Manual Application Mobility-Online for outgoing students

Transcriptie

1 Algemene Directie en Hogeschooldiensten Brusselstraat 45 B-2000 Antwerpen International Relations Office T F Manual Application Mobility-Online for outgoing students Kim Snelders* Version /18 *Contactpersoon voor technische problemen: kim.snelders@kdg.be Contactpersoon voor inhoudelijke vragen rond studie: de internationale coördinator van je opleiding

2 Content 1 Inleiding Online registratie Online aanvraag PL : cancellations by students persoonlijke gegevens aanvullen Documenten opladen Je kiest voor een Erasmus beursaanvraag Toewijzing aan je bestemming Je kiest voor een language course at the home institution Aanvraagprocedure bij de partnerinstelling Het Learning Agreement Verzekeringen Emergency contact details Confirmation of outgoing exchange Erasmus contract Grant part one Learning Agreement Changes Return info en final documents Evaluatie Grant part two /18

3 1 INLEIDING De info die nu volgt, is VAN TOEPASSING OP: Studiestudenten: (er wordt een Learning Agreement opgemaakt): Een studie in Europa Een studie + stage in Europa Een studie met als enige vak: stage De info die nu volgt, is NIET van toepassing op: Studiestudenten: Een studie in België (Erasmus Belgica) Stagestudenten: (er wordt geen Learning Agreement opgemaakt, maar stagecontract of Training Agreement) Een stage in Europa of België Een stage in een ontwikkelingsland (VLIR-UOS) Een stage in een niet-europees land, dat geen ontwikkelingsland is bv. (Noord-Amerika) = free mover = buiten beurs 2 ONLINE REGISTRATIE Ga via onderstaande link naar het zoekportaal van Mobility Online: P59&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&sprache=en Je krijgt volgend scherm te zien: 3/18

4 Kies je studierichting, land en partnerinstelling en klik vervolgens op Show exchange details. Academic year: het jaar waarin de effectieve mobiliteit/uitwisseling zou plaatsvinden Vervolgens zie je onderstaand scherm (voorbeeld: Office Management): Er wordt een overzicht getoond van de partners per bestemming. Een groen lampje betekent dat je bij deze partner op uitwisseling kan. Het bilateraal akkoord (akkoord tussen KdG en de partnerinstelling) is actief. Bij een rood lampje is het bilateraal akkoord niet actief en kan er geen uitwisseling plaats vinden. Klik op het groene lampje. Volgend scherm verschijnt: 4/18

5 Log in met je KdG adres en netwerkwachtwoord (= Blackboard, computer opstarten) Opgelet: je wachtwoord mag geen speciale tekens (*,<,>,,\,$,&,,,`) bevatten! Leestekens (?,., ;!) worden wel aanvaard 3 ONLINE AANVRAAG Vul het online aanvraagformulier (Application for an Erasmus Exchange) in: De blauw omkaderde velden zijn verplichte velden. 5/18

6 Vergeet je toch iets in te vullen, zal er een boodschap verschijnen als je het aanvraagformulier wil versturen, bijvoorbeeld: Sommige velden zullen al standaard ingevuld staan, vermits Mobility Online deze info kon ophalen vanuit Bamaflex (studentendatabase) via een webservice. Als je je studentennummer invult en dan klikt, zullen enkele gegevens al standaard ingevuld worden. Het icoontje Het icoontje geeft meer info in het Nederlands over het in te vullen veld ernaast. geeft een kalender weer. Verschijnt er tekst met een lijn onder, bijvoorbeeld, dan klik je hierop voor meer info. Achter deze link zit een document met belangrijke informatie aangaande het bijhorende veld. Het icoontje kan je gebruiken om te sorteren. Geef max. 3 bestemmingen naar keuze door, waarbij de eerste keuze het meest geprefereerd is. o OPGELET: sommige opleidingen vereisen dat je verplicht een top drie doorgeeft. Informeer duidelijk bij je internationale coördinator. In je aanvraagformulier kan je ook een extra opmerking invoeren. Je kan bijvoorbeeld vermelden dat je een functiebeperking hebt. Vink aan dat je akkoord bent met de ingevulde gegevens en klik op Send Application : Volgende boodschap verschijnt: 6/18

