Faculteit Farmaceutische, Biomedische en Diergeneeskundige Wetenschappen (FBD) Stappenplan en voorwaarden studieverblijf in het buitenland

Transcriptie

1 Faculteit Farmaceutische, Biomedische en Diergeneeskundige Wetenschappen (FBD) Stappenplan en voorwaarden studieverblijf in het buitenland Na overleg Facultaire Commissie Internationalisering 15/11/2011 en 21/12/2011 Aangepaste versie 25/10/2018

2 1 Inleiding Studenten van de Faculteit FBD kunnen ervoor kiezen om een deel van hun opleiding, hetzij opleidingsonderdelen, hetzij het onderzoekswerk van hun masterproef, verder studie genoemd, uit te voeren buiten de muren van de Universiteit Antwerpen en dit zowel binnen als buiten Europa. Aangezien bedrijven zich tegenwoordig meer en meer richten op de internationale markt geldt een ervaring in het buitenland als pluspunt bij sollicitaties. Studie binnen Europa vindt plaats in het kader van Erasmus+ (Erasmus Study - Student Mobility for Studies - SMS). Om deel te kunnen nemen aan Erasmus+ moeten studenten ingeschreven zijn aan de Universiteit Antwerpen. Bij een studieverblijf van tenminste drie maanden kunnen de studenten als financiële tegemoetkoming een Erasmusbeurs bekomen. Studie binnen Europa kan enkel als er een interinstitutionele overeenkomst is gesloten met de gastinstelling. In een aantal gevallen zal het uitvoeren van het onderzoekswerk voor de masterproef beschouwd worden als stage (Erasmus Placement - Student Mobility for Placement - SMP). Dit is het geval voor onderzoekswerk dat niet aan een instelling voor hoger onderwijs gebeurt, maar bijvoorbeeld aan een onafhankelijk onderzoeksinstituut (SCK_CEN, CERN, CEA, ). Voor stage geldt een minimumduur van twee maanden om in aanmerking te komen voor een Erasmusbeurs. Voor stage is een interinstitutionele overeenkomst niet noodzakelijk. Studie binnen Europa aan een hogeronderwijsinstelling van de Franstalige Gemeenschap gebeurt in het kader van Erasmus Belgica. Studie buiten Europa kan aan de Faculteit FBD enkel in het kader van onderzoekswerk voor de masterthesis en wordt als stage beschouwd (Other Work Placement). Voor studie buiten Europa kan de student een aanvraag indienen voor een financiële tegemoetkoming van de Universiteit Antwerpen onder de vorm van een reisbeurs of in het kader van een beursprogramma. Voor studie in een ontwikkelingsland kunnen studenten aan aanvraag indienen voor een VLIR-reisbeurs. Meer info over de bedragen van de Erasmusbeurzen, van de reisbeurzen en over beursprogramma s voor studie buiten Europa kan worden teruggevonden op de website van de Dienst Internationale Samenwerking (DIS) ( DIS initieert en coördineert de beursaanvragen zowel binnen als buiten Europa. 2 Voor vertrek Wanneer een student interesse heeft in een studieverblijf in het buitenland, woont hij/zij de algemene infosessie Internationalisering Studie in het buitenland van de Faculteit bij die voor bachelorstudenten wordt ingericht tijdens de Masterinfonamiddag van de Faculteit FBD (eerste woensdag van het tweede semester het academiejaar voorafgaand aan de aanvraag). Bij de start van het daaropvolgende academiejaar woont de student de opleidingsspecifieke infosessie over studie in het buitenland bij die georganiseerd wordt door de academische coördinator internationalisering van de betrokken opleiding. 2

