Notulen gebruikersbijeenkomst en gesprek met de Wethouder Frank den Brok maandag 10 april 2017

Transcriptie

1 Aanwezigen: Wethouder: Frank Den Brok. Ambtenaren gemeente Oss: Louis Richters, Jane van Erp. Bestuur: Mathieu, Bert, Robert,Peter, Leon. Beheerder : Barbara. Verenigingen: Vocal Group Lith; Lithse Revue; Heemkundekring; Biljart vereniging Moira; Biljart vereniging De vrolijke spelers; Fanfare; EHBO Lith; Jeugd Jongeren Werk; De Snoeksprong; Dorpsraad Lith; CV de Veldhazen; Probus; Bibliotheek Lith Afgemeld Laura Strik (Laura s dans); Joost Koopmans (Strike 2). Notulen gebruikersbijeenkomst en gesprek met de Wethouder Frank den Brok maandag 10 april ) Welkom door bestuur de Hoeve; De voorzitter heet alle vertegenwoordigers/bestuursleden van de verenigingen en de wethouder en ambtenaren van de Gemeente Oss welkom op de eerste gebruiker bijeenkomst in Doordat de tijd waarop de wethouder aanwezig kon zijn beperkt was (privé omstandigheden) deed Mathieu het voorstel te beginnen met de vragen aan de wethouder. 2) Gesprek met Wethouder Frank den Brok De wethouder geeft aan dat hij helaas door privé omstandigheden beperkt is in zijn tijd. De wethouder begon met aan te geven wat het beleid van de Gemeente Oss is met betrekking tot Multi Functionele Gebouwen / ruimtes en dan met name de MFA van Lith. Er is met betrekking tot dit soort voorzieningen geen vaststaand beleid binnen de 1

2 gemeente. Men probeert maatwerk te leveren. Wel is de bedoeling de voorziening in Lith toekomstbestendig te maken met betere voorzieningen voor de gebruikers. Vragen aan de Wethouder ingestuurd door Vocal Groep Lith Veranderen de tarieven bij overgang naar de nieuwe MFA (huurprijzen van de accommodatie en/of de consumptieprijzen) Wethouder geeft aan dat dit een besluit is dat niet door de gemeente maar door het bestuur van de MFA word genomen. Wel heeft het bestuur de opdracht om budgetneutraal te werken. In principe dus zonder financiële hulp van de Gemeente, met uitzondering van de opstart periode van 5 jaar en de financiële steun voor de inrichting van de nieuwe MFA. Het bestuur van de Hoeve geeft aan dat zij er naar streven om de genoemde tarieven niet te verhogen met uitzondering van het jaarlijks toepassen van de inflatiecorrectie en mogelijke btw tariefswijzigingen. Voor de verenigingen blijft de mogelijkheid bestaan om een gedeelte van de huurprijs van de accommodatie terug te verdienen door inzet van leden voor het uitvoeren van de diverse noodzakelijke werkzaamheden. Deze inzet is cruciaal om de nieuwe MFA financieel gezond te houden. De wethouder gaf aan dat er aan verenigingen geen huisvestingssubsidie verstrekt word. Uitzondering hierop is de ouderenbond.(kbo). Wel gaf de wethouder aan dat deze subsidie ook steeds meer onder druk komt te staan. Een van de verenigingen noemde het feit dat men in de MFA kan beschikken over een kwalitatief betere geluids- en lichtinstallatie een financieel voordeel t.o.v. de huidige situatie waar men regelmatig deze middelen bij evenementen moet inhuren. Een vraag over de huurprijzen in de MFA en de wijze waarop deze vastgesteld gaan worden kon het bestuur van de Hoeve niet beantwoorden. Omdat er in het verleden gesproken is over Staffelkortingen wilde de verenigingen weten of en op welke wijze dit zou kunnen worden toegepast. Bestuur heeft aangegeven hier intern over te gaan praten en hier in de volgende vergadering op terug te komen. (actiepunt bestuur de Hoeve) De tweede vraag van Vocal Groep Lith of de mogelijkheid bestaat om te blijven zitten in de bestaande locatie De Hoeve werd door de wethouder resoluut van de hand gewezen. Deze mogelijkheid is niet bespreekbaar, de Hoeve is te oud om, zonder aanzienlijke kostten te maken, toekomstbestendig te maken. De derde vraag van Vocal Groep Lith had betrekking op de verbouw van de MFA en dan met name of er duurzaam verbouwd werd. Dit was nog niet terug te vinden in de bestaande bouwtekeningen. Antwoord was dat er wel duurzaam verbouwd werd. Aangezien het een bestaand gebouw is kan het uiteindelijke resultaat niet energieneutraal worden. Er word bijvoorbeeld gewerkt met ledverlichting en zonnepanelen. 2

