Auditrapport. Rapportdatum R. Silva Piping en Lastechniek B.V. Atjehstraat ZH Rotterdam. VCA* : 2008/5.

Transcriptie

1 Rapportdatum Auditrapport R Silva Piping en Lastechniek BV Atjehstraat ZH Rotterdam VA* : 2008/51 Toelating R Silva Piping en Lastechniek Audit Rapportversie 1 Pagina 1 van 20

2 Auditrapport Organisatie Bedrijfsnaam ontactpersoon R Silva Piping en Lastechniek BV : Dhr R Silva : Rsilvapiping_lastechniek@outlookcom Vestigingsadres : Atjehstraat ZH Rotterdam Postadres : Atjehstraat ZH Rotterdam Tel : Fax : Kiwa Nederland BV Sir Winston hurchilllaan 273 Postbus AB RIJSWIJK Tel (0) Fax (0) wwwkiwanl Website wwwrsilvapipinglastechnieknl : Rsilvapiping_lastechniek@outlookcom Bedrijfslocaties : Medewerkers (Fte) : Operationeel 13 Overhead 2 Projecten gelijktijdig : 2 15 Onderzoek Audit type : : VA*:2008/51 Toelating Datum : , , Rapportversie : 1 Audit Team Teamleider Auditteam : Kees de Hoog : Kees de Hoog Normeisen Reglement(en) : Kiwa Reglement voor certificatie: 2017 Norm(en) Scope/Nace ertificaatnr Einddatum VA*:2008/51 17B / Het vervaardigen en bewerken van metalen constructiewerken Voorafgaand aan de audit Uitgangspunten voor de audit: Overeenkomst dd alculatie dd De overeenkomst en/of calculatie is niet aangepast aan bovenstaande gegevens Resultaten van voorafgaande NVT drie jaar: Wijzigingen in de organisatie: >> Voorafgaand aan het onderzoek zijn er geen organisatiewijziging bekend Wijzigingen in de norm: >> Er zijn geen normwijzigingen Wijzigingen in wet / omstandigheden: Vooraf ontvangen gegevens: >> Er zijn geen relevantie wijzigingen in omstandigheden/wetgeving Voorafgaand aan het onderzoek zijn de volgende documenten ontvangen: geen Auditdoelstelling: Gezien de auditresultaten van de voorgaande drie jaar, de wijzigingen en de tijdens voorgaande audits beoordeelde delen van de organisatie volgen R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 2 van 20

3 voor de komende audit van Kiwa de volgende specifieke aandachtspunten en doelstellingen: - Vaststellen dat binnen het toepassingsgebied en de criteria van de audit, in dit geval de VA-2008/51, het managementsysteem voldoet - Vaststellen of het systeem en de implementatie voldoet aan wet- en regelgeving en voldoet aan de klant zijn specifieke doelstellingen - Inventariseren van mogelijke verbeteringen van het systeem Geïntegreerde audit: Deze audit is niet als geïntegreerde audit uitgevoerd Vooronderzoek (fase 1) Auditplan Het auditplan is ter afstemming op 04/07/2018 per post/mail naar de klant verzonden en door de klant akkoord bevonden Omdat er op de auditdag aanvullende gedetailleerde afspraken met de klant zijn gemaakt is het auditplan in dit rapport op aspecten van functies/ namen/ projectlocaties aangepast aan de werkelijk uitgevoerde audit Organisatiebeschrijving: Er is één hoofdvestiging met één eigenaar; KvK inschrijving Ploegendienst: Binnen het bedrijf wordt niet in ploegendienst/shifts gewerkt Auditteam De scope en het toepassingsgebied is vastgesteld en in dit rapport vastgelegd De aard van het bedrijf geeft geen aanleiding om het auditteam te wijzigen Handboek, procedures De systeemdocumentatie is vastgesteld in het VA handboek V1 dd Adviseur Het bedrijf wordt tav het beheer/onderhoud van hun zorgsysteem extern geadviseerd door dhr WJJ van 't Hart MVK van Vos Advies BV Doelstelling fase 1 Gedurende fase 1 is beoordeeld: - de gedocumenteerde informatie; - de omstandigheden ter plaatse (incl gesprekken); - de bekendheid met (inzicht in) de norm in relatie tot de prestaties van het managementsysteem en aspecten, processen, doelstellingen en uitvoering; - het toepassingsgebied in relatie tot bedrijfslocaties, processen, apparatuur, beheersmaatregelen en wet- & regelgeving; - details voor fase 2 (besproken) incl eventuele toewijzing van middelen voor fase 2; - inzicht in managementsysteem en bedrijfsactiviteiten in relatie tot de norm en andere normatieve documenten zodat fase 2 gericht gepland kan worden; - of interne audits en directiebeoordeling zijn uitgevoerd en of het bedrijf gereed is voor fase 2 Vooronderzoek (fase 1): Op grond van bovenstaande heeft er een compleet vooronderzoek (fase 1) bij het bedrijf plaatsgevonden (zie auditplanning) De resultaten zijn verwerkt in de auditmatrix Omdat er ten aanzien van de directiebeoordeling en de interne audits geen aandachtsgebieden zijn gerapporteerd was het wel mogelijk om direct over te gaan naar fase 2 Overgang fase 1 naar fase 2: >> In overleg met de klant is na afloop van het vooronderzoek (fase 1) direct overgegaan naar het implementatieonderzoek (fase 2) Met de klant is afgesproken dat de gerapporteerde aandachtsgebieden gedurende het implementatieonderzoek (eventueel) zullen kunnen leiden tot (kritische) tekortkomingen en/of een extra bezoek De klant was hiermee akkoord Overeenkomst: Aandachtspunten De organisatie van de klant komt wel/niet overeen met de uitgangspunten zoals verwoord in de overeenkomst/calculatie > De overeenkomst en/of calculatie is akkoord > De overeenkomst en/of calculatie is niet aangepast aan bovenstaande gegevens omdat het aantal Fte binnen één en dezelfde staffel vallen (derhalve geen tijdsimpact) > De overeenkomst en/of calculatie is wel aangepast aan bovenstaande gegevens Zie aangepaste versie Belemmerend Implementatieonderzoek (fase 2) Implementatieonderzoek (fase 2): >> Afhankelijk van de uitkomst van het vooronderzoek (fase 1) is de planning voor het implementatieonderzoek (fase 2) Niet aangepast >> In de planning is rekening gehouden met een steekproef over de R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 3 van 20

