INHOUD Inleiding Algemene informatie Welke kosten de beurs dekt Deelnemende landen... 2

Transcriptie

1

2 INHOUD INHOUD Inleiding Algemene informatie Welke kosten de beurs dekt Deelnemende landen Meer dan 1 Erasmus+ periode aanvragen Aanvraag is niet automatisch een beurs Een aanvraag doen als double-degree-student Een aanvraag doen als student met een functiebeperking Voorwaarden voor toekenning Algemeen Studie Stage Hoogte en uitbetaling beurs Hoogte van je beurs Uitbetaling TO DO List BEFORE DURING AFTER Deadlines Semester Semester Naleving procedure Overmacht

3 1 Inleiding Jij wilt een Erasmus+ beurs aanvragen voor studie of stage het buitenland. In dit document lees je aan welke voorwaarden je moet voldoen om in aanmerking te komen. En welke stappen je moet zetten om een aanvraag te doen. Heb je na het lezen nog vragen, neem dan contact op met het International Office via of Algemene informatie 2.1 WELKE KOSTEN DE BEURS DEKT De Erasmus+ beurs is bedoeld als een tegemoetkoming in de extra uitgaven die je doet wanneer je naar het buitenland gaat voor studie of stage in het kader van het Erasmus+ programma. Bijvoorbeeld kosten die je maakt voor je verzekering, visum of levensonderhoud in het buitenland. De beurs is er niet om alle kosten van je buitenlandverblijf te dekken. 2.2 DEELNEMENDE LANDEN Je kiest voor een Erasmus+ verblijf uit onderstaande landen: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, IJsland, Kroatië, Italië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Macedonië, Malta, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Turkije, Verenigd Koninkrijk, Zweden of Zwitserland. Wil je een Erasmus+ beurs om in Zwitserland te studeren, dan dien je je beursaanvraag in bij de Zwitserse onderwijsinstelling. Stage lopen in Zwitserland met Erasmus+ is alleen mogelijk als de stage door een Zwitserse hoger-onderwijsinstelling gecoördineerd wordt. Kijk voor meer informatie op movetia.ch. 2.3 MEER DAN 1 ERASMUS+ PERIODE AANVRAGEN Je mag meer dan 1 keer een Erasmus+ beurs aanvragen. Bijvoorbeeld om zowel een stage als een studieperiode in het buitenland te doen. Per bachelor- of masterstudie ontvang je voor maximaal 12 maanden een Erasmus+ beurs. Of je dus 1 keer lang weggaat, of een paar keer een korte periode, bepaal je zelf. Voorbeelden: 2 keer 3 maanden studie plus 3 stages van 2 maanden 1 keer 6 maanden studie plus 1 stage van 6 maanden een double-degree-studie van 12 maanden. 2

4 2.4 AANVRAAG IS NIET AUTOMATISCH EEN BEURS Je beursaanvraag wordt niet automatisch gehonoreerd. Avans Hogeschool krijgt namelijk meer aanvragen dan waar ze budget voor heeft. We geven daarom geen garantie dat je een beurs krijgt, ook niet wanneer je je aanvraag ruim voor de deadline indient. 2.5 EEN AANVRAAG DOEN ALS DOUBLE-DEGREE-STUDENT Ben je een double-degree-student, dan kun je direct 1 aanvraag doen voor 2 semesters van maximaal 12 maanden. Deze buitenlandperiode moet dan wel binnen hetzelfde collegejaar vallen. 2.6 EEN AANVRAAG DOEN ALS STUDENT MET EEN FUNCTIEBEPERKING Heb je vanwege een functiebeperking specifieke onderwijsondersteuning nodig, dan kun je een aanvraag doen voor een aanvullende Erasmus+ subsidie. Voorwaarde is wel dat je de kosten voor deze ondersteuning niet uit andere fondsen kunt (laten) financieren. Kijk voor meer informatie hierover op studentinfo.avans.nl 3 Voorwaarden voor toekenning Je komt in aanmerking voor een Erasmus+ beurs wanneer je voldoet aan de voorwaarden. De voorwaarden onder Algemeen gelden voor iedere Erasmus+ student. Daarnaast zijn er nog specifieke voorwaarden voor studie en voor stage. 3.1 ALGEMEEN Je staat ingeschreven bij Avans Hogeschool voor een opleiding die wordt afgesloten met een erkend hoger-onderwijsdiploma. Je gaat voor studie of stage naar een land dat deelneemt aan het Erasmus+ programma. Omdat je bij Avans staat ingeschreven, mag je geen aanvraag doen voor Nederland. Je blijft tijdens de periode in het buitenland het reguliere collegegeld aan Avans betalen en blijft ingeschreven bij Avans. De periode waarin je in het buitenland bent, valt binnen hetzelfde collegejaar. Je kunt dus bijvoorbeeld geen aanvraag doen voor juli tot en met oktober. Je verblijft voor minimaal 2 maanden (stage) of 3 maanden (studie) en maximaal 12 maanden in het buitenland. Je woont de hele Erasmus+ periode in het gastland en pendelt dus niet tussen Nederland en het gastland. Heb je een andere nationaliteit dan de Nederlandse, dan mag je geen aanvraag doen voor studie of stage in je thuisland. Je hebt het eerste studiejaar met goed gevolg afgerond. Je voldoet aan de voorwaarden die je academie stelt. Informeer bij je academie welke voorwaarden dit zijn. 3

