D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver

Transcriptie

1 INHOUDSTAFEL Wegwijzer Ten geleide van de redactie De redactieleden en auteurs Gebruikte afkortingen I. Begrippen A. Het Archief 1. Definitie van archief 1 2. Verklaring van de definitie Ongeacht de datum, vorm of drager Naar hun aard Bestemd om te berusten Opgemaakt of ontvangen Uit hoofde van zijn of haar taken Of ter handhaving van zijn of haar rechten 3 B. De archiefvormer C. Documentatie en archief: het onderscheid D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver 1. Ontstaan Administratieve waarde Eeuwige waarde? 1 Afl. 25, september 2017 Wegwijzer / 13

2 2. Verjaring en verjaringstermijn Wat is verjaring? Na hoeveel tijd is er sprake van verjaring? Hoe een verjaringstermijn berekenen? Stuiting van de verjaring Schorsing van de verjaring 5 E. Waarom archiveren? 1. Functie van archieven Primaire functie De secundaire functie 3 F. Gevolgen van archivering G. Klasseersystemen H. Selectielijsten 1. Wat vernietigen? 1 2. Wanneer vernietigen? 1 I. Het informatiebeheersplan 1. Waarom een informatiebeheersplan? 1 2. Wat wordt bereikt met een informatiebeheersplan? 2 J. Registratie of inventaris K. Nuttige links naar informatie over informatie- en archiefbeheer op het internet 1. Internationale sites PIAF 1 2. Informatie ter beschikking gesteld door nationale archiefinstellingen en archiefinstellingen van deelstaten Archives de France (FR) BAnQ (CA) NARA (USA) National Archives (UK) Library and Archives Canada (CN) Belgisch Rijksarchief (BE) Coördinerende archiefdienst Vlaamse Overheid (BE) LOPAI (NL) Bundesarchiv (DE) 4 14 / Wegwijzer Afl. 25, september 2017

3 3. Informatie op websites van beroepsverenigingen van archivarissen AAF (FR) SAA (USA) ARA (UK IE) VdA (DE) 5 4. Thematische en gespecialiseerde sites Expertisecentrum DAVID Depotwijzer.be TRACKS PACKED vzw 6 L. Vorming voor het personeel betrokken bij het archiefbeheer 1. Algemene basisopleidingen 1 2. Specialisatie-opleidingen en opleidingen m.b.t. deelaspecten van het archiefbeheer 3 3. Voortgezette vorming, bijscholingen, studiedagen 5 II. Wettelijk kader A. Overzicht van de regelgeving 1. Rijksarchief en Archiefwet 1 2. Archiefdecreet Vlaanderen 2 3. Archiefordonnantie Brussel 2 4. Motivering van bestuurshandelingen 3 5. Openbaarheid van bestuur Grondslag van de openbaarheidswetgeving Federale openbaarheidswetgeving Vlaamse openbaarheidswetgeving 4 6. Hergebruik van overheidsinformatie Federale wetgeving hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse wetgeving hergebruik overheidsinformatie Organieke wetten, decreten en besluiten voor lokale overheden Gemeenten OCMW s Politiezones Brandweer Polders en wateringen Erkende erediensten (kerkfabrieken e.a.) Provincies 7 8. Taalwetgeving 8 9. Cultureel erfgoed Auteursrecht 8 Afl. 26, december 2017 Wegwijzer / 15

4 B. De Archiefwet van 24 juni De wettekst 2 2. De uitvoeringsbesluiten 5 3. Rechtspraak Arrest van 3 mei 2012 van het Grondwettelijk Hof Arrest van 10 januari 2014 van de Raad van State 9 C. Het Archiefdecreet van 9 juli Toepassingsgebied Zorgdragers en archiefbeheerders Wat zijn archiefdocumenten volgens het Archiefdecreet? Het Archiefdecreet in verhouding tot de federale Archiefwet 4 2. Regelingen in het Archiefdecreet Een nieuw selectiemechanisme Toegang tot archiefdocumenten Kosteloze toegang tot archiefdocumenten De 30-jaarregel: meer archiefdocumenten openbaar Toegang tot niet-openbare archieven Bijzondere mogelijkheden tot inzage Verdere uitwerking van het decreet in uitvoeringsbesluiten 10 D. De Brusselse archiefordonnantie van 19 maart 2009 E. Bevoegdheidsverdeling overheidsarchieven 1. Archiefdecreet of Archiefwet: wanneer is welke regeling van toepassing? 1 2. Tabel van het Rijksarchief en de Coördinerende archiefdienst 6 F. De archiefregeling als pijler van het document- en archiefbeheer 1. Eindverantwoordelijkheid voor de archieven 1 2. Bereik van de archiefregeling Noodzakelijke archiefregeling Aanbevolen archiefregeling 2 3. Bijzondere bepalingen in de archiefregeling Ambtenaar of archivaris belast met het toezicht op de archiefvorming Organiseren van het toezicht op de archiefvorming Noodzakelijk toezicht op de archieven Aanbevolen toezicht op de archieven 4 16 / Wegwijzer Afl. 26, december 2017

5 III. Organisatie A. Basisprincipes van de organisatie 1. Een complex geheel 1 2. Schematisch overzicht van de verantwoordelijkheden bij de organisatie van het archiefbeheer 3 B. De organisatie zonder archiefdienst 1. Basisinstrumenten voor archivering 1 2. Taken van het bestuur/de organisatie op gebied van archivering Wettelijk verplichte taken van het bestuur/de organisatie op gebied van archivering Wettelijke verplichting tot organisatie van het documenten archiefbeheer Verplichting tot bewaring van de archieven Bepalingen over bepaalde bijzondere groepen documenten Verplichting tot openbaarheid van en toegang tot de archieven Noodzakelijke taken voor de organisatie van het document- en archiefbeheer Noodzakelijke verplichting tot organisatie van het document- en archiefbeheer Noodzakelijke taken ivm de openbaarheid van en toegang tot de archieven Wenselijke taken indien het bestuur groot genoeg is 5 3. Beslissingen die het lokaal bestuur niet kan nemen inzake de openbaarheid van documenten 5 C. De organisatie met archiefdienst De archiefdienst, het geheugen van een organisatie 1 1. Procesmodellering voor de werking van een archiefdienst De opbouw van een procedurefiche Procedures Schematisch overzicht Individuele procedures 6 2. Dynamisch en semistatisch archief verhuizen Planning Het tijdschema Het archief en de locatie van vertrek in kaart brengen 15 Afl. 25, september 2017 Wegwijzer / 17

6 2.1.3 De benodigde middelen Analyse van de nieuwe locatie Interne of externe verhuizers? Communicatie Materiële voorbereiding van het archief Organisatie van een opruimdag Reinigen en (her)verpakken Organisatie van het archief op de nieuwe locatie Inventariseren en verpakken Opmaak verhuislijst Verpakken in verhuisdozen en etiketteren De verhuizing Kwaliteitscontrole en evaluatie 23 D. Samenwerking OCMW gemeente inzake archief- en informatiebeheer 1. Aanleiding 1 2. Voorgeschiedenis 3 3. Bevraging 3 E. Theorie toegepast op de praktijk: de eerste conclusies uit organisatiebrede audits en twee getuigenissen uit de praktijk 1. Eerste conclusies uit de organisatieaudits bij lokale besturen Algemene conclusies Conclusies met betrekking tot informatiebeheer 2 2. Praktijkcase OVAM Wat doet OVAM? Aanpak archief- en informatiebeheer bij OVAM Wat leert de ervaring van OVAM? 6 3. Praktijkcase stad Diest Context: Diest en de archiefdienst Organisatiebeheersing in Diest Waarom organisatiebeheersing interessant kan zijn voor de document- en informatiebeheerder 8 4. Geleerde lessen uit de praktijk 9 F. Geen organisatiebeheersing zonder informatiebeheersing 1. Interne controle en de Leidraad Organisatiebeheersing 1 2. Inhoud van de Leidraad Organisatiebeheersing 2 3. De Leidraad en het Archiefdecreet 4 4. Wat betekent dit voor uw informatiebeheer? 5 18 / Wegwijzer Afl. 25, september 2017

7 5. Aanverwante instrumenten 8 6. Meer weten 10 G. Eigen beheer of uitbesteden 1. Bewust kiezen Wettelijke basis Welke taken kunnen en willen we uitbesteden? Informatiebeheer Archiefbeheer Conclusie 5 2. Bewaren van archief: in eigen beheer of uitbesteden? Mee te nemen elementen bij de afweging Klantenverwachtingen Regelgeving overheidsopdrachten Beheerregels Appels en peren Dienstverlener Eigen beheer Analyse van de aangeboden diensten Conclusie 19 H. Leidraad voor informatiebeheer bij grote organisatiewijzigingen 1. Lijst van kritische vragen Stap 1: In kaart brengen van de situatie Uitklaren van de bestuurlijke verantwoordelijkheid Oriëntatie op niveau van visie en strategie Oriëntatie op niveau van de werkvloer Stap 2: Bepaal prioriteiten en aanpak (actieplan) Stap 3: Voer uit, communiceer, evalueer en integreer Voer uit Communiceer Evalueer Integreer Conclusie 12 IV. Klasseren en digitaal werken A. Klasseer- en classificatiesystemen 1. De bestaansreden van klasseer- en classificatiesystemen 1 Afl. 25, september 2017 Wegwijzer / 19

