HANDLEIDING UITGAANDE STUDENTEN STAGE IN HET BUITENLAND TIJDENS HOE EEN AANVRAAG INDIENEN EN JE MOBILITEITSDOSSIER BEHEREN

Transcriptie

1 HANDLEIDING UITGAANDE STUDENTEN STAGE IN HET BUITENLAND TIJDENS HOE EEN AANVRAAG INDIENEN EN JE MOBILITEITSDOSSIER BEHEREN

2 Inhoudstafel 1. Een aanvraag indienen a Start je aanvraag in SISA... 3 Mobility Online a Het aanvraagformulier b Wanneer is je aanvraag correct ingediend? De voorlopige goedkeuring van je stage De workflow na goedkeuring... 7 Beursaanvraag... 7 Taaltest (Online linguistic support OLS)... 7 Onderverhuur van je studentenkamer (optioneel)... 7 Gegevens over je stageplaats Learning Agreement for Traineeships Je mobiliteitscontract Verplichtingen bij het begin van je stage in het buitenland... 9 Doorsturen van gegevens over je verblijf in het buitenland... 9 Wijzigingen aan je Learning Agreement voor Traineeships (optioneel) Verplichtingen na je stage in het buitenland a Transcript of Work b Uploads bij terugkomst c Het UAntwerpen stageverslag d Het evaluatieverslag van de Europese Commissie e Betaling van je beurssaldo (indien van toepassing) f De verwerking van de stageresultaten Afsluiting van je dossier...11 Vragen?...12

3 1. Een aanvraag indienen 1.a Start je aanvraag in SISA Je start je aanvraag vanuit de self-service dienst in SISA. -> Studieprogramma -> aanvragen -> mobiliteit De onderstaande gegevens worden automatisch ingevuld, je moet enkel nog het uitwisselingsprogramma kiezen: Erasmus Placement, Erasmus Belgica Placement of Other Work Placement. Indien je een aanvraag wilt doen voor verschillende uitwisselingsprogramma s dan moet je de eerste aanvraag afwerken, en daarna een nieuwe aanvraag indienen voor het andere uitwisselingsprogramma. Erasmus Placement: voor stages binnen Europa (met uitzondering van Zwitserland). Erasmus Belgica Placement: voor stages in het Franstalige of Duitstalige landsgedeelte. Other Work Placement: voor stages buiten Europa (+ Zwitserland)

4 Nadat je een uitwisselingsprogramma hebt gekozen klik je op volgende en kom je op het aanvraagformulier terecht. De meeste gegevens zijn vooraf ingevuld, enkel de studiedata gedurende het jaar van mobiliteit en de contactgegevens in geval van nood moeten ingevuld worden. Vervolgens klik je weer op volgende. Je krijgt een kort overzicht te zien van je aanvraag. Na het bevestigen van je aanvraag krijg je op je UA adres een met daarin een link. Klik op deze link om je te registreren in Mobility-Online. Gebruik hiervoor je UAntwerpen login en paswoord.

