Praktijk KEG Viataal. Ellen Blaauwwiekel

Transcriptie

1 Risicomanagement. Praktijk KEG Viataal Groep Ellen Blaauwwiekel Coördinator Risicobeheer

2 PROGRAMMA: Organisatieomschrijving Doel risicomanagement binnen KEG Viataal Groep Factoren extern welke een rol spelen Plek binnen de organisatie Toegepaste model Hoe doen we dit! Welke kritische factoren spelen hierbij een rol intern Waar staan we nu

3 Organisatieomschrijving KEG Viataal levert zorg, onderwijs en diagnostiek voor kinderen, jongeren en volwassenen die moeite hebben met horen en communiceren doordat ze: Doof of slechthorend zijn Doofblind zijn Ernstige communicatieproblemen hebben (ernstige spraaktaal stoornissen of autisme met spaaktaal stoornissen) Soms in combinatie met een verstandelijke beperking of psychiatrische problemen

4 Organisatieomschrijving KEG Viataal Groep is van 1 januari 2009 ontstaan uit een fusie St. Marie Viataal Koninklijke Effatha Guyot Groep Vanaf 1 januari 2010 Koninklijke Kentalis

5

6 Doel risicomanagement KEG Viataal Zo veel mogelijk veilig stellen van de realisatie van de Hoe: organisatiedoelen door het voorkomen van schade, ongevallen, fouten en vergissingen. Risico s kennen en beoordelen ( je weet welke risico je neemt) Afwijkingen kennen in relatie met het doel Risicobeheersing en bewaking door middel van afspraken over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

7 Doel risicomanagement KEG Viataal Voorwaarden: organisatiestrategie en doelstelling zijn vastgelegd en SMART zijn vertaald in doelen Risicomanagement is geen doel op zich en moet zo min mogelijk een separaat proces zijn, maar ingebouwd in het managementsysteem

8 Factoren extern welke een rol spelen Zorg brede Good Governance code Kaders voor goed bestuur en correcte bedrijfsvoering (o.a. transparantie, verantwoordelijkheden) Beginselen van deugdelijk besturen o.a. een op de organisatie toegesneden risicobeheersing- en controlesysteem Bij het niet naleven van de voorschriften van de gedragscodes kunnen bestuurders aansprakelijk worden gesteld HKZ (ISO 9001) Kwaliteitsmanagementsysteem Alle processen genormeerd binnen hele organisatie, met de nadruk op primaire proces Jaarlijkse audit door externe instantie Veiligheid cliënt belangrijk aandachtspunt

9 Factoren extern welke een rol spelen Verantwoording Raad van Bestuur en Directie naar Accountant Raad van Toezicht Centrale Cliëntenraad (ouders van cliënten) Inspectiediensten wet- en regelgeving Inspectie gezondheidszorg Onderwijsinspectie Arbeidsinspectie Voedsel en warenwet (HACCP) Brandweer

10 Plek binnen de organisatie Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk Inzicht in meest relevante risico s en de mogelijke effecten of organisatiedoelen, maatregelen genomen door het lijnmanagement Lijnmanagement Verantwoordelijk voor beheren en beheersen van risico s

11 Toegepaste model Plan-do-check-act Plan : Vaststellen welke gebeurtenissen een negatief effect kunnen hebben op het behalen van de organisatie doelen. Waarschijnlijkheid Omvang van het effect op de organisatiedoelen Mogelijke of reeds toegepaste beheersmaatregelen. Hierbij houden wij rekening met vastgestelde risicotoleranties, de kosten en opbrengsten van de maatregelen en de implementatie. Maatregelen onder te verdelen in: Vermijden; risicodragende activiteiten worden gestopt Reductie; de risico s worden verminderd door technische, organisatorische en/of gedragsbeïnvloedende maatregelen Delen met anderen of afwentelen op een andere partij (verzekering) Acceptatie de risico s worden bewust of onbewust geaccepteerd

12 Uitgangspunt NETTO RISICO Dit is het risico dat overblijft nadat maatregelen zijn genomen: Als voorbeeld: Het risico dat bij een brand een heel pand onbruikbaar wordt is groot (bruto risico, kans op schade is zonder matregelen groot en de impact/ gevolgen zijn ook groot). Echter door het nemen van maatregelen zoals o.a. compartimentering, brandmeldinstallatie, calamiteitenplannen en oefeningen, neemt de kans op optreden van het risico af en door daarnaast het afsluiten van een verzekering te regelen zal de impact (financiëel en imago) minder zijn. Hierdoor is het netto risico lager.

