TO DO list Erasmus+ beurs

Transcriptie

1 INHOUD Inleiding BEFORE DURING Wijzigingen studie- of stageprogramma wijziging contactgegevens AFTER dossier compleet studie Dossier compleet stage

2 Inleiding Jij wilt een Erasmus+ beurs. Daarvoor doorloop je de verschillende stappen uit deze TO DO List. De stappen zijn onderverdeeld in 3 categorieën. 1. BEFORE: stappen die je doorlopen moet hebben voordat de deadline voor het aanvragen van de beurs is verstreken. Je kunt pas starten met deze stappen zodra je academie jou in Osiris goedkeuring heeft gegeven om naar het buitenland te gaan. 2. DURING: stappen die je doorloopt als je tijdens je buitenlandperiode een wijziging in je studie- of stageprogramma of in je contactgegevens moet doorgeven. 3. AFTER: stappen die je doorloopt om je Erasmus+ dossier compleet te maken en het (eventueel) resterende bedrag van je beurs te ontvangen. Heb je na terugkomst een stap niet of niet op tijd afgerond, dan ontvang je het (eventueel) resterende bedrag niet en moet je het voorschot van 70% terugbetalen. 1 BEFORE STAP 1: Contact informatie invullen in Osiris Ga naar Osiris en vul je vertrek- en retourdatum en de contactgegevens in waarmee je in het buitenland bereikbaar bent. Heb je voor je vertrek nog geen verblijfadres, vul dan voorlopig het adres van de partnerinstelling of het stagebedrijf in en pas dit aan zodra je een woonadres in het buitenland hebt. Geef daarnaast aan wanneer en met welk transportmiddel je naar je bestemming reist en wie Avans Hogeschool kan contacteren in geval van nood. STAP 2: De Grant aanvragen in Osiris Ga naar studentinfo.avans.nl en download de Learning Agreement. Er is een versie voor studie en een voor stage. Vul op dit document het gedeelte BEFORE helemaal in en onderteken het. Laat je Agreement ook tekenen door: o de buitenland-, internationaliserings- of stagecoördinator van je academie. o de buitenlandse partnerinstelling of het stagebedrijf waar je naartoe gaat. Maak een pdf van je Learning Agreement. Ga in Osiris naar stay abroad > Grant > doorloop de checklist, geef antwoord op de gestelde vragen en upload de Learning Agreement in pdf. Controleer alle ingevulde gegevens en klik op submit. STAP 3: De Online Linguistic Support-toets maken Je ontvangt een bevestiging van het International office nadat je stap 1 en 2 succesvol hebt doorlopen. Daarnaast ontvang je op je Avans adres een uitnodiging van Erasmus+ Online Linguistic Support (OLS). OLS is een taaltoets die je verplicht voor je vertrek en na je terugkomst 2

3 invult. Nadat je de mail hebt ontvangen, heb je 5 dagen de tijd om de taaltoets te maken. Zodra je de OLS taaltoets hebt afgerond, wordt jouw beursaanvraag gehonoreerd. 2 DURING Indien er tijdens jouw verblijf in het buitenland iets wijzigt dien je dit zo snel mogelijk door te geven. Er wordt onderscheid gemaakt tussen wijzigingen in studie- of stageprogramma en wijzigingen in contactgegevens. 2.1 WIJZIGINGEN STUDIE- OF STAGEPROGRAMMA Mogelijk wijzigt er tijdens je verblijf in het buitenland iets in de samenstelling van je studie- of stageprogramma. Voor deze wijziging heb je goedkeuring nodig van de partnerinstelling of het stagebedrijf en van je academie. Zodra je deze goedkeuring hebt, geef je de wijziging door: Raadpleeg je Learning Agreement BEFORE uit Osiris. Vul op dit document het gedeelte DURING helemaal in en onderteken het. Laat je Agreement DURING ook tekenen door: o de buitenland-, internationaliserings- of stagecoördinator van je academie. o de buitenlandse partnerinstelling of het stagebedrijf waar je naartoe gaat. Maak een pdf van je Learning Agreement. Mail het International Office: internationaloffice@avans.nl en vraag toestemming om je Learning Agreement DURING te uploaden in Osiris. Upload je Learning Agreement DURING in Osiris. 2.2 WIJZIGING CONTACTGEGEVENS Indien jouw contactgegevens gedurende je verblijf in het buitenland wijzigen, moet je dit zo snel mogelijk doorgeven via Osiris: Ga naar Osiris > buitenland/stay abroad > Contact Information. Wijzig jouw contactgegevens en klik op save. 3 AFTER Zodra je buitenlandperiode is afgelopen, maak je je Erasmus+ dossier compleet. Het International Office heeft dit dossier nodig om je definitieve beursbedrag vast te stellen. Is je dossier compleet en je definitieve beursbedrag bekend, dan ontvang je het resterende bedrag van Avans. Welke stappen je moet doorlopen om je dossier compleet te maken verschilt voor studie en stage. 3.1 DOSSIER COMPLEET STUDIE Je hebt gestudeerd in het buitenland. Je maakt je dossier compleet door de volgende stappen te doorlopen. 3

