FLANDERS SYNERGY. Selectiedocument Aanleg Adviseurspool Kennisintenstieve dienstverlenende organisaties. NUMMER Selectiedocument:

Transcriptie

1 FLANDERS SYNERGY Selectiedocument Aanleg Adviseurspool Kennisintenstieve dienstverlenende organisaties NUMMER Selectiedocument: Kwalificatiesysteem Aanvragen indienen bij: Flanders Synergy VZW Grauwmeer Heverlee

2 Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1: ALGEMENE SITUERING 4 HOOFDSTUK 2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ALGEMENE OMSCHRIJVING VAN DE BEGELEIDING DOOR DE ADVISEURS DOELPUBLIEK TIMING 5 HOOFDSTUK 3. IN DE AANVRAAG TOT DEELNEMING TE BEHANDELEN ELEMENTEN ALGEMENE AANDACHTSPUNT: VISIE EN WAARDEN FS KENNIS EN ERVARING COMPLEMENTARITEIT 7 HOOFDSTUK 4. SELECTIEPROCEDURE PROCEDURE 7 HOOFDSTUK 5. WETTELIJKE BEPALINGEN AARD VAN DE OPDRACHT EN GUNNINGSWIJZE OPDRACHTGEVEND BESTUUR BIJKOMENDE INLICHTINGEN UITVOERINGSTERMIJN EN DWINGENDE TIJDSPLANNING REGELGEVING DIE VAN TOEPASSING IS OP DEZE OPDRACHT VERGOEDING VAN NIET- GESELECTEERDE / NIET- GEKOZEN KANDIDAAT- SCHRIJVERS 9 HOOFDSTUK 6. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN UITSLUITING EN ONVERENIGBAARHEDEN INDIENING 10

3 Hoofdstuk 1: Algemene situering Organisaties van vandaag worden gevraagd om voortdurend nieuwe en/of betere diensten/ producten te ontwikkelen, een goede prijs/kwaliteit te bieden én flexibel en duurzaam te werken. Daarnaast zorgt een almaar toenemende krapte op de arbeidsmarkt ervoor dat organisaties ook worden uitgedaagd na te denken over hun aantrekkelijkheid als werkgever. Kortom, organisaties moeten niet alleen wendbaar zijn, maar ook betrokkenheid bij hun werknemers creëren door het aanbieden van meer aantrekkelijke banen. Flanders Synergy wilt als open innovatieplatform organisaties hierbij ondersteunen via een uitgebreid aanbod aan activiteiten. De inzichten uit de moderne socio- techniek vormen hiervoor de basis. Met wetenschappelijke inzichten, praktische voorbeelden en succesverhalen biedt Flanders Synergy inspiratie ten aanzien van andere manieren van organiseren (netwerking, opleidingen, wetenschappelijk onderzoek, instrumentontwikkeling, ). Als netwerken kennisorganisatie speelt Flanders Synergy de rol van verbinder, waarin naar innovatieve oplossingen wordt gezocht in dialoog met organisaties, organisatieadviesbureaus, kennisinstellingen, sociale partners en beleidsmakers, ongeacht de sector. Door middel van lerende netwerken, opleidingen en workshops gaan we deze kennis duurzaam implementeren. Als innovator maken we zo een koppeling die de kwaliteit van de arbeid onlosmakelijk verbindt met de kwaliteit van organisaties. We willen een duurzaam verschil maken. Voor de uitrol van deze activiteiten bij een aantal wetenschappelijk/kennisinstellingen wordt een pool van adviseurs samengesteld, die samen medeverantwoordelijk zijn voor de invulling, uitvoering en evaluatie van de projectactiviteiten. Meer informatie over onze organisatie ga naar

