Bestek Evaluatie Youth in Action. Uiterste datum indienen offertes 19 januari 2012

Transcriptie

1 Bestek Evaluatie Youth in Action Uiterste datum indienen offertes 19 januari 2012 Offertes in te dienen bij: Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Afdeling Jeugd t.a.v. Johan van Gaens Afdelingshoofd Arenbergstraat Brussel johan.vangaens@cjsm.vlaanderen.be

2 1. Situering van de opdracht Youth in Action ( ) is een subsidieprogramma van de Europese Commissie dat internationale mobiliteit van jongeren in de vrije tijd ondersteunt. De focus ligt op niet-formeel leren en interculturele ontmoeting. Zowel uitwisselingsprojecten in groep, (individueel) vrijwilligerswerk in het buitenland als (internationale) vorming en opleiding van jeugdwerkers behoren tot de ondersteunde activiteiten. De Vlaamse overheid duidde begin november 2006 JINT vzw aan als Nationaal Agentschap voor het beheer van de uitvoering van de acties van het Youth in Action programma in Vlaanderen. Als nationale autoriteit is het Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen ervoor verantwoordelijk dat uiterlijk op 30 juni 2015 een evaluatieverslag over het effect van het programma en de kwalitatieve en kwantitatieve aspecten van de uitvoering aan de Europese Commissie bezorgd wordt. Sinds 2011 maakt JINT vzw deel uit van het RAY netwerk. RAY staat voor Research-based Analysis and Monitoring of the Youth in Action programme. Momenteel maken 13 landen deel uit van dit netwerk. Naast Vlaanderen zijn dat: Oostenrijk, Bulgarije, Tsjechië, Duitsland, Estland, Finland, Hongarije, Liechtenstein, Nederland, Polen, Zweden en Slowakije. Via het RAY netwerk worden deelnemers en begeleiders van Youth in Action projecten bevraagd aan de hand van online vragenlijsten. Hiermee wil men de impact van Youth in Action op deelnemers en begeleiders nagaan. In principe worden deelnemers en begeleiders maximum negen maanden nadat hun project is afgelopen bevraagd. De vragenlijsten werden opgemaakt door de universiteit van Innsbruck en zijn beschikbaar in alle talen van de deelnemende landen, dus ook in het Nederlands. Deelnemers en begeleiders kunnen dus steeds de vragenlijst in hun eigen taal invullen. De analyse van de resultaten gebeurt centraal (Universiteit van Innsbruck), maar ook per land. Aan elk deelnemend land wordt gevraagd om analyses te maken van de antwoorden van deelnemers en begeleiders uit projecten die plaatsvonden in hun land (in casu in Vlaanderen) en van de antwoorden van (in ons geval) Vlaamse deelnemers en begeleiders in buitenlandse projecten. Tot op heden kennen de bevragingen een responsgraad van om en bij de 30%. Dit betekent (voor Vlaanderen) dat halfjaarlijks de antwoorden van een 200-tal respondenten verwerkt moeten worden (schatting). 2. De opdracht Deze opdracht bestaat uit twee onderdelen 1. Actieve deelname en rapportering aan het RAY Netwerk Van de landen die deel uitmaken van het RAY Netwerk wordt verwacht dat ze actief aan het netwerk deelnemen (en dus de halfjaarlijkse bijeenkomsten bijwonen) en dat ze aan de onderzoeksactiviteiten bijdragen door contactgegevens van deelnemers en begeleiders door te geven voor het onderzoek en door jaarlijks nationale rapporten op te maken op basis van de data die ons over Vlaanderen worden aangeleverd (Het aanleveren van de contactgegevens gebeurt door JINT vzw). We verwachten: Deelname aan 2 bijeenkomsten per jaar van het RAY netwerk. Dit zijn (meestal) buitenlandse en meerdaagse verplaatsingen (2 à 3 dagen). Reis- en verblijfskosten worden vergoed. Regelmatige opvolging en overleg met de afdeling Jeugd en JINT vzw. Halfjaarlijkse analyse van de Vlaamse data, aangeleverd door de universiteit van Innsbruck in functie van het opstellen van het nationaal rapport. Dit gaat om interpretatie van

