Rapportage monitor gebruik basisregistraties

Transcriptie

1 SIRA Consulting B.V. Edisonbaan 14 G MN Nieuwegein Telefoon: Fax: Web: Rapportage monitor gebruik basisregistraties Kwalitatief onderzoek naar het gebruik van basisregistraties door de gemeente Amsterdam Eindrapportage v oktober 2014

2

3 SIRA Consulting B.V. Edisonbaan 14 G MN Nieuwegein Telefoon: Fax: Web: Rapportage monitor gebruik basisregistraties Kwalitatief onderzoek naar het gebruik van basisregistraties door de gemeente Amsterdam Eindrapportage v2.0 Nieuwegein, 21 oktober 2014 drs. Ing. P.M.H.H. Bex drs. A.C. Beukers drs. J.J. van der Heijden S.E.A. Janssen MSc Versie Datum Status rapportage (aard van de wijziging) augustus 2014 Eerste conceptrapportage september 2014 Tweede conceptrapportage september 2014 Eindrapportage oktober 2014 Naar aanleiding van terugkoppeling gemeente Amsterdam, nieuwe versie eindrapportage. SIRA Consulting is inhoudelijk verantwoordelijk voor deze rapportage. De in deze rapportage opgenomen teksten en onderzoeksresultaten mogen uitsluitend worden gebruikt als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken mits de bron duidelijk wordt vermeld. SIRA Consulting aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden.

4

5 Inhoud Managementsamenvatting 7 1 Inleiding Leeswijzer 9 2 Werkwijze en afbakening van het onderzoek Werkwijze Afbakening van het onderzoek 12 3 Onderzoeksresultaten Resultaten gebruik basisregistraties conform landelijk onderzoek Resultaten gebruik basisregistraties bij de gemeente Amsterdam Vergelijking gebruik basisregistraties Landelijke knelpunten en de Amsterdamse situatie Knelpunten in de gemeente Amsterdam Technische knelpunten Organisatorische knelpunten Inhoudelijke knelpunten 24 4 Aanbevelingen 26 I. Gebruikte afkortingen 29 II. Het stelsel van basisregistraties 30 III. Beschrijving werkprocessen 32 SIRA Consulting 5/33

6

7 Managementsamenvatting Inleiding Het college van B&W en de gemeenteraad van Amsterdam willen structureel beter inzicht in het concrete gebruik van basisinformatie. Het stelsel van basisinformatie bestaat uit de wettelijke basisregistraties, de gemeentelijke kernregistraties en de landelijke stelselvoorzieningen. Met het verkregen inzicht kan beter worden ingespeeld op bestaande informatiebehoeften binnen de gemeente. Het uiteindelijke doel is het verbeteren van de dienstverlening, het efficiënter en effectiever uitvoeren van gemeentelijke processen en het terugdringen van fraude. De Dienst Basisinformatie (DBI) is binnen de gemeente Amsterdam de beheerder van het stelsel van basisinformatie. Zij monitort en stimuleert het gebruik van basisinformatie door gemeentelijke afnemers. Het onderzoek richt zich op het gebruik van de basisregistraties (dus niet op de kernregistraties en de landelijke stelselvoorzieningen) en heeft drie doelstellingen: 1. Inzicht in aanbod basisregistraties en gebruik hiervan; 2. Inzicht in de belemmeringen om gebruik te maken van basisregistraties; 3. Benchmark landelijk SIRA-onderzoek. Werkwijze Voor het onderzoek zijn 13 werkprocessen geselecteerd waarvoor het gebruik van de basisregistraties in kaart is gebracht. Hiervoor zijn in totaal 21 interviews uitgevoerd met verschillende stadsdelen en diensten die bij de uitvoering van een proces zijn betrokken. Deze interviews waren gericht op het achterhalen (a) van het feitelijke gebruik van de basisregistraties en (b) de redenen waarom de basisregistraties wel, niet of slechts gedeeltelijk worden gebruikt. Resultaten Uit het onderzoek blijkt dat de diensten en bestuurscommissies (stadsdelen) over het algemeen voldoende toegang hebben tot basisregistraties. In meer dan de helft van de onderzochte processen worden de basisregistraties frequent of zelfs hoogwaardig gebruikt. Bij frequent gebruik wordt veel informatie uit basisregistraties benut, maar hier is nog ruimte voor verbetering. Hoogwaardig betekent hier dat informatie zoveel als mogelijk uit basisregistraties wordt gehaald. Tijdens het onderzoek zijn totaal 11 knelpunten geconstateerd bij het gebruik van basisregistraties. Deze knelpunten zijn onderverdeeld in technische, organisatorische en inhoudelijke knelpunten. Per knelpunt is aangegeven in welk(e) proces(sen) dit zich voordoet. Het onderzoek naar het gebruik van basisregistraties is in 2013 ook op landelijk niveau uitgevoerd. In dit rapport is een vergelijking gemaakt tussen de huidige resultaten van de gemeente Amsterdam met de resultaten uit het landelijke onderzoek. Hieruit blijkt dat de gemeente Amsterdam voor de onderzochte processen beter gebruik maakt van de basisregistraties dan de gemeenten die hebben deelgenomen aan het landelijk onderzoek. De vergelijking is in onderstaande figuur uitgebeeld. 46% Amsterdam Nederlandse gemeenten 8% 23% 31% 46% 8% 46% Hoogwaardig gebruik Frequent gebruik 38% 46% Beperkt gebruik Geen gebruik Figuur samenvatting. Vergelijking gebruik basisregistraties tussen Amsterdam en onder Nederlandse gemeenten. SIRA Consulting 7/33

8 1 Inleiding Het college van B&W en de gemeenteraad willen structureel beter inzicht in het concrete gebruik van het stelsel van basisinformatie. Het stelsel van basisinformatie bestaat uit de wettelijke basisregistraties, de gemeentelijke kernregistraties en de landelijke stelselvoorzieningen. Door beter inzicht kan beter worden ingespeeld op bestaande informatiebehoeften binnen de gemeente. Daarnaast kunnen op basis van deze informatie de knelpunten van afnemers bij het gebruik van basisregistraties worden opgelost. De Dienst Basisinformatie (DBI) is binnen de gemeente Amsterdam de beheerder van het stelsel van basisinformatie. Vanuit deze rol geeft DBI per 2014 uitvoering aan de taak: het monitoren en stimuleren van het gebruik van basisinformatie door gemeentelijke afnemers. Doelstelling onderzoek Het onderzoek richt zich op het gebruik van de basisregistraties (dus niet op de kernregistraties en de landelijke stelselvoorzieningen). Concreet zijn er drie doelstellingen voor het onderzoek naar het gebruik van de basisregistraties: 1. Inzicht in aanbod basisregistraties en gebruik hiervan; 2. Inzicht in de belemmeringen om gebruik te maken van basisregistraties; 3. Benchmark landelijk SIRA-onderzoek. Het landelijke onderzoek 'Gebruik basisregistraties' In 2013 is het onderzoek 'Gebruik basisregistraties 1 ' uitgevoerd in opdracht van het Cluster StelselOplossingen en UitvoeringsTraject (STOUT) 2. In dit onderzoek is voor 16 typen gebruikers en in totaal 34 werkprocessen in kaart gebracht in hoeverre informatie uit de basisregistraties wordt gebruikt. Hierbij zijn ook ketenprocessen onderzocht, waarbij meerdere partijen van elkaar afhankelijk zijn bij het uitvoeren van werkprocessen. Het resultaat van dit onderzoek legt een basis voor het verbeteren van het gebruik van basisregistraties, dienstverlening van de gemeente en het effectiever uitvoeren van handhaving en fraudebestrijding. Het voorliggende onderzoek Rapportage monitor gebruik basisregistraties De gemeente Amsterdam maakte geen deel uit van het landelijke onderzoek. In het derde kwartaal van dit jaar heeft DBI SIRA Consulting de opdracht verstrekt om dezelfde onderzoeksopzet toe te passen op de gemeente Amsterdam, onder de noemer Rapportage monitor gebruik basisregistraties. Het voorliggende rapport beschrijft de resultaten van het onderzoek. Op basis van deze resultaten zijn aanbevelingen gedaan om het gebruik van de basisregistraties te verbeteren en te stimuleren. 8/33 1 Gebruik basisregistraties, SIRA Consulting, Cluster STOUT is onderdeel van het i-nup van ICTU en creëert de praktische randvoorwaarden voor een in samenhang werkend stelsel van basisregistraties in Nederland.