4 verschillende bedrijven/bedrijfsonderdelen/bedrijfsprocessen, zie hiertoe "projecten en dossiers" Acties uit vorige audit Nvt Logo's / pictogrammen Nvt Klachten De klachtenprocedure functioneert effectief "Must"-vragen VA De "must"-vragen zijn effectief geïmplementeerd Multisite: Nvt Toepassingsgebied: Het gehele toepassingsgebied is getoetst op de volgende projecten/dossiers: vervaardiging en bewerking van metalen constructies Verbeteringen: Positieve punten: Tijdsbesteding VA Advies: Juistheid auditprogramma Bevindingen (definitie) Het bedrijf heeft de volgende mogelijkheden tot verbetering: duidelijker overzicht brengen in de geldigheidsduur van opleidingen Als positief punt is op te merken, dat het bedrijf Veiligheid zit in "de genen" Ten aanzien van alles geldt : veiligheid boven alles Aan de audit werd voor wat betreft VA aspecten 10 uur besteed Dit is in overeenstemming met de optelsom van de respectievelijke tabellen voor fase1, implementatie, projecten en evt vestigingen zoals die zijn opgenomen in de bijlage over tijdsbesteding De audit heeft volgens de auditdoelstellingen plaatsgevonden Hierbij is geconstateerd is dat het bedrijf wel voldoet aan de eisen; het managementsysteem is doeltreffend en heeft het vermogen om aan de toepasselijke eisen en de verwachte resultaten te voldoen en heeft een effectief proces van interne audits en directiebeoordeling Tevens is het passend en geschikt bij het toepassingsgebied zoals aangegeven in dit rapport De onderliggende positieve bewijs hiervoor is vastgelegd in de auditmatrix Na afloop van de audit is de juistheid van het auditprogramma beoordeeld > Hierbij is geconcludeerd dat de auditor de audit volledig en naar tevredenheid heeft kunnen uitvoeren - onform : Voldoet aan de normeis Info: eventueel kunnen er verbeteraspecten ter informatie worden gerapporteerd Deze aspecten verdienen nadere aandacht of kunnen in het systeem nog verder doorontwikkeld worden T - Tekortkoming : Na afloop van de audit is/zijn er 0 tekortkoming(en) met het management besproken en als zodanig geaccepteerd (niet mogelijk bij VA certificatie) Het managementsysteem voldoet op aspecten niet aan de certificatie-eis Er is objectief bewijs van een situatie, waarbij op termijn moet worden getwijfeld of het zorgsysteem van de organisatie de beoogde output levert Dit is belemmerend voor toekenning of behoud van het certificaat De geplande corrigerende maatregelen moeten door Kiwa worden beoordeeld alvorens het auditteam een certificatie-advies kan uitbrengen De implementatie van de corrigerende maatregelen wordt beoordeeld tijdens de volgende audit KT - Kritische Tekortkoming Vervolgafspraken VA* : Na afloop van de audit is/zijn er 0 kritische tekortkoming(en) met het management besproken en als zodanig geaccepteerd Het managementsysteem voldoet niet aan de certificatie-eis Er is objectief bewijs van een situatie, dat het zorgsysteem van de organisatie niet voldoet aan de norm en/of niet de beoogde output levert Dit is belemmerend voor toekenning of behoud van het certificaat De geplande corrigerende maatregelen inclusief de implementatie en effectiviteit moeten door Kiwa worden beoordeeld alvorens het auditteam een certificatie-advies kan uitbrengen Doorgaans is hiervoor een extra audit noodzakelijk : Kiwa beoordeelt het bedrijf en de maatregelen nav eventuele tekortkoming(en) tijdens de volgende audit op: : Beoordeling corrigerende maatregelen Beoordelingsresultaat ertificatieadvies Het auditteam adviseert Kiwa tot: VA* : uitgifte van het certificaat Bij deze audit is een steekproef van de organisatie en zijn bedrijfsprocessen getoetst De resultaten van deze audit zijn dus gebaseerd op een proces van het nemen van steekproeven van de beschikbare informatie R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 4 van 20

5 Bij een toelatingsonderzoek, een herevaluatie of bij Kritische tekortkomingen zal er (met dit advies als basis) intern binnen Kiwa een onafhankelijke review op het auditrapport plaatsvinden Op basis van de uitkomst van de review zal een certificatiebeslissing worden genomen Eventuele bijzonderheden: Teamleider Kiwa Review en certificatiebeslissing Kiwa Naam Kees de Hoog (voor intern gebruik Kiwa) Naam R Kersten Datum Datum Handtekening Handtekening Dit rapport heeft de volgende bijlagen: Auditprogramma, komende 3 jaar Kiwa Progressmodel Auditmatrix Ongevallen statistiek Auditplan Los bijgevoegde documenten: R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 5 van 20

6 Auditprogramma, komende 3 jaar Audit: A2 A3 A4 Datum: mnd + 24mnd + 36mnd Norm: VA* (toe) Directiebeoordeling Interne audits ontinue verbeteren Management van wijzigingen orrectieve maatregelen Preventieve maatregelen Klachten Logo gebruik Doeltreffendheid systeem Vestigingen: Hoofdvestiging Scope-onderdelen: VA* 2008/51 Gehele scope Toelatingsaudi t VA* 2008/51 Gehele scope 1e opvolging VA* 2008/51 Gehele scope 2e opvolging VA* 2017/60 Gehele scope Herevaluatie Organisatie en Leiderschap Organisatie ommunicatie Personeel management Strategie en Beleid Assetmanagement Procesmanagement Resultaten Vakbekwaamheid Veiligheid Gezondheid Risico's en wetgeving Beleid en doelen Middelen Algemeen Inkoopproces Productieproces Procesmonitoring Interne audits Afwijkingen/incidenten Noodsituaties Verbeteringen Evaluatie Systeemevaluatie R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 6 van 20

