VAN DE SUBSIDIEPROCESSEN

Transcriptie

1 HET KLANTVRIENDELIJK MAKEN EN VERBETEREN VAN DE SUBSIDIEPROCESSEN

2 De opdracht Zorg ervoor dat het werkproces afhandeling aanvragen subsidie beter beheersbaar wordt 1. Beleidsregels Frannie Frenaij Veronique Stern Baukje Bruinsma Adrie Zevenbergen 2. Werkproces Aminata Sesay Linda van Es Leonie Troost Marijke Verschoor Teamleden 2

3 KLANTVRIENDELIJK MAKEN EN VERBETEREN SUBSIDIEPROCESSEN Beleidsgerichte voorstellen: Het ART -team (Alignment, Redesign en Transitie) stelt voor: 1. De grens van de 80%/20% regeling in te laten gaan bij subsidies boven de ,--. (aanpassing ASV artikel 2.4) 2. De 80/20% niet van toepassing te laten zijn voor evenementen. (aanpassing beleidsregels, artikel 1.13 en hoofdstuk 8). 3. Jeugdsportsubsidies beschouwen als waarderingssubsidies. (aanpassing beleidsregels 1.10 en 7.3) 4. De verplichte accountantscontrole te verhogen van subsidies boven ,-- naar subsidies boven ,-- (ASV aanpassen artikel 5.1 en 7.3). 5. Wijziging van tekenbevoegdheid vaststellingen subsidies; (aanpassing mandaatregeling) - de reeds goedgekeurde beschikkingen subsidie die al getekend zijn door de directeur, - de beschikkingen tot vaststelling te mandateren aan het afdelingshoofd en tot uitbetaling van de 20% subsidie over te gaan. Werkprocesvoorstellen: 6. De ontvangst van aanvragen op afdeling centraliseren (aanpassing AO-IC) 7. Controle op volledigheid aanvraag en ontvangstbevestiging in één handeling (aanpassing AO-IC) 8. Budgethouder maakt ook beschikking bij incidentele subsidieaanvragen (aanpassing AO-IC) 9. Goede informatievoorziening voor de subsidieaanvrager 10. Digitale aanvraag en afhandeling 11. Automatisering subsidieproces 3

4 1. Wat levert het op RISICO Wat is hier voor De grens van de 80%/20% regeling in te laten gaan bij subsidies boven de ,--. De budgethouder krijgt meer tijd om de budgetsubsidies af te handelen en de noodzakelijke controles en besprekingen te voeren. Geen doorboekingen van de 20% naar de nieuwe begrotingsposten waarna voor de vaststelling de 20% weer geboekt moet worden op de begroting van het nieuwe jaar. Dit betekent dat er minder financiële handelingen plaats behoeven te vinden. Doordat onze beleidsregels van kracht blijven vormt het verhogen geen risico. Aanpassing artikel 2.4 van de ASV. Na goedkeuring kunnen de wijzigingen gemaakt worden en ter advisering worden aangeboden aan het B&W en raad. Realisatie is mogelijk met ingang van de subsidieaanvraag 2011 in casu 1 april Voor ± 25 instellingen betreft het een lasten- én financiële verlichting. De instelling bespaart gemiddeld 50,-- per uur volgens het standaard kostenmodel. De instelling bespaart aan werkuren ongeveer 15 uur. Het geheel is dus klantvriendelijk 20% minder aanvragen die om uitbetaling vragen. Minder brieven, adviezen, beschikkingen, correctie en journalisering 4

5 VOORBEELDEN Wat levert het op RISICO Wat is hier voor Jeugdsportsubsidie: Nu wordt bij de advisering over de js-subsidieaanvragen ieder jaar aan het college van B&W gevraagd om tot 100% uitbetaling over te gaan. Hiervoor moet advisering gemaakt worden. Indien direct tot 100% uitbetaling wordt overgegaan scheelt dit tijd. Jeugdsportsubsidie wordt berekend op basis van het in het jaar van aanvraag actuele aantal jeugdleden. Geen. Het is altijd controleerbaar en wordt vooraf gecontroleerd op ledenaantal; hieruit volgt ook de berekening. Is gerealiseerd met het optrekken van de ,-- grens. aanpassing beleidsregels 1.10 en 7.3 Realisatie mogelijk met ingang van de subsidieaanvraag 2011 in casu 1 april Subsidie die berekend wordt over de contributiegelden en het aantal concerten. De subsidie wordt berekend op basis van een percentage van de contributiegelden en aantal uitvoeringen. De uitvoeringen worden maximaal vergoed tot 3 uitvoeringen per jaar. De verenigingen komen in de problemen indien voor hen de 80/20% geldt. Er moeten immers kosten gemaakt worden voor de uitvoeringen (huur zaal, instrumenten, bladmuziek etc..). Minder aanvragen tot eerdere uitbetaling van de 20% betekent minder adviezen, dus tijdwinst en minder stress bij de organisaties. Geen. Het is altijd controleerbaar en wordt vooraf gecontroleerd op de berekeningen naar de hoogte van de inkomende contributies en de te geven uitvoeringen. 5