4 Hoofdstuk 2. Omschrijving van de opdracht Periode: Het deel uitmaken van de adviseurspool heeft een maximum duurtijd van 2 jaar. Het einde wordt ten laatste voorzien op 31 augustus Algemene omschrijving van de begeleiding door de adviseurs Flanders Synergy wenst opdrachten van diensten aan te besteden (voor de aanstelling van adviseurs) voor de ondersteuning van (Vlaamse) kennisintensieve dienstverlenende organisaties, zoals onder meer wetenschappelijke/kennisinstellingen, die stappen willen zetten rond het invoeren van principes van innovatieve arbeidsorganisatie teneinde arbeid beter te organiseren. De centrale doelstelling van deze oproep is het samenstellen van een expertenpool van adviseurs, die samen de diverse stappen in het proces richting innovatieve arbeidsorganisatie kunnen begeleiden (hierna verder genoemd projectteam). Flanders Synergy werkt in partnerschap met het samengestelde projectteam. Dit betekent dat Flanders Synergy en het projectteam als team samen verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de planning van het project. De rol die Flanders Synergy speelt in het project kan variëren naar gelang de context en de beschikbare interne capaciteit. Rolflexibiliteit aan de kant van het projectteam is daartoe een vereiste. De adviseurs in het projectteam hebben duidelijke verantwoordelijkheden en resultaatsverbintenissen. Na de aanduiding van het projectteam wordt de concrete invulling van de samenwerking in het projectteam verder gespecifieerd. Het project past binnen het overkoepelende project GO4GOLD. GO4GOLD heeft een aanbod aan activiteiten verdeeld over drie werkpakketten: - WP1 Hoe oud goud wordt en andere vormen van framing? - WP2 Individuen, functies en teams - WP3 GO4GOLD call for action op organisatieniveau Tijdens de looptijd van het project fungeert het projectteam als inhoudelijke sparringpartner voor het (door)ontwikkelen van de verschillende activiteiten richting kennisintensieve dienstverlenende organisaties. De activiteiten voor de welke Flanders Synergy specifiek beroep wenst te doen op de expertise van leden uit de adviseurspool situeren zich met name in werkpakket 3. Meer specifiek gaat het om: 1. 1 (en bij uitbreiding meerdere) lerend(e) netwerk(en) (implementatienetwerk(en)) Deze werkvorm richt zich specifiek op organisaties die effectief starten of gestart zijn met een verandertraject op het vlak van arbeidsorganisatie. Voor organisaties die zich in een vergelijkbare - en dus wederzijds herkenbare - fase van een veranderingstraject bevinden, voorzien we 3 trajecten met een doorlooptijd van maximum 2 jaar. Een 4- tal organisaties wordt telkens in een netwerk samengebracht en kennisdeling staat centraal. Gedurende de looptijd van dit traject

5 worden de deelnemende organisaties begeleid bij het doorlopen van de belangrijkste bouwstenen richting innovatieve arbeidsorganisatie. De begeleiding door organisatieadviseurs bestaat hierbij uit een kickoff sessie, een aantal gemeenschappelijke netwerkmomenten en individuele begeleidingsmomenten. Gedurende 2 jaar worden de organisaties op deze manier gestimuleerd om - samen met organisaties die zich in een gelijkaardig verandertraject bevinden - kennis te delen en ervaringen uit te wisselen. 2. De actieve rol van het projectteam hoeft niet beperkt te blijven bij de beide eerder vernoemde activiteiten, maar kan al naar gelang de ruimte of behoefte tijdens de verdere uitrol van activiteiten in het project uitgebreid worden. In dergelijke activiteiten wordt telkens beroep gedaan op de inhoudelijke expertise van een organisatieadviseur uit het projectteam. Een voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van een IAO roadmap specifiek voor kennisintensieve dienstverlenende organisaties. Om tot dit plan te komen is het van cruciaal belang beroep te kunnen doen op de kennis en ervaring die door de organisatieadviseurs werd opgedaan tijdens de lerende netwerken Doelpubliek Met deze opdracht richt Flanders Synergy zich specifiek tot adviseurs in organisatieontwikkeling met kennis en ervaring in kennisintensieve dienstverlenende organisaties, zoals bijvoorbeeld wetenschappelijke/kennisinstellingen, organisaties met kennisintensieve projectomgevingen, etc Timing Volgens de planning van de opdrachtgever, geldt de volgende timing met voor de indiener de bijhorende deadlines: Donderdag 30 april 2015: aankondiging met het oog op de samenstelling van de lijst van gekwalificeerden (kwalificatiesyteem overeenkomstig art van het KB van 15 juli 2001) Selectiedocument beschikbaar op de website vanaf donderdag 30 april 2015; Indienen van aanvraag tot deelneming in principe geen einddatum; aangezien Flanders Synergy spoedig een opdracht wilt lanceren voor de welke adviseurs opgenomen op de lijst der gekwalificeerden bevraagd kunnen worden, vragen we om vóór vrijdag 22 mei 2015 een aanvraag tot deelneming over te maken. Beslissing over de aanvragen 25 mei 2015; Nadat de lijst der gekwalificeerden is samengesteld worden aansluitend per opdracht de vraag naar offertes verspreid. 5