13 Toegepaste model plan do check act Do uitvoer van maatregelen Check nagaan of de maatregelen naar behoren worden uitgevoerd en Act de juiste effecten hebben en het waar nodig doen van voorstellen van aanpassing van maatregelen beoordelen van het functioneren van het risicomanagement en de kwaliteit en de effectiviteit daarvan als onderdeel van de jaarlijkse managementbeoordeling

14 Hoe doen we dit! Projectgroep Zorg en onderwijs inhoud Klachten personeel/ cliënten Kwaliteitszorg Personeel en personeelsveiligheid Gebouwveiligheid ICT beheer Financiëel/ bedrijfsvoering klachtenfunctionaris kwaliteitsfunctionaris P&O Facilitaire Ondersteuning ICT Financiën

15 Hoe doen we dat! De projectgroep bestaat uit verschillende afdelingen Versnippering voorkomen Eén totaalinzicht Eén methode voor analyse Gezamenlijke kennisdeling Strategisch plan vertaald naar prestatie indicatoren en bijbehorende indicatoren voortgang en tijdsbestek Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd

16 Hoe doen we dit! Opnemen in de planning en control cyclus 1 * per 4 jaar strategisch beleid 1 * per 2 jaar ondernemingsplannen per besturingseenheid 1 * per jaar begroting en jaarplan 1 * per jaar jaarverslag 4 maandsrapportage basis 1 * per jaar externe audit hkz 2 * per jaar interne audit hkz

17 Hoe doen we dit: Risicoschatting Score KANS Laag Midden Hoog Indicaties Treedt waarschijnlijk niet op binnen 5 jaar of minder dan 5 % kans van optreden Zeldzaam / onwaarschijnlijk, zou verrassend zijn als het zou optreden. Heeft zich nog niet eerder voorgedaan in Nederland of bij een vergelijkbare org. Treed waarschijnlijk op binnen 3 jaar of minder dan 25% kan op optreden (maar groter dan 5%) Heeft zich in het verleden (elders) voorgedaan. Zou geen grote verrassing zijn indien het zich voordoet. Treed waarschijnlijk op binnen 1 jaar of meer dan 25% kan op optreden Heeft de potentie om meerdere keren op te treden binnen de komende 5 jaar

18 Hoe doen we dit: Risicoschatting Score GEVOLG / IMPACT Laag Midden Hoog Financieel. Wij gaan hier uit van de omzet per sector Operationeel Reputatie Minder dan 0,05% van de begroting (0,5 mln Eu) omzetverlies of extra kosten Beperkte impact op het bereiken van de operationele doelstellingen. Minimaal verlies van kwaliteit van zorg / onderwijs / ondersteuning Minimaal verlies van mensen en / of middelen Lage politieke en / of maatschappelijke gevoeligheid. Geen negatieve aandacht in de media, slechts interne bekendheid Meer dan 0,5% van de begroting (0,5 mln Eu) en minder dan 1% (1 mln Eu) van de begroting omzetverlies of extra kosten Grote impact op het bereiken van de operationele doelstellingen. Gematigd verlies van kwaliteit van z/o/o. Gematigd verlies van mensen en / of middelen. Kortstondige onderbreking primair proces. Gematigde politieke en / of maatschappelijke gevoeligheid. Negatieve aandacht in lokale media. Bijzondere aandacht van Overheid, ZBO,s verzekeraars of cliënten(organisaties) Meer dan 1% van de begroting (1 mln Eu) van de begroting omzetverlies of extra kosten Grote impact op het bereiken van strategsiche (en operationele) doelstellingen. Significant Significante politieke en / of maatschappelijke gevoeligheid. Negatieve aandacht in de nationale media. Waarschuwing van Overheid, ZBO, verzekeraars of cliënten(organisaties)