3 Vraag aan de wethouder in hoeverre de ingang van de Hoeve ook gebruikt gaat worden door de leerlingen van de school. De school krijgt verschillende ingangen, in principe word de gezamenlijke ingang met de Hoeve gebruikt door de leerlingen van de bovenbouw die hun lokalen op de eerste verdieping hebben. Ook de kinderen van de dagopvang (Hen Haan) maken gebruik van deze ingang. Vraag aan de wethouder of de gemeente zelf ook gebruik gaat maken van de MFA. Dit zal incidenteel gebeuren bv voor een bijeenkomst maar het gebruik is zeker niet structureel. Vraag aan de wethouder of het gebruik van de MFA door de gemeente gestimuleerd gaat worden. Men heeft op dit moment geen mogelijkheid om druk te zetten op bv de KBO om na afloop van het huidige contract gebruik te gaan maken van de nieuwe MFA. De wethouder zelf zou dit wel graag stimuleren en hoopt dat dit ook daadwerkelijk gaat plaatsvinden. Het zou een win win situatie zijn voor de hele MFA. Op dit moment mag de KBO zelf weten welke accommodatie ze (gesubsidieerd door de gemeente) gaan huren. Mogelijk word dit in de toekomst anders. Vraag aan de wethouder of de MFA na 5 jaar nog bestaansrecht heeft omdat dan de toegezegde subsidie ophoud. Mocht na deze periode blijken dat er (nog) niet budgetneutraal gewerkt kan worden dan zal het bestuur samen met de gemeente moeten kijken naar mogelijke oplossingen. Bepalend zal onder meer zijn of er veelvuldig door verenigingen gebruik gemaakt wordt van de accommodatie. Een laatste redmiddel zou kunnen zijn om een gedeelte van de accommodatie te verhuren aan een commerciële partner (bv Fysiotherapiepraktijk of vergelijkbaar) De wethouder gaat er echter van uit dat dit niet noodzakelijk is en zeker geen uitgangspunt is voor de MFA. Vraag over het bouwtraject. Eind mei zal de aanbesteding van de bouw gaan plaatsvinden. De school zal in vakantieperiode 2018 overgaan. De wethouder vertrekt i.v.m. andere verplichtingen. Notulen van het gebruikersoverleg van 8 december 2017 word goedgekeurd door de gebruikers, met dank aan de secretaris. Mathieu geeft aan welke stappen er al doorlopen zijn voor het betrekken van de MFA Het bestuur heeft in januari een intentieverklaring getekend. Afgelopen week is men begonnen met de samenwerkingsovereenkomst met alle gebruikers van de MFA te weten: De school, 3