7 Kiwa Progressmodel Het Kiwa Progress toetsingsmodel is ontwikkeld voor audits op het gebied van systeemcertificering Het model is gebaseerd op de managementmodellen van het EFQM (wwwefqmcom) en het INK (wwwinknl) Het stelt de Kiwa-auditor in staat om procesmatiger te werken en de normaspecten van diverse normen op overzichtelijke wijze te bundelen via een aantal vaste, herkenbare op de bedrijfsprocessen afgestemde aandachtsgebieden Met het model kan de auditor flexibel schakelen tussen normdetails en bedrijfsproces De audit kan hierdoor op een efficiëntere wijze plaatsvinden en bevat derhalve meer inhoud en toegevoegde waarde Systeem Personeel management Vakbekwaamheid Veiligheid Gezondheid Medewerkers Organisatie en Leiderschap Organisatie ommunicatie Strategie en Beleid Risico's en wetgeving Beleid en doelen Procesmanagement Algemeen Inkoopproces Productieproces Klanten Leveranciers Resultaten Procesmonitoring Interne audits Afwijkingen/incidenten Noodsituaties Verbeteringen Assetmanagement Middelen Maatschappij Evaluatie Systeemevaluatie Progress toetsingsmodel R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 7 van 20

8 Auditmatrix VA*:2008/51 = onform T = niet-kritisch KT = kritisch Info = onform met info KT> = Aangepast T> = Aangepast Organisatie en Leiderschap Organisatie VA*:2008/51, 12 Is er een veiligheids- en gezondheidsfunctionaris aangesteld binnen het bedrijf? In het aangetroffen organogram blijkt dat de genoemde VG functionaris rechtstreeks rapporteert aan de directie In de functieomschrijving werden zijn taken genoemd De functionaris beschikt (desnoods via een aan de organisatie gelieerde veiligheidskundige) over voldoende deskundigheid en wordt als zodanig gekend op de werkvloer zo wordt in de gesprekken met de medewerkers verwoord > Gezien organogram: VA handboek 12 > Functieomschrijving: VA handboek 12 : In het aangetroffen organogram blijkt dat de genoemde VG functionaris rechtstreeks rapporteert aan de directie In de functieomschrijving werden zijn taken genoemd De functionaris beschikt (desnoods via een aan de organisatie gelieerde veiligheidskundige) over voldoende deskundigheid en wordt als zodanig gekend op de werkvloer zo wordt in de gesprekken met de medewerkers verwoord Gezien werden de diploma s: Dhr R Silva, directeur/vgm coördinator, VOL VA geldig tot Pontifex Uit de gesprekken met de medewerkers en de VG functionaris zelf blijkt dat de coördinatie van de VG aspecten voldoende is gewaarborgd De deskundige medewerker is betrokken geweest bij de toetsing / evaluatie van de risico-inventarisatie De organisatie is heeft hierbij diensten ontvangen van externe deskundige dhr WJJ van 't Hart MVK van fa Vos Advies BV te Hollandscheveld Ingezien ontract dd ommunicatie VA*:2008/51, 35 Bestaat er een bedrijfseigen VGM-voorlichting en -instructie? Er werd een borgingsysteem aangetroffen dat er voor zorgt dat medewerkers geïntroduceerd worden waarbij tenminste aandacht wordt besteed aan de in VA 35 verplichte onderwerpen Tevens is vastgesteld dat men instructie krijgt > Gezien werd de documentatie in: VGM Instructie V1 dd > Overzicht instructie incl frequentie in: VA Jaarplanning v10 dd > Procedure introductie in: VA Handboek35 : Aan de hand van het overzicht indiensttredingen is vastgesteld dat nieuwe medewerkers daadwerkelijk een introductie hebben ontvangen Gezien instructie en voorlichting VGM van Dhr RA Moreira de Oliveira getekend dd Personeel management Vakbekwaamheid VA*:2008/51, 31 Beschikken alle medewerkers over een vakopleiding en ervaring gerelateerd aan de door hen uit te voeren werkzaamheden? R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 8 van 20