19 Hoe doen we dit! risic id dtum naam cate omschrijving ka ge risi huidige o inbre gori ns vol co- maatregele volg ng e g wa n no ar de 1 v veiligh Onder veiligheid cliënt verstaan we het Preventief: 09 eid voorkómen van onbedoeld lichamelijk en/of - periodieke cliënt psychisch letsel bij cliënten, binnen de ri&e arbo / - en organisatie zijn veel verschillende maatregelen individuele leerling genomen in de vorm van procedures en ri&e cliënt werkinstructies om het risico te beperken zie llerling? / - hiervoor het overzicht van risico's mbt protocollen veiligheid cliënt (nog opstellen zie kolom werkinstruci acties).. De volgende risico's zitten in es / - risicocategorie 6: - optreden van sexuele inwerken en intimidatie en agressie; - brandveiligheid. Indien voldoende maatregelen zijn genomen en worden nageleefd zal bij optreden van het risico het gevolg minder zijn (imagorisico) dan indien de genomen maatregelen niet worden nageleefd of er geen maatregelen zijn. Er hebben zich in het verleden zaken voorgedaan en er is een kans dat dit binnen 3 jaar weer gebeurt. Doordat op dit moment niet duidelijk is of er overal maatregelen zijn genomen en of deze worden nageleefd is met name het gevolg voor de reputatie minimaal in te schatten op gematigd en lokaal (overigens is probleem (in relatie) naar de klant groter; maar heeft in het kader van risicotermen minder gewicht. opleiden personeel. Reactief: audits; / leren van incidenten signalen klachten eige acties status oud naar risic o 1. Samenstellen overzicht van overzicht opstellen en veiigheidsrisic bijeenkom o's voor st plannen cliënten met met daarbij de delegatie ingeschatte van ernstcategorie. primair 2. Beoordelen van huidige maatregelen mbt betreffende risico's, op basis van inschatting maar ook inen externe audits. 3. Zo nodig extra maatregelen voorstellen. proces tbv ernstclassi ficatie en eventuele vervolgacti es volg no tren d H/L/ =

20 Hoe doen we dit! Risicotolerantie Dit vinden wij een acceptabele inschatting van de actieplanning. groen(1 2), geel (3 4), rood (6 9). Risico: kans x gevolg Kans Impact 1-2: lokaal management monitoren de afgesproken maatregelen 3-4: regionaal management vraagt lokaal management om acties, stemt deze af met sectormanagement en monitoren deze. 6-9: sectormanagement zet acties in en stemt deze af met Raad van Bestuur

21 Welke kritische factoren spelen een rol Onderdeel van de besturingsfilosofie (draagvlak top) Enthousiaste medewerkers die aanjager zijn Elk onderdeel aansluiten bij de planning en control cyclus Openheid van dat wat je doet! Betrokkenheid medewerkers van de werkvloer voor opstellen van beleid/ instructies Dezelfde waarden en principes uitstralen. Elk onderdeel van de organisatie moet denken in risico s Houdt in dat men de relevantie moet ervaren en de voordelen hiervan in moet zien Men moet heldere verwachtingen hebben Risico-perceptie helder Gedeelde inzicht = gedeelde kennis Duidelijke structuur (TVB s)

22 Waar staan we nu! Het maken van een volledige risicoanalyse met hierbij deskundigen binnen de organisatie projectgroep +/- 50 % gerealiseerd Eventuele beïnvloeding en koppelingen naar andere doelen en plannen. Wat zijn de voordelen en wat zijn de nadelen van het plan en welke kosten incidenteel / structureel, direct / indirect, baten direct / indirect, incidenteel / structureel (ook minder kosten) en welke investeringen horen bij het plan. Bij de fusie is nog niet alles duidelijk m.b.t. taken, maar dat is een knelpunt die opgenomen wordt. Bespreken totaal risico overzicht in directieraad en vaststelling Onderhoud 4 maandelijks Communiceren in begrijpelijke taal

23 Goed risicomanagement kan het risico op reputatie-, imagoschade en aansprakelijkheid beperken of voorkomen.