Handleiding uitgaande uitwisselingsstudenten

Transcriptie

1 Handleiding uitgaande uitwisselingsstudenten Faculteit Wetenschappen

2 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE... 2 INLEIDING... 3 DEEL I: ALGEMENE INFORMATIE VOOR JE VERTREK BEVESTIGING VAN DEELNAME (studie) LEARNING AGREEMENT FOR STUDY/ TRAINEESHIPS REISDOCUMENTEN INSCHRIJVING AAN DE UHASSELT STUDIETOELAGE WOONTOELAGE LIMBURGS STUDIEFONDS VERZEKERINGEN GEZONDHEID IN HET BUITENLAND FINANCIËN IN HET BUITENLAND TAALKUNDIGE VOORBEREIDING HUISVESTING CONTACTPERSONEN AAN DE UHASSELT CHECKLIST: MEE TE NEMEN DOCUMENTEN IN HET BUITENLAND AANMELDING EN INSCHRIJVING BIJ DE GASTUNIVERSITEIT VASTLEGGEN VAN STUDIEPROGRAMMA FORMALITEITEN I.V.M. VERBLIJFSVERGUNNING INFORMATIE TE BEZORGEN AAN DE UHASSELT NA JE TERUGKEER BEWIJS VAN INSCHRIJVING AAN DE GASTUNIVERSITEIT INLEVERING ANDERE DOCUMENTEN MEDEDELING VAN RESULTATEN (Enkel voor studie) VERTEGENWOORDIGING ERKENNING VAN HET BUITENLANDS STUDIEVERBLIJF DEEL II - ORGANISATIE VAN HET STUDIEPROGRAMMA...Error! Bookmark not defined. 2

3 INLEIDING Beste student, Je bent geselecteerd voor een verblijf in het buitenland in het kader van je opleiding aan één van de partneruniversiteiten van de Universiteit Hasselt/Transnationale Universiteit Limburg, of een gastinstelling in het kader van je stage. Wij zijn ervan overtuigd dat deze ervaring je uitstekende kansen zal bieden op academisch, sociaal, cultureel en persoonlijk vlak. Graag doen we dan ook ons best om je zo goed mogelijk bij te staan en je te helpen die kansen te realiseren. In het eerste deel van deze handleiding kan je algemene informatie vinden over de administratieve zaken die je in orde moet brengen vóór, tijdens en na je verblijf in het buitenland. Let op, in deze handleiding wordt een onderscheid gemaakt voor bepaalde aspecten tussen een buitenlands verblijf voor studie en voor een verblijf in het kader van je stage, sommige procedures zijn verschillend. Voor verdere praktische vragen kan je ook steeds terecht bij de dienst internationalisering van de Universiteit Hasselt. In het tweede deel van deze handleiding wordt de organisatie van je studieprogramma beschreven, dit zowel in het buitenland als na terugkeer. Met vragen over je studieprogramma ben je steeds welkom bij je facultaire coördinator (zie 1.10 contactpersonen aan de UHasselt ). Heb je nog nood aan bijkomende info? Bekijk dan zeker ook de website van je gastuniversiteit of steek je licht op bij medestudenten van de Universiteit Hasselt die al aan de desbetreffende gastinstelling hun studie hebben gedaan of stage hebben gelopen. We wensen je alvast veel succes en een leerrijke buitenlandervaring! Dienst internationalisering 3

4 1 VOOR JE VERTREK DEEL I: ALGEMENE INFORMATIE 1.1 BEVESTIGING VAN DEELNAME (studie) Op basis van je verklaring van deelname werd je intussen door de dienst internationalisering voorlopig aangemeld bij de partneruniversiteit. Daarnaast heb je reeds info ontvangen van je gastinstelling over de stappen die je moest ondernemen om je bij je gastinstelling te registreren. Respecteer steeds alle deadlines, ook die van de gastinstelling! 1.2 LEARNING AGREEMENT FOR STUDY/ TRAINEESHIPS UHasselt zorgt ervoor dat je volledige academische erkenning krijgt van je in het buitenland behaalde studieresultaten. Voor de erkenning wordt gebruik gemaakt van ECTS. Studie Om de academische erkenning te verzekeren, moet je voor vertrek een studieovereenkomst (learning agreement) opmaken met je facultaire coördinator via je studentendossier (exchange study). Deze learning agreement dient ondertekend door alle partijen opgeladen te worden in je studentendossier vóór vertrek. Gelieve de instructies in je studentendossier te volgen. Stage Voor vertrek dien je een stageprogramma/stagecontract op te stellen in samenspraak met je UHasselt facultaire coördinator internationalisering/stagebegeleider en de stagebegeleider aan je gastinstelling. Je zal hiervoor een sjabloondocument (learning agreement for traineeships / internship agreement) kunnen terugvinden in je studentendossier (exchange traineeship). Gelieve dit te downloaden, in te vullen in samenspraak met je stageplaats en UHasselt stagebegeleider en een door alle partijen ondertekende versie te uploaden in je studentendossier. 1.3 REISDOCUMENTEN Als je naar het buitenland gaat, heb je meestal bepaalde documenten nodig om het land binnen te komen en verblijfsdocumenten om er gedurende een bepaalde tijd en voor een bepaalde reden wettelijk te mogen verblijven. Voor deze documenten kan je terecht bij: o o je gemeente (dienst bevolking) bij de ambassade of het consulaat van het land waar je naartoe gaat. De meeste zijn in Brussel of omgeving gevestigd. De adressenlijst vind je op 1) Binnen de EER 1 o Voor een verblijf tot drie maanden heb je geen specifieke reis- of verblijfsdocumenten nodig. Je identiteitskaart volstaat. Je moet geen verblijfsvergunning of kaart hebben, tenzij je er gaat werken. o Voor een verblijf van meer dan drie maanden (of altijd als je gaat werken of met een Belgische uitkering werk zoeken), moet je nog steeds bijkomend een verblijfsvergunning aanvragen. Het komt er op neer dat je je na aankomst (binnen de 8 dagen) laat registreren bij de plaatselijke overheid: de gemeente, plaatselijke politie. Men zal je de volgende documenten vragen: Je identiteitskaart of paspoort Je verzekeringsdocumenten (je Europese ziekteverzekeringskaart en/of bijkomende verzekering van het ziekenfonds of private instelling) Engelstatig attest van uitwisselingsprogramma Uitzonderlijk vraagt men ook een solvabiliteitsbewijs : een uittreksel van je bankrekening of ander bewijs van je bank dat je over voldoende middelen beschikt voor je verblijf. Dit neem je dus best mee bij vertrek. 1 EU-landen + Noorwegen, IJsland, Liechtenstein 4