3 Studenten die hun masterproef in het buitenland willen afleggen kunnen op de opleidingsspecifieke infosessie (niet eerder!) de lijst van interne promotoren voor een verblijf in het buitenland bekomen. Op deze lijst, die tot stand gekomen is op initiatief van de academische coördinator internationalisering, kunnen de studenten naast de potentiële promotoren ook een overzicht vinden van mogelijke onderwerpen en gastlaboratoria. Voor studenten die opleidingsonderdelen in het buitenland willen volgen, overloopt de academische coördinator internationalisering de mogelijkheden op het vlak van bestemmingen en studieprogramma. Ten laatste op 15 november van het academiejaaar voor vertrek maakt de student formeel zijn interesse in een studieverblijf in het buitenland (masterproef of opleidingsonderdelen) bekend door per mail een korte motivatie aan de academische coördinator internationalisering van zijn opleiding te bezorgen. In zijn motivatie vermeldt de student ook zijn interessegebied. Studenten die hun bachelordiploma aan een andere instelling dan de Universiteit Antwerpen behaalden, dienen ook hun Transcript of Records toe te voegen. De studenten die hun interesse in een buitenlands studieverblijf kenbaar hebben gemaakt, worden voor de kerstvakantie door de faculteit uitgenodigd voor een briefing over de administratieve aanvraagprocedure voor een studieverblijf in het buitenland. Het Facultaire stappenplan en voorwaarden studieverblijf in het buitenland wordt op dat ogenblik toegelicht. Op basis van de motivatie en na controle van de facultaire en opleidingsspecifieke voorwaarden verwijst de betrokken academische coördinator internationalisering de student die zijn masterproef in het buitenland wil doen, eventueel na een gesprek, door naar één van de interne promotoren. De student kan ook zelf een voorstel voor interne promotor doen en vermeldt dit dan in zijn motivatiebrief. De interne promotor doet een interview met de student en peilt zo onder andere naar interesse, motivatie en talenkennis. Indien de interne promotor de student gunstig beoordeelt om naar het buitenland te gaan, wordt de academische coördinator internationalisering op de hoogte gebracht. Die brengt op zijn beurt de student op de hoogte van het advies. Bij een gunstig advies werkt de promotor samen met de student een concreet voorstel uit (gastlaboratorium en concreet onderwerp). De interne promotor is verantwoordelijk voor de contacten met het gastlaboratorium en het opvragen van de coördinaten van de academische coördinator internationalisering van de gastinstelling. In het geval dat de student opleidingsonderdelen in het buitenland wil volgen zal de student na controle van de facultaire en opleidingsspecifieke voorwaarden en op basis van zijn motivatie in overleg met de academische coördinator internationalisering een bestemming kiezen en een studieprogramma vastleggen. Nadat er met de gastinstelling concrete afspraken zijn gemaakt (masterproef) of indien er een akkoord is tussen de student en de academische coördinator internationalisering over zijn studieprogramma (opleidingsonderdelen), maar niet vroeger dan de kerstvakantie van het jaar voor hij vertrekt, dient de student een aanvraag in via Sisa en Mobility-Online, het online mobiliteitsplatform van de Universiteit Antwerpen. 3

