Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid. Paso Fino

Transcriptie

1 Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid Paso Fino

2 Inhoudsopgave Inleiding beschrijving vereniging historie De vereniging op dit moment Visie van de vereniging Missie van de vereniging Analyse vereniging Organogram Functieomschrijving voorzitter Functieomschrijving secretaris Functieomschrijving penningmeester Functieomschrijving Evenementencommissaris Functieomschrijving algemeen bestuurslid SWOT analyse Toelichting SWOT- Analyse Doelstellingen Activiteitenlijst Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 2

3 Inleiding Voor u ligt het beleidsplan van G.S.P.V. Parafrid voor het bestuursjaar In dit jaar zal het bestuur Paso Fino vorm geven aan het beleid van G.S.P.V. Parafrid. Het idee voor het jaarlijks opstellen van een beleidsplan is opgezet door het bestuur Kos met de Snor uit het bestuursjaar De besturen Marengo, Maximus en Areion hebben besloten dit idee voort te zetten, en ook wij als bestuur Paso Fino zullen dit idee voortzetten, omdat het opstellen van een beleidsplan bijdraagt aan een beter inzicht op het komend bestuursjaar en daardoor op een betere voorbereiding. De missie, visie en doelen van de vereniging zullen worden omschreven en zullen dienen als leidraad voor het komend bestuursjaar. Daarnaast maakt een beleidsplan het voor alle leden inzichtelijk welke missie, visie en doelen het bestuur nastreeft en welke plannen er zijn gemaakt voor het komende jaar. Verder zullen alle aspecten en plannen van de vereniging zorgvuldig worden toegelicht. Dit beleidsplan is opgesteld aan de hand van het beleidsplan uit van bestuur Maximus en van het bestuur Areion. Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 3

4 1. beschrijving vereniging In dit hoofdstuk worden historie, de vereniging op dit moment, de missie en de visie van G.S.P.V. Parafrid besproken. 1.1 historie Op 8 april 1986 heeft het toenmalige bestuur de vereniging bij de notaris gedocumenteerd. Sindsdien heeft de stad Groningen er een studentenpaardrijdvereniging bij. In de statuten staat met mooie woorden omschreven dat Bas van Vliet (de eerste voorzitter), Marleen de Graaf (secretaris), Christine Brouwer (penningmeester) en Elseline van den Assem (algemeen bestuurslid) lieten vastleggen dat G.S.P.V. Parafrid op 8 april 1986 werd opgericht. Het logo van de vereniging is afkomstig van de Martinitoren. Binnen de vereniging zijn verschillende disputen opgericht. Parasiet, Parodie, Paramaribo en Paraplu bestaan ondertussen niet meer, maar Paralompies en Parabella zijn op dit moment actieve disputen. 1.2 De vereniging op dit moment G.S.P.V. Parafrid is een bloeiende vereniging. Op het moment van schrijven (okt. 14) kent Parafrid 85 leden en 22 donateurs. Dit zijn leden die een vaste lesplek hebben, die op de interne wachtlijst staan of mensen die geen les (meer) rijden, maar voor het verenigingsleven nog wel actief zijn. Hierbij moet worden aangetekend dat niet iedereen op de interne wachtlijst wacht op een vaste lesplek. Naast deze actieve leden kent Parafrid donateurs, wedstrijdrijdend donateurs en ereleden. De lessen worden gereden op manege De Oude Held in Vinkhuizen. Elke maandag en dinsdag van 19:00 tot 22:00 uur worden er drie lessen gereden op de niveaus beginner, half gevorderd en gevorderd. Daarbij wordt elke woensdagavond van 21:00 tot 22:00 uur een (half-)gevorderd uur gereden en is er om de week een springles van tot 23:00 uur voor verschillende niveau s. Elke les biedt plek aan 9 leden. Met uitzondering van het beginnersuur, in deze les is er plek voor 7 leden. De springles bestaat uit minimaal 5 en maximaal 6 leden, waardoor Parafrid per week 59 leden kan laten lessen. Met 61 lesplekken en 45 leden met een vaste lesplek is er op dit moment geen sprake van een wachtlijst. Op dit moment (september 2014) zijn er nog 14 vrije lesplekken. (Hierdoor kunnen leden van de interne wachtlijst rijden en is er ruimte voor het rijden van proeflessen). Wanneer leden hun les afzeggen, wordt deze ruimte ook gebruikt voor leden van de interne wachtlijst en proeflessen. Op dit moment is er geen behoefte om het aantal lesplekken te laten groeien met het huidige aantal leden. Prioriteit ligt bij het vullen van de beschikbare lesplekken. Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 4

5 1.3 Visie van de vereniging G.S.P.V. Parafrid wil naast het aanbieden van maandelijkse activiteiten aan haar leden en het verkrijgen en behouden van een hoog percentage actieve leden, meegroeien met het aantal leden en waar nodig de lescapaciteit uitbreiden, zodat de vereniging over tien jaar haar leden nog steeds een combinatie van sport en gezelligheid kan bieden. 1.4 Missie van de vereniging Het aanbieden van kwalitatief goede en goedkope paardrijlessen voor (oud)- studenten van Hogescholen en Universiteiten in Groningen. Dit wordt mede mogelijk gemaakt door de subsidie van de ACLO en de door Parafrid gebruikte accommodatie; manege de Oude Held aan de Leegeweg in Groningen. Naast de wekelijkse lessen op maandag en dinsdag en woensdagavond wil Parafrid meer aan haar leden bieden. Er worden regelmatig laagdrempelige activiteiten georganiseerd om (nieuwe) leden op een ontspannen manier bij de vereniging te betrekken. Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 5

6 2. Analyse vereniging 2.1 Organogram Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 6

7 2.2 Functieomschrijving voorzitter Doel Het leiden en besturen van de vereniging en het algemeen bestuur. Plaats in de vereniging De voorzitter valt onder de algemene ledenvergadering en bestuur. De voorzitter verantwoordt de notulen naar de Raad van Toezicht. Hij/zij bezoekt de ACLO sectorvergaderingen en doet verslag over Parafrid en vice versa. Functie /taakinhoud: De voorzitter inspireert zijn/haar bestuursleden en is op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen. Daarnaast is het zijn/haar taak om te bemiddelen en de verschillende partijen op één lijn te krijgen. De voorzitter communiceert met leden, vrijwilligers en externe actoren. Een belangrijke taak van de voorzitter betreft het vergaderen. Hij/zij leidt de maandelijkse bestuursvergaderingen en is verantwoordelijk voor de besluitvorming. De voorzitter bepaalt waar en wanneer bestuursvergaderingen worden gehouden en stelt de agenda vast. Hij/zij heeft de bevoegdheid de beraadslaging over een aan de orde zijnde onderwerp uit te stellen, tenzij het bestuur anders besluit. Bij staken der stemmen heeft de voorzitter de beslissende stem. Tijdsbesteding Wekelijks naar eigen inzicht - Maandelijks vergaderen met het bestuur Formeel a.d.h.v. de jaarplanning Formeel 1x algemene ledenvergadering Formeel 1x halfjaarlijkse algemene ledenvergadering Formeel diverse vergaderingen met algemeen bestuur - Eens per week bestuursavond Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 7

8 2.3 Functieomschrijving secretaris Doel Het notuleren van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen. Daarnaast is de secretaris het aanspreekpunt voor de leden. Hij/ zij communiceert met de leden over lesplekken, afzeggingen, vragen, proeflessen, lidmaatschap en andere relevante zaken. Ook maakt hij/ zij de wekelijkse lesindelingen. Plaats in de vereniging De secretaris maakt deel uit van het bestuur. Functie /taakinhoud In de eerste plaats is de secretaris elke week verantwoordelijk voor de lesindeling. Per week kunnen er61 lesplekken ingedeeld worden, verdeeld over 7 lesuren. Elk lesuur moet minimaal 5 ruiters tellen en het maximum is vastgesteld op 9 ruiters. Met uitzondering van de springles. Het merendeel van de lesplekken wordt ingenomen door leden met een vaste lesplek. Mochten zij afzeggen, dan is het aan de secretaris om deze plekken op te vullen met leden van de interne wachtlijst of met mensen die een proefles willen rijden (externe wachtlijst). Daaruit vloeit voort dat de secretaris de ledenlijst bijhoudt, met een onderverdeling in mensen met een vaste lesplek, de interne wachtlijst, de externe wachtlijst, donateurs, wedstrijdrijdende donateurs en ereleden. Ook is de secretaris één van de aanspreekpunten voor leden en aspirant leden (m.b.t. vragen en proeflessen). De rol van de secretaris binnen het bestuur is het notuleren van de vergaderingen. Jaarlijks controleert de secretaris of alle leden lid zijn van de ACLO middels de jaarlijkse ACLO controle. Tijdsbesteding - Dagelijks variërend van 15 minuten tot een uur - Maandelijks vergaderen met het bestuur - Formeel 1x algemene ledenvergadering - Formeel 1x halfjaarlijkse algemene ledenvergadering - Eens per week bestuursavond Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 8

9 2.4 Functieomschrijving penningmeester Doel Het efficiënt voeren van het financieel beheer van de vereniging. Plaats in de vereniging De penningmeester valt onder de algemene ledenvergadering. De kascommissie houdt toezicht op de penningmeester. Functie /taakinhoud De penningmeester heeft als taak het efficiënt voeren van het financieel beheer van de vereniging. Taken die hier onder vallen zijn het voeren van de boekhouding, het opstellen van een financieel (half) jaarverslag en het bijhouden van het archief. Ook is de penningmeester verantwoordelijk voor het bijhouden van de leskaarten, het uitvoeren van de maandelijkse incasso, het versturen van facturen en de controle op de betaling uitvoeren en het betalen van facturen en lesgeld. Hij/ zij onderhoudt contact met commissies op financieel gebied. De penningmeester vraagt de ACLO subsidie aan en stelt jaarlijks de begroting op en bewaakt deze. Tijdsbesteding - Wekelijks naar eigen inzicht leskaarten bijwerken - Maandelijks vergaderen met het bestuur 1x algemene ledenvergadering 1x halfjaarlijkse algemene ledenvergadering - Eens per week bestuursavond Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 9

10 2.5 Functieomschrijving Evenementencommissaris Doel Het voorzitten van de evenementencommissie en het dragen van de verantwoordelijkheid voor de georganiseerde activiteiten. Plaats in vereniging De evenementencommissaris zit, naast plaats te nemen in het bestuur, in de evenementencommissie, ook wel Ecie genaamd. Hier vervult hij/zij de rol van voorzitter en leidt de vergaderingen en de activiteiten. Functie /taakinhoud De evenementencommissaris organiseert samen met de vijf leden van de evenementencommissie maandelijks activiteiten voor de leden. Sommige activiteiten komen traditiegetrouw elk jaar terug, maar er is ook voldoende ruimte voor nieuw bedachte activiteiten. De evenementencommissaris zorgt voor een goed evenwicht tussen paard- gerelateerde en niet- paard-gerelateerde activiteiten en evenementen. Het is de verantwoordelijkheid van de commissaris om overdracht te doen naar het bestuur zodat het bestuur op de hoogte blijft van de te organiseren activiteiten. De evenementencommissaris heeft verder dezelfde algemene taken als zijn/ haar bestuursleden zijnde wekelijkse bestuursavonden op de manege, bijdragen tijdens vergaderingen en het bestuur representeren tijdens de (H)ALV s. De evenementencommissaris stuurt uit naam van de secretaris elke week aan alle leden en donateurs de mededelingen. Hierin staan bestuursmededelingen en aankondigingen van activiteiten die georganiseerd worden door de commissies of door zusterverenigingen. Tijdsbesteding Wekelijks naar eigen inzicht Eens per drie weken vergaderen met de evenementencommissie Formeel maandelijks vergaderen met het bestuur Formeel 1x algemene ledenvergadering Formeel 1x halfjaarlijkse algemene ledenvergadering - Eens per week bestuursavond Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 10

11 2.6 Functieomschrijving algemeen bestuurslid Doel Het vervullen van een plek in het Algemeen Bestuur van de V.N.S. en de algemene taken in het bestuur van Parafrid uitvoeren. Plaats in de vereniging Het algemeen bestuurslid heeft stemrecht op algemene ledenvergaderingen van de VNS. Ook is het AB lid verantwoordelijk voor de opgaven voor Steden Ontmoetingen. Functie /taakinhoud Het is taak van het AB-lid om de algemene ledenvergaderingen van de VNS bij te wonen. Daarnaast moet hij/zij leden stimuleren om zich op te geven voor Steden Ontmoetingen en dient hij/zij de leden hiervoor op te geven bij de betreffende vereniging. Een andere verantwoordelijkheid van het AB-lid is het verzorgen van de clubkleding voor de leden en het bestellen hiervan. Verder archiveert het AB-lid de contracten van nieuwe leden en zorgt hij/zij ervoor dat de papieren in de bestuursmap bijgevuld en op orde gehouden worden. Ook is het taak van het AB-lid om het materiaal op orde te houden en bij te vullen, hetzelfde geldt voor de controle en het bijvullen van de verbanddoos. Tijdsbesteding Afhankelijk van het aantal Steden Ontmoetingen Eenmaal per jaar clubkleding uitzoeken en bestellingen regelen Formeel 2x per jaar algemene ledenvergadering van de VNS bijwonen Formeel 1x algemene ledenvergadering Formeel 1x halfjaarlijkse algemene ledenvergadering Formeel maandelijks vergaderen met het bestuur - Eens per week bestuursavond Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 11

12 2.7 SWOT analyse Strengths - Goed bereikbare manege - Goedkope lessen - Laagdrempelig en toegankelijk voor (inter)- nationale studenten - Goede relatie met de manege - Nationaal netwerk (KNHS, VNS en zusterverenigingen) - Goede professionele boekhouding Weaknesses - Ondercapaciteit paarden, verhouding pony s/paarden - Afhankelijkheid van vrijwilligers - Lage opkomst bij activiteiten (borrels/feesten) Opportunities - Grote studentenstad Threats - Prijsverhogingen ACLO kaart - Geen mogelijkheid tot verdere uitbreiding lescapaciteit binnen de Oude Held Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 12

13 2.8 Toelichting SWOT- Analyse Strenghts - Goed bereikbare manege De manege ligt op fietsafstand van het centrum van Groningen. Een bushalte bevindt zich op 5 minuten lopen van de manege. - Goedkope lessen De leskosten van Parafrid behoren tot de laagste van Nederland - Laagdrempelig Parafrid heeft onder andere als doel om leden te betrekken bij de vereniging en let daarbij extra op nieuwe leden. De lessen zijn laagdrempelig in de zin dat iedereen kan meedoen, dit geldt ook voor de activiteiten. - Goede relatie met de manege We hebben een goede relatie met de manege. Onze vereniging draait al jaren met veel plezier lesavonden op de manege. De manege denkt en werkt over het algemeen graag met ons mee. - Nationaal netwerk: KNHS, VNS, zusterverenigingen Parafrid maakt deel uit van een nationaal netwerk met zusterverenigingen onder de vleugels van het KNHS en de VNS. Zo kan Parafrid deelnemen aan wedstrijden en activiteiten georganiseerd door onze zusterverenigingen. - Goede professionele boekhouding Als bestuur streven we verdere professionalisering van de vereniging na. De vereniging beschikt over een professioneel boekhoudprogramma. - Toegankelijkheid internationale studenten Door het vertalen van de website, de mededelingen en het Huishoudelijke Reglement naar het Engels is de vereniging toegankelijk(er) geworden voor internationale studenten. Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 13

14 Weaknesses - Ondercapaciteit paarden Parafrid is met betrekking tot de paarden afhankelijk van manege de Oude Held. Al jaren zijn er te weinig paarden, vooral rond het einde van het academisch jaar om de 61 lesplekken te kunnen garanderen. Er is vooral een tekort aan beginnerspaarden. - Afhankelijk van vrijwilligers Parafrid is voor haar organisatie en werkacties afhankelijk van vrijwilligers. - Lage opkomst borrels/activiteiten Parafrid is een vereniging die buiten het paardrijden om ook andere activiteiten organiseert, zoals de maandelijkse borrel. Helaas is de opkomst van de parafridders afgelopen jaar niet echt groot geweest, wat ervoor gezorgd heeft dat we geen korting meer krijgen in het café. Opportunities - Grote studentenstad Parafrid heeft het geluk dat zij gesitueerd is in een populaire en grote studentenstad. Veel studenten betekent veel potentiële leden voor Parafrid. Waar meer gebruik van moet worden gemaakt. Threats - Prijsverhogingen ACLO Parafrid is als vereniging afhankelijk van de subsidie van ACLO. Wanneer de ACLO overgaat op bezuinigingen zal Parafrid genoodzaakt zijn om de kosten te dekken door middel van prijsverhogingen van de lessen, wat een negatief effect heeft op het aantal (potentiële) leden. - Geen mogelijkheid tot verdere uitbreiding lescapaciteit binnen de Oude Held Parafrid heeft gemiddeld 61 lesplekken per week. Helaas biedt manege De Oude Held geen ruimte om te groeien qua lesplekken. (is op dit moment ook niet echt nodig, want we kunnen de plekken die nu beschikbaar zijn niet volledig vullen Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 14

15 3. Doelstellingen 1. Op de HALV zal een overzicht worden geboden met de tot dan toe behaalde doelstellingen en eventuele wijzigingen in het beleidsplan. 2. Alle positief behaalde resultaten van de voorgaande besturen zo goed mogelijk voortzetten, zoals: - Het voortzetten van de springles op de woensdagavond. - Het voortzetten van het gebruik van het professionele boekhoudsysteem. - Het blijven aanbieden van goedkope clinics. - De toegankelijkheid van de vereniging voor (potentieel nieuwe) leden behouden voor zowel nationale als internationale studenten - Het opnieuw organiseren van een introductieavond. - Het opnieuw organiseren van een commissiedag. - In samenwerking met Siebren en Jolanda het welzijn van de paarden op zo n niveau houden dat zij de last van het aantal lesuren kunnen dragen. Hierbij ook aandacht besteden aan goed passend tuig. 3. Het onderzoeken van de mogelijkheden om de lessen te bevorderen voor Engelstalige beginners 4. Zorgen voor het begeleiden van de barcie en de redaccie. De barcie en de redaccie zijn commissies die door het bestuur Areion zijn opgezet, waardoor de commissies nog niet lang bestaan. Wij willen deze commissies meer ondersteuning bieden door middel van voorwaarden te stellen aan de te organiseren activiteiten/feesten en het uitgeven van 3 paragrafen per jaar. 5. Het promoten van Parafrid in Groningen. Parafrid moet meer bekendheid krijgen in de stad. Daarom hebben wij als doel om buiten het prikbord van de ACLO om ook te promoten in de stad zelf d.m.v. flyers op verschillende prikborden in de stad. Daarnaast moet het prikbord bij de ACLO regelmatig bijgehouden worden. 6. Een goede relatie met alle externen behouden. 7. Lessen op een hoog niveau houden door middel van de juiste lesindeling op niveau te maken en door middel van goede begeleiding van de instructeurs. In december zal er een mogelijkheid komen voor de leden om de lessen te evalueren. 8. Kijken naar de mogelijkheid om efficiënter gebruik te maken van de interne wachtlijst. Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 15

16 9. Het overzichtelijk, schoon en netjes houden van de zadelkamer en het materiaal op de manege. Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 16

17 4. Activiteitenlijst Beleidsplan - Presentatie op ALV - Voortgang op HALV Website - Ruimte voor advertenties - Actief en up-to-date houden om sponsoren aan te trekken Paragraaf - 3 keer per jaar - Foto s en verslagen van elke activiteit - meer toezicht houden en meer voorwaarden stellen Acquisitie - Opstellen van een acquisitiebeleid - Presentatie plan - Zoeken van sponsoren - Organiseren van een veiling - Mogelijkheden van een acquisitiecommissie zo goed mogelijk benutten Overdracht commissies - Controle op overdrachtsdocumenten - Bij elke eerste vergadering is het aan de commissie gekoppelde bestuurslid aanwezig. Inkomsten werkactie - Goed contact houden met bestaande inkomstenbron NIC Assen. - Zoeken naar nieuwe evenementen Borrel - Minimaal een keer in de drie maanden een borrel georganiseerd in samenwerking met de Barcommissie - Zorgen voor de aanwezigheid van een aantal gemakkelijk te spelen spellen op alle borrelavonden - 2 á 3 keer per jaar de borrelavond uitbreiden tot een feest/stapavond wederom in samenwerking met Barcommissie - Om de bezettingsgraad van de borrels te verbeteren proberen voorzitters van de nieuwe commissies te stimuleren met hun commissieleden naar de borrel te komen Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 17

18 Aanbieden van clinics en lessen - Kijken naar mogelijkheden bij andere maneges en of paardensportcentra - Relaties met bestaande contacten buiten de manege onderhouden - Kijken naar meer mogelijkheden voor de beginnende ruiters Parafrid-gadgets - Voorwerpen die veel gebruikt worden - Uitdelen aan (nieuwe) leden, studenten en andere geïnteresseerden, zodat Parafrid meer naamsbekendheid creëert ACLO subsidie - Het gebruiken van de ACLO subsidie voor het deels vergoeden van clinics. Toegankelijkheid vereniging - Organiseren van een introductieavond (Halfjaarlijks optioneel) - Redaccie stimuleren Engelse artikelen in de Paragraaf op te nemen en op de website te publiceren Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid , Paso Fino Pagina 18