5 2) Buiten de EER heeft ieder land uiteenlopende inreis- en verblijfsregelingen. In principe heb je een internationaal paspoort nodig, alsook een specifiek visum en/of verblijfsvergunning, naar gelang de aard en duur van je verblijf. Hiervoor moet je vooraf in België naar de ambassade of het consulaat van het land waar je naar toe wil gaan. Informeer je tijdig, eventueel eerst via de website of telefoon, want het kan zijn dat je nog heel wat bijkomende documenten in orde moet brengen vooraleer je de juiste visa en verblijfsvergunningen te pakken krijgt. Via de website van de dienst Buitenlandse zaken: (reisdocumenten) kan je de websites van de officiële diensten van elk land checken en zo wat meer voorbereid naar de ambassade stappen. Je vindt er de meest recente info terug. Ook op de websites en kan je heel wat interessante informatie terugvinden. Hou er zeker rekening mee tijdig je internationaal paspoort en visum aan te vragen. Dit kan immers even duren. Bij onduidelijkheden kan je steeds de dienst internationalisering consulteren. Je bent zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanvragen van de nodige reis- en verblijfsdocumenten. 1.4 INSCHRIJVING AAN DE UHASSELT Voor je vertrek dien je op reguliere wijze ingeschreven te zijn als student aan de Universiteit Hasselt. Zo niet, riskeer je in het geval van een buitenlandse studie ook nog eens inschrijvingsgeld te moeten betalen bij je gastuniversiteit. Een tijdige inschrijving en betaling van het inschrijvingsgeld wordt aanbevolen. Op die manier ontvang je meteen je studiekaart die je dient mee te nemen naar het buitenland, zowel in het geval van een studie als een stage. Indien je in aanmerking komt voor een Erasmus/Erasmus Belgica beurs, dien je voor vertrek de studentenovereenkomst (= beurscontract) in orde te brengen. Deze studentenovereenkomst kan je terugvinden in je studentendossier zodra je herinschrijving in orde is (en je aan de voorwaarden voldoet om te vertrekken) en dient voor vertrek in orde te worden gebracht 2. Hierin verklaar je op de hoogte te zijn van en akkoord te gaan met de voorwaarden die aan de beurs verbonden zijn. Wie de beurs uiteindelijk niet zou wensen, wordt verzocht dit onmiddellijk schriftelijk mee te delen aan de dienst internationalisering. Een eerste deel van het beursbedrag zal, na ontvangst van de beursgelden vanwege het Nationaal Agentschap, zo snel mogelijk overgeschreven worden op het rekeningnummer dat vermeld wordt in je studentendossier (en op de studentenovereenkomst). Gelieve er rekening mee te houden dat dit pas omstreeks oktober/november het geval zal zijn. 1.5 STUDIETOELAGE WOONTOELAGE LIMBURGS STUDIEFONDS De aanvragen van studie- en woontoelagen en de aanvraag voor een renteloze lening bij het Limburg Studiefonds dien je, indien mogelijk, best in voor je vertrek. Studietoelage Het ontvangen van een uitwisselingsbeurs heeft geen enkele invloed op de toewijzing of de omvang van een gewone Vlaamse studietoelage. Indien je een Vlaamse beurs wil bekomen als kotstudent, moet je er wel voor zorgen dat je een huurcontract (België + buitenland) hebt voor minstens 8 maanden. Anders word je niet langer erkend als kotstudent. Woontoelage Aanvragen voor woontoelagen dienen te worden ingediend bij de dienst studentenvoorzieningen. De bij de aanvraag te voegen kopie van het huurcontract betreft zowel je kot in België als in het buitenland. Voor meer informatie kan je contact opnemen met de dienst studentenvoorzieningen. 2 Je dient de instructies op te volgen zoals beschreven in je studentendossier. 5