4 Studenten die dat wensen kunnen een facultaire workshop bijwonen over het indienen van de aanvraag via Mobility-Online. De officiële aanvraag via Mobility Online houdt in: - invullen aanvraagformulier met persoonlijke gegevens en gegevens van interne en externe promotor en de gastinstelling; - uploaden pasfoto en Transcript of Records; De student doet zijn aanvraag via Sisa en Mobility-Online niet later dan op 14 februari van het academiejaar voor vertrek. De student leest eerst aandachtig de handleidingen voor de aanvraag via Sisa en/of Mobility- Online. De handleiding beschrijft gedetailleerd de benodigde documenten en stappen in de centrale aanvraagprocedure. Deze handleiding maakt deel uit van het facultaire stappenplan. De stappen in die procedure worden daarom hier niet verder in detail beschreven. Voor hulp bij eventuele problemen kan de student terecht bij de facultaire medewerker internationalisering. Na controle van de aanvraag geeft de facultaire medewerker internationalisering voorlopige goedkeuring voor de mobiliteitsaanvraag. Na de voorlopige goedkeuring van de aanvraag in Mobility-Online kan de student zijn Learning Agreement (Learning Agreement for Studies in geval van opleidingsonderdelen of Learning Agreement for Traineeships in geval van stage) invullen, ondertekenen (door student, academische coördinator internationalisering en gastinstelling) en uploaden. De Learning Agreement legt de afspraken tussen student, thuisinstelling en gastinstelling vast. Het beschrijft welk opleidingsprogramma de student gaat volgen en hoeveel ECTS/studiepunten de student daarvoor zal ontvangen. In de overeenkomst wordt ook afgesproken welk taalniveau de student moet hebben bij aanvang van de mobiliteitsperiode in overeenstemming met het taalniveau dat in de interinstitutionele overeenkomst is vastgelegd. De definitieve en getekende Learning Agreement (Learning Agreement for Studies in geval van opleidingsonderdelen of Learning Agreement for Traineeships in geval van stage) moet vóór vertrek in Mobility-Online zijn opgeladen. De opvolging van de aanvraag gebeurt via Mobility-Online. De facultaire medewerker internationalisering volgt de aanvraag mee op via de backoffice van Mobility-Online en doet de nodige stappen in de procedure. De student ontvangt bij updates in Mobility-Online een mail van het systeem en moet nu en dan ook zelf een actie uitvoeren. Na de eerste of ten laatste de tweede zittijd van het academiejaar voor vertrek krijgt de student na overleg van de facultaire medewerker internationalisering met de academische coördinator internationalisering van de opleiding al dan niet definitieve goedkeuring (final approval in Mobility-Online) voor zijn mobiliteit op basis van de facultaire en opleidingsspecifieke voorwaarden in verband met zijn studieresultaten van het studiejaar voor vertrek. Bij definitieve goedkeuring kan de student zijn aanvraag in Mobility-Online verderzetten en afwerken, en zijn mobiliteit verder voorbereiden. Indien de student geen finale goedkeuring krijgt en zijn aanvraag wordt geannuleerd, brengt de academische coördinator internationalisering de student en desgevallend de promotor hiervan op de hoogte. De promotor brengt, in het geval van onderzoekswerk voor een 4

5 masterthesis, de supervisor van de gastinstelling op de hoogte. De facultaire medewerker internationalisering meldt de student af bij de administratieve contactpersoon van de gastinstelling. Indien de periode in het buitenland overlapt met een examenperiode aan de Universiteit Antwerpen, dient de student uiterlijk op 15 oktober van het stagejaar de facultaire medewerker internationalisering te contacteren om (indien nodig) hieromtrent de nodige afspraken te maken. Voor vertrek krijgt de student van de Dienst Internationale Samenwerking een financieringsovereenkomst (Grant Agreement) waarin de gegevens over het studieverblijf en het beursbedrag zijn opgenomen en zijn rechten en plichten zijn beschreven. Voor vertrek moet de student een ondertekend exemplaar van het contract aan de Dienst Internationale Samenwerking terugbezorgen. Na overhandiging van het getekende contract krijgt de student een informatiebundel van de Dienst Internationale Samenwerking met daarin onder andere informatie rond verzekering en kinderbijslag. De student legt voor vertrek ook de verplichte taaltest af via Online Lingustic Support -portaal (OLS) van de EU voor de taal die hij nodig heeft in het buitenland. Hij krijgt daarvoor de nodige instructies van de Dienst Internationale Samenwerking. Indien de student het door de gastinstelling gevraagde niveau (meestal B2) niet haalt, moet hij een online taalcursus volgen voor of tijdens zijn verblijf. De student moet zelf tijdig huisvesting, inschrijving en andere voorbereidende formaliteiten voor zijn verblijf met de gastinstelling regelen, en staat zelf in voor visumaanvraag, vaccinaties, reisbijstandsverzekering, ziekteverzekering of andere noodzakelijke voorbereidingen. 3 Tijdens het verblijf Bij aankomst laat de student een Certificate of attendance Arrival clause door de gastinstelling invullen en ondertekenen. De student laadt dit bewijs op via Mobility-Online. Na ontvangst van dit bewijs gaat de Dienst Internationale Samenwerking over tot het uitbetalen van het voorschot van het beursbedrag. Bij vertrek laat de student ook het Certificate of attendance Departure clause door de gastinstelling invullen en ondertekenen. De student laadt ook dit bewijs op via Mobility- Online. 4 Bij terugkomst Na terugkeer moet de student via Mobility-Online verslag uitbrengen over zijn/haar buitenlands verblijf en een online vragenlijst van het Nationaal Erasmusagentschap (EPOS) invullen. Het beurssaldo wordt door DIS uitbetaald als voldaan is aan de volgende voorwaarden: - Indien van toepassing: Changes to learning agreement zijn geüpload via Mobility- Online; 5

