Instructies voor uitwisselingsstudenten: VOOR VERTREK

Transcriptie

1 VOOR VERTREK 1. Indienen aanvraag bij je gastinstelling In samenwerking met het Mobility Office KU Leuven Campus Brussel dien je er voor je vertrek naar je gastinstelling voor te zorgen dat alle nodige formulieren (o.m. je Application form, eventueel Learning Agreement, een kopie van je identiteitskaart, een kopie van je verzekeringsdocumenten, je Transcripts of Records en een foto) tijdig worden opgestuurd naar je gastinstelling. Hou ook rekening met het feit dat voor sommige landen een visum en een paspoort noodzakelijk kunnen zijn. Informeer je tijdig! 2. Zoeken naar huisvesting Het vinden van huisvesting is één van de moeilijke praktische problemen waarmee studenten tijdens hun verblijf in het buitenland worden geconfronteerd. Vaak wordt de huisvesting voor buitenlandse gaststudenten georganiseerd door een centrale universitaire dienst, maar nog vaker is er weinig of geen hulp van de instelling. Meer informatie vind je eveneens terug op de website, krijg je toegestuurd door de gastinstelling of via Toledo (Mobility Office KU Leuven Campus Brussel). Uiteraard zijn de inkomende en uitgaande uitwisselingsstudenten van het vorige academiejaar de aangewezen personen om je advies te geven voor je studie in het buitenland. Je kan ze contacteren via de Facebookgroep Zie ook punt Verzekering Zie punt Erasmusbeurs (enkel bij deelname aan Erasmus+ programma) De aanvraag voor een Erasmusbeurs gebeurd door de kandidaatstelling in het KU Loket. Je hoeft hiervoor dus geen extra aanvraag in te dienen. De Studentenovereenkomst voor studie zal opgemaakt worden door het International Office van de KU Leuven. De studentenovereenkomst voor studie is een overeenkomst tussen de instelling en de student, die de rechten en plichten van de student en van de instelling formuleert. De beursafhandeling gebeurt door het International Office van de KU Leuven. De toewijzing gebeurt binnen de geldende regels aan de KU Leuven. De contactpersoon is Felke Bauters, International Admissions and Mobility Naamsestraat 63 - bus Leuven tel Voor meer informatie surf naar: Een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap is cumuleerbaar met een Erasmusbeurs.

2 BIJ VERTREK 1. Herinschrijven aan KU Leuven Campus Brussel Je studieverblijf in het buitenland als uitwisselingsstudent is een integraal onderdeel van je studies aan KU Leuven Campus Brussel. Daarom moet je in elk geval (her)inschrijven als KU Leuven Campus Brussel-student. Het is immers je thuisinstelling die uiteindelijk je diploma zal uitreiken. Je betaalt je inschrijvingsgeld aan KU Leuven Campus Brussel. De gastinstelling mag je geen inschrijvingsgeld laten betalen (cursusgeld ed. kan wel door de gastinstelling gevraagd worden). Studentenadministratie zorgt ervoor dat je studentenkaart en je attest van inschrijving opgestuurd worden naar je thuisadres. Je hebt vanuit het buitenland ook toegang tot je KU Leuven adres en Toledo. We raden je aan je mails en het studentenportaal regelmatig te raadplegen. 2. Learning Agreement Bij vertrek is je Learning Agreement normaal gezien helemaal afgewerkt en volledig getekend door de student en de academisch verantwoordelijke van de thuisinstelling en de partnerinstelling. Aan de start van het academiejaar in de partnerinstelling kan dit goedgekeurde programma nog wijzigen. Voor het opstellen van Learning Agreement en changes, zie de handleidingen op Toledo (via Mobility Office KU Leuven Campus Brussel > Information > Application Documents). 3. Attest voor de gastinstelling Info en te printen via: punt Uitbetaling eerste schijf Erasmusbeurs (enkel bij deelname aan Erasmus+ programma) Zie punt In orde brengen registratieverplichtingen of verblijfsvergunningen Algemene informatie over registratieverplichtingen en verblijfsvergunningen kan je als uitwisselingsstudent steeds verkrijgen op de consulaire dienst van de betreffende ambassade in Brussel. De adressen van de ambassades kan je terugvinden op Als gevolg van het principe van het vrije verkeer van personen tussen de EU-lidstaten, is het bezit van de identiteitskaart normaliter de enige formaliteit die bij een grensoverschrijding binnen de Europese Unie gesteld wordt. Tot voor kort moest je als EU-burger ook een verblijfsvergunning aangaan omdat je verblijf langer dan 3 maanden duurde. Binnen de EU is dit voor een EU-burger echter niet meer nodig. Je moet je wel nog aanmelden bij de stedelijke bevolkingsdienst van je tijdelijke verblijfplaats voor de registratie in het vreemdelingenregister. Voor uitwisselingsstudenten die een bestemming hebben buiten de EU, blijft de regel gelden dat ze een verblijfsvergunning moeten aanvragen. In elk geval is het aan te raden om de volgende documenten bij de hand te hebben: Kopie van bewijs van inschrijving aan KU Leuven Campus Brussel; Kopie van bewijs van registratie aan de gastuniversiteit; Kopie van bewijs van ziekteverzekering; Pasfoto s (je hebt er meerdere nodig).