6 Limburgs Studiefonds Het Limburgs Studiefonds verstrekt renteloze studieleningen, terug te betalen 3 jaar na het beëindigen van de studies, voor alle studierichtingen, met inbegrip van aanvullende opleidingen na het basisdiploma. Dit studiefonds is er voor studenten die: o studeren aan een Limburgse instelling voor hoger onderwijs; o na akkoord van het Studiefonds, studeren aan een buitenlandse instelling voor hoger onderwijs; o deelnemen aan een (Europees) uitwisselingsprogramma; o na akkoord van het Studiefonds, deelnemen aan andere uitwisselingsprogramma s. Het maximumbedrag bedraagt per aanvrager/jaar. Bij de toekenning van de lening wordt er rekening gehouden met de studiekosten en de financiële en gezinstoestand van de aanvrager en van de personen die in zijn/haar onderhoud voorzien. De aanvrager moet de Belgische nationaliteit hebben. Indien hij/zij geen Belgische nationaliteit heeft, komt hij/zij in aanmerking nadat hij/zij 6 jaar in België woont. Meer informatie: of neem contact op met de dienst studentenvoorzieningen van de UHasselt. Studenten met een functiebeperking Studenten die aan UHasselt erkend zijn als student met een functiebeperking nemen best voor hun vertrek contact op met de zorgcoördinator van de UHasselt, Els Swijns. Op vraag van de student kan er worden nagegaan of de toegekende onderwijs- en examenfaciliteiten aan de UHasselt (extra tijd tijdens examens,...) kunnen worden overgenomen door de gastinstelling. Ook kunnen studenten met een functiebeperking met een Erasmus+ beurs (binnen Europa) recht hebben op een vergoeding van specifieke kosten die gemaakt worden (bv. aangepast vervoer, hulpmiddelen,...) en indien nodig kan er budget vrijgemaakt worden voor deze studenten en een begeleider voor een verkennend bezoek aan de gastinstelling. Door tijdig je behoefte aan ondersteuning en aanpassingen ter plekke te laten weten aan je gastinstelling, is de kans groter dat de ondersteuning waar je recht op hebt kan worden voorzien. Voor meer informatie over een verkennend bezoek en extra financiering neem je contact op met de dienst internationalisering en vraag je naar de formulieren voor de aanvraag van een voorbereidend bezoek van personen met specifieke noden. 1.6 VERZEKERINGEN Ziekteverzekering Je kan je EZVK-kaart (Europese Ziekteverzekeringskaart) aanvragen bij je ziekenfonds 3. Met deze kaart kan je terugbetaling van ziektekosten verkrijgen bij een ziekenfonds in het gastland. Je moet ze in elk geval meenemen naar het buitenland. Ga in elk geval bij je ziekenfonds na of deze kaart: o geldig is voor jouw gastland; o geldig is voor de volledige duur van je verblijf in het buitenland. Indien niet, informeer dan zelf bij je ziekenfonds hoe je te werk dient te gaan om voldoende dekking te verkrijgen voor je verblijf in je gastland. Opmerking: Deze kaart dekt alleen "onvoorziene" kosten. Wanneer je geregeld medicatie nodig hebt, kan je hiervoor best bijzondere schikkingen treffen met je ziekenfonds. Deze kaart dekt evenmin de kosten van een prothese (gebit, bril, lenzen,...). Meer info: Ongevallenverzekering burgerlijke aansprakelijkheid De UHasselt heeft voor haar studenten die regelmatig ingeschreven zijn een aantal verzekeringspolissen afgesloten: 3 Je kan een attest terugvinden in je studentendossier waarin verklaard wordt dat je een bepaalde periode in het buitenland zal doorbrengen. Dit document neem je best mee naar je ziekenfonds. 6

7 o o een ongevallenverzekering voor medische kosten indien studenten zelf slachtoffer zouden worden van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van universitaire activiteiten of op weg van en naar de universitaire activiteiten. een polis algemene burgerlijke aansprakelijkheid voor het geval waarin studenten in het kader van universitaire activiteiten schade aan derden zouden berokkenen. Elk verzekerd ongeval dient onmiddellijk te worden gemeld aan de dienst internationalisering. Familiale polis Een student die zelf een ongeval veroorzaakt tijdens het privé-gedeelte van zijn verblijf in het buitenland (bv. in het weekend, s avonds, ) kan meestal terugvallen op de familiale polis van zijn ouders. Het is dan ook ten zeerste aangewezen dat de ouders een dergelijke polis afsluiten en indien nodig dat deze polis uitgebreid wordt naar een verblijf in het buitenland. Check dit voor vertrek! Bijkomende verzekeringen dien je zelf af te sluiten. Een reisbijstandsverzekering en een hospitalisatieverzekering worden sterk aangeraden. Contacteer tijdig je makelaar! 1.7 GEZONDHEID IN HET BUITENLAND Neem voor je gaat studeren in het buitenland contact met je huisarts om te controleren of je basisvaccinaties (zoals tetanus, mazelen, ) in orde zijn. In bepaalde landen in Centraal en Oost-Europa (de zogenaamde TBE-gordel : Oostenrijk, Zwitserland, Zuid-Duitsland, Hongarije, Tsjechië, Slowakije, Polen, ex-joegoslavië, ex-ussr, Bulgarije, Roemenië, enz.) en in bepaalde streken van Zweden, Denemarken en de Baltische staten komt Centraal-Europese Tekenencephalitis voor. (Synoniemen zijn Früsommer Meningoencephalitis of FSME, Tick Born Encephalitis of TBE.) Deze virusinfectie wordt verspreid door teken en kan gepaard gaan met een hersen(vlies)ontsteking die ernstig kan verlopen. Bij langdurig verblijf in de hoger vermelde gebieden kan het aangewezen zijn om je tegen deze ziekte te laten vaccineren. Dit kan gebeuren bij de huisarts of in en Travel Clinic. Contacteer voor reizen naar bestemmingen buiten Europa, Noord-Amerika en Australië een Travel Clinc (bv. Jessa Travel Clinic in verband met de gezondheidsrisico s en de aanbevolen preventieve maatregelen FINANCIËN IN HET BUITENLAND Ga vooraf bij je bank na welke betalingsmethode en middelen je het best kan gebruiken in het buitenland. Indien je naar een niet-europese bestemming gaat, vergeet dan niet je bank te contacteren om je betaalkaarten te laten openstellen voor je bestemming. 1.9 TAALKUNDIGE VOORBEREIDING Om je goed voor te bereiden op je buitenlands verblijf kan je voor vertrek (of bij aankomst) een taalcursus volgen (in België of eventueel aan je gastuniversiteit). Indien je een Erasmus+ beurs (binnen Europa) ontvangt en voor deze taalcursus inschrijvingsgeld dient te betalen, kan je een (gedeeltelijke) terugbetaling aanvragen (max. 100 euro). Hiervoor dien je het betalingsbewijs en een certificaat te uploaden in je studentendossier ten laatste 2 weken na terugkeer. Studenten die via het Erasmusprogramma (binnen Europa) naar het buitenland gaan, zullen voor vertrek een krijgen van de Europese Commissie met de vraag een Erasmus+ OLS taaltest te doen in de taal waarin ze opleidingsonderdelen zullen volgen. Het afleggen van deze taaltest is verplicht. Na terugkeer zal je een uitnodiging ontvangen om de taaltest opnieuw te doen. De Europese Commissie wil op die manier nagaan of studenten die naar het buitenland gaan hun talenkennis verbeteren. Erasmusstudenten die hun talenkennis willen verbeteren, kunnen na de test een uitnodiging aanvragen om een online cursus te volgen in deze taal. Neem hiervoor contact op met de dienst internationalisering HUISVESTING 7