7 Je ontvangt via je KdG adres een eerste . Klik in deze op de link Login: Click on Login to access Mobility Online. Volgend scherm verschijnt (niet te snel wegklikken, het laden van het scherm kan even duren): Log opnieuw in met je KdG adres en netwerkwachtwoord. Je komt terecht in je workflow van Mobility Online: 7/18

8 Onder download documents vind je o.a. de handleiding Je ziet een overzicht van de te volgen stappen (=Necessary steps), de reeds gedane stappen (=groen aangevinkt in kolom Done ), de datum van de reeds gedane stappen (= kolom Done on ), wie de actie gedaan heeft (=kolom Done by ) en een eventuele link om documenten op te laden, een vragenlijst in te vullen, (=kolom Direct access via following link ) 4 PL : CANCELLATIONS BY STUDENTS Als je zelf je exchange annuleert, ontvangen de coördinator en contactpersonen op HSD een . 5 PERSOONLIJKE GEGEVENS AANVULLEN Klik op de link Complete personal data : 8/18 Vul vervolgens je persoonlijke gegevens aan, voor zover nog niet ingevuld door Mobility Online vanuit je aanvraagformulier.

9 Opgelet: bij invullen van het rijksregisternummer of de BIC code geen spaties gebruiken! Klik daarna op Update personal details. Volgende boodschap verschijnt: 6 DOCUMENTEN OPLADEN Laad alle nodige documenten op in je workflow. Klik op de link Upload motivation letter : Je kan ook tijdens het ganse proces extra documenten opladen (additional documents uploaded (optionally)), moest dit nodig zijn. Klik op Bladeren, laad je motivatiebrief op en druk op Create : 9/18

10 Opgelet: Je motiveert elke gekozen bestemming in één motivatiebrief. Je internationale coördinator bekijkt je aanvraagformulier en je opgeladen documenten en zal op basis hiervan je aanvraag voorlopig goedkeuren, weigeren of aangeven dat er documenten ontbreken of onvolledig zijn. Optie 1: je aanvraag wordt voorlopig goedgekeurd Wanneer dit gebeurt, verschijnt er een groen vinkje in volgende stap: Je ontvangt een met informatie over de aanvraagprocedure voor een Erasmus beurs via KdG Stuvo. Deze informatie staat ook op Blackboard Internationalisering (studenten). Optie 2: je aanvraag wordt geweigerd Wanneer dit gebeurt, verschijnt volgende stap in je workflow: Je ontvangt hiervan een met de reden van weigering. Optie 3: Een document ontbreekt of is onvolledig. Je ontvangt hiervan een mail. Onderstaande stap in je workflow verschijnt: Laad nieuwe documenten op en geef aan dat je dit hebt gedaan via Indicate here that all necessary uploads are done and ready to submit. 10/18

11 Klik op Create. 7 JE KIEST VOOR EEN ERASMUS BEURSAANVRAAG In de van de voorlopige goedkeuring staat info over het binnenbrengen van het financiële dossier bij KdG Stuvo. Raadpleeg zeker Blackboard! Respecteer de deadlines! Te late of onvolledige dossiers hebben minder kans om in aanmerking te komen voor een beurs. Indien je per post opstuurt, doe dit dan steeds via een aangetekende zending. Wanneer je alle nodige financiële data per post hebt binnengebracht bij KdG Stuvo (niet via Mobility Online wegens confidentialiteit), vink je dit aan in je workflow. Klik op de link Click here to indicate that financial data are sent to Stuvo : Vink aan I hereby confirm that I have sent my financial data to Stuvo en klik op Create : Indien de ingediende data compleet zijn, start KdG Stuvo met de behandeling van jouw financieel dossier. Je ontvangt hierover een . In je workflow zie je dit in volgende stap: Indien de ingediende data niet compleet zijn, zal KdG Stuvo je hiervan verwittigen. o Je ontvangt hierover een . Dan moet je zo snel mogelijk contact opnemen met KdG Stuvo. De helpdesk van KdG Stuvo is bereikbaar vanaf de week van 16 juni. Raadpleeg de website o Er verschijnt in je workflow Financial data are incomplete. 8 TOEWIJZING AAN JE BESTEMMING Je internationale coördinator bekijkt je doorgegeven keuzes uit je aanvraagformulier en wijst je (meestal na een gesprek) toe aan een bestemming. Als dit gebeurd is, verschijnt onderstaande stap in je workflow: 11/18