3 kwantitatieve data en om analyse van kwalitatieve data (op basis van een standaard vragenlijst). Jaarlijks kleinschalig aanvullend kwalitatief onderzoek in de vorm van een vijftal interviews en focusgesprekken met betrokken deelnemers en begeleiders over specifiek aspect (2012, 2013, 2014). jaarlijks (2012, 2013, 2014) opstellen van een nationaal rapport (in het Engels) gebaseerd op de survey van het jaar voordien. 2. Opstellen en uitvoeren van de eindevaluatie van, Youth in Action Het ligt in de lijn der verwachtingen dat de data die in 2012, 2013 en 2014 door en via het RAY netwerk verkregen worden ook sterk zullen (kunnen) bijdragen aan de eindevaluatie van het Youth in Action programma. Deze eindevaluatie zal plaatsvinden na afloop van dat programma, in concreto in de loop van 2014 en begin We verwachten: In 2014 en begin 2015: uitwerken plan van aanpak en uitvoeren van de eindevaluatie van Youth in Action op basis van de terms of reference die door de Europese Commissie beschikbaar gesteld zullen worden. Het schrijven van het ontwerp evaluatierapport. De rapportage gebeurt in het Engels en moet worden afgerond voor 31 maart 2015 (datum kan nog worden vervroegd indien nodig gezien de richtlijnen van de Commissie) 3. De uitvoering en invulling van de opdracht gebeurt in nauw overleg met de afdeling Jeugd en de directie van JINT vzw middels regelmatige contact en vergadermomenten. 3. Op basis van welke criteria wordt uw offerte beoordeeld? (artikel 115 van het KB van ) De gunningscriteria zijn: Kwaliteit van de voorgestelde onderzoeker(s) (50 punten) Welke ervaring heeft de concreet voorgestelde onderzoeker en eventueel de plaatsvervangende onderzoeker? Ervaring met en kennis van zowel kwantitatieve als kwalitatieve onderzoeksmethodes is vereist. Ervaring met het werken binnen een Europese en internationale context, het thema van internationale mobiliteit en met de doelgroep strekt tot aanbeveling. Een goede kennis van het geschreven en gesproken Engels is noodzakelijk. Deze criteria zullen getoetst worden aan de hand van volgende documenten: curriculum vitae en specifieke referenties van de voorgestelde onderzoeker(s). Om de objectiviteit ten aanzien van de projecten en het onderzoeksresultaat te garanderen is het van belang dat de onderzoekers zelf op geen enkele manier betrokken zijn bij een van de te onderzoeken projecten. Kwaliteit van de globale aanpak (30 punten) Volgende elementen kunnen bij de beoordeling van de voorstellen aan bod komen: uitwerking van het voorstel (de organisatie, de timing); de explicitering van de methodieken, conceptueel en