9 Er is een overzicht aangetroffen van de vakopleiding- en ervaringseisen Op basis van de dossiers van nieuwe medewerkers is aangetroffen dat de vastgelegde borgingsmethodiek werkt > Lijst opleiding- en ervaringseisen: Handboek VA 31 > Procedure in: Handboek VA 31 : De gesproken medewerkers bleken op basis van dossier onderzoek en het gesprek zelf te beschikken over de nodige vakbekwaamheid Zie verder "projecten en dossiers" Veiligheid VA*:2008/51, 32 VA*:2008/51, 33 VA*:2008/51, 34 VA*:2008/51, 36 Hebben alle operationele medewerkers een diploma, attest of certificaat "Basisveiligheid VA"? Hebben alle operationele leidinggevenden een diploma, attest, of certificaat "Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VA"? Hebben alle medewerkers specifieke kennis en kunde gerelateerd aan door hen binnen bedrijf uit te voeren specifieke risicovolle taken of werkzaamheden in een risicovolle omgeving? Bestaat er een adequate procedure voor het correct beheren en invullen van het veiligheidspaspoort, indien een veiligheidspaspoort wordt gehanteerd? VA*:2008/51, 37 Vindt communicatie over VGM-zaken plaats zonder taalbelemmeringen? Er is een overzicht aangetroffen waaruit blijkt dat medewerkers daar waar nodig kunnen beschikken over de vereiste specifieke kennis en kunde voor het uitvoeren van specifieke risicovolle taken > Overzicht specifieke opleidingen: VA Handboek 34 > Procedure met borging: VA Handboek 34 Er werd een procedure aangetroffen voor het eventueel registreren van opleidingen en vereiste medische deskundigheid in het veiligheidspaspoort Als de organisatie paspoorten hanteert dan is middels dossier onderzoek vastgesteld of de aantekeningen in het paspoort overeenstemmen met de inhoud van het dossier In de procedure is eventueel vastgelegd wie er verantwoordelijk is voor de invulling van het paspoort > Procedure: VA Handboek 36 : Van alle medewerkers die op het werk werden gesproken en uit dossieronderzoek is een bewijs aangetroffen dat zij tenminste beschikken over VGM basiskennis Dhr RA Moreira de Oliveira, fitter, B-VA geldig tot E Dhr FJ Ferreira Saramago, fitter, B-VA geldig tot BNT Dhr N Kacomanolis, lasser, VOL VA geldig tot BNT Dhr P Damas, lasser, B-VA gldig tot BNT Dhr FJ de Sousa Marques, B-VA geldig tot Van alle operationeel leidinggevenden is aangetoond dat ze beschikken over tenminste VOL-VA >Gezien organogram / lijst leidinggevenden: Organogram V10 - versie Dhr R Silva, directeur/vgm coördinator, VOL VA geldig tot Pontifex Uit de dossiers blijkt dat een en ander is geborgd Van die medewerkers die specifieke risicovolle taken zouden kunnen uitvoeren werd middels dossieronderzoek aangetoond dat zij beschikken over de vereiste kennis en kunde NB: Score is positief omdat is vastgesteld dat geen paspoorten worden gehanteerd Tijdens de audit is vastgesteld dat alle medewerkers zodanig zijn ingezet dat communicatie over VGM effectief kan plaatsvinden Dit blijkt uit het overzicht van projecten, de gesprekken met de medewerkers en de rondgang langs de werken Dhr Silva, directeur, heeft de Portugese nationaliteit en maakt gebruik van Nederlands en Portugees personeel R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 9 van 20

10 Gezondheid VA*:2008/51, 91 VA*:2008/51, 92 Worden medewerkers voor specifieke functies en/of bij tewerkstelling op specifieke werkplekken, op basis van geïnventariseerde risico's (zie vraag 21) beoordeeld op medische geschiktheid? Ligt voor wat betreft blootstellingsrisico's vast, voor welke functies medewerkers periodiek een medisch onderzoek moeten ondergaan? Er zijn geen functies binnen de organisatie aanwezig waarbij specifieke medische geschiktheid wordt vereist Er is een inventarisatie van functies met specifieke medische risico s aangetroffen Dit in combinatie met de betrokken medewerkers Indien noodzakelijk kan een beroep gedaan worden op de onder 91 genoemde gekwalificeerde arts Er wordt op basis van de bevindingen van de arts daar waar nodig maatregelen genomen >Inventarisatie functies: Deze zijn verwerkt in de RIE zoals genoemd in 21 : > Overeenkomst arts: via Arbodienst MKBasics, gecertificeerde arbodienst geldig tot RQA Lloyds Register Het register in combinatie met het overzicht toont aan dat alleen medewerkers ingezet worden die daar waar nodig medisch voldoen De bevindingen zijn door de auditor in de dossiers van de medewerkers aangetroffen maar worden om privacy redenen hier niet genoemd PMO wordt 1x 3 jaar aangeboden Overeenkomst arts: Zoals genoemd onder 91 Aantasting van de gezondheid van medewerkers tijdens uitoefening van hun eventueel risicovolle functie wordt in voldoende mate voorkomen volgens de inventarisatie, de eventueel uitgevoerde onderzoeken en maatregelen en de beschikbaarheid van een deskundige arts Strategie en Beleid Risico's en wetgeving VA*:2008/51, 21 Heeft het bedrijf voor alle risicovolle functies een actuele VGM-risicoinventarisatie en -evaluatie? VA*:2008/51, 22 Vinden taakrisicoanalyses plaats? VA*:2008/51, 23 Worden LMRA's uitgevoerd voor aanvang van werkzaamheden? Gezien werd de volgende procedure/richtlijn mbt de TRA (=taakrisicoanalyse): VA Handboek 22 Er is vastgelegd hoe en wanneer een TRA moet worden opgesteld Deze omschrijven dan de taak, de risico s en de getroffen maatregelen Als de TRA wordt uitgevoerd dan hanteert men een vaste methodiek, waarbij de lijn betrokken is De risico s in de TRA worden beheerst door maatregelen waarbij de bronaanpak als uitgangspunt dient Indien er gebruik wordt gemaakt van TRA s door een externe (bijv branche organisaties), dan wordt hier vanuit de procedure/richtlijn naar verwezen Gezien werd de volgende procedure/instructie mbt LMRA: VA Handboek 23 : Van alle functies binnen de organisatie die risicovol zijn is een actuele VGM risico inventarisatie en evaluatie aangetroffen De inventarisatie is uitgevoerd en geëvalueerd volgens een vaste methodiek waarbij bronaanpak als uitgangspunt is gekozen Er werd een actieplan aangetroffen waarin SMART acties werden opgenomen gebaseerd op de inventarisatie Het actieplan is tenminste jaarlijks getoetst terwijl de inventarisatie uiterlijk drie jaarlijks werd geëvalueerd De VG functionaris was daarbij actief betrokken Op basis van eventuele incidenten is de inventarisatie tenminste jaarlijkse geëvalueerd en zo nodig aangepast > De functies zijn vastgelegd in: Functie RI&E dd > De bronaanpak blijkt uit: functie RI&E > Methodiek vastgelegd in: Fine & Kinney > Actieplan vastgelegd in: Functie RI&E > Risico-inventarisatie gedateerd: R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 10 van 20

11 Uit de interviews met de medewerkers en de rondgang langs de projecten blijkt dat de risico s in voldoende mate worden beheerst > Op basis van de aangetroffen documenten en de projectbezoeken mag worden geconcludeerd dat daarom aan de doelstelling van deze vraag wordt voldaan en dat de VGM-risico s in voldoende mate worden beheerst, doordat op de projecten de uit te voeren werkzaamheden verlopen volgens vastgestelde procedures en richtlijnen, Daarnaast zijn er geen andere werkzaamheden verricht dan in functie RI&E vermeld staan > TRA s worden geëvalueerd, minimaal na ieder ongeval met verzuim De medewerkers zijn bekend met de procedure/instructie voor het uitvoeren van de LMRA De LMRA wordt vóór aanvang van de werkzaamheden uitgevoerd Voorbeelden zijn s morgens bij aanvang van het werk, bij het hervatten van het werk na een pauze of bij het verplaatsten van de werkzaamheden Uit de gesprekken met medewerkers op de projecten/werklocaties blijkt dat de medewerkers zich er van vergewissen of alle risico s zijn onderkend en er voldoende beheersmaatregelen worden getroffen Er worden eventuele afdoende maatregelen genomen vóórdat men de werkzaamheden daadwerkelijk start of hervat Beleid en doelen VA*:2008/51, 11 Heeft het bedrijf een VGM-beleidsverklaring? VA*:2008/51, 17 Wordt een doelstelling geformuleerd en opgevolgd met betrekking tot IF ongevallen met verzuim/werkverlet? Gedocumenteerde informatie beleid: VGM beleidsverklaring in VA Handboek11 De directie heeft het beleid vastgesteld, dit is geïmplementeerd en wordt onderhouden Dit beleid omvat onder meer een verbintenis tot continue verbetering van het managementsysteem en het voldoen aan de van toepassing zijnde eisen : Het beleid is kenbaar gemaakt door beleidsverklaring dd Er zijn plannen opgesteld voor het bereiken van de doelstellingen (oa welke middelen er nodig zijn, wie verantwoordelijk is en wanneer het voltooid zal zijn) Dmv communicatie als toolboxen en ook werkplekinspecties zal de organisatie deze doelstelling proberen te realiseren Gewenste wijzigingen in het managementsysteem worden op een geplande wijze uitgevoerd) De organisatie heeft de middelen vastgesteld en beschikbaar gesteld die nodig zijn voor het inrichten, implementeren, onderhouden en continue verbeteren van het managementsysteem Er werd een beleidsverklaring aangetroffen die aandacht schenkt aan de verplichte onderwerpen Uit de interviews met de medewerkers blijkt dat de verklaring is gecommuniceerd De verklaring is voorzien van een datum en ondertekend door de hoogst leidinggevende binnen de organisatie Het beleid is vastgesteld in de genoemde beleidsverklaring en werd door de verschillende gesproken medewerkers in hun eigen taal verwoord > De IF is vastgesteld in: directiebeoordeling dd > De eventueel uit te voeren maatregelen zijn vastgelegd in: directiebeoordeling dd > Gezien werd het Overzicht acties in directiebeoordeling dd Het reduceren van de incident frequentie is onder andere door de betrokkenheid van de directie bij het realiseren van de doelstellingen bereikt Assetmanagement Middelen VA*:2008/51, 102 Worden arbeidsmiddelen en PBM's periodiek gekeurd? VA*:2008/51, 24 Worden de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen gratis ter beschikking gesteld, onderhouden en omgeruild R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 11 van 20

12 Gebaseerd op de RIE (- en evt TRA) worden de nodige persoonlijke beschermingsmiddelen verstrekt Op de werkplek blijkt men te beschikken over de juiste PBM Uit eerder uitgereikt bescheiden blijkt dat de verstrekking gratis is Bij uitreiking is een instructie gegeven > Lijst van ter beschikking gestelde PBM in: checklist nieuwe medewerker > Richtlijn gebruiksinstructies in: VGM Instructie V1 dd Er werd een inventarisatie aangetroffen van te keuren materiaal, middelen en PBM Tevens werd een overzicht van keuringseisen aangetroffen Frequentie is vastgesteld op een jaar of onderbouwd op een andere frequentie Deskundigheid van keurders werd aangetoond op basis van ingezien bescheiden zoals contract of dossier Afgekeurd materieel wordt fysiek gescheiden van goedgekeurd materieel > De identificatie op het middel is zichtbaar middels: sticker > Inventarisatie arbeidsmiddelen en PBM: VA Handboek 82 > Procedure in: VA Handboek 82 : Uit de gesprekken met medewerkers en de rondgang over de werken blijkt dat medewerkers beschikken over de juiste middelen en dat ze ook daadwerkelijk hanteren R Silva Piping en Lastechniek heeft geen eigen materieel Goedgekeurd materieel wordt per project ingehuurd PBM's worden door organisatie verstrekt aan personeel Indien projectspecifieke PBM's worden vereist, worden deze door opdrachtgever verstrekt Volgens de rondgang op het werk en de gesprekken met medewerkers is in voldoende mate geborgd dat alleen gekeurd materieel wordt ingezet > Gezien en akkoord bevonden zijn oa de volgende gekeurde middelen, allen met een datum tot na deze audit: zie "Projecten en dossiers" Procesmanagement Algemeen VA*:2008/51, 61 Worden er voldoende preventieve milieumaatregelen genomen gericht op het voorkomen van bodemverontreiniging en op afvalstoffenbeheer? Er werd een inventarisatie aangetroffen waarin de risico s met betrekking tot bodemverontreiniging zijn opgenomen en middels maatregelen werden gereduceerd Tevens is een procedure aangetroffen waarin het afvalbeheersing werd geregeld > Inventarisatie risico s / afvalstoffen: VA Handboek 41 > Procedure afvalstoffenbeheer: VA Handboek 41 > Lijst geregistreerde ingeschakelde verwerkers: VA Handboek 41 Volgens de aangetroffen inventarisatie en wijze van afvalstoffen inzameling en beheer wordt bodemverontreiniging voorkomen en afval beheerst verwerkt Er wordt conform procedure en regels opdrachtgever gebruik gemaakt van de afvalstoffeninzameling op de bedrijfslocatie van de opdrachtgever Inkoopproces VA*:2008/51, 101 Worden VGM-verantwoorde materialen, arbeidsmiddelen en PBM's aangeschaft? Er werd een inventarisatie aangetroffen van potentieel risicovolle materialen, arbeidsmiddelen en PBM De VGM eisen voor het beperken van potentiële risico s werden vastgelegd Er is een procedure aangetroffen die borgt dat alleen materiaal wordt aangekocht dat voldoet aan de eisen Periodiek werden deze eisen geëvalueerd middels de update van de RI-E en de resultaten uit werkplekinspecties en keuringen > Inventarisatie middelen en bijbehorende eisen: VA Handboek 81 > Procedure: VA Handboek 81 De aanwezigheid van de procedure om de geïnventariseerde middelen aan te schaffen borgt in voldoende mate de aanschaf van verantwoord materiaal : R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 12 van 20

13 Inkoop vindt plaats mbv fax/ /internet nav aangegeven behoefte vanuit de organisatie Bestellingen van kritische producten/diensten vinden bij geselecteerde leveranciers plaats Goederen ondergaan bij ontvangst een ingangscontrole waarvan registratie plaatsvindt dmv inspectie op de keuring en een inspectie op de staat van het (ingehuurde) materieel In de volgende registraties is vastgesteld dat de inkoopgegevens duidelijk en compleet zijn incl afspraken over levertijden: ontract EQIN verhuur inzake huur lasapparaat Fronius TT4000 TIG lasapparaat en Fronius TT2200 TIG lasapparaat incl toebehoren Productieproces VA*:2008/51, 38 Hebben de medewerkers kennis van de interne regels/procedures van de opdrachtgevers, waar zij te werk zijn gesteld, voor zover dit expliciet en gespecificeerd word gevraagd en beschikbaar gesteld door opdrachtgevers? Uit de aangetroffen procedure blijkt dat de organisatie heeft geborgd dat regels van de opdrachtgever bekend zijn bij de betrokken medewerker > Procedure: VA Handboek 38; formulier start-werk overleg v10 dd : Regels en veiligheidsprocedures van opdrachtgever zijn bekend bij betrokken medewerkers Zie hiertoe "projecten en dossiers" Resultaten Procesmonitoring VA*:2008/51, 81 Worden periodiek werkplekinspecties uitgevoerd door operationeel leidinggevenden? Er werd een procedure aangetroffen voor het uitvoeren en opvolgen van werkplekinspecties > Procedure werkplekinspecties: VA Handboek 61 : De inspecties werden maandelijks gehouden door operationeel leidinggevenden Er werden inspectieverslagen aangetroffen Naar aanleiding van geconstateerde afwijkingen is een actieplan uitgewerkt en opgevolgd > Verslagen inspectie EN follow up: Vanaf worden inspecties maandelijks uitgevoerd door dhr Da Silva In juli/augustus is er vakantieperiode en hebben er geen inspecties plaatsgevonden Vanaf nu iedere maand weer inspectie Ingezien inspectie , DuPont, Dhr R Da Silva Geen bijzonderheden aanwezige medewerker N Karomanolis Het bevorderen van een veilige werkomgeving blijkt uit de uitgevoerde inspecties en de opvolging daarvan In de gesprekken met de medewerkers op de vloer blijkt de positieve werking van deze inspecties Interne audits VA*:2008/51, 16a Beoordeling op het voldoen aan de VA-eisen - interne audits? De organisatie voert met geplande tussenpozen interne audits uit om informatie te verkrijgen over het managementsysteem en bepaalt of het voldoet aan de gestelde eisen en doeltreffend is geïmplementeerd Er is een auditprogramma vastgesteld waaruit de frequentie, methoden, verantwoordelijkheden, planningseisen en rapportages tot uiting komen Er wordt rekening gehouden met het belang van de betrokken processen, met veranderingen van invloed op het managementsysteem en met resultaten van voorgaande audits Geselecteerde auditoren zijn onafhankelijk van het te auditen onderwerp Er is gedocumenteerde informatie als bewijs van implementatie van het auditprogramma en de auditresultaten Gezien is de volgende gedocumenteerde informatie: procedure beoordeling VA systeem: VA Handboek 13 R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 13 van 20

14 : De directie oordeelt jaarlijks op basis van interne audits of aan de VA eisen wordt voldaan Als er verbeter acties nodig zijn dan worden deze blijkbaar opgevolgd > Gezien werd het interne audit verslag VA dd Afwijkingen/incidenten VA*:2008/51, 121 Heeft het bedrijf een procedure voor het melden en registreren van ongevallen van medewerkers met en zonder verzuim/werkverlet? Er werd een procedure aangetroffen voor het melden, registreren van ongevallen van medewerkers met en zonder verzuim/werkverlet > Procedure: VA Handboek 91; formulier Ongeval registratie V1 dd : Tijdens de gesprekken met de medewerkers op de vloer werd de inhoud van deze procedure in eigen bewoording weergegeven Registraties van eventueel voorgekomen ongevallen werden door de auditor ingezien De ongevalcijfers werden periodiek gepubliceerd Er hebben zich geen ongevallen voorgedaan Noodsituaties VA*:2008/51, 71 Is het bedrijf voorbereid op effectief optreden in geval van noodsituaties? Er werd een procedure aangetroffen voor het handelen in noodsituaties op het terrein van de opdrachtgever > Procedure: VA Handboek 51 : Deze procedure wordt in eigen bewoordingen door de medewerkers in de interviews aangehaald Ter plaatse heeft men de beschikking over voldoende middelen(zowel EHBO als brand) Uit de registraties op deze middelen is voor de gebruiker direct zichtbaar dat deze nog juist zijn onderhouden Dossiers van de betrokken BHV medewerkers tonen aan dat men beschikt over de nodige kennis en kunde De vastgelegde werkwijze, de dossiers van betrokken BHV'ers, en de rondgang op de werken tonen aan dat de organisatie effectief kan optreden in geval van noodsituaties bij de opdrachtgever Er wordt vrijwel in alle situaties gebruik gemaakt van de BHV organisatie van de opdrachtgever Zie hiertoe ook "projecten en dossiers" Dhr RSilva heeft een BHV diploma, geldig tot , diplomanummer 0618EB32903 BHV Nederland Verbeteringen VA*:2008/51, 122 Vindt er onderzoek plaats van ongevallen met en zonder verzuim/werkverlet? Er werd een onderzoeksprocedure aangetroffen waarin de maatregelen naar aanleiding van ongevallen, middels onderzoeksmethode kunnen worden vastgesteld Deze verbetermaatregelen bevatten verantwoordelijke, tijdsplanning en opvolging Een en ander is vastgesteld in een actieplan De resultaten zijn gepubliceerd > Procedure: VA Handboek 92, formulier Ongeval registratie V1 dd : Er hebben zich geen ongevallen voorgedaan waardoor er geen onderzoek behoefde plaats te vinden R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 14 van 20

15 Evaluatie Systeemevaluatie VA*:2008/51, 16 Vindt beoordeling door de directie plaats betreffende het voldoen aan de VA-eisen? De directie oordeelt jaarlijks op basis van interne audits of aan de VA eisen wordt voldaan Als er verbeter acties nodig zijn dan worden deze opgevolgd : De directiebeoordeling is in voldoende mate uitgevoerd en draagt bij aan de verbetering van het managementsysteem onclusies zijn getrokken en acties tbv verbetering zijn uitgezet Projecten en dossiers Opdrachtgever: Geldof NLB, Tankterminal LB - project Rainbow Vervaardiging en metaalbewerking van leidingwerk en aansluitingen binnen de nieuwe metalen constructie binnen de terminal Laswerkzaamheden en slijpwerkzaamheden worden uitgevoerd De vereiste PBM's worden gedragen Vereiste werkspecifieke PBM's als brandvertragende overall zijn ten behoeve van de werkzaamheden door opdrachtgever verstrekt Niet werk-specifieke PBM's worden door Silva Piping en Lastechniek verstrekt Voor het werk zijn lascertificaten vereist Dhr Silva is in bezit van de benodigde certificaten op TIG 141, H-L045 waardoor hij de werkzaamheden mag uitvoeren Eea is gecheckt door afd kwaliteitscontrole van Geldof NLB en akkoord bevonden door opdrachtgever waardoor werkzaamheden konden aanvangen Dhr RA Moreira de Oliveira verricht op project fitterswerkzaamheden Op basis van meerjarige ervaring verricht hr RA Moreira de Oliveira de fitterswerkzaamheden uit Er zijn tbv fitterswerkzaamheden geen specifieke certificaten/diploma's vereist Dhr RA Moreira de Oliveira, fitter, B-VA geldig tot E Dhr R Silva, directeur/lasser, VOL VA geldig tot Pontifex Er wordt gebruik gemakt van de BHV organisatie LB/Geldof BHV'ers en noodplan is aanwezig Voorafgaande aan project heeft een safetymeeting van LB/Geldof en poortinstructie plaatsgevonden Tijdens werkzaamheden zijn iedere week toolboxen waarbij specifieke veiligheidsregels betreffende het werk worden gehouden Toolboxen worden door LB/Geldof georganiseerd Gezien aftekenlijsten toolbox , onderwerp Steigers Gezien ingehuurd materieel Fronius TIG lasmachine, keuring geldig tot slijpmachine, keuring geldig tot slijpmachine, keuring geldig tot R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 15 van 20

16 Ongevallen statistiek Jaar 2017 Totaal aantal gewerkte uren Aantal bedrijfsongevallen met verzuim 0 Aantal bedrijfsongevallen met dodelijke afloop 0 Totaal 0 Frequentie (IF) 0,00 Aantal werknemers (incl tijdelijke medewerkers) 15 Eigen medewerkers: totaal bezetting einde jaar 2 Toelichting (1) Indien exacte gegevens niet voorhanden zijn kan de volgende globale vuistregel gebruikt worden: Een fulltime medewerker heeft circa 1800 werkbare uren per jaar (2) Meegenomen worden enkel de ongevallen waarbij de volledige werkdag na de dag van het ongeval is verzuimd (3) De frequentie (IF) moet via bijgaande formule berekend worden (Totaal aantal bedrijfsongevallen) x 10^6 Frequentie (IF) = Totaal aantal gewerkte uren R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 16 van 20