5 !Let op! je moet je slecht éénmaal registeren in Mobility Online, indien je een aanvraag doet voor meerdere uitwisselingsprogramma s moet je dus enkel de eerste keer registreren in Mobility Online. De aanvragen voor de andere programma s worden automatisch opgenomen in Mobility Online. Na de registratie kan je altijd met je UA-login en wachtwoord inloggen via: Mobility Online Waarvoor gebruik jij Mobility-Online? - de aanvraag voor een stage in het buitenland indienen - de toegewezen bestemming aanvaarden - de beursaanvraag indienen - je Training Agreement invullen en afdrukken - het Certificate of Attendance uploaden - extra bijlagen voor de beursberekening uploaden Waarvoor gebruiken de dienst Internationale Samenwerking en je faculteit Mobility-Online? - (aanvraag)dossiers raadplegen - studenten selecteren en bestemmingen toewijzen - mobiliteitscontracten afdrukken - Training Agreements bewaren - beursberekening - dossieropvolging Algemene principes - Mobility-Online is een online systeem. Je hebt toegang via elke computer met internet, onafhankelijk van de browser (bv. Internet Explorer, Mozilla Firefox) die je gebruikt. Internet Explorer geeft de beste weergave. - De taal die in Mobility-Online wordt gebruikt, is Engels. Je mag alles in het Nederlands invullen. - Elke student heeft een eigen werkruimte, de zogenaamde workflow; d.i. een opeenvolging van de stappen die moeten worden doorlopen, van het moment van de aanvraag tot de terugkeer. Sommige stappen zijn verplicht, andere zijn optioneel. - Je dossier wordt ook door de backoffice beheerd, zijnde: je faculteit en de dienst Internationale Samenwerking. Zij hebben inzage in je dossier en zij voeren sommige acties uit. In bepaalde gevallen word je hierover ingelicht via een automatisch gegenereerde en/of via een stap in je workflow. - Deze handleiding helpt je met wat jij moet doen. Deze informatie wordt aangevuld door automatische mails en helpteksten in Mobility-Online ( ). Maak er gebruik van indien iets onduidelijk is. - Indien Mobility-Online een actie van je vereist, moet je in je workflow op de actie klikken, die telkens rechts staat vermeld, in de kolom Direct access via following link (naast het helpicoontje). - Een aangebrachte vink in je workflow geeft aan dat een bepaalde stap vervolledigd (of geüpdated) is, wie de stap heeft uitgevoerd en wanneer. - Telkens een bepaalde stap is afgerond, worden de ingevulde gegevens opgeslagen. Deze blijven ook bewaard bij het uitloggen. Je kan bepaalde, maar niet alle, gegevens naderhand updaten, door opnieuw op de actie te klikken.

6 Na het inloggen, kom je uit op de persoonlijke workflow. Dit wordt je werkruimte. Workflow 1.a Het aanvraagformulier Actie Help Klik op Complete Application Details, dit is je aanvraagformulier. Voor je wijzigingen kan maken in dit formulier druk je op de knop Forward to Update. Een deel van dit aanvraagformulier is reeds ingevuld, gebaseerd op de informatie uit SISA. Vul de resterende velden correct in. Raadpleeg ook de website van de gastinstelling/universiteit om een zo correct mogelijke begin- en einddatum in te vullen bij je gekozen bestemming. Van zodra je het aanvraagformulier ingevuld hebt kan je de volgende stappen vervolledigen. 1.b Wanneer is je aanvraag correct ingediend? - Je het aanvraagformulier hebt vervolledigd (land van bestemming, periode, motivatie, etc ) - Je jouw persoonlijke gegevens (adres, telefoonnummer) hebt aangevuld. (Personal data completed) - Indien gewenst kan je ook je transcript of records downloaden (dit document werd overgenomen uit SISA) 2. De voorlopige goedkeuring van je stage Gebaseerd op de stage aanvraag die je ingediend hebt zal de faculteit een voorlopige goedkeuring geven voor je stage. Deze beslissing vind je terug in je workflow. Je krijgt hierover ook een automatische . De voorlopige goedkeuring wordt een definitieve goedkeuring, wanneer aan alle voorwaarden van je faculteit/opleiding om op stage te gaan wordt voldaan. Deze beslissing kan afhankelijk zijn van het slagen in eerste of tweede zittijd.