3 CONTACTGEGEVENS 1. Mobility Office KU Leuven Campus Brussel Campus Brussel T Serclaes Lokaal B Warmoesberg Brussel Tel. +32 (0) en +32 (0) mobility.brussel@kuleuven.be Suzanne Steijleman suzanne.steijleman@kuleuven.be Dirk Van Waelderen dirk.vanwaelderen@kuleuven.be Mobiliteitscoördinator 2. International Office KU Leuven - Leuven Zie punt Ankerpersonen Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen 1. Handelswetenschappen Tim De Feyter, Ankerpersoon afstudeerrichtingen Bedrijfsmanagement en ondernemerschap, Fiscale wetenschappen, Human Resources Management en Marketingmanagement, tim.defeyter@kuleuven.be Ann Pauwels, Ankerpersoon afstudeerrichting Internationale betrekkingen, a.pauwels@kuleuven.be Rosanne Vanpée, Ankerpersoon afstudeerrichtingen Accountancy, Business Information Management en Finance & Risk Management, rosanne.vanpee@kuleuven.be 2. Handelsingenieur Jef Hendrickx, Ankerpersoon Handelsingenieur, jef.hendrickx@kuleuven.be 3. Milieu- en preventiemanagement Talia Stough, Ankerpersoon Milieu- en preventiemanagement, talia.stough@kuleuven.be 4. Noodsituaties Zie fiche: instructies voor uitwisselingsstudenten: NOODSITUATIES

4 DEADLINES 1. Learning Agreement Deadline 1ste semester/jaar: afhankelijk van de deadline van de partnerinstelling, maar uiterlijk voor je vertrek. Deadline 2de semester: afhankelijk van de deadline van de partnerinstelling, maar uiterlijk voor je vertrek. 2. Studentenovereenkomst voor studie zie: punt Gegevens voor noodsituatie Deadline 1ste semester/jaar: 30 augustus 2015 (1ste versie) en 15 oktober 2015 (geactualiseerde versie). Deadline 2de semester: 10 januari 2016 (1ste versie) en 15 februari 2016 (geactualiseerde versie). 4. Changes to the original Learning Agreement Deadline 1ste semester/jaar: 15 oktober 2015 (enkel voor bestemmingen in Duitsland zijn afwijkingen mogelijk). Deadline 2de semester: 15 maart 2016 (enkel voor bestemmingen in Duitsland zijn afwijkingen mogelijk).

5 NOODSITUATIES 1. Veiligheidsvoorschriften Plaatselijke wetten, normen en zeden Net zoals de inwoners van het land waar je verblijft, moet je de wetten naleven en de plaatselijke normen en zeden respecteren. Informeer je vooraf over wat kan en niet kan. Veiligheidstips In principe gelden voor de meeste bestemmingen de meeste, vanzelfsprekende, veiligheidstips als in België: - Draag nooit te veel geld op zak, en geef bij een overval zonder tegenstribbelen je geld af. - Verplaats je s avonds of s nachts zo weinig mogelijk alleen. - Draag steeds een veiligheidsgordel. - Als buitenlander vermijd je best betogingen, manifestaties en politieke meetings. - Berg je vliegtuigticket, paspoort en andere officiële documenten veilig op en draag ze niet steeds op zak. Neem ook kopieën van je belangrijke documenten en bewaar steeds een exemplaar in België en een kopie apart van je originele documenten. Meer praktische informatie op 2. Noodsituaties In geval van een ernstige noodsituatie, kan je afhankelijk van de aard en de ernst van de situatie contact opnemen met: - Het noodnummer van KU Leuven: +32 (0) (24u/24u bereikbaar); - Het internationale noodnummer: 112; - De plaatselijke politie; - Je lokale contactpersoon; - De Belgische ambassade; - Het noodnummer van je verzekering; - Je familie; - KU Leuven FEB Campus Brussel Head Internationalisation FEB, Ingeborg Vandenbulcke (+32(0) of GSM: +32 (0) ); Campusdecaan, Tom Van Puyenbroeck (+32 (0) ); - KU Leuven Letteren Campus Brussel, Coördinator internationalisering, Danny Masschelein +32 (0) of GSM: +32 (0) ). Voor meer richtlijnen over wat te doen in geval van een noodsituatie verwijzen we naar

6 NA TERUGKEER 1. Confirmation of Stay Zie punt Uitbetaling tweede schijf Erasmusbeurs (enkel bij deelname aan Erasmus+ programma) Zie punt Transcript of Records In de gastinstelling zal per opleidingsonderdeel het examenresultaat uitgedrukt worden in een ECTS graad. Indien er geen omzetting naar een ECTS graad is en er enkel een local grade ter beschikking is, gebeurt de omzetting op basis van een op voorhand vastgelegde omzettingsschaal. Zorg er voor dat niet alleen jijzelf maar ook KU Leuven een document krijgt van de resultaten die je ginds behaalde. Dit document heet Transcript of records. Wanneer jouw resultaten op onze campus toekomen, worden deze volgens de volgende ECTS-tabel omgezet in KU Leuven-resultaten. Indien de instelling je ter plaatse de ECTS-grade bezorgt, weet je onmiddellijk wat je resultaat aan KU Leuven is: ECTS grade A B C D E FX F KU Leuven-puntenschaal Belangrijk: Dring er bij de internationale coördinator van je gastinstelling op aan dat je examenresultaten zo spoedig mogelijk worden meegedeeld aan het Mobility Office KU Leuven Campus Brussel via een Transcript of Records.