17 Auditplan Bedrijfsnaam : R Silva Piping en Lastechniek ontactpersoon Dhr R Silva : Rsilvapiping_lastechniek@outlookcom Vestigingsadres : Atjehstraat ZH Rotterdam Postadres : Atjehstraat ZH Rotterdam Tel : Fax : Kiwa Nederland BV Sir Winston hurchilllaan 273 Postbus AB RIJSWIJK Tel (0) wwwkiwanl Onderzoek Audit type : : VA*: 2008/51 Toelating Datum : , , Audit Team Teamleider Auditteam : Kees de Hoog : Kees de Hoog Normeisen Reglement(en) : Kiwa Reglement voor certificatie: 2017 Norm(en) Scope/Nace ertificaatnr Einddatum VA*:2008/51 17B / Het vervaardigen en bewerken van metalen constructiewerken Bij de uitvoering van de audit zal het onderstaande schema worden aangehouden Indien de omstandigheden hiertoe aanleiding geven, kan in onderling overleg van deze planning worden afgeweken Indien wij 2 dagen voorafgaand aan de audit geen reactie op het schema hebben ontvangen gaan wij er vanuit dat het auditteam dit onverkort kan aanhouden De contactpersoon draagt er zorg voor dat de betrokkene personen op het aangegeven tijdstip beschikbaar zijn voor het interview Tevens zorgt hij voor een beschikbare ruimte waar de auditor(en) aan het einde van de dag de rapportage kunnen maken Datum Auditplan voor auditor : Kees de Hoog Tijd Naam/Activiteit Functionarissen, projecten en processen Normeisen 14:00-14:30 Voorbereiding & planning Datum Auditplan voor auditor : Kees de Hoog Tijd Naam/Activiteit Functionarissen, projecten en processen Normeisen 08:30-09:00 Aankomst en introductie 09:00-09:30 Directie Dhr R Silva Organisatie en Leiderschap; Strategie en Beleid; Evaluatie 09:30-11:00 Documentenbeoordeling fase 1 Dhr R Silva 11:00-11:30 Terugkoppeling fase 1 Dhr R Silva Organisatie en Leiderschap; Personeel management; Strategie en Beleid; Assetmanagement; Procesmanagement; Resultaten; Evaluatie 11:30-12:30 Personeelsregistraties Dhr R Silva ommunicatie; Personeel management; Procesmanagement 12:30-13:00 Lunch 13:00-14:00 KAM registraties Dhr R Silva Systeem; Organisatie en Leiderschap; Procesmanagement; Resultaten; Evaluatie 14:00-14:30 Materieelbeheer Dhr R Silva Assetmanagement R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 17 van 20

18 14:30-16:30 Projectbezoek LB Tankterminal 16:30-17:00 Eindgesprek Dhr R Silva dhr R Silva, Oude Maasweg 4, Botlek Rotterdam Vervaardiging en metaalbewerking van leidingwerk en aansluitingen binnen de nieuwe metalen constructie binnen de terminal Personeel management; Assetmanagement; Procesmanagement; Noodsituaties Datum Auditplan voor auditor : Kees de Hoog Tijd Naam/Activiteit Functionarissen, projecten en processen Normeisen 08:30-10:30 Rapportage Kiwa auditor Bij aanvang van de VA audit ontvangt de lead-auditor graag de volgende documenten: - actueel overzicht van alle medewerkers (naam, functie en datum indiensttreding); - overzicht van in- en uitdiensttredingen en bezetting in de afgelopen3 kalenderjaren; - actueel overzicht van alle lopende projecten; - ongevalcijfers over de afgelopen 3 kalenderjaren, incl de gemiddelde verzuimduur; - overzicht van het aantal gewerkte uren in de afgelopen 3 kalenderjaren Voor de wijze waarop de gegevens mbt gewerkte uren en vezuimongevallen bij voorkeur dient te worden weergegeven, wordt verwezen naar bijlage A van de VGM hecklist Aannemers) Toetsing conform het Kiwa Progress Model: Organisatie en leiderschap - VA parg 12, 13, 15, 35, 41, 62 Strategie en beleid - VA parg 11, 17, 18, Personeelsmanagement - VA parg 14, 31-33, 34, 36, 37, 42, Assetmanagement - VA parg 24, 102 Leveranciers - VA parg Procesbeheersing - VA parg 38, 51-55, 61, 101 Resultaten - VA parg 16, 71, 72, 81, 82, Evaluatie - VA parg 16 Auditdoelstelling Kiwa zal gedurende de bovenstaande audit toetsen of: - het managementsysteem en het managementhandboek overeenkomen met de eisen van de norm(en) en de vastgestelde reikwijdte van het toepassingsgebied en de scope (zie boven benoemd); - het managementsysteem voldoende is geïmplementeerd om te bewerkstelligen dat de wordt voldaan aan de eisen uit de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en contractuele eisen; - de gedefinieerde processen en documentatie van het managementsysteem aantoonbaar zijn geïmplementeerd; - het managementsysteem doeltreffend functioneert, continue verbetert en bijdraagt de doelstellingen van de organisate te realiseren; - de wijze van uitvoer van de werkzaamheden overeenkomt met de beschrijving hiervan in het managementsysteem; - de mogelijkheden die er zijn om te verbeteren; - aan de Multi Site voorwaarden voldaan wordt (indien van toepassing) Na afloop van Fase 1 (daar waar van toepassing) neemt de auditor, afhankelijk van het auditresultaat, de beslissing of wel of niet kan worden doorgegaan met Fase 2 R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 18 van 20

19 ert Systeemcertificaat #nummer# Uitgegeven #datum# Vervangt #voorgaand nummer# Geldig tot #datum# Eerste uitgave #datum# Scope/NAE 17B / 2511 VA* Kiwa heeft vastgesteld dat het door gehanteerde managementsysteem en de toepassing daarvan voldoen aan de norm VA*, versie 2008/51 voor het toepassingsgebied: Het vervaardigen en bewerken van metalen constructiewerken Kiwa Nederland BV Sir Winston hurchilllaan 273 Postbus AB RIJSWIJK Tel (0) Fax (0) wwwkiwanl Onderneming Vestiging(en) Atjehstraat ZH Rotterdam Tel Fax Rsilvapiping_lastechniek@outlookc om wwwrsilvapipinglastechnieknl R Silva Piping en Lastechniek Audit Rapportversie 1 Pagina 19 van 20

20 Bevestiging / wijziging ertificatieovereenkomst In aanvulling / wijziging op de actuele certificatieovereenkomst gelden de volgende bedrijfsgegevens: Organisatie: R Silva Piping en Lastechniek BV Vestigingsadres: Atjehstraat ZH Rotterdam Postadres: Atjehstraat ZH Rotterdam Bedrijfslocaties: Medewerkers (Fte): 15 (incl tijdelijke medewerkers) Normen/scope/toepassingsgebied: VA*:2008/51-17B / Het vervaardigen en bewerken van metalen constructiewerken Teamleider Kiwa Naam Kees de Hoog Datum Handtekening R Silva Piping en Lastechniek BV Audit Rapportversie 1 Pagina 20 van 20