12 Je ontvangt hierover een . Je internationale coördinator kan ook aan de hand van je documenten en/of het gesprek beslissen om je niet op Erasmus mobiliteit te laten vertrekken. Je zal hiervan een ontvangen en in je workflow verschijnt Exchange rejected. 9 JE KIEST VOOR EEN LANGUAGE COURSE AT THE HOME INSTITUTION Kies je voor het volgen van een taalopleiding in je thuisland (KdG raadt de taalcursussen bij Linguapolis aan) dan zijn de volgende stappen in je workflow zichtbaar: Laad een proof of payment en een proof of attendance op. De proof of attendance dient het aantal uur (min. 45u), naam van de cursus en naam van de onderwijsinstelling te vermelden. De proof of payment dient duidelijk het betaalde bedrag voor deze cursus te vermelden. De International Office keurt de terugbetaling (=max. 150 euro) goed en brengt je hiervan op de hoogte via mail. In je workflow is volgende stap zichtbaar: 10 AANVRAAGPROCEDURE BIJ DE PARTNERINSTELLING Je start de aanvraagprocedure bij de partnerinstelling. Neem hiervoor contact op met je internationale coördinator van je opleiding. Heb je een ondertekend aanvraagformulier van de partnerinstelling, dan kan je dit opladen in je workflow: 12/18

13 11 HET LEARNING AGREEMENT Je kan starten met de opmaak van je Learning Agreement. Klik op Click here to compose your LA Klik op het witte blad links (je geeft je vakken 1 per 1 in) Er verschijnt een scherm: Vul de velden Course unit title at the host institution (= vak dat je bij de gastinstelling zal volgen) en Number of ECTS Credits at the host institution (= aantal credits dat je krijgt voor dit vak) in. De andere velden zijn optioneel. Heb je inhoudelijke vragen, neem dan contact op met je internationale coördinator van je opleiding. Herhaal dit totdat je volledig Learning Agreement is samengesteld. (dit kan je met de internationale coördinator van je opleiding samenstellen) 13/18

14 Klik op de link Click here to confirm or reconsider study dates. Standaard staan de study dates ingevuld die je in je online application hebt ingevuld. Je kan deze data aanpassen en vervolgens klikken op Create. (als de data onveranderd zijn, hoef je niets aan te passen. Opgelet: aan de hand van je study dates wordt het beursbedrag berekend. Je geeft dus de data door dat je er effectief zal studeren, niet zal verblijven! Deze data zullen ook mee op het Learning Agreement verschijnen. Als je de data hebt bevestigd, dan verschijnt er in je workflow: Klik op de link Click here when LA is ready to submit. Klik op Submit (opgelet: je kan hierna niets meer wijzigen aan je vakken) Neem contact op met je internationale coördinator van je opleiding. Hij zal het Learning Agreement printen, samen met jou ondertekenen en dit Learning Agreement terug opladen in Mobility Online. Volgende stap verschijnt in je workflow: Als het Learning agreement getekend is door jou en KdG en opgeladen werd door je internationale coördinator, dan pas ontvang je een met je LA in bijlage of kan je dit downloaden in je workflow en moet je contact opnemen met de gastinstelling. De gastinstelling dient het Learning Agreement te ondertekenen. Probeer dit zo snel mogelijk in orde te brengen. Geen getekende Learning Agreement door de gastinstelling kan je mobiliteit tegenhouden. Indien je problemen ondervindt, neem je best contact op met je internationale coördinator van je opleiding. Laad het volledig ondertekende Learning Agreement op in je workflow: 14/18