8 2. Soorten klasseer- en classificatiesystemen Ordening volgens organogram Classificatie op onderwerp NDC UDC Functionele classificatie De ontwikkeling van functionele classificaties in België Ontwerp van een functioneel classificatiesysteem De beperkingen of nadelen van functionele classificatie Registratie van de archiefvormende dienst bij gebruik van een functionele classificatie Normering van de functionele classificatie Functionele classificaties voor lokale overheden De integratie van het functionele classificatie- en klasseersysteem met de andere beheersinstrumenten Ter afsluiting Een vergelijking tussen functionele en onderwerpclassificaties 23 B. Digitale mappenstructuren 1. Aanbevelingen voor het maken van digitale mappenstructuren Digitaal samenwerken en digitale dossiervorming Mappenstructuur als digitale werkplaats Mappenstructuur als toepassing Uitgangspunten voor een leane mappenstructuur Hoofdindeling Inrichting Beheer Rechten Implementatie van een nieuwe mappenstructuur Beheer van een mappenstructuur Praktijkvoorbeeld: Handleiding voor een optimaal digitaal informatiebeheer Stad Antwerpen Stadsarchief Handleiding voor de gebruikers van een digitaal informatiebeheerssysteem De plaats van digitale werkgerelateerde documenten De benaming van digitale werkgerelateerde documenten Lettertekengebruik in het benoemen van digitale mappen De klasseerplug-in CopyPath Selectie Aanbevelingen voor beheerders van digitale klassementen Maak een gemeenschappelijk digitaal klassement op / Wegwijzer Afl. 25, september 2017

9 2.2.2 Processen vormen de basis van het klassement per bedrijfseenheid Elke hoofdmap (elk proces) heeft nood aan een informatiebeheerder Rubrieks- en klassementscodes versterken de structuur van het klassement Vernietig en archiveer digitale en papieren werkdocumenten conform de bewaartermijnen en de richtlijnen van het stadsarchief Praktijkvoorbeeld: Eerste stappen in het digitale archief- en documentbeheer Vlaamse Gemeenschapscommissie Het probleem Waar komen de problemen vandaan? Project Digitale Opruimactie Timing van het project Digitaal archiveren Voorlopige resultaten Praktijkvoorbeeld: Een schijf om U tegen te zeggen. Een semidynamisch digitaal archiefdepot provincie Vlaams-Brabant Context Digitaal archief nu? Doelstelling 31 Afl. 25, september 2017 Wegwijzer / 20 1

10 4.4 Procedure: eerste poging Extra uitgangspunten Procedure: tweede poging Dossiers in de actieve klassementen Overdrachtsruimte De U-schijf Opnameproces Scheiding logisch en fysiek beheer Terugvinden Vernietigen Doelstelling en uitgangspunten behaald? 41 C. Ordenen van papieren documenten Inleiding 1 1. Individuele documenten ordenen Stukken in series bundelen Chronologische series Alfabetische series Nadelen van het klasseren in series 5 2. Dossiervorming Soorten dossiers Aangewezen ordening: een dossier per zaak Subvorm: een verzameldossier Minder aangewezen vorm: een onderwerpdossier Rangschikken van dossiers Alfabetisch rangschikken Chronologisch rangschikken De inhoud van één dossier beter organiseren Verzameldossiers Hergebruik van dossiers en documenten uit dossiers Definitief klassement Aangewezen: klassement en mappenstructuur volgens functies/taken Soorten taken Op welk niveau van de organisatie bouw je nu een klassement of mappenstructuur op? Nadelen van het klassement op een laag niveau De voordelen van het klassement op een hoog niveau Aandachtspunt bij het opstellen van een klassement 17 D. Registreren 1. Dienstinventaris 1 Afl. 23, juni 2016 Wegwijzer / 21

11 2. Postregistratie 5 3. Reeksinventaris 7 4. Inhoudsopgave 8 5. Index 8 E. s klasseren en archiveren 1. s klasseren Waarom s klasseren? Waar s klasseren? Welke s klasseren? Hoe s klasseren? Klasseerformaten voor s Klasseren van s met bijlagen Technische implementatie Wie klasseert de s binnen de organisatie? Gebruiksvriendelijkheid bij het klasseren van s Praktijkvoorbeeld: Beslissingstabel voor het klasseren van s Wie klasseert de s? Welke s klasseer je? Waar klasseer je s? Hoe klasseer je s en hun bijlagen? Wat met reply-mails? Hoe geef je een goede bestandsnaam? s archiveren Selectie van s voor archivering Archiveringsformaat van s Registreren van s Rolverdeling bij het klasseren en archiveren van s De archivaris De informatiebeheerder/records manager De eindgebruiker De ICT-verantwoordelijke Besluit 23 F. Onderhouden 1. Aanbevelingen Beheerstaken Aanpassingen Opruimdagen houden je klassement op orde Papieren opruimdag De voorbereiding van de papieren opruimdag 4 22 / Wegwijzer Afl. 23, juni 2016

12 2.1.2 Het verloop van de papieren opruimdag Na de papieren opruimdag Digitale opruimdag De voorbereiding van de digitale opruimdag Het verloop van de digitale opruimdag Na de digitale opruimdag Praktische tips voor opruimdagen actie bij Ruimte Vlaanderen 10 G. Digitaal werken 1. Afschaffen van handtekeningen met een beslissingsmodel als leidraad Digitaal werken en handtekenen De handtekening en zijn functies De elektronische handtekening Het beslissingsmodel Voorbeelden bij het beslissingsmodel Toepassing van het beslissingsmodel Gekwalificeerd elektronisch tekenen in de praktijk XAdES-X-L en CAdES Tekenen met eid Tekenen met MS Office Tekenen met het Fedict tekenplatform Openstaande verwachtingen en vragen Tekenen in bulk Tekenen op tablet Digitaal aangetekend verzenden Externe instanties en overheden Besluit Realisaties afschaffen handtekening stad Antwerpen College, gemeenteraad en bestuur van de stad Mededelingen aan de gemeenteraad Aanwezigheidsregister college en gemeenteraad 15 Afl. 23, juni 2016 Wegwijzer / 22 1

13 2.1.3 Formulieren en verklaring verkiesbaarheid nieuwe raadsleden Brieven met vraag om informatie aan stadsdiensten Financiën Ontvangstbevestiging schadeaangifte Weigeringsbrieven facturen Fiscale attesten en financiële planningen bij de stedelijke jeugddienst Brief btw-onderrichtingen Basisattesten groene leningen Interne werking Digitaal ritformulier dienstwagens Uitlenen van dienstfietsen, beamers en badges opleidingslokalen in Den Bell Ontvangstbevestigingen archiefuitlening Publieksgerichte taken Hinderattesten bij openbare werken Kennisgeving aan kunst- en cultuurorganisaties Uittreksels bevolking en uittreksels strafregister Brieven toekenning concessies op begraafplaatsen Documenten passieve openbaarheid van bestuur Informatiemanagement implementeren en optimaliseren Onderzoek Bedrijfs- en procesanalyse Behoefteanalyse Ontwerp Het belang van voortdurende actualisatie 29 Literatuur Verandering in het informatiebeheer. Motiveren en stimuleren van collega s en informatiebeheerders 31 Inleiding Verantwoordelijkheid verdelen Leerstijlen bepalen Leidinggevenden, informatiebeheerders en medewerkers motiveren Het digitale klantdossier bij het OCMW Antwerpen Het sociale dossier De oude reeksen De opstart van het digitale klantdossier Digitaal werken Het e-dossier Het oprichten van de werkgroep De vereisten, de aanpak en problemen De uitrol en werkwijze 44 Afl. 26, december 2017 Wegwijzer / 23

14 5.3.6 Op de agenda Conclusie Toelichting bij de bijlagen Bijlage 1: Indeling van het e-dossier bij OCMW Antwerpen Bijlage 2: Overzicht van de documenten in een klantdossier Postverwerking: digitalisering van de inkomende post Inleiding Startsituatie Proefopstelling Aanpak Wat hebben we geleerd uit deze proefopstelling? Aanbesteding en ICT Uiteindelijke opzet Schaalbaarheid Scanning en verrijking Uitrol Kwaliteitscontrole Substitutie Aandachtspunten Overzicht printscreens 54 V. Duurzaam bewaren en digitaliseren A. Duurzaam bewaren van fysieke documenten en materiaal 1. Papier duurzaam bewaren Historiek Samenstelling van papier Cellulosegrondstoffen Lijmstoffen Vulstoffen Bedreigingen bij het bewaren van papier Interne bedreigingen voor het bewaren van papier Klimatologische factoren die een bedreiging vormen voor het papier Licht als bedreiging voor papier Biologische, menselijke en toevalsfactoren die een bedreiging vormen voor echt papier 6 24 / Wegwijzer Afl. 26, december 2017

15 1.4 Hete hangijzers Zuur papier Permanent papier Besluit Verpakkingsmateriaal: omslagen Verpakkingsmateriaal: de archiefdoos Opbergmeubilair Materiaal Afmetingen Draagkracht Soorten Open rekken Gesloten kasten Planladenkasten Palletstellingen en pallets Paternosterkasten Rekken voor hangende dossiers De archiefruimte Inrichting en onderhoud Draagkracht van de archiefruimte Inplanting van de archiefruimte Klimaat van de archiefruimte Beveiliging van de archiefruimte Onderhoud en gebruik van de archiefruimte Plaatsing van de archieven Continue berging Formaatplaatsing Logistieke informatie op drie niveaus in de depotlijst Onbewerkte archieven Meerdere gebruikers in dezelfde archiefruimte Plaatsing van te vernietigen archieven Organiseren en beheren van de archiefruimte Een codesysteem voor de lokalisering van het archief Het verband tussen de zoekinstrumenten (archieftoegangen) en de lokalisering Formaatplaatsing Berging in bijzondere meubels Registraties te verrichten bij magazijnbewegingen Besluit Veiligheidszorg in archieven Wat is veiligheidszorg? Organisatorische maatregelen Personele beveiliging of bewaking Mechanische beveiliging 38 Afl. 26, december 2017 Wegwijzer / 25

16 6.1.4 Elektronische beveiliging Psychologische beveiliging Incident, calamiteit, ramp Het preventie- of calamiteitenplan Diefstal en recuperatie Risicobeheer en verzekeringen Ondersteuning van het veiligheidszorgplan Verzeker je informatie! Types verzekeringen De traditionele brandverzekering De reconstructiekostenverzekering Interventie bij calamiteiten Besluit 50 B. Digitaliseren Inleiding 1 1. Vuistregels bij het digitaliseren van analoge archiefdocumenten De twaalf vuistregels bij de planning en de voorbereiding De vier vuistregels bij het kiezen van een digitaal formaat De acht vuistregels bij het digitaliseren De twee vuistregels bij de verwerking en de controle Kwaliteitsvereisten Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van tekst Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van afbeeldingen Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van audio Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van video Modellastenboek digitalisering Substitutie: magda? Principes en theoretisch kader Originaliteit en authenticiteit Juridische waarde Archiefwaarde Substitutie in het buitenland Digitaal archiveren en substitutie Besluit Praktijkvoorbeeld stad Antwerpen: Checklist vervanging papier door digitalisering Bouwdossiers uit de periode digitaliseren. Bestek van het stadsarchief Antwerpen 58 Inleiding Uitvoeringsbepalingen Omvang van de opdracht en beschrijving van de dossiers Deelopdrachten / Wegwijzer Afl. 26, december 2017

17 4.1.3 Algemene richtlijnen digitaliseren Minimale technische eisen bij het digitaliseren Software en naamgeving van de bestanden Logistiek en behandeling van materiaal Levering van de bestanden en de Excel-lijst Volledigheid van de digitale opname en scankwaliteit Communicatie en rapportage Advies Gunningscriteria 66 C. Digitaal bewaren 1. Begrippen en uitgangspunten van digitale duurzaamheid Een risicovol reconstructieproces Onbekende digitale toekomst Zo weinig mogelijk reconstructieschakels Zo veel mogelijk risicospreiding Digitale objecten Onleesbare en corrupte bestanden Gegevensverlies voorkomen Vuistregels voor duurzame opslag Digitale documenten Leesbaarheid op lange termijn verzekeren Vuistregels voor duurzame leesbaarheid Digitale archiefdocumenten Belang van metadata Vuistregels voor duurzame archiefdocumenten Besluit Opzetten en beheren van een digitaal archief Overzicht De tien stappen Gebruik een betrouwbaar en beveiligd opslagsysteem en pas een adequaat beheer toe Bewaar de metadata op een digitaal duurzame wijze Voorzie een duurzame band tussen het document en zijn metadata Registreer metadata voor elk digitaal object Definieer en documenteer de essentiële eigenschappen van het originele document Bewaar de leesbaarheid van de digitale documenten Archiveer alle componenten nodig voor een getrouwe reconstructie van de documenten Documenteer het beheer van de digitale documenten Beschrijf de digitale documenten Documenteer het digitale archief 32 Afl. 26, december 2017 Wegwijzer / 27

18 3. Digitaal archiveren met XML Inleiding XML: What s in a name? De XML-norm De XML-basis: documentmodellering en elementnamen De XML-grammatica Welgevormde en geldige XML-documenten Creatie en redactie van XML-documenten De XML-familie XML-technologieën XML-formaten XML in de archiefpraktijk XML als uitwisselingsformaat XML als archiveringsformaat XML als metadataformaat XML als inkapselingsformaat De archivaris en XML Besluit Is een DMS bruikbaar als digitaal depot? Inleiding Overzicht De verschillen Finaliteit Documenttypes Informatiemodel Metadata Systeemafhankelijkheid Preservering Zoeken Volume Operaties Rechtenbeheer Besluit Digitaal klasseren en cloud computing Het is cloud vandaag Aandachtspunten Een duidelijk informatiebeleid Aanbevelingen Digitale dossiers zijn volledig Geen vertrouwelijke documenten, geen persoonsgegevens Pas op met conversies en synchronisaties Tijdig verwijderen / Wegwijzer Afl. 26, december 2017

19 5.4.5 Lees de gebruiksovereenkomst Conclusie Digitaal archiveren uit applicaties. Making the implicit, explicit Inleiding Archiveringsnoden Informatieopslag in applicaties Dossiergegevens, workflow- en auditgegevens en documentmetadata Documenten Waardering en selectie Digitaal overbrengen Push of pull Koppelen of export Archiveren van dossiers De dossiergegevens De workflow- en auditgegevens De documenten en hun metadata Toegang tot dossiers en documenten in het archief Besluit Praktijkvoorbeelden Personeelsdossiers (PeopleSoft) Milieudossiers (ROL2000) Archiefinventarissen en hun metadata (Documentum) Vergunningsdossiers (edesk) 94 D. Specifieke archieven 1 1. Fotoarchieven, bewaring en beheer 1 Inleiding Meest voorkomende types fotografische materialen De eerste stap: een beheersplan Materiële zorg De omgevingsfactoren Werkomgeving Behandeling Verpakking Identificatie en behandeling van zichtbare schade Digitaal beeldmateriaal Beheren, ontsluiten en ter beschikking stellen Selectie Ordening Beschrijving Digitalisering 15 Afl. 26, december 2017 Wegwijzer / 28 1

20 1.4.5 Terbeschikkingstelling met respect voor auteurs- en portretrecht 16 Bibliografie Archiveren van websites Digitale campagnes Van campagnefilmpjes tot een verkiezingsapp Archiveringsbeleid Momentopnames maken Websites YouTube en Vimeo Google Maps Facebook Archiveren Beschrijven Open formaat Metadata registreren Raadplegingskopieën Besluit Hanteren van papieren archief Hanteren Hanteer traag Schone handen, hygiëne Gebruik potlood Gebruik laptop Lege werkplek Ophalen en terugzetten van archief Verplaatsen van een archiefstuk Open een archiefstuk voorzichtig Leg niets op het archiefstuk Behandel archiefstukken apart Respecteer de vorm van een archiefstuk Bladzijden vastnemen en omslaan Raak nooit de tekst of afbeelding aan Fotograferen Melden van schade Sensibiliseren / Wegwijzer Afl. 26, december 2017

21 VI. Selecteren, overdragen en vernietigen A. Selecteren 1. Archieven vernietigen, hoezo? Principes en voordelen van het selecteren Alle documenten bewaren kost handenvol geld Selecteren helpt je om het overzicht te bewaren De informatie over de selectie laat je toe om het werk beter te organiseren Alle documenten bewaren voor later onderzoek is niet nodig 3 2. Betekenis van de selectielijst De archiefwaarde van de informatie bepalen De termijnen bepalen 8 3. Hoe moet je de selectielijsten lezen? 9 4. Structuur van de selectielijst Code Naam serie/document (ook: beschrijving of titel) Bijkomende identificatie (ook: synoniemen) Bestemming Opmerkingen (ook: selectievoorwaarden) Bewaartermijn (ook: geadviseerde vernietigingstermijn) Overzicht van bestaande selectielijsten Selectielijst gemeenten Selectielijst OCMW s Selectielijsten provincies Selectielijst kerkfabrieken en parochies Selectielijst voor bestuursraden van protestantse gemeenten Selectielijst voor polders en wateringen Selectielijst voor lokale politie Selectielijst voor sociale huisvestingsmaatschappijen Selectielijst voor het onderwijs Gemeenschapsonderwijs Gemeentelijk onderwijs Ziekenhuizen Modelselectielijst 17 B. Overdragen 1. Overdracht, basisregistratie en uitlening van papieren dossiers Overdracht De voorbereiding De schriftelijke neerslag van de overdracht Administratieve verwerking van de overdracht 5 Afl. 26, december 2017 Wegwijzer / 28 3

22 1.2 Beschikbaar stellen van archieven Basisregistratie Raadplegen en uitlenen Toepassing bij Ondernemingen Jan De Nul nv Aandachtspunten voor de depotbeheerder 8 C. Vernietigen 1. Wanneer vernietigen? 1 2. Schonen: een bijzondere manier van vernietigen Materieel schonen Inhoudelijk schonen 4 3. Aanbevolen werkwijze voor het praktisch uitvoeren van vernietigingen 5 4. Vernietiging van digitale bestanden 7 5. Het gebruik van papierversnipperaars 7 D. Saneren van oude archieven 1. Overzicht maken van archiefruimte(n) 2 2. Externe informatie verzamelen 5 3. Reeksen herstellen 6 4. Reeksen en series beschrijven 7 5. Selectielijsten raadplegen en toepassen 9 6. Vernietigingen uitvoeren Beschrijving, herverpakking en overbrenging Besluit 11 VII. Publiekswerking A. Metadata en beschrijvingen 1 Inleiding 1 1. Archief beschrijven met ISAD(G) 3 Inleiding Beschrijven van archief en beschrijvingseenheden Beschrijvingsniveaus Meer-niveaubeschrijving Beschrijven van algemeen naar bijzonder / Wegwijzer Afl. 26, december 2017

23 1.3.2 Gegevens relevant voor het beschrijvingsniveau Koppelen van beschrijvingen Niet herhalen van informatie Beschrijvingselementen Identificatie Context Inhoud en structuur Voorwaarden voor raadpleging en gebruik Verwant materiaal Aantekeningen Beschrijvingsbeheer Toepassing 26 Bijlage: de 26 beschrijvingselementen van ISAD(G) 28 B. Leeszaalwerking 1 1. Profiel van de bezoekers 1 2. Infrastructuur en fysieke inrichting Toegankelijkheid van het archiefgebouw De onthaalbalie Studiezaal en leeszaal 3 3. Faciliteiten 4 4. Organisatie en werking Openingsuren Archief- en leeszaalreglement Onthaal en inschrijving Raadplegen van archiefstukken Reproduceren van archiefstukken Zoekinstrumenten Evoluties in de leeszaal 11 Literatuur 12 Bijlagen 13 C. Erfgoedwerking 1 Inleiding 1 1. Het Erfgoeddecreet Het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli Invalshoeken voor een lokale archiefwerking Het cultureel-erfgoedconvenant Beleidsprioriteiten Expertisespreiding Het kwaliteitslabel voor culturele archiefinstellingen 8 Afl. 26, december 2017 Wegwijzer / 28 5

24 1.2.5 Projectsubsidies De depotproblematiek Erfgoeddag Thema s Educatie Diversiteit/intercultureel 12 D. De meerwaarde van samenwerking tussen archiefdiensten: archiefbeheer- en beschrijvingssystemen 1 Inleiding 1. Samenwerkingsvoorbeelden Samenwerken motiveert: Archiefbank Kempen als bottom-upproject ( ) Samenwerken in West-Vlaanderen: Provinciaal Archiefnetwerk Probat Samen bouwen aan een archiefbeheersysteem Samenwerking om archieven beter te beheren en te beschrijven: algemeen besluit 24 E. Praktijkvoorbeelden 1 1. Het Gemeentelijk Documentatiecentrum van Ranst online: de standaard-inventaris, klaar voor invoer 1 F. Vrijwilligerswerking in de stadsarchieven van Leuven, Mechelen en Brugge Inleiding 1 1. De vrijwilligerswerking van het stadsarchief Leuven Voor ieder wat wils Een vrijwilligersproject Hoe vindt de vrijwilliger het archief? Van onschatbare waarde Geven en nemen De formele regeling Conclusie 6 2. Vrijwilligerswerking in het stadsarchief Mechelen 7 Nil desperare in archivo Waarom werken met vrijwilligers? Verschillende types vrijwilligers Omkadering Samenwerkingen rond vrijwilligerswerking Taken van de vrijwilligers Enkele opvallende vrijwilligersprojecten Conclusie / Wegwijzer Afl. 26, december 2017

25 3. Werken met vrijwilligers: praktijkvoorbeeld van het stadsarchief Brugge Levend Archief vzw en Werkgroep Enter De rekrutering en samenstelling van onze vrijwilligers De vriendenkring, onze belangrijkste visvijver Andere aantrekkingsgebieden Van thuiswerkers naar voornamelijk ter plaatse werkers Samenstelling Omkadering Toekomstperspectieven Besluit 18 Literatuur 18 VIII. Sectoren A. Kerkfabrieken 1 1. Enkele inleidende begrippen: archiefdocument, archiefvormer, archiefbestand 2 2. Statuut van het kerkfabriekarchief Publiekrechtelijk vs. privaatrechtelijk Statisch versus dynamisch archief 4 3. Verantwoordelijkheid voor het archief en toezicht Verantwoordelijkheid voor het archief Toezicht op het kerkfabriekarchief 6 4. Beheer van de lopende administratie (dynamisch archief) van kerkfabrieken Decretaal verplicht aan te maken en te bewaren documenten Stukken met betrekking tot de samenstelling van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité Notulen of verslagen van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité Meerjarenplan van de kerkfabriek Budget van de kerkfabriek Boekhoudkundige documenten van de kerkfabriek Jaarrekening van de kerkfabriek Eindrekening van de kerkfabriek Andere te bewaren documenten Eigendomstitels van de roerende en onroerende bezittingen van de kerkfabriek 20 Afl. 26, december 2017 Wegwijzer / 28 7

26 4.2.2 Documenten met betrekking tot het onderhoud en het beheer van de gebouwen bestemd voor de eredienst Personeelsdossiers van de kerkfabriek / Wegwijzer Afl. 26, december 2017

27 4.2.4 Inkomende en uitgaande briefwisseling en postregistratiesysteem Selectie en vernietiging van archiefdocumenten van het kerkfabriekarchief Beheer van het historisch archief (statisch archief) Inhoud van het historisch archief van de kerkfabriek Eigen beheer of bewaargeving? Bewaargeving van het historisch archief Nuttige adressen 35 B. Scholen Inleiding 1 1. Nut van schoolarchief Administratieve waarde van schoolarchief Cultureel-historisch belang van schoolarchief 3 2. Problematiek van schoolarchieven Verantwoordelijkheid voor het schoolarchief Openbaarheid van bestuur Archiefwet en Archiefdecreet Historisch bewustzijn Verhouding tussen scholen en inrichtende macht Bestaande richtlijnen Planlast Aanpak van schoolarchieven Dynamisch schoolarchief Orde en structuur in de schooladministratie Specifieke uitdaging van digitaal schoolarchief Statisch schoolarchief Selectie voor bewaring en vernietiging Schooleigen voorbeelden Voorbeelden van permanent te bewaren archief Te selecteren archief waaruit delen vernietigd kunnen worden Specifieke documenten voor bepaalde onderwijsdivisies Hulpmiddelen Selectielijst Handboek Hulp bij externe partners Procedure voor het verwerken van archieven Hulp bij archiefinstellingen Besluit 24 Afl. 15, december 2013 Wegwijzer / 29

