D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver

Transcriptie

1 INHOUDSTAFEL Wegwijzer Ten geleide van de redactie De redactieleden en auteurs Gebruikte afkortingen I. Begrippen A. Het Archief 1. Definitie van archief 1 2. Verklaring van de definitie Ongeacht de datum, vorm of drager Naar hun aard Bestemd om te berusten Opgemaakt of ontvangen Uit hoofde van zijn of haar taken Of ter handhaving van zijn of haar rechten 3 B. De archiefvormer C. Documentatie en archief: het onderscheid D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver 1. Ontstaan Administratieve waarde Eeuwige waarde? 1 Afl. 15, december 2013 Wegwijzer / 13

2 2. Verjaring en verjaringstermijn Wat is verjaring? Na hoeveel tijd is er sprake van verjaring? Hoe een verjaringstermijn berekenen? Stuiting van de verjaring Schorsing van de verjaring 5 E. Waarom archiveren? 1. Functie van archieven Primaire functie De secundaire functie 3 F. Gevolgen van archivering G. Klasseersystemen H. Selectielijsten 1. Wat vernietigen? 1 2. Wanneer vernietigen? 1 I. Het informatiebeheersplan 1. Waarom een informatiebeheersplan? 1 2. Wat wordt bereikt met een informatiebeheersplan? 2 J. Registratie of inventaris II. Wettelijk kader A. Overzicht van de regelgeving 1. Rijksarchief en Archiefwet 1 2. Archiefdecreet Vlaanderen 2 3. Archiefordonnantie Brussel 2 4. Motivering van bestuurshandelingen 2 5. Openbaarheid van bestuur Grondslag van de openbaarheidswetgeving 3 14 / Wegwijzer Afl. 15, december 2013

3 5.2 Federale openbaarheidswetgeving Vlaamse openbaarheidswetgeving 3 6. Hergebruik van overheidsinformatie Federale wetgeving hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse wetgeving hergebruik overheidsinformatie 4 7. Organieke wetten, decreten en besluiten voor lokale overheden Gemeenten OCMW s Politiezones Polders en wateringen Erkende erediensten (kerkfabrieken e.a.) Provincies 7 8. Taalwetgeving 8 9. Cultureel erfgoed Auteursrecht 8 B. De Archiefwet van 24 juni 1955 C. Het Archiefdecreet van 9 juli Toepassingsgebied Zorgdragers en archiefbeheerders Wat zijn archiefdocumenten volgens het Archiefdecreet? Het Archiefdecreet in verhouding tot de federale Archiefwet 4 2. Regelingen in het Archiefdecreet Een nieuw selectiemechanisme Toegang tot archiefdocumenten Kosteloze toegang tot archiefdocumenten De 30-jaarregel: meer archiefdocumenten openbaar Toegang tot niet-openbare archieven Bijzondere mogelijkheden tot inzage Verdere uitwerking van het decreet 9 D. De Brusselse archiefordonnantie van 19 maart 2009 E. De archiefregeling als pijler van het document- en archiefbeheer 1. Eindverantwoordelijkheid voor de archieven 1 2. Bereik van de archiefregeling Noodzakelijke archiefregeling Aanbevolen archiefregeling 2 Afl. 16, juni 2014 Wegwijzer / 15

4 3. Bijzondere bepalingen in de archiefregeling Ambtenaar of archivaris belast met het toezicht op de archiefvorming Organiseren van het toezicht op de archiefvorming Noodzakelijk toezicht op de archieven Aanbevolen toezicht op de archieven 4 III. Organisatie A. Basisprincipes van de organisatie 1. Een complex geheel 1 2. Schematisch overzicht van de verantwoordelijkheden bij de organisatie van het archiefbeheer 3 B. De organisatie zonder archiefdienst 1. Basisinstrumenten voor archivering 1 2. Taken van het bestuur/de organisatie op gebied van archivering Wettelijk verplichte taken van het bestuur/de organisatie op gebied van archivering Wettelijke verplichting tot organisatie van het documenten archiefbeheer Verplichting tot bewaring van de archieven Bepalingen over bepaalde bijzondere groepen documenten Verplichting tot openbaarheid van en toegang tot de archieven Noodzakelijke taken voor de organisatie van het document- en archiefbeheer Noodzakelijke verplichting tot organisatie van het document- en archiefbeheer Noodzakelijke taken ivm de openbaarheid van en toegang tot de archieven Wenselijke taken indien het bestuur groot genoeg is 5 3. Beslissingen die het lokaal bestuur niet kan nemen inzake de openbaarheid van documenten 5 16 / Wegwijzer Afl. 16, juni 2014

5 C. De organisatie met archiefdienst De archiefdienst, het geheugen van een organisatie 1 1. Procesmodellering voor de werking van een archiefdienst De opbouw van een procedurefiche Procedures Schematisch overzicht Individuele procedures 6 D. De meerwaarde van samenwerking. Casus OCMW-archieven Inleiding 1 1. Antwerpen: centraal archiefbeleid en bewaring met een decentrale ondersteuning Voorgeschiedenis Samenwerking formeel Samenwerking praktisch Informatiebeheer en archiefvorming Selectie en vernietiging De archiefbestanden/de archieven Raadpleging Impact op het personeel en het archief Besluit en evaluatie 5 2. Middelkerke: samenwerking inzake archiefbeheer tussen gemeente en OCMW Voorgeschiedenis en formele organisatie Uitgangspunt nieuw beleid Voordelen samenwerking? Nadelen samenwerking? Besluit en evaluatie 8 3. Welzijnsband Meetjesland (met hoofdzetel te Eeklo): één archivaris voor dertien OCMW's Voorgeschiedenis Samenwerking formeel Samenwerking praktisch Personeel Impact op het archief Evaluatie Welzijnskoepel West-Brabant: één archivaris voor twaalf OCMW's en drie gemeenten Samenwerking formeel Oprichting dienst archivaris en voorgeschiedenis Samenwerking praktisch Algemeen besluit 14 Afl.18, november 2014 Wegwijzer / 17

6 E. Geen organisatiebeheersing zonder informatiebeheersing 1. Interne controle en de Leidraad organisatiebeheersing 1 2. Inhoud van de Leidraad Organisatiebeheersing 2 3. De Leidraad en het Archiefdecreet 4 4. Wat betekent dit voor uw informatiebeheer? 5 5. Aanverwante instrumenten 8 6. Meer weten 10 IV. Klasseren en registreren A. Klasseer- en classificatiesystemen 1. De bestaansreden van klasseer- en classificatiesystemen 1 2. Soorten klasseer- en classificatiesystemen Ordening volgens organogram Classificatie op onderwerp NDC UDC Functionele classificatie De ontwikkeling van functionele classificaties in België Ontwerp van een functioneel classificatiesysteem De beperkingen of nadelen van functionele classificatie Registratie van de archiefvormende dienst bij gebruik van een functionele classificatie Normering van de functionele classificatie Functionele classificaties voor lokale overheden De integratie van het functionele classificatie- en klasseersysteem met de andere beheersinstrumenten Ter afsluiting Een vergelijking tussen functionele en onderwerpclassificaties 23 B. Digitale mappenstructuren 1. Aanbevelingen voor het maken van digitale mappenstructuren Weergave van digitale mappenstructuren Indeling van digitale mappenstructuren Organisatorische aspecten van digitale mappenstructuren Aandachtspunten bij het aanleggen van digitale mappenstructuren Regels voor naamgeving van digitale mappen Hoeveel en welke lettertekens? Belang Praktische toepassing 3 18 / Wegwijzer Afl.18, november 2014

7 1.5.4 Mapnamen Bestandsnamen 4 2. Praktijkvoorbeeld: Handleiding voor een optimaal digitaal informatiebeheer Stad Antwerpen Stadsarchief Handleiding voor de gebruikers van een digitaal informatiebeheerssysteem De plaats van digitale werkgerelateerde documenten De benaming van digitale werkgerelateerde documenten Lettertekengebruik in het benoemen van digitale mappen De klasseerplug-in CopyPath Selectie Aanbevelingen voor beheerders van digitale klassementen Maak een gemeenschappelijk digitaal klassement op Processen vormen de basis van het klassement per bedrijfseenheid Elke hoofdmap (elk proces) heeft nood aan een informatiebeheerder Rubrieks- en klassementscodes versterken de structuur van het klassement Vernietig en archiveer digitale en papieren werkdocumenten conform de bewaartermijnen en de richtlijnen van het stadsarchief Praktijkvoorbeeld: Eerste stappen in het digitale archief- en documentbeheer Vlaamse Gemeenschapscommissie Het probleem Waar komen de problemen vandaan? Project Digitale Opruimactie Timing van het project Digitaal archiveren Voorlopige resultaten Praktijkvoorbeeld: Een schijf om U tegen te zeggen. Een semidynamisch digitaal archiefdepot provincie Vlaams-Brabant Context Digitaal archief nu? Doelstelling Procedure: eerste poging Extra uitgangspunten Procedure: tweede poging Dossiers in de actieve klassementen Overdrachtsruimte 36 Afl.18, november 2014 Wegwijzer / 19

8 4.9 De U-schijf Opnameproces Scheiding logisch en fysiek beheer Terugvinden Vernietigen Doelstelling en uitgangspunten behaald? 41 C. Ordenen van papieren documenten Inleiding 1 1. Individuele documenten ordenen Stukken in series bundelen Chronologische series Alfabetische series Nadelen van het klasseren in series 5 2. Dossiervorming Soorten dossiers Aangewezen ordening: een dossier per zaak Subvorm: een verzameldossier Minder aangewezen vorm: een onderwerpdossier Rangschikken van dossiers Alfabetisch rangschikken Chronologisch rangschikken De inhoud van één dossier beter organiseren Verzameldossiers Hergebruik van dossiers en documenten uit dossiers Definitief klassement Aangewezen: klassement en mappenstructuur volgens functies/taken Soorten taken Op welk niveau van de organisatie bouw je nu een klassement of mappenstructuur op? Nadelen van het klassement op een laag niveau De voordelen van het klassement op een hoog niveau Aandachtspunt bij het opstellen van een klassement 17 D. Registreren 1. Dienstinventaris 1 2. Postregistratie 5 3. Reeksinventaris 7 4. Inhoudsopgave 8 5. Index 8 20 / Wegwijzer Afl.18, november 2014

9 E. s klasseren en archiveren 1. s klasseren Waarom s klasseren? Waar s klasseren? Welke s klasseren? Hoe s klasseren? Klasseerformaten voor s Klasseren van s met bijlagen Technische implementatie Wie klasseert de s binnen de organisatie? Gebruiksvriendelijkheid bij het klasseren van s Praktijkvoorbeeld: Beslissingstabel voor het klasseren van s Wie klasseert de s? Welke s klasseer je? Waar klasseer je s? Hoe klasseer je s en hun bijlagen? Wat met reply-mails? Hoe geef je een goede bestandsnaam? s archiveren Selectie van s voor archivering Archiveringsformaat van s Registreren van s Rolverdeling bij het klasseren en archiveren van s De archivaris De informatiebeheerder/records manager De eindgebruiker De ICT-verantwoordelijke Besluit 23 F. Onderhouden 1. Aanbevelingen 1 2. Opruimdagen houden je klassement op orde Papieren opruimdag De voorbereiding van de papieren opruimdag Het verloop van de papieren opruimdag Na de papieren opruimdag Digitale opruimdag De voorbereiding van de digitale opruimdag Het verloop van de digitale opruimdag Na de digitale opruimdag Praktische tips voor opruimdagen 9 Afl.18, november 2014 Wegwijzer / 21

10 G. Digitaal werken 1. Afschaffen van handtekeningen met een beslissingsmodel als leidraad Digitaal werken en handtekenen De handtekening en zijn functies De elektronische handtekening Het beslissingsmodel Voorbeelden bij het beslissingsmodel Toepassing van het beslissingsmodel Gekwalificeerd elektronisch tekenen in de praktijk XAdES-X-L en CAdES Tekenen met eid Tekenen met MS Office Tekenen met het Fedict tekenplatform Openstaande verwachtingen en vragen Tekenen in bulk Tekenen op tablet Digitaal aangetekend verzenden Externe instanties en overheden Besluit Realisaties afschaffen handtekening stad Antwerpen College, gemeenteraad en bestuur van de stad Mededelingen aan de gemeenteraad Aanwezigheidsregister college en gemeenteraad Formulieren en verklaring verkiesbaarheid nieuwe raadsleden Brieven met vraag om informatie aan stadsdiensten Financiën Ontvangstbevestiging schadeaangifte Weigeringsbrieven facturen Fiscale attesten en financiële planningen bij de stedelijke jeugddienst Brief btw-onderrichtingen Basisattesten groene leningen Interne werking Digitaal ritformulier dienstwagens Uitlenen van dienstfietsen, beamers en badges opleidingslokalen in Den Bell Ontvangstbevestigingen archiefuitlening Publieksgerichte taken Hinderattesten bij openbare werken Kennisgeving aan kunst- en cultuurorganisaties Uittreksels bevolking en uittreksels strafregister Brieven toekenning concessies op begraafplaatsen Documenten passieve openbaarheid van bestuur / Wegwijzer Afl.18, november 2014

11 V. Duurzaam bewaren en digitaliseren A. Duurzaam bewaren van fysieke documenten en materiaal 1. Papier duurzaam bewaren Historiek Samenstelling van papier Cellulosegrondstoffen Lijmstoffen Vulstoffen Bedreigingen bij het bewaren van papier Interne bedreigingen voor het bewaren van papier Klimatologische factoren die een bedreiging vormen voor het papier Licht als bedreiging voor papier Biologische, menselijke en toevalsfactoren die een bedreiging vormen voor eht papier Hete hangijzers Zuur papier Permanent papier Besluit Verpakkingsmateriaal: omslagen Verpakkingsmateriaal: de archiefdoos Opbergmeubilair Materiaal Afmetingen Draagkracht Soorten Open rekken Gesloten kasten Planladenkasten Palletstellingen en pallets Paternosterkasten Rekken voor hangende dossiers De archiefruimte Inrichting en onderhoud Draagkracht van de archiefruimte Inplanting van de archiefruimte Klimaat van de archiefruimte Beveiliging van de archiefruimte Onderhoud en gebruik van de archiefruimte Plaatsing van de archieven Continue berging Formaatplaatsing 16 Afl.18, november 2014 Wegwijzer / 23

12 Logistieke informatie op drie niveaus in de depotlijst Onbewerkte archieven Meerdere gebruikers in dezelfde archiefruimte Plaatsing van te vernietigen archieven Organiseren en beheren van de archiefruimte Een codesysteem voor de lokalisering van het archief Het verband tussen de zoekinstrumenten (archieftoegangen) en de lokalisering Formaatplaatsing Berging in bijzondere meubels Registraties te verrichten bij magazijnbewegingen Besluit Veiligheidszorg in archieven Wat is veiligheidszorg? Organisatorische maatregelen Personele beveiliging of bewaking Mechanische beveiliging Elektronische beveiliging Psychologische beveiliging Incident, calamiteit, ramp Het preventie- of calamiteitenplan Diefstal en recuperatie Risicobeheer en verzekeringen Ondersteuning van het veiligheidszorgplan Verzeker je informatie! Types verzekeringen De traditionele brandverzekering De reconstructiekostenverzekering Interventie bij calamiteiten Besluit 50 B. Digitaliseren Inleiding 1 1. Vuistregels bij het digitaliseren van analoge archiefdocumenten De twaalf vuistregels bij de planning en de voorbereiding De vier vuistregels bij het kiezen van een digitaal formaat De acht vuistregels bij het digitaliseren De twee vuistregels bij de verwerking en de controle Kwaliteitsvereisten Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van tekst Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van afbeeldingen Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van audio Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van video Modellastenboek digitalisering / Wegwijzer Afl.18, november 2014

13 3. Substitutie: magda? Principes en theoretisch kader Originaliteit en authenticiteit Juridische waarde Archiefwaarde Substitutie in het buitenland Digitaal archiveren en substitutie Besluit Praktijkvoorbeeld stad Antwerpen: Checklist vervanging papier door digitalisering 54 C. Digitaal bewaren 1. Begrippen en uitgangspunten van digitale duurzaamheid Een risicovol reconstructieproces Onbekende digitale toekomst Zo weinig mogelijk reconstructieschakels Zo veel mogelijk risicospreiding Digitale objecten Onleesbare en corrupte bestanden Gegevensverlies voorkomen Vuistregels voor duurzame opslag Digitale documenten Leesbaarheid op lange termijn verzekeren Vuistregels voor duurzame leesbaarheid Digitale archiefdocumenten Belang van metadata Vuistregels voor duurzame archiefdocumenten Besluit Opzetten en beheren van een digitaal archief Overzicht De tien stappen Gebruik een betrouwbaar en beveiligd opslagsysteem en pas een adequaat beheer toe Bewaar de metadataop een digitaal duurzame wijze Voorzie een duurzame band tussen het document en zijn metadata Registreer metadata voor elk digitaal object Definieer en documenteer de essentiële eigenschappen van het originele document Bewaar de leesbaarheid van de digitale documenten Archiveer alle componenten nodig voor een getrouwe reconstructie van de documenten Documenteer het beheer van de digitale documenten Beschrijf de digitale documenten 31 Afl.18, november 2014 Wegwijzer / 25

14 Documenteer het digitale archief Digitaal archiveren met XML Inleiding XML: What s in a name? De XML-norm De XML-basis: documentmodellering en element namen De XML-grammatica Welgevormde en geldige XML-documenten Creatie en redactie van XML-documenten De XML-familie XML-technologieën XML-formaten XML in de archiefpraktijk XML als uitwisselingsformaat XML als archiveringsformaat XML als metadataformaat XML als inkapselingsformaat De archivaris en XML Besluit Is een DMS bruikbaar als digitaal depot? Inleiding Overzicht De verschillen Finaliteit Documenttypes Informatiemodel Metadata Systeemafhankelijkheid Preservering Zoeken Volume Operaties Rechtenbeheer Besluit Digitaal klasseren en cloud computing Het is cloud vandaag Aandachtspunten Een duidelijk informatiebeleid Aanbevelingen Digitale dossiers zijn volledig Geen vertrouwelijke documenten, geen persoonsgegevens Pas op met conversies en synchronisaties / Wegwijzer Afl.18, november 2014

15 5.4.4 Tijdig verwijderen Lees de gebruiksovereenkomst Conclusie 74 D. Specifieke archieven 1 1. Fotoarchieven, bewaring en beheer 1 Inleiding Meest voorkomende types fotografische materialen De eerste stap: een beheersplan Materiële zorg De omgevingsfactoren Werkomgeving Behandeling Verpakking Identificatie en behandeling van zichtbare schade Digitaal beeldmateriaal Beheren, ontsluiten en ter beschikking stellen Selectie Ordening Beschrijving Digitalisering Terbeschikkingstelling met respect voor auteurs- en portretrecht 16 Bibliografie Archiveren van websites Digitale campagnes Van campagnefilmpjes tot een verkiezingsapp Archiveringsbeleid Momentopnames maken Websites YouTube en Vimeo Google Maps Facebook Archiveren Beschrijven Open formaat Metadata registreren Raadplegingskopieën Besluit 25 Afl.19, december 2014 Wegwijzer / 27

16 VI. Selecteren, overdragen en vernietigen A. Selecteren 1. Archieven vernietigen, hoezo? Principes en voordelen van het selecteren Alle documenten bewaren kost handenvol geld Selecteren helpt je om het overzicht te bewaren De informatie over de selectie laat je toe om het werk beter te organiseren Alle documenten bewaren voor later onderzoek is niet nodig 3 2. Betekenis van de selectielijst De archiefwaarde van de informatie bepalen De termijnen bepalen 7 3. Hoe moet je de selectielijsten lezen? 9 4. Structuur van de selectielijst Code Naam serie/document (ook: beschrijving of titel) Bijkomende identificatie (ook: synoniemen) Bestemming Opmerkingen (ook: selectievoorwaarden) Bewaartermijn (ook: geadviseerde vernietigingstermijn) Overzicht van bestaande selectielijsten Selectielijst gemeenten Selectielijst OCMW s Versie Versie Versie Selectielijst provincies Selectielijst kerkfabrieken Vademecum kerkbesturen Versie Selectielijst voor bestuursraden van protestantse gemeenten Selectielijst voor polders en wateringen Versie Selectielijst voor lokale politie Selectielijst voor de federale politie Selectielijst voor sociale huisvestingsmaatschappijen Selectielijst voor het onderwijs Gemeenschapsonderwijs Gemeentelijk onderwijs Ziekenhuizen Modelselectielijst / Wegwijzer Afl.19, december 2014

17 B. Overdragen 1. Overdracht, basisregistratie en uitlening van papieren dossiers Overdracht De voorbereiding De schriftelijke neerslag van de overdracht Administratieve verwerking van de overdracht Beschikbaar stellen van archieven Basisregistratie Raadplegen en uitlenen Toepassing bij Ondernemingen Jan De Nul nv Aandachtspunten voor de depotbeheerder 8 C. Vernietigen 1. Wanneer vernietigen? 1 2. Schonen: een bijzondere manier van vernietigen Materieel schonen Inhoudelijk schonen 4 3. Aanbevolen werkwijze voor het praktisch uitvoeren van vernietigingen 5 4. Vernietiging van digitale bestanden 7 5. Het gebruik van papierversnipperaars 7 D. Saneren van oude archieven 1. Overzicht maken van archiefruimte(n) 2 2. Externe informatie verzamelen 5 3. Reeksen herstellen 6 4. Reeksen en series beschrijven 7 5. Selectielijsten raadplegen en toepassen 9 6. Vernietigingen uitvoeren Beschrijving, herverpakking en overbrenging Besluit 11 Afl.19, december 2014 Wegwijzer / 28 1

18 VII. Publiekswerking A. Metadata en beschrijvingen 1 Inleiding 1 1. Archief beschrijven met ISAD(G) 3 Inleiding Beschrijven van archief en beschrijvingseenheden Beschrijvingsniveaus Meer-niveaubeschrijving Beschrijven van algemeen naar bijzonder Gegevens relevant voor het beschrijvingsniveau Koppelen van beschrijvingen Niet herhalen van informatie Beschrijvingselementen Identificatie Context Inhoud en structuur Voorwaarden voor raadpleging en gebruik Verwant materiaal Aantekeningen Beschrijvingsbeheer Toepassing 26 Bijlage: de 26 beschrijvingselementen van ISAD(G) 28 B. Leeszaalwerking 1 1. Profiel van de bezoekers 1 2. Infrastructuur en fysieke inrichting Toegankelijkheid van het archiefgebouw De onthaalbalie Studiezaal en leeszaal 3 3. Faciliteiten 4 4. Organisatie en werking Openingsuren Archief- en leeszaalreglement Onthaal en inschrijving Raadplegen van archiefstukken Reproduceren van archiefstukken Zoekinstrumenten Evoluties in de leeszaal 11 Literatuur 12 Bijlagen / Wegwijzer Afl.19, december 2014

19 C. Erfgoedwerking 1 Inleiding 1 1. Het Erfgoeddecreet Het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli Invalshoeken voor een lokale archiefwerking Het cultureel-erfgoedconvenant Beleidsprioriteiten Expertisespreiding Het kwaliteitslabel voor culturele archiefinstellingen Projectsubsidies De depotproblematiek Erfgoeddag Thema s Educatie Diversiteit/intercultureel 12 D. De meerwaarde van samenwerking tussen archiefdiensten: archiefbeheer- en beschrijvingssystemen 1 Inleiding 1. Samenwerkingsvoorbeelden Samenwerken motiveert: Archiefbank Kempen als bottom-up project ( ) Samenwerken in West-Vlaanderen: Provinciaal Archiefnetwerk Probat Samen bouwen aan een archiefbeheersysteem Samenwerking om archieven beter te beheren en te beschrijven: algemeen besluit 24 E. Praktijkvoorbeelden 1 1. Het Gemeentelijk Documentatiecentrum van Ranst online: de standaard-inventaris, klaar voor invoer 1 VIII. Sectoren A. Kerkfabrieken 1 1. Enkele inleidende begrippen: archiefdocument, archiefvormer, archiefbestand 2 Afl.19, december 2014 Wegwijzer / 28 3

20 2. Statuut van het kerkfabriekarchief Publiekrechtelijk vs. privaatrechtelijk Statisch versus dynamisch archief 4 3. Verantwoordelijkheid voor het archief en toezicht Verantwoordelijkheid voor het archief Toezicht op het kerkfabriekarchief 6 4. Beheer van de lopende administratie (dynamisch archief) van kerkfabrieken Decretaal verplicht aan te maken en te bewaren documenten Stukken met betrekking tot de samenstelling van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité Notulen of verslagen van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité Meerjarenplan van de kerkfabriek Budget van de kerkfabriek Boekhoudkundige documenten van de kerkfabriek Jaarrekening van de kerkfabriek Eindrekening van de kerkfabriek Andere te bewaren documenten Eigendomstitels van de roerende en onroerende bezittingen van de kerkfabriek Documenten met betrekking tot het onderhoud en het beheer van de gebouwen bestemd voor de eredienst Personeelsdossiers van de kerkfabriek / Wegwijzer Afl.19, december 2014

21 4.2.4 Inkomende en uitgaande briefwisseling en postregistratiesysteem Selectie en vernietiging van archiefdocumenten van het kerkfabriekarchief Beheer van het historisch archief (statisch archief) Inhoud van het historisch archief van de kerkfabriek Eigen beheer of bewaargeving? Bewaargeving van het historisch archief Nuttige adressen 35 B. Scholen Inleiding 1 1. Nut van schoolarchief Administratieve waarde van schoolarchief Cultureel-historisch belang van schoolarchief 3 2. Problematiek van schoolarchieven Verantwoordelijkheid voor het schoolarchief Openbaarheid van bestuur Archiefwet en Archiefdecreet Historisch bewustzijn Verhouding tussen scholen en inrichtende macht Bestaande richtlijnen Planlast Aanpak van schoolarchieven Dynamisch schoolarchief Orde en structuur in de schooladministratie Specifieke uitdaging van digitaal schoolarchief Statisch schoolarchief Selectie voor bewaring en vernietiging Schooleigen voorbeelden Voorbeelden van permanent te bewaren archief Te selecteren archief waaruit delen vernietigd kunnen worden Specifieke documenten voor bepaalde onderwijsdivisies Hulpmiddelen Selectielijst Handboek Hulp bij externe partners Procedure voor het verwerken van archieven Hulp bij archiefinstellingen Besluit 24 Afl. 15, december 2013 Wegwijzer / 29

22 C. Kabinetsarchieven 1. De waarde van kabinetsarchieven 1 2. Structuur en ordening van de kabinetsarchieven De structuur van het kabinetsarchief De ordening van het kabinetsarchief 6 3. De archiefwaarde van kabinetsarchieven en de gehanteerde selectiecriteria De toepassing van het bestemmingsbeginsel Buitenlandse voorbeelden Archiefwaardering Dossiers die aangeduid worden met archiefwaarde Archieven die voor vernietiging in aanmerking komen Bijzondere reeksen of afwegingen Het onderscheid tussen partijpolitieke en persoonlijke documenten Dossiers inzake contacten met burgers, persoonlijke tussenkomsten of dienstbetoon Een overzicht Openbaarheid en inzage van overgedragen kabinetsarchieven Organisatie van de overdracht Openbaarheid en inzage 17 D. Medische dossiers 1. Inleiding 1 2. De basiswetgeving 2 3. Welke documenten moeten bijgehouden worden? Het Algemeen Medisch Dossier of AMD Het medisch dossier (of ziekenhuisdossier) Het verpleegkundig dossier Individueel zorgdossier (IZD) rust- en verzorgingstehuizen Het farmaceutisch dossier Andere dossiers en medische gegevens Gezondheidsdossier werknemers Het GIS-dossier Het CLB-dossier Digitaal archiefbeheer in de medische sector Waar moeten de gegevens opgeslagen worden? Koerswijziging van de Orde van Geneesheren Standpunt van de Commissie Telematica Het speciale geval van de MRI s en andere documenten van medische beeldvorming / Wegwijzer Afl. 15, december 2013

23 4.3 Het ehealth-platform De standaard voor medisch archiveren KMEHR-Bis CareNet Andere regelgevingen De problematiek rond de inzage van medische gegevens door de patiënt en zijn entourage Het inzagerecht (art. 9, 2 WPR) Persoonlijke notities (art. 9, 2, derde lid WPR) Recht op afschrift (art. 9, 3 WPR) Beperkt inzagerecht voor nabestaanden (art. 9, 4 WPR) De vertegenwoordiger Vertegenwoordiging van minderjarige patiënten De verwerking van gezondheidsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: de uitvoerige consultatie Medische gegevens en gezondheidsgegevens Minimaal beschermingsniveau Toegang tot gezondheidsgegevens Andere reglementaire bepalingen die bepalingen bevatten over archiefbeheer Besluit 33 E. Archief van de lokale politie 1 1. Inhoud en belang van het politiearchief 2 2. Wettelijke basis van de archiefplicht van de politie 4 3. Toegang tot politiearchieven 5 4. Het dynamisch politiearchief Ordening Digitalisering en substitutie van politiedocumenten: de juridische waarde Juridische waarde van digitale kopieën van papieren originelen of papieren documenten met dezelfde juridische waarde Juridische waarde van digitale kopieën van papieren kopieen Juridische waarde van het geheel van gedigitaliseerde documenten 8 5. Statisch politiearchief: overdracht Voor 2001: overdracht van de archieven van de vroegere gemeentepolitie Voor 2001: overdracht van de archieven van de vroegere Rijkswacht 9 Afl.18, november 2014 Wegwijzer / 31

24 5.3 Na 2001: overdracht van de archieven van een eengemeentezone Overdracht van de archieven van een meergemeentezone 9 6. Selectie en vernietiging Voorbeelden van permanent te bewaren archief Voorbeelden van te vernietigen of te selecteren archief 12 Bijlagen A. Wet en regelgeving 1. Wet van 24 juni 1955 Archiefwet (BS 12 augustus 1955) 1 2. Decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking (BS 5 augustus 2010) 3 B. Kernbegrippen en definities C. Inhoud website 1. Wet- en regelgeving 1 2. Selectielijsten 1 3. Modellen 3 4. Extra informatie 4 D. Trefwoordenregister De onderdelen aangeduid met een asterisk zullen worden toegevoegd bij een volgende aanvulling. 32 / Wegwijzer Afl.18, november 2014