D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver"

Transcriptie

1 INHOUDSTAFEL Wegwijzer Ten geleide van de redactie De redactieleden en auteurs Gebruikte afkortingen I. Begrippen A. Het Archief 1. Definitie van archief 1 2. Verklaring van de definitie Ongeacht de datum, vorm of drager Naar hun aard Bestemd om te berusten Opgemaakt of ontvangen Uit hoofde van zijn of haar taken Of ter handhaving van zijn of haar rechten 3 B. De archiefvormer C. Documentatie en archief: het onderscheid D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver 1. Ontstaan Administratieve waarde Eeuwige waarde? 1 Afl. 10, juni 2012 Wegwijzer / 13

2 2. Verjaring en verjaringstermijn Wat is verjaring? Na hoeveel tijd is er sprake van verjaring? Hoe een verjaringstermijn berekenen? Stuiting van de verjaring Schorsing van de verjaring 5 E. Waarom archiveren? 1. Functie van archieven Primaire functie De secundaire functie 3 F. Gevolgen van archivering G. Klasseersystemen H. Selectielijsten 1. Wat vernietigen? 1 2. Wanneer vernietigen? 1 I. Het informatiebeheersplan 1. Waarom een informatiebeheersplan? 1 2. Wat wordt bereikt met een informatiebeheersplan? 2 J. Registratie of inventaris II. Wettelijk kader A. Overzicht van de regelgeving 1. Rijksarchief en Archiefwet 1 2. Archiefdecreet Vlaanderen 2 3. Archiefordonnantie Brussel 2 4. Motivering van bestuurshandelingen 2 5. Openbaarheid van bestuur Grondslag van de openbaarheidswetgeving 3 14 / Wegwijzer Afl. 10, juni 2012

3 5.2 Federale openbaarheidswetgeving Vlaamse openbaarheidswetgeving 3 6. Hergebruik van overheidsinformatie Federale wetgeving hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse wetgeving hergebruik overheidsinformatie 4 7. Organieke wetten, decreten en besluiten voor lokale overheden Gemeenten OCMW s Politiezones Polders en wateringen Erkende erediensten (kerkfabrieken e.a.) Provincies 6 8. Taalwetgeving 7 9. Cultureel erfgoed Auteursrecht 7 B. De Archiefwet van 24 juni 1955 C. Het Archiefdecreet van 9 juli Toepassingsgebied Zorgdragers en archiefbeheerders Wat zijn archiefdocumenten volgens het Archiefdecreet? Het Archiefdecreet in verhouding tot de federale Archiefwet 4 2. Regelingen in het Archiefdecreet Een nieuw selectiemechanisme Toegang tot archiefdocumenten Kosteloze toegang tot archiefdocumenten De 30-jaarregel: meer archiefdocumenten openbaar Toegang tot niet-openbare archieven Bijzondere mogelijkheden tot inzage Verdere uitwerking van het decreet 9 D. De Brusselse archiefordonnantie van 19 maart 2009 E. De archiefregeling als pijler van het document- en archiefbeheer 1. Eindverantwoordelijkheid voor de archieven 1 2. Bereik van de archiefregeling Noodzakelijke archiefregeling Aanbevolen archiefregeling 2 Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 15

4 3. Bijzondere bepalingen in de archiefregeling Ambtenaar of archivaris belast met het toezicht op de archiefvorming Organiseren van het toezicht op de archiefvorming Noodzakelijk toezicht op de archieven Aanbevolen toezicht op de archieven 4 III. Organisatie A. Basisprincipes van de organisatie 1. Een complex geheel 1 2. Schematisch overzicht van de verantwoordelijkheden bij de organisatie van het archiefbeheer 3 B. De organisatie zonder archiefdienst 1. Basisinstrumenten voor archivering 1 2. Taken van het bestuur/de organisatie op gebied van archivering Wettelijk verplichte taken van het bestuur/de organisatie op gebied van archivering Wettelijke verplichting tot organisatie van het documenten archiefbeheer Verplichting tot bewaring van de archieven Bepalingen over bepaalde bijzondere groepen documenten Verplichting tot openbaarheid van en toegang tot de archieven Noodzakelijke taken voor de organisatie van het document- en archiefbeheer Noodzakelijke verplichting tot organisatie van het document- en archiefbeheer Noodzakelijke taken ivm de openbaarheid van en toegang tot de archieven Wenselijke taken indien het bestuur groot genoeg is 5 3. Beslissingen die het lokaal bestuur niet kan nemen inzake de openbaarheid van documenten 5 C. De organisatie met archiefdienst 16 / Wegwijzer Afl. 13, mei 2013

5 D. De meerwaarde van samenwerking. Casus OCMW-archieven Inleiding 1 1. Antwerpen: centraal archiefbeleid en bewaring met een decentrale ondersteuning Voorgeschiedenis Samenwerking formeel Samenwerking praktisch Informatiebeheer en archiefvorming Selectie en vernietiging De archiefbestanden/de archieven Raadpleging Impact op het personeel en het archief Besluit en evaluatie 5 2. Middelkerke: samenwerking inzake archiefbeheer tussen gemeente en OCMW Voorgeschiedenis en formele organisatie Uitgangspunt nieuw beleid Voordelen samenwerking? Nadelen samenwerking? Besluit en evaluatie 8 3. Welzijnsband Meetjesland (met hoofdzetel te Eeklo): één archivaris voor dertien OCMW's Voorgeschiedenis Samenwerking formeel Samenwerking praktisch Personeel Impact op het archief Evaluatie Welzijnskoepel West-Brabant: één archivaris voor twaalf OCMW's en drie gemeenten Samenwerking formeel Oprichting dienst archivaris en voorgeschiedenis Samenwerking praktisch Algemeen besluit 14 IV. Klasseren en registreren A. Klasseer- en classificatiesystemen 1. De bestaansreden van klasseer- en classificatiesystemen 1 Afl. 14, november 2013 Wegwijzer / 17

6 2. Soorten klasseer- en classificatiesystemen Ordening volgens organogram Classificatie op onderwerp NDC UDC Functionele classificatie De ontwikkeling van functionele classificaties in België Ontwerp van een functioneel classificatiesysteem De beperkingen of nadelen van functionele classificatie Registratie van de archiefvormende dienst bij gebruik van een functionele classificatie Normering van de functionele classificatie Functionele classificaties voor lokale overheden De integratie van het functionele classificatie- en klasseersysteem met de andere beheersinstrumenten Ter afsluiting Een vergelijking tussen functionele en onderwerpclassificaties 23 B. Digitale mappenstructuren 1. Aanbevelingen voor het maken van digitale mappenstructuren Weergave van digitale mappenstructuren Indeling van digitale mappenstructuren Organisatorische aspecten van digitale mappenstructuren Aandachtspunten bij het aanleggen van digitale mappenstructuren Regels voor naamgeving van digitale mappen Hoeveel en welke lettertekens? Belang Praktische toepassing Mapnamen Bestandsnamen 4 2. Praktijkvoorbeeld: Handleiding voor een optimaal digitaal informatiebeheer Stad Antwerpen Stadsarchief Handleiding voor de gebruikers van een digitaal informatiebeheerssysteem De plaats van digitale werkgerelateerde documenten De benaming van digitale werkgerelateerde documenten Lettertekengebruik in het benoemen van digitale mappen De klasseerplug-in CopyPath Selectie Aanbevelingen voor beheerders van digitale klassementen Maak een gemeenschappelijk digitaal klassement op / Wegwijzer Afl. 14, november 2013

7 2.2.2 Processen vormen de basis van het klassement per bedrijfseenheid Elke hoofdmap (elk proces) heeft nood aan een informatiebeheerder Rubrieks- en klassementscodes versterken de structuur van het klassement Vernietig en archiveer digitale en papieren werkdocumenten conform de bewaartermijnen en de richtlijnen van het stadsarchief Praktijkvoorbeeld: Eerste stappen in het digitale archief- en documentbeheer Vlaamse Gemeenschapscommissie Het probleem Waar komen de problemen vandaan? Project Digitale Opruimactie Timing van het project Digitaal archiveren Voorlopige resultaten Praktijkvoorbeeld: Een schijf om U tegen te zeggen. Een semidynamisch digitaal archiefdepot provincie Vlaams-Brabant Context Digitaal archief nu? Doelstelling Procedure: eerste poging Extra uitgangspunten Procedure: tweede poging Dossiers in de actieve klassementen Overdrachtsruimte De U-schijf Opnameproces Scheiding logisch en fysiek beheer Terugvinden Vernietigen Doelstelling en uitgangspunten behaald? 41 C. Ordenen van papieren documenten Inleiding 1 1. Individuele documenten ordenen Stukken in series bundelen Chronologische series Alfabetische series Nadelen van het klasseren in series 5 2. Dossiervorming 6 Afl. 14, november 2013 Wegwijzer / 19

8 2.1 Soorten dossiers Aangewezen ordening: een dossier per zaak Subvorm: een verzameldossier Minder aangewezen vorm: een onderwerpdossier Rangschikken van dossiers Alfabetisch rangschikken Chronologisch rangschikken De inhoud van één dossier beter organiseren Verzameldossiers Hergebruik van dossiers en documenten uit dossiers Definitief klassement Aangewezen: klassement en mappenstructuur volgens functies/taken Soorten taken Op welk niveau van de organisatie bouw je nu een klassement of mappenstructuur op? Nadelen van het klassement op een laag niveau De voordelen van het klassement op een hoog niveau Aandachtspunt bij het opstellen van een klassement 17 D. Registreren 1. Dienstinventaris 1 2. Postregistratie 5 3. Reeksinventaris 7 4. Inhoudsopgave 8 5. Index 8 E. s klasseren en archiveren 1. s klasseren Waarom s klasseren? Waar s klasseren? Welke s klasseren? Hoe s klasseren? Klasseerformaten voor s Klasseren van s met bijlagen Technische implementatie Wie klasseert de s binnen de organisatie? Gebruiksvriendelijkheid bij het klasseren van s Praktijkvoorbeeld: Beslissingstabel voor het klasseren van s Wie klasseert de s? Welke s klasseer je? / Wegwijzer Afl. 14, november 2013

9 1.6.3 Waar klasseer je s? Hoe klasseer je s en hun bijlagen? Wat met reply-mails? Hoe geef je een goede bestandsnaam? s archiveren Selectie van s voor archivering Archiveringsformaat van s Registreren van s Rolverdeling bij het klasseren en archiveren van s De archivaris De informatiebeheerder/records manager De eindgebruiker De ICT-verantwoordelijke Besluit 23 F. Onderhouden 1. Aanbevelingen 1 2. Opruimdagen houden je klassement op orde Papieren opruimdag De voorbereiding van de papieren opruimdag Het verloop van de papieren opruimdag Na de papieren opruimdag Digitale opruimdag De voorbereiding van de digitale opruimdag Het verloop van de digitale opruimdag Na de digitale opruimdag Praktische tips voor opruimdagen 9 G. Digitaal werken 1. Afschaffen van handtekeningen met een beslissingsmodel als leidraad Digitaal werken en handtekenen De handtekening en zijn functies De elektronische handtekening Het beslissingsmodel Voorbeelden bij het beslissingsmodel Toepassing van het beslissingsmodel Gekwalificeerd elektronisch tekenen in de praktijk XAdES-X-L en CAdES Tekenen met eid Tekenen met MS Office Tekenen met het Fedict tekenplatform 11 Afl. 14, november 2013 Wegwijzer / 20 1

10 1.6 Openstaande verwachtingen en vragen Tekenen in bulk Tekenen op tablet Digitaal aangetekend verzenden Externe instanties en overheden Besluit 14 V. Duurzaam bewaren en digitaliseren A. Duurzaam bewaren van fysieke documenten en materiaal 1. Papier duurzaam bewaren Historiek Samenstelling van papier Cellulosegrondstoffen Lijmstoffen Vulstoffen Bedreigingen bij het bewaren van papier Interne bedreigingen voor het bewaren van papier Klimatologische factoren die een bedreiging vormen voor het papier Licht als bedreiging voor papier Biologische, menselijke en toevalsfactoren die een bedreiging vormen voor eht papier Hete hangijzers Zuur papier Permanent papier Besluit / Wegwijzer Afl. 14, november 2013

11 2. Opbergmateriaal Verpakkingsmateriaal: de archiefdoos Opbergmeubilair Materiaal Afmetingen Draagkracht Soorten Open rekken Gesloten kasten Planladenkasten Palletstellingen en pallets Paternosterkasten Rekken voor hangende dossiers De archiefruimte Inrichting en onderhoud Draagkracht van de archiefruimte Inplanting van de archiefruimte Klimaat van de archiefruimte Beveiliging van de archiefruimte Onderhoud en gebruik van de archiefruimte Plaatsing van de archieven Continue berging Formaatplaatsing Logistieke informatie op drie niveaus in de depotlijst Onbewerkte archieven Meerdere gebruikers in dezelfde archiefruimte Plaatsing van te vernietigen archieven Organiseren en beheren van de archiefruimte Een codesysteem voor de lokalisering van het archief Het verband tussen de zoekinstrumenten (archieftoegangen) en de lokalisering Formaatplaatsing Berging in bijzondere meubels Registraties te verrichten bij magazijnbewegingen Besluit Veiligheidszorg in archieven Wat is veiligheidszorg? Organisatorische maatregelen Personele beveiliging of bewaking Mechanische beveiliging Elektronische beveiliging Psychologische beveiliging Incident, calamiteit, ramp Het preventie- of calamiteitenplan 42 Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 21

12 6.3 Diefstal en recuperatie Risicobeheer en verzekeringen Ondersteuning van het veiligheidszorgplan 46 B. Digitaliseren Inleiding 1 1. Vuistregels bij het digitaliseren van analoge archiefdocumenten De twaalf vuistregels bij de planning en de voorbereiding De vier vuistregels bij het kiezen van een digitaal formaat De acht vuistregels bij het digitaliseren De twee vuistregels bij de verwerking en de controle Kwaliteitsvereisten Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van tekst Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van afbeeldingen Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van audio Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van video Modellastenboek digitalisering Substitutie: magda? Principes en theoretisch kader Originaliteit en authenticiteit Juridische waarde Archiefwaarde Substitutie in het buitenland Digitaal archiveren en substitutie Besluit Praktijkvoorbeeld stad Antwerpen: Checklist vervanging papier door digitalisering 54 C. Digitaal bewaren 1. Begrippen en uitgangspunten van digitale duurzaamheid Een risicovol reconstructieproces Onbekende digitale toekomst Zo weinig mogelijk reconstructieschakels Zo veel mogelijk risicospreiding Digitale objecten Onleesbare en corrupte bestanden Gegevensverlies voorkomen Vuistregels voor duurzame opslag Digitale documenten Leesbaarheid op lange termijn verzekeren Vuistregels voor duurzame leesbaarheid / Wegwijzer Afl. 13, mei 2013

13 1.4 Digitale archiefdocumenten Belang van metadata Vuistregels voor duurzame archiefdocumenten Besluit Opzetten en beheren van een digitaal archief Overzicht De tien stappen Gebruik een betrouwbaar en beveiligd opslagsysteem en pas een adequaat beheer toe Bewaar de metadataop een digitaal duurzame wijze Voorzie een duurzame band tussen het document en zijn metadata Registreer metadata voor elk digitaal object Definieer en documenteer de essentiële eigenschappen van het originele document Bewaar de leesbaarheid van de digitale documenten Archiveer alle componenten nodig voor een getrouwe reconstructie van de documenten Documenteer het beheer van de digitale documenten Beschrijf de digitale documenten Documenteer het digitale archief Digitaal archiveren met XML Inleiding XML: What s in a name? De XML-norm De XML-basis: documentmodellering en elementnamen De XML-grammatica Welgevormde en geldige XML-documenten Creatie en redactie van XML-documenten De XML-familie XML-technologieën XML-formaten XML in de archiefpraktijk XML als uitwisselingsformaat XML als archiveringsformaat XML als metadataformaat XML als inkapselingsformaat De archivaris en XML Besluit Is een DMS bruikbaar als digitaal depot? Inleiding Overzicht 60 Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 23

14 4.3 De verschillen Finaliteit Documenttypes Informatiemodel Metadata Systeemafhankelijkheid Preservering Zoeken Volume Operaties Rechtenbeheer Besluit 70 D. Specifieke archieven 1 1. Fotoarchieven, bewaring en beheer 1 Inleiding Meest voorkomende types fotografische materialen De eerste stap: een beheersplan Materiële zorg De omgevingsfactoren Werkomgeving Behandeling Verpakking Identificatie en behandeling van zichtbare schade Digitaal beeldmateriaal Beheren, ontsluiten en ter beschikking stellen Selectie Ordening Beschrijving Digitalisering Terbeschikkingstelling met respect voor auteurs- en portretrecht 16 Bibliografie / Wegwijzer Afl. 13, mei 2013

15 VI. Selecteren, overdragen en vernietigen A. Selecteren 1. Archieven vernietigen, hoezo? Principes en voordelen van het selecteren Alle documenten bewaren kost handenvol geld Selecteren helpt je om het overzicht te bewaren De informatie over de selectie laat je toe om het werk beter te organiseren Alle documenten bewaren voor later onderzoek is niet nodig 3 2. Betekenis van de selectielijst De archiefwaarde van de informatie bepalen De termijnen bepalen 7 3. Hoe moet je de selectielijsten lezen? 9 4. Structuur van de selectielijst Code Naam serie/document (ook: beschrijving of titel) Bijkomende identificatie (ook: synoniemen) Bestemming Opmerkingen (ook: selectievoorwaarden) Bewaartermijn (ook: geadviseerde vernietigingstermijn) Overzicht van bestaande selectielijsten Selectielijst gemeenten Versie Versie Selectielijst OCMW s Versie Versie Versie Selectielijst provincies Selectielijst kerkfabrieken Vademecum kerkbesturen Versie Selectielijst voor bestuursraden van protestantse gemeentes Selectielijst voor polders en wateringen Versie Selectielijst voor lokale politie Selectielijst voor de federale politie Selectielijst voor sociale huisvestingsmaatschappijen Selectielijst voor het onderwijs Gemeenschapsonderwijs Gemeentelijk onderwijs 16 Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 25