7 3. De workflow na goedkeuring Van zodra je faculteit de voorlopige goedkeuring heeft gegeven voor je stage, zien de volgende stappen in je workflow er zo uit: Beursaanvraag Nadat je aanvraag aanvaard werd door je faculteit kan je de vragenlijst Grant application invullen zodat je meteen naar de verdere stappen in de workflow kunt doorgaan. Je moet deze vragenlijst verplicht invullen, ook indien je geen beurs wenst aan te vragen. Deze stap is enkel zichtbaar voor studenten die onder Erasmus Placement of Erasmus Belgica Placement naar het buitenland gaan. Studenten die op uitwisseling gaan buiten Europa (of Zwitserland) krijgen deze stap niet te zien, maar worden per mail op de hoogte gebracht over de beursmogelijkheden en de beursaanvraag. Taaltest (Online linguistic support OLS) In deze stap duid je aan in welke taal je stage zal lopen. Op basis van deze gegevens wordt een paar maanden vóór je vertrek een taaltest toegekend. Deze taaltest moet je verplicht afleggen. (Dit is enkel voor studenten die via Erasmus Placement op stage gaan dus niet voor studenten die buiten Europa op uitwisseling gaan) Onderverhuur van je studentenkamer (optioneel) Voor het onderverhuren van je studentenkamer in Antwerpen, kan je een aanvraag doen in Mobility Online. Meer informatie vind je in de helptekst. Voor inhoudelijke vragen: Deadline voor de aanvraag: bij voorkeur vóór 1 juni. Deze stap is enkel zichtbaar voor studenten die 1 semester naar het buitenland gaan. Gegevens over je stageplaats In deze stap vul je de volgende gegevens verder aan: Naam van je stageplaats De start- en einddatum van je stage Verantwoordelijke voor je stage op de stageplaats Begeleider aan de UAntwerpen Van zodra je bevestigd hebt dat deze gegevens correct zijn kan je zelf geen wijzigingen meer aanbrengen, indien er nog wijzigingen dienen te gebeuren dan kan je deze doorsturen naar outgoingstudents@uantwerpen.be.

8 4. Learning Agreement for Traineeships Vóór je vertrek moet je een stageplan opstellen met de doelstellingen en het onderwerp van je stage.dit plan wordt vastgelegd in een Learning Agreement for Traineeships, die ondertekend dient te worden door jezelf, de Universiteit Antwerpen en de gastinstelling of organisatie. Voor de aanmaak van de Learning Agreement for Traineeships maak je gebruik van Mobility-Online: In Mobility Online: 1. Vul je hier alle details in in verband met je stage ( Learning Agreement for Traineeships completed), 2. Druk je de Learning Agreement for Traineeships af. ( Learning Agreement for Traineeships printed) 3. Upload je de Learning Agreement for Traineeships, ondertekend door drie partijen (jezelf, je faculteit/instituut, de gastinstelling/organisatie). ( Learning Agreement for Traineeships uploaded) Dit zijn verplichte stappen in je workflow. - Lees de helpteksten in Mobility-Online voor meer informatie. 5. Je mobiliteitscontract Elke student die naar het buitenland gaat, krijgt van de Universiteit Antwerpen een mobiliteitscontract ter ondertekening. Dit contract kan je uitprinten via je workflow, er wordt dan ook automatisch een kopie van dit contract bewaard in je online dossier zodat je dit later nog kan raadplegen. Je tekent dit contract elektronisch, je hoeft het document dus niet op te sturen per post. Je kan het contract uitprinten wanneer aan de volgende voorwaarde voldaan is: - Je hebt de finale goedkeuring van je faculteit/opleiding gekregen, d.w.z. je voldoet aan alle faculteits/opleidingsvoorwaarden op stage in het buitenland te gaan. Dit wordt aangevinkt in je workflow in Mobility-Online: Daarna kan je je contract uitprinten. Het contract kan je ondertekenen via de stap: Sign your Mobility Contract. Achteraf kan je het contract steeds raadplegen via de stap Download your Mobility Contract. Je Certificate of Attendance moet door de gastinstelling bij aankomst/vertrek worden ingevuld en ondertekend. Je kan het hier afdrukken in je workflow.

9 6. Verplichtingen bij het begin van je stage in het buitenland Doorsturen van gegevens over je verblijf in het buitenland Van zodra je bent aangekomen, moet je in Mobility-Online twee handelingen afwerken: - EERST een korte vragenlijst invullen met gegevens over je verblijf (contactgegevens). - DAARNA het door de gastinstelling ingevulde en ondertekende Certificate of attendance Arrival clause uploaden (meer informatie in de helptekst in Mobility-Online). Dit formulier kan niet worden geüpload zolang er geen contactgegevens ter plaatse werden ingevuld (vorige stap van de workflow). - Studenten die via Erasmus Belgica Placement op stage gaan en een beurs krijgen, moeten desgevallend een extra formulier uploaden: o Huurovereenkomst van je kot ter plaatse (indien van toepassing) Van zodra de documenten zijn geüpload, en je de Online Linguistic Support (OLS) taaltest hebt afgelegd (niet voor Erasmus Belgica Placement en Other Work Placement), wordt de opdracht tot betaling van het beursvoorschot gegeven (indien van toepassing). Wijzigingen aan je Learning Agreement voor Traineeships (optioneel) Indien er grote wijzigingen worden doorgevoerd aan de inhoud van je stage dan kan je hiervoor een template downloaden om deze wijzigingen aan te brengen. Van zodra je het document hebt ingevuld laat je het ondertekenen door alle partijen en laad je het opnieuw op in Mobility online.

