Handleiding Collectiviteiten Portaal HollandZorg

Transcriptie

1 Handleiding Collectiviteiten Portaal HollandZorg

2 Inhoudsopgave INLEIDING 2 CONTACTGEGEVENS 2 GETTING STARTED 3 INLOGGEN 3 DASHBOARD 3 ACCOUNT 4 ACCOUNTS AANMAKEN 4 WERKNEMERS 6 AANMELDEN 6 DOCUMENTEN INZIEN 8 GEGEVENS WIJZIGEN 8 ZORGTOESLAG AANVRAGEN 9 DECLARATIE INDIENEN 9 AFMELDEN 9 WERKVOORRAAD 10 FINANCIEEL INZICHT 10 BERICHTEN 10 INFORMATIE 11 DISCLAIMER 11 1

3 Inleiding Welkom bij HollandZorg. HollandZorg is een verzekeringslabel van Eno, gevestigd in Deventer. Iedereen, waar dan ook ter wereld, zoekt zekerheden. HollandZorg biedt die zekerheid voor iedereen die voor werk naar Nederland komt. Dit internationaal georiënteerde label is gespecialiseerd in de (zorg)verzekering van buitenlandse medewerkers die tijdelijk in Nederland verblijven. Met haar mondiale verzekeringsexpertise biedt HollandZorg onbegrensde zekerheid voor iedereen die tijdelijk in Nederland werkt. Dat hier behoefte aan is, blijkt uit de inmiddels grote groep mensen die hier werkt in de wetenschap dat als er iets gebeurt, ze voor een passende oplossing met een gerust hart een beroep kunnen doen op HollandZorg. Voor u ligt de handleiding voor het HollandZorg Werkgeversportaal. HollandZorg biedt uw organisatie administratief gemak met betrekking tot het verzorgen van de zorgverzekering voor uw buitenlandse flexwerkers. Deze handleiding begeleidt u stap voor stap door het Webportaal. Het is daarom handig om het Webportaal open te hebben wanneer u deze handleiding doorneemt. Heeft u toch nog vragen? Dan kunt u uiteraard contact opnemen met HollandZorg. Contactgegevens Voor al uw vragen over de administratie van uw verzekerden kunt u terecht bij onze: Polisadministratie tel. +31 (0) verzekerden@hollandzorg.nl Met vragen over het contract, afspraken met HollandZorg en wijzigingen in uw contactgegevens kunt u contact opnemen met: Binnendienst - Zakelijke Markt tel. +31 (0) bedrijven@hollandzorg.nl Repatriëring bij ziekte of overlijden U kunt bellen met: +31 (0)

4 Getting Started Inloggen U ontvangt een met daarin de activatie link voor uw persoonlijke account. Klik in deze op Account activeren. Na het klikken op deze link kiest u zelf een wachtwoord dat voldoet aan de gestelde voorwaarden. Dashboard Na het inloggen komt u op het Dashboard van het portaal. U ziet hier: Management informatie in de oranje blokken Berichten aan de rechterzijde Werkvoorraad met daarin al uw acties op doorgegeven wijzigingen Diverse menu items aan de linkerzijde 3

5 Account Geldigheid wachtwoord Een wachtwoord is maximaal 6 maanden geldig. Na 6 maanden wordt u automatisch gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen. Een account dat 6 maanden niet gebruikt wordt zal automatisch op inactief komen te staan. Een beheerder van HollandZorg kan een account weer actief maken, neem hiervoor contact op met de binnendienst zakelijke markt. Wachtwoord wijzigen Eenmaal ingelogd kunt u uw wachtwoord eenvoudig wijzigen door op het account icoon te klikken in de rechterbovenhoek. Wachtwoord vergeten Bent u uw wachtwoord vergeten? Op het inlogscherm staat een link waarmee u eenvoudig een nieuw wachtwoord kunt aanvragen. Klikt hiervoor op Wachtwoord vergeten. U ontvangt nu een e- mail om uw wachtwoord te kiezen. Accounts aanmaken Een beheerder heeft de mogelijkheid om nieuwe accounts aan te maken voor zijn/haar collega s. Ga hier voor in het menu aan de linkerkant naar Beheer Hier wordt een overzicht getoond van alle gebruikers binnen de collectiviteiten waar u zelf rechten voor heeft gekregen, inclusief uw eigen account. 4

6 Klik op Nieuwe gebruiker om de gegevens van de nieuwe gebruiker in te voeren. Het is hierbij belangrijk dat iedere gebruiker een uniek en zakelijk adres als gebruikersnaam krijgt. Het kan namelijk zijn dat de domeinnaam controle ingesteld is en alleen gebruikers uit dat domein toegang krijgen tot het portaal. U kunt de volgende rollen toekennen: 1. Intercedent de rol heeft alleen lees rechten en kan geen gegevens wijzigen. De rol kan wel alle verzekeringsdocumenten downloaden. 2. Financieel medewerker deze rol heeft toegang tot de Facturen van uw organisatie. 3. Administratief medeweker deze rol heeft toegang tot alle gegevens van de werknemers. En kan deze muteren Voor iedere rol geldt dat u bepaald tot welke collectiviteiten zij rechten krijgen. Afhankelijk van de rol van een gebruiker zijn bepaalde menu-items wel of niet zichtbaar. LET OP: Als er op een later moment een collectiviteit bij komt, dan dient u deze collectiviteit ook bij ieder reeds aangemaakt account aan te vinken via de beheerpagina om deze inzichtelijk te maken. Na opslaan krijgt de gebruiker direct een op het opgegeven adres. In deze mail staat een activatielink, zoals u zelf ook hebt ontvangen. Let op: deze kan tussen uw ongewenste terechtkomen. 5

7 Werknemers Voordat de aanmelding bij HollandZorg plaatsvindt, is het verplicht dat de werknemer een machtigingsformulier voor de zorgverzekering invult en ondertekent. Met dit machtigingsformulier geeft de werknemer zijn werkgever toestemming om: Een zorgverzekering bij HollandZorg af te sluiten. De premie van deze verzekering en andere verschuldigde bedragen in te houden op het salaris en aan HollandZorg te betalen. Noodzakelijke gegevens over zijn of haar gezondheid in te zien. HollandZorg kan deze machtigingsformulieren steekproefsgewijs bij u opvragen. Wij adviseren u daarom deze machtigingen goed te archiveren. U vindt de machtigingsformulieren op het portaal onder het kopje Informatie - Documenten Machtigingsformulieren. Het machtigingsformulier is in verschillende talen beschikbaar. Aanmelden Een aanmelding van nieuwe werknemers bij HollandZorg kan op 3 verschillende manieren uitgevoerd worden: 1. Een individuele aanmelding via Nieuwe werknemer 2. Groepsgewijze aanmelding door een CSV bestand te uploaden bij Werknemersbestand uploaden. 3. Maakt u gebruik van een salarispakket? Dan is het mogelijk dat hier een koppeling met HollandZorg in zit. Wilt u weten of dit bij uw salarispakket ook het geval is? Neem dan contact op met onze Binnendienst of kijk bij Veel gestelde vragen. Het aan- en afmelden gaat bij een koppeling automatisch. Hiervoor dient u wel aan de leverancier van uw salarispakket door te geven dat u zaken doet met HollandZorg. Ondanks deze koppeling kan het voorkomen dat er mutaties worden afgekeurd. Houd daarom altijd goed de Werkvoorraad op het portaal in de gaten. Een aantal wordt getoond op uw dashboard. Het volledige overzicht vind u in uw werkvoorraad. Bij een individuele aanmelding via Nieuwe werknemer volgt u de instructies zoals deze bij de verschillende invulvelden wordt weergegeven. Let op u kunt geen diakritische tekens (bijvoorbeeld é, â, ö) gebruiken. Hierna volgt een stappenplan over het groepsgewijs aanmelden van uw werknemers. Ook wanneer u geen salarispakket gebruikt, kunt u gebruik maken van deze methode. Let op, net als bij het individueel aanmelden kunnen ook hier geen diakritische tekens (bijvoorbeeld é, â, ö) worden gebruikt. 6

8 1. Vul het door HollandZorg aangeleverde -format in. Wij vragen u nadrukkelijk voor het aanleveren van uw gegevens uitsluitend gebruik te maken van het actuele HollandZorg CSV formaat en hierin niets te wijzigen (bijvoorbeeld kolommen toevoegen). De meeste recente versie vindt u op het portal onder het tabblad Informatie-Documenten-Protocollen. Verplichte velden zijn geel gemarkeerd. Optionele velden zijn blauw. Verplichte velden zijn noodzakelijk voor een juiste en snelle verwerking en dienen dus altijd ingevuld te worden. 2. Sla het ingevulde Excel-bestand op in CSV-formaat. Een CSV-bestand is een bestand dat bestaat uit platte, onopgemaakte tekst. Hierdoor is het mogelijk de gegevens van dit bestand in de automatiseringssystemen van HollandZorg te verwerken. Met een Excel-bestand is dit niet mogelijk. U bent vrij zelf een bestandsnaam voor het CSV-bestand te kiezen. Het bestandsformaat.csv kunt u selecteren in het dropdown-menu. Klik op Opslaan en vervolgens op OK als de volgende melding verschijnt: Klik vervolgens op Ja als de volgende opmerking verschijnt: Na een aanmelding dient u altijd het overzicht mutaties en de werkvoorraad te bekijken of de aanmelding geslaagd is. Via werknemer zoeken kunt u een werknemer zoeken op BSN/Personeelsnummer of naam. Zie verder het hoofdstuk Werkvoorraad voor meer informatie. Let op: een aanmelding en een afmelding van dezelfde werknemer dient u in twee verschillende csvbestanden aan te leveren. 7

9 Statussen De volgende statussen kunnen worden getoond in het portaal Status Betekenis Aangeboden ter verwerking De mutatie is aangeboden ter verwerking aan de backoffice Wacht op terugkoppeling De mutatie wacht op terugkoppeling van de backoffice Wacht op inschrijving (elders verzekerd) Uitgevallen, correctie gewenst Verwijderd Afgekeurd Afgekeurd, afgehandeld Goedgekeurd De aanmelding wordt gecontroleerd op een actieve verzekering elders De mutatie voldoet niet aan alle eisen die worden gesteld, per mutatie is zichtbaar wat er onjuist is De mutatie is door u verwijderd (komt alleen voorbij eerder uitgevallen mutaties) De mutatie is afgekeurd, u dient actie te ondernemen De mutatie is afgekeurd en vervolgens door u afgehandeld of opnieuw verstuurd De mutatie is goedgekeurd Documenten inzien U kunt de volgende documenten downloaden zodra u gezocht heeft op uw werknemer. Dit is alleen het geval voor werknemers met een verzekerde status. Polisblad S1 Periode overzicht Uitschrijfbrief U dient deze documenten ten alle tijde zo spoedig mogelijk aan uw werknemer te overhandigen. Let op: het kan zijn dat u eerst een melding krijgt om pop-ups te tonen, dit is noodzakelijk om de documenten te kunnen openen. Gegevens wijzigen U kunt de verzekering van een aangemelde werknemer binnen 30 dagen annuleren als de betreffende werknemer bijvoorbeeld niet aan het werk is gegaan. U drukt dan op onderstaande knop. Via de knop gegevens wijzigen kunt u verschillende gegevens van uw werknemer wijzigen. Annuleren kan alleen binnen 30 dagen na het aanmelden van een werknemer. U kunt verschillende categorieën selecteren om gegevens te wijzigen te weten: Huidige verzekerde periode Werknemer Adresgegevens Contactgegevens Per invulveld volgt u de instructie zoals deze bij de verschillende velden wordt weergegeven. 8

10 Zorgtoeslag aanvragen Via de knop Zorgtoeslaggegevens aanpassen kunt u zorgtoeslag aanvragen voor uw medewerker. Deze knop is alleen zichtbaar als er in de overeenkomst met HollandZorg is opgenomen dat u zorgtoeslag mag aanvragen voor uw werknemers. Per invulveld volgt u de instructie zoals deze bij de verschillende velden wordt weergegeven. Declaratie indienen Met de knop Declaratie indienen kunt een declaratie als plaatje of.pdf naar ons toesturen. Per invulveld volgt u de instructie zoals deze bij de verschillende velden wordt weergegeven. Afmelden Met de knop Afmelden kunt u een werknemer afmelden voor de zorgverzekering. Per invulveld volgt u de instructie zoals deze bij de verschillende velden wordt weergegeven. Let op: de einddatum is een tot en met datum en mag maximaal 30 dagen in het verleden liggen. 9

11 Werkvoorraad Onder de knop werkvoorraad zijn mutaties te vinden die om een bepaalde reden niet geslaagd zijn. U ziet in dit overzicht uitgevallen mutaties en afgekeurde mutaties. Mutaties die zijn uitgevallen zijn niet door de eerste controle gekomen. U kunt deze mutaties verwijderen of opnieuw versturen nadat u deze gecorrigeerd heeft. Per invulveld word met een rood uitroepteken aangegeven welke gegevens zijn uitgevallen. Mutaties die zijn afgekeurd zijn door de back-office afgewezen. Deze mutaties kunt u opnieuw versturen of afhandelen zodat ze uit uw werkvoorraad worden verwijderd. Bij afgekeurde mutaties is altijd een reden zichtbaar waarom de mutatie door de back-office is afgekeurd. Via de knop overzicht mutaties kunt u alle eerdere mutaties bekijken. U kunt hier eenvoudig filteren op de status van de mutatie. Financieel inzicht Met de knop facturen kunt u inzicht krijgen in de facturen en specificaties. U vindt hier facturen en overzichten voor de premiebetaling en eventueel ook voor het eigen risico en de eigen bijdrage. U kunt via onderstaande knoppen de facturen en specificaties downloaden. Wij vragen u de facturen en specificaties goed te controleren. Als er onjuiste gegevens op staan, geef dit dan zo snel mogelijk aan ons door. Let u hierbij wel op de gestelde aan- en afmeldtermijnen. Als u een correctie voor de 10e dag van de volgende maand meldt, komt deze op de premienota van die maand te staan. Let op: het kan zijn dat u eerst een melding krijgt om pop-ups te tonen, dit is noodzakelijk om de documenten te kunnen openen. Berichten Onder de knop berichten staan belangrijke berichten van HollandZorg. Deze berichten vindt u ook aan de rechterzijde van uw dashboard. 10

12 Informatie Onder de informatieknop vindt u de pagina s m.b.t. veelgestelde vragen, documenten en contact. In het scherm veelgestelde vragen kunt u filteren en zoeken naar veelgestelde vragen. Bij documenten vind u belangrijke protocollen, machtigingsformulieren, leaflets en onze voorwaarden. Bij contact vindt u belangrijke contactpersonen, telefoonnummers en adressen. Disclaimer Ondanks de grote zorgvuldigheid waarmee deze handleiding is samengesteld, kan het door de vele ontwikkelingen bij HollandZorg voorkomen dat er bepaalde correcties in de werkwijze niet op tijd zijn bijgewerkt. Uiteraard streven wij ernaar om wijzigingen zo snel mogelijk in de handleiding door te voeren. Mist u informatie of komt u onjuiste informatie tegen? Dan kunt u dit uiteraard melden via bedrijven@hollandzorg.nl. 11