16

17 B. Overdragen 1. Overdracht, basisregistratie en uitlening van papieren dossiers Overdracht De voorbereiding De schriftelijke neerslag van de overdracht Administratieve verwerking van de overdracht Beschikbaar stellen van archieven Basisregistratie Raadplegen en uitlenen Toepassing bij Ondernemingen Jan De Nul nv Aandachtspunten voor de depotbeheerder 8 C. Vernietigen 1. Wanneer vernietigen? 1 2. Schonen: een bijzondere manier van vernietigen Materieel schonen Inhoudelijk schonen 4 3. Aanbevolen werkwijze voor het praktisch uitvoeren van vernietigingen 5 4. Vernietiging van digitale bestanden 7 5. Het gebruik van papierversnipperaars 7 D. Saneren van oude archieven 1. Overzicht maken van archiefruimte(n) 2 2. Externe informatie verzamelen 5 3. Reeksen herstellen 6 4. Reeksen en series beschrijven 7 5. Selectielijsten raadplegen en toepassen 9 6. Vernietigingen uitvoeren Beschrijving, herverpakking en overbrenging Besluit 11 VII. Publiekswerking A. Metadata en beschrijvingen* Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 26 1

18 B. Leeszaalwerking 1 1. Profiel van de bezoekers 1 2. Infrastructuur en fysieke inrichting Toegankelijkheid van het archiefgebouw De onthaalbalie Studiezaal en leeszaal 3 3. Faciliteiten 4 4. Organisatie en werking Openingsuren Archief- en leeszaalreglement Onthaal en inschrijving Raadplegen van archiefstukken Reproduceren van archiefstukken Zoekinstrumenten Evoluties in de leeszaal 11 Literatuur 12 Bijlagen 13 C. Erfgoedwerking 1. Het Erfgoeddecreet Het Cultureel-erfgoeddecreet van 23 mei Interessante invalshoeken voor een lokale archiefwerking? De cultureel-erfgoedconvenant Expertisespreiding Het kwaliteitslabel voor culturele archiefinstellingen Projectsubsidies De depotproblematiek Zin in meer? 8 VIII. Sectoren A. Kerkfabrieken 1 1. Enkele inleidende begrippen: archiefdocument, archiefvormer, archiefbestand 2 2. Statuut van het kerkfabriekarchief Publiekrechtelijk vs. privaatrechtelijk Statisch versus dynamisch archief / Wegwijzer Afl. 13, mei 2013

19 3. Verantwoordelijkheid voor het archief en toezicht Verantwoordelijkheid voor het archief Toezicht op het kerkfabriekarchief 6 4. Beheer van de lopende administratie (dynamisch archief) van kerkfabrieken Decretaal verplicht aan te maken en te bewaren documenten Stukken met betrekking tot de samenstelling van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité Notulen of verslagen van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité Meerjarenplan van de kerkfabriek Budget van de kerkfabriek Boekhoudkundige documenten van de kerkfabriek Jaarrekening van de kerkfabriek Eindrekening van de kerkfabriek Andere te bewaren documenten Eigendomstitels van de roerende en onroerende bezittingen van de kerkfabriek Documenten met betrekking tot het onderhoud en het beheer van de gebouwen bestemd voor de eredienst Personeelsdossiers van de kerkfabriek Inkomende en uitgaande briefwisseling en postregistratiesysteem Selectie en vernietiging van archiefdocumenten van het kerkfabriekarchief Beheer van het historisch archief (statisch archief) Inhoud van het historisch archief van de kerkfabriek Eigen beheer of bewaargeving? Bewaargeving van het historisch archief Nuttige adressen 35 B. Scholen Inleiding 1 1. Nut van schoolarchief Administratieve waarde van schoolarchief Cultureel-historisch belang van schoolarchief 3 2. Problematiek van schoolarchieven Verantwoordelijkheid voor het schoolarchief Openbaarheid van bestuur Archiefwet en Archiefdecreet Historisch bewustzijn 6 Afl. 11, november 2012 Wegwijzer / 27

20 2.2 Verhouding tussen scholen en inrichtende macht Bestaande richtlijnen Planlast Aanpak van schoolarchieven Dynamisch schoolarchief Orde en structuur in de schooladministratie Specifieke uitdaging van digitaal schoolarchief Statisch schoolarchief Selectie voor bewaring en vernietiging Schooleigen voorbeelden Voorbeelden van permanent te bewaren archief Te selecteren archief waaruit delen vernietigd kunnen worden Specifieke documenten voor bepaalde onderwijsdivisies Hulpmiddelen Selectielijst Handboek Hulp bij externe partners Procedure voor het verwerken van archieven Hulp bij archiefinstellingen Besluit 24 C. Kabinetsarchieven 1. De waarde van kabinetsarchieven 1 2. Structuur en ordening van de kabinetsarchieven De structuur van het kabinetsarchief De ordening van het kabinetsarchief 6 3. De archiefwaarde van kabinetsarchieven en de gehanteerde selectiecriteria De toepassing van het bestemmingsbeginsel Buitenlandse voorbeelden Archiefwaardering Dossiers die aangeduid worden met archiefwaarde Archieven die voor vernietiging in aanmerking komen Bijzondere reeksen of afwegingen Het onderscheid tussen partijpolitieke en persoonlijke documenten Dossiers inzake contacten met burgers, persoonlijke tussenkomsten of dienstbetoon Een overzicht / Wegwijzer Afl. 11, november 2012

21 5. Openbaarheid en inzage van overgedragen kabinetsarchieven Organisatie van de overdracht Openbaarheid en inzage 17 D. Medische dossiers 1. Inleiding 1 2. De basiswetgeving 2 3. Welke documenten moeten bijgehouden worden? Het Algemeen Medisch Dossier of AMD Het medisch dossier (of ziekenhuisdossier) Het verpleegkundig dossier Individueel zorgdossier (IZD) rust- en verzorgingstehuizen Het farmaceutisch dossier Andere dossiers en medische gegevens Gezondheidsdossier werknemers Het GIS-dossier Het CLB-dossier Digitaal archiefbeheer in de medische sector Waar moeten de gegevens opgeslagen worden? Koerswijziging van de Orde van Geneesheren Standpunt van de Commissie Telematica Het speciale geval van de MRI s en andere documenten van medische beeldvorming Het ehealth-platform De standaard voor medisch archiveren KMEHR-Bis CareNet Andere regelgevingen De problematiek rond de inzage van medische gegevens door de patiënt en zijn entourage Het inzagerecht (art. 9, 2 WPR) Persoonlijke notities (art. 9, 2, derde lid WPR) Recht op afschrift (art. 9, 3 WPR) Beperkt inzagerecht voor nabestaanden (art. 9, 4 WPR) De vertegenwoordiger Vertegenwoordiging van minderjarige patiënten De verwerking van gezondheidsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: de uitvoerige consultatie Medische gegevens en gezondheidsgegevens Minimaal beschermingsniveau Toegang tot gezondheidsgegevens 30 Afl. 11, november 2012 Wegwijzer / 29

22 7. Andere reglementaire bepalingen die bepalingen bevatten over archiefbeheer Besluit 33 E. Archief van de lokale politie 1 1. Inhoud en belang van het politiearchief 2 2. Wettelijke basis van de archiefplicht van de politie 4 3. Toegang tot politiearchieven 5 4. Het dynamisch politiearchief Ordening Digitalisering en substitutie van politiedocumenten: de juridische waarde Juridische waarde van digitale kopieën van papieren originelen of papieren documenten met dezelfde juridische waarde Juridische waarde van digitale kopieën van papieren kopieen Juridische waarde van het geheel van gedigitaliseerde documenten 8 5. Statisch politiearchief: overdracht Voor 2001: overdracht van de archieven van de vroegere gemeentepolitie Voor 2001: overdracht van de archieven van de vroegere Rijkswacht Na 2001: overdracht van de archieven van een eengemeentezone Overdracht van de archieven van een meergemeentezone 9 6. Selectie en vernietiging Voorbeelden van permanent te bewaren archief Voorbeelden van te vernietigen of te selecteren archief 12 Bijlagen A. Wet en regelgeving 1. Wet van 24 juni 1955 Archiefwet (BS 12 augustus 1955) 1 2. Decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking (BS 5 augustus 2010) 3 30 / Wegwijzer Afl. 11, november 2012

23 B. Kernbegrippen en definities C. Inhoud cd-rom 1. Wet- en regelgeving 1 2. Selectielijsten 1 3. Modellen 3 4. Extra informatie 3 D. Trefwoordenregister De onderdelen aangeduid met een asterisk zullen worden toegevoegd bij een volgende aanvulling. Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 31

24

Hoofdstuk I.2 Organisatie Inleiding 1 Organisatie van het archiefbeheer Schematisch overzicht van de verantwoordelijkheden 2

Hoofdstuk I.2 Organisatie Inleiding 1 Organisatie van het archiefbeheer Schematisch overzicht van de verantwoordelijkheden 2 INHOUDSTAFEL WEGWIJZER Ten geleide van de redactie 5 De redactieleden en auteurs 7 Gebruikte afkortingen 11 DEEL I: BASISREGELS Hoofdstuk I.1 Begrippen en regelgeving 1. Begrippen 2 1.1 Definitie van archief

Nadere informatie

D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver

D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver INHOUDSTAFEL Wegwijzer Ten geleide van de redactie De redactieleden en auteurs Gebruikte afkortingen I. Begrippen A. Het Archief 1. Definitie van archief 1 2. Verklaring van de definitie 1 2.1 Ongeacht

Nadere informatie

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen Paul Drossens - Rijksarchief Inhoud Wettelijk kader en rol Rijksarchief Voorbeeld: substitutie van personeelsdossiers

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

DigiGIDS@work. Digitale opruimdag: de mappenstructuur onderhouden

DigiGIDS@work. Digitale opruimdag: de mappenstructuur onderhouden DigiGIDS@work Colofon Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel Arduinkaai 28 1000 Brussel Auteur: Stephanie Aertsen Vormgeving: Kevin Van Campenhout Afbeeldingen: Luc Vermeersch Verantwoordelijke

Nadere informatie

Archiveren Wat? Archiveren Waarom? Archiveren Hoe?

Archiveren Wat? Archiveren Waarom? Archiveren Hoe? Brochures: aanbevelingen en advies 5 Archiveren Wat? Archiveren Waarom? Archiveren Hoe? Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving

Nadere informatie

Selectie en raadpleging van parochiearchieven

Selectie en raadpleging van parochiearchieven Selectie en raadpleging van parochiearchieven Studie- en ontmoetingsdag voor vrijwilligers in kerkelijke en religieuze archieven Leuven, 30 mei 2015 Marc Carnier Rijksarchief Leuven Joris Colla KADOC-KU

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding Kerkelijk archiefbeheer Een korte inleiding Hoofdstuk 1: Het archief Wat is een archief? Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen, of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend

Nadere informatie

Reglement betreffende het beheer en de ontsluiting van het gemeentelijk archief

Reglement betreffende het beheer en de ontsluiting van het gemeentelijk archief Reglement betreffende het beheer en de ontsluiting van het gemeentelijk archief Hoofdstuk I : Toepassingsgebied en definities Artikel 1 : Dit reglement is van toepassing voor alle archiefdocumenten die

Nadere informatie

Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport

Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport Inhoudsopgave GOopleidingen.nl/doelgroep-OF Office managers,secretariaatsmedewerkersen medewerkers office- enmanagementsupport

Nadere informatie

Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer

Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer 1 + Een mappenstructuur als basis voor een digitaal archief 80% van de informatie in grote bedrijven Bevindt zich in desktops en

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

In totaal beheert hij zo ongeveer 2,5 à 3 strekkende kilometer papieren archief.