10 7. Verplichtingen na je stage in het buitenland Kort voor je terugkeer naar België, zal je in je UAntwerpen-mailbox een krijgen over de verdere administratieve stappen, die in je workflow worden geactiveerd. 7.a Transcript of Work Print je transcript of work uit en laat dit document ondertekenen door je promotor van de stageplaats. Deze stap is enkel zichtbaar voor Erasmus Placement en Erasmus Belgica Placement studenten. In de volgende stap kan je de volledig ingevulde en ondertekende versie opladen. 7.b Uploads bij terugkomst Voor je terugkeer laat je de Certificate of attendance Departure clause door de gastinstelling invullen, ondertekenen en upload je het hier. Laad hier ook je volledig ingevulde en ondertekende Transcript of Work op (7.a) 7.c Het UAntwerpen stageverslag Je vult deze vragenlijst (Evaluation questionnaire completed) zo volledig mogelijk in. 7.d Het evaluatieverslag van de Europese Commissie Erasmus placement en Erasmus Belgica Placement studenten vullen ook het evaluatieverslag van de Europese Commissie in. Je zal aan een het einde van je verblijf een mail ontvangen met meer uitleg over hoe je dit kan doen. 7.e Betaling van je beurssaldo (indien van toepassing) Het beurssaldo wordt uitbetaald als voldaan is aan de volgende voorwaarden: - Je hebt in Mobility-Online het volledig ingevulde en ondertekende Certificate of attendance en Transcript of Work geüpload; - Je hebt het UAntwerpen stageverslag via Mobility-Online ingevuld; - Je hebt het evaluatieverslag van de Europese Commissie ingevuld. (enkel voor Erasmus Placement en Erasmus Belgica Placement) - Je Training Agreement werd finaal goedgekeurd door je faculteit Wanneer de opdracht tot betaling van het beurssaldo is doorgegeven, krijg je een automatische en wordt deze stap in je workflow aangevinkt (Order for payment of remainder of your grant is given to financial department)

11 7.f De verwerking van de stageresultaten De resultaten van de stage worden verwerkt door de facultaire studentenadministratie, op basis van de officiële Transcript of Work, opgesteld door de gastinstelling of organisatie. Ingeval de stage geen onderdeel uitmaakt van het curriculum, worden de resultaten niet erkend als onderdeel van het diploma/graad (via ECTS), maar wordt de stage vermeld op het Diploma Supplement. Alles i.v.m. de verwerking van de studieresultaten gebeurt buiten Mobility-Online. 8. Afsluiting van je dossier Nadat de backoffice alle formaliteiten heeft afgerond, wordt je dossier afgesloten.

12 Vragen? 1. Voor vragen over academische zaken (selectie, Training Agreement, SisA, Transcript of Records): contacteer de internationale coördinator van je faculteit/opleiding. 2. Voor het omgaan met Mobility-Online zijn volgende documenten ter beschikking: - de handleiding - de helpteksten (zie icoontjes ) Voor vragen over Mobility-Online, aanvraagprocedure, voorbereiding verblijf in het buitenland, beurs, Certificate of Attendance, mobiliteitscontract, taalcursussen, privacy, etc.: dienst Internationale Samenwerking Gratiekapelstraat Antwerpen outgoingstudents@uantwerpen.be Blackboard -> een internationale ervaring Tel. 03/ Openingsuren: Maandag vrijdag: 9u -13 u / woensdag gesloten.