15 12 VERZEKERINGEN Klik in je workflow rechts op de link: Je komt terecht op Blackboard en moet inloggen met je KdG adres en wachtwoord. Bij Internationalisering (Studenten) Documenten Verzekeringen vind je het document dat je moet lezen, downloaden, printen, invullen en tekenen. Je verklaart alle info omtrent verzekeringen gelezen te hebben. Laad het document op in je workflow: Je kan ook altijd extra verzekeringsdocumenten in je workflow opladen in de stap: 13 EMERGENCY CONTACT DETAILS Klik op de link van de questionnaire in de workflow stap: Vul zoveel mogelijk gegevens in! Dit is belangrijk in geval van nood. 14 CONFIRMATION OF OUTGOING EXCHANGE Je kan in je workflow dit document downloaden en dit dient als bevestiging van je mobiliteit. Je kan dit document gebruiken voor bijvoorbeeld de mutualiteiten. 15 ERASMUS CONTRACT Elke student moet voor vertrek het Erasmus contract ondertekenen. (zeer uitzonderlijk kan dit ook via verstuurd worden, als de student zich reeds in het buitenland bevindt) 15/18

16 Als het Erasmus contract werd opgemaakt, zal je een ontvangen van een administratieve medewerker van de dienst Internationale Relaties met het ondertekende contract in bijlage of te downloaden in je workflow, te ondertekenen en daarna terug op te laden. 16 GRANT PART ONE Midden september maakt KdG Stuvo een rangschikking op. Heb jij je financieel dossier bij KdG Stuvo tijdig en volledig binnengebracht, dan zal je naam mee in deze rangschikking opgenomen zijn. (niet tijdige of onvolledige dossiers komen helemaal onderaan de lijst) Als er voldoende budget is, kan elke student op deze lijst een beurs ontvangen. Indien niet, dan wordt er een reservelijst opgemaakt. Verdwijnt er een naam van een beursstudent van de lijst, dan komt er budget vrij en dan krijgt de eerste student op de reservelijst een beurs. Een administratieve medewerker van de dienst Financiën zal je via mail op de hoogte brengen of je al dan niet een beurs zal ontvangen en voor welke categorie. Heb je een beurs, dan wordt het eerste deel op je rekening gestort. Volgende boodschap verschijnt in je workflow: Erasmus grant is being processed (might take 2 weeks) Daarna ontvang je van de dienst Financiën een en in je workflow verschijnt de stap: 17 LEARNING AGREEMENT CHANGES Kies in je workflow of je veranderingen wil aanbrengen aan je Learning Agreement of niet. Klik rechts op de link Take decision regarding LA Changes. Klik op Yes of No. 16/18

17 Als je Yes aanduidt, dan komen volgende stappen in je workflow: De Learning Agreement Changes stappen werken op dezelfde manier als de Learning Agreement stappen. Klik op de link rechts Click here to submit the Changes to the Learning Agreement. Je kan vakken toevoegen of verwijderen internationale coördinator!): (doe dit best in samenspraak met je Je internationale coördinator zal je voorstel bekijken, printen, ondertekenen en terug opladen in de pipeline. Je ontvangt een met je changed LA in bijlage en je kan dit ook downloaden in je workflow. Download, print en laten tekenen door de gastinstelling. Laad vervolgens het getekende exemplaar op in je workflow. 18 RETURN INFO EN FINAL DOCUMENTS Voor je vertrek, ontvang je een met informatie belangrijk voor je terugkomst. Laad je Confirmation of Study Period op in je workflow door rechts te klikken op de link: 17/18

18 Laad je Transcript of Records op in je workflow door rechts te klikken op de link: Optioneel mag je ook een Grade conversion table opladen door rechts te klikken op de link: Vul de EPOS enquête in 19 EVALUATIE Vul de KdG enquête in door rechts te klikken op de link: Voor de Epos (=nationaal agentschap) enquête zal je een met een link naar de enquête ontvangen. 20 GRANT PART TWO Na ontvangst van je Confirmation of study en als alle final documents in orde gebracht zijn, zal een administratieve medewerker van de dienst Internationale Relaties overgaan tot de uitbetaling van het tweede deel van je beurs. Deze berekening gebeurt a.d.h.v. de study dates vermeld op het document Confirmation of study. Je ontvangt hierover een van een medewerker van de dienst Financiën en in je workflow is volgende stap te zien: *** 18/18