8 Contacteer je gastinstelling om informatie op te vragen over huisvesting. Het is eveneens aangewezen contact op te nemen met UHasselt studenten die in het verleden aan jouw gastuniversiteit hebben gestudeerd (contacteer voor hun contactgegevens dienst internationalisering). Bijkomende informatie over huisvesting vind je ook terug op de website en Om naar je bestemming te reizen, kan je gebruik maken van diverse vervoersmiddelen. In samenwerking met ESN (Erasmus student network) biedt Brussels Airlines een speciaal pakket aan voor Erasmusstudenten. Meer informatie kan je vinden op CONTACTPERSONEN AAN DE UHASSELT Naam en adres Universiteit Hasselt UNIVERSITEIT HASSELT (Erasmuscode: B DIEPENB01) TRANSNATIONALE UNIVERSITEIT LIMBURG (Erasmuscode: B DIEPENB07) Martelarenlaan Hasselt Belgium Instellingscoördinator dienst internationalisering Mobility office Studentenvoorzieningen Dienst internationalisering Liesbeth Oeyen (buiten Europa) liesbeth.oeyen@uhasselt.be Lieselot Peeters (binnen Europa) lieselot.peeters@uhasselt.be Erika Vandersmissen erika.vandersmissen@uhasselt.be Facultaire coördinatoren Faculteit ARK Faculteit BEW School voor mobiliteitswetenschappen Faculteit GLW Els Hannes (Campus Diepenbeek Gebouw E) - Architectuur els.hannes@uhasselt.be Jan Vanrie (Campus Diepenbeek Gebouw E) -Interieurarchitectuur jan.vanrie@uhasselt.be Kristien Fransen (Campus Diepenbeek B71) kristien.fransen@uhasselt.be Nadine Smeyers (WETP5-1.15) nadine.smeyers@uhasselt.be Patricia Hellriegel (WETP5-1.15) patricia.hellriegel@uhasselt.be Niels Hellings (Campus Diepenbeek gebouw C BMO-C004) niels.hellings@uhasselt.be Liesbeth Jamers (Campus Diepenbeek C58) liesbeth.jamers@uhasselt.be 8

9 Faculteit IIW Faculteit REC Faculteit WET Marita Granitzer (Campus Diepenbeek) Revalidatiewetenschappen Els Wieërs (Campus Diepenbeek) Ingrid Vrancken (Campus Hasselt - FR-2.06) ingrid.vrancken@uhasselt.be Peter Vandoren (Campus Diepenbeek - C260) peter.vandoren@uhasselt.be 1.12 CHECKLIST: MEE TE NEMEN DOCUMENTEN Identiteitskaart / internationaal paspoort & visum Internationaal uittreksel uit geboorteakte (voor Franse bestemmingen, indien je er langer dan 3 maanden verblijft) Pasfoto s EZVK-kaart (Europese ziekteverzekering) Studentenkaart van de Universiteit Hasselt Engelstalig attest (bewijs van inschrijving aan de Universiteit Hasselt) Transcript of records Deze handleiding Voor Erasmusstudenten: studentencharter ERASMUS Lijst UHasselt contactpersonen Solvabiliteitsattest bank (In een aantal landen dien je een bewijs van voldoende middelen van bestaan voor te leggen. Dit vereist men dan in het Frans of het Engels. Zulk bewijs kan worden geleverd door de bank waar je ouders de rekening hebben waarop hun wedde wordt overgeschreven.) Vul deze lijst verder aan op basis van de informatie die je gastuniversiteit je verstrekt en op basis van de formaliteiten voor je verblijfsvergunning. 9

10 2 IN HET BUITENLAND 2.1 AANMELDING EN INSCHRIJVING BIJ DE GASTUNIVERSITEIT In het geval van een studieperiode in het buitenland, of een stageverblijf waarbij de gastinstelling een universiteit is, dien je meteen na je aankomst aan de gastuniversiteit jezelf formeel in te schrijven. In veel universiteiten maakt die inschrijvingsprocedure deel uit van het onthaal programma voor gaststudenten. Omdat je een uitwisselingsstudent bent die zijn inschrijvingsgeld aan de thuis universiteit betaalt, mag er in het buitenland geen inschrijvingsgeld worden gevraagd, maar eventueel wel een kleine som voor administratiekosten en/of voor de kosten van de studentenkaart. Bij sommige universiteiten geeft niet de studentenkaart, maar wel het lidmaatschap tot een studentenvereniging recht op goedkope tarieven in studentenrestaurants, boekhandel enz. Het lidgeld van die student union staat los van de inschrijving aan de universiteit. Breng in elk geval een bewijs van inschrijving aan de gastinstelling (zie 3.1) mee bij je terugkeer. Dit document dien je te laten ondertekenen bij aankomst en bij vertrek van de gastinstelling. Het blanco hiervoor vind je in je studentendossier. 2.2 VASTLEGGEN VAN STUDIEPROGRAMMA UHasselt zorgt ervoor dat je volledige academische erkenning krijgt van je in het buitenland behaalde studieresultaten. Voor de erkenning wordt gebruik gemaakt van ECTS. Om de academische erkenning te verzekeren, heb je voor vertrek een studieovereenkomst (learning agreement) of stageovereenkomst (learning agreement for traineeships) opgemaakt met je facultaire coördinator via je studentendossier. Indien er na aankomst aan de gastinstelling nog wijzigingen zouden nodig blijken te zijn aan je learning agreement of learning agreement for traineeships, dan dien je zo spoedig mogelijk contact op te nemen met je facultaire UHasselt coördinator via. Nadat je met je facultaire coördinator afspraken hebt gemaakt, kan je je learning agreement (/for traineeships) één keer wijzigingen via je studentendossier. Dit dient te gebeuren binnen de maand na de startdatum van het academiejaar aan de gastinstelling. Nadien kan je geen wijzigingen meer aanbrengen. Gelieve de instructies in je studentendossier te volgen. 2.3 FORMALITEITEN I.V.M. VERBLIJFSVERGUNNING De formaliteiten i.v.m. de verblijfsvergunning verschillen van land tot land. Zeker als je voor een langere periode en voor niet-toeristische redenen naar het buitenland gaat, heb je vaak een verblijfsvergunning nodig om gedurende een bepaalde tijd wettelijk in het land te mogen verblijven. Vergeet je daarom niet bij de plaatselijke overheid te registreren binnen de 8 dagen na aankomst. Meer info zie supra (1.3 Reisdocumenten ). Informeer je ook bij je gastinstelling! 2.4 INFORMATIE TE BEZORGEN AAN DE UHASSELT Gelieve zo spoedig mogelijk na je aankomst je volledig adres (+ evt. tel.nr. + ) in het buitenland in te geven in je UHasselt studentendossier. 10

11 3 NA JE TERUGKEER 3.1 BEWIJS VAN INSCHRIJVING AAN DE GASTUNIVERSITEIT Ten laatste twee weken na afloop van de studieperiode (of mogelijke stageperiode) in het buitenland dien je een ondertekend bewijs van inschrijving aan de gastuniversiteit (proof of statement host university) te uploaden in je UHasselt studentendossier. Een blanco versie van dit document kan je, zoals vermeld bij 2.1, terugvinden in je studentendossier waar je het kan downloaden. Vervolgens vraag je aan je gastinstelling om dit document eerst aan te vullen met de begin- en einddatum van je studieperiode en vervolgens te ondertekenen en af te stempelen. 3.2 INLEVERING ANDERE DOCUMENTEN Indien je een taalcursus hebt gevolgd, moet je ten laatste twee weken na afloop van de studieperiode in het buitenland de nodige documenten uploaden in je studentendossier (met name: betalingsbewijs en certificaat van taalcursus). Daarnaast dienen studenten die op uitwisseling gaan met een Erasmus Belgica beurs of op uitwisseling met Erasmus+ beurs nabij Hasselt (Nederland, Duitsland) tevens het huurcontract van hun verblijfsplaats tijdens het verblijf aan de gastinstelling te uploaden in het studentendossier. Studenten die een stage in het buitenland hebben gedaan dienen eveneens het deel van de learning agreement AFTER mobility in te vullen en vervolgens ondertekend door de buitenlandse stagebegeleider op te laden. Studenten die via het Erasmus+ programma (binnen Europa) naar het buitenland zijn geweest, dienen opnieuw de Erasmus+ OLS taaltest af te leggen. Hiervoor ontvangen zij automatisch een e- mail. Studenten die een Erasmus+ beurs ontvangen hebben, dienen verplicht een korte getuigenis op te laden, hiervoor is een template met een paar vraagjes beschikbaar gesteld in het exchange portaal. Leuke foto s die gebruikt kunnen worden voor de marketing rond een buitenlandse studie/stage mogen ook steeds per mail gestuurd worden naar: dios@uhasselt.be. Pas wanneer alle documenten in orde gebracht zijn en de online Erasmus Belgica/Erasmus+ enquête is ingevuld, kan het resterende beursbedrag worden uitbetaald (indien van toepassing). 3.3 MEDEDELING VAN RESULTATEN (Enkel voor studie) In tegenstelling tot de gewoonte aan de Universiteit Hasselt, worden resultaten van het eerste semester vaak pas op het einde van het academiejaar doorgegeven door de gastuniversiteit. Je resultaten voor het eerste semester kunnen dus aanzienlijk later bekend zijn dan die voor de thuisblijvende student. Eens je resultaten gekend zijn, ontvang je een transcript of records (TOR) en een puntenblad met vermelding van: o de vakken afgelegd in het buitenland; o de quotering aan de gastuniversiteit; o de quotering aan de Universiteit Hasselt voor deze vakken; o het aantal studiepunten dat voor elk vak door de Universiteit Hasselt wordt erkend. Dit document zal je ook kunnen terugvinden in je studentendossier. 3.4 VERTEGENWOORDIGING Van elke deelnemer aan een uitwisselingsprogramma wordt verwacht dat hij/zij tijdig de nodige verslagen (indien van toepassing) indient en dat hij/zij zijn/haar medewerking verleent aan enquêtes en andere vormen van verslaggeving die op initiatief van onder andere het Nationaal Erasmus Agentschap e.a. kunnen worden georganiseerd. Voorts verwachten we dat je aanwezig bent op de jaarlijkse exchange infomarkt om informatie te geven over je gastinstelling en bestemming aan studenten die er mogelijk het academiejaar nadien naartoe willen (meestal vindt deze plaats in november). 11