In totaal beheert hij zo ongeveer 2,5 à 3 strekkende kilometer papieren archief. Jaarverslag 2010 De archivaris staat in voor het archiefbeheer in 12 Meetjeslandse OCMW s, nl. de OCMW s van Aalter, Assenede, Eeklo, Evergem, Kaprijke, Lovendegem, Maldegem, Nevele, Sint- Laureins, Waarschoot,

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

programma programma digitaal archiveren? digitaal archiveren? digitaal archiveren? Voormiddag: DAVID onderzoekresultaten

programma programma digitaal archiveren? digitaal archiveren? digitaal archiveren? Voormiddag: DAVID onderzoekresultaten programma Voormiddag: DAVID onderzoekresultaten 10u05: Digitaal archiveren? 10u20: Kantoordocumenten Casus: Archiveren van e-mail» Juridisch kader» Archiveringsprocedure bij de stad Antwerpen 11u10: Pauze

Nadere informatie

Digitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven

Digitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitaal archiveren Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitale dementie Digitaal Analoog Virtueel Fysiek Bestand Document Digitaal werken = normaal Digitaal archiveren = problematisch Vandaag Gisteren

Nadere informatie

Algemene selectielijst e-mails

Algemene selectielijst e-mails Algemene selectielijst e-mails Versie 1.1, september 2007 1. Inleiding Het doel van deze algemene selectielijst is een aanzet te geven tot een eerste selectie in de e-mails van de personeelsleden van het

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Jaarverslag 2012 Archiefbeheerder Glenn Hoens

Jaarverslag 2012 Archiefbeheerder Glenn Hoens Jaarverslag 2012 Archiefbeheerder Glenn Hoens 10 april 2013 Lovendegem Het grootste deel van 2012 stond de archivaris in voor het archiefbeheer in 12 Meetjeslandse OCMW s, nl. de OCMW s van Aalter, Assenede,

Nadere informatie

DIGITAAL DOCUMENTBEHEER. de opbouw van een digitale mappenstructuur

DIGITAAL DOCUMENTBEHEER. de opbouw van een digitale mappenstructuur DIGITAAL DOCUMENTBEHEER de opbouw van een digitale mappenstructuur Inhoud Wat? Wie? Wanneer? Waarom? Hoe? Wat? Archiefdocumenten Alle documenten die ongeacht hun datum, vorm, ontwikkelingsstadium of drager

Nadere informatie

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris. 20 februari 2016

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris. 20 februari 2016 Leren archiveren 20 februari 2016 Dendermonde 20 februari 2016 Programma Vanaf 9u Onthaal 9u - 9.30 u Verwelkoming 9u30 9u40 Kennismakingsronde 9u40 10u40 Wat is archief? Waarom archief bewaren? Hoe archief

Nadere informatie

Processies en documentair erfgoed

Processies en documentair erfgoed Processies en documentair erfgoed Joris Colla KADOC-KU Leuven Studiedag Op handen gedragen Leuven, 16 november 2013 Inhoud 1. Het archief als collectief geheugen van een processie 2. Zorgen voor de toekomst:

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

Ontwerp van decreet. betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking. Tekst aangenomen door de plenaire vergadering

Ontwerp van decreet. betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking. Tekst aangenomen door de plenaire vergadering stuk ingediend op 547 (2009-2010) Nr. 4 30 juni 2010 (2009-2010) Ontwerp van decreet betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking Tekst aangenomen door de plenaire vergadering Stukken in het

Nadere informatie

Protocol archiefbeheer

Protocol archiefbeheer 162 Protocol archiefbeheer Protocol archiefbeheer 1. Definitie archief Een archief is het geheel van stukken, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen. Archiefstukken zijn

Nadere informatie

DigiGIDS@work. Bewaartermijnen. Colofon Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel Arduinkaai 28 1000 Brussel

DigiGIDS@work. Bewaartermijnen. Colofon Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel Arduinkaai 28 1000 Brussel DigiGIDS@work Colofon Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel Arduinkaai 28 1000 Brussel Bewaartermijnen Auteur: Stephanie Aertsen Vormgeving: Kevin Van Campenhout Afbeeldingen: Luc Vermeersch

Nadere informatie

Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het archiefbeheer (gecoördineerde versie, 07/01/2016) DE VLAAMSE REGERING,

Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het archiefbeheer (gecoördineerde versie, 07/01/2016) DE VLAAMSE REGERING, Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het archiefbeheer (gecoördineerde versie, 07/01/2016) DE VLAAMSE REGERING, Gelet op het Archiefdecreet van 9 juli 2010, artikel 5, 7, 10 en 11; Gelet op

Nadere informatie

DigiGIDS@work Criteria voor het bewaren van e-mails

DigiGIDS@work Criteria voor het bewaren van e-mails DigiGIDS@work Criteria voor het bewaren van e-mails Colofon Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel Arduinkaai 28 1000 Brussel Auteur: Stephanie Aertsen Vormgeving: Kevin Van Campenhout Afbeeldingen:

Nadere informatie

Handleiding voor het toepassen van de Selectielijst

Handleiding voor het toepassen van de Selectielijst Handleiding voor het toepassen van de Selectielijst Deze praktische handleiding heeft als doel je te tonen hoe je een selectielijst moet gebruiken. Hierbij maken we gebruik van de algemene selectielijst

Nadere informatie

Stad Landen archiefreglement en leeszaalreglement

Stad Landen archiefreglement en leeszaalreglement Stad Landen archiefreglement en leeszaalreglement 1. Inleiding Goede dienstverlening is gebaseerd op regels en duidelijke afspraken. Die regels en afspraken over het stadsarchief worden vervat in het archiefreglement