6 2. Wat levert het op RISICO Wat is hier voor De 80/20% niet van toepassing te laten zijn voor evenementen. Deze evenementen worden in een bepaalde tijd uitgevoerd en afgerond. Evenementkosten moeten direct worden betaald en kunnen niet wachten tot het opvolgende jaar. Geen. Er dient altijd verantwoording te worden afgelegd. Het is altijd controleerbaar of een evenement heeft plaatsgevonden Aanpassing in de Algemene subsidieverordening en de Beleidsregels Subsidiëring Activiteiten Het toevoegen van het plafond toerisme recreatie en evenementen. Na goedkeuring kunnen de wijzigingen gemaakt worden en ter advisering worden aangeboden aan het B&W en raad. Realisatie mogelijk met ingang van de subsidieaanvraag 2011 in casu 1 april Tijdens evaluatie van het evenement wordt overleg gepleegd over de gemaakte kosten, bonnen, balans etc. Voorbeeld: Zeeheldenweekend. 6

7 De werkgroep Stelt voor 3 Wat levert het op RISICO Wat is hier voor Jeugdsportsubsidies tegelijkertijd vaststellen en verlenen Advisering over de vaststelling vervalt. Voor organisaties is sprake van het vervallen van de verplichte aanvraag tot vaststelling. Geen; actuele lijst jeugdleden is basis voor aanvraag en afrekening Jeugdsportsubsidies te beschouwen als waarderingssubsidies. Besloten door college; beleidsregls 1.10 en 7.3 aanpassen. 7

8 De werkgroep Stelt voor 4 Wat levert het op RISICO Wat is hier voor De verplichte accountantscontrole te verhogen van subsidies boven ,-- naar subsidies boven ,-- Minder organisaties die om uitstel vragen Kostenbesparend voor stichtingen/verenigingen. Bij een goede transparante boekhouding ondertekend door het bestuur wordt inzichtelijk gemaakt waar en hoe de subsidie is uitgegeven. Mogelijke risico s worden zoveel mogelijk uitgesloten. Dit betreft Artikel 5:1.4 Bij aanvragen tot ,00 Boven de ,-- Dit betreft Artikel 5:1.5 aan te passen in onze ASV Wijziging ASV Aanpassing artikel 5.1 lid 4 en 5 van afdeling 5. Na goedkeuring kunnen de wijzigingen gemaakt worden en ter advisering worden aangeboden aan het B&W en raad. Realisatie mogelijk met ingang van de subsidieaanvraag 2011 in casu 1 april Er zijn ongeveer 38 organisaties die tussen de ,-- en ,-- subsidie ontvangen. Dit betekent een lastenverlichting voor ± 38 organisaties. Het college kan altijd nadere eisen stellen. Klantvriendelijk. 8

9 4 Wat levert het op RISICO Wat is hier voor De tekenbevoegdheid voor de goedgekeurde vaststellingen van subsidies te mandateren aan het afdelingshoofd. Mandatering houdt in dat er minder bewegingen naar B&W en de directeur zullen plaatsvinden. Bij vaststelling subsidies zal tot directe afwikkeling kunnen worden overgaan. Hierdoor wordt er een hoge vorm van klantvriendelijkheid gecreëerd. Geen. Bij de besluitvorming over de aanvragen is alles afgewogen en getoetst. De subsidies zijn op basis daarvan verleend en de beschikkingen verzonden. Daarna vindt vaststelling op basis van afrekening en eerdere besluitvorming plaats. Aanpassing ondermandaat/volmacht van Na goedkeuring kunnen de wijzigingen gemaakt worden en ter advisering worden aangeboden aan het bestuur en raad. Realisatie mogelijk met ingang van de subsidieaanvraag 2011 in casu 1 april Controle brieven en doorklikken naar het secretariaat. Verbeterde doorstroming van werkzaamheden. Weghalen van dubbele werkzaamheden. Alle aanvragen zijn derhalve al een keer beoordeeld door het college en de beschikkingen zijn al een keer ondertekend door de directeur. Tijdwinst. 9