12 Erasmusstudenten zullen een link ontvangen naar een enquête van de Europese Commissie en dienen de enquête binnen de twee weken na afloop van de studie- of stageperiode in het buitenland in te vullen. Verder stellen we het op prijs als je in je contacten met lokale studenten (en professoren) de Universiteit Hasselt promoot. Om je in staat te stellen hierover accurate informatie te verstrekken, kan je gebruik maken van de Engelstalige website van de Universiteit Hasselt. Deze bevat, naast allerlei praktische informatie voor gaststudenten ook beschrijvingen van de Universiteit Hasselt, de faculteiten en alle daar onderwezen opleidingsonderdelen. Wil je je buitenlandse ervaring graag delen met andere studenten aan de hand van foto s, getuigenissen,? Aarzel dan zeker niet een mailtje te sturen naar de dienst internationalisering. Daarnaast stellen we je aanwezigheid op de exchange infomarkt en andere infosessies ten zeerste op prijs om je ervaring te delen met andere studenten. 3.5 ERKENNING VAN HET BUITENLANDS STUDIEVERBLIJF Op het einde van je studies aan de Universiteit Hasselt zal je een diplomasupplement verkrijgen waarop je deelname aan een uitwisselingsprogramma bevestigd wordt. In het geval van een studieperiode, wordt op dit supplement de gastuniversiteit, de gevolgde opleidingsonderdelen en de behaalde resultaten vermeld. De meeste gastuniversiteiten verstrekken eveneens een getuigschrift aan buitenlandse uitwisselingsstudenten. 12

13 DEEL II ORGANISATIE VAN HET STUDIEPROGRAMMA 1. ERASMUS: TIMING EN TOELATING In de bacheloropleidingen Biologie, Chemie, Fysica, Informatica en Wiskunde kan je op Erasmus gaan in het 2 de semester van de 3 de bachelor. In de masteropleiding Informatica kan je zowel in het 1 ste als in het 2 de masterjaar op Erasmus gaan, maar het 1 ste jaar is meer geschikt omwille van de masterproef in het 2 de jaar. In de masteropleiding Statistics kan je alleen in het 2 de masterjaar op Erasmus gaan, waarbij het eerste semester meer geschikt is omwille van de masterproef in het 2 de semester. Daarnaast dien je voldoende studievoortgang te hebben behaald om op Erasmus te kunnen vertrekken. Dit betekent concreet: voor bachelorstudenten: je dient 120 SP verworven te hebben na twee volledige academiejaren (inclusief de septemberzittijd) in de bachelor; voor masterstudenten informatica: je dient geslaagd te zijn voor de bachelor informatica; voor masterstudenten statistics: je dient geslaagd te zijn voor het eerste masterjaar statistics. 2. OPBOUW VAN HET AANGEPAST STUDIEPROGRAMMA Voor studenten derde bachelor (Biologie, Chemie, Fysica, Informatica en Wiskunde) bestaat het studieprogramma uit 2 delen: eerste semester: het standaard programma aan UHasselt (van ongeveer 30 SP), samengesteld uit UHasselt-opleidingsonderdelen; tweede semester: het programma (tussen 21 en 33 studiepunten) wordt gevolgd aan de gastuniversiteit, eventueel aangevuld met de bachelorproef (of het opleidingsequivalent) aan UHasselt. Voor studenten master Informatica en Statistics bestaat het studieprogramma aan de gastinstelling uit ongeveer 30 of 60 SP (afhankelijk van de keuze van de duur van het studieverblijf). Bij een verblijf van 1 semester, wordt het standaard programma van de master informatica aan UHasselt gevolgd gedurende het semester aan UHasselt. 3. HET STUDIEPROGRAMMA AAN DE GASTUNIVERSITEIT SAMENSTELLING STUDIEPROGRAMMA Het studieprogramma tijdens het semester aan de partneruniversiteit dient te worden samengesteld in overleg met je opleidingscoördinator internationalisering 1. Het programma is afhankelijk van de gekozen partnerinstelling en je (toekomstige) studierichting. Verplichte opleidingsonderdelen worden door een equivalent opleidingsonderdeel vervangen. Equivalentie betekent dat het opleidingsonderdeel aan de gastinstelling ongeveer dezelfde inhoud en vergelijkbaar niveau moet hebben als dat aan de UHasselt. 1 De opleidingscoördinatoren internationalisering in de faculteit Wetenschappen zijn: biologie: prof. dr. Ann Cuypers chemie: prof. dr. Dirk Vanderzande fysica: prof. dr. Carlo Vanderzande informatica: prof. dr. Fabian Di Fiore wiskunde & statistics: prof. dr. Roel Braekers. 13