Nadere informatie

Algemene Administratie van de Belastingen (en de Invordering) van de FOD Financiën

Algemene Administratie van de Belastingen (en de Invordering) van de FOD Financiën ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE

Nadere informatie

Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

Startvergadering COP documentbeheer en archivering

Startvergadering COP documentbeheer en archivering Startvergadering COP documentbeheer en archivering 27 november 2007 Sam Alloing, Ilse Baert, Bart Severi Coördinerende Archiefdienst Afdeling Proces en InformatieBeheer (PIB) Departement Bestuurszaken

Nadere informatie

Procedure, voorwaarden en richtlijnen (Handleiding) bij het opnemen van particuliere archieven door het

Procedure, voorwaarden en richtlijnen (Handleiding) bij het opnemen van particuliere archieven door het Bijlage bij het Plan voor de acquisitie van particuliere archieven, 2014-2018 Procedure, voorwaarden en richtlijnen (Handleiding) bij het opnemen van particuliere archieven door het RHC Zuidoost Utrecht

Nadere informatie

OCMW Gent archiefreglement en leeszaalreglement

OCMW Gent archiefreglement en leeszaalreglement OCMW Gent archiefreglement en leeszaalreglement 1. Inleiding Goede dienstverlening is gebaseerd op regels en duidelijke afspraken. Die regels en afspraken omtrent het Archief OCMW Gent zijn vervat in het

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Even voorstellen. Coördinerende archiefdienst 10/05/2012. Hoe archief overdragen naar het Depot? Doe-dag in Vilvoorde 10/05/2012.

Even voorstellen. Coördinerende archiefdienst 10/05/2012. Hoe archief overdragen naar het Depot? Doe-dag in Vilvoorde 10/05/2012. Hoe archief overdragen naar het Depot? Doe-dag in Vilvoorde 10/05/2012 Even voorstellen Dries Vandaele Coördinerende archiefdienst Team beleid Afdeling Proces- en Informatiebeleid Departement Bestuurszaken

Nadere informatie

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 KENMERK: B&A 15/1035 /DNT DEFINITIEVE VERSIE 4.0 VAN 14 JULI 2015 AUTEUR: W.H.G. OLIJSLAGER Hoofdstuk

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Vrijdag 7 september 2012. Toespraak van JOKE SCHAUVLIEGE VLAAMS MINISTER VAN LEEFMILIEU, NATUUR EN CULTUUR

Vrijdag 7 september 2012. Toespraak van JOKE SCHAUVLIEGE VLAAMS MINISTER VAN LEEFMILIEU, NATUUR EN CULTUUR Vrijdag 7 september 2012 Toespraak van JOKE SCHAUVLIEGE VLAAMS MINISTER VAN LEEFMILIEU, NATUUR EN CULTUUR Overhandiging kwaliteitslabel Erkend Cultureel Archief aan Archief OCMW Gent, Ieper en Waregem

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

Helemaal Digitaal. Tips voor een beter beheer van je digitaal archief

Helemaal Digitaal. Tips voor een beter beheer van je digitaal archief Helemaal Digitaal Tips voor een beter beheer van je digitaal archief Digitaal archief? - digital born archief: - alle documenten/stukken die digitaal werden aangemaakt - bv. verslagen van bestuursvergaderingen

Nadere informatie

= betrokken afdeling van de administratie (de sjablonen worden per administratie gebundeld) 1. Taakgebied

= betrokken afdeling van de administratie (de sjablonen worden per administratie gebundeld) 1. Taakgebied Algemene opmerkingen:? betekent: niet te achterhalen / betekent: niet van toepassing AFDELING = betrokken afdeling van de administratie (de sjablonen worden per administratie gebundeld) 1. Taakgebied =

Nadere informatie

ARCHIEF VAN HET ALGEMEEN BEHEERSCOMITÉ VOOR HET SOCIAAL STATUUT DER ZELFSTANDIGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

ARCHIEF VAN HET ALGEMEEN BEHEERSCOMITÉ VOOR HET SOCIAAL STATUUT DER ZELFSTANDIGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Parochiearchieven? Het bewaren waard!

Parochiearchieven? Het bewaren waard! Parochiearchieven? Het bewaren waard! Parochiearchieven? Het bewaren waard! 1. Waarom moet ik het archief van mijn parochie bewaren? Parochiearchieven verdienen om meer dan één reden onze zorg. Allereerst

Nadere informatie

ARCHIVEREN KAN JE LEREN

ARCHIVEREN KAN JE LEREN Documenten op de archiveertafel, Archief de Bergeyck foto Grafische Dienst Beveren ARCHIVEREN KAN JE LEREN Les 3 Praktijk Piet Van Bouchaute, stadsarchivaris Sint-Niklaas Carine Goossens, gemeentearchivaris

Nadere informatie

Uit de vergeethoek. Archiefbeheer en archiefzorg bij de West-Vlaamse besturen van de erkende erediensten.

Uit de vergeethoek. Archiefbeheer en archiefzorg bij de West-Vlaamse besturen van de erkende erediensten. Uit de vergeethoek. Archiefbeheer en archiefzorg bij de West-Vlaamse besturen van de erkende erediensten. Sinds 2000 tracht de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen de archiefzorg en het archiefbeheer

Nadere informatie

Het Depot te Vilvoorde. Dries Vandaele Coördinerende archiefdienst

Het Depot te Vilvoorde. Dries Vandaele Coördinerende archiefdienst Het Depot te Vilvoorde Dries Vandaele Coördinerende archiefdienst Even voorstellen Dries Vandaele Coördinerende archiefdienst Team beleid Afdeling Proces- en Informatiebeleid Departement Bestuurszaken

Nadere informatie

Digitaal werken en digitaal archiveren

Digitaal werken en digitaal archiveren Digitaal werken en digitaal archiveren DRM en substitutie bij DNB Bert Kooi en Ines van Dijk 15 maart 2016 Programma Substitutie Van digitale hulpmiddelen naar digitaal werken Fysiek hybride digitaal archief