4 instrumenteel; wijze van samenwerken en communicatie; realistische inschatting van de belangrijkste knelpunten; eventueel andere elementen die de kwaliteit van de offerte aantonen. Dit criterium zal getoetst worden aan de hand van een schriftelijk voorstel van aanpak. Aangezien de terms of reference van de Europese Commissie nog niet beschikbaar zijn, zal een plan van aanpak voor de eindevaluatie later moeten worden bijgesteld. Prijs (20 punten) De kostprijs van de opdracht bedraagt maximaal euro, alle kosten (btw, overhead, verplaatsing, ) inbegrepen met uitsluiting van de reis- en verblijfskosten van de RAY bijeenkomsten. In de offerte dient de kostprijs verdeeld te worden in werkingskosten, personeelskosten en overhead. De toegekende score is de prijs van de laagste offerte gedeeld door de prijs die beoordeeld wordt, vermenigvuldigd met Praktische en legale bepalingen 4.1. Aard van de opdracht en gunningswijze Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een dienstenopdracht (in de zin van art. 5 van de wet van ). De gunning van de opdracht gebeurt volgens de procedure van gunning via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Dit bestek is bedoeld als gemeenschappelijke basis om de onderhandelingsvoorstellen van de verschillende inschrijvers te vergelijken Opdrachtgevend bestuur Het onderzoek is een opdracht van het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, Afdeling Jeugd Bijkomende inlichtingen Voor bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over het bestek kunnen de kandidaten terecht bij Lieve Caluwaerts, lieve.caluwaerts@cjsm.vlaanderen.be tel: ; fax: Enkel de kandidaten corresponderen met deze contactpersoon. Na de gunning van de opdracht, correspondeert enkel de geselecteerde kandidaat, die fungeert als gesprekspartner, met genoemde contactpersoon, dus niet eventueel ingeschakelde onderaannemers Bijzondere verbintenissen van de inschrijver De inschrijver zal geen informatie aan derden meedelen die hij vanwege de opdrachtgever ontvangt met het oog op de opmaak van de offerte. De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentieel karakter van de verstrekte gegevens te doen bewaren door hemzelf en door iedereen die er toegang tot heeft. Vastgestelde inbreuken op deze verbintenis worden bestraft met een uitsluiting

5 van deelname aan kandidaatstellingen voor overheidsopdrachten voor een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de inbreuk is vastgesteld Bijzondere verbintenissen van de opdrachtnemer De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder de schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. De opdrachtgever verbindt zich ertoe de samenstelling van het team dat voor de uitvoering van de opdracht is opgegeven, niet te wijzigen, tenzij in geval van overmacht. In dat geval doet hij hiervan onmiddellijk en gemotiveerd mededeling aan de opdrachtgever, die kan beslissen tot inperking of stopzetting van de opdracht. Onderdelen van de opdracht kunnen slechts met het schriftelijk akkoord van de opdrachtgever worden uitbesteed aan niet in de offerte bij naam vernoemde derden. De opdrachtnemer blijft steeds aansprakelijk ten opzichte van de opdrachtgever. De opdrachtnemer kan de opdrachtgever niet binden ten opzichte van derden Termijn De opdracht loopt van 1 februari 2012 tot en met 31maart Rapportering en eindrapportering De opdrachtnemer rapporteert halfjaarlijks aan de opdrachtgever. De opdracht start met een gesprek met de administratie. Hij legt uiterlijk op 31 maart 2015 een eindrapport neer, zowel in elektronische vorm als in 10 exemplaren. 5. Administratieve bepalingen Onverenigbaarheden Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden Prijs en prijsbepaling De kostprijs van het onderzoek bedraagt maximaal euro, alle kosten (btw, overhead, verplaatsing, ) inbegrepen. De overheadkosten mogen niet meer bedragen dan 10% op het totale bedrag. De definitieve prijs wordt bepaald tijdens de eventuele onderhandelingen Indienen van de inschrijvingen De inschrijvingen moeten uiterlijk op 19 januari 2012 bezorgd worden aan: 1 De nummers van de artikels waarnaar wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers van de artikels van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en van het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en van de algemene aannemingsvoorwaarden als bijlage bij laatstgenoemd besluit.

6 Agentschap Sociaal-Cultureel Werk t.a.v. de heer Johan van Gaens Afdelingshoofd Arenbergstraat Brussel johan.vangaens@cjsm.vlaanderen.be 5.4. Borgtocht (zie artikel 5, 3 en artikel 9, 2 van de bijlage van het KB van ) Vanaf een gunningsbedrag van euro (exclusief BTW) wordt een borgtocht geëist van 5% van de oorspronkelijke aannemingssom. De borgtocht moet door de aannemer of door een derde gesteld worden binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven op het einde van de looptijd van de overeenkomst, op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtnemer en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd.