Q&A conversie ex-aegon motorijtuigverzekeringen

Transcriptie

1 Allianz Nederland Schadeverzekering Q&A conversie ex-aegon motorijtuigverzekeringen Deze Q en A bestaat uit twee delen. In deel A leggen wij u uit hoe de conversie in uw administratie kunt verwerken. Heeft u vragen hierover? Neem dan contact op met uw systeemhuis. In deel B behandelen wij inhoudelijke vragen over de conversie van de zakelijke ex-aegon motorrijtuigverzekeringen. Deel A: Vragen m.b.t. hoe u de conversie in uw administratie kunt verwerken. Algemeen Vraag 1. Ik heb inhoudelijke vragen over de conversie. Waar kan ik terecht met mijn vragen? Antwoord In deel B van deze Q&A behandelen wij inhoudelijke vragen over de conversie van de zakelijke ex-aegon motorrijtuigverzekeringen. Heeft u vragen die deze Q&A niet beantwoord? Dan kunt u uw vragen stellen aan de Conversiedesk. Speciaal voor deze conversie hebben we een team van deskundige medewerkers voor u ingericht, waar u terecht kunt met al uw vragen. U kunt met de Conversiedesk contact opnemen via conversiedesk@allianz.nl of U kunt ons bereiken op werkdagen van 8.30 tot uur. Wij helpen u graag verder. Alle informatie over de omzetting leest u ook op omzetting. 2. Hoe wordt de conversie uitgevoerd? Dit doen we door de huidige polis van uw klant in de Aegon-administratie te beëindigen en per dezelfde datum een nieuwe polis onder een nieuw polisnummer in de verzekeringsadministratie van Allianz op te voeren. Daarbij wordt geen royementsaanhangsel vanuit Aegon verstuurd. Ook vindt er geen verrekening van premie plaats. En de hoofdpremievervaldatum en de betaaltermijn veranderen niet. En tot slot worden er geen ADN-berichten verstuurd. In plaats daarvan biedt Allianz u ondersteuning om de omzetting geautomatiseerd in uw administratie te verwerken. L

2 3. Welke ondersteuning biedt Allianz mij bij de conversie? Allianz biedt u ondersteuning om de omzetting geautomatiseerd in uw administratie te verwerken voor de volgende systeemhuizen: ANVA, CCS, UNIT 4, Online, A.I. of Assistent. Hiervoor kunt u het conversiebestand wat wij voor u per 15 mei aanmaken in uw administratiepakket inlezen. U ontvangt van ons een , zodra uw conversiebestand klaar staat. Dit zal zijn nadat de conversie in het weekend van 13 en 14 mei is uitgevoerd. Uw conversiebestand kunt u vervolgens downloaden via onze mkb-portal en inlezen in uw administratiepakket. Dit moet u dan doen nadat u van Aegon de juni-prolongatie heeft verwerkt en voordat u de juli-prolongatie van Allianz uitvoert. Zie meer informatie hierover het stappenplan op hoofdlijnen. Raadpleeg in elk geval voordat u begint met het verwerken van de conversie eerst de conversiehandleiding van de leverancier van uw administratiepakket. Gebruikt u niet één van deze pakketten? Dan kunt u ook handmatig de omnummering in uw administratie verwerken. U moet daarbij het Aegon-polisnummer wijzigen in het Allianzpolisnummer en de maatschappijcode van Aegon (A015) wijzigen in Allianz (R021). Vergeet u niet, voor zover nodig, de juiste rekening courantnummer(s) van Allianz op te voeren. 4. Wat kan ik doen als ik niet werk met een administratiepakket van ANVA, CCS, UNIT4, Online, A.I. of Assistent? Gebruikt u niet één van deze pakketten? Dan kunt u ook handmatig de omnummering in uw administratie verwerken. U moet daarbij het Aegon-polisnummer wijzigen in het Allianzpolisnummer en de maatschappijcode van Aegon (A015) wijzigen in Allianz (R021). Uit bijlage 1 van de brief die u ontvangen hebt, kunt u opmaken wat het oude en het nieuwe polisnummer wordt. Dit moet u dan doen nadat de conversie is uitgevoerd en nadat u van Aegon de juni-prolongatie heeft verwerkt en voordat u de juli-prolongatie van Allianz uitvoert. 5. Kan de conversie geautomatiseerd worden doorgevoerd? U kunt ook alvast contact opnemen met de leverancier van uw administratiepakket. Het conversiebestand, wat voor u na de conversie op klaar staat, wordt in edifact-formaat aangeleverd. Als u gebruik maakt van de administratiepakketten ANVA, CCS, Unit4, Assistent, A.l. of Online kan dit geautomatiseerd plaatsvinden. Maakt u geen gebruik van deze software leveranciers? Dan kan wellicht uw leverancier van uw administratiepakket u ondersteunen. De conversiebestanden voor de geautomatiseerde conversie zijn de bestanden met.edi(fact) formaat. Deze staan op voor u klaar. 6. Waar zorgt de conversie software voor? Omnummeren van de oude naar de nieuwe polisnummers. Ombuigen van oude polisstructuur van Aegon naar nieuwe structuur van Allianz (indien van toepassing). Wijzigen dekkingen en objecten. Behoud polishistorie.

3 7. Waar zorgt de conversie software niet voor? In de meeste gevallen moet u, voordat u de conversieprogrammatuur kunt uitvoeren, binnen uw administratiepakket pakket- en productinrichtingen aanpassen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inrichten van een nieuw product, POR code en rekening courantnummer. Lees daarom altijd eerst de conversiehandleiding van uw leverancier van uw administratiepakket door. 8. Ik ben de inloggegevens van de mkb-portal kwijt. Ik kan niet inloggen. Wat moet ik doen? Om u te ondersteunen zetten wij na de conversie uw conversiebestand klaar in onze mkb-portal www. allianzbedrijven.nl. Het is dus belangrijk dat u in deze portal kunt inloggen. Kunt u dat nu nog niet. Neem dan contact op met onze Servicedesk. Zij kunnen u de inloggegevens voor www. allianzbedrijven.nl verstrekken. U kunt de Servicedesk bereiken via Stappenplan: Hoe kunt u de conversie geautomatiseerd in uw administratie verwerken? 9. Wat is het stappenplan uitvoeren conversie? A) Voorbereiden. B) De start. C) Uitvoeren en controle. 10. Hoe bereid ik de conversie het beste voor? Wees er zeker van dat u uw gebruikersnaam en wachtwoord van de beschikbaar hebt (probeer nog even uit of u kunt inloggen). Download en installeer de laatste productupdates van uw systeemhuispakket. Lees de conversiehandleiding van uw systeemhuis door. Voer de instructies die uw systeemhuis geeft uit. Voer indien nodig de aanpassingen in de (product)inrichting door in uw pakket (voor zover nodig). Verwerk de laatste prolongatie van Aegon (en evt andere verzekeraars). In dit geval gaat het om de juni-prolongatie. 11. Hoe herken ik de conversiebestanden? Waarop heeft de naam betrekking? De naam van de conversie bestanden is als volgt opgebouwd: AllianzConversie_<AanduidingConversieronde>_<Rekening CourantNummer>_<JaartalConversie><MaandUitvoerenCo nversie>.edi Jaartal is Maand is 01,02, 03 etc. Bijvoorbeeld: AllianzConversie_1_1234_ edi Deze conversie is de eerste geautomatiseerde conversie, vandaar nummer 1 als van aanduiding van conversieronde.

4 12. Hoe start ik met de conversie? Houdt het overzicht polisnummers oud en nieuw bij de hand. Log in op Lees de conversiehandleiding van uw systeemhuis door. Download één of meerdere conversiebestanden en sla deze lokaal op en pak het zip bestand uit. Nb. Conversiebestanden worden u aangeboden als een zip-bestand. Unzip het conversiebestand. U ziet dan één of meerdere bestanden in edifact-formaat; en één of meerder bestanden in csv-formaat. Voor de geautomatiseerde conversie moet u het bestand (de bestanden) in edifact-formaat gebruiken. U krijgt per rekening courantnummer per incassowijze (maatschappij incasso en tp-incasso) een bestand in edifactformaat aangeboden. De bestanden in csv-formaat kunt u gebruiken als naslagwerk. Zit u niet bij één van de zes grote systeemhuizen? Dan kunt u deze bestanden ook aanleveren bij uw eigen software leverancier of gebruiken voor de handmatige conversie. 13. Hoe voer ik de conversie uit? Maak een back up. Start het systeemhuispakket op. Controleer of u de laatste juni prolongatie van Aegon heeft verwerkt. Volg de instructies van het systeemhuispakket. Selecteer conversiebestand (in edifact-formaat) en voer deze uit NB. per rekening courant per incassowijze treft u een bestand in edifact-formaat aan. Voer een proefconversie uit. Werk fouten weg. Voer definitieve conversie uit. Selecteer, indien nodig, het volgende conversiebestand en herhaal bovenstaande stappen. Controleer het resultaat. Voer, indien gewenst en beschikbaar de eerste prolongatie van Allianz uit. Verwerk opgespaarde transacties. 14. Waarom is het goed om de proefrun te controleren? 15. Wat gebeurt er als ik conversies niet (tijdig) uitvoer? 16. Welke versie van systeemhuispakket wordt ondersteund? 17. Moet ik producten inrichten in mijn administratiepakket? En zo ja, welke? Na het draaien van de proefrun heeft u inzicht in de contracten die goed worden geconverteerd en de uitgevallen contracten. Wij adviseren u de meldingen over de uitgevallen contracten te controleren en indien gewenst weg te werken. De verzekeringen zijn dan niet meer op een correcte wijze in uw administratiepakket geadministreerd. Bijvoorbeeld verouderde polisnummers, foutieve structuur, dekkingen en objecten etc. Daarnaast zullen de verzekeringen niet meer prolongeren en krijgt u problemen met uw digitale berichtenverkeer. In de conversiehandleiding van uw systeemhuis is aangegeven welke versie minimaal geïnstalleerd moet zijn om de conversie bestanden uit te voeren. Heeft u vragen hierover? Neem dan contact op met uw systeemhuis. Of u producten moet inrichten en zo ja welke, hangt af van uw huidige inrichting. In de regel dienen nieuw te administreren producten voor het uitvoeren van de conversie bestanden ingeregeld te zijn. Neem bij vragen over het inrichten van uw administratie contact op met uw systeemhuis.

5 Vragen over het zip-bestand en de conversiebestanden 18. Wat zit in het zip-bestand? De conversiebestanden worden u aangeboden als een zipbestand. Na het unzippen van het zip-bestand ziet u één of meerdere bestanden in edifact-formaat; en één of meerder bestanden in csv-formaat. Voor de geautomatiseerde conversie moet u het bestand (de bestanden) in edifact-formaat gebruiken. U krijgt per rekeningcourantnummer per incassowijze één bestand in edifact-formaat aangeboden. 19. Welk bestand moet ik gebruiken voor de geautomatiseerde conversie van mijn administratiepakket? 20. Wat moet ik doen met het bestand in edifact-formaat? 21. Wat moet ik doen met het bestand in csvformaat? De bestanden in csv-formaat kunt u gebruiken als naslagwerk. Zit u niet bij één van de zes grote systeemhuizen? Dan kunt u deze bestanden ook aanleveren bij uw eigen software leverancier of gebruiken voor de handmatige conversie. Als u de pakketten ANVA, CCS, UNIT 4, Online, A.I. of Assistent gebruikt, xmoet u gebruikmaken van het bestand in edifactformaat. De systeemhuizen van deze pakketten hebben namelijk in opdracht van Allianz speciale conversieprogrammatuur gebouwd, zodat u deze conversie automatisch kunt verwerken. Maakt u gebruik van een pakket van een ander systeemhuis? En wilt u de conversie toch automatisch verwerken? Neem dan contact op met uw systeemhuis. Wellicht dat uw leverancier van uw administratiepakket u kunt ondersteunen. Hiervoor hebben wij de conversie bestanden in.csv formaat ter beschikking gesteld. Dit bestand moet u gebruiken voor het geautomatiseerd verwerken van de conversie in uw administratiepakket. Dit kunt u doen als u de pakketten ANVA, CCS, UNIT 4, Online, A.I. of Assistent gebruikt. Het is mogelijk dat uw zip-bestand meerdere edifact-bestanden bevat. Dit komt dan doordat u meerdere rekeningcouranten bij ons hebt. Per premie-incassowijze heeft u een aparte rekeningcourant (en dus een apart edifact-bestand). Dit bestand in csv-formaat is voor u te gebruiken als naslagwerk. Of voor een handmatige conversie. Het is mogelijk dat uw zip-bestand meerdere csv-bestanden bevat. Dit komt dan doordat u meerdere rekeningcouranten bij ons hebt. Per premie-incassowijze heeft u een aparte rekeningcourant (en dus een apart cvs-bestand).