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Nummer archiefinventaris: 2.17.20

Nummer archiefinventaris: 2.17.20 Nummer archiefinventaris: 2.17.20 Inventaris van archiefbescheiden afkomstig van de Inspectie Milieuhygiëne afdeling Zuid-West inzake de klacht Noorderstraat te Leiden, (1996) 1998-2002 Auteur: PWAA Nationaal

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

NIEUWE MAPPENSTRUCTUUR. Overzicht en uitleg van de nieuwe indeling

NIEUWE MAPPENSTRUCTUUR. Overzicht en uitleg van de nieuwe indeling NIEUWE MAPPENSTRUCTUUR Overzicht en uitleg van de nieuwe indeling Wat wordt er besproken Nieuwe mappenstructuur en waarom Detail van nieuwe mappenstructuur Praktische voorbeelden Tips en trucks Stukje

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

INHOUDSTAFEL I. INLEIDING...1

INHOUDSTAFEL I. INLEIDING...1 INHOUDSTAFEL I. INLEIDING...1 II. ENKELE STELLINGEN...4 A. Algemeen...4 B. In de consultatieplaats...5 C. Ondersteuning, gegevensbanken en protocollen...6 D. Veiligheid...7 E. Taak overheid/beroepsvereniging...7

Nadere informatie

OVERZICHT BEWAARTERMIJNEN

OVERZICHT BEWAARTERMIJNEN OVERZICHT BEWAARTERMIJNEN 1. Definitie bewaartermijn De bewaartermijn is de periode waarin archiefdocumenten een administratieve of juridische waarde hebben voor de entiteit of voor haar rechtsopvolger.

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

LEIDRAAD EN MODEL DOCUMENTAIR STRUCTUURPLAN GEMEENTE AMSTERDAM

LEIDRAAD EN MODEL DOCUMENTAIR STRUCTUURPLAN GEMEENTE AMSTERDAM LEIDRAAD EN MODEL DOCUMENTAIR STRUCTUURPLAN GEMEENTE AMSTERDAM Gemeentearchief Amsterdam, Sectie Inspectie, 10 juni 2003 / bijgewerkt 25 juli 2006 LEIDRAAD VOOR DE OPSTELLING VAN EEN DOCUMENTAIR STRUCTUURPLAN

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Den Haag, september 2013 Dr. F.J.G. Limburg

Den Haag, september 2013 Dr. F.J.G. Limburg Verslag van het ingevolge artikel 5, sub d., j o 2 Archiefbesluit 1995, gevoerde overleg tussen het bedrijfschap Horeca en Catering en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld

Nadere informatie

Inhoud. Voorwoord. Deel I: Krachtlijnen van de vernieuwing 1. Hoofdstuk 1: Situering van het OCMW naar vernieuwende aspecten 3

Inhoud. Voorwoord. Deel I: Krachtlijnen van de vernieuwing 1. Hoofdstuk 1: Situering van het OCMW naar vernieuwende aspecten 3 Inhoud Voorwoord V Deel I: Krachtlijnen van de vernieuwing 1 Hoofdstuk 1: Situering van het OCMW naar vernieuwende aspecten 3 1. Inleiding 3 2. Structuur van het Organieke Decreet 3 3. Krachtlijnen van

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

Goedgekeurd door de Algemeen Rijksarchivaris op. 11 juli 2014

Goedgekeurd door de Algemeen Rijksarchivaris op. 11 juli 2014 Sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer Werkgroep Lokaal Overheidsarchief Subwerkgroep Selectielijst Gemeenten (red.) Classificatie en selectie naar functies van Vlaamse gemeentearchieven. Voorschriften

Nadere informatie

Structuurplannen indeling en op te nemen elementen R.S. Jonker

Structuurplannen indeling en op te nemen elementen R.S. Jonker Structuurplannen indeling en op te nemen elementen R.S. Jonker Inleiding 3 Een indeling 4 Op te nemen elementen 6 Entiteiten 6 Proces 6 Product 7 Informatie-object 8 Beheershandeling 9 Taak 10 Grondslag

Nadere informatie

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid»

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid» Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid» SCSZ/11/135 ADVIES NR 11/16 VAN 8 NOVEMBER 2011 BETREFFENDE DE AANVRAAG VAN HET NATIONAAL ZIEKENFONDS PARTENA

Nadere informatie

Nummer archiefinventaris: 3.05.33

Nummer archiefinventaris: 3.05.33 Nummer archiefinventaris: 3.05.33 Inventaris van een steekproef uit het archief van de Raad voor de Kinderbescherming, Regio Zuid- Holland Zuid en Zeeland, locatie Dordrecht, 2002-2003 [GEANONIMISEERDE

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen

Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen De Erfgoedinspectie krijgt veel vragen van onderwijsinstellingen over de reikwijdte en de toepassing van de archiefwettelijke voorschriften. In het

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Doxis Informatiemanagers

Doxis Informatiemanagers Substitutie Doxis Informatiemanagers Grootste adviesburo op het gebied van informatiemanagement in Nederland Zelfstandig bedrijfsonderdeel van Ernst & Young Jarenlange ervaring bij NL Overheid Gedegen

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Erik Saaman (projectleider DUTO) NORA Gebruikersraad, 9 juni 2015 normenkader@nationaalarchief.nl Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Nadere informatie

De basisopleiding voor medewerkers (Documentaire) Informatievoorziening, Documentbeheer, Archiefbeheer en Recordsmanagement

De basisopleiding voor medewerkers (Documentaire) Informatievoorziening, Documentbeheer, Archiefbeheer en Recordsmanagement School voor informatie OPLEIDING MEDEWERKER RECORDSMANAGEMENT De basisopleiding voor medewerkers (Documentaire) Informatievoorziening, Documentbeheer, Archiefbeheer en Recordsmanagement Flexibele deeltijd

Nadere informatie

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3? Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie