Handleiding Osiris Student Aanvraag voor een buitenlandverblijf en invoeren van verblijfsgegevens en contactadressen

Transcriptie

1 Handleiding Osiris Student Aanvraag voor een buitenlandverblijf en invoeren van verblijfsgegevens en contactadressen Versie

2 1 Inleiding Voor studenten die voor hun studie aan de Hogeschool Rotterdam voor korte of langere tijd in het buitenland verblijven, voor bijvoorbeeld een stage, is er door de HR een calamiteitenplan ontwikkeld. Een onderdeel daarvan is dat een verblijf in het buitenland wordt aangevraagd en de gegevens van zowel het stagebedrijf / Exchange school als het verblijfsadres moeten worden ingevuld, alsmede een contactadres in Nederland, zodat in geval van een calamiteit de Hogeschool Rotterdam haar studenten en/of contactpersonen in Nederland kan opsporen en informeren. Voor het opgeven van buitenlandgegevens moet je je in Osiris eerst aanmelden voor een verblijf in het buitenland. Er zijn op dit moment 2 types buitenlandverblijven waaruit je kunt kiezen tw, Excursion (Excursie) en Stay abroad (Buitenlandverblijf). Excursion wordt gebruikt in het geval van een kort verblijf in het buitenland. Stay abroad wordt gebruikt in het geval van stage of studie in het buitenland. 2 Aanvraag indienen Klik in het startscherm op de button Buitenland. Osiris zal na het klikken op deze knop in het Engels verdergaan. Klik hierna linksboven of onderin het scherm op New request Als je al eerder een aanvraag hebt ingediend, zie je in dit scherm ook die buitenlandaanvragen staan onder Stay abroad requests. Versie

3 3 Aanvraag indienen - Voer gegevens in Er zijn op dit moment 2 types buitenlandverblijven waaruit je kunt kiezen: Excursion en Stay abroad. Excursion wordt gebruikt in het geval van een korte excursie in het buitenland. Stay abroad wordt gebruikt in het geval van stage of studie in het buitenland. Kies bij Request for altijd voor Current degree programme. Bij het veld Degree programme wordt dan je huidige actuele opleiding getoond. Start date en End date hebben puur betrekking op de stage-, studie- of excursieperiode dus geef hier niet je vertrekdatum naar het buitenland in, noch je dag van terugkomst uit het buitenland! Bij het veld Country (onder Destination) dient het land te worden gekozen uit de lijst; er kan gekozen worden uit alle landen van de wereld. Vul bij Institution niet Hogeschool Rotterdam in maar de naam van het instituut of bedrijf. Klik vervolgens op Continue >>. 4 Aanvraag indienen - Additional Information Onder in dit scherm verschijnt nu de kop Additional Information. Als je akkoord bent met de gedragscode (klik op de link code of conduct ) kies hier dan: I agree Klik vervolgens linksonder in de pagina weer op Continue >>. 5 Aanvraag indienen - Laatste scherm In dit scherm krijg je een overzicht van de door jou eerder ingevulde informatie betreffende je stagebedrijf of instelling. Controleer deze info zorgvuldig en corrigeer indien nodig. Door linksonder of boven in het scherm op Back te klikken kun je altijd nog een scherm terug om aanpassingen te maken. Als alle gegevens correct zijn klik je vervolgens linksonder in het scherm op Submit om je aanvraag definitief in te zenden(zie Afbeelding). Je komt dan weer in het startscherm van de buitenlandaanvragen. Versie

4 Let op!! Houd er rekening mee dat eenmaal op de rode knop Submit geklikt, je niets meer kunt veranderen in je aanvraag. 6 Aanvraag indienen Bevestigingsmail Nadat je in Osiris Student op Submit hebt geklikt ontvang je op je adres van de hogeschool een bevestigingsmail van je aanvraag. 7 Ingevoerde gegevens terug kijken. Eerder ingevoerde gegevens kun je terugzien door op Details te klikken in het beginscherm van tabblad Buitenland (Stay Abroad). 8 Het invoeren van de verblijfsgegevens en de contactadressen Klik op de link Contact information om alle belangrijke informatie die de hogeschool moet weten in geval van nood, of in geval van een calamiteit in het land van verblijf, in te voeren. In dit scherm moet je drie gegevensblokken invullen: Travel Information, In dit blok kun je de data van heen- en terugreis invoeren met aanvullende reisgegevens, bijvoorbeeld vluchtnummers. Address abroad In dit blok kun je een of meerdere adressen opgeven waar je in het buitenland verblijft. Meerdere adressen kun je toevoegen door op de knop Add address te klikken. Om een regel te verwijderen klik je op rode kruisje. Contact person. In dit blok moet je een of meerdere contactpersonen opgeven met telefoonnummer en . Meerdere contact personen kun je toevoegen door op de knop Add contact te klikken. Één van dezen moet worden aangevinkt als noodcontact (vinkje onder Emergency). Klik links onder of boven in het scherm op Save om de gegevens op te slaan. Versie

5 Gegevens in dit scherm kun je later altijd weer verwijderen, wijzigen en/of eventueel toevoegen. Versie