6 22. Ik zie meerdere bestanden na het unzippen van het zip-bestand. Klopt dit? Ja, dat klopt. U ziet na het unzippen van het zip-bestand minimaal één bestand in edifact-formaat en één bestand in csvformaat. Het bestand in edifact-formaat kunt u gebruiken voor het geautomatiseerd verwerken van de conversie in uw administratiepakket. Dit kunt u doen als u de pakketten ANVA, CCS, UNIT 4, Online, A.I. of Assistent gebruikt. Het bestand in csv-formaat kunt u gebruiken als naslagwerk. Of voor een handmatige conversie. 23. Hoe herken ik de conversiebestanden? Waarop heeft de naam betrekking? Het is mogelijk dat het zip-bestand meerdere edifact-bestanden en meerdere csv-bestanden bevat. Dit komt dan omdat u meerdere rekeningcouranten bij ons heeft of doordat de omgezette polissen verschillende incassowijzen hebben. U hebt dan polissen met maatschappij-incasso en polissen met tussenpersoonincasso. De naam van de conversie bestanden is als volgt opgebouwd: AllianzConversie_<AanduidingConversieronde>_<Rekening CourantNummer>_<JaartalConversie><MaandUitvoerenCo nversie>.edi Jaartal is Maand is 01,02, 03 etc. Bijvoorbeeld: AllianzConversie_1_1234_ edi Deze conversie is de eerste geautomatiseerde conversie, vandaar nummer 1 als aanduiding van conversieronde.

7 In deze Q&A vindt u de meest gestelde vragen over de conversie van de zakelijke ex-aegon motorrijtuigverzekeringen naar de administratie van Allianz. Deel B: Inhoudelijke vragen over de conversie van de zakelijke ex-aegon verzekeringen. Deze Q&A kent drie rubrieken: 1) vragen m.b.t. het proces: dit zijn vragen m.b.t. de impact van de conversie op uw portefeuille. 2) vragen m.b.t. de inhoud van de conversie. 3) vragen m.b.t. de communicatie vanuit Allianz. Rubriek 1 Vragen m.b.t. het proces Vraag Antwoord 1. Waar kan ik terecht met mijn vragen? Wij hebben een Conversiedesk ingericht waar u terecht kan met vragen. U kunt contact opnemen via conversiedesk@allianz.nl of U kunt ons bereiken op werkdagen van 8.30 tot uur. Wij helpen u graag verder. Alle informatie over de omzetting leest u ook op 2. Waarvoor kan ik de Conversiedesk raadplegen? Voor vragen die gaan over de conversie van de ex-aegon portefeuille. 3. Hoe ga ik door Allianz bediend worden? De bediening wijzigt door de conversie in principe niet. Voor vragen kunt u bij het Allianz team terecht. Dit is het standaard team waar u bij Allianz al terecht kon. 4. Wanneer vindt de conversie plaats? De conversie vindt plaats in het weekend van 13 en 14 mei Deze datum is nog onder voorbehoud. Op dit moment zijn we bezig met het testen. Uiteraard informeren we u later meer gedetailleerd over deze conversie. 5. Hoe vindt de conversie plaats? De gehele ex-aegon motorrijtuigverzekeringen portefeuille wordt in 1 keer overgezet. 6. Wanneer en hoe informeert Allianz mijn klant? Het informeren van de klant gaat volgens de gebruikelijke verzendafspraken. Verzorgt u de premie-incasso bij uw klant? Dan ontvangt u de informatie voor uw klant en vragen wij u uw klant te informeren. Verzorgt Allianz de premie-incasso? Dan informeren wij uw klant over de omzetting. In die laatste situatie ontvangt uw klant op 11 april een algemene introductie brief. In die brief informeren wij uw klant over de overname van de zakelijke schadeportefeuille van Aegon. In de brief geven wij aan dat een of meerdere van zijn zakelijke Aegon schadeverzekeringen binnenkort naar de Allianz-verzekeringsadministratie wordt omgezet. Een voorbeeld van deze