28 C. Kabinetsarchieven 1. De waarde van kabinetsarchieven 1 2. Structuur en ordening van de kabinetsarchieven De structuur van het kabinetsarchief De ordening van het kabinetsarchief 6 3. De archiefwaarde van kabinetsarchieven en de gehanteerde selectiecriteria De toepassing van het bestemmingsbeginsel Buitenlandse voorbeelden Archiefwaardering Dossiers die aangeduid worden met archiefwaarde Archieven die voor vernietiging in aanmerking komen Bijzondere reeksen of afwegingen Het onderscheid tussen partijpolitieke en persoonlijke documenten Dossiers inzake contacten met burgers, persoonlijke tussenkomsten of dienstbetoon Een overzicht Openbaarheid en inzage van overgedragen kabinetsarchieven Organisatie van de overdracht Openbaarheid en inzage 17 D. Medische dossiers 1. Inleiding 1 2. De basiswetgeving 2 3. Welke documenten moeten bijgehouden worden? Het Algemeen Medisch Dossier of AMD Het medisch dossier (of ziekenhuisdossier) Het verpleegkundig dossier Individueel zorgdossier (IZD) rust- en verzorgingstehuizen Het farmaceutisch dossier Andere dossiers en medische gegevens Gezondheidsdossier werknemers Het GIS-dossier Het CLB-dossier Digitaal archiefbeheer in de medische sector Waar moeten de gegevens opgeslagen worden? Koerswijziging van de Orde van Geneesheren Standpunt van de Commissie Telematica Het speciale geval van de MRI s en andere documenten van medische beeldvorming / Wegwijzer Afl. 15, december 2013

29 4.3 Het ehealth-platform De standaard voor medisch archiveren KMEHR-Bis CareNet Andere regelgevingen De problematiek rond de inzage van medische gegevens door de patiënt en zijn entourage Het inzagerecht (art. 9, 2 WPR) Persoonlijke notities (art. 9, 2, derde lid WPR) Recht op afschrift (art. 9, 3 WPR) Beperkt inzagerecht voor nabestaanden (art. 9, 4 WPR) De vertegenwoordiger Vertegenwoordiging van minderjarige patiënten De verwerking van gezondheidsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: de uitvoerige consultatie Medische gegevens en gezondheidsgegevens Minimaal beschermingsniveau Toegang tot gezondheidsgegevens Andere reglementaire bepalingen die bepalingen bevatten over archiefbeheer Besluit 33 E. Archief van de lokale politie 1 1. Inhoud en belang van het politiearchief 2 2. Wettelijke basis van de archiefplicht van de politie 4 3. Toegang tot politiearchieven 5 4. Het dynamisch politiearchief Ordening Digitalisering en substitutie van politiedocumenten: de juridische waarde Juridische waarde van digitale kopieën van papieren originelen of papieren documenten met dezelfde juridische waarde Juridische waarde van digitale kopieën van papieren kopieen Juridische waarde van het geheel van gedigitaliseerde documenten 8 5. Statisch politiearchief: overdracht Voor 2001: overdracht van de archieven van de vroegere gemeentepolitie Voor 2001: overdracht van de archieven van de vroegere Rijkswacht 9 Afl. 23, juni 2016 Wegwijzer / 31

30 5.3 Na 2001: overdracht van de archieven van een eengemeentezone Overdracht van de archieven van een meergemeentezone 9 6. Selectie en vernietiging Voorbeelden van permanent te bewaren archief Voorbeelden van te vernietigen of te selecteren archief 12 F. Beheer en materiële zorg van architectuurarchieven. Over bouwtekeningen op groot formaat, maquettes en digitale tekendocumenten 1. Architectuurarchieven 1 2. Inleidende begrippen 2 3. Verloop van een (bouw)project 4 4. Ordening en beschrijving De samenstelling van de projectindex Generiek voorstel van projectindex De samenstelling van de tekeningenindex Projectfase Tekeningsoort Discipline Generiek voorstel van een tekeningindex De ordening van de tekeningen De beschrijving van maquettes Selectie Duurzame bewaring Het belang van documentatie en metadata Papieren bouwtekeningen Beschermen tegen zuur, licht, stof, vocht, klimaatschommelingen Openvouwen, ontrollen en vlakken van bouwtekeningen Maquettes Born-digital bouwtekeningen en modellen Inleidende beschouwing Algemene aanbevelingen Vectorbestanden Digitale tekeningen Modelbestanden D-scenes Digitalisering Tot slot Nuttige links / Wegwijzer Afl. 23, juni 2016

31 Bijlagen A. Wet en regelgeving 1. Wet van 24 juni 1955 Archiefwet (BS 12 augustus 1955) 1 2. Decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking (BS 5 augustus 2010) 3 B. Kernbegrippen en definities C. Inhoud website 1. Wet- en regelgeving 1 2. Selectielijsten 1 3. Modellen 3 4. Extra informatie 4 D. Trefwoordenregister De onderdelen aangeduid met een asterisk zullen worden toegevoegd bij een volgende aanvulling. Afl. 26, december 2017 Wegwijzer / 33