ORGANISATIEBESCHRIJVING KWALITEITSZORGSYSTEEM

Transcriptie

1 ORGANISATIEBESCHRIJVING KWALITEITSZORGSYSTEEM Voor het beschikbaar stellen van uitzendkrachten en detacheren van medewerkers overeenkomstig VG Checklist Uitzendorganisaties. DEKACHERING B.V. Kladseweg RE Lepelstraat

2 Inhoudsopgave Kwaliteitssysteem Inhoudsopgave Organisatie Fiunctieomschrijvingen Functieomschrijving directie Functieomschrijving KAM-coördinator Functieomschrijving intercedent Functieomschrijving administratief medewerk(st)er Functieomschrijving uitzendkracht Algemeen functieomschrijving voor alle (operationele) medewerkers Risicovolle taken Versiebeheer van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING

3 1 Organisatie DIRECTEUR (Dhr. M. Biefer) KAM-COÖRDINATOR (Dhr. M. Biefer) ADMINISTRATIE INTERCEDENT UITZENDKRACHTEN Figuur 1: Organogram 3 van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING

4 2 Functieomschrijvingen 2.1 Functieomschrijving directie Verantwoordelijkheid De directie geeft leiding aan en houden toezicht op alle niveaus binnen haar organisatie. De directie bepaalt en bekrachtigt het beleid van de totale organisatie en behartigen de lange termijnplanning en is verantwoordelijk voor: uitvoering van het bedrijfsbeleid en de continuïteit van het bedrijf, zowel in technische, sociale en financiële zin; beheer, bewaking en ontwikkeling van de bedrijfsvoering en het Kwaliteitssysteem; beschikbaarheid van de benodigde productiemiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen Taken relatiebeheer; acquisitie; personeelsbeheer (selectie, aanstelling, opleiding, begeleiding e.d.); financieel beheer; beoordelen in-, aan- en verkoopaanvragen; behandelen van in-/externe klachten; bepalen van strategische, operationele, commerciële, personele en veiligheidsbeleid Bevoegdheden De directiemedewerker is bevoegd om alle handelingen die betrekking hebben op het bedrijf, geheel zelfstandig te verrichten. Beleidsvorming en dagelijks bestuur komt in nauw overleg met de intercedente tot stand Vaardigheden opleidingsniveau: HBO of door ervaring vergelijkbaar niveau; opleiding: Veiligheid voor Intercedente en Leidinggevenden VCU (VIL-VCU); management en sociale vaardigheden; bedrijfskundig inzicht; commercieel ingesteld Vervanging De directie wordt bij afwezigheid vervangen door een intercedent. De uitvoering van de taken inclusief de daartoe behorende bevoegdheden zijn volledig gedelegeerd naar de intercedent. 4 van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING

5 2.2 Functieomschrijving KAM-coördinator Verantwoordelijkheid De KAM-coördinator draagt zorg voor het invoeren en het in stand houden van het Kwaliteitssysteem volgens de relevante normen en richtlijnen, alsmede het coördineren van de veiligheids- en gezondheidsaspecten van medewerkers en uitzendkrachten Taken het in samenwerking met de directie en de intercedente formuleren van het VGM-beleid; het initiëren, coördineren en (laten) uitvoeren van verbeter projecten; begeleiden van certificeringtrajecten op het gebied van kwaliteits-, arbo- en milieuzorg; onderhouden van contacten met certificerende instellingen; beheren van de managementsystemen op gebied van kwaliteit, arbo en milieu; adviseren over opleidingsbehoefte VGM; beoordelen van resultaten van controles en beheersmaatregelen voorstellen; verzorgen van cursussen en trainingen op het gebied van kwaliteits-, arbo- en milieuzorg; overige VGM gerelateerde werkzaamheden Bevoegdheden het verzorgen van beheersmaatregelen vanuit kwaliteits-, arbo- en milieuoverwegingen; zo nodig ingrijpen in de voortgang van het bedrijfsproces; waar nodig werkzaamheden onderbreken voor het geven van instructie en/of toelichting Vaardigheden opleiding: minimaal Middelbare Veiligheidskunde of Preventie Adviseur niveau II 1 ; middelbaar opleidingsniveau; bedrijfskundig inzicht; vervolgcursussen op het gebied van VGM; vermogen tot zelfstandig werken; praktijkkennis van de bedrijfsvoering; goede communicatieve vaardigheden. 1 Als de KAM-coördinator niet beschikt over een opleiding Middelbare Veiligheidskunde of Preventie-Adviseur, wordt een beroep gedaan op externe deskundigheid. De externe ondersteuning wordt schriftelijk vastgelegd. In dit geval beschikt de VGMfunctionaris wel over een kwalificatie Veiligheid voor Intercedenten en Leidinggevenden VCU (VIL-VCU). 5 van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING

6 2.2.5 Vervanging Kwaliteitssysteem De directeur treedt op als KAM-coördinator. Zo nodig wordt de KAM-coördinator ondersteund door externe adviseurs. 6 van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING

7 2.3 Functieomschrijving intercedent Verantwoordelijkheid De intercedente zijn verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur van de organisatie. Hiertoe behoort een door de directeur gedelegeerde verantwoordelijkheid voor de algehele leiding van het bedrijf. De intercedente zijn het algemene aanspreekpunt voor de uitzendkrachten Taken Naast uitvoering van de onder genoemde taken worden door de intercedent tevens de navolgende taken uitgevoerd: contractbeoordeling (uitbrengen van offertes, afsluiten overeenkomsten e.d.); dagelijkse planning van werkzaamheden; arrangeren (in)formeel overleg; beoordelen poststukken; werving en selectie (nieuwe) uitzendkrachten; instrueren (nieuwe) medewerkers en uitzendkrachten omtrent veiligheid en gezondheid; verzorgen contacten met uitzendkrachten; bijwerken veiligheidspaspoorten; uitvoeren inspecties, controles en evaluaties m.b.t. tot uitzendkrachten en opdrachtgevers Bevoegdheden De commercieel medewerker is bevoegd om alle handelingen die betrekking hebben op het bedrijf, geheel zelfstandig te verrichten. De directeur dient continu geïnformeerd te worden omtrent de voortgang van de bedrijfsvoering Vaardigheden opleidingsniveau: MBO of door ervaring vergelijkbaar niveau; opleiding: Veiligheid voor Intercedenten en Leidinggevenden VCU (VIL-VCU); representatief; goede management en sociale vaardigheden; bedrijfskundig inzicht; commercieel ingesteld Vervanging De intercedente vervangen elkaar onderling. In voorkomende situaties zal de directie voorzien in adequate vervanging. 7 van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING

8 2.4 Functieomschrijving administratief medewerk(st)er Verantwoordelijkheid De administratie draagt zorg voor het bedrijfsecretariaat en de debiteuren-/ crediteurenadministratie Taken verzorgen administratie (financieel, debiteuren/crediteuren, personeel, productie); postbeheer; beheren adressenbestand; archivering; verzorgen receptie Bevoegdheden De administratief medewerk(st)er is bevoegd om alle handelingen die betrekking hebben de beschreven taken, geheel zelfstandig te verrichten. Met betrekking tot de financiële administratie dient betalingsverkeer echter vooraf gefiatteerd te zijn door de directeur en /of intercedent Vaardigheden representatief; goede beheersing van de Nederlandse of Engelse taal in woord en geschrift; middelbaar opleidingsniveau, al dan niet verkregen door ervaring in vergelijkbare functies; basisveiligheid en veiligheid voor (operationeel) leidinggevenden; vermogen tot zelfstandig werken; goede communicatieve vaardigheden Vervanging De administratief medewerk(st)ers vervangen elkaar onderling bij afwezigheid. Indien noodzakelijk wordt door de directie adequate vervanging verzorgd. 8 van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING

9 2.5 Functieomschrijving uitzendkracht Verantwoordelijkheden De uitzendkrachten zijn verantwoordelijk voor het verrichten van de door de leidinggevende functionarissen opgedragen werkzaamheden zoals overeengekomen met het uitzendbureau. Daarbij is de uitzendkracht verantwoordelijk voor de eigen veiligheid en de veiligheid van collega's en of derden betrokken bij de uit te voeren werkzaamheden. De werkzaamheden dienen op correcte wijze uitgevoerd te worden. Hierbij dienen de voorschriften uit het VGM handboek en VGM instructieboek, alsmede de aanwijzingen van leidinggevenden nageleefd te worden Taken Uitvoeren alle voorkomende (opgedragen) operationele werkzaamheden. Inclusief voorbereidende en ondersteunende werkzaamheden, betreffen dit op hoofdlijnen de navolgende taken: lassen; pijp fitten; (de)montage; elektrotechnische installatie. N.B. Op een projectlocatie kan een uitzendkracht worden aangewezen als teamleider of voorman. Dit betreft geen leidinggevende functie maar uitsluitend een coördinerende taak tussen de uitzendkrachten of de directeur/ commercieel medewerkers en de opdrachtgevers Bevoegdheden Zelfstandig uitvoeren van opgedragen werkzaamheden Vaardigheden technische opleiding of door ervaring verkregen bekwaamheid; technisch inzicht; voor zover van toepassing: opleiding volgens de gids Opleidingen risicovol werk of het Register van Risicovolle taken Vervanging van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING

10 2.6 Algemeen functieomschrijving voor alle (operationele) medewerkers Kwaliteitssysteem Navolgende functieomschrijving geldt voor iedere medewerker en uitzendkracht die direct is betrokken bij de uitvoering van operationele werkzaamheden Verantwoordelijkheden Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het dusdanig uitvoeren van de werkzaamheden opdat de (algemene) veiligheid, gezondheid en milieuhygiëne wordt gewaarborgd Taken op plaatsen waar dat verplicht is, beveiligingen en (persoonlijke) beschermingsmiddelen hanteren; werkzaamheden op een dusdanige wijze uitvoeren dat de betreffende medewerker en /of andere personen in de omgeving niet in gevaar worden gebracht; respecteren en naleven gestelde regels t.a.v. veiligheid, gezondheid en milieu; constructieve deelname aan opleiding, instructies en /of overleg; melden (dreigende) gevaarlijke situaties t.a.v. veiligheid, gezondheid en milieu, waar onder onveilige situaties en /of (bijna) ongevallen; medewerking bij onderzoek n.a.v. een (bijna) ongeval en /of incident Bevoegdheden Onderbreken werkzaamheden bij onmiddellijk gevaar voor de betreffende medewerker, collega s, medewerkers van derden en /of personen in de directe omgeving en /of het milieu (werkonderbreking dient direct gemeld te worden bij de direct leidinggevende) Vaardigheden vakopleidingen: lasvaardigheid, flensmonteur (afhankelijk eisen inlener); opleiding: Basisveiligheid VCA; taalbeheersing: Nederlands of Engels; constructieve houding Vervanging N.v.t. 10 van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING

11 3 Risicovolle taken Kwaliteitssysteem Werkzaamheden binnen de (petro)chemische industrie behoren mogelijk tot de opdrachten. Algemeen geldt dat risicovolle taken die vallen onder het Gids Opleidingen Risicovol Werk Register van Risicovolle taken uitsluitend mogen worden uitgevoerd door medewerkers die beschikken over een geldig diploma, certificaat of attest. Voor een actueel overzicht wordt kortheidshalve verwezen naar het Gids Opleidingen Risicovol Werk. Eventueel wordt de Register van Risicovolle taken (zie aangehouden. Het is denkbaar dat medewerkers tijdens (de)montagewerkzaamheden flensverbindingen openen en sluiten. Er wordt naar gestreefd dat alle uitzendkrachten die in de (petro)chemische industrie te werk worden gesteld de opleiding Flensmonteur hebben gevolgd of gaan volgen. Op basis van de Gids Opleidingen Risicovol Werk wordt deze opleiding als categorie hoog aangemerkt. 11 van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING

12 4 Versiebeheer Primaire uitgifte t.b.v. certificering overeenkomstig VCU 2007/ van 12 Bestandsnaam: DOC-001 ORGANISATIEBESCHRIJVING