5 Je doorloopt alle stappen uit de TO DO list. Meer over deze lijst lees je in hoofdstuk 5 in dit document. 3.2 STUDIE Je gaat studeren bij een onderwijsinstelling waarmee Avans een uitwisselingsovereenkomst heeft gesloten. De coördinator van je academie kan je vertellen of dit zo is. 3.3 STAGE Je doet een stage van 36 tot 40 uur per week. Je stagevergoeding is niet hoger dan 299 bruto per maand. Ontvang je stagevergoeding in natura, zoals huisvesting, dan mag de waarde daarvan niet hoger zijn dan 299 per maand. Vergoeding in natura heet in Engelstalige Erasmus+ documenten contribution in kind. 4 Hoogte en uitbetaling beurs 4.1 HOOGTE VAN JE BEURS Het Erasmus+ beursbedrag wordt voor iedere student individueel bepaald aan de hand van de duur van de studie of stage en het gekozen gastland. Vooraf bepalen we een voorlopig bedrag, en achteraf stellen we het definitieve beursbedrag vast. Het voorlopige beursbedrag wordt berekend op basis van het aantal geplande verblijfsdagen in het buitenland dat je in je Grant Agreement vastlegt. Daarnaast kijken we hoe duur het levensonderhoud is in het land waar je naartoe wilt. In welke categorie jouw gastland valt en wat dat betekent voor de hoogte van je beurs, zie je in de 2 schema s hieronder. 4

6 Programmalanden Studie dagbedrag in Studie maandbedrag in Stage dagbedrag in Stage maandbedrag in Groep 1 hoge kosten Groep 2 middelhoge kosten Groep 3 lage kosten Er wordt gerekend met maandbedragen voor hele maanden en dagbedragen voor de resterende dagen. Voor deze berekening heeft een maand altijd 30 dagen. Voorbeeld: voor 5 maanden en 3 dagen studie in een land uit groep 2 ontvang je (5 x 210 = 1.050) + (3 x 7 = 21) = Het definitieve beursbedrag wordt bij terugkomst vastgesteld zodra jij je Erasmus+ dossier compleet hebt gemaakt. Meer over dit dossier lees je verderop in dit document. Blijken de door jou verstrekte gegevens onjuist, dan wordt de beurs met terugwerkende kracht aangepast. Avans kan het teveel betaalde bedrag dan van jou terugvorderen. 4.2 UITBETALING Avans betaalt de beurs in 2 delen uit: het voorschot: 70% van het totale voorlopige beursbedrag de verrekening: de overige 30% van het totale beursbedrag. Je ontvangt dit deel pas wanneer het definitieve beursbedrag is vastgesteld. Wijkt het definitieve beursbedrag af van het voorlopige beursbedrag, dan wijkt de verrekening ook af. Het kan dus zijn dat je uiteindelijk in totaal meer of minder dan 100% van het voorlopige beursbedrag ontvangt. Valt jouw Erasmus+ periode in semester 1, dan ontvang je het voorschot uiterlijk 1 september. Ga je weg in semester 2 dan ontvang je het uiterlijk 1 februari. 5 TO DO List Het volgen van alle stappen uit de TO DO List is een van de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een Erasmus+ beurs. Deze stappen zijn onderverdeeld in 3 categorieën: 1. BEFORE: stappen die je doorlopen moet hebben voordat de deadline voor het aanvragen van de beurs is verstreken. Je kunt pas starten met deze stappen zodra je academie jou in Osiris goedkeuring heeft gegeven om een beursaanvraag te doen. 2. DURING: stappen die je doorloopt als je tijdens je buitenlandperiode een wijziging in je studie- of stageprogramma moet doorgeven. 3. AFTER: stappen die je doorloopt om je Erasmus+ dossier compleet te maken en de resterende 30% van je beurs te ontvangen. Heb je na terugkomst een stap niet of niet op tijd afgerond, dan ontvang je deze 30% niet en moet je het voorschot van 70% terugbetalen. 5

7 5.1 BEFORE 1. Je aanmelden in Osiris Ga naar buitenland/stay abroad > Grant. Vul alle velden volledig in en klik op continue. Vergeet niet je werk tussentijds op te slaan. Controleer alle ingevulde gegevens en klik op submit. Je aanmelding komt nu terecht bij je academie, die akkoord moet geven op de partnerinstelling of het stagebedrijf. Je ontvangt automatisch een mail van Osiris zodra de academie dat heeft gedaan. Pas dan kun je beginnen aan stap De Grant aanvragen in Osiris Ga naar studentinfo.avans.nl en download de Learning Agreement. Er is een versie voor studie en een voor stage. Vul op dit document het gedeelte BEFORE helemaal in en onderteken het. Laat je Agreement ook tekenen door: o de buitenland-, internationaliserings- of stagecoördinator van je academie o de buitenlandse partnerinstelling of het stagebedrijf waar je naartoe gaat. Maak een pdf van je Learning Agreement. Ga in Osiris naar stay abroad > Grant en upload de pdf. Controleer alle ingevulde gegevens en klik op submit. 3. Je contactgegevens invullen in Osiris Ga naar Osiris en vul de contactgegevens in waarmee je in het buitenland bereikbaar bent. Heb je voor je vertrek nog geen verblijfadres, vul dan voorlopig het adres van de partnerinstelling of het stagebedrijf in en pas dit aan zodra je een adres in het buitenland hebt. 4. De Online Linguistic Support-toets maken Nadat je stap 1 tot en met 3 succesvol hebt doorlopen, ontvang je een mail van Erasmus+ Online Linguistic Support (OLS). OLS is een taaltoets die je verplicht voor je vertrek en na je terugkomst invult. De Europese Unie meet hiermee welke taalontwikkeling je tijdens je buitenlandperiode doormaakt. Nadat je de mail hebt ontvangen, heb je 5 dagen de tijd om de taaltoets te maken. Na het invullen van de taaltoets mag je bij het International Office een aanvraag indienen om tijdens je buitenlandperiode een online taalcursus te volgen. Deze cursus is vrijblijvend en gratis. 6

8 5.2 DURING Mogelijk wijzigt er tijdens je verblijf in het buitenland iets in de samenstelling van je studie- of stageprogramma. Voor deze wijziging heb je goedkeuring nodig van de partnerinstelling of het stagebedrijf en van je academie. Zodra je deze goedkeuring hebt, geef je de wijziging door: Ga naar studentinfo.avans.nl en download de Learning Agreement. Vul het gedeelte DURING in. Onderteken het document en mail het naar het International Office: 5.3 AFTER Zodra je buitenlandperiode is afgelopen, maak je je Erasmus+ dossier compleet. Het Avans International Office heeft dit dossier nodig om je definitieve beursbedrag vast te stellen. Hiervoor gebruiken we: - de begin- en einddatum met handtekening van de partnerinstelling of het stagebedrijf - het Transcript of Records en/of het Statement of Home/Host. Is je dossier compleet en je definitieve beursbedrag bekend, dan ontvang je het resterende bedrag van Avans. Het resterende bedrag is je definitieve beursbedrag minus het voorschot van 70% dat je al hebt ontvangen. 1. Documenten uploaden in Osiris Je maakt je dossier compleet door documenten te uploaden in Osiris. Welke dat moeten zijn, verschilt voor studie en stage. Studie Heb je gestudeerd, upload dan: 1. je cijferlijst met handtekening van de instelling. De cijferlijst heet in Engelstalige Erasmus+ documenten Transcript of Records : Ga naar Osiris > buitenland/stay abroad > Grant > uploads after returning. Volg het doorklikmenu en upload je cijferlijst 2 keer. Reikt de partnerinstelling geen officiële cijferlijsten uit, upload dan je Learning Agreement waarin het deel AFTER is ingevuld: Ga naar studentinfo.avans.nl en download de Learning Agreement. Laat het gedeelte AFTER invullen door je partnerinstelling. Onderteken het agreement en laat het ook ondertekenen door: o de buitenland- of internationaliseringscoördinator van je academie o de partnerinstelling. Maak een pdf van je Learning Agreement. Ga naar Osiris > stay abroad > Grant > uploads after returning. Volg het doorklikmenu en upload de pdf 2 keer. 7

9 2. een document met handtekening van de instelling waarop de begin- en einddatum van je studieperiode staan. Staat op jouw cijferlijst met handtekening ook je begin- en einddatum dan moet je nogmaals je cijferlijst uploaden. Staat op jouw cijferlijst geen begin- en einddatum, dan upload je hiervoor een extra document: het Statement of Home/Host: Download het Statement of Home/Host op studentinfo.avans.nl > studie en stage in het buitenland > beursprogramma Erasmus+ > Terug uit het buitenland. Onderteken het document en laat het ook invullen en ondertekenen door o de buitenland- of internationaliseringscoördinator van je academie o de partnerinstelling. Maak een pdf van je Statement. Ga naar Osiris > stay abroad > Grant > uploads after returning en upload de pdf. Houd er rekening mee dat het International Office niet gemachtigd is om dit formulier te tekenen. Stage Upload de Learning Agreement waarin het deel AFTER is ingevuld: Ga naar studentinfo.avans.nl en download de Learning Agreement. Laat het gedeelte AFTER invullen door je stagebedrijf. Onderteken het agreement en laat het ook ondertekenen door: o de buitenland-, internationaliserings- of stagecoördinator van je academie o het stagebedrijf. Maak een pdf van je Learning Agreement. Ga naar Osiris > stay abroad > Grant > uploads after returning. Volg het doorklikmenu en upload de pdf 2 keer. 2. Het participant report invullen Het participant report is een evaluatieverslag van Erasmus+. Dit vul je online in na je terugkomst. Hiervoor ontvang je automatisch een uitnodiging op je Avans- adres aan het einde van je buitenlandverblijf. 3. De OLS-taaltoets maken Na beëindiging van je buitenlandperiode ontvang je een mail om opnieuw de OLS-taaltoets in te vullen. Nadat je de mail hebt ontvangen, heb je 10 dagen de tijd om de taaltoets te maken. Als je geen mail ontvangt, dan staat mogelijk de einddatum van je verblijf niet of verkeerd in het systeem. Log dan zelf in bij OLS, pas de datum aan en maak de toets. 8

10 6 Deadlines 6.1 SEMESTER 1 loopt van : 1 augustus t/m 31 januari deadline beursaanvraag : 30 juni deadline Erasmus+ dossier compleet : 1 april (rondom 1 en 15 maart ontvang je een reminder) 6.2 SEMESTER 2 loopt van : 1 januari t/m 31 juli deadline beursaanvraag : 30 november deadline Erasmus+ dossier compleet : 1 oktober (rondom 1 en 15 september ontvang je een reminder) Deadline beursaanvraag Een maand na het verstrijken van de deadline hoor je of je een voorlopige Erasmus+ beurs krijgt. Krijg je geen beurs, dan kun je op dat moment alsnog beslissen om niet te gaan. Als 5 werkdagen voor de deadline jouw documenten nog niet volledig ingevuld zijn, neem dan direct contact op met het International Office. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer de partnerschool of stagebedrijf nog geen handtekening gezet heeft. Als voor de deadline je aanmelding en Grant-aanvraag in Osiris niet zijn afgerond, krijg je geen Erasmus+ beurs. Deadline Erasmus+ dossier compleet Heb je het Erasmus+ dossier niet compleet voor de deadline, dan moet je het voorschot van 70% terugbetalen. 7 Naleving procedure Zodra je een Erasmus+ beurs aanvraagt, ga je akkoord met de procedure zoals beschreven in dit document. Deze procedure is de enige manier om een beursaanvraag in te dienen. Houd je je niet aan de procedure, dan moet je het voorschot van 70% terugbetalen. Voorbeelden hiervan zijn het invullen van een onjuiste begin- of einddatum van je Erasmus+ periode, het verzwijgen van een stagevergoeding (in natura) hoger dan 299 per maand of het niet of niet op tijd indienen van de vereiste documenten. 9

11 7.1 OVERMACHT Bovenstaande geldt niet in geval van overmacht. Dit betekent dat zich een situatie voordoet waarin in redelijkheid niet van je verwacht kan worden dat je in het gastland blijft. Voorbeelden: iemand in je familie wordt ernstig ziek of overlijdt je wordt zelf ernstig ziek je wordt slachtoffer van een misdrijf in het gastland je verkeert in ernstige psychische nood. Heimwee valt daar niet onder. Ontstaat er een dergelijke situatie en wil je je beroepen op overmacht, dan moet je deze situatie zo snel mogelijk melden bij de academie en het International Office. Je melding is geaccepteerd als zij dit schriftelijk aan je doorgegeven hebben. 10