HANDMATIGE CONVERSIE AOV VAN NN NAAR MOVIR

Transcriptie

1 HANDMATIGE CONVERSIE AOV VAN NN NAAR MOVIR ANVA Gebruikersdocumentatie Versie 0.1 Wijzigingsdatum

2 Productaanbod ANVA B.V. biedt software-oplossingen die bedrijven in staat stellen te excelleren in de verzekeringsbranche. De ANVA-software is breed inzetbaar in diverse bedrijfsmodellen, van intermediair tot beursmakelaar en van volmachtbedrijf tot serviceprovider en verzekeraar. Voor een optimale bedrijfsvoering bieden wij functionaliteiten voor een betrouwbare administratie, inzichtelijke managementinformatie, optimale ketenintegratie en effectief klantcontact. Disclaimer ANVA B.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van haar softwareoplossingen. Ook biedt ANVA B.V. geen ondersteuning bij onbedoeld gebruik van haar softwareoplossingen. Onder onbedoeld gebruik wordt verstaan, het gebruik van een software-oplossing of een deel daarvan, anders dan in de instructies en/of gebruikersdocumentatie van ANVA B.V. is aangegeven. De software-oplossingen worden door ANVA B.V. voortdurend ontwikkeld. ANVA B.V. behoudt zich het recht voor om, te allen tijde en zonder voorafgaande kennisgeving, wijzigingen aan te brengen in haar software-oplossingen, instructies en/of gebruikersdocumentatie. U wordt geïnformeerd over wijzigingen middels releasebrieven, instructies en/of bijgewerkte gebruikersdocumentatie ANVA B.V. Uitgegeven in eigen beheer Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, door fotokopie, opnamen of op enige ander manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming door ANVA B.V.

3 Inhoudsopgave 1 2 Inleiding conversie AOV van Nationale-Nederlanden naar Movir... 2 Voor u de conversie van Nationale-Nederlanden naar Movir begint Indien nodig: maatschappij Movir aanmaken Indien gewenst: verzekeringsvorm aanmaken Indien gewenst: wijzigingsreden aanmaken Conversie van NN naar Movir De AOV uit een pakket van Nationale-Nederlanden halen De nieuwe AOV aanpassen Mutatieberichten en prolongatieberichten van Movir ophalen Kopie-polisbladen van Movir ophalen en verwerken Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 1

4 1 Inleiding conversie AOV van Nationale-Nederlanden naar Movir Vanaf juli 2016 begint Movir met het opnemen van de individuele arbeidsongeschiktheidsverzekeringen (AOV) van Nationale-Nederlanden in de Movir-systemen. Het gaat daarbij om onderstaande AOV's: - AOV uitkeringsduur 5 jaar - AOV-Volledig - Employé-AOV - Instap-AOV - Maandlasten AOV - AOV Volledig sec A - Vangnet AOV - Basis-AOV. Deze polissen kunnen als dekking 'Rubriek A' en/of 'Rubriek B' hebben. De namen en voorwaarden van deze producten blijven ongewijzigd, maar ze moeten wel omgezet worden naar Movir. Als eerste zet Movir de polissen om die in augustus hun hoofdpremievervaldatum hebben. Dit wordt maandelijks herhaald, totdat alle polissen zijn opgenomen in de systemen van Movir. De hoofdvervaldatum wijzigt dus niet door de conversie. Elke maand stuurt Movir, ongeveer twee weken voorafgaand aan de hoofdpremievervalmaand, per post een overzicht met de oude en nieuwe polisnummers, de dekkingsgegevens en de klantinformatie. Dit overzicht kan u helpen bij het doorvoeren en controleren van de wijzigingen. Voor beide dekkingen (Rubriek A en Rubriek B) van Nationale-Nederlanden heeft Movir aparte polissen. Dus als u bij Nationale-Nederlanden een polis met een gecombineerde dekking heeft, worden dat bij Movir twee polissen. Hiervoor staan in het overzicht dat u ontvangt dus twee polisnummers. Heeft uw relatie bij Nationale-Nederlanden alleen een Rubriek A- of alleen een Rubriek B-dekking, dan blijft dat dus 1 polis. Let op Zet eerst alle gegevens om, verwerk de PMB-berichten en start daarna pas de prolongatie. Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 2

5 2 Voor u de conversie van Nationale-Nederlanden naar Movir begint Voordat u de conversie naar Movir begint, zijn misschien eenmalig enkele kleine wijzigingen nodig in de inrichting van ANVA. Daarna kunt u elke maand de polissen converteren. - Indien nodig: maatschappij Movir aanmaken (pagina 4) - Indien gewenst: verzekeringsvorm aanmaken (pagina 5) - Indien gewenst: wijzigingsreden aanmaken (pagina 6) Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 3

6 2.1 Indien nodig: maatschappij Movir aanmaken Controleer of de provinciale maatschappij Movir reeds aanwezig is in ANVA. Zo niet, maak deze aan. Voor uitgebreide informatie over het inrichten van maatschappijen, zie Beheer maatschappij in de ANVA Help. Pad: BMM 1. Klik op Nieuw. 2. In het venster Info: maatschappijsoort selecteert u maatschappijsoort Provinciaal. 3. Het venster Maatschappijgegevens verschijnt. 4. Vul de maatschappijgegevens in. Het maatschappijnummer is M Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'. Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 4

7 2.2 Indien gewenst: verzekeringsvorm aanmaken De producten die u nu omzet van Nationale-Nederlanden naar Movir, behouden hun oude polisvoorwaarden en clausules zoals ze bij Nationale-Nederlanden waren. Om in uw schermen onderscheid te kunnen maken tussen geconverteerde producten van Nationale-Nederlanden en nieuw afgesloten producten van Movir, kunt u een verzekeringsvorm aan de geconverteerde producten toekennen. Maak daarvoor als volgt een nieuwe code voor de verzekeringsvorm aan: Pad: BLC 1. Open label Verzekeringsvorm. 2. Klik op Nieuw. 3. Vul een code in, bijvoorbeeld 'NN'. 4. Vul een omschrijving in, bijvoorbeeld 'Voorheen Nationale-Nederlanden'. 5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'. 6. Voeg het label voor de verzekeringsvorm toe aan de polisschermen van de AOV's waarin Rubriek A of Rubriek B gebruikt wordt, via pad BVPN. Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 5

8 2.3 Indien gewenst: wijzigingsreden aanmaken Bij het converteren van polissen van Nationale-Nederlanden naar Movir kunt u een wijzigingsreden opgeven. Dit is niet verplicht, maar kan wel gewenst zijn in verband met het historische overzicht van de polis. Om een wijzigingsreden aan te maken: Pad: BLC 1. Selecteer het label Wijzigingsreden. Het venster Label: Wijzigingsreden opent. 2. Klik op Nieuw. 3. Vul een eigen code en wijzigingsreden in, bijvoorbeeld 'Conversie NN naar Movir'. 4. Druk op [Enter]. 5. Kies in het volgende veld een labelwaarde met Info, in dit geval: code 6 Omzetten. 6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'. Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 6

9 3 Conversie van NN naar Movir Nadat u de inrichting aangepast heeft, kunt u maandelijks handmatig de betreffende polissen aanpassen. Prolongeer pas nadat u alle polissen geconverteerd heeft en alle berichten verwerkt heeft. - Indien nodig: De AOV uit een pakket van Nationale-Nederlanden halen (pagina 8). - De nieuwe AOV aanpassen (pagina 9). - Mutatieberichten en prolongatieberichten van Movir ophalen (pagina 10). - Kopie-polisbladen van Movir ophalen en verwerken (pagina 11). Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 7

10 3.1 De AOV uit een pakket van Nationale-Nederlanden halen Als de AOV onderdeel is van een pakket van Nationale-Nederlanden, moet u de AOV er uit halen door het relatievolgnummer te wijzigen. Hiermee creëert u automatisch een nieuwe polis (monoproduct). Zorg dat u het relatienummer, volgnummer en subnummer bij de hand heeft. U krijgt van Movir elke maand een overzicht van de polissen die geconverteerd moeten worden, met daarin de oude en nieuwe nummers. Pad: IWV 1. Vul het relatie- en volgnummer in. 2. Druk op [Enter]. 3. Antwoord Nee op de vraag: "Wilt u alle polissen binnen dit pakket wijzigen?". 4. Vul het subnummer in. 5. Druk op [Enter]. 6. Antwoord Nee op de vraag: "Wilt u de polis in een pakket plaatsen?". 7. Vul het nieuwe volgnummer in. 8. Druk op [Enter]. 9. Vul eventueel bij Wijzigingsreden polis de wijzigingsreden in die u voor deze conversie heeft aangemaakt. 10. Kies bij Verwerking voor Exclusief facturen en betalingen. 11. Klik op Start. De melding verschijnt: "Let op: een enkele polis van pakket wordt gewijzigd." 12. Klik op OK om verder te gaan. 13. Controleer het overzicht. 14. Klik op OK. De volgende melding verschijnt: 'ANVA gaat nu de polis(sen) en/of relatie omzetten. Sluit ANVA niet af, dit kan ernstige verstoringen veroorzaken.' 15. Klik op Doorgaan. 16. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK. 17. De verwerking wordt gestart en er verschijnt een voortgangsbalk. 18. Klik op OK. In het polisoverzicht van uw relatie zult u zien dat de AOV uit het pakket een nieuw monoproduct is geworden. 19. Pas nu deze nieuwe polis aan, zie: De nieuwe AOV aanpassen (pagina 9). Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 8

11 3.2 De nieuwe AOV aanpassen Waar het nodig was, heeft u de AOV's uit de pakketten van Nationale-Nederlanden gehaald. Nu heeft u dus alleen monoproducten van Nationale-Nederlanden voor de betreffende AOV's. Deze moet u omzetten naar Movir. Zorg dat u de relatienummers, volgnummers en subnummers bij de hand heeft. U krijgt van Movir elke maand een overzicht van de polissen die geconverteerd moeten worden, met daarin de oude en nieuwe nummers. Pad: A 1. Open de polis. 2. Kies in veld Maatschappij met Info voor M041 Movir. 3. Vul, indien gewenst, de Verzekeringsvorm in. Zo blijft het onderscheid duidelijk tussen de polissen die geconverteerd zijn naar Movir en de polissen die u direct bij Movir zelf heeft afgesloten. Deze kunnen immers dezelfde naam hebben, maar andere voorwaarden en hoofdvervaldatum (van Nationale-Nederlanden). 4. Wijzig het Polisnummer. 5. Klik op Afsluiten en handel de polis verder af zoals u gewend bent. U komt terug in het polisoverzichtscherm van de relatie. Heeft deze polis een gecombineerde dekking? Dan wordt deze via een ADN-mutatiebericht van Movir omgezet in dekking 'Rubriek A'. Maak voor de dekking 'Rubriek B' een nieuwe polis aan, dat kan direct vanuit het polisoverzichtscherm: 6. Klik op Nieuw. 7. Vul minimaal de verplichte velden in. De polis wordt later aangevuld via de ADN-berichten van Movir. 8. Als u een aparte verzekeringsvorm en/of wijzigingsreden heeft aangemaakt voor deze conversie, kunt u ze hier gebruiken. 9. Ga naar menu Dekkingen. 10. Klik op Nieuw. 11. Selecteer dekking 'Rubriek B'. 12. Klik op Afsluiten. 13. Klik in het dekkingsoverzichtsscherm nogmaals op Afsluiten. 14. Handel de polis verder af zoals u gewend bent. Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 9

12 3.3 Mutatieberichten en prolongatieberichten van Movir ophalen Movir prolongeert en verzendt de benodigde berichten en kopie-polisbladen volgens onderstaand schema: Wanneer Na eerste weekend van de maand Derde week van de maand Derde week van de maand Wat Mutatieberichten Prolongatieberichten Kopie-polisbladen Om de mutatie- en prolongatieberichten op te halen: Pad: LNOA 1. Antwoord Doorgaan op de vraag "Ophalen van de ADN-berichten?". 2. Verwerk de mutatieberichten via de mutatie-interface in pad AI. Voor meer informatie, zie 'PMI-berichten' in de ANVA Help. Let op Voordat u prolongeert, moeten de mutatieberichten verwerkt zijn. 3. Verwerk de prolongatieberichten via de prolongatie-interface in pad RPO. Voor meer informatie, zie 'Prolongatie' in de ANVA Help. Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 10

13 3.4 Kopie-polisbladen van Movir ophalen en verwerken Movir prolongeert en verzendt de benodigde berichten en kopie-polisbladen volgens onderstaand schema: Wanneer Na eerste weekend van de maand Derde week van de maand Derde week van de maand Wat Mutatieberichten Prolongatieberichten Kopie-polisbladen De kopie-polisbladen worden verstuurd via de EMS-postbus van Aplaza. Als u de kopie-polisbladen niet automatisch kunt ontvangen, kunt u ze downloaden via de link die u per ontvangt of die te vinden is op Let op - Waar de kopie-polisbladen na het ophalen geplaatst worden, is ingericht via pad BOAR, menu Documenten en Berichten Service - Afwijkingen per proces - Prolongatie - Kopie (pakket) polis. Voor uitgebreide informatie, zie 'Aplaza - Documenten en Berichtenservice' in de ANVA Help. - Om de kopie-polisbladen automatisch te laten koppelen aan het juiste polisdossier, moeten de mutatieberichten zijn verwerkt via de mutatie-interface in pad AI. Pad: LAE Uw internet browser start op. 1. Klik op Akkoord. De documenten en berichten worden opgehaald. Dit kan enige tijd duren. U kunt de voortgang volgen via het scherm Berichten ophalen. 2. Als alle resultaten zijn opgehaald, toont ANVA het verslag van de sessie. Per EMS-postbus is een verslag beschikbaar via pad LAV. 3. Afhankelijk van inrichting (pad BOAR) worden de kopieën: Direct in het dossier geplaatst (Pad A, menu Info - Dossier). In de werklijst gezet voor verwerking (pad GW). 4. Klik op Afsluiten om de internet browser te sluiten en terug te keren naar ANVA. Handmatige conversie AOV van NN naar Movir 11