14 Keuzevakken worden beoordeeld op basis van niveau en overlap met reeds gevolgde opleidingsonderdelen. Een taalvak kan opgenomen worden in het studieprogramma indien het gaat om de taal waarin de student aan de gastuniversiteit onderwijs volgt of de officiële taal van het gastland. De examencommissie evalueert het uiteindelijk opgestelde studieprogramma. Voor 3 de Bachelor studenten dient het onderwerp van de bachelorproef op voorhand vastgelegd te worden in samenspraak met de opleidingscoördinator. Ook voor masterstudenten Informatica en Statistics wordt, voor studenten in de 2 de master, het onderwerp van de masterproef op voorhand vastgelegd in samenspraak met de opleidingscoördinator. We willen je zoveel mogelijk stimuleren tot het kiezen van vakken aan de gastinstelling die je interesse wegdragen en/of kunnen gerekend worden tot de lokale sterkten. Het wordt dan ook aanbevolen dat je op grond van de beschikbare informatie ook zelf probeert te bepalen welke vakken je ter plekke zou willen volgen, en deze keuze dan bespreekt met je opleidingscoördinator. Tot de beschikbare informatiebronnen behoren: eventueel de lijst van door de Universiteit Hasselt erkende vakken (per richting); websites van de gastuniversiteiten waarop je de studiegidsen, ECTS gidsen en vakbeschrijvingen vindt; de studenten van de Universiteit Hasselt die vroeger aan je gastuniversiteit studeerden; de studenten van de desbetreffende universiteit (die je hetzij ginds ontmoet, hetzij aan de Universiteit Hasselt als gaststudent). In de vakbeschrijvingen wordt vaak aangegeven over welke voorkennis je moet beschikken. Controleer daarom telkens of je wel over de nodige voorkennis beschikt. INGAVE, GOEDKEURING EN WIJZIGING STUDIEPROGRAMMA Je studieprogramma aan de gastuniversiteit, ook wel Learning Agreement genoemd, moet eerst worden goedgekeurd door UHasselt en daarna door de gastuniversiteit. Ruim voor het vertrek naar de gastinstelling, dient je learning agreement opgesteld en goedgekeurd te worden volgens de timing van de gastinstelling 2. Hiervoor dien je je vakkenkeuze in te geven via je studentendossier (exchange portal). Deze keuze wordt aansluitend goedgekeurd door de opleidingscoördinator en de facultaire coördinator 3. Daarna kan je het voorstel van learning agreement ter goedkeuring doorsturen naar de gastinstelling. Let op: respecteer de timing van de gastinstelling! De gastinstelling kan je Erasmus-studieverblijf alsnog weigeren indien de administratie niet tijdig in orde is. Indien je na aankomst aan de gastuniversiteit wijzigingen wenst of dient aan te brengen aan je vakkenkeuze (en daartoe de toestemming krijgt van de gastuniversiteit), dien je dit per voor akkoord voor te leggen aan de opleidingscoördinator en de facultaire coördinator. Waar het om nieuwe vakken gaat (d.i. vakken die niet voorkomen op de lijst van reeds erkende vakken per richting) dien je een voldoende uitvoerige vakbeschrijving toe te voegen (of verwijzen naar zo n vakbeschrijving op de website van de universiteit). Let op: wijzigingen kunnen slechts éénmaal aangebracht worden en deze dienen binnen de maand na de start van het semester aan de gastinstelling te zijn aangevraagd (via je studentendossier) en tevens goedgekeurd door UHasselt en de gastuniversiteit. STUDIEPUNTEN Voor een opleidingsonderdeel dat wordt opgenomen aan de gastinstelling geldt het aantal ECTSstudiepunten dat de gastuniversiteit aan dat opleidingsonderdeel toekent in de voor het desbetreffende academiejaar geldende ECTS-documenten (ECTS: European Course Credit Transfer System). Daarbij geldt dat 1 ECTS studiepunt = 1 studiepunt aan de UHasselt, behoudens de volgende uitzonderingen: vakken van 2,5 ECTS-studiepunten gelden aan de UHasselt voor 3 studiepunten; waar het aantal ECTS-studiepunten eindigt op een decimaal cijfer, wordt als volgt afgerond tot een geheel getal: is het eerste decimale cijfer 0, 1, 2, 3 of 4 dan valt het decimaal deel weg; is dit cijfer 5 of hoger dan wordt afgerond naar het eerstvolgend geheel getal. 2 De timing verschilt van gastinstelling tot gastinstelling, maar je gastinstelling zal je hierover informeren per . 3 De facultaire coördinator is Peter Vandoren, stafmedewerker internationalisering. 14