6 - Het volledig ingevulde en ondertekende Certificate of attendance is in Mobility-Online geüpload; - Het UAntwerpen-stageverslag is via Mobility-Online ingevuld; - De vragenlijst van EPOS is ingevuld. Pas indien alle formaliteiten vervuld zijn, krijgt de student het beurssaldo uitbetaald. De student bezorgt eveneens een verslag van zijn/haar buitenlandse ervaring in de vorm van een poster aan de academische coördinator internationalisering en de facultaire medewerker internationalisering. De in het buitenland gevolgde opleidingsonderdelen en/of de gastinstelling waar de student zijn masterproef uitvoerde worden op het diplomasupplement vermeld. Studieverblijven waarvoor niet de ganse procedure correct is doorlopen worden niet op het diplomasupplement vermeld. 5 Facultaire voorwaarden voor een studieverblijf in het buitenland De student moet aan volgende facultaire voorwaarden voldoen om een buitenlands studieverblijf te kunnen aanvragen en aanvangen: Masterproef - De student heeft vóór de start van het academiejaar waarin de aanvraag van een buitenlands studieverblijf gebeurt zijn bachelordiploma behaald; - De student heeft ten laatste tijdens de tweede zittijd van het eerste masterjaar al zijn credits van het eerste masterjaar behaald; - De student moet voldoen aan eventuele bijkomende opleidingsspecifieke voorwaarden voor een studieverblijf in het buitenland; - De student heeft het facultair verplichte stagecontract voor zijn masterproef correct ingevuld en ondertekend; - De academische coördinator internationalisering van de opleiding en de promotor van de masterproef moeten de aanvraag goedkeuren. Opleidingsonderdelen - De student heeft voor de start van het academiejaar waarin de aanvraag van een buitenlands studieverblijf gebeurt al zijn credits van voorgaande studiejaren behaald; - De student heeft ten laatste tijdens de tweede zittijd van het academiejaar voor vertrek al zijn credits van het studiejaar voor vertrek behaald; - De student moet voldoen aan eventuele bijkomende opleidingsspecifieke voorwaarden voor een studieverblijf in het buitenland; - De academische coördinator internationalisering van de opleiding moet de aanvraag en het buitenlands studieprogramma goedkeuren. 6

7 6 Contactgegevens Stafmedewerker communicatie en internationalisering: Miep Demuynck - miep.demuynck@uantwerpen.be CDE S.135 Facultaire medewerker internationalisering: Nele Devloo nele.devloo@uantwerpen.be CDE S.133 Academische coördinator internationalisering biochemie & biotechnologie: Sylvia Dewilde - sylvia.dewilde@uantwerpen.be CDE T.126 Academische coördinator internationalisering biomedische wetenschappen: Peter Delputte peter.delputte@uantwerpen.be CDE S.725 Academische coördinator internationalisering diergeneeskunde: Steven Van Cruchten steven.vancruchten@uantwerpen.be CDE U.015 Academische coördinator internationalisering farmaceutische wetenschappen Paul Cos - paul.cos@uantwerpen.be CDE S.726 Dienst Internationale Samenwerking Uitgaande uitwisselingsstudenten: outgoingstudents@uantwerpen.be CST Gk