6 Hoofdstuk 3. In de aanvraag tot deelneming te behandelen elementen Hou de aanvraag tot deelneming beknopt en gefocust op deze opdracht (max. 2 pagina s, excl. overzicht referentie- opdrachten en opgave van CV s) Algemene aandachtspunt: visie en waarden FS Om de rollen als inspirator, verbinder en innovator zo goed mogelijk op te kunnen nemen vertrekt Flanders Synergy vanuit enkele basiswaarden, zoals klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, samenwerking, vertrouwen, openheid en verwondering. Daarnaast onderscheidt Flanders Synergy zich door authentiek te zijn in drie kernwaarden, namelijk Verbinden en delen (kennisdeling organiseren volgens het principe van halen en brengen, waarbij het open source denken zoveel mogelijk wordt nagestreefd) Duurzame innovatie (werkzaamheden binnen Flanders Synergy leiden tot vernieuwing, verbetering of zelfs tot doorbraken) Maatschappelijk verantwoord organiseren (Flanders Synergy zet in op trajecten met een grote maatschappelijke meerwaarde die moeten leiden tot duurzame innovatie; dit zorgt voor een continue uitdaging, waarbinnen de expliciete koppeling tussen de kwaliteit van de arbeid en de kwaliteit van de organisatie dient te worden gemaakt). Deze basiswaarden en onderscheidende kernwaarden dienen door het projectteam gerespecteerd te worden. Dit is een noodzakelijke voorwaarde om voor het projectteam te worden geselecteerd. Geef in de kandidatuur aan op welke wijze je deze onderschrijft Kennis en ervaring Potentiële kandidaten moeten kunnen aantonen over de nodige kwalificaties te beschikken hetzij via volledige certificering 1 naar aanleiding van de opleiding tot senior consultant in de innovatieve arbeidsorganisatie ( adviseur- innovatieve- arbeidsorganisatie/) hetzij via gelijkwaardigheid door het volgen van het EVC- traject (zie traject/). Om een inschatting te kunnen maken van de beschikbare competenties ten behoeve van het oprichten van een projectteam, en dus de opname op het kwalificatiestelsel, wordt de aanvraag tot deelneming beoordeeld op de volgende elementen: - Motiveer globaal waarom je deskundigheid doorslaggevend is aan de hand van je CV, specifieke referenties, expertise en eventuele didactische competenties. 1 Deelcertificaat voor het bijwonen van de opleidingsdagen, deelcertificaat voor het succesvol afronden van de groepsopdracht, deelcertificaat voor het opleveren van een artikel. 6

7 - - Voeg een referentie toe in kennisintensieve dienstverlenende organisaties, zoals bijvoorbeeld wetenschappelijke/kennisinstellingen, organisaties met kennisintensieve projectomgevingen, etc. Met welke adviseurs heb je reeds samengewerkt en wat was de kracht/complementariteit van deze samenwerking (referenties hierbij)? 3.3 Complementariteit Om de complementariteit van het projectteam in te kunnen schatten, willen we zicht krijgen op waar dat je sterktes als organisatieadviseur liggen. Schets welke bijdrage je kan leveren in de verschillende aspecten van het integraal (her)ontwerp (referenties aangeven): - Belichten: het maken van een diagnose (bv. visiebepaling) - Richten: het maken van strategische keuzes en het maken van een veranderplan (bv. visievorming kunnen ondersteunen, begeleiden; logische en congruente keuzes maken ten aanzien van structuur, cultuur, mensen en systemen om de prestatie- eisen en ambities te kunnen realiseren) - Inrichten: het ontwerpen van een organisatie (bv. processen in kaart brengen, een nieuw organisatieontwerp, cultuurbepaling, systeemkeuzes, competentiebepaling van mensen en team) - Verrichten: het realiseren, evalueren en bijsturen van het ontwerp (organisatieontwerp grof en fijn implementeren, cultuurbeïnvloeding ondersteunen, gepaste systemen ontwikkelen en ontwikkeling van mensen en team). Hoofdstuk 4. Selectieprocedure 4.1 Procedure Er wordt gebruik gemaakt van de pleegvormen van het overheidsopdrachtenrecht. Dit betekent dat de oproep publiek wordt kenbaar gemaakt via de voorgeschreven kanalen, ook wordt dit via de website van Flanders Synergy verspreid en verspreid via gerichte mailings en basecamp, het opensource platform waar organisatieadviseurs met elkaar informatie kunnen uitwisselen. Er wordt gewerkt met een kwalificatiesysteem overeenkomstig art van het KB van 15 juli Dienstverleners die menen te kunnen voldoen, kunnen ten allen tijde vragen om mee opgenomen te worden op de lijst. Flanders Synergy wilt echter spoedig een eerste opdracht lanceren en aldus is het voornemen om tegen eind mei een eerste bevraging te doen onder de geselecteerden. In dat perspectief wordt aan de kandidaten alvast gevraagd om vóór 22 mei 2015 een aanvraag tot deelneming over te maken (zie ook 2.3). De aanvragen tot deelneming worden gescreend op aanwezige kennis en ervaring (hoofdstuk 3.2). Indien de vereiste kennis en ervaring aanwezig, worden de indieners in de adviseurspool opgenomen. 7