9 1.1 Leeswijzer Hoofdstuk 2 gaat in op de werkwijze en de afbakening van het onderzoek. Na een beknopte uitleg van de werkwijze van het onderzoek in drie fasen is een overzicht opgenomen van de actuele beschikbaarheid van de basisregistraties en van de voor dit onderzoek geselecteerde werkprocessen. In hoofdstuk 3 zijn de resultaten van het onderzoek samengevat en geanalyseerd. De resultaten geven inzicht in het aanbod van basisregistraties en het gebruik hiervan binnen de gemeente Amsterdam. Daarnaast is inzicht gegeven in knelpunten bij het gebruik van basisregistraties. De resultaten van het huidige onderzoek worden in dit hoofdstuk vergeleken met de resultaten van het landelijke onderzoek. Hoofdstuk 4 bevat aanbevelingen voor verbetering van het gebruik van basisregistraties. Hierbij is rekening gehouden met projecten die al zijn gestart binnen de gemeente Amsterdam om het gebruik van basisregistraties te bevorderen. SIRA Consulting 9/33

10

11 2 Werkwijze en afbakening van het onderzoek 2.1 Werkwijze Het onderzoek Rapportage monitor gebruik basisregistraties is uitgevoerd in drie fasen. Deze paragraaf geeft een korte toelichting op elke fase. Fase 1 Projectvoorbereiding In deze fase is in overleg met de opdrachtgever de projectaanpak uitgewerkt en de planning vastgesteld. Daarnaast is op basis van beschikbare informatie de informatievraag van de werkprocessen uitgewerkt en zijn conceptfactsheets per werkproces opgesteld. Fase 2 Praktijkonderzoek In fase 2 zijn voor 13 geselecteerde werkprocessen (zie tabel 1) in totaal 21 interviews uitgevoerd. Deze interviews waren gericht op het achterhalen (a) van het feitelijke gebruik van de basisregistraties voor de geselecteerde werkprocessen en (b) de redenen waarom de basisregistraties wel, niet of slechts gedeeltelijk worden gebruikt. Alle interviews zijn voorbereid op basis van bestaande en beschikbare gegevens. Daarnaast zijn een aantal specifieke interviews uitgevoerd met DBI over onder meer de toepassingsmogelijkheden van Atlas 3 en lopende initiatieven op het gebied van basisregistraties. Dit om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen. De resultaten van de interviews zijn teruggekoppeld aan de respondenten om te waarborgen dat de informatie juist is en draagvlak heeft. Fase 3 Analyse en rapportage In fase 3 zijn de onderzoeksresultaten systematisch geordend. Hiervoor is een analyse uitgevoerd van de interviewresultaten om per werkproces inzicht te geven in het gebruik van de basisregistraties. Verder zijn de interviewresultaten gebruikt om inzicht te geven in ervaren belemmeringen bij het gebruik van basisregistraties. Tot slot is een vergelijking gemaakt tussen de resultaten van het onderzoek bij de gemeente Amsterdam en het landelijk SIRA-onderzoek. Op basis van de analyse van de onderzoeksresultaten zijn bevindingen en aanbevelingen geformuleerd. Bij het formuleren van de aanbevelingen is rekening gehouden met de lopende initiatieven binnen de gemeente Amsterdam. 3 Atlas is een geo-viewer waarin een verzameling van kaarten die betrekking hebben op de gemeente Amsterdam is ondergebracht. Atlas maakt gebruik van gegevens uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Kadaster (BRK) en de Basisregistratie Topgrafie (BRT), maar bevat ook nog andere informatie, zoals de Grootschalige Basiskaart van Amsterdam (GBKA), luchtfoto s en milieugegevens. SIRA Consulting 11/33

12 2.2 Afbakening van het onderzoek In deze paragraaf is toegelicht welke basisregistraties zijn onderzocht, welke werkprocessen zijn geselecteerd voor dit project en welke gebruikers zijn geraadpleegd per werkproces. Basisregistraties: beschikbaarheid en ontwikkelingen In totaal worden dertien basisregistraties ontwikkeld 4. Negen basisregistraties zijn inmiddels volledig beschikbaar, drie basisregistraties zijn nog in ontwikkeling. Bij de Basisregistratie Lonen, Arbeids- en Uitkeringsverhoudingen (BLAU) wordt nog gewerkt aan de implementatie van het wettelijke kader 5 dat bepaalt of en wanneer het gebruik van de gegevens uit de basisregistratie verplicht is. De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Basisregistratie Ondergrond (BRO) zijn ook inhoudelijk nog in ontwikkeling. In dit onderzoek zijn alleen de negen basisregistraties onderzocht waarvoor een wettelijk kader beschikbaar is. In de onderstaande figuur is deze situatie schematisch weergegeven. In bijlage II is een uitgebreid overzicht van het stelsel van basisregistraties uitgewerkt. Stelsel van basisregistraties Gereed: 9 In ontwikkeling: 3 Figuur 1. Basisregistraties: beschikbaarheid en ontwikkelingen. 4 De BAG bestaat officieel uit de twee afzonderlijke Basisregistraties Adressen en Gebouwen. In dit onderzoek zijn deze beide als één registratie meegeteld, waardoor in figuur 1 slechts 12 registraties zijn weergegeven. In figuur 1 zijn de GBA en de RNI nog als twee afzonderlijke basisregistraties vermeld. Inmiddels zijn deze samengevoegd tot de BRP. 5 De inhoud van de basisregistratie BLAU is nog niet volledig bekend. Voor dit onderzoek wordt ervan uitgegaan dat de inhoud van BLAU gelijk is aan de huidige polisadministratie van het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen). 12/33

