maken. Daar in het verleden de partner van het lid niet geregistreerd werd en er soms huwelijken in het buitenland plaats hebben gevonden, zijn de partner gegevens in onze ledenadministratie niet compleet. Dit is vaak erg vervelend bij overlijden. Bij verhuizing naar een andere plaats wordt vaak vergeten om het nieuwe telefoonnummer door te geven. Ook bij het veranderen van een adres worden we vaak niet in kennis gesteld. Sinds begin 2018 wordt de pensioenadministratie door Achmea gedaan. Daardoor krijgen we maar beperkte mutatiegegevens nl. alleen adreswijzigingen en overlijdensberichten van de leden. Die komen vaak vertraagd binnen. Om een goed en juist ledenbestand te houden, hebben we de medewerking van alle leden nodig. Vooral voor de contactpersonen Welzijn zijn deze gegevens van belang. Leden kunnen zelf controleren, via Mijn Voeks via de website van hoe ze geregistreerd staan. Enkele gegevens kunnen daar, door de leden, zelf gewijzigd worden. De overige wijzigingen dienen doorgegeven te worden per , post of telefoon aan het Voeksbureau of/en aan de regio ledenadministratie. (Ledenadministratie-Leiden@voeks.nl). De gegevens die alleen in de regio zelf gebruikt worden, zijn ondergebracht in een eigen systeem De gegevens die nodig zijn om de regio nieuwsbrief te verzenden, zijn in het centrale systeem van Mijn Voeks gezet. Leden, waarvan het adres niet bekend was, zijn telefonisch benaderd. Dat leverde een flink aantal nieuwe nieuwsbrieflezers op. De ledenadministratie kreeg dit jaar 491 mutatie regels te verwerken van het Voeksbureau. Naast deze mutaties waren er 134 regio mutaties. Er zijn 64 mutatierapporten verzonden naar de contactpersonen Welzijn, naast de 84 werkrapportages, die nodig zijn om het Welzijnswerk te kunnen doen. jaarverslag 2018 Voeks regio Leiden v6 p1-7 3

4 Historisch Overzicht Donateurs Partners Leden Totaal Verschil 2017/ Donateurs Partners Leden Totaal Overleden Nieuwe leden/donateurs Van andere regio Naar andere regio Achtergebleven weduwe 2017, lid geworden 2 2 Achtergebleven weduwe 2018, lid geworden Achtergebleven weduwe 2018, nog geen lid -3-3 Achtergebleven weduwe, geen lid -4-4 Opgezegd Verschil 2017/ jaarverslag 2018 Voeks regio Leiden v6 p1-7 4

5 Secretariaat Het regiobestuur vergaderde 9x (in de maanden januari, maart, april, mei, juli, september, oktober en november en december). Daarbij werd enkele keren gebruik gemaakt van Skype om een bestuurslid in het buitenland toch mee te laten vergaderen. De jaarlijkse regionale ledenvergadering vond plaats op 14 februari in de Kapelzaal van het Dorpscentrum te Oegstgeest. Er waren 34 personen aanwezig (inclusief de bestuursleden en een afgevaardigde van het Voeks Dagelijks Bestuur). De deelnemers konden een mini-expositie bekijken met foto s van Tibet, gemaakt door Ton en Marleen Sluman. Aansluitend konden de aanwezigen deelnemen aan het maandelijkse diner van de dinerclub, dat plaatsvond bij restaurant De Jonker. Tijdens de ledenvergadering werd voorzitter Ton Sluman en penningmeester Fred Beun herbenoemd voor een tweede respectievelijk derde termijn. De samenstelling van het bestuur bleef dus ongewijzigd: Ton Sluman (voorzitter); Laurens Bijl (secretaris), Fred Beun (penningmeester), Leny de Graaf-Wijsman (coördinator welzijnswerk en ledenadministratie) en Robert Le Grand (coördinator activiteiten). Nieuwe leden kregen een brief thuisgestuurd om hen welkom te heten bij Voeks regio Leiden. Daarna werden ze opgebeld voor een kennismakingsgesprek. Voor elk van de 10 edities van Voeksnieuws werd een bijdrage geleverd voor het regionieuws, soms met een foto van een excursie. Activiteiten Voor 2018 kunnen we terugkijken op een geslaagd activiteiten jaar. Door de ruime deelname aan de diverse activiteiten bleek, dat we een gelukkige keuze hadden gemaakt en het leuke daarbij was, dat de groep deelnemers veelal verschillend van samenstelling was. In de hieronder opgenomen tabel treft u een tweetal activiteiten aan, die door anderen werden georganiseerd: De bijeenkomst van de medewerkers in onze regio op 29 maart door onze coördinator Welzijn. Hierbij is het doel de onderlinge band tussen die medewerkers te verstevigen. De Wijnervaring op 8 november door één van de gastheren van de dinerclub, samen met het echtpaar van Namen. Dit was al weer de tweede keer, dat dit tot groot genoegen van de deelnemers werd georganiseerd en misschien is het ook wel niet voor de laatste keer. Het afgelopen jaar werd wederom een evenement gecombineerd met een diner georganiseerd door de Dinerclub. Na afloop van de interessante voordracht over alle problematieken rond de uitvoering van het pijpleidingen project op Sakhalin door Jaap Guyt, was er ook gelegenheid om na afloop te blijven eten. Daarbij was het wel opvallend dat de samenstelling van de toehoorders van de voordracht nogal verschilde van die van het diner. We zullen ons daarom beraden, of we een dergelijke combinatie nogmaals moeten organiseren. jaarverslag 2018 Voeks regio Leiden v6 p1-7 5