4 STAP 1. Uploaden terugkeerdocument(en) in Osiris Transcript of Records (geprinte cijferlijst van de partnerinstelling) met een start- en einddatum van je studieperiode in het buitenland. o Ga naar Osiris > buitenland/stay abroad > Grant > uploads after returning o Volg het doorklikmenu en upload je cijferlijst 2 keer. Ontbreekt de start- en einddatum van je studieperiode op het Transcript of Records, dan dien je aanvullend een ingevulde en ondertekende Statement of home/host te uploaden in Osiris. Download het Statement of Home/Host op studentinfo.avans.nl > studie en stage in het buitenland > Erasmus+ beurs > Formulieren. Laat het document invullen en ondertekenen door: a. de partnerinstelling; b. de buitenland- of internationaliseringscoördinator van je academie. Maak een pdf van je Statement. Ga naar Osiris > stay abroad > Grant > uploads after returning en upload de pdf. Indien de partnerinstelling geen Transcript of Records uitgeeft, of pas na het verstrijken van de deadline, dien je het volgende document te uploaden: Learning Agreement AFTER. Laat het gedeelte AFTER van je Learning Agreement invullen door je partnerinstelling en laat het document ondertekenen door: a. de partnerinstelling. b. de buitenland- of internationaliseringscoördinator van je academie. c. jezelf. Maak een pdf van je volledige Learning Agreement (Before, (During) en After). Ga naar Osiris > stay abroad > Grant > uploads after returning. Volg het doorklikmenu en upload je volledige Learning Agreement 2 keer. STAP 2. Participant report invullen Het participant report is een evaluatieverslag van Erasmus+. Dit vul je online in na je terugkomst. Hiervoor ontvang je automatisch een uitnodiging op je Avans- adres een dag na de einddatum zoals deze staat geregistreerd bij jouw Erasmus+ Grant aanvraag in Osiris. Na ontvangst van de uitnodiging heb je 30 dagen de tijd om het Participant report in te vullen. STAP 3. De OLS- taaltoets maken Na beëindiging van je buitenlandperiode ontvang je een mail om opnieuw de OLS-taaltoets in te vullen. Nadat je de mail hebt ontvangen, heb je 10 dagen de tijd om de taaltoets te maken. Let op: indien je voor de eerste assessment het C2 niveau hebt behaald, krijg je geen uitnodiging en hoef je de taaltoets niet opnieuw te maken. Als je geen mail ontvangt, dan staat mogelijk de einddatum van je verblijf niet of verkeerd in het OLS systeem. Log dan zelf in bij OLS, pas de datum aan en maak de toe 4

5 3.2 DOSSIER COMPLEET STAGE e hebt stage gelopen in het buitenland. Je maakt je dossier compleet door de volgende stappen te doorlopen. STAP 1. Uploaden Learning Agreement in Osiris Laat het gedeelte AFTER van je Learning Agreement invullen door je stagebedrijf en laat het document ondertekenen door: a. het stagebedrijf. b. de buitenland- of internationalisering of stage coördinator van je academie. c. jezelf. Maak een pdf van je volledige Learning Agreement (Before, (During) en After). Ga naar Osiris > stay abroad > Grant > uploads after returning. Volg het doorklikmenu en upload je volledige Learning Agreement 2 keer. STAP 2. Participant report invullen Het participant report is een evaluatieverslag van Erasmus+. Dit vul je online in na je terugkomst. Hiervoor ontvang je automatisch een uitnodiging op je Avans- adres een dag na de einddatum zoals deze staat geregistreerd bij jouw Erasmus+ Grant aanvraag in Osiris. Na ontvangst van de uitnodiging heb je 30 dagen de tijd om het Participant report in te vullen. STAP 3. De OLS- taaltoets maken Na beëindiging van je buitenlandperiode ontvang je een mail om opnieuw de OLS-taaltoets in te vullen. Nadat je de mail hebt ontvangen, heb je 10 dagen de tijd om de taaltoets te maken. Let op: indien je voor de eerste assessment het C2 niveau hebt behaald, krijg je geen uitnodiging en hoef je de taaltoets niet opnieuw te maken. Als je geen mail ontvangt, dan staat mogelijk de einddatum van je verblijf niet of verkeerd in het OLS systeem. Log dan zelf in bij OLS, pas de datum aan en maak de toets. 5