10 5. Wat levert het op RISICO Wat is hier voor De ontvangst van aanvragen op afdeling centraliseren De originele aanvragen worden binnen 2 werkdagen aangeleverd via DIV bij het centrale punt op afdeling Saleza. Op dat centrale punt komt een postvak voor alle binnenkomende subsidieaanvragen. Tevens komt in het postregistratiesysteem (PRS) een postvak subsidies. Voor de behandelende afdeling is direct inzichtelijk wat de werkvoorraad is. Er kan direct een aanvang worden gemaakt met de inhoudelijke afhandeling. De verdere afhandeling van binnenkomende aanvragen zijn niet meer afhankelijk van één persoon. Er is sprake van doorlooptijdverkorting, waardoor aan de wettelijke afhandelingtermijn kan worden voldaan. De klant krijgt sneller antwoord. Geen Goede werkafspraken met de afdeling DIV en KCC (Klant Contact Centrum) maken. Dit voorstel dient kortgesloten te worden met de afdelingshoofden. Werkafspraken met de DIV/bodes in kader van het correct aanleveren van de aanvragen. Voldoende capaciteit bij DIV en KCC. Bereikbaarheid vakafdeling borgen. In het postregistratiesysteem (PRS) een postvak subsidies aanmaken. Implementatie mogelijk binnen een week 10

11 6. Wat levert het op RISICO Wat is hier voor Controle op volledigheid aanvraag en ontvangstbevestiging in één handeling. Controle bij de voordeur. De ontvankelijkheidtoets uitvoeren conform de checklist met ondersteuning van Corsa. Na accordering van de budgethouder / subsidiecoördinator volgt automatisch een ontvangstbevestiging met behulp van Corsa. Standaard 1 brief in plaats van standaard 2 brieven. Een efficiëntere interne afhandeling van de aanvraag. Tijdwinst voor de organisaties omdat zij: 1. sneller eventuele ontbrekende gegevens tijdig kunnen aanleveren. 2. sneller meer duidelijkheid hebben. De klantgerichtheid naar de organisaties wordt hiermee vergroot. Geen Operationalisering van Corsa. Implementatie is afhankelijk van de inschatting van afdeling DIV en automatisering. Afhankelijk van de inwerkingtreding van Corsa en de inschatting van afdeling Saleza in kader van extra werkbelasting budgethouders. Op dit moment zijn er al afspraken gemaakt en worden er in het oude systeem (Lotus Notes) standaarden opgevoerd. Werkzaamheden zijn al gestart Bij ontbrekende gegevens kan tegelijk met de automatische ontvangstbevestiging het verzoek om aanvullende gegevens verstuurd worden. 11

12 7. Wat levert het op RISICO Wat is hier voor Budgethouder maakt ook beschikking bij incidentele subsidieaanvragen. Nadat de aanvraag volledig is en er is sprake van een budgetsubsidie, wordt deze overgedragen naar een budgethouder. De budgethouder adviseert het college middels RIS en voegt bij het advies een concept beschikking. Na besluitvorming draagt de budgethouder zorg voor de verzending van de beschikking naar de aanvrager. Een kopie van de verzonden beschikking wordt verstuurd naar de subsidiecoördinator deze verzorgt de opdracht betaling en dossiervorming. De subsidiecoördinator hoeft zich niet meer eerst in te lezen en dan e.e.a. verwoorden. Dit scheelt tijd voor de subsidiecoördinator. Tevens is tijdwinst in het proces doordat het dossier niet bij de subsidiecoördinator op afhandeling hoeft te wachten. De subsidiecoördinator kan zich meer richten op de afhandeling van waarderingssubsidies. Kortere doorlooptijd. Sneller duidelijkheid voor de aanvrager; hij hoeft minder lang te wachten op goedkeuring van de aanvraag. Geen Goedkeuring van het afdelingshoofd. Afspraken duidelijk communiceren naar de medewerkers, zodat zij weten waar zij aan toe zijn. Goede communicatie met de subsidiecoördinator in kader van de betalingen en boekingen. Zodra Corsa operationeel is, dient de afdeling DIV een etiket te maken dat het mogelijk maakt automatisch een dossier/zaak aan te maken t.b.v. het fysieke dossier. T.z.t inbedding in automatisering subsidieproces. Implementatie binnen een week 12

13 8. Goede informatievoorziening voor de subsidieaanvrager Er dient een goede informatievoorziening te komen met een uitwerking van de informatie per beleidsveld. In eerste instantie vindt dit plaats op de website van de gemeente Hellevoetsluis, bijv. onder de naam subsidieloket. Wat levert het op RISICO Wat is hier voor Informatie is meer overzichtelijk en het t meer uit tot lezen. Dit voorstel resulteert in meer klantvriendelijkheid voor en duidelijkheid bij de aanvrager. Tevens zorgt dit voorstel voor meer efficiency bij de afhandeling van de aanvraag omdat het de kans op onvolledige aanvragen verkleint. Kosten- en tijdsbesparend voor zowel de gemeente Hellevoetsluis als voor de organisatie. Bij onjuiste implementatie kan de informatievoorziening onduidelijk worden; door de bomen het bos niet meer kunnen zien. Dit kan opgevangen worden door een goed doordacht actieplan op te zetten en eventueel de resultaten te toetsen door iemand van buitenaf. Aanpassing van de website van gemeente Hellevoetsluis, Toestemming van hoofd afdeling Medewerking van budgethouders, medewerking van afdeling Voorlichting en medewerking en goed informeren van KCC. Voor ieder beleidsveld dient beschreven te worden: wat de subsidie inhoudt; wat is het doel van de subsidie, wat is de hoogte van de subsidie, aan welke voorwaarden dient de aanvrager te voldoen, hoe kan subsidie aangevraagd worden; waar kan de aanvrager overige informatie vandaan halen, waar kan de aanvrager bij vragen of klachten terecht. De beschrijvingen dienen op de website te worden geplaatst. De schrijfstijl dient gericht te zijn op de prioriteitsgroepen, dus korte zinnen, geen jargon, recht door zee. Medio 2010 Er zijn afspraken over gemaakt met Bestuursondersteuning, Voorlichting. Werkzaamheden lopen 13

14 9. Wat levert het op RISICO Wat is hier voor Digitale aanvraag en afhandeling Klanten de mogelijkheid te bieden te kiezen voor een elektronische aanvraag en afhandeling van het subsidieproces, waarbij de gemeente middels de mail communiceert. De wetgever beschouwt correspondentie als volwaardige, rechtsgeldige correspondentie. Versnelling van het werkproces. Tijdwinst voor zowel de klant, het proces als de coördinator. Kostenbesparend. Gebruikvriendelijker voor de klant. Kleiner foutpercentage door minder stappen in de afhandeling. Geen In overleg met DIV en Automatisering verder uitwerken. Aan de grootste subsidieaanvragers kan, in verband met de veelheid aan documenten, gevraagd worden de subsidieaanvragen digitaal aan te leveren. In overleg met DIV en automatisering verder uitwerken. Operationalisering CORSA en SBA binnen 1/2 jaar. Voor de verbetering van de goede informatievoorziening voor de subsidieaanvragers wordt een implementatietermijn van 5 maanden voorgesteld. Hierbij dient met afdeling Voorlichting en Facilitaire Zaken een beslisboom vormgegeven te worden. De communicatie per post blijft optioneel. 14