13 Geselecteerde werkprocessen Totaal zijn er voor het onderzoek 13 werkprocessen geselecteerd. De selectie van deze processen is overgenomen uit het landelijk onderzoek om vergelijking mogelijk te maken. In het landelijke onderzoek zijn de onderstaande criteria gehanteerd bij de selectie: Het werkproces wordt frequent uitgevoerd. Hoe vaker een werkproces wordt uitgevoerd, hoe groter het potentieel om de lastendruk voor gebruikers en aanvragers te reduceren. Er is veel informatie nodig om het proces uit te voeren. Naarmate omvang en complexiteit van de gegevensstroom toenemen, is bij toepassing van basisregistraties meer winst te behalen. Een evenredige verdeling tussen werkprocessen gericht op dienstverlening en op handhaving. Balans tussen 'enkelvoudige' processen en ketenprocessen. Uitstraling naar andere werkprocessen. De resultaten van de analyse van deze werkprocessen zijn naar verwachting bruikbaar voor andere werkprocessen van dezelfde en andere gebruikers. In onderstaande tabel zijn alle processen opgenomen. In bijlage III is per proces een korte toelichting gegeven wat dit proces inhoudt, welke basisregistraties de gemeente Amsterdam hiervoor gebruikt en op welke doelgroep (burgers en/of bedrijven) dit van toepassing is. Werkprocessen Bedrijven 1 Exploitatievergunning Horeca (aanvraag, toekenning, handhaving) 2 Evenementenvergunning groot (aanvraag, toekenning, handhaving) 3 Planschade 4 Verkoopvergunning vuurwerk (aanvraag, toekenning, handhaving) 5 Wijzigen bestemmingsplan (aanvraag, toekenning, aanpassing plan) 6 Melding sloop Burgers 7 Bijstandsuitkering (aanvraag, toekenning, wijziging, handhaving) 8 Bijzondere bijstand (aanvraag, toekenning, handhaving) 9 Evenementenvergunning groot (aanvraag, toekenning, handhaving) 10 Planschade 11 Wijzigen bestemmingsplan (aanvraag, toekenning, aanpassing plan) 12 Wmo-voorzieningen (aanvraag, toekennen, wijziging, handhaving) 13 Melding sloop Tabel 1. Overzicht onderzochte processen. SIRA Consulting 13/33

14 Geraadpleegde gebruikers Om het gebruik van de basisregistraties voor een bepaald werkproces in kaart te brengen, is gesproken met verschillende bestuurscommissies (stadsdelen) en diensten die bij de uitvoering van een proces zijn betrokken. In onderstaande tabel is per proces aangegeven met welke gebruikers is gesproken. Werkprocessen 1 Exploitatievergunning Horeca (aanvraag, toekenning, handhaving) 2 Evenementenvergunning groot (aanvraag, toekenning, handhaving) 3 Planschade 4 Verkoopvergunning vuurwerk (aanvraag, toekenning, handhaving) 5 Wijzigen bestemmingsplan (aanvraag, toekenning, aanpassing plan) 6 Melding sloop 7 Bijstandsuitkering (aanvraag, toekenning, wijziging, handhaving) 8 Bijzondere bijstand (aanvraag, toekenning, handhaving) 9 Wmo-voorzieningen (aanvraag, toekennen, wijziging, handhaving) Gebruikers Stadsdeel Centrum, afdeling Maatwerk Vergunningen Stadsdeel Centrum, afdeling Gebruikstoezicht Stadsdeel Zuid, afdeling Vergunningen Stadsdeel Zuid, afdeling Bouw- en Woningtoezicht Stadsdeel Centrum, afdeling Maatwerk Vergunningen Stadsdeel Centrum, afdeling Gebruikstoezicht Stadsdeel Oost, Evenementencoördinator Stadsdeel Zuid, afdeling Vergunningen Stadsdeel Zuid, afdeling Bouw- en Woningtoezicht Dienst Stadstoezicht Stadsdeel Centrum, afdeling Realisatie Fysiek Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied, afdelingen Vergunningen en Toezicht en Handhaving Stadsdeel Centrum, afdeling Realisatie Fysiek Stadsdeel Zuid, afdeling Vergunningen Dienst Ruimtelijke Ordening Stadsdeel Centrum, afdeling Bouwtoezicht Stadsdeel Zuid, afdeling Vergunningen Stadsdeel Zuid, afdeling Bouw- en Woningtoezicht Dienst Werk en Inkomen Dienst Werk en Inkomen Wmo-helpdesk Wmo-backoffice, Dienst Wonen, Zorg en Samenleven MO-Zaak Verzendbedrijf Koninklijke Van der Most Cordaan Thuiszorg Tabel 2. Overzicht gebruikers per proces. 14/33

15 3 Onderzoeksresultaten In dit hoofdstuk zijn de onderzoeksresultaten samengevat in twee onderdelen. 1. Overzicht en analyse van de mate van gebruik van de basisregistraties (paragraaf 3.1 t/m 3.3) 2. Beschrijving van knelpunten met het gebruik van de basisregistraties (paragraaf 3.4 en 3.5) Voor beide onderdelen zijn de resultaten van het huidige onderzoek voor de gemeente Amsterdam vergeleken met de resultaten uit het landelijke onderzoek. Toelichting tabellen met resultaten In de volgende paragrafen is voor de 13 werkprocessen aangegeven in hoeverre gebruik wordt gemaakt van gegevens uit basisregistraties. Tabel 3 geeft een overkoepelend overzicht van de mate van gebruik van basisregistraties in de onderzochte Nederlandse gemeenten. Tabel 4 geeft een overzicht van de situatie in de gemeente Amsterdam. In de tabellen is een indeling gemaakt in vier categorieën: 1. Hoogwaardig gebruik. Het stadsdeel of de dienst heeft toegang tot alle relevante basisregistraties. De basisregistraties worden altijd gebruikt, mits de informatie in de basisregistraties voldoende aansluit bij de informatievraag. Voor het werkproces worden alleen gegevens uit andere bronnen gehaald die niet beschikbaar zijn in de basisregistraties. Er zijn geen directe mogelijkheden voor verbetering. 2. Frequent gebruik. Het stadsdeel of de dienst heeft toegang tot één of meerdere relevante basisregistraties. De gegevens uit de basisregistraties worden ook gebruikt, maar er is ruimte voor verbetering door de bestaande koppelingen beter te benutten of door nieuwe koppelingen tot stand te brengen. Het komt nu nog voor dat er alternatieve bronnen worden gebruikt voor gegevens die in de basisregistraties beschikbaar zijn, bijvoorbeeld door informatie opnieuw uit te vragen bij de aanvrager. Het stadsdeel of de dienst ervaart bepaalde barrières, die het optimaal gebruiken van de informatie uit de basisregistraties in de weg staan. 3. Beperkt gebruik. Het stadsdeel of de dienst heeft toegang tot één of meerdere relevante basisregistraties. In de praktijk wordt echter weinig gebruik gemaakt van de beschikbare gegevens in de basisregistraties. Informatie wordt vaak verkregen uit alternatieve bronnen, bijvoorbeeld uit eigen (schaduw)administraties of via de aanvrager. Het stadsdeel of de dienst ervaart significante barrières bij het gebruik van gegevens uit basisregistraties. Omdat het stadsdeel of de dienst wel toegang heeft tot basisregistraties, zijn de mogelijkheden voor verbetering van het gebruik hiervan relatief groot. 4. Geen gebruik. Het stadsdeel of de dienst maakt geen gebruik van basisregistraties, zelfs niet als er een wettelijke verplichting toe bestaat. Dit kan betekenen dat het stadsdeel of de dienst geen aansluiting heeft op de basisregistraties en dat de kosten voor het gebruik van de registraties in de beleving van het stadsdeel of de dienst relatief hoog zijn. Het kan ook het geval zijn dat het stadsdeel of de dienst wel beschikt over een aansluiting, maar hier geen gebruik van maakt. In het laatste geval zou het gebruik van de basisregistraties relatief eenvoudig kunnen worden verbeterd. SIRA Consulting 15/33

16 1. Hoogwaardig 2. Frequent 3. Beperkt 4. Geen 3.1 Resultaten gebruik basisregistraties conform landelijk onderzoek De onderstaande resultaten uit het landelijke onderzoek zijn gebaseerd op een beperkte selectie van gemeenten, met een inwoneraantal tussen de en Hiermee zijn onderstaande resultaten niet representatief voor alle gemeenten in Nederland. Reden hiervoor is dat het landelijk onderzoek niet specifiek was gericht op gemeenten, maar op alle gebruikers van basisregistraties, zoals waterschappen, de Belastingdienst en Inspectie SZW. Werkprocessen (landelijk) Mate van gebruik Bedrijven 1 Exploitatievergunning Horeca (aanvraag, toekenning, handhaving) 2 Evenementenvergunning groot (aanvraag, toekenning, handhaving) 3 Planschade 4 Verkoopvergunning vuurwerk (aanvraag, toekenning, handhaving) 5 Wijzigen bestemmingsplan (aanvraag, toekenning, aanpassing plan) 6 Melding sloop Burgers 7 Bijstandsuitkering (aanvraag, toekenning, wijziging, handhaving) 8 Bijzondere bijstand (aanvraag, toekenning, handhaving) 9 Evenementenvergunning groot (aanvraag, toekenning, handhaving) 10 Planschade 11 Wijzigen bestemmingsplan (aanvraag, toekenning, aanpassing plan) 12 Wmo-voorzieningen (aanvraag, toekennen, wijziging, handhaving) 13 Melding sloop Totaal gebruik Tabel 3. Overkoepelend overzicht van het gebruik van de basisregistraties bij gemeenten. 16/33

17 1. Hoogwaardig 2. Frequent 3. Beperkt 4. Geen 3.2 Resultaten gebruik basisregistraties bij de gemeente Amsterdam Onderstaand zijn de resultaten opgenomen van het gebruik van de basisregistraties bij de gemeente Amsterdam. In de tabel in bijlage III is per werkproces aangegeven welke basisregistraties hier worden gebruikt. Voor het verkrijgen van deze resultaten zijn in totaal 21 interviews uitgevoerd, verdeeld over verschillende stadsdelen en diensten om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen. Werkprocessen (gemeente Amsterdam) Mate van gebruik Bedrijven 1 Exploitatievergunning Horeca (aanvraag, toekenning, handhaving) 2 Evenementenvergunning groot (aanvraag, toekenning, handhaving) 3 Planschade 4 Verkoopvergunning vuurwerk (aanvraag, toekenning, handhaving) 5 Wijzigen bestemmingsplan (aanvraag, toekenning, aanpassing plan) 6 Melding sloop Burgers 7 Bijstandsuitkering (aanvraag, toekenning, wijziging, handhaving) 8 Bijzondere bijstand (aanvraag, toekenning, handhaving) 9 Evenementenvergunning groot (aanvraag, toekenning, handhaving) 10 Planschade 11 Wijzigen bestemmingsplan (aanvraag, toekenning, aanpassing plan) 12 Wmo-voorzieningen (aanvraag, toekennen, wijziging, handhaving) 13 Melding sloop 6 Totaal gebruik Tabel 4. Overzicht van het gebruik van de basisregistraties in de gemeente Amsterdam. 6 Burgers kunnen sloopwerkzaamheden zelf uitvoeren of een bedrijf hiervoor inschakelen. Bij de waardering van dit proces is uitgegaan van een situatie waarin een bedrijf wordt ingeschakeld om het object te slopen. Bij projecten waarbij de aanvrager zelf het object sloopt, worden de basisregistraties wel hoogwaardig toegepast. Dit verschil bestaat omdat het OLO niet is aangesloten op het NHR, maar wel op de BRP. SIRA Consulting 17/33

18 Analyse van de mate van gebruik Uit bovenstaande tabel blijkt het volgende: In 4 werkprocessen wordt hoogwaardig gebruik gemaakt van basisregistraties. In deze werkprocessen wordt informatie zoveel als mogelijk uit basisregistraties gehaald. Aanvragers hoeven geen informatie meer aan te leveren die de gemeente ook zelf uit basisregistraties kan halen, zoals bijvoorbeeld een uittreksel uit het Handelsregister. De processen die hoogwaardig scoren zijn veelvoorkomende processen binnen de gemeente. Door het hoogwaardig gebruik van de basisregistraties in deze processen worden veel administratieve lasten bespaard. In 5 werkprocessen wordt frequent gebruik gemaakt van basisregistraties. In deze processen wordt meestal gebruik gemaakt van de basisregistraties, maar wordt ook nog informatie opgevraagd bij aanvragers die wel in basisregistraties beschikbaar is. Bijvoorbeeld: Bij de sloopmelding en het proces voor het wijzigen van het bestemmingsplan lopen de aanvragen via het Omgevingsloket online (OLO). Het OLO is een landelijke voorziening. Deze is niet gekoppeld aan het Handelsregister. Een aansluiting van het OLO op het Handelsregister kan voor de gemeente en de aanvrager tijd besparen omdat dan niet meer de gegevens uit het Handelsregister opgezocht en gecontroleerd hoeven worden. De gemeente heeft hier alleen zelf geen invloed op, omdat het een landelijke voorziening is. In het proces bijstandsuitkering worden de inkomensgegevens opgevraagd bij aanvragers. De bijstandsaanvraag is een veelvoorkomend proces. In 3 werkprocessen worden de basisregistraties beperkt ingezet. Gegevens die in basisregistraties beschikbaar zijn, worden in deze processen opgevraagd bij aanvragers: Bij de bijzondere bijstand is het nog niet mogelijk om via inlog met DigiD een aanvraag te doen. Gegevens worden in dit proces eerst opgevraagd bij aanvrager en vervolgens gecontroleerd in de basisregistraties. Een digitale aanvraagvoorziening (inloggen met DigiD) en koppeling dan/wel raadpleegfunctie met de BRI levert veel voordelen op, voor zowel de aanvrager als voor de gemeente. Dit proces komt regelmatig voor. Voor planschade geldt dat aanvragers (zowel bedrijven als burgers) alle informatie in een brief moeten aanleveren. Vervolgens controleert de gemeente de kadastrale gegevens in de basisregistratie. Het proces voor planschade komt niet vaak voor. In 1 werkproces wordt helemaal geen gebruik gemaakt van basisregistraties. Het gaat om de vuurwerkverkoopvergunning. Dit proces wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst. De Omgevingsdienst heeft wel toegang tot de basisregistraties, maar maakt hier geen gebruik van in dit proces. De Omgevingsdienst geeft zelf aan dat het slechts om een paar aanvragen per jaar gaat. Deze worden gedaan door bij de Omgevingsdienst bekende aanvragers. De verwachting is dat hierin weinig zal wijzigen omdat enerzijds vergunningen overdraagbaar zijn en anderzijds Amsterdam een spreidingsbeleid hanteert met een maximaal aantal verkoopplaatsen in een bepaalde straal. 18/33

19 3.3 Vergelijking gebruik basisregistraties Onderstaande figuur toont een vergelijking tussen het gebruik van de basisregistraties bij de 13 onderzochte werkprocessen voor Nederlandse gemeenten en de situatie in de gemeente Amsterdam. Amsterdam 8% Nederlandse gemeenten 8% 23% 31% 46% 38% 46% Hoogwaardig gebruik Frequent gebruik Beperkt gebruik Geen gebruik Figuur 2. Gebruik van de basisregistraties bij 13 werkprocessen. Zoals uit de figuur blijkt, maakt de gemeente Amsterdam beter gebruik van de basisregistraties dan landelijk het geval is. Amsterdam maakt in 69% van de processen (totaal 9 van de 13 processen) hoogwaardig of frequent gebruik van de basisregistraties. Landelijk gezien is dit percentage 54%. Het grootste verschil is te zien bij hoogwaardig gebruik van basisregistraties in de processen. Hiervoor scoort Amsterdam met 31% (totaal 5 van de 13 processen) ver boven de Nederlandse gemeenten, waar het hoogwaardig gebruik slechts 8% is (totaal 1 van de 13 processen). Hier staat tegenover dat Amsterdam met 1 proces (8%) geen gebruik maakt van basisregistraties, terwijl landelijk gezien in alle processen minimaal beperkt gebruik wordt gemaakt van basisregistraties. Hierbij moet worden aangetekend dat het desbetreffende proces betrekking heeft op slechts een paar aanvragen per jaar van reeds bekende aanvragers. SIRA Consulting 19/33

20 3.4 Landelijke knelpunten en de Amsterdamse situatie Drie categorieën van landelijke knelpunten Op basis van het landelijke onderzoek bleek dat gemeenten te maken hebben met 10 verschillende knelpunten, verdeeld in de volgende drie categorieën: 1. Technische knelpunten komen voort uit een gebrek aan of problemen met IT-voorzieningen. Deze knelpunten zorgen ervoor dat een gebruiker niet of slechts via omwegen toegang heeft tot (de gegevens uit) de basisregistraties. Dit type knelpunten doet zich zowel voor aan de aanbodzijde als aan de gebruikerszijde. 2. Organisatorische knelpunten komen enerzijds voort uit de keuzes die zijn gemaakt over de vorm en opzet van het stelsel van basisregistraties en de rolverdeling tussen de betrokken stakeholders. Anderzijds ontstaan organisatorische knelpunten door de wijze waarop de stakeholders hun taken en werkprocessen intern organiseren. Vanuit de aanbodzijde betekent dit dat gebruikers niet of slechts met beperkingen kunnen beschikken over de benodigde gegevens. Aan de gebruikerszijde zorgen organisatorische knelpunten er over het algemeen voor dat beschikbare gegevens niet (goed) worden gebruikt. 3. Inhoudelijke knelpunten ontstaan als beschikbare gegevens niet (goed) kunnen worden toegepast door gebruikers, bijvoorbeeld omdat de gegevens niet juist en niet voldoende actueel zijn. Het kan zich ook voordoen dat de vorm van de aangeboden gegevens niet in een bepaald werkproces in te passen is, bijvoorbeeld omdat de tijdvakken, waarop de beschikbare en de benodigde gegevens betrekking hebben, niet overeenkomen. De onderstaande tabel vat de 10 knelpunten samen. In de tabel is aangegeven welke van deze knelpunten ook bij de gemeente Amsterdam een rol spelen. Categorie Door landelijke gebruikers 7 gepercipieerd knelpunt Speelt in Amsterdam Technisch Het ontbreken van een uniforme terugmeldvoorziening. De koppelvlakken kunnen niet op eenduidige wijze worden ontsloten. Het bestaande interne complexe applicatielandschap (legacy) bemoeilijkt het gebruik van basisregistraties. Organisatorisch Implementatie is tijdrovend en duur. Spanningsveld tussen abonnementskosten en behoefte aan actualiteit van gegevens. Kwantitatieve baten zijn niet inzichtelijk. IT-beheerders en proceseigenaren werken onvoldoende samen. Gebruikers hebben onvoldoende zicht in de mogelijkheden. Inhoudelijk Gegevens uit NHR sluiten onvoldoende aan bij wensen van gebruiker. Beschikbare gegevens BAG en NHR zijn niet altijd juist en actueel. Ja Ja Ja Nee Nee Nee Nee Ja Ja Ja (voor BAG) Tabel 5. Overzicht van de knelpunten uit landelijk onderzoek. 7 In het landelijk onderzoek zijn naast gemeenten ook grote uitvoeringsorganisaties en overige gebruikers meegenomen. Knelpunten die in zijn geheel niet op gemeenten van toepassing zijn, zijn niet weergegeven in deze tabel. De knelpunten die wel zijn weergegeven zijn in elk geval van toepassing op gemeenten, maar in de meeste gevallen ook op andere typen gebruikers. 20/33

21 3.5 Knelpunten in de gemeente Amsterdam Aanvullend aan de knelpunten uit voorgaande tabel 5, zijn uit het onderzoek bij de gemeente Amsterdam nog een aantal knelpunten naar voren gekomen. Onderstaande tabel geeft een volledig overzicht van de knelpunten die uit het huidige onderzoek naar voren zijn gekomen. Onder de tabel zijn deze knelpunten nader uitgewerkt. Waar mogelijk zijn knelpunten verduidelijkt met concrete voorbeelden die tijdens de interviews zijn genoemd. Categorie Door gebruikers van de gemeente Amsterdam gepercipieerd knelpunt Technisch 1. Het ontbreken van een uniforme terugmeldvoorziening. 2. De koppelvlakken kunnen niet op eenduidige wijze worden ontsloten. 3. Het bestaande interne complexe applicatielandschap (legacy) bemoeilijkt het gebruik van basisregistraties. 4. Het ontbreken van de mogelijkheid om basisregistraties mobiel te benaderen. 5. Het ontbreken van een koppeling met de BRI. Organisatorisch 6. Gebruikers hebben onvoldoende zicht in de mogelijkheden. 7. Proces van terugmelden nog niet bij alle gebruikers bekend. Inhoudelijk 8. Gegevens uit NHR sluiten onvoldoende aan bij wensen van gebruiker. 9. Beschikbare gegevens BAG zijn niet altijd juist en actueel. 10. Mogelijkheden met betrekking tot privacy niet duidelijk. 11. Gegevens uit Atlas zijn niet actueel. Tabel 6. Knelpunten gebruik basisregistraties gemeente Amsterdam Technische knelpunten Knelpunt 1 (landelijk): Het ontbreken van een uniforme terugmeldvoorziening. Genoemd bij de processen Exploitatievergunning Wmo-voorzieningen De meeste respondenten geven aan dat zij terugmeldingen doen wanneer ze onvolkomenheden constateren. De wijze waarop deze terugmeldingen worden gedaan, verschilt echter per proces en per applicatie. Soms wordt een gestuurd naar DBI, in andere gevallen worden terugmeldingen gedaan via een coördinator op de afdeling of via een terugmeldvoorziening. Respondenten geven ook aan rechtstreeks contact op te nemen met bijvoorbeeld het Kadaster of de Kamer van Koophandel. Het ontbreken van een uniforme terugmeldvoorziening veroorzaakt onduidelijkheid bij gebruikers. Concrete voorbeelden Eén stadsdeel geeft aan dat terugmeldingen verlopen via een coördinator op de afdeling. De respondent vraagt zich af wat er gebeurt als deze coördinator verdwijnt, omdat de rest van de medewerkers niet bekend is met het doen van terugmeldingen. In het proces van Wmo-voorzieningen wordt aangegeven dat het niet duidelijk is wat er precies gebeurt bij het vlaggen in Paraplu. Vlaggen is beschreven als een manier van terugmelden. Gebruikers plaatsen dan een vlaggetje bij gegevens waarvan ze het idee hebben dat deze niet kloppen. Het is voor de gebruiker niet duidelijk wat de gevolgen zijn van vlaggen in Paraplu. DBI werkt op dit moment aan een uniforme terugmeldvoorziening waarmee gebruikers van de basisregistraties terugmeldingen richting DBI kunnen sturen. Het is de bedoeling dat er naast het terugmeldpunt dat er nu al is één terugmeldvoorziening komt waarmee de gebruikers van de basisregistraties terugmeldingen sturen naar DBI. De gemeente wil tevens aansluiten op de landelijke voorziening Digimelding, maar deze is nog in ontwikkeling. SIRA Consulting 21/33

22 Knelpunt 2 (landelijk): De koppelvlakken kunnen niet op eenduidige wijze worden ontsloten. Genoemd bij de processen Bijstand Bijzondere bijstand Een koppelvlak is een technisch onderdeel dat nodig is voor de gegevensuitwisseling tussen twee systemen. Door de grote variëteit aan systemen zijn ook veel verschillende koppelvlakken nodig. Dit knelpunt speelt niet alleen over de gehele gemeente, maar ook binnen een enkele dienst. Veel koppelvlakken zorgen niet alleen voor inefficiëntie en hoge kosten, maar ook voor beveiligingsrisico s. Als informatie over veel verschillende koppelingen gaat, is de kans groter dat informatie lekt. DBI werkt aan een omgeving waarmee alle basisregistraties ontsloten kunnen worden. Hierdoor kan ook het aantal koppelvlakken worden teruggebracht. Knelpunt 3 (landelijk): Het bestaande interne complexe applicatielandschap (legacy) bemoeilijkt het gebruik van basisregistraties. Genoemd bij de processen Wmo-voorzieningen Exploitatievergunning Het bestaande interne applicatielandschap binnen de gemeente Amsterdam is in de loop van vele jaren tot stand gekomen en is hierdoor (te) complex geworden. Dit wordt in IT-kringen vaak aangeduid met de term legacy. De hoge interne complexiteit zorgt ervoor dat het lastig is om aanpassingen door te voeren. Daarnaast is het risico op technische storingen groot. Dit knelpunt hangt samen met knelpunt 2: indien veel verschillende applicaties worden gebruikt, zijn ook veel verschillende koppelvlakken nodig. Concrete voorbeelden Een medewerker van de Wmo-helpdesk werkt met allerlei verschillende systemen. Een nieuwe aanvraag wordt bijvoorbeeld geregistreerd in Wmo-Portaal, een statusvraag wordt opgezocht in Wmo-Ned en een terugbelverzoek wordt ingevuld op een daarvoor bestemd formulier. De formulieren voor terugbelverzoeken zijn niet gekoppeld met de basisregistraties, waardoor gegevens handmatig moeten worden overgenomen. Stadsdeel Centrum maakt naast Systeem Horeca gebruik van een managementinformatiesysteem. Omdat dit twee afzonderlijke systemen betreft, moeten medewerkers de gegevens twee keer invoeren. Binnen de stad lopen momenteel verschillende initiatieven om het aantal systemen terug te brengen. Knelpunt 4 (Amsterdam): Het ontbreken van de mogelijkheid om basisregistraties mobiel te benaderen. Genoemd bij de processen Sloopmelding Exploitatievergunning horeca Dit knelpunt is ook van toepassing op de werkzaamheden van Dienst Stadstoezicht Gebruikers vanuit toezicht en handhaving geven aan dat zij de basisregistraties niet toepassen tijdens hun werkzaamheden op straat, omdat de meeste basisregistraties niet mobiel benaderbaar zijn. Het gevolg hiervan is dat gebruikers contact zoeken met hun backoffice om gegevens uit basisregistraties op te vragen of voorafgaand aan een bezoek de gegevens uit basisregistraties overnemen. In de praktijk betekent dit dat gegevens toch nog opgevraagd worden bij burgers en bedrijven. 22/33

23 Concrete voorbeelden Handhavers van Dienst Stadstoezicht maken tijdens hun controles gebruik van een Personal Digital Assistent (PDA). Een PDA is een digitaal bonnenboekje waarmee handhavers overtredingen op straat digitaal verwerken. Het PDA is gekoppeld met de BRP via BV BSN. De overige basisregistraties zijn niet gekoppeld aan het PDA. Bijvoorbeeld: wanneer een handhaver de functie van een bepaald gebouw wil weten, wil hij dit ter plekke met zijn PDA in de BAG kunnen opzoeken. Omdat de koppeling tussen de BAG en het PDA er niet is, moet hij hiervoor nu nog steeds eerst contact zoeken met de backoffice. Handhavers van bouwtoezicht geven aan behoefte te hebben aan het digitaal inzien van de gegevens uit Atlas. Nu moeten zij deze gegevens vooraf op kantoor opzoeken en overnemen in de checklist die ze meenemen voor de controle. Knelpunt 5 (Amsterdam): Het ontbreken van een koppeling met de BRI. Genoemd bij de processen Bijstand Bijzondere bijstand Voor het bepalen van het recht op en de hoogte van een bijstandsuitkering en bijzondere bijstand is het inkomen van de aanvrager van belang. Het digitale aanvraagformulier voor bijstand heeft geen koppeling met de BRI. Dit heeft tot gevolg dat aanvragers na inlog met hun DigiD alsnog hun inkomensgegevens moeten invullen. Een rechtstreekse koppeling met de BRI verlaagt niet alleen de administratieve lasten voor aanvragers, maar vermindert ook het risico op fouten en fraude. Bij de bijzondere bijstand is het nog niet mogelijk om via inlog met DigiD een aanvraag te doen. Dit betekent dat er bij het formulier geen koppelingen zijn met de basisregistraties BRI en BRP. Gegevens worden in dit proces eerst opgevraagd bij de aanvrager en vervolgens gecontroleerd in de basisregistraties Organisatorische knelpunten Knelpunt 6 (landelijk): Gebruikers hebben onvoldoende zicht in de mogelijkheden van basisregistraties. Genoemd bij de processen Verkoopvergunning vuurwerk Wijzigen bestemmingsplan Evenementenvergunning Uit de interviews blijkt dat (potentiële) gebruikers van de basisregistraties niet altijd goed weten welke informatie beschikbaar is in basisregistraties. Daarnaast geven respondenten aan dat ze niet weten welke basisregistraties gekoppeld zijn aan raadpleegvoorzieningen zoals Atlas. Hierdoor wordt niet optimaal gebruik gemaakt van de beschikbare mogelijkheden. Concrete voorbeelden Verschillende gebruikers geven aan niet zeker te weten of en met welke basisregistraties Atlas gekoppeld is. De Omgevingsdienst maakt geen gebruik van basisregistraties in het proces rondom de verkoopvergunning van vuurwerk. De mogelijkheden van het gebruik van basisregistraties bij dit proces waren niet voldoende bekend. SIRA Consulting 23/33

24 Knelpunt 7 (Amsterdam): Proces van terugmelden nog niet bij iedereen bekend. Genoemd bij de processen Sloopmelding Evenementenvergunning Wijzigen bestemmingsplan Dit knelpunt is ook van toepassing op de werkzaamheden van Dienst Stadstoezicht Gebruikers geven regelmatig aan wel op de hoogte te zijn van de terugmeldverplichting, maar niet precies te weten of dit ook gebeurt. Uit de interviews blijkt dat terugmeldingen vaak geen onderdeel uitmaken van het werkproces en daardoor snel worden vergeten. In de gevallen waar de terugmelding wel in het werkproces is opgenomen, zoals bij het proces voor de Omgevingsvergunning bij stadsdeel Zuid, loopt het terugmelden goed. Dit knelpunt sluit aan bij knelpunt 1, waarin het belang van terugmeldvoorzieningen naar voren komt. Concrete voorbeelden De afdeling bouwtoezicht geeft aan zich wel bewust te zijn dat start bouw en einddatum gemeld moeten worden, maar dat dit nog vaak wordt vergeten omdat het nog geen onderdeel uitmaakt van de (dagelijkse) routine. Een andere respondent van bouwtoezicht geeft aan dat het helpt als het duidelijker is wat het effect is van niet terugmelden op de werkprocessen van anderen afdelingen. Wanneer vergunningsvrij wordt aangebouwd kan dit gevolgen hebben voor de BRK en de WOZ. Omdat geen vergunning wordt aangevraagd, is vaak niet bekend dat een wijziging heeft plaatsgevonden. Wanneer een toezichthouder iets constateert, is het daarom belangrijk dat dit wordt teruggemeld. Toezichthouders geven aan dat dit wel gebeurt, maar nog lang niet in alle gevallen Inhoudelijke knelpunten Knelpunt 8 (landelijk): Gegevens uit NHR sluiten onvoldoende aan bij wensen van gebruiker. Genoemd bij de processen Exploitatievergunning Respondenten geven aan dat het Handelsregister is ingericht op het zoeken op KvK-nummer. Toezichthouders werken voornamelijk op basis van adres en willen een bedrijf dan ook op basis van adres kunnen opzoeken in het Handelsregister. Er is wel een mogelijkheid om te zoeken op adres, maar dit werkt niet optimaal. Daarnaast geven respondenten aan dat de activiteiten die een bedrijf uitvoert niet altijd overeenkomen met de gegevens die in het Handelsregister staan. Respondenten geven aan dat het onduidelijk is op welke wijze deze gegevens in het Handelsregister worden opgenomen. Naar verwachting komt er op 1 juli 2016 een landelijke verplichting voor gemeenten om aangesloten te zijn op het Nederlands Handelsregister (NHR). DBI is al bezig met de voorbereiding van deze aansluiting. Mogelijk kunnen deze knelpunten hierin worden meegenomen. 24/33

25 Knelpunt 9 (landelijk): Beschikbare gegevens BAG zijn niet altijd juist en actueel. Genoemd bij de processen Exploitatievergunning horeca SysteemHoreca, waarin vergunningaanvragen voor de exploitatievergunning worden geregistreerd, is gekoppeld aan de BAG. Wanneer de BAG fouten bevat, zorgt dit voor vertraging in het proces voor de exploitatievergunning. Het opgegeven adres van de aanvrager komt dan niet overeen met het BAGadres en er moet eerst worden uitgezocht waar de fout zit. Knelpunt 10 (Amsterdam): Mogelijkheden met betrekking tot privacy niet duidelijk. Genoemd bij de processen Evenementenvergunning Uit de gesprekken met gebruikers komt naar voren dat het niet altijd duidelijk is wat er wel en niet mogelijk is met de gegevens uit de basisregistraties met betrekking tot privacy. Gebruikers hebben hierbij de volgende vragen: Als je op basis van het Kadaster weet dat iemand een stuk grond bezit, mag je deze persoon dan bellen? Mogen zijn contactgegevens aan derden worden verstrekt? Als aan de gemeente wordt gevraagd om alle adressen uit een bepaald gebied aan te leveren, mag je die dan geven als gemeente? Knelpunt 11 (Amsterdam): Gegevens Atlas sluiten niet aan op behoeften van de gebruiker. Genoemd bij de processen Wijzigen bestemmingsplan Melding sloop Planschade Evenementenvergunning Wmo-voorzieningen Gebruikers vanuit verschillende diensten en stadsdelen geven aan dat de gegevens in Atlas verouderd zijn. Atlas wordt bijvoorbeeld gebruikt om de milieu-eisen op een bepaalde locatie te bepalen. Als de gegevens in Atlas niet kloppen, kan dit gevolgen hebben voor het besluit dat de gemeente neemt. Diensten en stadsdelen geven aan dat zij naast of in plaats van Atlas andere bronnen gebruiken, om er zeker van te zijn dat de gegevens kloppen. Daarnaast gaan gebruikers zelf systemen ontwikkelen om de benodigde informatie te kunnen ontsluiten. Concrete voorbeelden Een gebruiker van Atlas geeft aan dat in Atlas nog een tramremise op de kaart staat, die in werkelijkheid niet meer bestond op die locatie. De gebruiker had de informatie nodig voor het bepalen van geluidshinder. In dit geval wist de gebruiker dat de tramremise niet meer bestond op deze plek en kon in de beoordeling van de locatie dus worden uitgegaan van de werkelijke situatie. Eén van de respondenten geeft aan zelf een applicatie te hebben ontwikkeld waarmee de BAG en een kaart van DBI zijn gekoppeld. In deze applicatie is het mogelijk om een bepaald gebied te selecteren en vervolgens alle adressen uit dat gebied in beeld te krijgen. Atlas biedt deze mogelijkheid niet. SIRA Consulting 25/33

26 4 Aanbevelingen In dit hoofdstuk zijn aanbevelingen geformuleerd voor beter en meer frequent gebruik van het stelsel van basisregistraties. Deze aanbevelingen zijn enerzijds gebaseerd op de resultaten van de interviews met de verschillende diensten en stadsdelen, anderzijds zijn in deze aanbevelingen ook de inzichten van de onderzoekers verwerkt. Bij het formuleren van de aanbevelingen is rekening gehouden met de lopende initiatieven binnen de gemeente om het gebruik van basisregistraties te bevorderen. Realiseer duidelijke terugmeldvoorzieningen en borg de uitvoering in werkprocessen Deze aanbeveling sluit aan op de knelpunten 1, 7 en 9. Terugmelden is één van de instrumenten om de kwaliteit van basisregistraties te borgen. Het proces van terugmelden zorgt ervoor dat fouten in de basisregistraties worden gesignaleerd en na onderzoek zo nodig worden hersteld, waardoor alle afnemers vervolgens het juiste gegeven kunnen gebruiken. Afnemers van een basisregistratie moeten verplicht terugmelden als ze met vrij grote zekerheid vermoeden (gerede twijfel) dat een authentiek gegeven uit een basisregistratie niet klopt. DBI verzorgt de terugmeldingen vanuit de gemeente richting de landelijke basisregistraties. De terugmeldvoorzieningen in applicaties zoals Paraplu en Atlas zijn over het algemeen bekend bij gebruikers. Als deze terugmeldvoorzieningen niet worden gebruikt, heeft dit er met name mee te maken dat het terugmelden in de praktijk geen onderdeel is van het werkproces. Voor andere basisregistraties, zoals de BRK en het NHR, is onvoldoende bekend bij gebruikers hoe zij fouten kunnen terugmelden. Het ter beschikking stellen van een terugmeldvoorziening maakt de drempel lager om daadwerkelijk een terugmelding te doen. Om het aantal terugmeldingen nog verder te vergroten verdient het aanbeveling om niet alleen een terugmeldvoorziening ter beschikking te stellen, maar ook te communiceren over een heldere (werk)procedure voor terugmelden. Ieder stadsdeel of dienst kan dan terugmelding als stap toevoegen aan het werkproces. DBI heeft al een aantal stappen gezet om terugmelden te vergemakkelijken. Naast het fysieke terugmeldpunt is ook één terugmeldvoorziening in de domeinarchitectuur van basisinformatie opgenomen. De gemeente Amsterdam wil tevens aansluiten op de landelijke voorziening Digimelding, maar deze is nog in ontwikkeling. Benut bestaande koppelingen en systemen optimaal Deze aanbeveling sluit aan op de knelpunten 2 en 3. Gebruikers moeten vaak meerdere systemen gebruiken als de informatie die ze nodig hebben in verschillende basisregistraties is opgenomen. Het hebben van veel verschillende systemen (en daarmee koppelingen) maakt het landschap niet alleen onnodig complex, het zorgt ook voor hogere beveiligingsrisico s en beheerkosten. Daarnaast is het lastig om aanpassingen door te voeren en het risico op technische storingen is groot. Gebruikers hebben aangegeven inmiddels gewend te zijn aan het openen van verschillende systemen, maar geven tegelijkertijd aan dat een vermindering van het aantal systemen van waaruit gewerkt wordt voordelen biedt. Het komt nu nog vaak voor dat medewerkers van de gemeente gegevens overnemen van het ene systeem naar het andere. Deze aanbeveling is uit te splitsen in twee richtingen: het IT landschap aan de achterkant en de toegang tot systemen aan de voorkant door gebruikers. Door inzicht te krijgen in het IT landschap met alle bestaande koppelingen en systemen kunnen deze worden geoptimaliseerd. Daarnaast moet bij nieuwe koppelingen en systemen zoveel mogelijk worden aangesloten bij de bestaande structuur. Wat betreft de toegang tot systemen aan de voorkant door de gebruikers is door DBI al een eerste stap in de goede richting gezet met de Makelaarsuite. Vanuit dit portaal worden Amsterdamse persoonsgegevens ontsloten. DBI werkt eraan om dit uit te breiden met niet-amsterdamse persoonsgegevens. Ook wordt er gewerkt aan het beschikbaar stellen van Handelsregistergegevens via de Makelaarsuite. 26/33

27 Maak efficiënter gebruik van basisregistraties mogelijk Deze aanbeveling sluit aan op de knelpunten 4 en 5. Om het maximale uit de basisregistraties te halen is het nodig dat deze op verschillende manieren worden ingezet, proactief en aansluitend bij de behoeften van gebruikers. Deze aanbeveling is uitgewerkt in concrete voorbeelden: 1. Proactief gebruik van basisregistraties bij Wmo-voorzieningen. Wanneer een kind 12 jaar wordt, kan dit gevolgen hebben voor de Wmo. Dit gegeven moet echter door cliënten zelf worden aangeleverd, net als gegevens over verandering in de samenstelling van het huishouden. Dit soort gegevens kunnen ook automatisch uit de BRP worden opgehaald, indien hiervoor een signaalfunctie bestaat. Hiermee wordt voorkomen dat de gemeente afhankelijk is van derden voor de wijziging van gegevens. 2. Toegang tot basisregistraties (vanaf een externe locatie). Bij het proces exploitatievergunning horeca is aangegeven dat er maar op een aantal computers toegang is tot de basisregistraties. Om gebruik van basisregistraties optimaal te faciliteren zou toegang hiertoe niet gebonden moeten zijn aan een computer, maar aan een account. Wanneer een handhaver op straat wil nagaan wat de functie is van een bepaald gebouw moet hij hiervoor (telefonisch) contact opnemen met de backoffice. Veel handhavers op straat hebben een PDA. Door de basisregistratie BAG toegankelijk te maken via de PDA wordt veel tijd en werk bespaard. 3. Betere toepassing van de mogelijkheden die de basisregistraties bieden: Bijstandsuitkering of bijzondere bijstand. Bij het bepalen van het recht op en de hoogte van een bijstandsuitkering of bijzondere bijstand is het inkomen van de aanvrager belangrijk. Voor beide processen worden inkomensgegevens opgevraagd bij aanvragers. Een rechtstreekse koppeling met de BRI verlaagt niet alleen de regeldruk, maar vermindert ook het risico op fouten en fraude. Verbetering hiervan is mogelijk door: - Een koppeling met de BRI voor beide processen. Dit betekent dat gegevens over het inkomen van de aanvrager automatisch worden ingevuld. o Het proces bijstandsuitkering is al gekoppeld aan het DigiD (na inlog met DigiD worden de persoonsgegevens van de aanvrager automatisch ingevuld). Hiermee is aan de voorkant de voorwaarde voor verbetering van dit proces al gerealiseerd. - Een koppeling met de BRP voor het proces bijzondere bijstand. Hierdoor hoeft de gemeente de persoonsgegevens niet meer handmatig te controleren. - Een digitaal formulier, in te vullen via DigiD, voor het proces bijzondere bijstand. Hierdoor hoeft zowel de aanvrager, als de gemeente niet langer alle gegevens apart aan te leveren/in te vullen. Wmo-voorzieningen. Koppelen van de formulieren voor terugbelacties en afhandelverzoeken met de BRP. De Wmo-helpdesk medewerker neemt nu voor iedere terugbelactie en afhandelverzoek gegevens handmatig over vanuit Wmo-net en Wmo-Portaal. Door aanpassing van de wetgeving is het vanaf 1 januari 2015 voor de aanvraag van een bijstandsuitkering ook van belang of er inwonende huisgenoten anders dan partner/kinderen zijn en wat hun inkomen is. Op dit moment wordt er door DWI aan gewerkt om deze gegevens op te nemen in de koppeling van Socrates met de BRP. SIRA Consulting 27/33