8 Om het systeem beheersbaar te houden heeft Flanders Synergy 4 maand om te beslissen over de opname op de lijst (nadat een deelnemer hiertoe een aanvraag deed). Ook kan een kwalificatie ingetrokken worden (wanneer men niet langer voldoet aan de gestelde selectie- eisen). Dit systeem is als dusdanig niet beperkt in de tijd, maar wordt jaarlijks geactualiseerd. Flanders Synergy behoudt zich evenwel het recht voor om sowieso periodiek een geheel nieuwe lijst aan te leggen. Flanders Synergy heeft de intentie om elke 4 jaar deze lijst volledig te vernieuwen, of wanneer een te groot aantal adviseurs aan het plafond van euro zou zijn gekomen (om de beoogde roulatie te vrijwaren). Er is wettelijk een beperking mogelijk van de adviseurs die geraadpleegd worden voor een concrete opdracht. Flanders Synergy behoudt zich het recht voor over te gaan tot nadere selectie onder de gekwalificeerde kandidaten op basis van de selectiecriteria, rekening houdend met voorwerp en specifieke kenmerken van opdracht. Hierbij zal worden rekening gehouden met de aangegeven complementariteitseisen. Hoofdstuk 5. Wettelijke bepalingen 5.1. Aard van de opdracht en gunningswijze Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een dienstenopdracht. De gunning van de opdracht gebeurt in principe volgens de procedure van gunning via beperkte offerteaanvraag, genoemd in artikel 25 van de wet van 15 juni Gelet op het gegeven dat er noodzaak tot afwisseling is in de adviseurs, zullen in beginsel opdrachten tot maximaal euro worden toegewezen, met dubbele beperking, op niveau van de individuele adviseur en van het consultancybedrijf (waar de adviseur werkzaam is). Aldus kan ook gebruik gemaakt worden van de onderhandelingsprocedure (met bekendmaking). Deze selectie is bedoeld als gemeenschappelijke basis om de aanvragen van de verschillende kandidaat opdrachtnemers te vergelijken (kwalificatiesysteem). De effectieve gunning van afzonderlijke opdrachten geschiedt in een tweede stap via gunningscriteria op basis van beperkte offerteaanvragen verspreid binnen de groep geselecteerden (of onderhandelingsprocedure indien vermeld in het bestek) Opdrachtgevend bestuur Het opdrachtgevende bestuur is Flanders Synergy VZW Bijkomende inlichtingen 8

9 Bij de hierna vermelde personen kunnen eventuele bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen verkregen worden m.b.t. hogervermelde opdracht: Flanders Synergy VZW Contactpersonen: Lieven Eeckelaert, projectleider Grauwmeer 1, bus 9, 3001 Heverlee Telefoon: E- mail: 5.4. Uitvoeringstermijn en dwingende tijdsplanning De individuele opdrachten lopen in principe tot maximum 24 maanden vanaf toekenning. Voor implementatietrajecten loopt de opdracht vanaf toekenning tot en met de volledige duurtijd van het traject (max. 2 jaar). De samenwerking kan eenzijdig door de aanbestedende overheid worden stopgezet - zonder de volledige offerteprijs te betalen en zonder dat dit (meer)kosten met zich meebrengt voor het opdrachtgevend bestuur - indien uit een evaluatie zou blijken dat de opdracht niet naar behoren wordt uitgevoerd door de opdrachtnemer. Bij het niet respecteren van de overeengekomen timing(s) door de opdrachtnemer behoudt het opdrachtgevend bestuur zich het recht voor om de verdere uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk voor bepaalde duur (maximaal 24 maanden) op te schorten of te verbreken, zonder dat dit meerkosten met zich brengt voor het opdrachtgevend bestuur. Ook behoudt Flanders Synergy zich het recht voor de betrokken adviseur de kwalificatie te ontnemen Regelgeving die van toepassing is op deze opdracht De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering inzake de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen, opgenomen in de onderstaande wettelijke en reglementaire teksten te kennen en te aanvaarden. 1. De wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; 2. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 houdende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 5.6. Vergoeding van niet- geselecteerde / niet- gekozen kandidaat- schrijvers 9

10 Er worden geen vergoedingen toegekend aan niet- geselecteerde / niet- gekozen kandidaat- schrijvers Hoofdstuk 6. Administratieve bepalingen Uitsluiting en onverenigbaarheden Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 20 van de wet van 15 juni 2011 en art. 61 van het KB van 15 juli Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 64. We verwachten bij de aanvraag tot deelneming dat de betreffende kandidaat hiervoor de noodzakelijke inlichtingen of documenten kan voorleggen Indiening De inschrijver bezorgt zijn aanvraag tot deelneming elektronisch of schriftelijk aan: Flanders Synergy VZW Tav Lieven Eeckelaert Grauwmeer 1, bus Heverlee lieven.eeckelaert@flanderssynergy.be 2 De nummers van de artikels waarnaar wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers van de artikels van het koninklijk besluit van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, en van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 houdende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 10