15 Indien geen informatie beschikbaar is over het aantal studiepunten volgens een naar het ECTS omzetbaar systeem worden, behoudens een gemotiveerde beslissing van de examencommissie, de studiepunten berekend door de verhouding van het aantal contacturen van het opleidingsonderdeel tot het totaal aantal contacturen voor voltijdse studenten in het desbetreffende studiejaar aan de gastinstelling te vermenigvuldigen met 60. Het resultaat wordt dan als volgt afgerond tot een geheel getal: is het eerste decimale cijfer 0, 1, 2, 3 of 4 dan valt het decimaal deel weg; is dit cijfer 5 of hoger dan wordt afgerond naar het eerstvolgend geheel getal. 4. EXAMENS TIJDSTIP, PLAATS, VORM EN WIJZE VAN EVALUEREN/EXAMINEREN Voor de opleidingsonderdelen die worden opgenomen aan de gastinstelling worden tijdstip, vorm en wijze van evalueren bepaald door de terzake bevoegde personen en/of instanties van de gastuniversiteit. Behoudens overmacht, te beoordelen door de examencommissie, vinden deze evaluaties plaats aan de gastinstelling, op de daar voorziene tijdstippen. VASTLEGGING VAN HET EXAMENCIJFER De gastuniversiteit bepaalt de score voor het desbetreffende examen, volgens de schaal die aan die instelling gebruikelijk is, en deelt deze score cijfer officieel en schriftelijk mee aan de UHasselt (via een Transcript of Records (ToR)). Daarbij kan ook een omzetting naar een score op de ECTSschaal worden meegedeeld De UHasselt zet deze score om naar de schaal van 0 tot 20 die aan de UHasselt wordt gebruikt en gebruikt hiervoor indien nodig - de omzettingstabellen (als bijlage). INHAALEXAMENS EN TWEEDE KANS EXAMENS Afwezigheden bij examens aan de gastinstelling dienen schriftelijk te worden gewettigd bij de facultaire coördinator. Studenten die gewettigd afwezig waren bij een examen over een opleidingsonderdeel aan de gastinstelling, hebben recht op een inhaalexamen. Studenten die voor een opleidingsonderdeel aan de gastinstelling een onvoldoend cijfer behalen, hebben recht op een tweede kans voor dit opleidingsonderdeel. ORGANISATIE VAN INHAALEXAMENS EN TWEEDE KANS EXAMENS De examenopgaven worden bepaald door de persoon en/of instantie die terzake verantwoordelijk is aan de gastinstelling. De regels die aan de gastinstelling gelden voor inhaal-, resp. herkansingsexamens (voor gaststudenten) worden gevolgd. 5. AANPASSING VAN STUDIEPROGRAMMA NA HERKANSING Voor studenten die niet slagen voor alle opleidingsonderdelen opgenomen aan de gastinstelling en waarbij deze onvoldoende resultaten niet gecompenseerd worden via een deliberatie bepaalt de examencommissie het te volgen studieprogramma. 15

16 OMZETTINGSTABELLEN FACULTEIT WETENSCHAPPEN Biologie Universiteit van Wageningen Score/resultaat UH-quotering Universidade de Lisboa Algemene regel : quoteringen op 20. Overname van quoteringen, eventueel met afrondingen. University Eastern Finland Score/resultaat ECTS-grade UH-quotering (A+) A (A-) B C D E FX F (18) 17 (16) Università degli studi della Basilicata (Potenza) Score/resultaat UH-quotering 30 cum laude 30 (18) (16)

17 Università degli studi di Sassari Score/resultaat UH-quotering 30 cum laude 30 (18) (16) Université de Montpellier Algemene regel: quoteringen op 20. Overname van quoteringen, eventueel met afrondingen. Universidad Autonoma de Madrid Score/resultaat ECTS-grade UH-quotering 10 (A+) (18) 9 A 17 8 (A-) (16) 7.5 B 15 7 C 14 6 D 12 5 E FX 9 3 F 6 Westfälische Willems Universität Münster Score/resultaat ECTS-grade UH-quotering 1-1,5 (A+) A (18) 17 (A-) (16) 1,6-2,0 B 15 2,1-3,0 C 14 3,1-3,5 D 12 3,6-4,0 E 10 4,1-5,0 FX 9 >5 F 6 17

18 2. Chemie Universidad Autonoma de Madrid ECTS-grade UH-quotering A * 17 B 15 C 14 D 12 E 10 FX 9 F 6 * Indien zou gedifferentieerd worden bij een ECTS Grade van A gelden de volgende quoteringen: o A+: 18/20 o A: 17/20 o A-: 16/20. Zulke differentiëring geldt enkele voor de ECTS Grade A. Technische Universiteit Eindhoven Er word x2 gedaan voor de faculteiten waar 5 een voldoende is. Bij faculteiten waar 6 als voldoende wordt beschouwd (zoals Applied Physics), wordt dezelfde regel toegepast als bij Universiteit Wageningen (zie supra biologie). Université de Montpellier Algemene regel: quoteringen op 20. Overname van quoteringen, eventueel met afrondingen. Wroclaw University of Technology Score/resultaat 5,5 Excellent 5 Very good 4,5 Good 4 Good 3,5 Satisfactory plus 3 Satisfactory 2 - Unsatisfactory UH-quotering

19 3. Informatica Université de Montpellier Algemene regel: quoteringen op 20. Overname van quoteringen, eventueel met afrondingen. Universitat de les Illes Balears (UIB) ECTS-grade UH-quotering A * 17 B 15 C 14 D 12 E 10 FX 9 F 6 * Indien zou gedifferentieerd worden bij een ECTS Grade van A gelden de volgende quoteringen: o A+: 18/20 o A: 17/20 o A-: 16/20. Zulke differentiëring geldt enkele voor de ECTS Grade A. Universitat de Pompeu Fabra Barcelona (UPF) Universitat Politècnica de València (UPV) Universidad de Murcia (UM) Score/resultaat ECTS-grade UH-quotering Matrícula de honor Sobresaliente: 9-10 Notable: Notable: Aprobado: Aprobado: Suspenso: Suspenso: A+ A B C D E FX F

20 4. Fysica Technische Universiteit Eindhoven Bij faculteiten waar 6 als voldoende wordt beschouwd (zoals Applied Physics), wordt dezelfde regel toegepast als bij Universiteit Wageningen (zie supra biologie). Er word x2 gedaan voor de faculteiten waar 5 een voldoende is. Université de Montpellier Algemene regel: quoteringen op 20. Overname van quoteringen, eventueel met afrondingen. 5. Wiskunde Université de Montpellier Algemene regel: quoteringen op 20. Overname van quoteringen, eventueel met afrondingen. 6. Statistics Universiteit van Wageningen Score/resultaat UH-quotering