4 Kinderdagopvang Hen Haan, De Bibliotheek, De GGD. De samenwerkingsovereenkomst heeft betrekking op alle zaken het MFA aangaand waar gezamenlijke belangen zijn zoals:energierekeningen, verzekeringen, schoonmaak, onderhoud. De verdeelsleutel voor de grootste onkostenpost de energiekosten word verdeeld onder het zgn. SJORS model. Een verdeling gebaseerd op verbruik en oppervlak dat in gebruik is. Op verzoek van het bestuur van de Hoeve word dit jaarlijks geëvalueerd met de bovengenoemde gebruikers. Om de komende periode adequaat te kunnen inspelen op de verwachtte activiteiten heeft het bestuur besloten om te gaan werken met 2 subcommissies te weten De bouwcommissies bestaande uit Peter Korsten, Robert van Nistelrooij. Deze bestuursleden worden (hopelijk versterkt met mensen uit ons bestand gebruikers die verstand hebben van bouw- verbouw gerelateerde zaken. 21 April zal het eerste aanbestedingsgesprek plaatsvinden tussen gebruikers en Gemeente. Een beheerscommissie bestaande uit Mathieu Raemaekers en Bert Janssen. Deze zal in overleg met de hoofdgebruikers van de MFA gaan over verdeling van de ruimtes, opslagruimtes, overlap in gebruik van faciliteiten etc. De secretaris Leon van Meer zal daar waar nodig/wenselijk beide commissies ondersteunen. Rondvraag Muntautomaat De biljartvereniging maakt momenteel nog creatief gebruik van een combinatie van betalen met munten en het opschrijven op lijstjes en deze dagelijks af te rekenen aan het eind van de avond. Sommige barvrijwilligers hebben hier moeite mee. De afspraak is per consumptie af te rekenen. De Biljartvereniging zal dit met zijn leden bespreken en heeft beterschap beloofd. Vrijwilligerswerk voor o.a. bardiensten Zoals al eerder aangegeven blijft vrijwilligerswerk noodzakelijk om uiteindelijk geheel financieel zelfstandig te kunnen blijven draaien. Spil in het web m.b.t. vrijwilligerswerk is de beheerder Barbara van Tuijl. Mochten er leden van verenigingen zijn die willen assisteren bij o.a. bardienst dan zal Barbara deze mensen inwerken zodat zij bekend worden gemaakt met het gebruik van de apparatuur en bekend zijn met de werkwijze en afspraken. Materiaal (decor) van Lithse revue. Er zal nog gekeken moeten worden met de bouwcommissie op welke wijze de decorstukken van o.a. de Lithse revue efficiënt en snel gewisseld kunnen worden bij bv voorstellingen. Mocht het noodzakelijk en mogelijk zijn om dit nog mee te nemen in de bouwplannen dan zou dit mooi zijn. Uitgangspunt is wel dat de bouw of start van de bouw hierdoor niet gestagneerd word. 4

5 Een oplossing zou ook kunnen zijn het formaat van de decorstukken aan te passen naar kleinere koppelbare afmetingen. Moet er betaald worden voor de benodigde opslagruimtes van de verenigingen. Het bestuur heeft hier nog geen antwoord op en komt hier op terug. (actiepunt) Bestaat de mogelijkheid de bouwtekeningen van de MFA te krijgen. Jane zal de tekeningen digitaal versturen naar de secretaris. Deze zal ze doorsturen naar de verenigingen. (actiepunt secretaris, gemeenteambtenaar) Is het een idee om in de streekkrantjes een oproep te doen voor vrijwilligers voor het bemannen van de Hoeve of de nieuwe MFA. Mogelijk zijn er Lithenaren die niet gebonden aan een vereniging het toch leuk vinden om op deze wijze bij te dragen aan het gemeenschapshijs. Mathieu vertelt dat hij samen met Barbara aan het kijken is een poule op te zetten van Gastheren/ gastvrouwen. In een van de streekblaadjes komt hier ook het een en ander over in te staan. De vraag aan Bert op welke wijze hij denkt sponsors te kunnen werven word door Bert beantwoord. Hij gaat gebruik maken van eerder verworven kennis van gemeenschapshuizen voor het benaderen van landelijke stichtingen (oranje comité etc). Ook zal hij lokale bedrijven benaderen. Het bestuur komt met een agenda van evenementen i.v.m. inzet van vrijwilligers. (actiepunt bestuur) Er werd gevraagd naar de eerder gemaakte lijst met vrijwilligerswerk. Totaal 4 stuks) Een aantal groepen zijn al actief (klusteam, bar etc) Er werd gevraagd of de website al in de lucht was. Deze is al actief en te vinden als men intypt. Dus niet als zoekopdracht bij bv google of andere zoekmachine. De voorzitter bedankt de aanwezige en sluit de bijeenkomst. 5