6 Deelname activiteiten: Datum Deelnemers Omschrijving Activiteiten 18-jan Nieuwjaarsbijeenkomst 14-feb Regionale Ledenvergadering 15-mrt Tentoonstelling Nineveh 29-mrt Bijeenkomst medewerkers 12-apr Wandeling Laker Polder 17-mei Bezoek Boerhaave Museum 14-jun Wandeling Historisch Voorburg 29-jul Bezoek Vredespaleis 26-sep Voordracht Sakhalin 17-okt Bezoek Koninklijke Bibliotheek 08-nov Wijnbeleving II 15-nov Lezing Forensisch DNA Totaal 335 Gemiddeld 28 Zoals elk jaar weer waren ook de etentjes van de dinerclub weer een vast en goed bezocht onderdeel van het activiteiten programma. Het moge duidelijk zijn, dat de groep gastheren er alles aan gelegen is om een zo interessant mogelijk aanbod van restaurants te garanderen. Deelname dinerclub: Datum Deelnemers Omschrijving Dinerclub 14-feb De Jonker 28-mrt Spijs en Wijn 25-apr Up Stairs 30-mei De Knip 27-jun Oude Dijkhuys 25-jul Tussen Kaag en Brasem 29-aug Boottocht/Watergeus 26-sep Brasserie Park 31-okt Hollandsche Tuyn 28-nov KTS 19-dec Moerbei Totaal 329 Gemiddeld 30 jaarverslag 2018 Voeks regio Leiden v6 p1-7 6

7 Communicatie Voeks en Voeks regio Leiden gebruiken 4 communicatiemiddelen om met de leden in contact te blijven: Voeksnieuws Voeksnieuws is het maandblad van Voeks, dat tot eind 2017 werd toegezonden aan alle pensionarissen van het Shell Pensioenfonds. Vanaf 2018 wordt Voeksnieuws uitsluitend toegezonden aan Voeks leden. Belangrijke rubrieken zijn: Belangenbehartiging door Voeks en Nieuws uit de regio s. Daarnaast worden er herinneringen opgehaald, bezienswaardigheden besproken, etc. Centrale Voeks Website en Website regio Leiden Op de centrale website voeks.nl is informatie te vinden over Voeks in het algemeen. Ook kan men daar terecht om op Mijn Voeks (leden.voeks.nl) om de eigen gegevens in te zien en (deels) aan te passen, als dat nodig is. De centrale website en een aantal regio websites zijn geïntegreerd en hebben een vergelijkbare vormgeving. Van Voeks.nl worden dagelijks ongeveer 120 pagina s bezocht (gemiddeld over ). Dit bezoek neemt in geringe mate toe. De belangstelling voor de regio pagina s is duidelijk minder, gemiddeld 37 pagina s per dag, hoewel er een kleine toename lijkt te ontstaan: Paginaweergaven per dag van centrale website en totaal regiopagina s Centrale website Totaal regiosites Totaal Voeks.nl Het website bezoek per regio is duidelijk afhankelijk van de grootte van de regio. Een uitzondering is Twente, waar het website bezoek evenveel is als b.v. Amsterdam en Leiden, die vier keer zo groot zijn. Een opvallende verandering is het gebruik van mobiele apparaten. Terwijl het gebruik van tablets (ipad, e.d.) vrijwel constant blijft op 24% van het totale website bezoek, neemt het gebruik van telefoons toe tot ca. 13% over 2018, bijna een verdubbeling ten opzichte van Van alle mobiele apparaten (dus tablets + telefoon), komt bijna 70% voor rekening van ipad en iphone! Nieuwsbrief van de regio Leiden Sinds mei 2018 wordt de nieuwsbrief verzonden vanuit de Voeks website. Het grote voordeel is dat de distributie gekoppeld is aan de ledenlijst, dus altijd up to date is. Aanmelding voor de nieuwsbrief loopt nu via Mijn Voeks. jaarverslag 2018 Voeks regio Leiden v6 p1-7 7

8 VOEKS Regio Leiden FINANCIEEL OVERZICHT JAAR 2018 Budget Actueel 2018 en Budget 2019 Inkomsten Budget 2018 Totaal 2018 Budget 2019 Uitkering Centrale Kas 9.945, , ,00 Uit reserve 2.000,00 Ontvangen Rente 5, Overige Inkomsten Totaal a 9.950, , ,00 Uitgaven Regio Bestuurkosten 1.550,00 834, ,00 Welzijnswerk Kosten 5.100, , ,00 Activiteiten 2.200, , ,00 Diner kosten 1.100, , ,00 Totaal b 9.950, , ,00 Restant Budget a - b 1.087,14 BALANS per Eind 2018 Eigen Vermogen Reserves 2.108, ,70 Uit reserve ,00 Restant Budget 1.905, ,14 Totaal Eigen Vermogen 4.013, ,84 Activa Bestuursrekening ABN-AMRO 1.506,25 981,97 Spaarrekening ABN-AMRO 3.988, ,87 Debiteuren - - Totaal Activa 5.495, ,84 Passiva Crediteuren 1.333,42 70,00 Vooruit ontvangen 148,00 - Totaal Passiva 1.481,42 70,00 Totaal Activa/Passiva 4.013, , FinancieelOverzichtRLV Fred Beun

9 Voeksleden en partners overleden in 2018 Dit jaar hebben we, voor zover ons bekend, afscheid moeten nemen van 27 leden of hun partners. Hun namen vindt u in de bijgaande lijst. Wij herdenken de leden: Naam Woonplaats Leeftijd Overleden op Dhr. J.B. Roest Leiden Dhr. H.P. Innemee Voorhout Dhr. M.C. Geluk Leiden Mevr. J. van den Berg-Pijper Alphen a/d Rijn Dhr. P.D. Eerhart Voorschoten Mevr. A. Verkerk-Gesman Lisse Dhr. N. Geldhof Voorschoten Dhr. P.H.C. van den Berg Leidschendam Dhr. R. Halewijn Alphen a/d Rijn Mevr. K. van Dulm Oegstgeest Dhr. F.H. Meijs Oegstgeest Dhr. J.J. Verstappen Oegstgeest Dhr. H.Th. de Moulin Oegstgeest Mevr. H.J. Nortier-Buisman Leiden Dhr. C.R. Bruins Leiderdorp Dhr. H.M.G. Swagten Hillegom Dhr. A.W. de Ruyter van Steveninck Zoeterwoude Dhr. W. in 't Hout Alphen a/d Rijn Dhr. R. Kok Leiderdorp Dhr. C.J.J. van der Meer Leiderdorp Dhr. A.J.J. van Gestel Oegstgeest Mevr. C.H. van 't Sant-Takens Oegstgeest Mevr. J. van Niel Schuuren-Noors Voorschoten Dhr. T. de Jong Oegstgeest Mevr. W. van Teeuwen-Cossee Leiden Overleden Partners Mevr. M.R. van der Starre-Stigter Oegstgeest Mevr. G.M.E. Goemans-ter Meulen Voorschoten jaarverslag 2018 Voeks regio Leiden v6 p9 9