brief treft u als bijlage 3 bij de brief aan waarmee wij u over de conversie hebben geïnformeerd. Zie ook de downloads. Na de omzetting naar Allianz ontvangt uw klant volgens de gebruikelijke verzendafspraken -zijn nieuwe verzekeringspolis en een aanbiedingsbrief. In de aanbiedingsbrief lichten wij de omzetting toe. Voor meer informatie verwijzen wij uw klant naar u. Daarnaast zal er een speciale website zijn waar uw klant meer informatie kan vinden over de overgang van zijn zakelijke schadeverzekering naar Allianz. Het adres van deze website is Een voorbeeld de aanbiedingsbrief treft u als bijlage 4 bij de brief aan, waarmee wij u over de conversie hebben geïnformeerd. Zie ook de downloads.

8 7. Hoe wordt de conversie uitgevoerd? Dit doen we door de huidige polis van uw klant in de Aegon-administratie te beëindigen en per dezelfde datum een nieuwe polis onder een nieuw polisnummer in de verzekeringsadministratie van Allianz op te voeren. Daarbij wordt geen royementsaanhangsel vanuit Aegon verstuurd. Ook vindt er geen verrekening van premie plaats. En de hoofdpremievervaldatum en de betaaltermijn veranderen niet. 8. Biedt Allianz mij ondersteuning bij de conversie? Ja, Allianz biedt u ondersteuning om de omzetting geautomatiseerd in uw administratie te verwerken voor de volgende systeemhuizen: ANVA, CCS, UNIT 4, Online, A.I. of Assistent. Hiervoor kunt u het conversiebestand wat wij voor u per 15 mei aanmaken in uw administratiepakket inlezen. U ontvangt van ons een , zodra uw conversiebestand klaar staat. Dit zal zijn nadat de conversie in het weekend van 13 en 14 mei is uitgevoerd. Uw conversiebestand kunt u vervolgens downloaden via onze mkb-portal en inlezen in uw administratiepakket. Dit moet u dan doen nadat u de juni-prolongatie heeft verwerkt en voordat u de juli-prolongatie uitvoert. Gebruikt u niet één van deze pakketten? Dan kunt u ook handmatig de omnummering in uw administratie verwerken. U moet daarbij het Aegon-polisnummer wijzigen in het Allianzpolisnummer en de maatschappijcode van Aegon (A015) wijzigen in Allianz (R021). Meer informatie over de geautomatiseerde ondersteuning ontvangt u begin mei. 9. Wat kan ik doen als ik niet werk met een administratiepakket van ANVA, CCS, UNIT4, Online, A.I. of Assistent? Gebruikt u niet één van deze pakketten? Dan kunt u ook handmatig de omnummering in uw administratie verwerken. U moet daarbij het Aegon-polisnummer wijzigen in het Allianz-polisnummer en de maatschappijcode van Aegon (A015) wijzigen in Allianz (R021). Uit bijlage 1 van de brief die u ontvangen hebt, kunt u opmaken wat het oude en het nieuwe polisnummer wordt. Dit moet u dan doen nadat de conversie is uitgevoerd en nadat u de juni-prolongatie heeft verwerkt en voordat u de juliprolongatie uitvoert. U kunt ook alvast contact opnemen met de leverancier van uw administratiepakket. Het conversiebestand, wat voor u na de conversie op klaar staat, wordt in edifact-formaat aangeleverd. 10. Wat merkt mijn klant van de omzetting? Uw klant ontvangt een nieuwe verzekeringspolis met een nieuw polisnummer en een link naar de geldende Allianz polisvoorwaarden op de Allianz website. Op de nieuwe polis geldt garantie beste dekking. Geen premiewijziging: er kunnen kleine afrondingsverschillen zijn. Let op! De premie kan per de eerstkomende hoofdpremievervaldatum wel wijzigen door eerder aangekondigde premiewijzigingen, wijzigingen in bonusmalus regeling of wijzigingen met premiegevolgen na conversie.

9 11. Wat merk ik van de conversie? De conversie moet u in uw administratie(pakket) verwerken. Het nieuwe polisnummer wordt onder het rekening courantnummer van Allianz geadministreerd. 12. Kan de conversie geautomatiseerd worden doorgevoerd? 13. Hoe gaat de overgang van Aegon naar Allianz voor de klant? Als u gebruik maakt van de administratiepakketten Anva, CCS, Unit4 Assistent, Al of Online kan dit geautomatiseerd plaatsvinden. Maakt u geen gebruik van deze administratiepakketten? Dan kan wellicht uw leverancier van uw administratiepakket u ondersteunen. Het conversiebestand, wat voor u na de conversie op klaar staat, wordt in edifact-formaat aangeleverd. De huidige polis van uw klant wordt omgezet naar de voorwaarden zoals die bij Allianz gelden. Eventuele vrije tekstclausules worden zoveel mogelijk overgenomen. Daarnaast geldt op de nieuwe polis de clausule Garantie beste dekking. Wij geven hiermee uw klant de garantie dat wij een schade die ontstaat na de omzetting behandelen volgens de voorwaarden die voor uw klant de ruimste dekking bieden. Dat kunnen de Aegon-voorwaarden of de Allianz-voorwaarden zijn. Deze garantie geldt vanaf het moment van omzetting tot 1 jaar na de eerstkomende hoofdpremievervaldatum. Daarna gelden uitsluitend de nieuwe Allianz-voorwaarden. Daarnaast wordt de premie zoveel mogelijk gelijk gehouden aan de oude Aegon-verzekering. Desondanks kunnen er minimale afrondingsverschillen in de premie ontstaan. De premie kan per eerstkomende hoofdpremievervaldatum natuurlijk wel wijzigen door eerder aangekondigde premiewijzigingen, wijzigingen in bonus-malus of wijzigingen met premiegevolgen. 14. Wat kan mijn klant doen als hij bezwaar heeft dat de automatische incasso door Allianz wordt overgenomen? Betaalt uw klant de premie per automatische incasso? En worden zijn polissen niet omgezet naar een Allianz Bedrijvenpakket? Dan zetten wij de automatische premieincasso voort. Heeft uw klant daar bezwaar tegen? Dan kan uw klant dit telefonisch aangeven bij de afdeling Debiteurenbeheer, telefoonnummer of per mischade@allianz.nl. Let op! Worden de polissen van uw klant omgezet naar een Allianz Bedrijvenpakket? Dan is de voortzetting van de automatische incasso wettelijk gezien helaas niet mogelijk. Uw klant ontvangt daarom bij zijn nieuwe polis een machtigingsformulier voor een nieuwe automatische incasso. Maakt uw klant daar geen gebruik van, dan ontvangt hij voortaan een acceptgiro. Uit bijlage 1 van de brief waarmee wij u hebben geïnformeerd over de omzetting kunt u zien van welke klanten polissen naar een Allianz Bedrijvenpakket worden omgezet. De betreffende polissen hebben dan de letter B als contracttype (B = Bedrijvenpakket). Bij Aegon werd de premie als één totaalbedrag voor alle lopende polissen binnen het pakketniveau geïncasseerd. Hiervoor had de klant een machtiging afgegeven. Bij Allianz wordt de premie op polisniveau geïncasseerd. Wij mogen volgens de SEPA-wetgeving niet de eerder afgegeven machtiging op pakketniveau gebruiken voor een incasso op polisniveau.

10 15. Waarom wordt een machtigingsformulier toegestuurd bij een Bedrijvenpakket? 16. Ik ben de inloggegevens van de mkb-portal kwijt. Ik kan niet inloggen. Wat moet ik doen? Rubriek 2 Vragen m.b.t. de inhoud Vraag 17. In hoeverre moet ik de nieuwe polis controleren op het wel/niet meenemen van oude clausules? Betaalt uw klant de premie per automatische incasso? Dan zetten wij deze voort. Behalve als zijn polissen worden omgezet naar een Allianz Bedrijvenpakket. Dan is de voortzetting van de automatische incasso wettelijk gezien helaas niet mogelijk; dan is voortzetting wettelijk niet toegestaan. Bij Aegon werd de premie als één totaalbedrag voor alle lopende polissen binnen het pakketniveau geïncasseerd. Hiervoor had de klant een machtiging afgegeven. Bij Allianz wordt de premie op polisniveau geïncasseerd. Wij mogen volgens de SEPA-wetgeving niet de eerder afgegeven machtiging op pakketniveau gebruiken voor een incasso op polisniveau. Uw klant ontvangt daarom bij zijn nieuwe polis een machtigingsformulier voor een nieuwe automatische incasso. Maakt uw klant daar geen gebruik van, dan ontvangt hij voortaan een acceptgiro. In de aanbiedingsbrief bij de nieuwe polis wijzen wij uw klant nadrukkelijk op deze wijziging. Om u te ondersteunen zetten wij na de conversie uw conversiebestand klaar in onze mkb-portal Het is dus belangrijk dat u in deze portal kunt inloggen. Kunt u dat nu nog niet. Neem dan contact op met onze Servicedesk. Zij kunnen u de inloggegevens voor verstrekken. U kunt de Servicedesk bereiken via Antwoord In principe hoeft dit niet. Wel is het belangrijk dat u het verschillenoverzicht (bijlage 2 van de brief) goed doorneemt en waar nodig uw klant over deze verschillen informeert en adviseert. De huidige polis van uw klant wordt omgezet naar de voorwaarden zoals die bij Allianz gelden. Eventuele vrije tekstclausules worden zoveel mogelijk overgenomen. Daarnaast geldt op de nieuwe polis de clausule Garantie beste dekking. Wij geven hiermee uw klant de garantie dat wij een schade die ontstaat na de omzetting behandelen volgens de voorwaarden die voor uw klant de ruimste dekking bieden. Dat kunnen de Aegon-voorwaarden of de Allianz-voorwaarden zijn. Deze garantie geldt vanaf het moment van omzetting tot 1 jaar na de eerstkomende hoofdpremievervaldatum. Daarna gelden uitsluitend de nieuwe Allianz-voorwaarden. NB. Bij de omzetting zijn in principe alle oude clausules overgenomen. In sommige gevallen zijn clausules vervallen omdat Allianz andere condities hanteert of omdat deze clausules al standaard in polisvoorwaarden zijn opgenomen. 18. Wat gebeurt er met mantelafspraken? Allianz respecteert de mantelafspraken. We nemen de polissen en collectiviteiten integraal over.

11 19. Tot wanneer geldt de garantieclausule beste dekking? De garantieclausule geldt tot 1 jaar na de eerstkomende hoofdpremievervaldatum. Stel dat een omgezette polis een hoofdpremievervaldatum heeft van 1/1/2018. Dan geldt de clausule Garantie beste dekking tot 1/1/2019. Wij geven hiermee uw klant de garantie dat wij een schade die ontstaat na de omzetting behandelen volgens de voorwaarden die voor uw klant de ruimste dekking bieden. Dat kunnen de Aegonvoorwaarden of de Allianz-voorwaarden zijn. Na 1/1/2019 vervalt deze clausule en gelden uitsluitend de nieuwe Allianzvoorwaarden. 20. Hoe worden de lopende claims behandeld? Lopende schadegevallen worden afgehandeld onder het oude dossiernummer conform de Aegon polisvoorwaarden. 21. Wat heeft de conversie voor gevolgen op de premie en provisie van de verzekeringen? 22. Gaan er nieuwe tarieven gelden voor de verzekeringen? De premie is zoveel mogelijk gelijk gehouden aan de oude Aegon-verzekering. Desondanks kunnen er minimale afrondingsverschillen in de premie zijn ontstaan. De premie kan per de eerstkomende hoofdpremievervaldatum wel wijzigingen door eerder aangekondigde premiewijzigingen of wijzigingen met premiegevolgen of wijzigingen in bonusmalus. Het provisiepercentage van de verzekering wijzigt door de omzetting niet. Nee. 23. Verandert de provisie? De provisie blijft ongewijzigd. 24. Hoe wordt omgegaan met de afgegeven automatische incasso s? 25. Wanneer gaat mijn klant aan Allianz betalen? 26. Hoe vindt de verrekening plaats in rekeningcourant? Betaalt uw klant de premie per automatische incasso? Dan zetten wij deze voort. Behalve als zijn polissen worden omgezet naar een Allianz Bedrijvenpakket. Dan is de voortzetting van de automatische incasso wettelijk gezien helaas niet mogelijk; dan is voortzetting wettelijk niet toegestaan. Bij Aegon werd de premie als één totaalbedrag voor alle lopende polissen binnen het pakketniveau geïncasseerd. Hiervoor had de klant een machtiging afgegeven. Bij Allianz wordt de premie op polisniveau geïncasseerd. Wij mogen volgens de SEPAwetgeving niet de eerder afgegeven machtiging op pakketniveau gebruiken voor een incasso op polisniveau. Uw klant ontvangt daarom bij zijn nieuwe polis een machtigingsformulier voor een nieuwe automatische incasso. Maakt uw klant daar geen gebruik van, dan ontvangt hij voortaan een acceptgiro. In de aanbiedingsbrief bij de nieuwe polis wijzen wij uw klant nadrukkelijk op deze wijziging. Vanaf prolongatie juli 2017 of eerder door een tussentijdse mutatie na de conversie. Na de conversie worden alle boekingen in uw rekening-courant bij Allianz verantwoord. Alle boekingen van voor conversie dient u via uw rekening-courant met Aegon af te rekenen.

12 Rubriek 3 Vragen m.b.t. de communicatie Vraag 27. Hoe en wanneer wordt mijn klant geïnformeerd? Antwoord Het informeren van de klant gaat volgens de gebruikelijke verzendafspraken. Verzorgt u de premie-incasso bij uw klant? Dan ontvangt u de informatie voor uw klant en vragen wij u uw klant te informeren. Verzorgt Allianz de premie-incasso? Dan informeren wij uw klant over de omzetting. In die laatste situatie ontvangt uw klant op 11 april een algemene introductie brief. In die brief informeren wij uw klant over de overname van de zakelijke schadeportefeuille van Aegon. In de brief geven wij aan dat een of meerdere van zijn zakelijke Aegon schadeverzekeringen binnenkort naar de Allianzverzekeringsadministratie wordt omgezet. Een voorbeeld van deze brief treft u als bijlage 3 bij de brief aan waarmee wij u over de conversie hebben geïnformeerd. Zie ook de downloads. Na de omzetting naar Allianz ontvangt uw klant volgens de gebruikelijke verzendafspraken -zijn nieuwe verzekeringspolis en een aanbiedingsbrief. In de aanbiedingsbrief lichten wij de omzetting toe. Voor meer informatie verwijzen wij uw klant naar u. Daarnaast zal er een speciale website zijn waar uw klant meer informatie kan vinden over de overgang van zijn zakelijke schadeverzekering naar Allianz. Het adres van deze website is Een voorbeeld de aanbiedingsbrief treft u als bijlage 4 bij de brief aan, waarmee wij u over de conversie hebben geïnformeerd. Zie ook de downloads. 28. Met wie kan ik contact opnemen over deze conversie? Dit kan tussen 8.30 uur en uur via conversiedesk@allianz.nl of Wanneer is de Conversiedesk bereikbaar? Op werkdagen tussen 8.30 en uur. Allianz Nederland Schadeverzekering Coolsingel 139, Postbus 64, 3000 AB Rotterdam Tel ,