15 10. Wat levert het op RISICO Wat is hier voor Automatisering subsidieproces In april dient Corsa van start te gaan. Dit betekent dat er een generieke workflow in gang wordt gezet waarbij voor de subsidies digitale mappen worden aangemaakt per aanvrager. Hierdoor wordt het inzicht verscherpt in het verloop van een aanvraag. Dit is een eerste stap (dossiervorming) in de volledige automatisering van het subsidieproces. Tijdwinst! Na een gesprek met het hoofd automatisering a/i wordt geschat dat dit 50% versnelling kan opleveren. Standaard brieven worden aangemaakt die een versnelling in het werkproces realiseren. Dossiers zijn meer inzichtelijk. Alle documenten in één dossier. Geen verdwenen stukken. Managementinformatie gemakkerlijker te verkrijgen. Vereenvoudiging subsidieaanvragen; burgers kunnen via de website van Hellevoetsluis hun formulieren al invullen en verzenden. Nieuwe werkwijze 1. Gebruik van SBA voor alle subsidieaanvragen. 2. Indien 1 niet mogelijk is, welk pakket gaan we hiervoor dan wel aanschaffen? 3. In hoeverre en waarin kan Corsa dit proces ondersteunen? 4. Indien mogelijk hiervoor SBA en Corsa te koppelen. Aangegeven is door de betreffende afdeling dat de operationalisering CORSA in april 2010 zal plaatsvinden. De koppeling tussen SBA en Corsa zal wellicht later geïmplementeerd worden. Automatisering is begonnen met een onderzoek naar subsidiepakketten. Dit om de juiste beslissing te kunnen nemen. Afgelopen jaren gecumuleerd op aanvragen bij de aanvrager (één map), dus geschiedenis en verloop. Klantvriendelijk! 15

16 Conclusies Verkorte doorlooptijd: 45%, van 11 dagen naar circa 6 dagen. Kostenbesparing: 33%. Percentage onvolledige aanvragen van 10% aanzienlijk omlaag. Volwaardig en beter gebruik van SBA Aanbevelingen Afspraken maken met budgethouders voor: 1. Het maken van beschikkingen; 2. Het zorg dragen voor goede informatievoorziening. Afspraken maken met de afdeling Voorlichting voor de informatievoorziening via de website. Het automatiseren van het subsidieproces. Wat is hiervoor? A. Positieve besluitvorming over de aanpassingen instemming van: 1. de directieraad; 2. B&W; 3. Gemeenteraad. B. Wijzigingen in de ASV 2007, inclusief de toevoeging van twee nieuwe afdelingen, met name, 1. Toerisme, Recreatie en Evenementen; 2. Milieu. C. Wijzingen in het Ondermandaat/volmacht en de beleidsregels Hellevoetsluis. Training en scholing subsidiebeoordelingen, inhoudelijk en financieel en medewerking van alle afdelingen. D. Budget t.b.v. gebruik SBA (of een ander te kiezen pakket). Termijn van implementatie Realisatie is mogelijk met ingang van de subsidieaanvraag 2011 in casu 1 april Dit betekent: 1. 7 december instemming van de directieraad; februari besluitvorming in B&W; februari besluitvorming in de Raad. 16

17 Het ART-team (Alignment, Redesign en Transitie) heeft sinds de directieraad niet stil gezeten Er lopen afspraken met afdeling Voorlichting: o Afdeling Voorlichting is bezig de aanvraagformulieren te digitaliseren op basis van de stukken die afdeling Saleza aanlevert. o Er wordt gekeken naar de mogelijkheden om een button Subsidies op de hoofdpagina van de gemeente Hellevoetsluis te plaatsen. o Afdeling Voorlichting is bereid mee te werken aan het realiseren van een beslissingsboom. Er lopen afspraken met afdeling DIV: o De afdeling DIV heeft een digitale postvak gecreëerd binnen het postregistratiesysteem (PRS), dit heet SUBSIDIELOKET. Er lopen afspraken met afdeling Automatisering: o Deze is bereid mee te werken aan het automatiseren van het subsidieproces. o Er wordt gekeken naar de mogelijkheden om het pakket SBA in gebruik nemen voor het proces subsidie. o Nu wordt er landelijk gekeken naar op de markt zijnde pakketten en daarna wordt de beslissing genomen. Er zijn afspraken gemaakt met afdeling Facilitaire Zaken: o Door de bodes zullen subsidieaanvragen in het postvak Subsidies worden geplaatst. Dit postvak is gecreëerd op het centrale punt op afdeling Saleza. Er lopen afspraken met afdeling Bouw & Ruimte & Milieu: o Afdeling Bouw & Ruimte & Milieu heeft de stukken aangeleverd voor het nieuwe hoofdstuk milieu. Er lopen afspraken met afdeling TECS: o Afdeling TECS heeft de stukken aangeleverd voor wijzigingen betreffende het nieuwe plafond Toerisme, Recreatie & Evenementen: 17